VADEMECUM ESPOSITORI VICENZA, FEBBRAIO 2014 INDICE

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1 VADEMECUM ESPOSITORI VICENZA, FEBBRAIO 2014 INDICE Pianta e Servizi di Quartiere pag. 2 Contatti Fiera di Vicenza pag. 3 Orari (espositori e visitatori) pag. 4 Allestimento e Disallestimento pag. 4 Regolamento tecnico e sicurezza sul lavoro pag. 4 Privacy pag. 4 Parcheggio e Toilette Espositori pag. 5 Carico e Scarico pag. 5 Assicurazione pag. 5 Tessere Espositori pag. 5 Cartelli pubblicitari - video sonori pag. 5 Cartelli ragione sociale pag. 6 Impianti pubblicitari e vetrine pag. 6 Internet Vicenza Wireless pag. 6 Pagamenti pag. 6 Parcheggio per disabili pag. 6 Prenotazione alberghi pag. 6 Servizi utili pag. 6 Servizi fotografici pag. 7 Ufficio stampa pag. 7 Vigilanza interna pag. 7 Raccolta differenziata dei rifiuti pag. 7 Danneggiamenti pag. 7 1

2 SERVIZI DI QUARTIERE PADIGLIONE 8.1 Bar Info Point Ristorante self-service Sale Riunioni Toilettes Guardia Medica Nei giorni di Manifestazione sarà attivo un servizio WI-FI è gratuito per tutti gli espositori. 2

3 Presidente Direttore Generale Matteo Marzotto Corrado Facco Segreteria di Presidenza tel. 0444/ Segreteria di Direzione tel. 0444/ Staff di Manifestazione - Lifestyle & Innovation Stefano De Rigo - Exhibition Manager tel. 0444/ Gioia Valdemarca - Sales & Marketing Manager tel. 0444/ Chiara Dal Lago - Sales & MarketingManager tel. 0444/ Comunicazione / Eventi tel. 0444/ /964 Affari Legali e Societari tel. 0444/ Visual e Progettazione tel. 0444/ Amministrazione e Contabilità clienti tel. 0444/ /876 Sistemi Informativi tel. 0444/ Ufficio Operations tel. 0444/ Servizio Assistenza Tecnica Espositori (SATE) tel. 0444/ Servizio Emergenze tel. 0444/ Manutenzione tel. 0444/ Logistica e Servizi tel. 0444/ Servizio Medico tel. 0444/ Security tel. 0444/ Fiera Vicenza S.p.A. Tel. (+39) Fax (+39) info@vicenzafiera.it - 3

4 ORARI ALLESTIMENTO Giovedì 13 Febbraio orario ORARI ESPOSITORI Venerdì 14 Febbraio: orario Sabato 15 Febbraio: orario ORARI PER IL PUBBLICO Venerdì 14 Febbraio: orario Sabato 15 Febbraio: orario ORARI DISALLESTIMENTO Sabato 15 Febbraio orario N.B.: È severamente vietato iniziare le operazioni di disallestimento prima delle ore di Sabato 15 Febbraio 2014, momento della chiusura della Manifestazione per il pubblico. E vietato l ingresso agli animali. ALLESTIMENTO E DISALLESTIMENTO Al fine di prevenire problemi concernenti la sicurezza, si comunica che i tempi di allestimento e disallestimento dovranno essere rigorosamente rispettati. Si riportano di seguito le principali modalità per le quali non saranno ammesse deroghe: le operazioni di allestimento degli stand dovranno essere completate entro le ore di Giovedì 13 Febbraio. Si ricorda che i suddetti lavori potranno avere inizio a partire da Giovedì 13 Febbraio dalle alle L ultimo giorno di Manifestazione (Sabato 15 Febbraio) sarà consentito il disallestimento degli stand dalle ore alle ore Non è consentito iniziare le operazioni di disallestimento dello stand prima delle ore Tutte le operazioni di sgombero e disallestimento dovranno essere ultimate improrogabilmente entro le ore di Sabato 15 Febbraio. Al fine di evitare contestazioni per eventuali furti o danneggiamenti all'interno degli stand, invitiamo gli espositori ad essere presenti durante gli orari indicati. Eventuali prolungamenti degli orari di allestimento e disallestimento sopraindicati, dovranno essere concordati con l Ufficio Sicurezza della Fiera previa richiesta presentata almeno 24 ore prima. L Ufficio comunicherà concessioni ed eventuali costi (Tel. 0444/ ). Per tutte le altre norme (in particolare per l allestimento e il disallestimento, e per la sicurezza) si sottolinea l obbligo di attenersi a quanto prescritto dal Regolamento di Partecipazione riportato nel Modulo A della Domanda di Partecipazione e successive comunicazioni. Per l eventuale servizio di carico scarico merci potrà essere contattata direttamente la ditta Gruppo Servizi d Impresa - Tel. 0444/ Si ricorda che gli espositori potranno utilizzare fornitori propri. REGOLAMENTO TECNICO E SICUREZZA SUL LAVORO L Espositore deve rispettare le norme riportate sul Regolamento Tecnico e sul Regolamento per la Sicurezza sul Lavoro vigenti presso Fiera di Vicenza S.p.A. e sottoscritti al momento della Domanda di Partecipazione. L Espositore ha inoltre l obbligo di trasmettere i Regolamenti e di far rispettare quanto contenuto anche da parte delle Ditte che incaricherà per l allestimento della propria postazione. I Regolamenti sono disponibili sul sito di Fiera di Vicenza. PRIVACY Il sito web di Fiera di Vicenza riporta nell apposita area Privacy il testo della Politica per la tutela dei dati personali (D.Lgs. 196/03), oltre al link ai seguenti documenti: Diritti dell'interessato Codice deontologico in materia di trattamento di immagini 4

5 PARCHEGGIO ESPOSITORI Durante la Manifestazione saranno a disposizione degli Espositori delle aree di parcheggio dedicate: il contrassegno per accedere alle aree di parcheggio dovrà essere ritirato presso la Segreteria Espositori contestualmente al ritiro delle Tessere Espositore (Front-Office, Primo Piano Uffici). CARICO E SCARICO Durante le operazioni di allestimento e disallestimento potrete giungere al varco più vicino al Vostro stand. Vi chiediamo la cortesia di liberare le porte non appena avete concluso le operazioni di carico e scarico per agevolare gli altri Espositori. ASSICURAZIONE E fatto obbligo all espositore di assicurare lo stand ed i prodotti in esso esposti contro tutti i rischi. La Fiera non si assume alcuna responsabilità per danni a persone o cose da chiunque o in ogni modo provocati. Si raccomanda inoltre di adottare tutti i provvedimenti necessari al fine di evitare furti o inconvenienti di qualsiasi natura come evidenziato nelle norme riportate successivamente. TESSERE ESPOSITORI Le Tessere Espositori, indispensabili per l ingresso in Fiera durante i giorni di apertura al pubblico, sono nominative e potranno essere ritirate presso la Segreteria Espositori (Front-Office, Primo Piano Uffici) nella giornata di giovedì 13 Febbraio 2014 con orario e CARTELLI PUBBLICITARI-VIDEO SONORI Ad ogni ditta sarà concessa, nella propria area, l esposizione di materiale pubblicitario fino ad un massimo di mq.1 (uno). Eventuali richieste di spazi superiori dovranno essere comunicate 5

6 preventivamente alla Fiera di Vicenza per l autorizzazione. Le ditte in possesso di video sonori sono tenute a corrispondere i diritti d autore per le esecuzioni negli stand, alla S.I.A.E. (Vicenza Viale Astichello, 10 - Tel. 0444/ Fax 0444/ ) facendone preventiva richiesta alla Fiera ed alla S.I.A.E. stessa. CARTELLI RAGIONE SOCIALE La Fiera non fornisce alcun cartello indicante la ragione sociale dell espositore né il numero dello stand (ad eccezione delle ditte che usufruiranno degli Stand Preallestiti). Si fa obbligo agli espositori che adotteranno strutture personalizzate di provvedere ad un indicazione con il proprio numero di stand (per ulteriori informazioni si prega di contattare la Segreteria Operations (Tel. 0444/ ). IMPIANTI PUBBLICITARI Gli impianti pubblicitari all interno del quartiere fieristico, incluse le vetrine, sono gestite dalla Fiera di Vicenza. Contattare per informazioni i nostri uffici commerciali allo 0444/ INTERNET VICENZA WIRELESS Fiera di Vicenza mette a disposizione gratuitamente ai propri espositori VICENZAWIRELESS, il servizio di connettività wireless ad internet. Le credenziali (username & password) per usufruire del servizio saranno consegnate contestualmente alle Tessere Espositori presso la Segreteria Espositori (Front-Office, Primo Piano Uffici). PAGAMENTI Il saldo deve essere pagato entro Sabato 15 Febbraio: presso l Ufficio Amministrazione (Primo Piano Uffici), dal momento del ricevimento del Conteggio Provvisorio che Vi verrà consegnato durante la Manifestazione nel Vostro Stand. E possibile effettuare il saldo nelle seguenti modalità: - bonifico (coordinate bancarie Fiera di Vicenza SpA: Banca Popolare di Vicenza, agenzia Vicenza N 4, SWIFT: BPVIIT IBAN: IT38R ), avendo cura di esibire e/o trasmettere la ricevuta (fax 0444/ ) all Ufficio Amministrazione; - contanti (fino a 999,00 iva inclusa); - assegno. A fronte del pagamento, o dell esibizione del bonifico, sarà consegnato il Buono d Uscita, che dovrà essere esibito al personale di vigilanza, ai cancelli d uscita. Vi ricordiamo che in base all attuale normativa vigente, non è possibile effettuare pagamenti in contanti per importi superiori a 999,00 (iva inclusa). PARCHEGGI PER DISABILI Nei parcheggi limitrofi al Quartiere fieristico sono disponibili parcheggi per portatori di handicap (fino ad esaurimento). Si ricorda inoltre che il quartiere fieristico è dotato di attrezzature e percorsi idonei per portatori di handicap. Per informazioni dettagliate telefonare alla Segreteria Operations - Tel. 0444/ PRENOTAZIONI ALBERGHI E possibile prenotare delle camere presso un elenco di Hotel convenzionati consultando direttamente il sito nella sezione INFORMAZIONI. SERVIZI UTILI Sono di seguito indicati alcuni indirizzi di aziende che hanno in appalto la gestione di servizi vari per conto della Fiera di Vicenza. La presente lista è puramente indicativa e non impegna in alcun modo gli espositori ad usufruire dei servizi delle aziende sotto elencate: SERVIZIO DI CARICO E SCARICO MERCI: 6

7 GRUPPO SERVIZI D IMPRESA - Tel 0444/ fieravi@grupposervizidimpresa.com SERVIZIO PULIZIE E FACCHINAGGIO: COOPLAT SCARL Tel e Fax 045/ In Fiera: Tel 0444/ e Fax 0444/ SERVIZIO NOLEGGIO E GESTIONE APPARECCHIATURE AUDIOVISIVE: DIGITAL NETWORK - Tel 045/ info@digitalnetwork.it SERVIZIO HOSTESS: BEST UNION COMPANY Serena Fratantoni tel Rosetta Trevilin rtrevilin@bestunion.com SERVIZIO TAXI FAIRCAB/TAXI VICENZA TEL goldcab@veneziaportaest.com SERVIZIO DI NOLEGGIO CON CONDUCENTE AUTONOLEGGI DI SCHIEVANO UBALDO TEL noleggiubaldo@gmail.com LIMOUSINE AND COACH COMPANY TEL info@mattiazzo.it SERVIZI FOTOGRAFICI L attività dei servizi fotografici è regolamentata dall Ufficio Comunicazione e Relazioni Pubbliche della Fiera di Vicenza attraverso fotografi autorizzati muniti di tessera di riconoscimento. L attività dei fotografi non autorizzati è tassativamente proibita. Gli espositori interessati a riprese fotografiche dei propri stand dovranno richiedere l autorizzazione all Ufficio Comunicazione e Pubbliche Relazioni al numero Durante la manifestazione è possibile che lo Staff di ABILMENTE abbia l esigenza di fotografare il Vostro stand: il materiale fotografico che ne risulterà ha lo scopo di costituire un archivio ad uso interno. UFFICIO STAMPA Gli Espositori possono consegnare all Ufficio espositori Primo Piano Uffici le proprie cartelle stampa con allegata liberatoria per l utilizzo redazionale delle immagini che saranno esposte e messe a disposizione dei giornalisti accreditati a partire dalla vigilia della mostra. Per informazioni contattare l Ufficio Comunicazione e Relazioni Pubbliche allo 0444/ VIGILANZA INTERNA E predisposto dalla Fiera di Vicenza un servizio di vigilanza interna durante le giornate di allestimento, manifestazione e disallestimento. Si ricorda in ogni caso che la Fiera di Vicenza non si assume alcuna responsabilità per eventuali furti o danneggiamenti che dovessero verificarsi. Al fine di evitare discussioni e malintesi, Vi preghiamo pertanto di avvisare sin d ora il Vostro staff ed il personale ausiliario impiegato nelle operazioni di montaggio e smontaggio (trasportatori compresi), della possibilità di ispezione degli automezzi in uscita dall area fieristica. Per ogni necessità o informazione chiamare: Ufficio Sicurezza Tel. 0444/ RACCOLTA DIFFERENZIATA DEI RIFIUTI All interno del quartiere fieristico è attiva la raccolta differenziata dei rifiuti. Vi invitiamo pertanto ad utilizzare correttamente gli appositi contenitori opportunamente identificati dalle seguenti scritte per evitare l applicazione delle previste sanzioni: -Carta -Plastica -Secco non riciclabile DANNEGGIAMENTI Le Aree Allestite possono essere personalizzate avendo cura di ristabilire la situazione di partenza a fine manifestazione, evitando di bucare le pareti in legno tamburato se non con puntine da disegno e/o spilli. Il materiale più pesante può essere appeso utilizzando la scanalatura presente sulla testa del pannello (profilo a V di 4 cm di spessore), calando dall alto catenelle o filo da pesca per ottenere l effetto voluto. In particolare è vietato forare il fascione e le colonne. Eventuali danni riscontrati negli stand, saranno addebitati ai rispettivi espositori, secondo i 7

8 seguenti costi (al netto di I.V.A.): - Biadesivo /mt. 10,00 - Adesivi pubblicitari /cmq 1,00 - Chiodi, viti ecc. /cad. 10,00+manodopera - Costo riparazione e manomissioni strutture della Fiera /ora 30,00 - Riparazione, imbrattamento pareti /mq 30,00 - Improprio smaltimento rifiuti /mc 100,00 8