Città di Adria DISCIPLINARE PER IL FUNZIONAMENTO DI UN OSSERVATORIO PER IL CONTROLLO SUCCESSIVO DI REGOLARITA AMMINISTRATIVA *******

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1 Città di Adria ******* DISCIPLINARE PER IL FUNZIONAMENTO DI UN OSSERVATORIO PER IL CONTROLLO SUCCESSIVO DI REGOLARITA AMMINISTRATIVA 1

2 Art. 1 Oggetto del Disciplinare ed ambito di attività 1. Al fine di attuare e rendere operative le disposizioni contenute nell articolo 10 del Regolamento comunale dei controlli interni (CC n.78/2012) il Segretario Generale si avvale di un gruppo di lavoro denominato Osservatorio per il controllo successivo di regolarità amministrativa (d ora in avanti solo Osservatorio ). Art. 2 Composizione 1. L Osservatorio è un organo composto dal Segretario Generale e da: - Istruttore direttivo amministrativo ufficio atti deliberativi-affari istituzionali e attività ausiliarie; - Istruttore direttivo amministrativo ufficio legale; - Istruttore direttivo amministrativo ufficio gare e contratti; 2. Il Segretario Generale, successivamente agli adempimenti di cui al successivo articolo 6, ed al fine di garantire l estraneità degli stessi rispetto ai procedimenti da controllare, si potrà avvalere anche di: a. Un dipendente del 1 Settore, individuato d intesa con il relativo dirigente; b. Un dipendente del 2 Settore, individuato d intesa con il relativo dirigente; c. Un dipendente del 3 Settore, individuato d intesa con il relativo responsabile; 3. I dipendenti così individuati sottoscrivono il verbale dei controlli effettuati. 4. I componenti dell Osservatorio sono tenuti al vincolo della segretezza. Art. 3 - Nomina, durata, cessazione e revoca 1. I componenti dell Osservatorio sono nominati dal Segretario Generale per un periodo massimo di tre anni e possono essere rinnovati una sola volta. 2. Il Segretario Generale può sostituire i componenti dell Osservatorio in qualsiasi momento a suo insindacabile giudizio o per impossibilità, derivante da qualsivoglia causa, a svolgere l incarico. Art. 5 - Convocazione e funzionamento 1. L Osservatorio si riunisce in più riunioni durante il mese successivo al termine di ogni trimestre; 2. Il Segretario Generale può anche convocare per motivi d urgenza l'osservatorio. 3. Alle riunioni possono essere invitati i Dirigenti del Comune nonché tutti coloro che hanno competenza nelle pratiche trattate, in relazione a problematiche che necessitino, per la loro particolare importanza, di approfondimenti e di maggiore completezza di conoscenza. 2

3 4. Ogni verbale dell'osservatorio viene sottoscritto dai componenti presenti alla seduta e rimane a disposizione insieme agli atti esaminati presso l Ufficio del Segretario generale. Art. 6 Attività dell Osservatorio: ambito operativo e modalità del controllo 1. Il controllo successivo di regolarità amministrativa è esercitato mediante selezione casuale effettuata con motivate tecniche di campionamento, tenuto conto dei principi di revisione aziendale che devono ispirare le attività di controllo. 2. Si prevede di utilizzare un algoritmo che generi una sequenza di numeri avente le stesse proprietà statistiche di una sequenza di numeri casuali. Verrà adottata la distribuzione in ambiente EXCEL denominata uniforme con la quale si richiede di specificare il valore minimo e massimo entro cui generare i numeri casuali. I numeri generati sono tratti con uguale probabilità da tutti i valori dell intervallo. La procedura sarà utilizzata esclusivamente sul personal computer in dotazione presso l Ufficio del Segretario generale. 3. Il controllo sarà effettuato in particolare sulle determinazioni di impegno di spesa, sugli atti di accertamento di entrata, sugli atti di liquidazione della spesa, sui contratti e sugli altri atti amministrativi. 4. Il controllo è effettuato dall Osservatorio e verte sulla competenza dell organo, sull adeguatezza della motivazione e sulla regolarità delle procedure seguite (rispetto delle disposizioni di legge e dei regolamenti dell ente). In particolare l ambito di controllo, per l anno 2013, sarà focalizzato sui seguenti procedimenti per i quali il rischio di una violazione normativa o di una irregolarità amministrativa presenta maggiore pericolosità: a) scelta del contraente per l affidamento di lavori, forniture e servizi, con particolare riferimento alla procedura di gara prescelta, al rispetto del principio di rotazione e del divieto di artificioso frazionamento dell appalto; b) Concessione di contributi ad enti e privati, con particolare riferimento alla documentazione prodotta a corredo dell istanza ed alla rendicontazione; c) Verifica del rispetto dei tempi del procedimento, con particolare riferimento alle autorizzazione, concessioni e provvedimenti analoghi; d) Verifica dei tempi di risposta alle istanze dei cittadini, ai sensi della legge 241/1990; e) Procedure concorsuali o di selezione per l assunzione del personale, laddove espletate. 5. Negli ambiti di attività sopra individuati l Osservatorio procederà mediante estrazione da svolgersi presso l ufficio del Segretario Generale. 6. Il campione di documenti da sottoporre a controllo successivo viene estratto tra le determinazioni, per i procedimenti di cui alla lett. a), b) ed e), e tra i numeri del protocollo per i procedimenti di cui alle lett. c) e d). 7. Le copie degli atti estratti corredate dai principali atti istruttori vengono consegnate al Segretario con verbale di consegna sottoscritto dal dipendente dell ufficio interessato. 3

4 8. Nel corso delle attività di controllo possono essere effettuate delle audizioni dei responsabili dei procedimenti per chiarimenti o delucidazioni in merito a possibili aspetti controversi. 9. Le risultanze del controllo sono trasmesse a cura del Segretario generale con apposito referto semestrale ai soggetti indicati dall articolo 147 bis comma 3 del decreto legislativo n. 267/ Per le finalità di cui sopra è utilizzata la scheda-tipo allegata sub A) al presente Disciplinare. 11. In caso di riscontrate irregolarità, il Segretario Generale, sentito preventivamente il dirigente o responsabile del servizio sulle eventuali motivazioni, formula delle direttive per l adeguamento che trasmette a dirigenti e responsabili. 12. Qualora si rilevino gravi irregolarità, tali da perfezionare fattispecie penalmente sanzionate, il Segretario generale trasmette la relazione all ufficio competente per i procedimenti disciplinari, alla Procura presso la Sezione Regionale della Corte dei Conti e alla Procura presso il Tribunale. 13. Il campione di documenti da sottoporre a controllo successivo viene estratto in modo casuale, come sopra descritto, entro i primi 15 giorni di ogni trimestre ed è pari ad almeno il 5% del complesso dei documenti di cui al comma 1 riferiti al periodo precedente e prodotti da ciascun Settore, servizio o ufficio. 14. I documenti estratti aventi rilevanza contabile, sono inviati, a discrezione del Segretario generale, al Collegio dei Revisori dei Conti per una verifica circa la regolarità contabile. Il Collegio dei Revisori dei Conti può segnalare eventuali anomalie o irregolarità riscontrate entro 15 giorni dal ricevimento dei documenti. 15. Il referto di cui al comma precedente è trasmesso ai soggetti ivi indicati entro il mese successivo al trimestre di riferimento e comunque al termine degli adempimenti previsti dalla norma. 16. Il Segretario Generale può sempre disporre ulteriori controlli nel corso dell esercizio. 17. Il Segretario Generale descrive in una breve relazione annuale i controlli effettuati ed il lavoro svolto. La relazione si conclude con un giudizio sugli atti amministrativi dell ente. 18. Il Segretario trasmette la relazione al Presidente del Consiglio Comunale ed ai Capigruppo consiliari, ai Dirigenti, al Collegio di Revisione, all Organismo di Valutazione (OIV) dei risultati dei dirigenti, affinché ne tenga conto in sede di giudizio sulla performance, ed alla Giunta comunale. 4

5 Data, All. A) Scheda- tipo per lo svolgimento concreto della attività di controllo Determinazione n. Settore Servizio/Ufficio Oggetto Importo Formalità atto Adeguatezza motivazione Rispetto Disposizioni Legge e/o regolamenti Segnalazione Anomalie/ irregolarità Ulteriori note: L OSSERVATORIO 5