ALLEGATO II. Manuale per la gestione. delle Visite Preparatorie / Seminari di contatto

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2 INDICE Premessa 1. Istruzioni per la compilazione del Rapporto Finale 2. Istruzioni per la compilazione della Sezione 1 Informazioni Generali 3. Istruzioni per la compilazione della Sezione 2 Dichiarazione di spesa del Rapporto Finale 3.1 Spese di viaggio 3.2 Spese di soggiorno 3.3 Tariffa del Seminario di contatto 3.4 Costi di Visto 3.5 Esempi di calcolo del contributo finale 2

3 Premessa Obiettivo del presente Manuale è quello di definire le regole amministrativo finanziarie relative all Azione Visite preparatorie nell ambito del Programma settoriale Leonardo da Vinci. È stato concepito come strumento destinato a supportare coloro che beneficiano del finanziamento comunitario per lo svolgimento di una visita nella stesura del Rapporto finale che dovrà essere trasmesso all Agenzia Nazionale a conclusione della visita. 1. Istruzioni per la compilazione del Rapporto Finale Il Rapporto Finale per le Visite Preparatorie/Seminari di contatto - Leonardo da Vinci dovrà essere compilato in formato elettronico scaricando il file Word al seguente indirizzo: Una volta compilato, si dovrà procedere alla stampa e alla firma del Rapporto e all invio all Agenzia Nazionale LLP Programma Settoriale Leonardo da Vinci della versione cartacea entro 30 giorni dalla conclusione dell attività. Con il Rapporto Finale dovrà essere inviata anche una attestazione di partecipazione (in copia) rilasciata dalla Struttura presso la quale il partecipante ha realizzato l Attività, da cui risultino le date di inizio e di termine attività ed il nominativo del partecipante 2 e documentazione relativa al biglietto di viaggio. Laddove previsto nel progetto, dovrà, inoltre, essere inviata copia della fattura rilasciata dall organizzatore del Seminario. 2. Istruzioni per la compilazione della Sezione 1 Informazioni Generali In questa Sezione, oltre al riferimento al numero di Convenzione sottoscritta con l AN, andranno riportate le informazioni generali relative all organismo beneficiario del finanziamento, quelle relative al/ai partecipante/i e ai dati bancari qualora questi siano stati modificati rispetto a quanto previsto in Convenzione. 3. Istruzioni per la compilazione della Sezione 2 Dichiarazione di spesa 3.1 Spese di Viaggio I costi di viaggio eleggibili sono quelli effettivamente sostenuti. Gli originali dovranno essere conservati agli atti del Beneficiario per i cinque anni successivi alla data del pagamento del saldo finale da parte dell AN o del rimborso a favore dell AN. Dovrà essere utilizzata la tariffa più conveniente in applicazione del principio di economicità della spesa. L'AN potrà verificare se sono state utilizzate le tariffe più basse. Per i viaggi in aereo dovranno essere utilizzati biglietti Apex, tariffe scontate o di vettori a basso costo/biglietti on-line. Le tariffe della classe economica sono il massimo consentito. Per gli spostamenti in auto occorre rispettare le regole seguenti: 2 Cfr. art. 5.2 della Convenzione sottoscritta con l AN. 3

4 per i viaggi con auto private (di proprietà o aziendali) verrà riconosciuta la corrispondente tariffa ferroviaria od aerea aggiornata al periodo preso in esame. Si precisa che, indipendentemente dalle persone che viaggiano in auto verrà riconosciuto eleggibile il rimborso equivalente al costo di un solo biglietto. per i viaggi con automobile presa a noleggio verrà riconosciuta eleggibile la categoria A (o, se al viaggio partecipano più di due persone, al massimo la categoria B) a condizione che non sia disponibile alcun mezzo di trasporto pubblico. per i viaggi in taxi saranno riconosciuti eleggibili solo se riferiti al trasferimento dall aeroporto/stazione ferroviaria/ecc. all albergo/sede di lavoro e viceversa purché il costo non sia eccessivo rispetto ad altri mezzi di trasporto. È consentito, altresì, il viaggio in treno o pullman. Le spese per il trasporto locale verranno rimborsate soltanto se direttamente connesse all'attività (produrre copia dei biglietti/ricevute). 3.2 Spese di soggiorno della Visita Preparatoria (vitto, alloggio, comunicazione, trasporti urbani, assicurazione del viaggio) Le spese di soggiorno del personale saranno rimborsate dall AN sulla base delle tariffe forfetarie giornaliere stabilite dal Programma (per i massimali di soggiorno confrontare la tabella disponibile sul sito web Il contributo per il soggiorno copre anche i costi di assicurazione di viaggio. Il calcolo del contributo per il soggiorno sarà fatto sul numero di notti trascorse all estero. L AN si riserva di non rimborsare i costi del viaggio se il partecipante si trattiene per motivi personali oltre il periodo ammissibile. Nel caso di Seminari di contatto l AN che organizza il seminario spesso addebita i costi a pacchetto. Generalmente la durata del Seminario è di quattro giorni, per cui i beneficiari possono solitamente viaggiare ed arrivare a destinazione il primo giorno del seminario e rientrare l ultimo giorno. In tal caso, la sovvenzione è limitata all importo del costo a pacchetto e al contributo per i costi di viaggio. 3.3 Tariffa del Seminario di contatto - Se l Istituto organizzatore fattura il costo relativo alle spese di partecipazione al seminario direttamente all Agenzia Nazionale LLP - Italia, sarà questa ultima a rimborsare l Istituto organizzatore. In questo caso nella Dichiarazione di spesa (parte 2 del Manuale) non si dovrà indicare alcun costo. - Se invece i costi per la partecipazione al seminario sono sostenuti dal partecipante, nella Dichiarazione di Spesa (parte 2 del Manuale) si dovrà indicare il costo effettivamente sostenuto (costo fatturato dall Organizzatore del seminario per vitto, alloggio e costi organizzativi) alla voce Tariffa del Seminario di contatto. Il Beneficiario dovrà conservare agli atti l originale della fattura rilasciata dall Organizzatore del corso. - Se l AN ha autorizzato costi di Soggiorno non inclusi nella Tariffa del Seminario (art punto c), per la compilazione della Dichiarazione di Spesa (voce Soggiorno ), si dovranno utilizzare le tabelle giornaliere forfetarie così come descritto al punto 2.2 di questo Allegato. 4

5 3.4 Costi di Visto Se del caso, si potranno rendicontare i costi effettivi sostenuti e si dovrà conservare agli atti dell Istituto la ricevuta del costo trasmettendone copia all AN. Si ricorda che alcuni costi non potranno in alcun modo essere eleggibili (ad esempio, le commissioni bancarie, biglietti acquistati e non fruiti, ecc.). 2.3 Tariffa del Seminario di contatto 5

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