Mediacom. Gestione Integrata Centri Assistenza Tecnica G ESTI ONE INT EG RAT A C ENT RI ASSIST ENZA T EC NI CA

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1 W I N G I C A T P R O C E D U R E E S T E R N E Gestione Integrata Centri Assistenza Tecnica Mediacom G ESTI ONE INT EG RAT A C ENT RI ASSIST ENZA T EC NI CA

2 Guida per l ServiceGO! Via Perfetti Ricasoli Firenze Tel Fax info@servicego.it

3 Sommario CAPITOLO 1 Installazione e configurazione Introduzione Procedura di installazione Configurazione Impostazione Tabella Marchi Impostazione fornitore di magazzino Configurazioni Generali su procedura esterna... 5 CAPITOLO 2 Gestione Listini e Anagrafiche Ricezione dei flussi anagrafici... 6 CAPITOLO 3 Gestione Ordini Ricambi Creazione e trasmissione ordini ricambi... 8 CAPITOLO 4 Gestione Riparazioni Accettazione Riparazioni con RMA Accettazione Riparazioni prive di RMA Compilazione Intervento Riparazione Tracking Riparazioni Chiusura Fatturazione... 13

4 CAPITOLO 1 Installazione e configurazione 1.1 Introduzione Questa procedura consente di interfacciare Wingicat con i processi Datamatic per il marchio Mediacom. 1.2 Procedura di installazione Per installare questa procedura è necessario disporre della versione 2.77 o successiva di Wingicat Per allineare Wingicat all ultima versione disponibile eseguire l apposita funzione di Ricerca Aggiornamenti presente nel menu Login \ Manutenzione. Per eseguire l installazione procedere come descritto di seguito: 1) Avviare WG2000 su una qualsiasi postazione lavoro con accesso ad Internet. 2) Dal menu Login selezionare Gestione Procedure Esterne 3) Accedere con un utente che possiede diritti di Supervisore 4) Premere il tasto Installa Nuova, quindi premere Cerca su servicego.it 5) Selezionare la procedura Mediacom e premere il tasto Installa 1.2 Configurazione Dopo avere completato l installazione è necessario avviare nuovamente Wingicat2000 in modo che possa rilevare il nuovo modulo installato ed inizializzare gli archivi di cui ha bisogno. Prima di potere utilizzare la nuova procedura è necessario effettuare una serie di configurazioni indispensabili per il corretto funzionamento del programma. Nei paragrafi successivi sono riportate in sequenza le operazioni da effettuare. Prima di procedere è necessario accedere a Wingicat2000 con diritti di SUPERVISORE. 3

5 1.2.1 Impostazione Tabella Marchi In questo paragrafo vedremo come configurare la tabella marchi per impostare il marchio Mediacom ed attivare i controlli in fase di intervento delle riparazioni. Per le informazioni relative alle tabelle fare riferimento al manuale di Wingicat ) Attivare la tabella marchi dal menù tabelle di Wignicat ) Inserire, se non è già presente, il marchio Mediacom utilizzando i seguenti parametri: - Codice Marchio : MC - Descrizione Marchio : Mediacom - Modulo Esterno : Mediacom (1.0) 3) Confermare le modifiche premendo il tasto OK Impostazione fornitore di magazzino In questo paragrafo vediamo come deve essere configurato il fornitore per i ricambi Mediacom. Fare riferimento ai capitoli 3 e 12 del manuale di Wingicat2000 per i dettagli riguardanti la creazione e la modifica dei fornitori di magazzino. Il magazzino deve utilizzare il precodice MC. Procedere come descritto di seguito per attivare le corrette impostazioni: 1) Creare in anagrafica clienti un nuovo cliente (se non è già presente) che rappresenta il fornitore Datamatic. 2) Impostare il campo TIPO CLIENTE a FORNITORE. 3) Nella pagina Parametri Fornitore selezionare nella lista Tipo ordine da generare il valore MODULO ESTERNO. 4) Impostare i parametri fornitori inserendo come precodice il valore MC. 5) Impostare il prezzo di COSTO e LISTINO 1 a FISSATO DAL FORNITORE. NOTA: qualora si desiderasse gestire i prezzi di listino in modo differente da quanto disposto nei flussi Datamatic impostare il LISTINO 1 con un ricarico personalizzato rispetto al COSTO. 4

6 1.2.3 Configurazioni Generali su procedura esterna Premendo il tasto Configurazione sulla maschera principale della procedura esterna si accede alla finestra contenente le configurazioni. Prima di poter utilizzare la nuova procedura è necessario compilare i dati di configurazione come indicato di seguito. Pagina Generale Codice Cat Precodice Riparazioni Precodice Ricambi Reparto importazione modelli Tariffa MD importazione modelli Soglia Prev. Importazione modelli Fornitore per esportazione ordini Ftp User Id / Password Inserire il codice Cat assegnato da Mediacom Inserire il precodice assegnato alle riparazioni per il marchio Mediacom, per default viene assegnato MC Inserire il precodice assegnato ai ricambi per il marchio Mediacom, per default viene assegnato MC. Inserire i parametri che saranno applicati di default per l importazione dei modelli dagli archivi Mediacom Selezionare il fornitore Datamatic per il quale eseguire l esportazione degli ordini ricambi Inserire le credenziali di accesso fornite da Datamatic per l area personale riservata al CAT sul server ftp Pagina Tariffe Tariffa T1 Tariffa T2 Tariffa T3 Tariffa T4 Tariffa livello 1, aggiornamento software Tariffa livello 2, riparazione componente Tariffa livello 3, sostituzione parte ricambio Tariffa livello 4, sostituzione 5

7 CAPITOLO 2 Gestione Listini e Anagrafiche Il sistema Datamatic prevede l invio delle anagrafiche dei ricambi e dei modelli attraverso alcuni flussi pubblicati su un server FTP. Ogni Cat deve avere a disposizione le credenziali di accesso per la propria area personalizzata, in cui saranno pubblicati da Datamatic i listini con i prezzi personalizzati. La procedura Mediacom di Wingicat consente di gestire le seguenti operazioni su listini e modelli: - Ricezione delle anagrafiche ricambi per i prodotti catalogati Mediacom (A1, CT, F3, FF) - Ricezione e creazione prezzi di costo e prezzi di listino - Creazione e aggiornamento automatico delle anagrafiche di magazzino in Wingicat - Ricezione e creazione/aggiornamento dei prodotti finiti in Wingicat - Ricezione e creazione distinte base modelli/ricambi 1.2 Ricezione dei flussi anagrafici Per eseguire la ricezione di tutti i flussi relativi alle anagrafiche Mediacom premere il tasto Esegui Tx/Rx sulla maschera principale della procedura esterna. Impostare il segno di spunta su Esegui Ricezione Listini e premere il tasto Esegui. Questa funzione eseguirà automaticamente la ricezione di tutti i flussi necessari dal server Ftp di Datamatic ed aggiornerà in tempo reale gli archivi Magazzino e Prodotti Finiti in Wingicat. 6

8 Dopo avere ricevuto tutti i listini sarà possibile interrogare l archivio aggiornato Datamatic usando il tasto Tabella Listino In questa tabella sono visibili tutti i dati aggiornati disponibili sul server Datamatic, compreso disponibilità e giacenza presso il magazzino centrale. Premendo il tasto Tabella Gialis è possibile accedere all archivio Giacenze Stock per tutti quei ricambi fuori listino, guasti o ricondizionati che Datamatic mette a disposizione di ogni CAT per l acquisto. Anche in questo caso è possibile visualizzare in tempo reale la disponibilità ed il prezzo aggiornato per ciascun articolo disponibile. 7

9 CAPITOLO 3 Gestione Ordini Ricambi In questo capitolo viene analizzata la gestione degli ordini ricambi da inviare a Datamatic. 3.1 Creazione e trasmissione ordini ricambi Prima di procedere con la creazione e la trasmissione dell ordine dei ricambi, fare riferimento al relativo alla configurazione del fornitore di magazzino. Prestare particolare attenzione ad impostare il campo Tipo Ordine da generare al valore MODULO ESTERNO Una volta configurato il tutto sarà sufficiente generare un normale ordine al fornitore Datamatic e procedere con la stampa/invio. L ordine sarà automaticamente trasmesso a Mediacom alla prima operazione Tx/Rx se il relativo flag sarà spuntato. Il sistema Datamatic invierà una conferma di ordine ricevuto all indirizzo del CAT dopo che il flusso sarà stato elaborato. 8

10 CAPITOLO 4 Gestione Riparazioni In questo capitolo viene esaminata la gestione delle riparazioni, dalla fase di accettazione, passando dalla riparazione fino alla fatturazione. Le riparazioni possono essere accettate attraverso due differenti modalità: - Riparazioni ricevute come RMA aperte da Datamatic - Riparazioni ricevute al Front Desk e prive di RMA Datamatic 4.1 Accettazione Riparazioni con RMA Quanto un cliente si presenta con una RMA rilasciata da Datamatic, è possibile eseguire la procedura di accettazione automatica usando la funzione Rma Rx presente nella pagina principale della procedura esterna di Wingicat. Questa funzione consente di visualizzare tutte le RMA ricevute da Datamatic in attesa di essere caricate dal CAT. Utilizzando i vari campi di ricerca posti nella parte superiore della maschera è possibile eseguire una ricerca veloce della pratica da prendere in carico. Una volta individuata la pratica da prendere in carico sarà sufficiente premere il tasto Crea Scheda Wingicat per passare all accettazione della riparazione compilando in modo automatico tutti i campi disponibili nella pratica. NOTA: dato che nel flusso delle RMA non è disponibile il codice del cliente, saranno precompilate unicamente i dati relativi all utente finale, l eventuale cliente codificato dovrà essere collegato manualmente agendo sulla sezione Ragione Sociale e premendo il tasto Set. 9

11 4.1 Accettazione Riparazioni prive di RMA Quando un cliente si presenta privo della RMA rilasciata da Datamatic, sarà sufficiente procedere con la normale funzione di accettazione della riparazione. Dopo la pressione del tasto Fine sarà visualizzata una maschera che consentirà di selezionare l azione di default da eseguire sulla riparazione (nel contesto di tx/rx dati a Datamatic) e l inserimento dell eventuale RMA se disponibile. Le azioni disponibile per l apertura sono le seguenti: - 0 Non Aprire: questa riparazione non sarà mai trasmessa a Datamatic e non sarà mai visualizzata nei report di fatturazione e di Tracking. Usare questa opzione solo per le riparazioni fuori garanzia o che, per qualche motivo, non si desidera vengano trasmesse a Datamatic. - 1 Apertura Sospesa: questa riparazione non sarà trasmessa a Datamatic fino a quando lo stato non sarà esplicitamente modificato dall operatore. Le riparazioni sospese restano sempre visibili nel report di Tracking e possono essere modificate per l invio in qualsiasi momento. Usare questa opzione se si desidera sospendere temporaneamente l invio della riparazione a Datamatic. - 2 Aprire alla prima trasmissione: questa riparazione sarà trasmessa a Datamatic alla prima operazione di Tx sul server Ftp. Sulla maschera sarà possibile anche specificare un eventuale numero di RMA qualora il cliente lo avesse a disposizione. Questo campo viene automaticamente compilato se nell archivio Rma Rx è presente una RMA con lo stesso numero seriale. 10

12 4.2 Compilazione Intervento Riparazione Durante la fase di compilazione dell intervento di riparazione è necessario prestare attenzione all inserimento dei ricambi utilizzati e alla compilazione della codifica dei difetti. La combinazione dei codici Iris usati nella codifica dei difetti e i ricambi inseriti sulla riparazione determinano il calcolo del compenso di fatturazione. Per quanto riguarda i ricambi utilizzati saranno considerati validi, alla fine della fatturazione, solo i ricambi che soddisfano i seguenti requisiti: a) Il ricambio deve avere il precodice MC (oppure il precodice assegnato a Mediacom in configurazione) b) Il ricambio deve essere presente nel Listino Mediacom. c) Il ricambio deve essere presente nella distinta base del modello in riparazione. I punti b e c vengono automaticamente controllati da Wingicat in fase di compilazione della riparazione, il punto a però non è controllato e qualsiasi ricambio inserito con precodice non Mediacom sarà ignorato dalla procedura. Per facilitare la gestione delle distinte basi per modello, la procedura genera in automatico tutte le distinte basi disponibili nei flussi ricevuti dall Ftp. Premendo il tasto Dis.b. sulla maschera di compilazione del ricambio, sarà possibile accedere all elenco di tutti i ricambi montati sul modello in riparazione. Per quanto riguarda la codifica dei difetti, è richiesta la compilazione dei codici Iris Guasto e Riparazione che andranno a determinare il compenso da fatturare a Datamatic per l intervento eseguito. 11

13 4.3 Tracking Riparazioni La funzione di Tracking Riparazioni, accessibile attraverso il rispettivo tasto presente nella pagina principale della procedura, consente di visualizzare e tracciare lo stato di ciascuna riparazione aperta o da aprire nel sistema Datamatic. La pagina di Tracking viene popolata ed aggiornata dopo ogni operazione di Tx/Rx. Le colonne in nero contengono i dati della riparazione, le colonne in blu contengono importi e livelli di fatturazione calcolati da Wingicat, le colonne in rosso contengono gli importi di fatturazione autorizzati da Datamatic. 12

14 4.4 Chiusura Fatturazione Al termine del periodo di fatturazione Datamatic rilascerà il flusso con il dettaglio degli interventi da fatturare. Il flusso sarà automaticamente recuperato dalla procedura durante la fase di Tx/Rx. Per accedere alla chiusura della fatturazione premere il tasto Fatturazione sulla pagina principale della procedura esterna. La maschera riporterà tutte le schede presenti nel flusso di autorizzazione alla fatturazione con i relativi importi. Premendo il tasto Crea Fattura sarà automaticamente creata la fattura e tutte le schede saranno impostate a fatturate e rimosse dal report di Tracking. 13

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