Allegato E. Workflow dei principali processi coinvolti nelle attività del servizio

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1 Allegato E Workflow dei principali processi coinvolti nelle attività del servizio

2 ISTRUZIONE OPERATIVA Manutenzione Preventiva INDICE 1 SCOPO 2 CAMPO DI APPLICAZIONE 3 MODALITA 4 RIFERIMENTI 5 GESTIONE DEL DOCUMENTO DI APPLICAZIONE PROPOSTA APPROVATA FUNZIONE FIRMA FUNZIONE FIRMA MANUTENZIONE PREVENTIVA PAG. 1 DI 4

3 1 SCOPO Lo scopo della Istruzione Operative è descrivere il percorso che determina l attività di manutenzione preventiva svolta sulle tecnologie elettromedicali presso la Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Le attività descritte nella presente istruzione operativa si applicano all interno della Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo e coinvolgono l Associazione Temporanea d Impresa e le aziende fornitrici di apparecchiature elettromedicali. La struttura ingegneria clinica coordina e monitora l esecuzione della manutenzione preventiva. MANUTENZIONE PREVENTIVA PAG. 2 DI 4

4 3 MODALITA Manutenzione preventiva ING. CLINICA Uff. LIQUIDAZIONI Global Service (ATI) Ditta esterna con contratto di manutenzione UU.OO. Per apparecchiature di alta tecnologia e strumentazione di laboratorio I tempi di calendarizzazione degli interventi sono stabiliti su base contrattuale ed in base alla tipologia di strumento 1 - Pianificazione interventi (GEOS ) 20 - Erogazione manutentivo 21 - Intervento eseguito? 31 - Compilazione Ordine di L Ing. Clinica è a conoscenza del calendario manutenzioni in quanto riportato nel contratto stipulato 2 - Consegna calendario manutenzioni programmate 4 - Erogazione manutentivo 5 - Intervento eseguito? 8 Redazione 9 - Firma 7 - Ricezione comunicazione di mancato Tramite telefono Medico di reparto o caposala 3 - Ricezione calendario manutenzioni programmate 6 - Comunicazione mancato 22 - Comunicazione mancato 10 - Firma Tramite telefono 13 Ricezione 14 - Aggiornamento stato (GEOS ) 16 - Ricezione documentazione 17 - Inoltro documentazione Mirella ( Amm.vo ) Mirella (Amm.vo ) Mirella ( Amm.vo ) 38 - Ricezione copia Ordine di Mirella - Viene inoltrato il in originale 15 Richiesta documenti 18 - Ricezione documentazione 32 - Firma Ordine di 34 - Consegna copia Ordine di 35 - Aggiornamento GEOS Richiesta periodica 11 Consegna Medico di reparto o caposala o copia OdL 33 - Firma Ordine di 12 Ricezione Ricezione copia Ordine di Pers. tecnico Ing. Clinica copia verbale di o copia OdL in Libro Macchina 23 - Ricezione comunicazione mancato Gestione regolazione fatture 24 - Necessaria comunicazione scritta? 27 - Redazione Verbale di non conformità non conformità in Libro Macchina Aimi Roberto 25 - Comunicazione di sollecito 28 - Inoltro Verbale di non conformità e sollecito 30 Tramite telefono Tramite Ricezione sollecito di manutentivo 29 - Ricezione Verbale di non conformità e sollecito MANUTENZIONE PREVENTIVA PAG. 3 DI 4

5 4 RIFERIMENTI Capitolato Contratto Global Service Contratti di Manutenzione con Aziende fornitrici 5 GESTIONE DEL DOCUMENTO Copia originale della documentazione è conservata presso la direzione della struttura complessa Ingegneria Clinica. Copia informatica è gestita dal referente interno della qualità ed è disponibile in sola lettura sul sito intranet della struttura. MANUTENZIONE PREVENTIVA PAG. 4 DI 4

6 ISTRUZIONE OPERATIVA Manutenzione Correttiva INDICE 1 SCOPO 2 CAMPO DI APPLICAZIONE 3 MODALITA 4 RIFERIMENTI 5 GESTIONE DEL DOCUMENTO DI APPLICAZIONE PROPOSTA APPROVATA FUNZIONE FIRMA FUNZIONE FIRMA PAG. 1 DI 7

7 1 SCOPO Lo scopo della Istruzione Operative è descrivere il percorso che determina l attività di manutenzione correttiva svolta sulle tecnologie elettromedicali presso la Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Le attività descritte nella presente istruzione operativa si applicano all interno della Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo e coinvolgono l Associazione Temporanea d Impresa e le aziende fornitrici di apparecchiature elettromedicali. La struttura ingegneria clinica coordina e monitora l esecuzione della manutenzione correttiva. PAG. 2 DI 7

8 3 MODALITA Manutenzione correttiva UU. OO. ING.CLINICA (Amm.vo) Global Service (ATI ) 1 - Guasto di un apparecchiatura 2 - Richiesta di on - line? 10 Gestione dismissione dispositivi e accessori 3 - Compilazione modulo Tramite fax Mirella 4 - Inoltro 6 - Ricezione 5 - Inoltro ( GEOS WEB ) 7 - Valutazione assegnazione Si tratta di un S. I. condiviso relativo all inventario elettronico (ogni UU. OO. può visualizzare tutte le proprie apparecchiature in carico ) La appare come messaggio istantaneo sia ad Ing. Clinica che ad ATI, tuttavia è Ing. Clinica che assegnerà l ad ATI oppure a manutentori esterni sulla base di chi ha la responsabilità della gestione dell apparecchiatura 8 - Intervento da assegnare ad ATI? 9 - Assegnazione (GEOS) A 11 - Erogazione riparazione Mirella 12 - Compilazione Ordine di 14 - Firma Ordine di 13 - Firma Ordine di 15 - Consegna copia Ordine di 19 - Ricezione copia Ordine di Ricezione copia Ordine di Aggiornamento stato ( GEOS ) PAG. 3 DI 7

9 Manutenzione correttiva UU. OO. ING. CLINICA (Tecnico ) ING. CLINICA (Amm.vo) Ditta esterna A Malchiodi Marco o Vercesi Giuseppe 21 - Apertura della chiamata (GEOS ) 22 - Contratto di manutenzione in esclusiva? Dati presenti : n ; n inventario ; dati apparecchiatura ; dati ditta ; reparto nel quale si trova l apparecchiatura 28 - Stampa 23 - Si tratta di in garanzia? 26 - Guasto riparabile da Tecnici Ing. Clinica? 24 - Individuazione ditta (GEOS ) 25 - Stampa Dati presenti : n ; n inventario ; dati apparecchiatura ; dati ditta ; reparto nel quale si trova l apparecchiatura 29 - Firma B 30 - Inoltro 31 - Ricezione 27 - Erogazione riparazione 32 - Invio 33 - Ricezione Mirella Tramite fax 34 - Erogazione riparazione 35 - Redazione 37 Firma 36 Firma 38 - Consegna 42 - Ricezione 39 - Ricezione Aggiornamento stato ( GEOS ) Mirella 41 - PAG. 4 DI 7

10 Manutenzione correttiva UU.OO. ING. CLINICA ( Dirigente Guizzetti) ING.CLINICA (Tecnico ) ING. CLINICA ( Amm. vo) Ditta esterna B 44 - Firma 45 - Invio preventivo 46 - Ricezione preventivo Mirella Tramite fax 48 - Ricezione preventivo 47 - Invio preventivo Malchiodi Marco 50 - Valutazione preventivi Mirella 49 - Aggiornamento ( GEOS ) 55 - Ricezione rifiuto a sconto 54 - Concesso sconto? 51 - Possibilità di sconto? 52 - Inoltro sconto 53 - Ricezione sconto Malchiodi Marco 56 - Analisi costi /benefici Tramite fax o telefono 57 - Ok? 67 - Inoltro 61 - Ricezione 58 - Inoltro 62 - Valutazione costi /benefici 63 - Ok? 60 - Ricezione 59 - Inoltro 66 - Ribadita necessità riparazione? 69 - Firma 65 - Ricezione diniego 64 - Inoltro diniego 68 Gestione dismissione dispositivi e accessori 70 - Inoltro 71 - Ricezione C PAG. 5 DI 7

11 Manutenzione correttiva UU.OO. ING. CLINICA ( Amm.vo ) Ditta esterna Uff. LIQUIDAZIONI C 72 - Invio 73 - Ricezione Mirella Tramite fax 74 - Erogazione riparazione 75 - Redazione 77 Firma 76 Firma 78 - Consegna 79 - Ricezione Ricezione copia verbale di Mirella 82 - Aggiornamento stato (GEOS ) copia Richiesta, copia Preventivo accettato, copia Verbale di 83 Ordini Emessi 85 - Ricezione consuntivo di spesa per l 84 - Inoltro consuntivo di spesa per l Mirella 86 - Inoltro Richiesta di, Preventivo e Consuntivo di spesa 88 - Ricezione Richiesta di, Preventivo e consuntivo di spesa copia Consuntivo di spesa 87 Ordini Emessi 89 Gestione regolazione fatture PAG. 6 DI 7

12 4 RIFERIMENTI Capitolato Contratto Global Service Contratti di Manutenzione con Aziende fornitrici 5 GESTIONE DEL DOCUMENTO Copia originale della documentazione è conservata presso la direzione della struttura complessa Ingegneria Clinica. Copia informatica è gestita dal referente interno della qualità ed è disponibile in sola lettura sul sito intranet della struttura. PAG. 7 DI 7