Gestione associata SUAP

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1 Gestione associata SUAP Comuni aderenti CAPRALBA CREMOSANO DOVERA MONTE CREMASCO PANDINO SPINO D'ADDA VAIANO CREMASCO Manuale delle procedure Parte 1 SCIA telematica Versione da consegnare (gennaio 2012)

2 Manuale delle procedure SUAP. Parte 1 SCIA telematica 1/58 Indice Sommario 1 Procedura di gestione della SCIA: macrofasi Macrofasi di gestione della SCIA Schema generale flusso Legenda simboli svolte dall IMPRESA (A) (A0) Presentazione SCIA (A1) Avvio attività (A2) Integrazioni (A3) Adeguamenti e conformazioni (A4) Termine attività svolte dallo SUAP (B) (B) SUAP (B1) Ricezione (B2) Avvio controllo (B3) Inoltro (B4) Ricezione degli esiti e delle richieste (B5-1) Richiesta integrazioni o conformazioni (B5-2) Ordinanza di sospensione (B6) Conclusione del controllo di merito svolte dal COMUNE ASSOCIATO (C) (C1) Controllo di merito (altro Comune) (C2) Controllo di merito (stesso Comune) svolte da ALTRO ENTE (D) (D1) Controllo di merito Procedura informatizzata di gestione della SCIA: microfasi RICEZIONE (A) IMPRESA (B) SUAP (BA) Uso dell applicativo SUAP (C) COMUNE ASSOCIATO (BA) Uso dell applicativo SUAP AVVIO CONTROLLO (B) SUAP (BA) Uso dell applicativo SUAP INOLTRO (B) SUAP (BA) Uso dell applicativo SUAP (C) ALTRO COMUNE (BA) Uso dell applicativo SUAP (D) ALTRO ENTE CONTROLLO DI MERITO (ALTRI UFFICI) (C) COMUNE ASSOCIATO (BA) Uso dell applicativo SUAP (D) ALTRO ENTE RICEZIONE ESITI E RICHIESTE (B) SUAP (BA) Uso dell applicativo SUAP (C) ALTRO COMUNE...35

3 Manuale delle procedure SUAP. Parte 1 SCIA telematica 2/ (BA) Uso dell applicativo SUAP (D) ALTRO ENTE RICHIESTA INTEGRAZIONI O CONFORMAZIONI (A) IMPRESA (B) SUAP (BA) Uso dell applicativo SUAP ORDINANZA DI SOSPENSIONE DELL ATTIVITÀ (A) IMPRESA (B) SUAP (BA) Uso dell applicativo SUAP CONCLUSIONE CONTROLLO DI MERITO (A) IMPRESA (B) SUAP (BA) Uso dell applicativo SUAP Infrastruttura informatica DOTAZIONI INFORMATICHE Casella PEC Firma digitale Protocollo informatico Servizio per la conservazione sostitutiva dei documenti Sito Web Applicazione informatica per la gestione dei procedimenti...56

4 Manuale delle procedure SUAP. Parte 1 SCIA telematica 3/58 1 PROCEDURA DI GESTIONE DELLA SCIA: MACROFASI 1.1 Macrofasi di gestione della SCIA Schema generale flusso

5 Manuale delle procedure SUAP. Parte 1 SCIA telematica 4/ Legenda simboli

6 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 5/ svolte dall IMPRESA (A) (A0) Presentazione SCIA (A0) Procedimento automatizzato o con SCIA La SCIA sostituisce qualsiasi atto di autorizzazione, licenza, concessione non costitutiva, permesso o nulla osta comunque denominato, comprese le domande per le iscrizioni in albi o ruoli richieste per l'esercizio dell'attività imprenditoriale, commerciale o artigianale, il cui rilascio dipenda esclusivamente dall'accertamento di requisiti e presupposti richiesti dalla legge ed è corredata dalla documentazione specificamente richiesta dalla normativa di settore. Sono esclusi dalla disciplina sulla SCIA i casi in cui sussistano vincoli ambientali, paesaggistici o culturali e gli atti rilasciati dalle amministrazioni preposte alla difesa nazionale, alla pubblica sicurezza, all'immigrazione, all'asilo, alla cittadinanza, all'amministrazione della giustizia, all'amministrazione delle finanze, ivi compresi gli atti concernenti le reti di acquisizione del gettito anche derivante dal gioco, nonché quelli imposti dalla normativa comunitaria (A1) Avvio attività (A1) Avvio attività Al ricevimento della Ricevuta di ricezione della casella PEC del SUAP cui è stata presentata la segnalazione, l impresa può legittimamente iniziare l'attività se la SCIA è formalmente corretta (A2) Integrazioni (A2) Integrazioni A seguito delle verifiche e dei controlli da parte del SUAP all atto della ricezione, del Comune competente territorialmente o degli Enti preposti, possono essere richieste integrazioni documentali a quanto presentato. Contestualmente viene comunicato l avvio del procedimento per l'annullamento degli effetti della SCIA ex art. 21 nonies L. 241/90", ciò in quanto quando si chiede all'impresa una integrazione, un documento o una conformazione si avvia un procedimento che deve essere volto all'adozione di qualche provvedimento e bisogna dirlo appunto con la comunicazione di avvio del relativo procedimento.

7 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 6/ (A3) Adeguamenti e conformazioni (A3) Adeguamenti e conformazioni A seguito delle verifiche e dei controlli da parte del Comune competente territorialmente o degli Enti preposti, possono essere richiesti, tramite provvedimento espresso, adeguamenti e/o conformazioni con comunicazione di avvio del procedimento per l'annullamento degli effetti della SCIA ex art. 21 nonies L. 241/ (A4) Termine attività (A4) Termine attività A seguito del provvedimento finale l attività non ha titolo per essere esercitata: a) a seguito di SCIA mancante di ogni presupposto di correttezza formale; b) a seguito di mancata integrazione/conformazione il SUAP adotta motivato provvedimento di annullamento degli effetti della SCIA ex art. 21 nonies della legge 241/90 in caso di sussistenza dei presupposti dell'autotutela ordinando la cessazione dell'attività.

8 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 7/ svolte dallo SUAP (B) (B) SUAP (B) SUAP DPR 160/ Art. 2, 1. Per le finalità di cui all'articolo 38, comma 3, del decreto-legge, e' individuato il SUAP quale unico soggetto pubblico di riferimento territoriale per tutti i procedimenti che abbiano ad oggetto l'esercizio di attività produttive e di prestazione di servizi, e quelli relativi alle azioni di localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferimento, nonche' cessazione o riattivazione delle suddette attività, ivi compresi quelli di cui al decreto legislativo 26 marzo 2010, n (B1) Ricezione (B1) Ricezione Lo Sportello Unico deve operare in modalità telematica per gli adempimenti soggetti a SCIA. Il rilascio di apposita ricevuta telematica, che costituisce controllo formale a seguito di presentazione della SCIA, consente al dichiarante di esercitare immediatamente l'attività imprenditoriale (DPR 160/2010, Art. 5, commi 4 e 5) (B1-T) Termini di legge (BT) Termini di legge Termini per i controlli della SCIA presentata (B2) Avvio controllo (B2) Avvio controllo L'ufficio provvede all avvio del controllo con una disamina preliminare della documentazione presentata al fine di verificarne la leggibilità e la congruità con l'oggetto della segnalazione. A conclusione della verifica l'ufficio predispone i documenti per l'inoltro e richiede le necessarie integrazioni.

9 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 8/ (B3) Inoltro (B3) Inoltro Inoltro della SCIA al Comune territorialmente competente e ad altri Enti per le verifiche ed i controlli di competenza. MODELLO C Comunicazione Enti (B4) Ricezione degli esiti e delle richieste (B4) Ricezione degli esiti e delle richieste Ricezione degli esiti o delle richieste provenienti dal Comune territorialmente competente o dagli Enti esterni a seguito delle verifiche e dei controlli effettuati (B4-0) Gestione esiti e richieste (B4-0) Gestione esiti e richieste Vengono raccolti e valutati dal Responsabile del SUAP esiti, pareri o richieste di integrazione o di conformazione ricevuti dagli altri soggetti preposti al controllo (B5) Avvio del procedimento (B5) Avvio procedimento Avvio di un procedimento (B5-1) Richiesta integrazioni o conformazioni (B5-1) Richiesta integrazioni o conformazioni Mansione assegnata a Responsabile SUAP dell utente

10 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 9/58 (B5-1) Richiesta integrazioni o conformazioni A seguito del controllo di merito e con l'avvio di un procedimento, vengono richieste integrazioni, adeguamenti o conformazioni, dando all interessato un termine non inferiore ai 30 giorni (B5-1C) Comunicazione (B5-1C) Comunicazione Richiesta di integrazioni, adeguamenti e conformazioni. Definizione evento Comunicazione MODELLO A - avvio procedimento per integrazione SCIA MODELLO A1 ulteriore richiesta di integrazione SCIA (B5-1T) Termini procedimento (B5-1T) Termini procedimento I termini del procedimento di 60 giorni vengono sospesi dalla comunicazione di richiesta di integrazione e ricominceranno a decorrere dal ricevimento delle integrazioni richieste. Definizione evento Timer (B5-2) Ordinanza di sospensione (B5-2) Ordinanza di sospensione Mansione assegnata al Responsabile SUAP dell utente In caso di esplicita mancanza di requisiti (professionali o morali) o di altri motivi ostativi all esercizio dell attività, il Responsabile SUAP procede con l emissione di un ordinanza di sospensione dell attività iniziata dall impresa, che costituisce avvio del procedimento per l annullamento degli effetti della SCIA (B5-2C) Provvedimento (B5-2C) Provvedimento Provvedimento di sospensione dell attività Definizione evento Comunicazione

11 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 10/58 (B5-2C) Provvedimento MODELLO B ordinanza di divieto di prosecuzione attività (B5-2T) Termini procedimento (B5-2T) Termini procedimento Termini del procedimento ex Legge 241/90 e sospensione degli effetti della SCIA. Definizione evento Timer (B6) Conclusione del controllo di merito (B7) Conclusione del controllo di merito Il responsabile SUAP valuta le risultanze fin qui raccolte e procede alla conclusione della fase di controllo (B6-0) Esito del controllo di merito (B6-0) Esito del controllo di merito A conclusione del controllo si procederà all archiviazione della pratica (esito positivo) o all emissione del provvedimento finale (esito negativo o mancanza di requisiti) (B6-1) Archiviazione (B6-1) Archiviazione Chiusura ed archiviazione pratica: a) a seguito di mancanza di osservazioni, richieste o conformazioni nel corso degli endoprocedimenti. L archiviazione non necessita di comunicazione finale. b) a seguito di mancata integrazione / conformazione il SUAP dispone l'archiviazione del procedimento qualora rilevi la mancanza dei presupposti per l'adozione del provvedimento di autotutela ex art. 21 nonies legge 241/90, con conseguente prosecuzione dell'attività, con comunicazione finale all imprenditore.

12 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 11/58 (B6-1) Archiviazione MODELLO E - chiusura procedimento per annullamento effetti SCIA MODELLO F - chiusura procedimento dopo ordinanza di divieto (B6-2) Provvedimento finale (B6-2) Provvedimento finale Provvedimento finale in caso di conclusione negativa del controllo e del procedimento. MODELLO D - Ordinanza chiusura esercizio commerciale

13 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 12/ svolte dal COMUNE ASSOCIATO (C) (C1) Controllo di merito (altro Comune) (C1) Controllo di merito (altro Comune) Verifica e controllo di merito da parte del Comune territorialmente competente (C2) Controllo di merito (stesso Comune) (C2) Controllo di merito (stesso Comune) Verifica e controllo di merito da parte di uffici dello stesso Comune cui appartiene l Ufficio Unico del SUAP.

14 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 13/ svolte da ALTRO ENTE (D) (D1) Controllo di merito (D1) Controllo di merito Verifica e controllo di merito da parte del soggetto (Ente) competente.

15 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 14/58 2 PROCEDURA INFORMATIZZATA DI GESTIONE DELLA SCIA: MICROFASI 2.1 RICEZIONE

16 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 15/ (A) IMPRESA (A) IMPRESA (A0) PEC Impresa (A0) PEC Impresa Tipo di evento Predisposizione della SCIA. DPR 160/ Art. 2, comma 2. Le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attività di cui al comma 1 ed i relativi elaborati tecnici e allegati sono presentati esclusivamente in modalità telematica, secondo quanto disciplinato nei successivi articoli e con le modalità di cui all'articolo 12, commi 5 e 6, al SUAP competente per il territorio in cui si svolge l'attività o e' situato l'impianto.. Comunicazione (A0-C) Presentazione telematica (A1) Inizio attività (A0-C) Presentazione Telematica Messaggio di invio della documentazione SCIA tramite PEC del mittente o dell'intermediario, anche tramite supporto di sistemi informatizzati di front-end (MUTA, Comunica, ecc.) utilizzati per la formazione della pratica. DPR 160/ Art. 5, comma 3. La segnalazione e' corredata da tutte le dichiarazioni, le attestazioni, le asseverazioni, nonché dagli elaborati tecnici di cui all'articolo 19, comma 1, della legge 7 agosto 1990, n (A1) Inizio attività Tipo di evento La "Ricevuta di ricezione", rilasciata automaticamente dal sistema PEC del SUAP, è titolo valido con cui l'impresa può legittimamente iniziare l'attività segnalata. Comunicazione

17 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 16/ (B) SUAP (B) SUAP Comune designato, nella gestione associata del SUAP (B0) Casella PEC SUAP (B0) Casella PEC SUAP Tipo di evento Indirizzo dichiarato per la presentazione telematica al SUAP delle segnalazioni.tale casella è gestita dall Ufficio Unico del SUAP che garantisce la lettura almeno una volta al giorno dei messaggi ricevuti. Comunicazione (B0-C) Ricevuta di ricezione casella PEC (B0-C) Ricevuta di ricezione casella PEC Ricevuta di ricezione emessa automaticamente dal sistema PEC del destinatario (B0-T) Termini SCIA (B0-T) Termini SCIA Tipo di evento A partire dall emissione automatica della ricevuta di ricezione della casella PEC del SUAP, partono i termini per il controllo della segnalazione ricevuta. La norma prevede 60 giorni per la verifica, fatto salvo il potere di autotutela in capo al SUAP anche successivamente ai termini indicati. Termini temporali (B1) Ricezione (B1) Ricezione Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente La ricezione delle SCIA presentate avviene tramite l applicativo in dotazione al SUAP. Alla ricezione della posta in arrivo, l operatore individua la nuova pratica inserendo i dati necessari. Per il completamento dell inserimento sono necessari i riferimenti della segnatura di protocollo assegnato alla documentazione ricevuta.

18 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 17/ (B1-0) Protocollo in ingresso (B1-0) Protocollo in ingresso Call activity di servizio L operatore provvede alla protocollazione in ingresso del messaggio ricevuto e dei documenti allegati. Qualora non sia possibile richiamare l applicazione di protocollo dal sistema informatico in dotazione al SUAP, l operatore provvede alla registrazione manuale degli stessi. Per svolgere tale processo i documenti ricevuti vengono salvati temporaneamente per poterli allegare nella fase di protocollo. La segnatura di protocollo generata dal sistema sarà utilizzata per il completamento dell inserimento della nuova pratica nel sistema informatico in uso (applicativo SUAP) (B1-F) Fascicolo (B1-F) Fascicolo Apertura del fascicolo elettronico e/o cartaceo. Nel fascicolo verranno raccolti tutti i documenti, le comunicazioni e i provvedimenti formati e/o ricevuti nel corso della verifica formale e del controllo di merito (B1-1) Controllo formale assolto (B1-1) Controllo formale assolto La ricevuta automatica rilasciata dal sistema PEC in uso al SUAP, costituisce titolo per l'inizio dell'attività. Pertanto il controllo formale diventa parte integrante del controllo di merito, previsto alla fase successiva (B1-2) Assegnazione (B1-2) Assegnazione Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente Assegnazione al Comune territorialmente competente

19 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 18/ (B1-10C) Comunicazione assegnazione (B1-2C) Comunicazione assegnazione Comunicazione al Comune territorialmente competente per la SCIA presentata, dell avvenuta assegnazione di una nuova pratica. (B2) Avvio controllo (B2) Avvio controllo Tipo di evento Passaggio alla fase successiva Link (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente il caricamento della pratica, il caricamento di eventuali soggetti collegati (dal tab Anagrafica ) e l attivazione dell istruttoria cliccando sul pulsante Work-flow. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow (BA-P) Pratica (BA-P) Pratica Apertura nuova pratica sulla base di quanto presentato. Nel sistema verranno raccolti tutti i dati ed documenti formati e/o ricevuti nel corso della verifica e del controllo di merito.

20 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 19/ (C) COMUNE ASSOCIATO (C) COMUNE ASSOCIATO Comune associato al SUAP territorialmente competente per la comunicazione presentata (C0) PEC AOO (C0) PEC AOO Tipo di evento Se esterno, indirizzo PEC protocollo (A00) comune associato. Se ufficio dello stesso Comune, assegnazione a UO destinataria tramite sistema di protocollo. Comunicazione (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio Attraverso l applicativo SUAP Akropolis è possibile ricevere gli atti e trasmettere i Pareri eseguendo l azione specifica presente nel workflow. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

21 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 20/ AVVIO CONTROLLO

22 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 21/ (B) SUAP (B) SUAP Comune designato, nella gestione associata del SUAP, allo svolgimento della fase di ricezione (B2) Avvio controllo (B2) Avvio controllo Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente Avvio del controllo di merito (B2-0) Esito controllo iniziale (B2-0) Esito controllo iniziale Azione da compiere a seguito dell'avvio del controllo. Tale azione dipende dalle risultanze del controllo e dalle valutazioni del Responsabile SUAP. Per l'inoltro al Comune territorialmente competente (cui è già stata assegnata informaticamente la pratica corrispondente) e ad altri Enti il Responsabile SUAP valuta se procedere con l invio della documentazione così come ricevuta o procedere a richieste di integrazione. (B3) Inoltro (B3) Inoltro Tipo di evento Fase successiva se deve essere effettuato l'inoltro ad altri Enti. Link (B4) Ricezione esiti (B4) Ricezione esiti Tipo di evento Fase successiva se ci sono stati inoltri ad altri Enti. Link

23 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 22/ (B2-1)Esito negativo controllo iniziale (B2-1) Esito negativo controllo iniziale Se il controllo non ha dato esito positivo, l'ufficio avvia un procedimento oppure conclude il controllo con esito negativo. Il Responsabile SUAP procede alla fase successiva. (B5) Avvio procedimento (B5) Avvio Procedimento Tipo di evento Fase successiva nel caso, per necessità di richiedere integrazioni, dell'avvio di un procedimento. Link (B7) Conclusione controllo (B7) Conclusione controllo Tipo di evento Fase successiva per la conclusione del controllo se la SCIA presentata non è formalmente corretta e non è possibile agire per chiedere integrazioni. Link (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente di eseguire l azione di controllo documentale attraverso l azione specifica, evidenzia l elenco dei documenti necessari ed attraverso la gestione di campi flag si determina l esito del controllo e rimanda all azione successiva. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

24 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 23/ INOLTRO

25 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 24/ (B) SUAP (B) SUAP Comune designato, nella gestione associata del SUAP, allo svolgimento della fase in oggetto (B3) Avvio endoprocedimento (B3) Avvio endoprocedimento Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente In base alla tipologia di SCIA il SUAP attiva i necessari endoprocedimenti con richiesta di pareri e conformità al Comune territorialmente competente e agli Enti preposti al controllo (B3-T) Termini endoprocedimento (B3-T) Termini endoprocedimento I termini sono indicati nella richiesta di pareri e conformità. Definizione evento Timer (B3-0) Inoltro (B3-0) Inoltro Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente Inoltro della SCIA e delle richieste di pareri e conformità al Comune territorialmente competente ed agli Enti preposti al controllo (B3-10) Protocollo in uscita (B3-10) Protocollo in uscita Call activity di servizio Protocollazione in uscita della comunicazione da trasmettere.

26 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 25/ (B3-10C) Comunicazione (B3-10C) Trasmissione ad altro Ente Trasmissione della richiesta di pareri e conformità al referente SUAP del Comune associato. MODELLO C Comunicazione Enti (B3-20) Protocollo in uscita (B3-20) Protocollo in uscita Call activity di servizio Protocollazione in uscita della richiesta e della documentazione da trasmettere ad altro Ente (B3-20C) Trasmissione ad altro Ente (B3-20C) Trasmissione ad altro Ente Trasmissione, telematica tramite PEC del SUAP se documento informatico o con altro mezzo se cartaceo, della SCIA e della richiesta di pareri e conformità. (B4) Ricezione esiti (B4) Ricezione esiti Tipo di evento Fase successiva Link (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente nel workflow di eseguire le azioni di inoltro e ricezione esiti con l indicazione dell eventuale parere. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

27 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 26/58

28 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 27/ (C) ALTRO COMUNE (C) ALTRO COMUNE Comune associato, territorialmente competente per la segnalazione presentata al SUAP (C1) Ufficio altro Comune (C1) Ufficio altro Comune Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente La documentazione non necessita di essere inoltrata telematicamente, poiché assegnata al Comune territorialmente competente tramite l applicativo SUAP in dotazione. A completamento di questa fase l ufficio unico provvede all invio di una segnalazione via mail della nuova pratica loro assegnata (C2) Ufficio stesso Comune (C2) Ufficio stesso Comune Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente La documentazione non necessita di essere inoltrata telematicamente, poiché assegnata ad ufficio del Comune capofila (territorialmente competente per la SCIA presentata) tramite l applicativo SUAP in dotazione. A completamento di questa fase l ufficio unico provvede all invio di una segnalazione via mail della nuova pratica loro assegnata (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente nel workflow di eseguire le azioni di inoltro e ricezione esiti con l indicazione dell eventuale parere. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

29 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 28/ (D) ALTRO ENTE (D) ALTRO ENTE Altro Ente competente per i controlli (D0) indirizzo destinatario (D0) indirizzo destinatario Tipo di evento Casella PEC se trasmissione telematica oppure indirizzo postale se trasmissione cartacea. Comunicazione (D1) Ufficio altro Ente (D1) Ufficio altro Ente Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente Ufficio deputato al controllo di merito.

30 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 29/ CONTROLLO DI MERITO (ALTRI UFFICI)

31 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 30/ (C) COMUNE ASSOCIATO (C) COMUNE ASSOCIATO Comune territorialmente competente per la SCIA presentata al SUAP (C1) Controllo di merito altro Comune (C1) Controllo di merito altro Comune Mansione assegnata all ufficio competente dell utente Controllo di merito della documentazione ricevuta ed inserimento nell'applicativo in dotazione al SUAP dell'esito del controllo (C2) Controllo di merito stesso Comune (C2) Controllo di merito stesso Comune Mansione assegnata all Ufficio competente dell utente Controllo di merito della documentazione ricevuta ed inserimento nell'applicativo in dotazione al SUAP dell'esito del controllo (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente nel workflow di eseguire le azioni di inoltro e ricezione esiti con l indicazione dell eventuale parere. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

32 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 31/ (D) ALTRO ENTE (D) ALTRO ENTE Altro Ente competente per i controlli (D1) Controllo di merito altro Ente (D1) Controllo di merito altro Ente Mansione assegnata all ufficio competente dell utente Controllo di merito della documentazione ricevuta e trasmissione al SUAP competente dell'esito del controllo (D1C) Esito controllo di merito (D1C) Esito controllo di merito Tipo di evento Comunicazione Comunicazione dell esito dei controlli all Ufficio SUAP.

33 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 32/ RICEZIONE ESITI E RICHIESTE

34 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 33/ (B) SUAP (B) SUAP Comune designato, nella gestione associata del SUAP, allo svolgimento della fase in oggetto (B0) Casella PEC SUAP (B0) Casella PEC SUAP Tipo di evento Ricezione sulla casella PEC del SUAP degli esiti o delle richieste provenienti da altri Enti preposti ai controlli. Comunicazione (B1-F) Fascicolo (B1-F) Fascicolo Formazione del fascicolo elettronico e/o cartaceo. Nel fascicolo verranno raccolti tutti i documenti, le comunicazioni e i provvedimenti formati e/o ricevuti nel corso della verifica formale e del controllo di merito (B4) Ricezione esiti e richieste (B4) Ricezione esiti e richieste Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente Ricezione di eventuali richieste di integrazioni, di conformazione o dell'esito conclusivo del controllo di merito da parte dei Comuni e degli Enti competenti (B4-0) Protocollo in ingresso (B4-0) Protocollo in ingresso Call activity di servizio Protocollazione in ingresso.

35 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 34/ (B4-1) Esito (B4-1) Esito Azioni da intraprendere in base alla valutazione degli esiti o delle richieste ricevute. Se sono pervenute richieste di integrazione, adeguamento o conformazione il Responsabile SUAP avvia il conseguente procedimento amministrativo. In caso diverso procede alla fase conclusiva del controllo di merito. (B5) Avvio procedimento (B5) Avvio procedimento Tipo di evento Fase successiva nel caso di richiesta integrazioni, adeguamenti o conformazioni Link (B7) Conclusione controllo (B7) Conclusione controllo Tipo di evento Fase successiva Link (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente nel workflow di eseguire le azioni di inoltro e ricezione esiti con l indicazione dell eventuale parere. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

36 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 35/ (C) ALTRO COMUNE (C) ALTRO COMUNE (C1) Controllo di merito altro Comune (C1) Controllo di merito altro Comune Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente Controllo di merito della documentazione ricevuta ed inserimento nell'applicativo in dotazione al SUAP dell'esito del controllo (C2) Controllo di merito stesso Comune (C2) Controllo di merito stesso Comune Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente Controllo di merito della documentazione ricevuta ed inserimento nell'applicativo in dotazione al SUAP dell'esito del controllo (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente nel workflow di eseguire le azioni di inoltro e ricezione esiti con l indicazione dell eventuale parere. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

37 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 36/ (D) ALTRO ENTE (D) ALTRO ENTE (D1) Controllo di merito altro Ente (D1) Controllo di merito altro Ente Mansione assegnata all Operatore SUAP dell utente Controllo di merito della documentazione ricevuta e trasmissione al SUAP competente dell'esito del controllo (D1-C) Esito controllo di merito (D1-C) Esito controllo di merito dell utente Controllo di merito della documentazione ricevuta e trasmissione al SUAP competente dell'esito del controllo.

38 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 37/ RICHIESTA INTEGRAZIONI O CONFORMAZIONI

39 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 38/ (A) IMPRESA (A) IMPRESA (A2) Integrazioni e conformazioni (A2) Integrazioni e conformazioni Tipo di evento All impresa possono essere richieste integrazioni o conformazioni (A2-C) Invio integrazioni e conformazioni (A2-C) Invio integrazioni e conformazioni Invio delle integrazioni o delle conformazioni richieste

40 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 39/ (B) SUAP (B) SUAP Comune designato, nella gestione associata del SUAP, allo svolgimento della fase di ricezione (B5) Avvio del procedimento (B5) Avvio del procedimento Avvio e termini di esecuzione del procedimento. Definizione evento Timer (B5-1) Richiesta integrazioni o conformazioni (B5-1) Richiesta integrazioni o conformazioni Mansione assegnata a Responsabile Suap dell utente MODELLO A - avvio procedimento per integrazione SCIA MODELLO A1 ulteriore richiesta di integrazione SCIA Su indicazione degli uffici preposti al controllo vengono richieste integrazioni, adeguamenti o conformazioni dall'ufficio unico. Contestualmente viene comunicato l'avvio del procedimento ed i relativi termini di esecuzione (B5-1T) Termini risposta (B5-1T) Termini risposta Termini per la risposta alla richiesta inviata. Definizione evento Timer (B5-10) Protocollo in uscita (B5-10) Protocollo in uscita Call activity di servizio Protocollazione in uscita della comunicazione da trasmettere

41 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 40/ (B5-10C) Richiesta integrazioni o conformazioni (B1-F) Fascicolo (B5-10C) Richiesta integrazioni o conformazioni A seguito del controllo preliminare effettuato dall'ufficio Unico o dagli esiti degli endoprocedimenti, si inoltra richiesta di integrazioni. (B1-F) Fascicolo Formazione del fascicolo elettronico e/o cartaceo. Nel fascicolo verranno raccolti tutti i documenti, le comunicazioni e i provvedimenti formati e/o ricevuti nel corso della verifica formale e del controllo di merito (B1) Ricezione (B1) Ricezione Ricezione su PEC SUAP delle integrazioni o delle conformazioni comunicate dall'impresa. Definizione evento Comunicazione (B5-11) Protocollo in ingresso (B5-11) Protocollo in ingresso Call activity di servizio Protocollazione in ingresso (B5-12) Ricezione integrazioni e conformazioni (B5-12) Ricezione integrazioni e conformazioni Mansione assegnata a Responsabile SUAP dell utente Ricezione delle integrazioni o delle conformazioni inviate dall'impresa.

42 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 41/ (B5-13) Invio ad altri soggetti (B5-13) Invio ad altri soggetti Se quanto ricevuto deve essere inoltrato ad altri soggetti (B3) Inoltro (B3) Inoltro Ritorno alla fase di inoltro Definizione evento Link (B4) Ricezione esiti (B4) Ricezione esiti Fase di ricezione degli esiti da altri soggetti Definizione evento Link (B5-14) Esiti altri soggetti (B5-14) Esiti altri soggetti Se pervengono risposte da altri soggetti (B5-15) Conclusione procedimento (B5-15) Conclusione procedimento Mansione assegnata a Responsabile SUAP dell utente Conclusione del procedimento e comunicazione all'impresa se esito positivo

43 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 42/ (B5-16) Protocollo in uscita (B5-16) Protocollo in uscita Call activity di servizio Protocollazione in uscita della comunicazione da trasmettere (B5-16C) Comunicazione esito positivo (B5-16C) Comunicazione esito positivo Comunicazione della chiusura con esito positivo del procedimento e conseguente archiviazione della pratica. MODELLO E- chiusura procedimento per annullamento effetti SCIA MODELLO F chiusura procedimento dopo ordinanza di divieto (B6) Conclusione controllo (B6) Conclusione controllo Passaggio alla fase successiva Definizione evento Link (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente nel workflow di eseguire l azione di chiusura Procedimento ed archiviazione. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

44 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 43/ ORDINANZA DI SOSPENSIONE DELL ATTIVITÀ

45 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 44/ (A) IMPRESA (A) IMPRESA (A3) Ordinanza di sospensione dell'attività (A3) Ordinanza di sospensione dell'attività Tipo di evento All impresa possono essere richieste integrazioni o conformazioni (A3-C) Osservazioni o contro deduzioni (A3-C) Osservazioni o contro deduzioni Invio delle integrazioni o delle conformazioni richieste

46 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 45/ (B) SUAP (B) SUAP Comune designato, nella gestione associata del SUAP, allo svolgimento della fase di ricezione Avvio del procedimento (B5-0) Avvio del procedimento Definizione evento Inizio (B5-2) Ordinanza di sospensione (B5-2) Ordinanza di sospensione Mansione assegnata a Responsabile SUAP dell utente Su decisione del SUAP o a seguito degli esiti dei controlli effettuati dal Comune territorialmente competente o dagli Enti preposti viene avviato un procedimento per l annullamento degli effetti della Scia e contestuale sospensione dell'attività con l'emissione di un provvedimento da comunicare all'impresa. MODELLO B Ordinanza di divieto di prosecuzione (B5-20) Protocollo in uscita (B5-20) Protocollo in uscita Call activity di servizio Protocollazione in uscita del provvedimento da trasmettere (B5-20C) Provvedimento di sospensione (B5-20C) Provvedimento di sospensione Trasmissione del provvedimento.

47 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 46/ (B1-F) Fascicolo (B1-F) Fascicolo Formazione del fascicolo elettronico e/o cartaceo. Nel fascicolo verranno raccolti tutti i documenti, le comunicazioni e i provvedimenti formati e/o ricevuti nel corso della verifica formale e del controllo di merito (B5-21) Protocollo in ingresso (B5-21) Protocollo in ingresso Call activity di servizio Protocollazione in ingresso (B5-22) Osservazioni o contro deduzioni (B5-22) Osservazioni o contro deduzioni Mansione assegnata a Responsabile SUAP dell utente Ricezione di eventuali contro deduzioni o osservazioni inviate dall'impresa (B5-23) Invio ad altri soggetti (B5-23) Invio ad altri soggetti Se quanto ricevuto deve essere inoltrato ad altri soggetti (B3) Inoltro (B3) Inoltro Ritorno alla fase di inoltro Definizione evento Link

48 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 47/58 (B4) Ricezione esiti (B4) Ricezione esiti Fase di ricezione degli esiti da altri soggetti Definizione evento Link (B5-24) Esiti altri soggetti (B5-24) Esiti altri soggetti Se pervenute risposte da altri soggetti (B5-25) Conclusione procedimento (B5-25) Conclusione procedimento Mansione assegnata a Responsabile SUAP dell utente Se il SUAP accetta le osservazioni o le contro deduzioni inviate, si procede ala conclusione del procedimento ed alla comunicazione all'impresa dell'annullamento dell'ordinanza di sospensione. MODELLO E- chiusura procedimento per annullamento effetti SCIA MODELLO F chiusura procedimento dopo ordinanza di divieto (B5-25) Protocollo in uscita (B5-25) Protocollo in uscita Call activity di servizio Protocollazione in uscita della comunicazione da trasmettere (B5-25C) Provvedimento di annullamento (B5-25C) Provvedimento di annullamento Comunicazione del provvedimento di annullamento e della chiusura con esito positivo del procedimento con conseguente archiviazione della pratica.

49 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 48/ (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente nel workflow di eseguire l azione di annullamento ed archiviazione. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

50 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 49/ CONCLUSIONE CONTROLLO DI MERITO

51 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 50/ (A) IMPRESA (A) IMPRESA (A4) Mancanza titolo abilitante (A4) Mancanza titolo abilitante Tipo di evento A seguito del provvedimento finale emesso dal SUAP l attività non ha titolo per essere esercitata per: a) SCIA mancante di ogni presupposto di correttezza formale; b) mancata integrazione/conformazione il SUAP adotta motivato provvedimento di annullamento degli effetti della SCIA ex art. 21 nonies della legge 241/90 in caso di sussistenza dei presupposti dell'autotutela ordinando la cessazione dell'attività Comunicazione

52 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 51/ (B) SUAP (B) SUAP Comune designato, nella gestione associata del SUAP, allo svolgimento della fase di ricezione (B6) Conclusione del controllo (B7) Conclusione del controllo Mansione assegnata al Responsabile SUAP dell utente Valutazione degli esiti dei controlli effettuati o delle richieste pervenute da altri Enti o dal Comune territorialmente competente (B6-0) Esito (B6-0) Esito Esito conclusivo dei controlli effettuati (B6-1) Archiviazione (B6-1) Archiviazione Tipo di evento Chiusura ed archiviazione pratica: a) a seguito di mancanza di osservazioni, richieste o conformazioni nel corso degli endoprocedimenti. L archiviazione non necessita di alcuna comunicazione finale. b) a seguito di mancata integrazione /conformazione il SUAP dispone l'archiviazione del procedimento qualora rilevi la mancanza dei presupposti per l'adozione del provvedimento di autotutela ex art. 21 nonies legge 241/90, con conseguente prosecuzione dell'attività. Con comunicazione all interessato. Conclusione MODELLO E - chiusura procedimento per annullamento effetti SCIA MODELLO F - chiusura procedimento dopo ordinanza di divieto

53 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 52/ (B1-F) Fascicolo (B1-F) Fascicolo Chiusura del fascicolo elettronico e/o cartaceo. Nel fascicolo sono stati raccolti tutti i documenti, le comunicazioni e i provvedimenti formati e/o ricevuti nel corso della verifica formale e del controllo di merito (B6-2) Provvedimento finale (B6-2) Provvedimento finale Mansione assegnata al Responsabile SUAP Trasmissione/Comunicazione A seguito di esito negativo dei controlli deve essere notificato al richiedente la mancanza di titolo abilitante all'esercizio dell'attività. Il provvedimento finale viene emesso nel caso di: a) SCIA mancante di ogni presupposto di correttezza formale; b) mancata integrazione/conformazione il SUAP adotta motivato provvedimento di annullamento degli effetti della SCIA ex art. 21 nonies della legge 241/90 in caso di sussistenza dei presupposti dell'autotutela ordinando la cessazione dell'attività (B6-20) Protocollo in uscita (B6-20) Protocollo in uscita Call activity di servizio Protocollazione in uscita della comunicazione da trasmettere (B6-20C) Comunicazione provvedimento (B6-20C) Comunicazione provvedimento Comunicazione del provvedimento al richiedente ex lege 241/90.

54 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 53/ (BA) Uso dell applicativo SUAP (BA) Applicativo SUAP Mansione assegnata all Operatore SUAP di servizio L applicativo SUAP Akropolis consente nel workflow di eseguire l azione specifica. Dal menù principale=> Sportello SUAP =>Richieste=>Workflow

55 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 54/58 3 INFRASTRUTTURA INFORMATICA 3.1 DOTAZIONI INFORMATICHE

56 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 55/ Casella PEC Casella istituzione PEC Casella di PEC istituzionale, a cui fa riferimento il SUAP, per ricevere la documentazione dalle imprese; inviare le ricevute e gli atti relativi ai procedimenti; trasmettere atti, comunicazioni e relativi allegati alle altre amministrazioni comunque coinvolte nel procedimento e ricevere dalle stesse comunicazioni e atti in formato elettronico; Firma digitale Firma digitale Il Responsabile SUAP è dotato di certificato di firma digitale per la sottoscrizione dei documenti informatici. Il sistema in uso all ufficio deve consentire la lettura e la verifica dei documenti firmati digitalmente (file firmati in modo conforme alla deliberazione CNIPA n.45 del 21 maggio 2009) ricevuti nel corso del procedimento Protocollo informatico Protocollo informatico Sistema per la protocollazione informatica della documentazione in entrata e in uscita, per la certificazione della corrispondenza, come previsto dal DPR 445 del 28 dicembre 2000 e dal DPCM del 31 ottobre Per tutte le attività dell Ufficio unico che prevedono la registrazione di documenti e comunicazioni ricevuti o spediti, verrà utilizzato il sistema di protocollo informatico in uso al comune capofila. A tal fine verrà predisposta una apposita Area Organizzativa, composta da più Unità Operative abilitate alle funzioni richieste dallo svolgimento delle attività, all interno della AOO del Comune capofila. I documenti informatici, gli originali cartacei ed i fascicoli gestiti dal SUAP saranno classificati e gestiti secondo le regole archiviste previste nel Manuale di gestione del protocollo informatico del Comune capofila Servizio per la conservazione sostitutiva dei documenti Servizio per la conservazione digitale e sostitutiva dei documenti

57 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 56/58 Servizio per la conservazione digitale e sostitutiva dei documenti I documenti elettronici ricevuti o formati durante lo svolgimento delle attività del SUAP dovranno essere conservati digitalmente secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Il sistema adottato dovrà essere conforme alle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del Il sistema di conservazione dovrà assicurare la conservazione, tramite l adozione di regole, procedure e tecnologie, degli oggetti in esso archiviati, garantendo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Inoltre, dovrà garantire l accesso agli oggetto conservati, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico. I processi di conservazione possono essere attivati all interno della struttura organizzativa che produce il documento informatico o affidando tali processi a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo n.82 del 2005, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni Sito Web Sito Web Il servizio è realizzato tramite portale proprio (sito web del SUAP) oppure tramite area ad esso riservata nell'ambito del sito istituzionale, in cui siano pubblicate le informazione sui procedimenti amministrativi oltre alle modulistiche di riferimento. Se il sistema informatico adottato per l operatività del SUAP lo consente, sarà attivata apposita area che preveda la possibilità per gli utenti (previa identificazione, ove richiesto) di verificare lo stato di avanzamento delle pratiche Applicazione informatica per la gestione dei procedimenti (BA) Applicativo SUAP L applicativo attualmente in dotazione al SUAP associato è Akropolis di DataManagement. Il sistema è articolato in moduli per il front-office e per il back-office. Il modulo di front-office, accessibile via internet dagli utenti, fornisce le informazioni sui procedimenti, la normativa di riferimento, le modalità di presentazione delle segnalazioni (SCIA) e delle istanze (procedimento ordinario), oltre che mettere a

58 MANUALE SUAP - Struttura e fasi procedimenti in gestione associata 57/58 (BA) Applicativo SUAP disposizione tutta la modulistica necessaria. Il modulo di back-office consente all Ufficio Unico la gestione dell iter delle pratiche, dalla ricezione alla conclusione dell istruttoria. Il sistema è inoltre direttamente accessibile da tutti gli uffici dei comuni associati preposti a verifiche e controlli al fine di svolgere i compiti di propria competenza.

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