REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO DEI LOCALI DI PROPRIETA DELL ENTE

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1 REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO DEI LOCALI DI PROPRIETA DELL ENTE

2 INDICE Art. 1 Oggetto del Regolamento Art. 2 Utilizzo interno Art. 3 - Tipo di utilizzo Art. 4 Prenotazione delle sale Art. 5 Modalità di utilizzo Art. 6 Consegnatario Art. 7 Compensi Art. 8 Disposizioni finali Allegati

3 Art. 1 Oggetto del Regolamento Il presente regolamento disciplina l utilizzo delle sale riunioni site presso le sedi dell Arpa di Perugia e di Terni, descritte negli allegati A e B, di proprietà della stessa. Art. 2 Utilizzo interno L utilizzo interno delle sale di cui all art. 1 è regolamentato da disposizioni interne adottate dal Direttore Amministrativo. Art. 3 - Tipo di utilizzo L Arpa può concedere in uso i locali di cui all art. 1 per attività quali: conferenze ed eventi culturali; riunioni convegni corsi di formazione esposizioni e mostre. In ogni caso l Agenzia si riserva di non concedere le sale per eventi o manifestazioni giudicate non meritevoli. Le attività programmate dall Arpa, che presuppongano la disponibilità delle sale hanno priorità su ogni altra attività per la quale soggetti esterni chiedano analoga disponibilità. Art. 4 Prenotazione delle sale La richiesta per l utilizzo della sala polifunzionale della sede di Perugia e della sala conferenze della sede di Terni dovrà essere presentata con un anticipo di almeno dieci (10) giorni dalla data dell evento, utilizzando l apposito modello (Allegato C) inserito sul portale dell Agenzia. In tale richiesta sono specificati esattamente i servizi richiesti. La concessione richiesta è accordata previa istruttoria espletata dagli uffici competenti e l eventuale accettazione dell istanza da parte del servizio Patrimonio dell Agenzia. In particolare, il Servizio Informatico verifica, per la parte di propria competenza, l accoglibilità della richiesta, segnala i servizi che dovrà predisporre per quanto di sua competenza; in caso di necessità di utilizzo di supporti specialistici esterni, i costi saranno a carico del richiedente, a meno che questi non dichiari di volersi avvalere di un operatore di sua fiducia. Il Servizio Informatico adotta tutte le misure necessarie per la messa in sicurezza dell infrastruttura telematica della sala rispetto alla rete-dati agenziale, in maniera tale da garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni dell Agenzia. Il Servizio Patrimonio adotta le misure necessarie per impedire l accesso agli altri locali delle sedi Arpa dalla sala concessa in uso, al fine di garantire la sicurezza delle risorse umane, nonché la sicurezza fisica ed ambientale all interno dell Agenzia. L uso delle sale è limitato agli scopi e alle attività indicate nella richiesta.

4 Art. 5 Modalità di utilizzo L accesso alla sala da utilizzare è consentito esclusivamente nell orario di prenotazione confermato dal Servizio Patrimonio. In tale orario è possibile utilizzare tutte le attrezzature disponibili all interno della sala. L utilizzo deve essere corretto e deve salvaguardare la integrità delle attrezzature, degli arredi fissi e mobili nonché di tutta la sala nel suo insieme. Art. 6 Consegnatario Il soggetto richiedente viene individuato come consegnatario della sala, il quale individua un suo delegato denominato Tutor, in rappresentanza del soggetto, pubblico o privato, richiedente. Il referente del Servizio Patrimonio consegna le chiavi della sala al Tutor e fornisce tutte le informazioni inerenti la dotazione della sala, i relativi sistemi di sicurezza nonché le norme comportamentali da adottare. Il Tutor è responsabile del corretto uso della sala e di tutto quanto all interno della stessa, cosi come stabilito dal presente regolamento. Il Tutor garantisce l efficienza della sala per quanto concerne gli aspetti della sicurezza interna dei convenuti (uscite di sicurezza, sistemi di allarme, etc.) tutelando l integrità dei sistemi di sicurezza, in particolare in materia di prevenzione incendi. Il Tutor provvederà, alla fine dell evento, a riconsegnare le chiavi al referente di cui sopra, entro e non oltre il giorno successivo dal termine di utilizzo del locale, verificando che tutto si sia svolto come da regolamento. Il Tutor è tenuto al risarcimento degli eventuali danni riscontrati alle sale, agli arredi, agli impianti, danni a persone o cose di terzi, occorsi in occasione della concessione. Art. 7 Compensi I compensi a titolo di rimborso spese per l utilizzo delle sale di cui all art. 1 sono determinati sulla base dei costi sostenuti riscaldamento, illuminazione, impianto di amplificazione, pulizia e vengono adeguati annualmente, in sede di bilancio di previsione. I compensi come sopra indicati sono riportati su apposito allegato al Tariffario dell Arpa Umbria, approvato dalla Determinazione del Direttore Generale. La consegna delle chiavi della sala richiesta potrà essere effettuata soltanto a seguito del versamento del compenso/rimborso previsto, che dovrà essere effettuato secondo le modalità previste all allegato C e concordate tra le parti. Art. 8 Disposizioni finali Per tutto quanto non previsto dal presente regolamento si rinvia a norme di legge vigenti applicabili in materia, nonché a disposizioni interne adottate.

5 ALLEGATO A - SALA POLIFUNZIONALE PIANO SEMINTERRATO PRESSO LA SEDE DI PERUGIA La sala polifunzionale può essere utilizzata contemporaneamente per molteplici scopi che vengono consentiti dalla sua versatilità determinata dalla possibilità di suddivisione degli spazi interni e sia dalla possibilità di duplicare le funzioni. Si possono organizzare i seguenti approntamenti: -Una sala riunioni unica da 99 posti complessivamente (parete mobile aperta); -Due sale riunioni, una da 45 posti e l altra da 30 circa (parete mobile chiusa); -La possibilità di utilizzare l intera sala con un massimo di 23 Personal Computer collegabili su altrettante prese di rete; -Due sale. una riunioni da 45 posti circa e l altra sala informatica con 8 postazioni dotata ciascuna di personal computer connesso in rete (parete mobile chiusa). DOTAZIONI SALA POLIFUNZIONALE Poltroncine con piano di scrittura laterale richiudibile; agganciabili tra di loro tramite gancio rapido; sovrapponibili una all altra fino ad un massimo di cinque; Bagni separati per uomini e donne adiacenti la sala; Apparecchio telefonico fisso vicino al tavolo degli oratori; Cabina regia dove è posizionato il quadro elettrico generale, il quadro di comando dell impianto di climatizzazione e l armadio di attestazione delle connessione di rete; Impianto di illuminazione regolabile in intensità e funzionante in due modalità, una per sala unica e l altra per la suddivisione in due salette; Possibilità di oscuramento in caso di proiezione. Possibilità di Impianto di Video-conferenza; Sistema di amplificazione sonora; Impianto di videoproiezione con amplificazione sonora; Impianto di climatizzazione autonomo con ricambio d aria forzata sia per il funzionamento estivo che invernale, autoregolante in relazione all affollamento; Tavoli oratori n. 4. N.8 Personal Computer con relativo tavolo.

6 ALLEGATO B - SALA CONFERENZE PRESSO LA SEDE DI TERNI La sala conferenze è situata al piano terra nell edificio ove al piano primo è collocato il Laboratorio dell Agenzia ed al piano Terra e secondo l Istituto Sperimentale Zooprofilattico per l Umbria e Le Marche. La sala è dotata di un impianto audio e di proiezione su due schermi di fondo e su TV laterali per consentire a tutti un agevole visione di quanto proiettato e degli oratori. Vi è infatti un sistema di video ripresa che può essere inviato su qualunque apparato di videoproiezione. All interno della sala è disponibile il sistema di connessione alla rete wi fi. La sala è predisposta per organizzare i seguenti approntamenti: -Una sala convegni unica da 285 posti complessivamente (parete mobile aperta); -Due sale riunioni, una da 75 posti e l altra da 135 circa (parete mobile chiusa); DOTAZIONI SALA CONFERENZE Ampia hall di ingresso alla sala con guardaroba e vari tavoli per disporre l accoglienza. Sala regia da cui è possibile gestire tutte le informazioni concernenti l amplificazione sonora e le proiezioni, la visione dell interno della sala è assicurata dalla ripresa di n. due telecamere. Bagni separati per uomini e donne adiacenti la sala; Collegamento telefonico e connessione di rete per il tavolo degli oratori. Impianto di illuminazione separabile a zone. Possibilità di oscuramento in caso di proiezione. Impianto di climatizzazione ricambio d aria forzata sia per il funzionamento estivo che invernale, autoregolante in relazione all affollamento; Ampio bancone oratori con retrostante quadro.

7 ALLEGATO C ARPA UMBRIA SEZIONE AFFARI GENERALI, APPROVVIGIONAMENTI E PATRIMONIO RICHIESTA UTILIZZO SALA DA PARTE DI SOGGETTO ESTERNO SOGGETTO RICHIEDENTE RAGIONE SOCIALE Persona fisica Persona giuridica SEDE LEGALE CODICE FISCALE/ PARTIVA IVA RAPPRESENTANTE LEGALE TELEFONO / E- MAIL SALA Sala Perugia Sala Terni N. POSTI NECESSARI TIPOLOGIA EVENTO DATA EVENTO DURATA EVENTO TUTOR DELEGATO Mattina Pomeriggio Giornata intera DATA E FIRMA Allegare fotocopia documento del Rappresentante Legale (o suo delegato). Le chiavi verranno consegnate esclusivamente al Tutor individuato. Il presente modello deve essere inviato tramite PEC (protocollo@cert.arpa.umbria.it ) L eventuale pagamento dovrà essere effettuato prima della consegna della sala con le modalità concordate.