Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Prefettura U.T.G. Pisa... Firma del responsabile della candidatura - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano Fax Telematico Responsabile: Cognome: Dr. Nappi Nome: Alfredo Telefono: Ruolo: Vice Prefetto Vicario Referente/Proponente: Cognome:_Dr. Lo Giudice Nome: Francesco Telefono: Ruolo: Collaboratore Informatico Durata dell intervento in mesi : 6/12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 30/06/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 :! X Ammontare complessivo:! di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:.! a carico di altre Fonti (indicare quali)!..! Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte)! documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.)! piani di miglioramento/programmi settoriali! X è un iniziativa autonoma del proponente! altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte)! autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)! risultati di indagini di customer satisfaction! X analisi dei reclami raccolti in modo sistematico! X specifica indagine realizzata da personale interno! specifica indagine realizzata da consulenti! indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit! richiesta del vertice (politico o amministrativo)! altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:! sì, già realizzate! X sì, in corso! sì, già programmate! NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Dematerializzazione documentale, attraverso processi interni, con l ausilio di strumenti informatici come il protocollo elettronico e l archiviazione di tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita tramite scanner, e processi di collaborazione con altre amministrazioni pubbliche per la definizione di processi comunicativi tra le amministrazioni che portino alla semplificazione della pratica e l assenza di comunicazioni cartacee Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta)! carenza di un servizio/processo! esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi! esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder! X esigenza di ridurre i costi! esigenza di migliorare il clima organizzativo! altro (specificare) - 5 -

6 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Gli uffici esigono comunicazioni rapide, affidabili, efficienti e di grande qualità. Il Fax come strumento di comunicazione deve, ovviamente, soddisfare in pieno tutte queste esigenze. Anche nei momenti di traffico più intenso, le trasmissioni fax devono essere rapide e garantire un eccellente qualità. In poche parole occorre trovare una soluzione che assicuri massima professionalità per tutte le funzioni fax, sia in ricezione che in trasmissione, grande rapidità e qualità senza compromessi. Le comunicazioni fax richiedono grande attenzione: i messaggi importanti possono andare persi, persone non autorizzate possono leggere informazioni riservate oppure il fax può essere utilizzato senza autorizzazione. La sicurezza è pertanto una priorità assoluta. Il Fax Telematico risolve tutti i problemi di sicurezza grazie ad un attento monitoraggio delle attività, alla capacità di memorizzare dei messaggi in arrivo e in uscita e alla funzione di backup. Sicurezza ed efficienza sono sempre garantite. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte)! X utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene! altri portatori di interesse! X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene! X personale del settore/dei settori su cui si interviene! X personale che sarà impegnato a realizzare l intervento! altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Sono stati individuati alcuni uffici e servizi e con carichi di lavoro diversi (in termini di fax), che potevano iniziare la sperimentazione e dare dei ritorni immediati sui tempi, sull efficienza e sulla facilità d uso. Il coinvolgimento è stato ottenuto con l ausilio di interviste agli utenti per verificare le deficienze del vecchio sistema e, con riunioni con i vari responsabili dei servizi sono state individuate le criticità e le possibili implicazioni normative e, con il personale coinvolto nella realizzazione del progetto è stata fatta una analisi per l integrazione del sistema con il software esistente come ad esempio quello della protocollazione informatizzata In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte)! X dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): L indagine ha evidenziato che i tempi per invio dei fax con il metodo tradizionale erano molto elevati: 5 min il tempo medio uomo per l invio ed eventuale ripetizione del fax, con il conseguentemente rallentamento del lavoro. Per non parlare poi di alcuni uffici il cui volume di fax in alcuni momenti era talmente elevato da richiedere l assegnazione di una persona fissa per l invio. La facilità nel ritardare la consegna di un fax anche importanti e urgenti o lo stesso smarrimento dovuto alla non corretta assegnazione/protocollazione sono punti critici a cui non si può non trovare risposte e soluzioni

7 ! X dati di funzionamento (specificare quali): L altra criticità e l obsolescenza e i problemi di manutenzione che nascono spesso nell uso de fax tradizionali. Un ulteriore aggravio è dovuto alla mancanza di fondi per la riparazione dei fax e per l acquisto dei toner con la conseguenza che interi uffici non potevano riceve o mandare fax.! Altro (specificare) - 7 -

8 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta)! del contesto:! X integrare le amministrazioni! valorizzare la comunità! rinnovare il rapporto centro/periferia! del problema:! X cogliere le esigenze degli utenti! interpretare la missione! X analizzare la situazione, definire obiettivi! della soluzione:! X coinvolgere il personale! X utilizzare tecnologie e metodi! X gestire le risorse economiche! del risultato:! X controllare i risultati! X valutare gli effetti! X consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta)! innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge! X ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi)! gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.! modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione! modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale! modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti! altro (specificare) - 8 -

9 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Il progetto Fax Telematico ha come obiettivo la realizzazione di un sistema per l'informatizzazione dello strumento Fax. Il Fax come metodo di scambio di documentazione è stato da sempre lo strumento più utilizzato in ambito dell'ufficio. Solo negli ultimi anni ha trovato nella posta elettronica un valido antagonista; ciononostante è sempre presente in ogni realtà lavorativa. Lo scopo è di unire i due strumenti in un unico, potentissimo, mezzo di comunicazione elettronico. Il sistema che abbiamo realizzato si avvale di software open source, e si pone proprio questo obiettivo: traghettare il tradizionale fax nell'attuale realtà moderna trasformando un semplice computer in un fax telematico per la sua gestione completa: spedizione, catalogazione, archiviazione e ricerca. Il Fax Telematico fornisce vere soluzioni per l invio, la ricezione, l inoltro e l archiviazione di elevati volumi di fax. Il tutto accompagnato da una applicazione web anche questa open source per la gestione dei fax che permette agli utenti su qualsiasi piattaforma di visualizzare e spedire fax senza dover installare alcun software speciale. L applicazione web inoltre permette all amministratore di gestire gli utenti, i loro permessi, le linee fax, le categorie di fax e quant'altro. Il sistema da la possibilità di accedere ad Fax Telematico sia dalla rete locale sia via Internet. Il progetto mira a fornire agli Uffici Centrali e Periferici della Pubblica Amministrazione uno strumento efficace per la gestione elettronica del Fax e dei documenti conseguenti, in adempienza alle nome riguardanti la dematerializzazione, e si integra perfettamente con tutti si software già presenti di protocollazione informatica dei documenti. Il progetto Fax Telematico è rivolto alle Amministrazioni Pubbliche (Enti Locali) ed in particolare all insieme delle Prefetture italiane; nasce dall esperienza di una sperimentazione presso la Prefettura di Pisa e, si propone di allargare questo modello di gestione alle altre Prefetture e Amministrazioni Pubbliche, con un rapporto costi/benefici già il primo anno di 1 a 6. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Gli utenti possono visualizzare il fax online con un qualsiasi web browser (Internet Explorer 6/7, Firefox, Safari, Opera) I numeri di fax riconosciuti possono avere i loro fax direttamente inoltrati ad un indirizzo mail in formato PDF Gli utenti possono trasmettere i fax via mail utilizzando l interfaccia web Numero di utenti illimitato Numero di linee fax gestite illimitato Supporto per lingue diverse: ciascun utente può usare l interfaccia nella propria lingua madre Archiviazione dei fax in un database Facilità di integrazione con qualsiasi software informatico per la gestione automatizzata del protocollo Possibilità di Backup dei database, loro conservazione e archiviazione Archivio fax: gli utenti possono ricercare l archivio per fax ricevuti e spediti, con il nome del mittente/destinatario, per data, per categoria, per numero di protocollo, e se è stato installato il modulo aggiuntivo per l OCR i fax in ingresso possono essere ricercati anche per contenuto Catalogazione dei fax in conformità a categoria personalizzabili Archiviazione dei fax in formato PDF e TIFF Giornale di ciò che un utente ha inviato e la destinazione Gli utenti su qualsiasi piattaforma usano la medesima interfaccia I fax sono archiviati sul server invece che negli schedari Invio di fax direttamente dal proprio computer con la conferma via mail Multi linea, con possibilità di dedicare linee separate tra entrata e uscita - 9 -

10 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento Riduzione fino al 90% delle spese relative alla manodopera su tutto il traffico fax: si è calcolato che si può risparmiare di circa 2000 euro per 500 fax a settimana, questo calcolo si ottiene solo dal calcolo del risparmio sulle risorse umane, se poi si aggiunge il risparmio che si conseguire sui consumabili (toner, carta, manutenzione) allora la cifra aumenta considerevolmente. Riduzione dei tempi di attesa e invio fax: si stima che si dovrebbe passare dai 5 minuti medi stimati per l invio di un fax tradizionale agli 0,8 minuti se si utilizza il fax telematico. Ricezione di tutti i fax sul desktop, in modo automatico e sicuro: ciascun utente infatti ha la possibilità di visionare i fax attraverso una interfaccia web, con credenziali di accesso debitamente assegnati; altra possibilità è quella di inoltrare il fax in ingresso direttamente nella casella mail dell utente. Diminuzione del flusso cartaceo con riduzione di spesa di toner e carta: per stampare i fax si usano solo le stampanti già presenti negli uffici e si può decidere di volta in volta se avere il cartaceo del documento o no, oppure archiviarlo con le modalità previste dalle nuove normative. Flusso d informazioni ottimizzato per velocizzare le comunicazioni: si possono utilizzare sia fax che posta elettronica per inoltrare i documenti in ingresso e in uscita e si ha sempre il controllo del documento, e la possibilità di aggiungere note per facilitare le ricerche. Maggiore produttività per amministratori e utenti finali Riduzione dei costi di comunicazione aziendale e messaggistica Gestione automatica dei ritentativi su occupato e mancata risposta Inviare un fax è semplice ed immediato, come inviare una mail La rubrica centralizzata dei numeri di fax abbrevia le ricerche ed i tempi di aggiornamento I fax che trasmettete saranno di eccellente qualità Possibilità di immediato inoltro dei fax in arrivo al destinatario interessato con meccanismi automatici Facilità di monitoraggio dei fax con la tracciabilità di chi e dove ha inviato il fax Grazie all aumento della produttività, alla riduzione dei costi e al miglioramento dei livelli di servizio ai clienti, il Fax Telematico garantisce un ritorno sull investimento (anche se minimo) in pochi mesi Utilizzo di prodotti open source (costo dei software zero): tutti i software impiegati per lo sviluppo di questo progetto è gratuito e con i sorgenti modificabili, seguendo le direttive della Presidenza del Consiglio dei ministri Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie (Direttiva 19 Dicembre 2003 Sviluppo ed utilizzazione dei programmi informatici da parte delle pubbliche amministrazioni): le pubbliche amministrazioni devono tener conto della offerta sul mercato di una nuova modalità di sviluppo e diffusione di programmi informatici, definita «open source» o «a codice sorgente aperto». L'inclusione di tale nuova tipologia d'offerta all'interno delle soluzioni tecniche tra cui scegliere, contribuisce ad ampliare la gamma delle opportunità e delle possibili soluzioni, in un quadro di equilibrio, di pluralismo e di aperta competizione. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. GESTIONE DOCUMENTI: Il Fax Telematico gestisce l invio dei fax in maniera automatica e continua. Gestendo diverse linee sullo stesso server, consente l invio istantaneo di grandi volumi. Ogni fax inviato e ricevuto ha un numero identificativo del fax chiamato FaxID; nelle pubbliche amministrazioni questo numero corrisponde con il numero di protocollo. L'archivio del Fax Telematico è stato realizzato non solo per permettere all'utente di categorizzare e aggiungere descrizioni ai fax ma permette anche ad altre applicazioni di accedere ai fax tramite il FaxID. Supponiamo che un utente abbia confermato una lettera via fax. L'utente processa la disposizione, aggiunge il numero di disposizione e altre informazioni nella descrizione del fax, ed assegna una

11 categoria al fax. Il Fax Telematico tiene traccia dell'utente e della data dell'ultima modifica del descrizione e categoria del fax. In seguito questo fax sarà rintracciabile eseguendo una semplice ricerca nell'archivio. Inoltre, Fax Telematico permette all'amministratore di abilitare gli utenti a visualizzare tutti i fax in arrivo oppure solo i fax che arrivano da certe linee di trasmissione. Tutti i fax in arrivo passano attraverso il database di Fax Telematico, dove sono archiviati in formato PDF e si crea l'anteprima per l'interfaccia web. Se il numero di fax del mittente è impostato per Fax2 , Fax Telematico invierà il fax ricevuto direttamente all'indirizzo mail designato evitando l'interfaccia web, la stessa operazione di inoltro via mail può essere configurata assegnando una mail di riferimento ad ogni linea telefonica (esempio il dirigente o un responsabile di un servizio). Per quanto riguarda l'invio di fax, gli utenti possono usare l'interfaccia web o un'applicazione installata sul PC dell'utente. Una volta che il fax è inviato o se c'è un problema nell'invio del fax, l'utente riceve una notifica via mail. Se il fax è stato spedito correttamente, sarà quindi archiviato per ricerche future. FAX IN: Come si può vedere dalla figura 1, i fax in entrata vengono presi incarico da Fax Telematico che gestisce il modem, una volta terminata la trasmissione il fax viene archiviato in formato TIFF (immagine) e successivamente trasformato in PDF. Nel medesimo istante viene registrato il record all'interno del database e una copia in formato PDF viene inviata per mail al gestore del Fax Telematico o al responsabile del servizio associato alla linea telefonica. Quest'ultimo si occuperà tramite l'interfaccia web di AvantFax, di leggere il fax, attribuire la categoria di appartenenza e può, sempre per mail girarlo come allegato PDF al destinatario o decidere di salvarlo sul PC o stamparlo, e infine archiviarlo. E' possibile stabilire per i vari utenti quali linee e/o quali categorie possono consultare. Figura 1 - Fax In FAX OUT:! Come si vede dalla figura 5, da qualsiasi applicativo, una volta installato e configurato il client (stampante virtuale) è possibile 'faxare' un documento che automaticamente sarà inviato mediante il Fax Telematico. Il fax, in formato PDF e.tiff sarà archiviato nel database automaticamente e, il mittente riceverà una conferma di avvenuto invio (o di errore) direttamente nella propria casella di posta elettronica. E' possibile anche inviare fax tramite l'interfaccia web, la differenza sostanziale è che con quest ultima modalità si può inviare più documenti a più destinatari, creando anche liste di distribuzione, e programmare anche la data e ora dell invio

12 RICERCHE:! Il database permette di ricercare tutti i fax in base al mittente, alla categoria, alla data o per parola chiave indicata nei dettagli, per numero di protocollo (FaxID) e se installato il modulo gratuito aggiuntivo OCR (open source) per i fax in ingresso anche per contenuto

13 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Interviste e Riunioni Interviste Responsabili di Servizi Interviste Utenti Riunioni Responsabili del Servizio Penetrazione sull organizzazione dei servizi attuali e i margini di miglioramento Evidenza delle criticità della situazione attuale Installazione/Configurazione/ Formazione Installazione Fax Server /Test Fax Server Funzionamento di tutti i software e hardware persi in considerazione Prova di spedizione e ricezione di fax Configurazione Utenti Giusta assegnazione permessi Verifica della sicurezza Installazione client Funzionamento del software in considerazione dei vari sistemi operativi preesistenti Formazione Apprendimento veloce del mezzo Test e sperimentazione Un riscontro sul gradimento degli utenti dello strumento Test e sperimentazione Riunioni Responsabili del Servizio Comprensione dei problemi e Prova di invio e ricezione fax Facilità nell uso dello strumento Effettiva riduzione dei tempi di invio e dei costi Attivazione delle risorse del progetto Produzione Produzione Installazione di tutte le linee fax Funzionamento corretto delle linee

14 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Indicatore (descrizione e unità di misura) Miglioramento del tempo richiesto per l'invio di un fax Minuti: tempo per invio di un fax telematico x100 / tempo per invio fax tradizionale Risparmio mensile dei costi per l invio di un qualsiasi Euro: costo mensile invio fax telematico volume di fax x 100 / costo mensile fax tradizionale Dematerializzazione documenti n. documenti dematerializzati x 100 / n. documenti totali Riduzione costi connessi alla dematerializzazione Variazione costi acquisto carta toner documenti manutenzione Target 84% 85% 50% 50% 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano! X Si! No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 2 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Funzionari Altro personale Stesura e realizzazione del progetto Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Collaborazione di una buona parte del personale che è stato coinvolto nella sperimentazione

15 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) E iniziata anche una collaborazione con la Prefettura di Milano che su le nostre indicazioni e dopo aver visionato il progetto, ha deciso di iniziare una sperimentazione parallela con due uffici, programmando una verifica dopo alcuni mesi per misurare i costi/benefici nell adottare una soluzione di questo tipo. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Nessuna consulenza. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Il Fax Telematico, attivato ora come prototipo, è un servizio in progress, che sarà continuamente sviluppato, sia nella sua architettura software e nella sua impostazione, con l apporto concreto di tutti, suggerendo l introduzione di nuove funzionalità, qualora se ne ravvisi l esigenza. Quest attività di sviluppo e progettazione è finalizzata ad accogliere tutte le potenzialità indicate e a fare del Fax telematico medesimo un importante segmento della comunicazione integrata della Prefettura. Sarà promossa in costante raccordo con l Ufficio del Capo di Gabinetto e del Vicario e nonché con le strutture di volta in volta interessate. Essa terrà però anche costantemente conto dei suggerimenti, segnalazioni e proposte che tutti i dipendenti che sono invitati a formulare. allo scambio di informazioni 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Fornire indirizzi per l'elaborazione dei programmi, approvare i programmi, esaminare le azioni previste ed i tempi di realizzazione, verificare la disponibilità di personale e di mezzi, elaborare metodologie comuni, verificare lo stato d'avanzamento delle attività, verificare i problemi che sono emersi e trovare soluzioni condivise, concordare le modalità di realizzazione delle azioni previste, elaborare proposte di formazione del personale interno, elaborare proposte relative alla rilevazione delle esigenze e aspettative degli utenti, ed alla valutazione dei risultati ottenuti, elaborare proposte di promozione delle attività

16 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Verifica giornaliera/settimanale sull uso del Fax Telematico dal punto di vista dello stress dello strumento, del volume e dei tempi attesi con interventi correttivi sulle varie configurazioni per perfezionare la sicurezza e l efficienza. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Riunioni con la dirigenza, briefing con utenti e responsabili dei servizi, mail per informare gli utenti di nuovi aggiornamenti e modifiche e normative, contatti diretti per risolvere problematiche tecniche, circolari per stabilire la modalità di utilizzo dello strumentò, incontri con gli soggetti esterni per illustrare le problematiche e i vantaggi del fax telematico. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. I principali problemi riscontrati che impattano sul progetto hanno riguardato le resistenze al cambiamento dovuti all introduzione di una nuova tecnologia che modifica almeno in parte l organizzazione del lavoro a tutti i livelli. A livello riunioni e interviste con il personale dirigenziale, uno dei dubbi è che emerso è la valenza giuridica e formale del Fax Telematico, quest ultimo oltre ad essere un fax è anche uno strumento informatico e quindi si può collocare pienamente nella giurisprudenza che tratta la gestione dei documenti prodotti con strumenti informatici. Uno dei dubbi invece sollevati durante le riunioni e le interviste con gli utenti è stato l apposizione della firma su documenti che sono generati sul computer e che poi devono essere inviati via fax. Sono piuttosto frequenti le domande sul valore della firma autografa digitalizzata (riprodotta con uno scanner o tracciata su una tavoletta sensibile) e sulle sue eventuali affinità con la firma digitale. Altra criticità emersa riguardava l uso fraudolento nell utilizzo del fax telematico. Altra criticità riguarda la mancanza di strumenti (scanner) per l acquisizione di documenti non in formato elettronico

17 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO Inserire il Gannt relativo alla tempistica del Piano. Legenda: s: settimana g: giorno h: ora

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