Progetti Europei. Indice: H2020: Annotated Model Grant Agreement v Maggio 2017

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1 2 Maggio 2017 Indice: H2020: Annotated Model Grant Agreement v AMGA v. 4.0: Art. 6.2.A.2 'Costs for natural persons working under a direct contract with the beneficiary'... 2 AMGA v. 4.0: Art. 14a implementation of action tasks by international partners'. 3 AMGA v. 4.0: Article 52.1 'Forms and means of communication'... 4 H2020: Annotated Model Grant Agreement v. 4.0 In data 21 Aprile 2017 la commissione europea ha pubblicato la versione 4.0 del documento esplicativo ed interpretativo delle regole dei GA nell ambio del Programma H2020. Il documento denominato AMGA Annotated Model Grant Agreement, include aggiornamenti necessari a seguito dell introduzione del Model Grant Agreement v.4.0 rilasciato in data 27 Febbraio 2017, oltre a nuove annotazioni ed esempi. Il documento è rinvenibile nel sito della Commissione dedicato ad H2020 nella sezione Participant Portal seguendo il percorso seguente: Participant portal how to participate reference documents guidance annotated model grant agreement oppure può essere scaricato in formato pdf collegandosi al link ec.europa.eu/research/participants/data/ref /h2020/grants_manual/amga/h2020- amga_en.pdf In concomitanza con la pubblicazione del citato documento, la Commissione ha anche aggiornato il documento Guidance on List of issues applicable to particular countries rilasciando la versione 1.3 datata anch essa 21 Aprile 2017 che recepisce la riformulazione dell articolo 6.2 che, per quanto riguarda l Italia riguarda il trattamento dei costi per Co.Co.Pro., Co.Co.Co. ed Assegni di Ricerca nell ambito della categoria Direct Personnel Costs 1

2 AMGA v. 4.0: Art. 6.2.A.2 'Costs for natural persons working under a direct contract with the beneficiary' Di seguito indichiamo le principali spiegazioni ed interpretazioni fornite dalla Commissione in relazione al contenuto dell articolo 6.2.A.2, che nella formulazione data nel GA 4.0 (27 febbraio 2017) stabilisce 6.2.A.2 The costs for natural persons working under a direct contract with the beneficiary other than an employment contract are eligible personnel costs, if: (a) the person works under conditions similar to those of an employee (in particular regarding the way the work is organised, the tasks that are performed and the premises where they are performed); (b) the result of the work carried out belongs to the beneficiary (unless exceptionally agreed otherwise), and (c) the costs are not significantly different from those for personnel performing similar tasks under an employment contract with the beneficiary. Le principali note esplicative fornite dalla Commissione in relazione a questo articolo sono sintetizzate di seguito.! Questa categoria di budget intende coprire i costi relativi a persone fisiche (c.d in-house consultant) che lavorano sul progetto per il beneficiario con un rapporto diretto. E pertanto esclusa la possibilità di rendicontare in questa categoria il costo sorto in relazione a personale ottenuto ricorrendo ad agenzie di lavoro temporaneo, sono esclusi anche i casi in cui il rapporto sia instaurato con una società unipersonale.! La persona fisica deve essere soggetta a condizioni di lavoro simili a quelle del personale del beneficiario ma con un contratto le cui caratteristiche legali sono diverse da quelle dei dipendenti del beneficiario. A tale proposito la Commissione fa esplicito riferimento ai contratti para subordinati secondo la definizione data dalle leggi in vigore nel paese del beneficiario quando prevedono condizioni di lavoro simili a quelle di un normale contratto di impiego.! Non è necessario che le condizioni di lavoro della persona fisica siano esattamente le medesime di quelle degli impiegati, devono essere similari in generale, in particolare: - Il beneficiario deve organizzare e supervisionare il lavoro della persona fisica analogamente a quanto fa per i propri dipendenti. A tale proposito la Commissione fornisce due esempi: " Condizione Accettabile - Il project leader del beneficiario e la persona fisica hanno incontri regolari al fine di discutere il lavoro che deve essere svolto: E il project leader che decide le attività, le tempistiche ed istruisce la persona. " Condizione non accettabile - Il project leader del beneficiario e la persona fisica hanno incontri irregolari per verificare lo stato di avanzamento del lavoro affidato alla persona fisica. Qualora sia necessario apportare cambiamenti alle task queste devono essere accettate dalla persona fisica e comportano una variazione nel costo che il beneficiario rendiconterà. - Il beneficiario deve garantire che anche le ore lavorate dalla persona fisica siano rilevate mediante un affidabile sistema di rilevazione del tempo lavorato (time sheets). - La persona fisica è soggetta a requisiti di presenza analoghi a quelli dei dipendenti del beneficiario. Non è quindi ammissibile che sia la persona fisica a decidere quando e per quanto tempo lavorare presso il beneficiario.! Il risultato del lavoro svolto dalla persona fisica, inclusi brevetti e copyright, deve in linea di principio appartenere al beneficiario. Qualora, in casi eccezionali, tali risultati appartengano alla persona fisica, il beneficiario deve ottenerne i diritti (ad esempio mediante un trasferimento o 2

3 una licenza) affinché possa ottemperare alle proprie obbligazioni nei confronti della Commissione.! Il costo della persona fisica non deve differire in maniera significativa da quello che il beneficiario sostiene per un proprio dipendente impiegato nello svolgimento di tasks simili a quelle affidate alla persona fisica. E pertanto necessario che la persona fisica sia remunerata in base al tempo lavorato e non in base al raggiungimento di risultati o al completamento di deliverables. IL costo rendicontabile per la persona fisica è dato, analogamente a quello del personale dipendente, moltiplicando il suo tasso orario per il numero di ore lavorato sul progetto. Per la determinazione del tasso orario il beneficiario deve attenersi ad una delle seguenti disposizioni: 1) Qualora il contratto tra il beneficiario e la persona fisica stabilisca un tasso orario, questo deve essere utilizzato per determinare il costo rendicontabile sul progetto; 2) Qualora il contratto stabilisca il costo complessivo e il totale delle ore che dovranno essere lavorate, il tasso orario si determina rapportando il costo complessivo alle ore totale lavorabili; 3) Qualora il contratto stabilisca il costo complessivo ma non il totale delle ore che dovranno essere lavorate, il tasso orario si determina rapportando il costo complessivo al pro-quota di 1720 h corrispondente alla durata del contratto nell ambito dell esercizio finanziario. Si veda l esempio seguente Durata del contratto in mesi 9 Periodo contrattuale 1/1/17-30/9/17 Costo mensile Costo totale contratto ore lavorabili nel periodo contrattuale n.d Ore per calcolo tasso orario 1720/12* Tasso orario /860 20,93 Ore lavorate sul progetto (time sheets) 850 Costo rendicontabile ,70 AMGA v. 4.0: Art. 14a implementation of action tasks by international partners' L articolo 14a rappresenta un opzione che è stata introdotta con la versione 4.0 del Model Grant Agreement e perrtanto potrà essere inserita nei Grant Agreement stipulati successivante alla data di entrata in vigore della nuova versione del Model Grant Agreement (27 Febbraio 2017). Tale articolo consente ai beneficiari di coinvolgere pertner di riecrca internazionali nell implementazione dell azione progettuale. Nell ambito della versione 4.0 dell annotated model Grant Agreement la Commissione ha fornito spiegazioni e chiarimenti circa questo articolo. Di seguito sono esposti i principali elementi che devono essere tenuti in considerazioni qualora il beneficario intenda avvalersi dell opportunità consentita dall artiolo 14a. " Gli international Partners non devono essere eleggibili per il finanziamento, devono quindi essere basate in paesi terzi non compresi nell elenco list of countries eligible for funding (General Annex A to the main work programme ). " Gli international Partners non firmano il Grant agreement e pertanto non hanno nessuna obbligazione diretta nell ambito del Grant Agreement. E quindi responsabilità del beneficiario garantire che l international Partner rispetti alcune obbligazioni del GA. " L international partner implementa direttamente le task che gli sono state attribuite dal proprio beneficario, quest ultimo rimane responsabile nei confronti della Commissione della/e task svolte dall international Partner. " I partner internazionali non ricevono finanziamento comunitario (in quanto non firmatari del GA), i costi 3

4 dell international partner non sono ammissibili per il rimborso nell ambito del GA. Tuttavia, a soli fini informativi, i costi dell international partner devono essere indicati nell Annex 2 al GA; l international Partner (né il suo beneficario) dovrà rendicontare tali costi. " Non è necessario che esista alcun legame di partecipazione o di correlazione fra il beneficario e l international partner, non è tuttavia neppure proibita l esistenza di tale legame. " All international partner può essere affidato lo svolgimento di qualsiasi task progettuale. " L international partner deve essere identificato nell articolo 14 a del Grant Agreement, le task e la stima dei relativi costi devono esste esposti rispettivamente nell Annex 1 e 2 al Grant agreement. Qualora il beneficiario intenda ricorrere ad un international partner successivamente alla stipula del Grant agreement, dovrà sottoprre alla Commissione un amendment al Grant Agreement. " Il benficiario deve assicurare che i seguenti obblighi siano estesi anche all international partner: - verifica della proper implementation delle azioni progettuali e dell impatto dell azione attribuiti dal GA alla EU, ECA e OLAF; - mantenimento di adeguata documentazione di supporto relativamente all implementazione tecnica e scientifica; - predisposizione di repot tecnici nella lingua stabilita dal Grant Agreement; - evitare conflitti di interesse; - Mantenere la confidenzialità; - Promuovere l azione progettuale e dare adeguata visibilità al Finanziamento Comunitario. AMGA v. 4.0: Article 52.1 'Forms and means of communication' La versione 4.0 del Grant Agreement rilasciata dalla Commissione in data 27 Febbraio 2017, ha introdotto alcune modifiche all articolo 52.1 che diverranno effettive per tutti i grant agreement stipulati dalla data di entrata in vigore del Grant Agreement v 4.0. In particolare le modifiche introdotte riguradano: - l estensione del Participant Portal come strumento per le comunicazioni fra la Commissione ed i beneficiari anche successivamente alla liquidazione del saldo del contributo dovuto per le attività prpgettuali. Per tutti i Grant Agreemet in essere alla data di entrata in vigore del GA 4.0 le comunicazioni fra Commissione e Beneficiari successivamente alla liquidazione del saldo del contributo continueranno secondo le modalità precedenti (quindi prevalentemente mediante invio di comunicazioni cartacee) fatta salva la possibilità dei beneficiari di aderire comunque alle nuove modalità di scambio di comunicazioni. - L utilizzo del particpant Portal quale piattaforma per lo scambio di cominicazioni fra la Commissione ed i beneficari anche successivamente alla data di liquidazione del contributo progettuale, introduce l obblìigo per ciascun LEAR di mantenere aggiornati i contatti del beneficario al fine di garantire che il canale di comunicazione resti operativo. - Le notifiche formali si intendono aperte 10 giorni dopo che sono state inoltrate; è responsabilità del beneficiario provvedere all apertura delle notofiche in tempo utile. Nell ambito dell articolo 52.1, la Commissione fornisce indicazioni circa il caso particolare in cui un beneficario incorra in una procedura concorsuale (fallimento) nel periodo di implementazione del progetto. In tal caso 4

5 deve essere garantito al Liquidatore/commissario giudiziale l accesso al particiapnt Portal allo scopo di consentire il completamento delleobbligazioni a carico del beneficiario. In casi eccezionali la Commisione può concordare di proseguire le comunicazioni con il beneficiario al difuori del sistema di comunicazione basato sul Participant Portal (ad esempio mediante Raccomandate AR, mail) Via Stendhal, Milano telefono: info@gdarevind.it unife@gdarevind.it 5