DINAMIC GEST. La soluzione completa per i Laboratori di Assistenza Tecnica * gestione assistenza * fatturazione * magazzino * contabilità

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1 DINAMIC GEST La soluzione completa per i Laboratori di Assistenza Tecnica * gestione assistenza * fatturazione * magazzino * contabilità

2 Consente con un solo strumento: * la gestione del servizio di assistenza * la gestione completa del magazzino (carico/scarico, inventario, scorta minima, statistiche, ) * la gestione delle vendite (d.d.t., fatture immediate, accompagnatorie, differite) * la fatturazione automatica dei contratti di assistenza * la fatturazione automatica degli interventi di assistenza * la gestione integrata della contabilità

3 DINAMIC FULL Software destinato a chi vuole gestire in maniera efficiente il servizio di Assistenza Tecnica. E ottimale qualunque sia l oggetto da assistere: MISURATORI FISCALI BILANCE APPARECCHI PER FOTOCOPIATURA PERSONAL COMPUTER E PERIFERICHE SOFTWARE oppure, per uscire dal settore Office, MACCHINE DA CAFFE ESTINTORI ASCENSORI.

4 DINAMIC FULL Il programma si basa su alcuni archivi principali: archivio AZIENDA: * contiene le informazioni relative al Laboratorio che usa il programma L archivio delle Aziende contiene i dati anagrafici identificativi del Laboratorio che utilizza il i programma le informazioni che servono per l invio trimestrale dell elenco delle Verificazioni Periodiche all Agenzia delle Entrate i contatori interni per l attribuzione automatica di codice cliente numero chiamata numero fattura (se attivo il modulo Fatturazione e non attiva la versione FULL PLUS) parametri di colloquio con modulo GEMAWIN (se attiva la versione FULL PLUS)

5 DINAMIC FULL Il programma si basa su alcuni archivi principali: archivio CLIENTI: * contiene le informazioni relative ad ogni Cliente che possieda almeno una macchina di cui si debba gestire l assistenza L archivio dei Clienti contiene i dati anagrafici identificativi del Cliente: dati sede amministrativa dati sede legale dati del legale rappresentante il programma mette a disposizione dell operatore molte modalità diverse per la ricerca del Cliente: ricerca per codice ricerca per ragione sociale (anche parziale) ricerca per ragione sociale abbreviata ricerca per indirizzo (anche parziale) ricerca per cap ricerca per località ricerca per telefono ricerca per codice fiscale / partita iva ricerca per lista (ordinata in base a criteri diversi)

6 DINAMIC FULL Il programma si basa su alcuni archivi principali: archivio MACCHINE: * contiene le informazioni relative ad ogni apparecchiatura di cui si debba gestire l assistenza SCHEDA ANAGRAFICA MACCHINE PRIMA VIDEATA Le informazioni relative ad ogni macchina sono suddivise in tre videate successive: i dati contenuti nella prima videata sono: dati luogo ubicazione della macchina dati caratteristici della macchina: categoria di appartenenza modello (da cui logotipo e marchio) matricola il programma mette a disposizione dell operatore molte modalità diverse per la ricerca della Macchina: ricerca per codice ricerca per ragione sociale (anche parziale) ricerca per ragione sociale abbreviata ricerca per indirizzo (anche parziale) ricerca per cap ricerca per località ricerca per telefono ricerca per matricola o identificativo ricerca per lista (ordinata in base a criteri diversi)

7 DINAMIC FULL Il programma si basa su alcuni archivi principali: archivio MACCHINE: * contiene le informazioni relative ad ogni apparecchiatura di cui si debba gestire l assistenza SCHEDA ANAGRAFICA MACCHINE DATI AGGIUNTIVI i dati contenuti nella seconda videata (DATI AGGIUNTIVI) sono: indicazione degli estremi di acquisto/consegna scadenza garanzia identificazione dell eventuale contratto di assistenza (tipo, inizio i e fine, importo) dettaglio delle caratteristiche dell installazione: tecnico preferenziale tipo di attività / esercizio venditore zona situazione macchina fascia di vendita turni / orario di apertura contatori (caratteristici della categoria: tipicamente sono gli azzeramenti in caso di macchina fiscale o i contatori di copie per i fotocopiatori) riferimenti degli ultimi interventi eseguiti

8 DINAMIC FULL Il programma si basa su alcuni archivi principali: archivio MACCHINE: * contiene le informazioni relative ad ogni apparecchiatura di cui si debba gestire l assistenza SCHEDA ANAGRAFICA MACCHINE MAT./VISITE/TECNOL i dati contenuti nella terza videata (MATER/VISITE/TECNOL) sono: indicazione delle date delle eventuali visite programmate indicazione per 5 materiali configurabili dei valori relativi ad una descrizione (es( es:sostituzione) ad una data ad una quantità (o valore) elenco delle tecnologie utilizzate, tra quelle previste dal programma. dettaglio dei valori di COSTO / LISTINO specifici per quella matricola note descrittive inserite sulla matricola note da presentare all apertura di una nuova chiamata

9 DINAMIC FULL Nella scheda anagrafica della macchina il programma mette a disposizione dell operatore una serie di STAMPE specifiche, particolarmente utili nella gestione delle macchine fiscali. Le stampe PREDEFINITE sono le seguenti: Dichiarazione di messa in servizio con/senza Verificazione Periodica con/senza disinstallazione di altro apparecchio in sede fissa o su Area pubblica Dichiarazione di variazione dati Dichiarazione di disinstallazione Modulo generico per MESSA IN SERVIZIO/VARIAZIONE DATI/DISINSTALLAZIONE Check list Verificazione periodica su M.F. con sigillo integro Autocertificazione resa dal riparatore per Verificazione Periodica ica su M.F. privo di sigillo Resoconto di Verificazione Periodica con Esito negativo L utente, inoltre, ha la possibilità di generarsi in modo autonomo, usando strumenti standard (come Microsoft Word), i propri documenti, sia per le casistiche elencate che per qualunque altra necessità

10 DINAMIC FULL Nella scheda anagrafica della macchina il programma mette a disposizione alcune funzioni di visualizzazione/modifica delle informazioni relative a chiamate e interventi tecnici eseguiti sulla macchina stessa. LISTA CHIAMATE IN SOSPESO LISTA INTERVENTI ESEGUITI

11 DINAMIC FULL Nella scheda anagrafica della macchina il programma mette a disposizione una funzione di visualizzazione dei ricambi / materiali di consumo che fanno riferimento alla matricola stessa.

12 DINAMIC FULL La gestione del servizio di assistenza parte dalle informazioni contenute negli archivi Clienti e Macchine per la creazione della CHIAMATA, cioè della richiesta di intervento tecnico. L operatore indica: Data chiamata (proposta quella di sistema) Ora chiamata (proposta quella di sistema) Tecnico (proposto quello indicato nella scheda macchina) Difetto denunciato dal cliente sotto forma di codici caricati in apposita tabella sotto forma di descrizione libera del difetto Persona a cui fare riferimento per la chiamata Il programma rende disponibile la possibilità di correzione di una u eventuale chiamata in sospeso, cioè di una precedente richiesta di intervento tecnico non ancora eseguito, o registrato, e quindi trasformata in intervento

13 DINAMIC FULL La conferma della CHIAMATA può generare la stampa del rapportino di intervento Il layout del modulo RAPPORTINO può essere differenziato per CATEGORIA di macchina: per esempio il rapportino per un apparecchio fiscale può comprendere la check list per l esecuzione della verificazione periodica, mentre quello per un fotocopiatore o un PC non necessita di queste informazioni. Il programma prevede di serie la stampa di alcuni tipi diversi di modulo rapportino. Il tipo di modulo da utilizzare può essere impostato in modo generico nei Parametri della procedura, oppure in modo specifico, per Categoria, nella tabella delle Categorie. Per fare in modo che ogni utilizzatore possa personalizzare in base alle proprie esigenze questo modulo (che spesso rientra tra quelli inseriti nella pratica di certificazione), il programma ma consente di usare anche moduli predisposti con strumenti esterni, come per esempio Microsoft WORD: ogni utente può costruirsi il proprio layout e configurare il programma in modo che, al momento della stampa del rapportino di intervento, si vada ad utilizzare il file creato dall utente invece di uno di quelli interni.

14 DINAMIC FULL Dopo l esecuzione materiale dell intervento tecnico richiesto, l utente provvederà a registrare sul programma i dettagli del lavoro eseguito, trasformando così la CHIAMATA in INTERVENTO L operatore deve inserire: Data di intervento Tecnico effettivamente intervenuto Descrizione del lavoro eseguito Nel caso in cui si tratti di un intervento su apparecchio fiscale può essere necessario indicare se è stata eseguita la Verificazione Periodica e se questa è dovuta alla tipologia dell intervento (indicando così che è stato necessario spiombare l apparecchio). In questo modo si ottiene: l inserimento dell intervento nell elenco trimestrale per l Agenzia delle Entrate la gestione delle informazioni che consentono di avere sempre aggiornato e disponibile lo scadenziario delle Verificazioni Periodiche da eseguire

15 DINAMIC FULL Sempre nella fase di registrazione dell intervento l operatore può inserire anche altre informazioni: Valore dei contatori caratteristici della categoria a cui appartiene la macchina NUMERO AZZERAMENTI NUMERO COPIE. Tecnologie in uso presso il cliente Indicazione dei parametri che consentono la valorizzazione dell intervento eseguito: Ore di Viaggio Km percorsi Ore di lavoro Diritto di chiamata Importo per Verificazione Periodica Varie Il programma propone gli importi unitari di COSTI/LISTINI dei diversi componenti, in base a quanto impostato nelle opportune tabelle e a quanto indicato nella tabelle degli Abbonamenti, L operatore deve indicare i valori effettivi che saranno addebitati al cliente per questo intervento tecnico

16 DINAMIC FULL Sempre nella fase di registrazione dell intervento l operatore può inserire anche altre informazioni: Indicazione di pezzi di ricambio o materiali di consumo che sono stati utilizzati nel corso dell intervento tecnico. Per ognuno di essi è necessario indicare la quantità e il prezzo unitario che effettivamente verrà addebitato al cliente. La registrazione di queste informazioni consente al programma DINAMIC di poter fornire due risultati importanti: Disponibilità di un raffronto tra COSTI INCASSI TEORICI (questi due valori sono riferiti ai listini inseriti nelle opportune tabelle) e INCASSI REALI (inseriti manualmente dall operatore, o confermando i valori proposti dal programma o intervenendo manualmente per una correzione di questi stessi valori). Questa informazione, insieme alla valorizzazione dei contratti di assistenza, consente di ottenere in modo rapido ma estremamente affidabile (partendo dal presupposto della correttezza dei dati inseriti) un indicazione della redditività dei contratti di assistenza in essere. Registrazione delle informazioni che consentono lo SCARICO DEL MAGAZZINO in tempo reale la predisposizione dei dati per la generazione automatica delle fattura relative agli interventi eseguiti

17 DINAMIC FULL Le informazioni memorizzate mediante la gestione dell attività del laboratorio eseguita con il programma DINAMIC sono sempre a disposizione dell operatore. L estrazione dei dati può avvenire attraverso le STAMPE che il programma gestisce. L insieme dei CLIENTI e/o delle MACCHINE e/o delle CHIAMATE e/o degli INTERVENTI che entreranno nella stampa richiesta è determinabile attraverso SELEZIONI estremamente dettagliate e flessibili.

18 DINAMIC FULL Alle STAMPE si accede attraverso la scelta disponibile nel menù principale: Alcune stampe prevedono un tracciato predefinito e non modificabile: Lista anagrafica Clienti Lista Macchine Scadenziario Abbonamenti / Garanzie / V.P. Lista Chiamate Lista Interventi Carico di Lavoro Tra le stampe ha un particolare rilievo il TABULATO DEFINIBILE che consente di costruirsi una libreria di tabulati propri, da utilizzare nelle diverse occasioni, in base alle esigenze del momento.

19 DINAMIC FULL Tutte le STAMPE mettono a disposizione dell operatore le funzioni di SELEZIONE e di ORDINAMENTO: SELEZIONE MACCHINE ORDINAMENTO MACCHINE

20 DINAMIC FULL Il TABULATO DEFINIBILE consente di all utente di scegliere il tracciato della stampa, cioè: * QUALI INFORMAZIONI STAMPARE. * IN QUALE COLONNA POSIZIONARE OGNUNA DI ESSE. Sono disponibili quasi tutti i campi contenuti nella scheda anagrafica del cliente nella scheda anagrafica della macchina Le informazioni che fanno riferimento a tabelle sono disponibili sia come CODICE che come relativa DECODIFICA (per ottimizzare, ove serva, la leggibilità del tabulato) Per i campi più lunghi viene data possibilità all operatore di limitare il numero di caratteri da inserire nella stampa E sempre visualizzato lo spazio (n. di caratteri) disponibile e utilizzato, in base alla combinazione carattere/orientamento di stampa che risulta impostata

21 DINAMIC FULL Il TABULATO DEFINIBILE che si è costruito può essere SALVATO per un successivo utilizzo. Alla stampa viene così attribuito un codice e una descrizione che ne facilitano la ricerca e il richiamo La funzione di TABULATO DEFINIBILE consente anche: Conteggio del numero di CLIENTI e di MACCHINE che soddisfano le selezioni impostate Calcolo del numero di abbonamenti ed, eventualmente, dell importo totale di tali abbonamenti presenti nell insieme clienti/macchine selezionato Generazione di un file in formato testo che contiene il tabulato richiesto

22 Magazzino e Fatturazione E il modulo perfettamente integrato con Dinamic FULL che consente: * La completa gestione del magazzino * La completa gestione delle vendite * La fatturazione automatica degli abbonamenti * La fatturazione automatica degli interventi

23 Magazzino e Fatturazione L accesso al modulo avviene attraverso un pulsante presente nella videata principale del programma DINAMIC FULL.

24 Magazzino e Fatturazione Attraverso un menù operativamente simile a quello di DINAMIC l operatore ha accesso alle funzioni principali del programma

25 Magazzino e Fatturazione L archivio principale di GEMAWIN è quello che contiene le informazioni sugli ARTICOLI Ogni articolo è identificato da un codice interno, assegnato in modo automatico dal programma. Ogni articolo è identificato anche da uno o più codici assegnati dall utente. Se l articolo è una MACCHINA occorre marcare il flag che indica che il codice identificativo assegnato dall operatore rappresenta anche la MATRICOLA della macchina stessa Se l articolo è una macchina è consigliabile indicare nella sua scheda anagrafica anche la CATEGORIA e il MODELLO. Queste informazioni in GEMAWIN sono solo utilizzate, mentre sono gestite in modo completo da DINAMIC. Ogni articolo può essere associato a GRUPPI MERCEOLOGICI (4 principali + 16 aggiuntivi + reparto + marchio) che consentono di ottenere le informazioni gestionali e/o statistiche relative al magazzino anche per raggruppamenti omogenei La codifica accurata e precisa della scheda anagrafica dell articolo è molto importante in quanto costituisce la base di lavoro per le funzioni di Magazzino e Fatturazione.

26 Magazzino e Fatturazione La tabella che regola le caratteristiche di ogni movimentazione di magazzino è quella delle CAUSALI DI MOVIMENTAZIONE La causale di movimentazione va ad indicare al programma come ogni movimento andrà ad agire sulle informazioni principali che caratterizzano la scheda anagrafica dell articolo e ne determinano la giacenza: GIACENZA ACQUISTATO VENDUTO ESISTENZA INIZIALE Nella tabella delle causali occorre indicare anche se un movimento eseguito con quella causale possa determinare la creazione automatica di una macchina per la gestione successiva della sua assistenza tecnica. Se all interno di un movimento con CAUSALE che presenti attivo il i flag possibile creazione automatica MACCHINA è presente un articolo che presenti il flag Codice = Matricola, il programma provvederà AUTOMATICAMENTE alla creazione di una scheda anagrafica MACCHINA con le caratteristiche indicate nella scheda anagrafica dell articolo. Tale Macchina sarà automaticamente associata al Cliente indicato nel movimento e sarà immediatamente disponibile per la gestione del suo servizio di assistenza con il programma DINAMIC

27 Magazzino e Fatturazione Il carico e lo scarico degli articoli avviene mediante la funzione di MOVIMENTAZIONE che può essere completa o semplificata L operatore deve impostare alcuni dati generali del movimento: Data Causale di movimentazione Fornitore (se si tratta di un carico) Cliente (se si tratta di uno scarico) Listino (normalmente legato alla causale o al cliente) Quindi vengono elencati gli articoli che saranno oggetto della movimentazione, e per ognuno potrà essere indicata la quantità, il prezzo unitario e gli eventuali sconti Il programma presenta immediatamente la valorizzazione del movimento. Il movimento può essere chiuso in modi diversi: Conferma diretta del movimento (senza necessariamente l emissione di un documento fiscale o non fiscale) Con l emissione di un documento fiscale (ddt( ddt,, fattura immediata o accompagnatoria) o non fiscale

28 Magazzino e Fatturazione Alla conferma del movimento (comunque l operatore decida di eseguirla), se: E stata indicata una causale che presento attivato il flag possibile creazione automatica MACCHINA E stato indicato un Cliente destinatario del movimento Allora: Per ogni articolo presente nel movimento che presenti nelle sue caratteristiche il flag Codice = Matricola attivato, il programma procede alla CREAZIONE di una scheda Macchina associata al cliente. Questa scheda macchina presenta MATRICOLA uguale al CODICE DELL ARTICOLO Categoria come quella impostata sull articolo Modello come quello indicato sull articolo Data di consegna ed estremi del documento di consegna uguali a quelli del documento emesso (se si tratta di una fattura o di un ddt Se la matricola indicata dovesse risultare già associata allo stesso cliente non verrà eseguita alcuna operazione Se la matricola indicata dovesse risultare già associata ad un cliente c diverso, la matricola già esistente verrà opportunamente modificata (viene aggiunto un suffisso) e il programma ramma procede alla creazione della nuova scheda macchina con la matricola associata.

29 Magazzino e Fatturazione fatturazione automatica abbonamenti La funzione è disponibile nel sottomenù della scelta Fatture Abbonam././Interv del programma DINAMIC

30 Magazzino e Fatturazione fatturazione automatica abbonamenti L operatore, attraverso le consuete selezioni (sia sull archivio clienti che sull archivio macchine) esegue la funzione di PREPARAZIONE della fatture degli abbonamenti Il risultato della PREPARAZIONE è la generazione di una fattura per ogni cliente che abbia almeno una macchina compresa nelle selezioni impostate. Prima della generazione effettiva della fattura, il programma consente di eseguire una SIMULAZIONE della preparazione, oltre a presentare l elenco delle macchine che entreranno nella fatturazione, dando all operatore la possibilità di escludere quelle non volute. Il contenuto delle fatture è determinato dalle impostazioni inserite nella tabella dei TIPI DI ABBONAMENTO o nei parametri di Fatturazione Abbonamenti che si trovano nelle utilità del programma DINAMIC La generazione di una fattura relativa ad un contratto di assistenza determina la memorizzazione nella scheda della macchina degli estremi del documento. Le fatture così generate sono immediatamente disponibili nel modulo GEMAWIN per eventuali modifiche o per procedere alla loro stampa

31 Magazzino e Fatturazione fatturazione automatica interventi La funzione è disponibile nel sottomenù della scelta Fatture Abbonam././Interv del programma DINAMIC

32 Magazzino e Fatturazione fatturazione automatica interventi L operatore, attraverso le consuete selezioni (sia sull archivio clienti che sull archivio macchine) e con l indicazione dell insieme degli interventi da fatturare, esegue la funzione di PREPARAZIONE della fatture degli interventi Prima della generazione effettiva della fattura, il programma consente di eseguire una SIMULAZIONE della preparazione, oltre a presentare, a richiesta, il dettaglio di ogni fattura che si sta generando, dando all operatore la possibilità di escludere quelle non volute. Il risultato della PREPARAZIONE è la generazione di una fattura per ogni intervento che rientri nelle selezioni impostate. Il contenuto delle fatture è determinato dalle impostazioni inserite nei parametri di Fatturazione che si trovano nelle utilità del programma DINAMIC. Se nella fase di registrazione dell intervento sono stati inseriti ricambi/materiali di consumo relativi all intervento stesso (e se le impostazioni generali di fatturazione lo prevedono), questi vengono inseriti nella fattura generata. Le fatture così generate sono immediatamente disponibili nel modulo GEMAWIN per eventuali modifiche o per procedere alla loro stampa

33 Magazzino e Fatturazione inventario L operatore accede alla gestione dell inventario attraverso una scelta disponibile nella schermata principale del programma GEMAWIN. Le possibilità messe a disposizione dell operatore sono molteplici e consentono di adattare il risultato alle esigenze del momento. L operatore (analogamente a quanto può fare in DINAMIC su Clienti e/o Macchine) può eseguire una selezione approfondita e flessibile dell insieme degli articoli che devono entrare nella stampa. Sono disponibili 8 tipi diversi di inventario. Alcuni (1, 2, 3) si riferiscono alla situazione attuale di giacenza, altri (5,6,7,8) sono in grado di presentare la situazione di giacenza riferita ad una data impostabile dall operatore. Le informazioni contenute nella stampa possono essere organizzate per raggruppamenti omogenei (tipicamente usando per questo l assegnazione degli articoli ai diversi gruppi merceologici gestiti). Il programma è in grado di presentare anche totalizzazioni parziali e/o totali dei dati stampati. La valorizzazione delle giacenze può essere ottenuta in base a criteri diversi.

34 Magazzino e Fatturazione ordini al fornitore Il modulo di Magazzino/Fatturazione messo a disposizione nella versione v FULL PLUS del programma DINAMIC è completato anche dalla funzione di gestione degli ordini al fornitore. La funzione è disponibile nella videata principale del modulo GEMAWIN. Il programma consente di generare un ordine (valorizzato) al fonitore,, e di ottenerne la stampa. La creazione dell ordine può avvenire Manualmente, indicando gli articoli da ordinare e, per ognuno di essi, la quantità desiderata (che verrà tradotta in imballi) e il prezzo unitario Automaticamente, facendo generare l elenco delle quantità da ordinare dal programma, sulla base di giacenza corrente, quantità movimentata (in un determinato periodo di osservazione) ed eventuale scorta minima La gestione dell ordine consente di procedere al carico di magazzino con la semplice registrazione dell ordine stesso: l operatore potrà richiamare l ordine generato, apportare le eventuali correzioni di quantità e/o di prezzo, aggiungere articoli arrivati ma non ordinati e togliere articoli ordinati ma non arrivati, e infine procedere alla REGISTRAZIONE DELL ORDINE ottenendo cos la generazione del relativo movimento di carico.

35 Gestione CONTABILITA Il modulo di Contabilità messo a disposizione nella versione GEST T completa le funzioni del programma DINAMIC, rendendolo uno strumento in grado di soddisfare tutte le esigenze di una ditta che svolga attività di Assistenza Tecnica. Il modulo CONTABILITA si basa sulle tabelle gestite anche per la parte relativa a fatturazione e magazzino, e su alcune tabelle specifiche: Tabella CATEGORIE DEI BENI Tabella CAUSALI CONTABILI Tabella PIANO DEI CONTI

36 Gestione CONTABILITA Le funzioni specifiche del modulo CONTABILITA sono accessibili dalla tendina disponibile nel menù principale della procedura

37 Gestione CONTABILITA Tutte le fatture emesse dal programma DINAMIC potranno essere automaticamente contabilizzate. Prima di procedere alla contabilizzazione,, il programma provvede a mostrare all operatore l elenco delle fatture che si stanno trattando, dando la possibilità di escludere quelle che di cui non n si vuole procedere alla contabilizzazione. Qualora alcune delle fatture selezionate risultino già contabilizzate, il programma procede all eliminazione della contabilizzazione eseguita e alla registrazione di una nuova contabilizzazione,, sulla base delle impostazioni inserite nelle tabelle del programma.

38 Gestione CONTABILITA Tutte le fatture che non possono essere contabilizzate in modo automatico a (per esempio le fatture di acquisto) potranno essere inserite in modo manuale Sulla base delle impostazioni inserite nelle tabelle della procedura CAUSALI CONTABILI EVENTUALE CONTROPARTITA SUL CLIENTE Il programma cercherà di agevolare la fase di registrazione contabile. Sulle stesse basi il programma procederà all esecuzione di tutti i controlli compatibili con le impostazioni, per evitare, nel limite l del possibile, l inserimento di dati non corretti.

39 Gestione CONTABILITA Le funzioni del modulo contabile sono completate con : STAMPA LIBRO GIORNALE STAMPA REGISTRI I.V.A. STAMPA LIQUIDAZIONE I.V.A. STAMPA BILANCIO A SEZIONI CONTRAPPOSTE

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