I Processi decisionali della Pianificazione e Controllo nella Pubblica Amministrazione

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1 I Processi decisionali della Pianificazione e Controllo nella Pubblica Amministrazione Elena Bisconti Business Developer Financial Management Solution Public Sector, SAS

2 Il Processo di Pianificazione Integrato: dove inizia e dove termina? Saldare decisioni politiche ed amministrative al ciclo operativo dell ente attraverso scambi di azioni e feedback in funzione al mutamento degli scenari, dei contesti, delle situazioni Anticipare gli eventi, interpretarli, individuando modalità operative di gestione, nuovi obiettivi di breve periodo che correggendo in tempo reale l andamento dei fenomeni consentano il perseguimento di traguardi a medio-lungo termine

3 Il Processo di Pianificazione Integrato: dove inizia e dove termina? Nasce come Top down con l avvio di una nuova amministrazione politica Si sviluppa lungo tutta la filiera organizzativa e decisionale rimbalzando in ottica bottom-up con proposte di azioni correttive principalmente in fase di definizione del budget

4 Il Processo di Pianificazione Integrato: info esterne 2. formulazione budget info esterne strategie 1. programmazione 5c. revisione programmi 5b. revisione budget 3. svolgimento e misurazione dell attività 5a. azioni correttive info esterne 5d. modifica strategie 4. reporting e valutazione info esterne

5 Il Processo di Pianificazione Integrato: dalla programmazione strategica al budget operativo elaborazione delle strategie 1. formulazione delle linee guida pianificazione strategica programmazione 2. predisposizione delle proposte di budget processo di budget 3. approvazione del budget

6 Il Processo di Pianificazione Integrato: il PEG come budget operativo Il PEG come strumento di budgeting attraverso il quale la Giunta, prima dell inizio dell esercizio, determina gli obiettivi gestionali e li affida, unitamente alle dotazioni necessarie, ai responsabili dei servizi

7 Pianificazione Politica 1 Politica 2 Politica n Piano di mandato Programmazione Programma 1 Programma 2 Programma n RPP PEG Progetto 1 Progetto 2 Progetto n

8 Il Processo di Pianificazione Integrato: info esterne 2. formulazione budget info esterne strategie 1. programmazione 5c. revisione programmi 5b. revisione budget 3. svolgimento e misurazione dell attività 5a. azioni correttive info esterne 5d. modifica strategie 4. reporting e valutazione info esterne

9 Il Processo di Pianificazione Integrato: il sistema di reporting informazioni finanziarie e non (sia input che output) per CdR sintetici (solo le voci più significative) stesso formato per tutti i CdR intervalli inferiori all anno informazioni straordinarie

10 Il Processo di Pianificazione Integrato: il sistema di reporting I report di controllo: caratteristiche essenziali ambito di responsabilità dei destinatari -per CdR - costi per grado di controllabilità - costi suddivisi per elementi di costo specifici - Indicatori extracontabili confronto con i migliori parametri di riferimento - budget - storici (spesso inseriti in budget) - esterni (difficile ricercare situazioni analoghe) solo informazioni più importanti - problema relativo all attenzione limitata - l importanza di una voce di costo non è sempre proporzionale all importo - indicatori chiave

11 Il Processo di Pianificazione Integrato: maggiori criticità degli strumenti a supporto Arcipelago di soluzioni applicative (access, excel) destrutturate senza una base dati comune certificata, univoca Tempi di realizzazione della reportistica lunghi quindi non in grado di cogliere i mutamenti degli scenari Difficoltà di distribuzione delle informazioni

12 Soluzione a supporto del processo di pianificazione integrato: caratteristiche Collegamento tra gli strumenti di pianificazione (RPP), di programmazione (PEG), struttura organizzativa (Centri di Spesa, Centri di Responsabilità) e responsabilizzazione dei Dirigenti Gestione del processo di budget Aiuta a gestire processi di budget complessi e distribuiti Workflow del processo di Budgeting & Planning Interfaccie Web di inserimento dati Funzionalità di forecasting, analisi degli scostamenti Gestione del Cost Accounting: costo per processo,..

13 Gestione di modelli integrati MODELLO INTEGRATO CONTO ECONOMICO CONTO FINANZIARIO BILANCIO SOCIALE AGGREGATO AZIENDE, AGENZIE E SOCIETA AGGREGATO ENTI LOCALI E AUTONOMIE FUNZIONALI

14 Il modello processi attività in ottica ABM Risorse resource drivers Driver di Costo Attività activity drivers Misure Performance Quanto costano prodotti e servizi Clienti e Prodotti Cosa influenza i costi Decisioni migliori

15 PEG CRITERI RESPONSABILITA PERIODO anno ECO./FIN Macro-Attività semestre Attività Direzioni Cdr Processo Cdc Budget, Report, Preventivo, AP, AP-1 CdS Capitolo Voce economica Sottoconto PIANO DEI CONTI DI CONTABILITA FINANZIARIA Titolo Conto Mastro TIPO DATO CENTRI DI SPESA PIANO DEI CONTI ECONOMICO PATRIMONIALE

16 Gestione Modelli: dimensioni di analisi Definizione struttura Piano dei Conti:PEG, RPP, etc. Tipo Dato: diverse tipologie di dati (Budget, Consuntivo, forecast) Definizione struttura organizzativa: Area,settore,servizi,attività Evidenza di attributi specifici di conto Definizione di tutte le altre viste rilevanti per il business

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20 Soluzione a supporto del processo di pianificazione integrato: caratteristiche Excel è l interfaccia utente per la lettura e scrittura dei dati collegato con la base dati univoca e certificata Pubblicazione dei report sul web Collaborazione tra gli utenti Unico punto di archiviazione dei report Notifiche automatiche agli utenti interessati quando i report vengono aggiornati

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