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1 p r o g e t t o

2 Sommario PREMESSA ARCHITETTURA FUNZIONALE FUNZIONI FONDAMENTALI CONSULTAZIONE DELL AGENDA PRENOTAZIONE DI UN CONTATTO AGGIORNAMENTO DEL SISTEMA INVIO NOTIFICA GENERAZIONE DI REPORT

3 Premessa Scopo del documento è illustrare una piattaforma che consente ai promotori di fornire una consulenza o stabilire un contatto via web con il cliente sfruttando sia il PC che smartphone e tablet. L appuntamento a distanza viene realizzato attraverso i sistemi di video conferenza. Tali sistemi sono venduti ora a costi più limitati, sono utilizzabili dai dispositivi mobili (forniti anche di videocamera a ottima risoluzione) ed hanno raggiunto dei buoni standard di qualità di trasmissione e sicurezza dei dati. Le piattaforme per la videoconferenza via web non si limitano a consentire lo scambio di audio e video, ma permettono anche lo scambio di file, la consultazione di documenti (nei più svariati formati DOC,PDF ), fino alla condivisione del desktop di un PC. E importante sottolineare che tali sistemi consentono di organizzare anche una videoconferenza multipla, permettendo al gestore della videoconferenza di invitare, all occorrenza, altre persone che si trovano fisicamente in un luogo differente da quello dell organizzatore. Tali potenzialità rendono simile, di fatto, la consulenza remota alla tradizionale consulenza che si svolge presso l ufficio del promotore o in casa dal cliente. Il processo di consulenza remota è completamente equivalente al tradizionale processo nel momento in cui è possibile interfacciare i sistemi che consentono la firma dei contratti su tablet secondo i recenti criteri sulla firma elettronica avanzata. La soluzione proposta si basa principalmente su una APP orientata al cliente che, consultando una agenda, fissa un appuntamento con il proprio promotore o consulente. Nel caso in cui il cliente non è dotato di tablet, il sistema consente al promotore di fissare un appuntamento su richiesta del cliente. Tale piattaforma si integra con i tradizionali sistemi utilizzati per fissare gli appuntamenti (Outlook, Google Calendar, ) per avere un unico punto di raccolta di queste informazioni. 1 Architettura funzionale La piattaforma prevede le seguenti componenti: Una componente client su dispositivo mobile. Un componente client su web browser per postazioni fisse. Una componente server che si interfaccia con gli altri sistemi aziendali. Una componente infrastrutturale per la gestione dei sistemi di videoconferenza che può essere interna o esterna (in cloud). Un esempio di architettura proposta, che prevede l utilizzo di sistemi esterni per la videoconferenza è il seguente: 3

4 2 Funzioni fondamentali La soluzione proposta per fissare un contatto offre le seguenti funzioni fondamentali: Consultazione dell agenda Prenotazione del contatto Invio notifica Sincronizzazione con i sistemi interni 4

5 2.1 Consultazione dell agenda Il cliente ha la possibilità di consultare un agenda dove sono visualizzati tutti i giorni in cui il promotore di riferimento ha segnalato la sua disponibilità. La funzione di prenotazione viene inibita nel caso in cui il promotore ha già assunto altri impegni nello stesso intervallo orario. Per consentire tale funzionalità è necessario che il sistema si possa interfacciare con i sistemi aziendali interni (calendar, organizer, ) da cui attingono i dati relativi agli appuntamenti fissati con Outlook,Google Calendar, etc Prenotazione di un contatto Se il sistema riscontra la disponibilità del promotore, viene fissato il contatto che viene memorizzato nel sistema di video conferenza. Tale prenotazione è utilizzabile nel momento prefissato dell appuntamento per consentire la connessione tra il cliente e il suo consulente. 2.3 Aggiornamento del sistema L appuntamento fissato deve essere sincronizzato con i sistemi aziendali interni per consentire agli utenti di avere, nei proprio sistemi di calendar e organizer, tutti i dettagli dell appuntamento fissato con tutti gli estremi che consentono di effettuare il corretto accesso al sistema di videoconferenza. Inoltre l appuntamento può essere inserito nel calendar del tablet da cui è stata effettuata la prenotazione. 2.4 Invio notifica Il sistema invia sia al promotore che al cliente un messaggio (tramite , sms, ) che notifica l avvenuta prenotazione del meeting remoto. Il messaggio inviato contiene tutti i dettagli dell appuntamento ed un link che consente un accesso diretto alla videoconferenza. 3 Generazione di report La soluzione proposta consente di estrarre molti dati relativi al processo di consulenza a distanza. Tali dati possono essere processati dai più avanzati software per la business intelligence (come QLIKVIEW, Business Object, etc ) per la produzione di report. Oggetto dei report può essere ad esempio: Il numero dei meeting fissati per promotore e cliente I meeting che hanno avuto esito positivo o negativo Report generici sull utilizzo del sistema La tipologia dei report generabili dipende anche da quali dati il sistema di videoconferenza mette a disposizione del sistema di business intelligence che li può andare ad elaborare. 5

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