MANUALE OPERATIVO NAT REDAZIONE, RESPONSABILE I.O, VERIFICA, APPROVAZIONE

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1 REDAZIONE, RESPONSABILE I.O, VERIFICA, APPROVAZIONE REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE EMISSIONE Dirigenti Biologhe: Dott.ssa Simona Urbani, Dott.ssa Barbara Amadei: TSLB: Sara Gargioni, Gianni Losurdo Dott.ssa Francesca Tanzi Responsabile Accreditamento Servizio Immunoematologia e Medicina Dirigenti Biologhe: Dott.ssa Simona Urbani, Dott.ssa Barbara Amadei Dott.ssa Francesca Tanzi Responsabile Accreditamento Servizio Immunoematologia e Medicina STATO DELLE REVISIONI REV. N. SEZIONI REVISIOE MOTIVAZIONE DELLA REVISIONE DATA 0 Prima stesura 10/11/11 1 Tutte Aggiornamento e riunione in manuale operativo ELENCO ALLEGATI 6/04/2013 ALL. N. Codice DESCRIZIONE ALLEGATO REV. N. Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 1 di 11

2 SOMMARIO REDAZIONE, RESPONSABILE I.O., VERIFICA, APPROVAZIONE SCOPO/OBIETTIVO CAMPO DI APPLICAZIONE LUOGO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI NORMATIVI E DOCUMENTALI ABBREVIAZIONI, DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA MODALITA' OPERATIVE Accettazione e preparazione campioni Accettazione Preparazione Manutenzione Manutenzione Hamilton Manutenzione Cobas Guida rapida all'utilizzo dello strumento Creazione dei pool da 6 campioni Estrazione/Amplificazione Gestione degli errori dello strumento Riprocessazione Pool o Batch invalidi Accettazione dei risultati e validazione Processazione POOL Positivi Registrazione e archiviazione dei risultati Conservazione e smaltimentio campioni Controllo di Qualità GESTIONE INFORMATICA DEI RISULTATI DIAGRAMMA DI FLUSSO Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 2 di 11

3 1. SCOPO/OBIETTIVO Scopo di questo manuale è quello di fornire le istruzioni per i tecnici e i dirigenti biologi per poter eseguire i test (Nucleic Acid Transcription) sui campioni che afferiscono al Servizio. In particolare viene eseguito un test denominato TRI in grado di identificare contemporaneamente nel siero/plasma di campioni biologici la presenza di HBV-DNA, HCV-RNA e HIV-RNA. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Il test viene eseguito su tutti i campioni provenienti da donatori di sangue o di cellule staminali. 3. LUOGO DI APPLICAZIONE OSPEDALE /DIPARTIMENTO/U.O./SERVIZIO Azienda Ospedaliero-Universitaria Di Parma Dipartimento Di Patologia E Medicina Di Laboratorio Servizio Di Immunoematologia E Medicina Settore ( Stanza N 027 ) 4. RIFERIMENTI NORMATIVI E DOCUMENTALI Autore Titolo Data Manuale COBAS S201 Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 3 di 11

4 ISTRUZIONI OPERATIVE Titolo Riferimento Valutazione interna CQI ed esterna VEQ della qualità dei Laboratori IO14L26A 5. ABBREVIAZIONI, DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA CAP CTM PDM ABBREVIAZIONI Cobas Ampliprep Cobas Taqman Servar Poolin and Data Manager DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 4 di 11

5 6. PROCESSO/MODALITA' OPERATIVE 6.1 Accettazione e preparazione campioni Accettazione Il test HCV, HIV e HBV si esegue sui campioni di plasma raccolto in provette in presenza di K 2 EDTA. Vengono analizzati i campioni di donatori di sangue periodici, di aspiranti donatori e donatori di cellule staminali che provengono dalle UDR della provincia di Parma e dal ST di Piacenza. Non viene effettuato nessun caricamento nel nostro gestionale dei dati dei donatori di Piacenza Al momento del ricevimento nel settore si effettuano i seguenti controlli: corrispondenza tra quanto riportato sulla lista di lavoro e i campioni pervenuti controllo dell identificazione del campione controllo dell idoneità del campione (presenza del materiale, eventuale presenza di coaguli, quantità sufficiente). Qualora ve ne sia necessità, a seguito delle indicazioni provenienti dal CRS, se richiesto viene eseguito il test di biologia molecolare riguardante il West Nile Virus, ad ogni donatore viene prelevata una provetta di siero con separ-gel da inviare al Servizio di Bologna, su cui eseguire il test del WNV- in singolo. La provetta per il test viene stoccata per 60 giorni Preparazione Centrifugare i campioni per 10 minuti a 4000 RPM. Riporre i campioni nel frigorifero R4 situato nella stanza frigoriferi 050, a 4 C fino al momento dell utilizzo. 6.2 MANUTENZIONE Manutenzione Hamilton MANUTENZIONE GIORNALIERA I. Visualizzare la scheda Instrument della procedura guidata Roche PDM Pooling Wizard. II. Selezionare Daily Maintenance, quindi fare clic su Start. Lo strumento esegue l inizializzazione, quindi viene visualizzato un messaggio in cui è segnalata la prima procedura di manutenzione che deve essere eseguita. III. E necessario attenersi alla seguente procedura: a. Pulire la piattaforma e la piastra di espulsione dei puntali con Microlab Disinfectant Spray (o un disinfettante equivalente) b. Svuotare il contenitore dei puntali usati e smaltire il contenuto con gli altri rifiuti contaminati del laboratorio ( è importante ricordarsi che il sistema di scarico dei puntali, la piastra di espulsione e lo scivolo di scarico in plastica devono essere trattati come materiale biologico pericoloso). Se necessario, è possibile aprire lo sportello anteriore per permettere l intervento dell utente Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 5 di 11

6 MANUTENZIONE SETTIMANALE I. Visualizzare la scheda Instrument della procedura guidata Roche PDM Pooling Wizard. II. Selezionare Weekly Maintenance, quindi fare clic su Start. Lo strumento esegue l inizializzazione, quindi viene visualizzato un messaggio in cui è segnalata la prima procedura di manutenzione settimanale che deve essere eseguita. III. Effettuare le seguenti procedure: a. Pulire tutti i rack con Microlab Disinfectant Spray ( o un disinfettante equivalente) e lasciare che si asciughino.se i rack sono molto sporchi, metterli a bagno in una soluzione preparata con Hamilton Microlab Detergent and Disinfectant. b. Esaminare i rack singolarmente per rilevare eventuali graffi sui codici a barre e qualunque segno di danno.se un rack risulta danneggiato sostituirlo con uno nuovo. c. Aprire lo sportello anteriore e pulire la piattaforma con un panno imbevuto con Microlab Disinfectant Spray, facendo attenzione a non spruzzare il prodotto direttamente sull unità di autocaricamento e su schede/connettori elettrici.controllare la pulizia delle guide di scorrimento. d. Svuotare il contenitore di scarico dei puntali e smaltirlo con il resto dei rifiuti contaminanti del laboratorio. e. Rimuovere dal telaio lo scivolo di scarico in plastica per sostituirlo con uno nuovo. f. Chiudere lo sportello anteriore Manutenzione Cobas ANDARE OGNI GIORNO SU SERVICE DUE E SEGUIRE ISTRUZIONI INDICATE DALLO STRUMENTO -Sostituzione degli aghi per reagenti La procedura va effettuata nel caso sia richiesta dallo strumento (service due), oppure se l ago si rompe, si storce o per qualche motivo è difettoso. In ogni caso: - Selezionare Service All Replace Replace Reagent Tip 1 (o 2). Cliccare su Perform La testina del braccio robotizzato si posiziona in modo tale da consentire l accesso. - Aprire lo sportello principale - Disconnettere il sistema di rilevazione del livello - Tenendo ferma la parte superiore del gruppo dell ago per reagente, premere verso il basso l alloggiamento argentato e ruotarlo di 90 in senso antiorario. - Sollevare l alloggiamento e farlo scorrere verso l esterno - Ruotare di 90 in senso antiorario la linguetta nera del gruppo dell ago - Sollevare il gruppo dell ago dalla sua sede - Inserire il nuovo ago e rimontare il gruppo effettuando la procedura descritta all inverso. ATTENZIONE: se il reagente di lavaggio sgocciola sulla sede del gruppo, viene visualizzato un errore di inizializzazione (codice 10001). Se ciò accade, pulire l area con acqua dionizzata e asciugare con un panno non sfilacciato - Eseguire il priming del sistema e verificare la presenza di eventuali perdite Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 6 di 11

7 - Al termine della procedura, fare click su Finish. 6.3 Guida rapida all utilizzo dello strumento Accendere gli strumenti: CAP+CTM+Hamilton Microlab Star Se spenti, accendere tutti i computer e il backup Kit PDM (la stazione di backup posta sotto il tavolo di fianco). Accertarsi che contenga la cassettina giusta; sono a disposizione 6 cassette, una per ogni giorno della settimana. Se il nastro è uscito dalla sua sede, inserirlo nel backup kit. Nei computer PDM (data manager) e Hamilton (Pooling wizard) inserire le password: Prelevare i reagenti TaqScreen MPX 2.0 dal frigorifero e caricarli almeno un'ora prima sul CAP. Verificare il corretto caricamento dei reagenti nel software AmpliLink Creazione dei pool da 6 campioni Sul computer dell Hamilton, cliccare sull icona Wizard Eseguire la manutenzione Preparare sugli appositi rack da 24: controllo negativo su un rack (provetta dei controlli con il tappo blu), controlli positivi su un altro rack (seguendo il seguente ordine: provetta con tappo giallo, provetta con tappo arancio ed infine provetta con tappo rosso). Disporre le provette dei donatori sui rack da 32 posizioni Disporre gli S-TUBE, nuovi (senza tappo) su un rack SK24 (su cui dovranno stare 20 pools, e 4 controlli) e inserire nell apposito adattatore per Hamilton. Disporre i puntali CORE sui supporti per Hamilton Nel software di Hamilton selezionare Batch run Cliccare su Assay/Start e selezionare l opzione MPX 2.0 ed infine cliccare Start Seguire le indicazioni e caricare nel seguente ordine: provette dei donatori Rack SK24 controlli (con il seguente ordine: rack con controllo negativo e successivamente rack con controlli positivi) Una volta caricato tutto cominciano in automatico le operazioni di pooling. Attenzione: dopo avere caricato i rack da 32, lo strumento resta in attesa di conferma prima di caricare il rack SK 24. Per riavviare la procedura di caricamento, cliccare su DONE Estrazione /amplificazione Tutta la procedura avviene sugli strumenti Ampliprep e Amplilink che sono collegati tra loro. Scaricare l SK24 da Hamilton, chiudere tutti gli S-tubes con i tappini, seguendo l ordine CnegCposcampioni. Caricare sul CAP: rack SK24, e tutto il materiale plastico necessario Tornare sulla pagina principale cliccando sulla terza icona di destra raffiguarante lo strumento. Cliccare su start in basso a destra 6.4 Gestione degli errori dello strumento Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 7 di 11

8 6.4.1 Riprocessazione pool o batch invalidi Si applica in caso di: mancata apertura del tappo del S-tube su Batch sullo strumento COBAS Ampliprep S-201. lo strumento Ampliprep non abbia preso uno o più S-tubes contenenti campioni di donatori, è sufficiente ripetere quei pool. lo strumento Ampliprep non abbia preso uno o più S-tubes contenenti i controlli è necessario ripetere tutto il Batch. Posizionarsi nella finestra SYSTEM in AMPLILINK (Cobas Ampliprep). Controllare visivamente il tipo di errore su video in Samples e il codice colore dell icona relativa agli errori, nel caso in cui non ci siano errori di colore ROSSO e lo strumento stia continuando il suo lavoro seguire le istruzioni al punto III); nel caso di errori di colore ROSSO e con strumento fermo seguire le istruzioni al punto IV). Compare una scritta relativa al S-Tube non processato (con il numero del Batch e il numero del pool) e MISSING, il pool in oggetto non verrà processato in questa seduta NON SPEGNERE LO STRUMENTO E NON SCHIACCIARE STOP. Vi sono 2 possibilità: 1. Lasciare finire la seduta, accettare la seduta su AMPLIPREP e rianalizzare il pool o il batch il giorno successivo. Il programma POOLING a questo punto mantiene in memoria i campioni da rifare ed è possibile riprocessarli con l opzione Repeat Pool. 2. Rifare subito il pool. In tal caso occorre RIGETTARE il pool da risaggiare: andare su PDM o sui computer collegati agli Hamilton e selezionare l icona POOLING e uscire da DMS Selezionare Query Selezionare la data richiesta Search Pool view Selezionare con click il pool da riprocessare Selezionare in basso a sinistra l icona REJECT: A questo punto appare una finestra in cui viene chiesto un commento (si può scrivere anche solo da rifare ) e poi vengono richieste di nuovo la User ID e la Password: inserire tutto. rifare il pool selezionando nel programma Pooling Wizard l opzione REPEAT POOLS OF SIX: i campioni sono ripetuti da soli e con il loro set di controlli come di consueto; andare su Ampliprep e caricare il nuovo batch con un numero identificativo progressivo (es: se il batch rigettato era il n. 1 adesso devo mettere n.2) IV. Posizionarsi nella finestra SYSTEM in AMPLILINK (Cobas Ampliprep), e controllare il tipo di errore all interno della finestra degli errori, nel caso siano stati segnalati errori riguardanti gli s-tube o gli S-TIPS seguire la seguente procedura: o spegnere lo strumento AMPLIPREP; o rimuovere il puntale bloccato, il tappino bloccato o entrambi; o riaccendere lo strumento AMPLIPREP; Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 8 di 11

9 o controllare a monitor se lo strumento dopo l inizializzazione sia ripartito, ed eventualmente premere START; o controllare quali pool siano stati saltati (di solito sono da ripetere tutti i pool precedenti all errore) e seguire la procedura descritta al punto 1 oppure 2 del punto iii per rigettare e ripetere i pool non eseguiti. 6.5 Accettazione dei risultati e validazione Controllare su quale strumento è stata eseguita la seduta (Cobas 1 o 2) e accedere al computer relativo. Sul computer è acceso il programma AMPLILINK. In alto in centro si trova una tendina con su scritto COBAS AMPLIPREP 39 SELEZIONARE TRA LE ICONE ALL ESTREMA DESTRA POSTE IN VERTICALE LA 5a, QUELLA CON L OCCHIO: QUESTA E LA PAGINA DEI RISULTATI Sulla sinistra si trova un elenco di tutti gli ultimi test eseguiti. Selezionare il batch eseguito nella giornata in oggetto e osservare i risultati che compaiono. Disposizione dei risultati Su ogni batch possono essere caricati un massimo di 24 provette I POOLS CON I CAMPIONI SONO QUELLI DAL 5 AL 24 Posizioni fisse Posizione 1 controllo negativo Posizioni da 2 a 4 controlli positivi COMUNQUE SIA ANDATA LA SEDUTA, ANCHE SE CI SONO POOL POSITIVI O POOL INVALIDI O BATCH INVALIDI CLICCARE SU ACCEPT IN BASSO A DESTRA 6.6 Processazione POOL positivi Nel caso in cui vi sia un pool reattivo nella seduta ci sono segnali di allarme e scritte in rosso. Semplicemente esiste una scritta REACTIVE, di fianco al pool interessato. In questo caso: Selezionare i 6 donatori che costituiscono il pool reattivo, Conservare le provette per ripeterle il giorno dopo Andare su Hamilton- Batch Run- Assay Start-MPX2-Load Secondary In questa maniera saranno richiesti esattamente i 6 donatori rimasti in sospeso. Procedere come una normale seduta Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 9 di 11

10 6.7 Registrazione ed archiviazione dei risultati Conservazione e smaltimento campioni I campioni già testati vengono conservati per cinque giorni nel frigo (R5) a 4 C situato nella stanza frigoriferi 050 e successivamente vengono smaltite secondo la normale procedura di smaltimento dei rifiuti a rischio biologico Controllo di Qualità Vedi IO14L26A Valutazione interna CQI ed esterna VEQ della qualità dei Laboratori 7. GESTIONE INFORMATICA DEI RISULTATI (Se il pc non è acceso, avviare la procedura di accensione dal tasto che si trova nella stazione sotto il tavolo contrassegnata con PDM) La pagina principale di apertura è: Press CONTR-ALT-DEL PREMERE CONTEMPORANEAMENTE CONTR-ALT-DEL INSERIRE PASSWORD Si apre un software chiamato DATAMANAGER (DMS) La pagina che si apre automaticamente è sulla finestra QUERY (Se per caso non è su questa finestra ma su un'altra basta cliccare dentro l icona QUERY) Circa a metà della pagina viene richiesta la data del test di cui si vuole fare la validazione CLICCARE : SEARCH Compare il batch che si deve validare (Se compare più di un batch, selezionare quello della data desiderata o quello con il numero di interesse) Evidenziare e cliccare 2 volte sul batch da validare Attenzione:la prima pagina che compare è presumibilmente vuota! (osservare bene: la pagina che si apre fa parte dell icona alarms review : in questa pagina vengono segnalati gli errori/allarmi che indicano che qualcosa non va bene)cliccare sull icona control reviews Controllare che i 4 controlli siano tutti validi-a destra dello schermo si trova la dicitura valid su tre colonne Cliccare sull icona pool review Controllare che i pool siano tutti non-reactive-a destra dello schermo si trova la dicitura valid e non reactive (se uno o più pool sono reactive, cioè positivi, identificare il numero del pool e segnalare al tecnico per ripetizione test) Cliccare sull icona donor review (in questa icona sono identificati tutti i pool, con i relativi bar-code dei singoli donatori). Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 10 di 11

11 IMPORTANTE: nella icona donor review sono elencati SOLO I POOL NON REATTIVI cioè quelli che si possono validare. Se si accettano i risultati di questa pagina non c è possibilità di accettare dei campioni positivi! CLICCARE IN BASSO A SINISTRA L ICONA MARK ALL CLICCARE IN BASSO A DESTRA L ICONA ACCEPT OK CLICCARE IN BASSO A SINISTRA L ICONA MARK ALL CLICCARE IN BASSO A DESTRA L ICONA SEND TO LISS 8. DIAGRAMMA DI FLUSSO ACCETTAZIONE TESTS ESEGUITI SU COBAS (AMPLIPREP) PASSAGGIO DATI SU PDM ACCETTAZIONE PDM PASSAGGIO DATI AL GESTIONALE RICEZIONE DATI SUL GESTIONALE VALIDAZIONE SACCHE SIT PARMA REFERTAZIONE RISULTATI PIACENZA Data 6/04/2013 Rev.1 Pag. 11 di 11

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