IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

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1 IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI SOLO LA CONOSCENZA COMPLETA DELLE ATTIVITA (ITER) PERMETTE DI REALIZZARE UN PROCESSO DI AUTOMAZIONE IN LINEA CON I PRINCIPI DI TRASPARENZA, EFFICIENZA, EFFICACIA E ADEGUATEZZA.

2 Interfaccia verso l esterno tramite internet SMS WORKFLOW MANAGEMENT SYSTEM ANAGRAFE DISEGNO ITER STRUTTRA GESTIONE PROCESSI ORGANIZZATIVA PRATICHE SISTEMA DI PROTOCOLLO DELL ENTE

3 IL PROTOCOLLO COME IDENTIFICATORE UNIVERSALE INTEROPERABILITA

4 Funzioni e servizi del protocollo REGISTRAZIONE E CERTIFICAZIONE assegnatari della pratica (dipendenti,( ruoli, u.o.,) voci di titolario/fascicolo/procedimento amm.vo tracciamento delle pratiche diritto di accesso ricerca del documento

5 E i documenti elettronici?

6 Le caratteristiche di un documento elettronico Forma fissa - il contenuto binario è affisso al supporto in modo da rimanere completo e inalterato. Contenuto inalterabile. Inserito in un contesto amministrativo identificabile. Firmato elettronicamente da un organismo pubblico.

7 Brevi cenni sulla firma elettronica elettronica Elettronica avanzata Dati elettronici connessi a documenti informatici per fini di autenticazione F.e. che garantisce anche l integrità del documento e sul quale il firmatario ha un controllo esclusivo Collegano la firma e. al titolare e ne conferman o la identità Elettronica qualificata Digitale F.e.avanzata creata con dispositivo sicuro con certificato rilasciato da certificatore qualificato F.e. qualificata che verifica l autenticità e l integrità del messaggio arrivato. Contengon o i dati previsti dalla normativa. Sul piano probatorio i documenti fanno piena prova di autenticità fino a querela di falso.

8 Documenti digitali in arrivo Altra amministrazione pubblica privato cittadino impresa associazione Provincia di Forlì-Cesena Ufficio protocollo assegnazione Documento con Firma digitale assegnazione assegnazione

9 I documenti digitali in partenza Provincia di Forlì-Cesena Altre pubbliche amministrazioni privati cittadini imprese associazioni. Ufficio protocollo decentrato

10 Documenti digitali interni Ufficio proponente Ufficio proponente segreteria ragioneria Giunta

11 La classifica e il fascicolo

12 La registrazione di protocollo (NO g.u./bollettini/note di ricezione circolari/materiali statistici/atti preparatori interni/giornali,riviste,libri/materiali pubblicitari/inviti a manifestazioni/i documenti soggetti a registrazione particolare dell Ente) Indice di classificazione - Titolario Attività di organizzazione logica e funzionale dei documenti. Strumento di ricerca e di reperimento. Fascicolazione. Associazione di un documento a una definita unità archivistica.

13 Numero di protocollo classifica 200/2004 XIV/2 65/2001 9/6/2004 Timbro di posta in arrivo /in partenza Vincolo archivistico

14 Il Piano di classificazione Criteri di formazione e ordinamento dei fascicoli Contenuti standard di ogni fascicolo

15 f a s c i c o l o Inizio pratica 65/2001 classifica XIV/2 Vincolo archivistico 65/2001 Vincolo archivistico classifica 65/2001 XIV/2 Numero di protocollo 200/2004 Chiusura del fascicolo

16 LA FORMAZIONE DEL FASCICOLO Tutti i documenti relativi alla stessa pratica FASCICOLO In ordine cronologico (dal più antico al più recente) Chi tiene il fascicolo? Chi è il responsabile del fascicolo?

17 Il Piano di classificazione Modalità di conservazione Responsabilità organizzativa

18 Le prime fasi di riordino fotocopie minute che non servano alla ricostruzione della pratica appunti La chiusura del fascicolo Si chiude il fascicolo solo se è completo dei numeri di protocollo. Si scarica all ufficio protocollo.

19 S e r i e delibere contratti determine decreti

20 Archivio corrente Archivio di deposito Archivio storico

21 Conservazione e scarto

22 Interoperabilità tra Enti