Istruzioni per l accesso e aggiornamento anagrafe formativa

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1 ERMIONE Istruzioni per l accesso e aggiornamento anagrafe formativa INDICE 1. ACCESSO A ERMIONE VISUALIZZAZIONE DELLA PROPRIA HOME PAGE VISUALIZZAZIONE DELLA PROPRIA ANAGRAFE FORMATIVA AUTOINSERIMENTO ATTESTATI DI PARTECIPAZIONI EXTRA AZIENDALI CORSO ACCREDITATO ECM CORSO NON ACCREDITATO ECM O NON PRESENTE IN BANCA DATI VISUALIZZAZIONE ANAGRAFE FORMATIVA SUCCESSIVAMENTE ALL AUTO INSERIMENTO CONSULTAZIONE DEL DOSSIER FORMATIVO..11 1

2 1. ACCESSO A ERMIONE Sono possibili diverse modalità di ricerca della home page pubblica del sistema di formazione: a) dal sito Internet della USL Toscana Nord Ovest o Attraverso il seguente link si accede alla Intranet, solo al primo accesso il sistema chiede la registrazione con le credenziali utilizzate per accedere al cedolino web, dopodiché occorre selezionare Personale e quindi Ermione, come nella fig. 1 b) Tramite accesso diretto al link Fig. 1 c) per i dipendenti della ex USL 1: o dalla Intranet selezionare dal menù la voce Formazione e scegliere Ermione Sanità in formazione d) per i dipendenti della ex USL 2: o dalla Intranet selezionare l icona formazione/anagrafe formativa / Accedi a anagrafe formativa e) per i dipendenti della ex USL 5: o dalla Intranet selezionare dal menù Strumenti l'applicativo web "Ermione" f) per i dipendenti della ex USL 6: o dalla Intranet selezionare dal menù Sezioni la voce Formazione aziendale quindi Qual è l indirizzo del portale della formazione aziendale? g) per i dipendenti della ex USL 12: o dalla Intranet selezionare dal menù Applicativi la voce Amministrativi e quindi Formazione Estav(r) 2

3 Cliccare quì cliccando sulla scritta Accesso ERMIONE verranno richieste le credenziali di accesso Credenziali di Accesso usare le seguenti credenziali: utente: CODICE FISCALE con caratteri maiuscoli password: NOME PROPRIO con caratteri maiuscoli 3

4 Cambio password E possibile cambiare la password cliccando sull icona Attenzione! 3 tentativi errati di digitazione della password causano il blocco dell accesso a Ermione, in tal caso occorrerà rivolgersi alla UO Formazione per lo sblocco e il ripristino della password originaria. 2. VISUALIZZAZIONE DELLA PROPRIA HOME PAGE Avuto accesso al sistema, nella home page personale sono presenti: gli eventi ai quali il professionista è previsto come partecipante ( Edizioni cui sei invitato ) la possibilità di compilare il questionario di gradimento on line di eventi aziendali frequentati ( Questionari di gradimento ) la visione di prenotazioni fatte on line per la partecipazione a eventi futuri ( Prenotazioni effettuate ). 4

5 3. VISUALIZZAZIONE DELLA PROPRIA ANAGRAFE FORMATIVA AZIENDALE Dalla propria home page selezionando il tasto Anagrafe Individuale è possibile accedere all ambiente Anagrafe Formativa Individuale Cliccando sulla lente ( per attivare la funzione cerca) vengono visualizzati tutti gli eventi formativi ai quali abbiamo partecipato: 5

6 4. AUTOINSERIMENTO E possibile aggiornare la propria anagrafe formativa con l inserimento di attestati conseguiti in aggiornamento esterno all azienda (facoltativo o a titolo personale extra orario di lavoro)non ANTERIORI triennio ECM precedente quello in corso, ad oggi non anteriori al 1/1/2014. N.B.: Non devono essere auto-inseriti gli attestati di eventi relativi a: Frequenza ai corsi effettuati presso le 5e ex USL dell area vasta nord ovest (USL 1 Massa Carrara, USL 2 Lucca, USL 5 Pisa, USL 6 Livorno, USL 12 Viareggio) ESTAR, Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana, Fondazione Monasterio e Auxilium Vitae. Corsi FAD fruiti sulla piattaforma FORMAS ( le cui chiavi di accesso sono fornite dalla UO Formazione: in questo caso il corso svolto EQUIVALE a un corso obbligatorio aziendale) 1. Come primo passo è indispensabile visualizzare la propria anagrafe formativa, come descritto al paragrafo 3 e controllare che l evento di cui si possiede l attestato di partecipazione non sia già presente nella propria anagrafe. 2. Accertato che la partecipazione non è presente nella propria anagrafe formativa, dalla barra in alto cliccare Auto Inserimento Corsi Per proseguire se: Corso accreditato ECM: andare a paragrafo 4.1 Corso non accreditato: andare paragrafo CORSO ACCREDITATO ECM Preliminarmente occorre verificare se il corso, di cui si vuole inserire la partecipazione, è già presente in banca dati. Per fare questo, compilare quindi i campi della maschera sottostante relativi a: Accreditamento occorre scegliere il tipo di accreditamento tra quelli che compaiono nel menù a tendina, vedasi immagine sottostante Codice ECM Quindi premere la lente per attivare la funzione di ricerca 6

7 Selezionare la tipologia di accreditamento Scrivere il codice ECM evento Se il corso non è presente nella banca dati proseguire al paragrafo 4.2 Se il corso è presente in banca dati allora compariranno già compilati una serie di campi, in questo caso occorre compilare SOLO i campi presenti nella sezione in basso della maschera inserendo la data di inizio e di fine dell iniziativa formativa (anche se coincidenti) e l eventuale sede se conosciuta. N.B.: Per i corsi FAD le informazioni relative a data inizio e data fine di regola sono riportate dal Provider nella brochure di presentazione dell evento reperibile sul relativo Sito Internet Terminato l inserimento comparirà automaticamente la spunta accanto alla dichiarazione di assunzione di responsabilità per le informazioni inserite Salvare le informazioni inserite cliccando sull icona a forma di dischetto presente nella maschera in alto a sinistra. Si ricorda che i corsi auto inseriti potranno essere validati dall U.O. Formazione solo se viene allegato l'attestato formativo Per caricare l attestato occorre accedere alla sezione Attestato 7

8 (Attenzione: non è possibile caricare l attestato in formato.jpg) Attraverso la funzione Sfoglia è possibile selezionare il file da caricare (in formato.doc oppure.pdf) Una volta selezionato il file, compare a destra del tasto Sfoglia il nome del file nome file Per l effettiva acquisizione del file occorre cliccare sulla freccia verde carica il file. Possiamo anche descrivere il documento scrivendo in questo campo 8

9 Avvenuta l acquisizione del file da parte del sistema, nella parte inferiore della maschera comparirà una stringa che indica l acquisizione del file. 4.2 CORSO NON ACCREDITATO ECM O NON PRESENTE IN BANCA DATI In caso di un attestato di un corso non accreditato ECM oppure non presente in banca, con le informazioni desumibili dall attestato è necessario riempire tutti campi presenti nell Area Generale e precisamente: ente organizzatore titolo del corso il codice ECM dell evento (solo per eventi ECM) l anno dell evento le ore di durata dell evento gli ECM conseguiti (solo per eventi ECM) l obiettivo formativo nazionale (solo per eventi ECM) le finalità formative la tipologia di evento data di inizio e data di fine dell iniziativa formativa (anche se coincidenti) la sede dell evento In ultimo occorre effettuare il salvataggio delle informazioni selezionando la relativa icona a forma di dischetto in alto a sinistra senza togliere il flag nel campo accanto alla scritta: Dichiaro di essere consapevole delle sanzioni penali previste nel caso di dichiarazioni non veritiere e falsità negli atti ai sensi e per gli effetti dell'art. 46 D.P.R. n. 445/2000 ; la mancanza del flag impedisce il salvataggio delle informazioni inserite. Terminato l auto-inserimento della partecipazione si consiglia di visualizzare la propria anagrafe formativa e verificare la presenza e la correttezza dell auto-inserimento. In caso di errori sarà possibile la modifica N.B. Il sistema effettua il conteggio aggiornato degli ECM conseguiti tenendo conto dei crediti relativi a gli auto inserimenti solo dopo la validazione da parte della U.O. Formazione. 9

10 4.3 VISUALIZZAZIONE ANAGRAFE FORMATIVA SUCCESSIVAMENTE ALL AUTO INSERIMENTO Avvenuto l auto inserimento della partecipazione ad un evento formativo, andando nella sezione anagrafe formativa comparirà l evento auto inserito in attesa di validazione da parte dell U.O. Formazione, identificabile dalla presenza delle icone sottostanti e dalla sigla AU : Attraverso l icona a forma di cilindro con la matita è possibile apportare modifiche a: Ente organizzatore Titolo del corso Codice ECM Tipologia di accreditamento Attraverso il cilindro con il segno meno è possibile cancellare in un colpo solo il corso autoinserito Se al momento dell auto inserimento è stato caricato anche l attestato, accanto alle icone appena descritte, comparirà anche questa icona: attestato di partecipazione. cliccando su di essa è possibile scaricare il proprio La struttura di Formazione si occuperà di verificare e validare la completezza/correttezza dell autoinserimento. Dopo che la Formazione avrà validato l auto inserimento, nell anagrafe individuale a fianco all evento auto inserito comparirà un icona a forma di spunta verde Dopo che l evento è stato validato, il partecipante ha ancora la possibilità, in caso di errore, di eliminare l iniziativa formativa autodichiarata tramite questa icona Nella propria anagrafe i corsi auto inseriti riportano il codice AUTINS Eventuali errori che non possono essere corretti autonomamente, devono essere segnalati alla UO Formazione. 10

11 5. CONSULTAZIONE DEL DOSSIER FORMATIVO Tra le richieste più frequenti che pervengono agli operatori della UO Formazione c è quella relativa a come fare per la consultazione del dossier formativo individuale, precisato che l anagrafe formativa presente su Ermione non rileva come dossier formativo ma come data base aziendale, in quanto finalizzato a dare conto delle partecipazioni a eventi collettivi aziendali o fruiti in aggiornamento individuale obbligatorio, per cui è prevista la facoltà per ciascun operatore di implementare la propria anagrafe aziendale con le attestazioni conseguite extra orario di lavoro, riteniamo utile fornire di seguito le istruzioni essenziali per l accesso all anagrafe formativa nazionale e al dossier formativo personale presente sul portale Co.Ge.APS, cui si accede tramite il seguente link: registrazione Chi accede per la prima volta dovrà effettuare la registrazione. Il sistema richiede i dati anagrafici del professionista e la registrazione è differenziata, in caso di iscrizione all albo/collegio professionale occorrerà inserire il relativo numero di iscrizione. Effettuata la registrazione perverrà una mail con le credenziali di accesso. 11

12 Al primo accesso successivo alla registrazione compare la seguente schermata: cliccando su si accede al servizio di consultazione della propria anagrafe formativa che è alimentata dal flusso di informazioni che tutti i provider nazionali e regionali sono obbligati a trasmettere entro 90 giorni dalla fine dell evento formativo cliccando su si accede alla sezione nella quale è possibile la costruzione del Dossier Formativo per triennio ECM corrente E demandata agli Ordini e Collegi Professionali la verifica di congruità del dossier formativo e l invio a ciascun professionista dell attestazione inerente all assolvimento dell obbligo formativo al termine di ciascun triennio ECM. Eventuali problemi di accesso o richieste di informazioni vanno inoltrate direttamente tramite mail a ecm@cogeaps.it. 12