Fare un progetto. Corso di Formazione Progettualità e Valore Aggiunto AVIS Novembre Pesaro Giuseppe Di Giovambattista

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1 Fare un progetto Corso di Formazione Progettualità e Valore Aggiunto AVIS Novembre Pesaro Giuseppe Di Giovambattista 1

2 Perché fare un progetto Il progetto è una modalità organizzata per dare risposta ad una serie di esigenze diverse: CAMBIAMENTO/INNOVAZIONE GESTIONE/CONSOLIDAMENTO MIGLIORAMENTO CONTINUO 2

3 Perché fare un progetto C è una relazione circolare tra i tre ordini di motivazioni Innovazione/ Cambiamento Gestione e consolidamento Miglioramento 3

4 Perché fare un progetto Ognuna delle 3 fasi ha una diversa caratteristica ed una diversa relazione con il progetto 4

5 Perché fare un progetto CAMBIAMENTO/INNOVAZIONE: Un mutamento, una variazione lenta o brusca dello stato dell arte 5

6 Perché fare un progetto GESTIONE/CONSOLIDAMENTO Mantenimento o sviluppo di un processo/sistema 6

7 Perché fare un progetto MIGLIORAMENTO Evoluzione continua a partire da dati di valutazione dell andamento di un processo/sistema 7

8 Perché fare un progetto RAPPORTO TRA MOTIVAZIONI E PROGETTO CAMBIAMENTO/INNOVAZIONE PROGETTO IDEA 8

9 Perché fare un progetto RAPPORTO TRA MOTIVAZIONI E PROGETTO GESTIONE/CONSOLIDAMENTO PROGETTO PIANIFICAZIONE-PROJECT MANAGEMENT 9

10 Perché fare un progetto RAPPORTO TRA MOTIVAZIONI E PROGETTO MIGLIORAMENTO CONTINUO PROGETTO VALUTAZIONE 10

11 Quindi: precondizioni per la progettazione: 1. chiarire le motivazioni e la natura del progetto ed il suo posizionamento: a. cambiamento b. gestione/mantenimento c. miglioramento 11

12 Gli strumenti Gli strumenti ed i metodi variano in relazione al posizionamento del mio progetto rispetto al ciclo prima descritto CAMBIAMENTO/INNOVAZIONE STRUMENTI DALL IDEA AL PROCESSO ATTUATIVO 12

13 Gli strumenti Gli strumenti ed i metodi variano in relazione al posizionamento del mio progetto rispetto al ciclo prima descritto GESTIONE STRUMENTI PROJECT MANAGEMENT 13

14 Gli strumenti Gli strumenti ed i metodi variano in relazione al posizionamento del mio progetto rispetto al ciclo prima descritto MIGLIORAMENTO STRUMENTI VALUTAZIONE 14

15 IDEA RICONOSCIMENTO DEL PROBLEMA INTERESSI PERCEZIONI RAPPRESENTAZIONI IDENTIFICAZIONE STAKEHOLDERS CONSENSO SULL AZIONE PIANO DI AZIONE PROGETTO 15

16 Gli strumenti: ANALISI DEL CONTESTO: -Desk -Operativa: Focus Group ANALISI E RICONOSCIMENTO DEI PORTATORI DI INTERESSI -Operativa: Focus Group territoriali, Analisi delle reti sociali -ANALISI DEL CONSENSO SULL AZIONE -Previsioni -Esperienza - TRADUZIONE DEL PIANO DI AZIONE IN PROGETTO DI AZIONE 16

17 PROGETTO OBIETTIVI SOGGETTI AZIONI REALIZZAZIONE PROJECT MANAGEMENT GESTIONE/ CONSOLIDAMENTO 17

18 IL CICLO DI PROGETTAZIONE (PCM) Programmazione Analisi Attori chiave Problemi Obiettivi Ambiti di intervento Valutazione Identificazione Implementazione Finanziamento Formulazione Struttura Logica Progettuale Obiettivi Finalità Risultati Attività Approccio Quadro Logico 18

19 PROGETTO A. DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI B. SOGGETTI, RUOLI E RESPONSABILITA C. DEFINIZIONE DELLE RISORSE D. DESCRIZIONE DELLE AZIONI (LIVELLI, SUB LIVELLI, TASK) E. TEMPI F. RISULTATI ATTESI G. MODALITA DI VERIFICA 19

20 Obiettivi Generali Obiettivo Specifico Risultati Attesi Attività Benefici sociali e/o economici di lungo termine che il programma/progetto sarà in grado di garantire all intera collettività di riferimento e non solo ai diretti beneficiari Benefici (miglioramento socio-economico di vita) che i diretti destinatari del progetto otterranno dalla realizzazione dei servizi realizzati in attuazione degli interventi programmati/progettati I servizi che i diretti beneficiari otterranno a seguito delle attività realizzate nell ambito del programma/progetto Le azioni concrete che il programma/progetto intende realizzare Relazione Causa Effetto 20

21 REALIZZAZIONE VALUTAZIONE PARTECIPATIVA VALUTAZIONE ESTERNA AUTO VALUTAZIONE CAMBIAMENTO SOCIALE CAMBIAMENTO INDIVIDUALE SOSTENIBILITA DEL CAMBIAMENTO MIGLIORAMENTO COMUNICAZIONE 21

22 Il monitoraggio e la valutazione Logica intervento Obiettivi generali Obiettivo specifico del progetto Risultati Indicatori verificabili Fonti della verifica Precondizioni (fattori esterni) Il Logical Framework fornisce una metodologia per verificare la corretta strutturazione dell intervento e supporta l implementazione del monitoraggio e della valutazione. Attività Mezzi Costi Pre-requisiti per lo sviluppo del progetto 22

23 Il monitoraggio e la valutazione Gli indicatori oggettivamente verificabili (IOV) descrivono gli obiettivi del progetto in termini obiettivamente misurabili. La specificazione degli IOV agisce come punto di fattibilità degli obiettivi e forma la base del sistema di monitoraggio del progetto. Gli indicatori permettono di: verificare la coerenza e la correttezza della logica di intervento monitorare i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi Studio di fattibilità Elaborazione progetto Valutazione ex-ante Inizio Valutazione in itinere Fine Valutazione ex-post 23

24 Il monitoraggio e la valutazione Aspetti critici Definire gli indicatori giusti Creare un sistema che li misura periodicamente Distribuire i risultati in tempo utile 24

25 MONITORAGGIO, VALUTAZIONE ED AUDIT Sono le Ho fatto tardi per il treno delle 14:00 Perché ho fatto tardi? Cosa comporta se ho perso il treno? Potrei prendere l autobus? Monitoraggio: accertamento dello stato di fatto, con riferimento ad un unità di misura prestabilita Audit: rilievo di una discrepanza tra stato di fatto (l ora del mio arrivo) e la norma (l orario del treno) Valutazione: analisi delle cause, discussione delle conseguenze e ricerca delle alternative 25

26 UN ESEMPIO CONCRETO PROGETTO: Ex-detenuti e mondo del lavoro Spesso i detenuti restano di fatto esclusi dal mondo del lavoro e quindi ricercano in attività illegali le proprie fonti di sostentamento, determinando così il circolo vizioso che porta a un aumento delle attività criminose e a un conseguente aumento dei costi sociali per la collettività. Oltre a ciò, gli ex-detenuti alla ricerca di un lavoro spesso non sanno né come né dove presentarsi. Alcuni di essi non posseggono capacità comunicative e linguistiche di base (lettura, scrittura, ecc.) e comunque non conoscono le opportunità di lavoro offerte nella zona. Anche le possibilità, per gli ex-detenuti, di costituire un impresa autonoma, sono molto scarse. L accesso al credito è troppo gravoso per chi riparte spesso da zero e i costi della consulenza (business plan, parcelle dei commercialisti ecc.) troppo onerosi 26

27 1. ANALISI DEL CONTESTO Il primo passo consiste, pertanto, in una dettagliata analisi dei problemi dei beneficiari. Per condurre una corretta analisi è necessario interpellare direttamente i beneficiari circa i problemi che sentono maggiormente e che vivono con particolare disagio. La descrizione del contesto include i seguenti passi: l analisi dei problemi; l analisi degli obiettivi (trasformazione dei problemi in obiettivi); l identificazione degli ambiti di intervento (clustering). 27

28 1. ANALISI DEL CONTESTO: Analisi dei problemi Il contesto riguarda in questo caso una condizione di discriminazione sociale o lavorativa dei beneficiari finali o, nel caso di progetti rivolti ai beneficiari intermedi, una situazione di difficoltà o di inefficienza delle strutture o dei sistemi. Il problema in questo esempio è uno stato di disagio/difficoltà vissuto dai beneficiari. In altre parole, il problema è una condizione negativa esistente nella realtà oggetto dell analisi.

29 1. ANALISI DEL CONTESTO: Analisi dei problemi Una volta identificato un numero ampio di problemi, è possibile costruire l albero dei problemi, vale a dire un diagramma che illustri, in senso verticale dal basso verso l alto, i legami causa- effetto tra i problemi identificati. È utile controllare accuratamente i legami causa-effetto tra i diversi problemi in quanto costituiscono la base della futura progettazione. 29

30 UN ESEMPIO CONCRETO Aumento della criminalità ANALISI DEL CONTESTO: Analisi dei problemi Ex-detenuti esclusi dal mondo del lavoro Ex-detenuti non posseggono adeguate competenze prof.li I detenuti non sanno come e dove cercare lavoro Gli ex-detenuti non riescono a costituire imprese autonome Le imprese non offrono posti agli exdetenuti Pratiche burocratiche rilasciate con lentezza Corsi di formazione obsoleti Ex-detenuti disinformati sulla domanda di lavoro Ex-detenuti non in possesso di capacità linguistiche di base Crediti troppo onerosi Parcelle dei consulenti troppo gravose Mentalità diffidente da parte di imprenditori e colleghi Costo del neo assunto troppo elevato Uffici pubblici scarsamente automatizzati 30

31 1. ANALISI DEL CONTESTO: Analisi degli obiettivi In seguito alla costruzione dell albero dei problemi, occorre trasformare tutti i problemi in possibili obiettivi da raggiungere, riformulando in positivo la situazione negativa precedentemente individuata. L obiettivo, così inteso, rappresenta una condizione positiva da raggiungere. L albero dei problemi diventa, così, un albero degli obiettivi 31

32 Sicurezza dei cittadini aumentata Ex-detenuti inseriti nel mondo del lavoro Ex-detenuti in possesso di adeguate competenze prof.li Ex-detenuti capaci di cercare lavoro Ex-detenuti in grado di costituire imprese autonome Posti di lavoro disponibili per gli ex-detenuti Pratiche burocratiche rilasciate velocemente Corsi di formazione aggiornati Ex-detenuti informati sulla domanda di lavoro Ex-detenuti in possesso di capacità linguistiche di base Crediti accessibili Parcelle dei consulenti accessibili Mentalità aperta di imprenditori e colleghi Costo del neo assunto ridotto Uffici pubblici automatizzati 32

33 1. ANALISI DEL CONTESTO: identificazione ambiti di intervento Costruito l albero degli obiettivi, è opportuno raggruppare questi ultimi secondo ambiti di intervento omogenei. Ciò significa includere nello stesso ambito quegli obiettivi per raggiungere i quali è necessario mettere in campo competenze tecniche e istituzionali sostanzialmente simili (definiti anche cluster). 33

34 Sicurezza dei cittadini aumentata Ex-detenuti inseriti nel mondo del lavoro Ex-detenuti in possesso di adeguate competenze prof.li Ex-detenuti capaci di cercare lavoro Ex-detenuti in grado di costituire imprese autonome Posti di lavoro disponibili per gli ex-detenuti Pratiche burocratiche rilasciate velocemente Corsi di formazione aggiornati Ex-detenuti informati sulla domanda di lavoro Ex-detenuti in possesso di capacità linguistiche di base Crediti accessibili Parcelle dei consulenti accessibili Mentalità aperta di imprenditori e colleghi Costo del neo assunto ridotto Uffici pubblici automatizzati FORMAZIONE ORIENTAMENTO IMPRENDITORIA POLITICA INDUSTRIALE SERVIZI PUBBLICI 34

35 1. ANALISI DEL CONTESTO: check list di controllo 1. Raccolta dati e informazioni Si sono adeguatamente intervistati i beneficiari? Si è chiesto loro: - quali sono i problemi intesi come stati di disagio/difficoltà? - sono disposti a partecipare attivamente alla progettazione? Si sono individuati gli attori che potrebbero assumere un ruolo attivo in merito alle aree problematiche del progetto? Sono state considerate tutte le fonti statistiche rilevanti? 2. Formulazione dei problemi Si sono formulati i problemi in termini di cosa i beneficiari non possono o non sono in grado di fare? Si sono formulati i problemi in maniera chiara e precisa? Si sono formulati i problemi in modo negativo e oggettivo? 3. Connessione logica tra problemi e tra obiettivi Sono stati ricontrollati i legami causa-effetto dell albero dei problemi? Sono stati ricontrollati i legami causa-effetto dell albero degli obiettivi? 35

36 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: scelta degli ambiti Formazione Orientamento Imprenditoria Politica industriale Servizi pubblici Il team di progettazione potrà decidere che il progetto prenderà in considerazione gli ambiti formazione, orientamento e imprenditoria, mentre non potrà operare negli ambiti politica industriale e servizi pubblici. Questo perché gli obiettivi compresi negli ambiti formazione orientamento e imprenditoria sono raggiungibili grazie alle competenze tecniche e istituzionali espresse dal team 36

37 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico Il Quadro Logico (Logical Framework) è una matrice di progettazione ampiamente utilizzata nei programmi promossi dalla Commissione europea e da altri organismi internazionali - utile per definire in maniera chiara i diversi elementi di un intervento progettuale e per visualizzarli in modo efficace. Il Quadro Logico è articolato in tre colonne: la prima, la logica di intervento descrive gli elementi fondamentali del progetto secondo una logica di causa-effetto dal basso verso l alto. Ciò significa che le attività portano ai risultati, i risultati conducono al raggiungimento dello scopo del progetto e lo scopo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali; la seconda presenta gli indicatori oggettivamente verificabili: un indicatore è ciò che si può oggettivamente osservare quando un risultato o un obiettivo è raggiunto; la terza descrive le condizioni esterne, vale a dire quei fattori esterni al progetto che però condizionano il raggiungimento degli obiettivi progettuali. 37

38 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico LOGICA DI INTERVENTO INDICATORI CONDIZIONI ESTERNE Obiettivi generali Scopo del progetto Risultati Attività Precondizioni 38

39 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico LOGICA DI INTERVENT O Obiettivi Generali Scopo del progetto Risultati Progetto rivolto a beneficiari finali Progetto rivolto a beneficiari intermedi (strutture e sistemi) Impatto del modello Impatto del modello innovativo sperimentato innovativo sperimentato sulle strutture e i sistemi sulle strutture e i sistemi Miglioramento della Funzionamento più condizione sociale o efficiente di strutture e lavorativa dei beneficiari sistemi finali Ciò che i beneficiari finali Ciò che i beneficiari saranno in grado di sapere, intermedi saranno in grado fare, o essere grazie alle di sapere, fare, o essere attività del progetto grazie alle attività del progetto Attività Le azioni realizzate per raggiungere i risultati previsti Le azioni realizzate per raggiungere i risultati previsti 39

40 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico Indicatori È necessario dimostrare l efficacia delle innovazioni che si intendono introdurre. Un indicatore è ciò che si può osservare nella realtà nel momento in cui si raggiunge un obiettivo (o un risultato). Esso, di norma, è costituito dai seguenti elementi: una variabile meglio se quantitativa o comunque quantificabile (giudizio) un target-group un tempo di osservazione un valore di riferimento. Ad esempio, l indicatore dell obiettivo Immigrati extracomunitari inseriti nel mondo del lavoro potrà essere: aumento dal 40 al 50% (valore di riferimento) del tasso di occupazione (variabile) degli immigrati residenti nel Comune X (gruppo di riferimento) entro 3 anni dalla fine del progetto (tempo di riferimento 40

41 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico Condizioni esterne Gli interventi progettuali, a causa di risorse o competenze limitate, non possono operare in più settori allo stesso tempo. Questo fa sì che per raggiungere certi obiettivi, il progetto debba ipotizzare che si verifichino altre condizioni esterne e indipendenti dal progetto. 41

42 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico Obiettivi generali Scopo del progetto + Condizioni esterne Risultati + Condizioni esterne Attività + Condizioni esterne Precondizioni 42

43 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico Il primo passo per la definizione del progetto di massima è l identificazione dello scopo del progetto. Con riferimento all albero degli obiettivi riportato in fig. 2, si è scelto di operare nei seguenti ambiti di intervento: formazione, orientamento, imprenditoria. Di norma, lo scopo è situato, nell albero, al livello gerarchico immediatamente superiore al più alto (o ai più alti) dei risultati/obiettivi compresi negli ambiti di intervento prescelti ed esprime un beneficio per i beneficiari finali. Nel nostro esempio, lo scopo del progetto è quindi Ex detenuti inseriti nel mondo del lavoro. 43

44 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico Obiettivi Generali Scopo del progetto Risultati Attività Sicurezza dei cittadini Ex-detenuti inseriti nel mondo del lavoro Ex-detenuti in possesso di adeguate competenze professionali Corsi di formazione professionale su competenze richieste dalle imprese LOGICA DI INTERVENTO Maggiori risorse a disposizione della collettività Ex-detenuti capaci di cercare lavoro Sportello informativo sulle opportunità di lavoro Corsi di alfabetizzazione Ex-detenuti in grado di costituire imprese autonome Programma di crediti agevolati Consulenza alla creazione d impresa 44

45 2. SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE: quadro logico L indicatore dello scopo Ex detenuti inseriti nel mondo del lavoro, potrebbe essere: Aumento dal 40% al 50% (valore di riferimento) del tasso di occupazione (variabile) dei soggetti ex detenuti con oltre 35 anni (gruppo di riferimento) entro 3 anni dalla fine del progetto (tempo di riferimento). 45

46 Ma attenzione allaterza legge di Chisholm sulla progettazione Le proposte di progetto sono sempre capite dagli altri in maniera diversa da come le concepisce chi le fa. Corollari: Se si spiegano i progetti in maniera tale che sia impossibile che qualcuno possa non capire, qualcuno non capirà. Se si fa un progetto con l'assoluta certezza dell'approvazione di tutti, a qualcuno non piacerà. Se si vuol mettere qualcuno di fronte ad un progetto compiuto, il progetto non si farà 46