Descrizione Processo di richiesta attraverso Titulus Ing. Piero Di Iorio e Dott.ssa Leonida Tortora

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1 Pubblicazione all Albo on-line Descrizione Processo di richiesta attraverso Titulus Ing. Piero Di Iorio e Dott.ssa Leonida Tortora diiorio@unisa.it l.tortora@unisa.it

2 Documentazione All indirizzo:

3 Dall albo pretorio all Albo on-line 1/2 La Legge 7 agosto 1990, n. 241 in materia di procedimento amministrativo stabilisce il diritto dei cittadini di prendere visione e di estrarre copia dei documenti le cui finalità siano considerate rilevanti per il pubblico La Legge n. 69 del 18 giugno 2009 riconosce l'effetto di pubblicità legale solamente agli atti e ai provvedimenti amministrativi pubblicati dagli Enti Pubblici sui propri siti informatici. In particolare l art. 32, comma 1 della legge ha sancito che a far data dal 1 gennaio 2010 gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati.

4 Dall albo pretorio all Albo on-line 2/2 Il comma 5 dell art. 32 della legge 241 precisa a decorrere dal 1 gennaio 2010 le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale. L albo pretorio si trasforma e diventa un luogo "virtuale" e accessibile a tutti con un semplice collegamento al sito web di riferimento. In questo modo tutti i documenti e gli atti che devono essere divulgati e diffusi per acquisire efficacia, saranno resi pubblici tramite Internet. Le regole con le quali funziona l albo pretorio on line non cambiano, ma cambia lo strumento: in luogo del documento stampato e affisso nello spazio dedicato all albo pretorio ci sara un sito web.

5 Albo on-line: RPA e RPP Le pubblicazioni devono essere effettuate nella sezione del sito web dell Ente Pubblico destinata all affissione degli atti, raggiungibile dalla home page e indirizzata dall etichetta «Albo» o «Albo on-line» La responsabilità della formazione dell atto soggetto a pubblicità legale è del Responsabile del Procedimento (RPA) che ha generato o ha in gestione l atto, indipendentemente dal soggetto che «firma» l atto (Direttore Generale, Rettore, ecc.) mentre la responsabilità della pubblicazione online è del Responsabile del Procedimento di Pubblicazione (RPP)

6 Cosa c è di nuovo Il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell amministrazione digitale, n. 82, all art. 40, rubricato Formazione di documenti informatici, ha introdotto un innovativo e fondamentale precetto: Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici DPCM 13 novembre art. 9 «Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti attraverso strumenti informatici» (Digital first) Dalle linee Guida AGID «la dematerializzazione non deve essere intesa solo come tendenza alla sostituzione della documentazione amministrativa cartacea in favore del documento informatico ma anche come gestione totalmente informatica dei documenti amministrativi, con l obiettivo di limitare (o azzerare del tutto) la produzione di nuova documentazione su supporto analogico»

7 Caratteristiche del processo di pubblicazione I documenti devono essere in formato elettronico; Il formato deve garantire: immodificabilità, qualità, integrità e sicurezza del contenuto; I documenti devono essere firmati dal richiedente e controfirmati dal Responsabile del procedimento di pubblicazione; I documenti rimangono pubblicati per tutto il tempo previsto dalla normativa; La consultazione dei documenti deve contenere almeno le seguenti informazioni: a) L ente che ha pubblicato l atto; b) La data di pubblicazione; c) La scadenza; d) La descrizione; e) La lista degli allegati consultabili L albo online deve prevedere i meccanismi per la pubblicazione e la rimozione/archiviazione degli atti; Tutti i documenti devono essere numerati automaticamente dal sistema in ordine cronologico;

8 Come abbiamo fatto fino adesso Documento Word Stampa Documento Cartaceo Documento PDF Scansione in Titulus Sottoscrizione autografa Partendo da un documento informatico, attraverso un processo certificato siamo passati ad un documento cartaceo, che facciamo sottoscrivere, e quindi attraverso un pubblico ufficiale ritorniamo ad un documento informatico ma perché???

9 Come faremo adesso Documento PDF Firma Digitale Firma Elettronica Registrazione in Titulus È la legge che ce lo impone, ma è il buon senso che ce lo farà fare!!!

10 Passi preliminari alla richiesta di pubblicazione di un documento all Albo on-line 1. Chi redige il documento lo trasforma in PDF o PDF/A 2. Lo rende valido a termini di legge, secondo UNA delle 3 modalità: Lo fa firmare Digitalmente, oppure Se autorizzato, inserisce la firma a stampa (immagine grafica della firma autografa od anche una dizione semplice F.to IL DIRETTORE. Ai sensi dell art. 3 comma 2 del D.L. 39/93), oppure Attesta come pubblico ufficiale che la copia per immagine (fotocopia) del documento analogico recante la sottoscrizione autografa risulta conforme all originale e la trasforma in PDF nel caso la copia sia di altro formato (ad es. Tiff) 3. Procede alla segnatura di protocollo ed alla Fascicolazione

11 Firma Digitale con Titulus Nel caso l operatore incaricato (RPA o chi per lui) abbia delega alla firma, ovvero sia in possesso degli strumenti per l apposizione della Firma Digitale in nome e per conto (token e PIN) è possibile far riassumere i tre precedenti passi in un'unica procedura di seguito elencata: Inserire all interno del Sistema di Gestione Documentale in bozza il documento, come da figura:

12 Firma Digitale con Titulus Far partire il Workflow Firmare Digitalmente il documento, selezionando il pulsante WORKFLOW

13 Firma Digitale con Titulus Cercare il workflow FIRMARE DIGITALMENTE UN DOCUMENTO e selezionare ATTIVA a destra della descrizione

14 Firma Digitale con Titulus Selezionare FIRMA DIGITALMENTE tra le azioni disponibili

15 Firma Digitale con Titulus Procedere alle operazioni di firma Inserire il PIN

16 Firma Digitale con Titulus Premere il pulsante FIRMA Protocollare il documento bozza

17 Firma Digitale con Titulus La procedura è terminata la presenza della coccarda al fianco del documento indica che il file allegato presenta una firma digitale.

18 Schema del flusso di Pubblicazione all Albo

19 Schema del flusso di richiesta di proroga

20 Schema del flusso di richiesta di annullamento

21 Richiesta di Pubblicazione 1/2

22 Richiesta di Pubblicazione 2/2

23 Link al documento Albo

24 Documento Albo (formato bozza)

25 Scelta Tipologia e Ambito 1/2 E possibile definire svariate tipologie e per ciascuna di esse diversi ambiti

26 Scelta Tipologia e Ambito 2/2 TIPOLOGIA AMBITO Rettorale Decreto Dirigenziale Direttoriale Bando Concorso Gara Selezione Studenti/Laureati Graduatorie Selezione Personale Docente Selezione Personale TA Studenti Avvisi Personale Docente Personale TA

27 Scelta Periodo di Pubblicazione 1/2

28 Scelta Periodo di Pubblicazione 2/2 Salvo diverse indicazioni previste da norma specifiche il periodo minimo di pubblicazione è di quindici giorni. Questo termine può essere dilatato o contratto ma occorre sempre una motivazione da parte dell RPA da registrazione nel campo «Annotazioni» di Titulus

29 Azioni dell RPP

30 Azioni dell RPA (Proroga o Annullamento)

31 Azioni dell RPA (Motivazioni)

32 Approvazione/Diniego di proroga o annullamento da parte dell RPP

33 Annullamento: come si gestisce Con adeguata motivazione, il RPA può richiedere l annullamento di una pubblicazione. In caso di errori od omissioni nel documento pubblicato, la registrazione del documento è annullata e il computo dei giorni è interrotto; se necessario, viene contestualmente pubblicato il documento corretto, con il computo dei giorni di pubblicazione che decorre nuovamente. La registrazione è annullata nel repertorio dell albo on-line apponendo la dicitura «Annullato» in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza.

34 Rigetto di un documento da parte dell RPP

35 Azioni RPA in caso di rigetto

36 La referta di pubblicazione Terminato il periodo di pubblicazione il Sistema produce una «referta di Pubblicazione» che verrà registrata come documento in partenza avente: come destinatario l'rpa del documento di origine ed in conferenza di servizi l'rpa del documento di pubblicazione, se diverso dal responsabile della pubblicazione come RPA il responsabile del procedimento di pubblicazione (RPP) come oggetto Referta di pubblicazione del protocollo: <prot del documento di pubblicazione> e repertorio <numero di repertorio del documento di pubblicazione>

37 Domande? Grazie per l attenzione Se di tanto in tanto non hai degli insuccessi, è segno che non stai facendo nulla di davvero innovativo. WOODY ALLEN