REGOLAMENTO COMUNALE PER L ASSEGNAZIONE E LA GESTIONE DEI SISTEMI DI TELEFONIA MOBILE DEL COMUNE DI IMOLA

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1 REGOLAMENTO COMUNALE PER L ASSEGNAZIONE E LA GESTIONE DEI SISTEMI DI TELEFONIA MOBILE DEL COMUNE DI IMOLA Approvato con deliberazione G.C. n. 193 del 2/12/2014, esecutiva

2 REGOLAMENTO PER L ASSEGNAZIONE E LA GESTIONE DEI SISTEMI DI TELEFONIA MOBILE DEL COMUNE DI IMOLA Il presente documento disciplina le modalità di assegnazione e l utilizzo delle utenze di telefonia mobile da parte del personale del Comune di IMOLA. Le linee guida di seguito riportate sono state formulate in applicazione dell art. 2 commi 594 e 595 della legge Finanziaria 2008 e ss.mm. e di quanto già emanato con la direttiva del Ministero della Funzione Pubblica del 30 ottobre ) DOTAZIONE DEI SISTEMI DI TELEFONIA MOBILE (i TELEFONI CELLULARI) Nell ambito delle funzioni loro assegnate, per lo svolgimento delle loro attività ed al fine di garantire pronta e costante reperibilità anche in luoghi diversi dalla sede di lavoro, le figure dell Ente alle quali è assegnato un telefono cellulare intestato all Amministrazione Comunale di Imola sono le seguenti: - Al Sindaco; - Agli Assessori; - Al Segretario Comunale; - Al Presidente del Consiglio Comunale; - Ai Dirigenti. I telefoni cellulari possono essere assegnati: A) direttamente ai servizi quando la natura delle prestazioni e dell incarico dei dipendenti ad esso assegnati richiedano pronta e costante rintracciabilità ed a condizione che l attività lavorativa sia svolta per almeno il 40% delle ore di lavoro fuori ufficio come, a titolo meramente esemplificativo: agenti di Polizia Municipale, addetti ad interventi di Protezione Civile, autisti scuolabus, addetti per attività da svolgere in esterno per sopralluoghi, attività manutentive, manifestazioni, etc.; B) nei casi in cui la pronta e costante rintracciabilità debba essere garantita anche al di fuori dell orario di servizio, il telefono cellulare potrà essere assegnato direttamente ad un dipendente; C) prestito temporaneo per limitati periodi di tempo per manifestazioni, consultazioni elettorali, eventi sportivi, ecc. Nei casi di cui ai punti precedenti, l assegnazione del telefono cellulare e l eventuale abilitazione al traffico dati, è disposta dal Dirigente che ne farà motivata richiesta al competente Servizio Economato che ha in gestione la telefonia mobile optando per una delle seguenti modalità: - assegnazione ad uno specifico Servizio o Unità Operativa (punto A) in alternanza ai dipendenti in ragione degli incarichi temporaneamente affidati o durante lo svolgimento delle proprie mansioni. In tal caso il Resp. del Servizio assegnatario registrerà in apposito file i dati relativi a: soggetto utilizzatore, data di consegna data di restituzione, relativa motivazione ; - assegnazione ad uso esclusivo al dipendente utilizzatore dell utenza mobile in via continuativa in quanto rientrante in una delle casistiche di cui al punto B; - nei casi di cui al punto C, mediante richiesta diretta e motivata al Servizio Economato Telefonia che registrerà in apposito file i dati relativi a: soggetto utilizzatore, data di consegna, data di restituzione, relativa motivazione. 1/5

3 Il Servizio Economato provvederà alla gestione dei telefoni cellulari (fornitura di telefoni, attivazioni delle utenze mobili, attivazione dei servizi di abilitazioni, restrizioni, cessazioni, etc.) al fine di armonizzare tutti i servizi di telefonia mobile in un'unica Convenzione. Ai telefoni cellulari sono equiparate nell assegnazione e nella gestione, le chiavette Internet, i tablet, le SIM solo Dati e, quanto prevedono le convenzioni in materia di servizi di Telefonia Mobile. I numeri di cellulari assegnati saranno divulgati in un apposita sezione degli elenchi telefonici interni. Nel caso intervengano variazioni di assegnazione ai singoli utilizzatori o ai Servizi, o vengano meno i requisiti per i quali l utenza mobile è assegnata, dovrà esserne data tempestiva comunicazione al Servizio Economato che provvederà al ritiro del telefono ed ai dovuti adempimenti. Nel caso di cambio d uso per trasferimento dell utenza ad altro Servizio, il Dirigente nuovo assegnatario prenderà in carico l utenza mobile, con le modalità già indicate di assegnazione. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, l amministratore o il dipendente utilizzatore in via esclusiva dell utenza mobile, su specifica richiesta, potrà migrare l utenza a proprio carico mantenendo così il numero di cellulare; diversamente il telefono dovrà essere restituito al Servizio Economato il giorno della cessazione dell incarico/rapporto di lavoro. Le tipologie di utenze che vengono attivate sono le seguenti: - utenze in abbonamento (per le quali occorre pagare la Tassa di Concessione Governativa): verranno attivate per le figure istituzionali; - utenze a ricarica (con taglio da definire in funzione delle necessità): verranno attivate per tutti gli altri utilizzatori; - utenze dati: nei casi richiesti per particolari esigenze di servizio. 2) UTILIZZO DEI TELEFONI CELLULARI DI SERVIZIO I telefoni cellulari di servizio sono di uso personale e non possono essere ceduti a terzi a nessun titolo. Gli Amministratori dell Ente e gli assegnatari ad uso esclusivo dei telefoni cellulari, affinché possano essere immediatamente rintracciabili nei casi di necessità, hanno l obbligo di mantenere in funzione il telefono cellulare durante l orario di servizio, ed al di fuori dell orario di servizio in tutti i casi in cui le circostanze concrete lo rendano necessario. Ogni assegnatario di telefono cellulare di servizio è tenuto all uso appropriato ed alla diligente conservazione dell apparecchio e alla piena conoscenza delle disposizioni di utilizzo previste. In caso di furto o smarrimento occorrerà che l assegnatario proceda nel seguente modo: o o o darne immediata comunicazione al proprio Dirigente; darne immediata comunicazione alla referente del Servizio Economato Telefonia finalizzata all immediato blocco dell utenza; presentare la formale denuncia di furto o smarrimento presso le autorità competenti e trasmettere il documento alla referente del Servizio Economato Telefonia. Se il furto o lo smarrimento si verificano in circostanze in cui non è possibile comunicare con l ufficio preposto, l assegnatario dovrà provvedere personalmente al blocco della SIM contattando il gestore di telefonia mobile (vedi contatto al punto 6). In caso di malfunzionamento o di guasto dell apparecchio, degli accessori o della SIM, l assegnatario dovrà rivolgersi alla referente del Servizio Economato Telefonia che prontamente provvederà alla risoluzione della problematica esposta. Fermo restando quanto disposto dai punti precedenti, agli assegnatari dei telefoni con contratto in abbonamento (per il quale è previsto il pagamento della tassa di Concessione Governativa), sono tenuti, nel caso in cui vogliano utilizzare l utenza telefonica anche per uso personale, ad attivare il servizio di Dual Billing, ovvero l utilizzo del telefono cellulare dell Ente per le chiamate private o comunque diverse 2/5

4 da quelle di servizio, alle medesime condizioni e tariffe applicate all amministrazione. L attivazione del servizio prevede che i costi delle telefonate siano addebitati direttamente all utilizzatore che avrà sottoscritto tale opzione. In nessun caso il Comune di Imola sarà parte in causa in alcuna controversia che dovesse incorrere tra l utilizzatore del servizio di Dual Billing ed il gestore telefonico. Nel caso in cui, a seguito di controlli sul dettaglio del traffico aziendale, si riscontrassero delle telefonate private per le quali l utilizzatore si è dimenticato di anteporre il relativo codice, verrà effettuata trattenuta in busta paga per le somme dovute. Le figure istituzionali dell Ente alla quali è riconosciuto il telefono cellulare, per la particolarità dei ruoli e delle mansioni, avranno le utenze abilitate al traffico internazionale; a tutte le altre utenze sarà data l abilitazione al traffico nazionale. Nel caso di attivazione del contratto di Dual Billing Tim Tuo, salvo non richiesto espressamente, le telefonate ed il traffico dati effettuato all estero saranno a carico del singolo utilizzatore. Gli assegnatari di cui al precedente punto B, per i quali verrà attivata un utenza ricaricabile, potranno richiedere, il passaggio ad un utenza in abbonamento, al fine dell attivazione dell opzione Dual Billing. In questo caso il dipendente dovrà rimborsare all ente l intero costo sostenuto per la Tassa di Concessione Governativa, con le modalità sopra descritte. Nel caso sia richiesto che l utenza di Fonia sia abilitata anche al traffico Dati per il collegamento ai servizi internet, onde evitare che consistenti volumi di traffico dati comportino elevati costi non preventivabili, sarà concessa l abilitazione al minimo canone mensile previsto. 3) VERIFICHE, MONITORAGGIO E CONTROLLI L Amministrazione Comunale, nel rispetto della normativa sulla tutela e riservatezza dei dati personali e delle normative vigenti in materia di contenimento della spesa pubblica, attiva un sistema di verifiche sull utilizzo corretto delle utenze telefoniche. Verranno predisposti monitoraggi periodici sul rendiconto telefonico ripartito per costi imputabili ai singoli settori, al fine di ottemperare al predetto contenimento della spesa pubblica. Il monitoraggio della spesa sarà incentrato sulle seguenti azioni: - raccolta dei dati di traffico effettuato per utenza su base bimestrale e verifica della congruità dei costi; - raccolta dei dati di traffico per utenza (in via sintetica) su base annua ed invio ai rispettivi Dirigenti del resoconto del traffico effettuato che sarà sottoscritto al fine di attestare che l utenza è stata correttamente utilizzata per esigenze di servizio ovvero potrà richiedere ulteriori dati al fine di verificare l effettivo corretto utilizzo; Ciascun Dirigente può inoltrare richiesta al Servizio Economato Telefonia per ottenere la visione dei costi imputabili esclusivamente ai propri assegnatari di utenza mobile. 4) RESPONSABILITÀ Il possesso del telefono cellulare (utenza e apparato) dà luogo alle responsabilità previste dalla legge. 5) CONTRATTI TELEFONICI La stipula dei contratti di telefonia mobile è in capo al Responsabile del Servizio Economato che agisce secondo le norme vigenti in virtù delle esigenze di servizio manifestate dall Ente. 3/5

5 6) RECAPITI E RIFERIMENTI Referente tecnico Telefoni: LUCIA FAVA Call Center del Gestore di telefonia mobile per l operazione di blocco dell utenza in caso di furto o smarrimento Telecom (post-selezione 3) ALLEGATO - Modulo di assegnazione utenza di telefonia mobile. Il Dirigente del Settore Economico Finanziario Dott.ssa Bruana Gualandi 4/5

6 ALLEGATO al Documento di Gestione dei telefoni cellulari MODULO DI ASSEGNAZIONE UTENZA DI TELEFONIA MOBILE DIRIGENTE SETTORE Viste le disposizioni del vigente documento redatto dal Servizio Economato in merito alla gestione e concessione dei telefoni cellulari di competenza del Comune di Imola, il Dirigente, dispone per l assegnazione dell utenza mobile dichiarando che avviene: D) in via continuativa al servizio in quanto la natura delle prestazioni e dell incarico dei dipendenti ad esso assegnati richiedono pronta e costante rintracciabilità e l attività lavorativa è svolta per almeno il 40% delle ore di lavoro fuori ufficio. Numero utenze richieste: Indicare l attribuzione in via prioritaria dei principali utilizzatori, oppure l attività di riferimento per ciascuna utenza richiesta E) in via continuativa al/alla dipendente in quanto deve essere garantita la pronta e costante rintracciabilità per le seguenti motivazioni: F) richiesta di una SIM dati per le seguenti motivazioni: Imola, Il Dirigente 5/5