gestione documentale U-GOV Gestione Documentale Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione

Dimensione: px
Iniziare la visualizzazioe della pagina:

Download "gestione documentale U-GOV Gestione Documentale Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione"

Transcript

1 gestione documentale U-GOV Gestione Documentale Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione White Paper Giugno 2010

2 Titolo White Paper: U-GOV Gestione Documentale Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione Giugno 2010 S1-0 Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Relazioni Esterne Tel: Kion S.p.a. Via Cristoni, Casalecchio di Reno (BO) Tel: e KION, Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.

3 Indice 1. INTRODUZIONE LA GESTIONE DOCUMENTALE IN ATENEO: IL PUNTO DI VISTA LA SOLUZIONE : U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE PRINCIPI ALLA BASE DELLA SOLUZIONE I MODULI DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE: PANORAMICA E STATO DI AVANZAMENTO MODULI COMPLETATI E DISPONIBILI MODULI IN FASE EVOLUTIVA MODULI IN FASE DI INTEGRAZIONE CON L AREA GESTIONE DOCUMENTALE MODULI IN FASE DI SVILUPPO I MODULI DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE NEL DETTAGLIO PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE: TITULUS LA GESTIONE DEGLI ORGANI COLLEGIALI: TITULUS ORGANI L AUTOMAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI: IL WORKFLOW DOCUMENTALE PIANO EVOLUTIVO DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE

4 4

5 1. Introduzione Un sistema documentale è da sempre una delle colonne portanti del sistema informativo sia per il supporto ai processi decisionali sia per la conservazione e valorizzazione del patrimonio documentale. In ogni processo interno all Ateneo infatti sono coinvolti e al tempo stesso generati documenti; un sistema documentale ha il compito di gestire, organizzare e conservare questi documenti 1. Con l acquisizione del software Titulus, ha inteso iniziare un percorso finalizzato a proporre agli Atenei italiani un sistema di gestione documentale interconnesso con le principali applicazioni gestionali. L integrazione di Titulus in U-GOV Gestione Documentale racchiude la volontà di creare un unica base informativa che venga alimentata, non solo dal protocollo, ma da tutti gli applicativi gestionali dell ateneo e che a sua volta si renda disponibile ad altri soggetti (persone e applicativi) per mezzo di canali diversi. 1 Riteniamo valida l accezione di documento fornita da Elio Lodolini: Perché possa parlarsi di documento occorre [ ] che lo scritto sia stato prodotto nel corso dello svolgimento di quella che, possiamo indicare come un attività amministrativa, nell accezione più ampia del termine: amministrazione di uno Stato o di una qualsiasi altra collettività organizzata, di un azienda, di una famiglia, od amministrazione di singoli settori, politici, giudiziari, finanziari, militari, [ ] 5

6 6

7 2. La gestione documentale in Ateneo: il punto di vista Attorno al tema della gestione documentale si discute oramai da più di un decennio. La questione, oltre ad essere sempre al centro del dibattito come dimostrato dai continui interventi del legislatore, coinvolge diverse professionalità e competenze. Le scienze che tradizionalmente si sono occupate di gestione documentale, quali l archivistica e la diplomatica, sono state affiancate con l avvento del digitale dall informatica. L apertura al digitale rappresenta senz altro una enorme possibilità di sviluppo per il mondo documentale; l informatica è strumento capace di semplificare e supportare l organizzazione, velocizzare il reperimento e la circolazione dei documenti. Tuttavia, come individuato da Simon 2 già nel 1947: E impossibile separare completamente i mezzi dai fini, perché i mezzi non sono mai neutrali rispetto ai fini ; l utilizzo del mezzo informatico necessita quindi di riflessioni complesse ed approfondite in ambito di gestione documentale che tengano conto dei diversi approcci alla disciplina e soddisfino i requisiti archivistici, tecnologici e organizzativi nel rispetto della normativa vigente. L avvento delle nuove tecnologie da un lato ampia il potenziale dei tradizionali mezzi di corredo dell archivio, dall altro implica un ripensamento dei tradizionali mezzi di corredo utilizzati (Titolari, Massimari di scarto, Repertori dei fascicoli, registri, ecc..) non una loro piatta trasposizione all ambiente digitale né, tantomeno, un loro accantonamento. ha inteso approcciarsi alla gestione documentale facendo propria la prospettiva interdisciplinare e attingendo, nel rispetto delle singole sfere di competenza, da tutti gli ambiti coinvolti con la consapevolezza che un approccio unilaterale possa portare ad una improduttiva miopia. 2 Herbert A. Simon, Il comportamento amministrativo, 1958, Il Mulino, Bologna 7

8 8

9 3. La soluzione : U-GOV Gestione Documentale La nuova area U-GOV Gestione Documentale nasce da un semplice ragionamento: un sistema gestionale integrato non è completo senza un adeguata gestione documentale. Gli interventi del legislatore, volti ad incentivare l amministrazione digitale, confermano la necessità di organizzare il sistema documentale di Ateneo perché gestisca i documenti prodotti sin dalla loro nascita in formato elettronico, per poi garantirne una adeguata conservazione nel tempo. Un moderno sistema di gestione documentale deve disporre di adeguati strumenti di interoperabilità, sia in termini di interazione con gli altri sistemi gestionali di Ateneo (come evidenziato nella solution map di U-GOV), sia in termini di comunicazione con sistemi di gestione documentali di altre amministrazioni o organizzazioni. Gli strumenti di interoperabilità sono quindi indispensabili per giungere ad una gestione integrata di documenti informatici, con conseguente riduzione di tempi (di trasmissione, di imputazione, di reperimento delle informazioni, ecc.) e costi diretti e indiretti (minori consumi di carta, minori costi di stivaggio, minori costi di spedizione/trasmissione, riduzione di errori umani, miglior qualità del lavoro, ecc.). Per questo si è deciso di investire su una soluzione aperta che consentisse di archiviare in un unico repository documentale qualsiasi documento prodotto o acquisito nell ambito dell attività amministrativa dell Ateneo. A naturale completamento dell attività di archiviazione si colloca la conservazione digitale dei documenti informatici corredati da adeguati metadati, indispensabili a garantire l integrità, la non ripudiabilità e l intelligibilità nel tempo dei documenti informatici. 3.1 Principi alla base della soluzione Nell adottare un sistema di gestione documentale e protocollo informatico 9

10 ha cercato di individuare soluzioni che rispettassero alcuni principi condivisi dall intera piattaforma U-GOV, fra cui: Standard aperti L uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo sviluppo delle componenti applicative, consente di sviluppare la comunicazione fra i diversi moduli ed offrire applicazioni distribuite, sicure ed interoperabili. L uso dell XML come formato di scambio dei contenuti rappresenta un ulteriore sforzo verso l adozione di standard aperti. Architettura orientata ai servizi (SOA) e all integrazione (web services) L esposizione di uno strato di servizi per accedere alle unità informative (documenti e fascicoli) e per la loro gestione, in modo trasparente e riutilizzabile per le altre applicazioni, migliora la capacità di cooperazione applicativa, facilitando le sinergie fra i diversi sistemi informativi. Architettura Web-based L architettura del sistema garantisce i principali benefici delle applicazioni web based: facilità di distribuzione ed aggiornamento, accesso multipiattaforma, scalabilità. Rispetto dei canoni archivistici Il sistema rispetta i requisiti archivistici in termini di classificazione, fascicolazione, tracciabilità, non ripudiabilità dei documenti informatici prodotti nell ambito di un sistema integrato di gestione documentale. L adozione del software Titulus è stata guidata dal rispetto dei principi sopra descritti e dal fatto che sia stato adottato da parte di oltre 40 atenei italiani, diventando di fatto uno standard nell ambito universitario. 10

11 4. I moduli di U-GOV Gestione Documentale: panoramica e stato di avanzamento Di seguito vengono descritti i principali moduli previsti nella nuova area U-GOV Gestione Documentale. I primi moduli Titulus, Titulus Organi e Workflow Documentale sono già disponibili, mentre dei moduli Fascicolo di Personale e Fascicolo di Studente esistono solo alcune funzionalità attive. Per i moduli Confirma e Conservazione Digitale, già operativi ed integrati in altri contesti di U-GOV, è in corso l analisi per l integrazione con i moduli dell area U-GOV Gestione Documentale già disponibili. Infine, per il modulo Archivio di Deposito sarà attivata una fase di analisi per recepire i requisiti individuati da archivisti esperti dei processi di transizione fra archivio corrente ed archivio di deposito, oltre ai processi di gestione dell archivio di deposito stesso. Figura 1 - I moduli di U-GOV Gestione Documentale 4.1 Moduli completati e disponibili I primi moduli già disponibili rappresentano le componenti di base del sistema, indispensabili per l utilizzo degli altri moduli dell Area Gestione Documentale. Essi sono: - Titulus - Titulus Organi - Workflow documentale Titulus è un applicazione web che copre l intero processo di gestione dei documenti all interno dell Ateneo: dalla protocollazione, passando attraverso la 11

12 fascicolazione e la repertoriazione per finire con la chiusura del fascicolo e la sua archiviazione. Assolve, quindi, tutte le funzionalità relative alla registratura di protocollo e alla gestione dell archivio corrente. Titulus è in grado di gestire più registri di protocollo (uno per ogni AOO), condividere i documenti tra i membri di una stessa AOO, facilitare la comunicazione tra le AOO di uno stesso Ateneo, stampare allegati o elenchi di documenti, gestire e monitorare gli accessi, storicizzare le operazioni eseguite su ogni singolo documento. Titulus Organi è un estensione di Titulus che permette di gestire tutto l iter che sottintende alla gestione degli organi accademici. Il tracciamento ed il monitoraggio dei flussi documentali relativi a proposte e comunicazioni, la gestione del calendario delle sedute, l uso di modelli per la produzione di ordine del giorno, lettere di convocazione, delibere e verbali, sono tutti strumenti messi a disposizione da Titulus Organi. L integrazione con Titulus garantisce il tracciamento di tutte le azioni intraprese sui documenti, dalla loro formazione in bozza fino alla loro registrazione a protocollo e repertoriazione. Workflow Documentale è stato sviluppato per gestire iter più o meno complessi legati alla vita di un documento o ad un intero procedimento amministrativo. Usato da Titulus Organi per la definizione e la gestione dell iter di presentazione di proposte di delibera e comunicazioni, è in grado di gestire attività di workgroup su un singolo documento (check-in e check-out di file, aggiunta di annotazioni, smistamento per competenza o conoscenza, inserimento in fascicolo, ecc.), iter autorizzativi paralleli o sequenziali, ed azioni che possano coinvolgere più documenti (registrazione automatica documenti quali ricevute, comunicazioni ad altre amministrazioni, ecc.). Il modulo è dotato di un componente denominato workflow designer tramite il quale descrivere l iter del workflow: attori autorizzati ad operare, azioni a loro disposizione e funzioni da richiamare in corrispondenza delle azioni intraprese. Anche il motore di workflow è integrato in Titulus ed è quindi fruibile direttamente da interfaccia di Titulus e Titulus Organi. Tutti i documenti inseriti in Titulus quindi sono potenzialmente ascrivibili ad un workflow. 4.2 Moduli in fase evolutiva Questi moduli si riferiscono a funzionalità gestite all interno di Titulus, per le quali tuttavia sono previsti precisi scenari evolutivi di integrazione. - Fascicolo di Studente - Fascicolo di Personale 12

13 La gestione del Fascicolo di Studente prevede l integrazione con i sistemi gestionali di Ateneo di segreteria studenti (ESSE3 e GISS in primis) per la creazione automatica del fascicolo di studente (all atto dell immatricolazione dello stesso) e l inserimento automatico dei documenti inerenti la carriera dello studente all interno del fascicolo medesimo. La gestione del fascicolo di studente, in quanto fascicolo di persona, rispetta particolari criteri archivistici che estendono i normali criteri di gestione dei fascicoli di affare o procedimento. Al momento Titulus mette a disposizione tramite interfaccia utente gli strumenti per la gestione del fascicolo. Manca tuttavia qualsiasi forma di integrazione con i sistemi gestionali di segreteria studenti. Sono in corso attività di analisi, anche nell ambito di progetti interuniversitari finanziati dal Ministero della Pubblica Amministrazione e l Innovazione. Il modulo Fascicolo di Personale prevede l integrazione con i sistemi di gestione del personale (U-GOV Risorse Umane in primis) per la creazione automatica del fascicolo di personale (all atto dell entrata in servizio dello stesso) e l inserimento automatico dei documenti inerenti la carriera del personale all interno del fascicolo medesimo. Analogamente a quanto accennato per il fascicolo di studente, anche il fascicolo di personale, in quanto fascicolo di persona, rispetta criteri archivistici che estendono i normali criteri di gestione dei fascicoli di affare o procedimento. Al momento Titulus mette a disposizione tramite interfaccia utente gli strumenti per la gestione dei fascicoli di personale. Non è ancora stata sviluppata una interfaccia di integrazione con i sistemi di gestione delle risorse umane. Sulla base dei risultati del progetto Cartesio in merito al massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo di personale (tecnico amministrativo), nei prossimi mesi saranno analizzati i principali scenari di integrazione, con l obiettivo di gestire la registrazione automatica e conseguente fascicolazione dei documenti prodotti per mezzo di U-GOV Risorse Umane. 4.3 Moduli in fase di integrazione con l Area Gestione Documentale Per i seguenti moduli, già in uso per alcuni processi gestionali, sono in corso analisi di approfondimento per l integrazione con gli altri moduli dell area (in particolare Titulus, Titulus Organi e Workflow Documentale). - Confirma - Conservazione digitale 13

14 Confirma rappresenta una piattaforma implementata in Java che consente di apporre e verificare firme digitali a valore legale. Per poter far uso di Confirma è sufficiente dotarsi di un dispositivo di firma e di un web browser. Per una descrizione dettagliata del servizio di firma si rimanda al link: La produzione di documenti informatici firmati digitalmente (anche tramite Confirma) comporta l esigenza di gestire la conservazione di questi documenti. Per questi fini è stato sviluppato il modulo di Conservazione digitale, dedicato alla conservazione di documenti informatici. Si rimanda alla prossima release di questo white paper per una descrizione più dettagliata del modulo. 4.4 Moduli in fase di sviluppo Per il modulo di gestione dell Archivio di Deposito sono in corso di definizione le specifiche funzionali ed i casi d uso. Requisiti del modulo: Integrazione con l archivio corrente (Titulus) Integrazione con il modulo di Conservazione digitale Per approfondimenti su questo modulo si rimanda a future versioni di questo documento. 14

15 5. I moduli di U-GOV Gestione Documentale nel dettaglio Di seguito il dettaglio delle funzionalità dei singoli moduli già disponibili. 5.1 Protocollo informatico e gestione documentale: Titulus Il modulo Titulus è il core dell intera area U-GOV Gestione Documentale, a cui viene demandata la gestione dei documenti (funzionalmente strutturati e organizzati secondo le buone prassi archivistiche) prodotti o acquisiti in Ateneo nell esercizio delle proprie funzioni. Più specificatamente Titulus organizza i documenti in fascicoli, sottofascicoli, repertori, controlla gli accessi ai medesimi, tiene memoria di tutte le operazioni effettuate sui documenti, consente la registratura di protocollo a norma di legge. Le nuove versioni di Titulus semplificano ed automatizzano l interoperabilità tra le AOO di un medesimo Ateneo, velocizzando e semplificando lo scambio e la protocollazione di informazioni. Di seguito un elenco delle funzionalità di Titulus: La registratura di protocollo Titulus garantisce il completo rispetto della normativa. La generazione in automatico dei numeri di protocollo, l assegnazione automatica di data ed ora di registrazione, l immodificabilità dei campi secondo le disposizioni del legislatore. Gestione dei documenti in arrivo in partenza interni e non protocollati In Titulus è possibile inserire documenti in arrivo, in partenza, interni e non protocollati, così da coprire ogni casistica di documento trattato. Smistamento Titulus consente di trasmettere i documenti registrati al personale incaricato, attraverso strumenti di smistamento per competenza e conoscenza. In particolare è possibile assegnare un documento: - In responsabilità (RPA Responsabile del Procedimento Amministrativo) - In co-responsabilità (CDS Conferenza Di Servizi) 15

16 - In copia (CC Copia Conoscenza) - Come operatore incaricato 3 Accesso ai documenti Attraverso una batteria di diritti piuttosto fornita, gestita dall amministratore di Titulus, l accesso ai documenti registrati viene autorizzato solo dopo un attenta verifica dei diritti dell utente e dei criteri di smistamento definiti per ogni singolo documento. L utente con i privilegi più ristretti può consultare i soli documenti a lui smistati; i privilegi possono essere aumentati, per ogni utente, estendendo la visione a tutti i documenti smistati alla propria Unità Organizzativa (UO), a tutte le UO sottostanti la propria, ad un elenco di UO definito, oppure all intera Area Organizzativa Omogenea (AOO) Gruppi di utenti Titulus gestisce assegnazioni trasversali rispetto all organigramma. Assegnando persone afferenti ad uffici diversi ad un medesimo gruppo (Es: responsabili d ufficio, Gruppo di lavoro sulla conservazione digitale, ecc.). Un documento smistato ad un gruppo di utenti sarà visibile solo agli appartenenti a tale gruppo. Accesso riservato Titulus dà la possibilità di attribuire ad un documento diversi livelli di riservatezza (riservato, altamente confidenziale) tramite i quali restringerne ulteriormente l accesso. Per poter consultare un documento riservato non sono sufficienti i diritti standard ed il semplice smistamento: è indispensabile che sia esplicitato per l utente il diritto di accesso ai documenti riservati. Controllo dei duplicati sui documenti in arrivo In fase di registrazione di un documento in arrivo, sono stati predisposti appositi controlli da parte di Titulus, per verificare e segnalare la presenza di eventuali duplicati pervenuti in precedenza e già registrati (ad esempio documenti giunti inizialmente tramite fax e successivamente pervenuti per le vie ordinarie). Metadati descrittivi Ad integrazione delle informazioni di protocollo, Titulus prevede di completare le informazioni descrittive del documento per mezzo di altri metadati non obbligatori (tipologia del documento, annotazioni e note, mezzo di trasmissione, autore del documento, ecc.). Queste ulteriori 3 Operatore Incaricato in Titulus è colui che non può avere il ruolo di RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) ma che agisce sul documento. 16

17 informazioni, se riportate, potranno agevolare nella fase di consultazione dell archivio, consentendo ricerche mirate e non solo full text. File associati alla registrazione Una delle principali qualità di Titulus è proprio quella di integrare, già dalla registrazione, strumenti per l acquisizione ottica tramite scanner di originali cartacei, oppure per l associazione di file di qualunque formato. Questi file, anche qualora non si tratti di documenti informatici originali, già ora sono estremamente utili per la consultazione da parte degli utenti di Titulus. Il primo traguardo raggiunto da Titulus è infatti rappresentato da una forte riduzione delle copie fotostatiche dei documenti, diventate praticamente inutili grazie agli strumenti di consultazione presenti in Titulus. Versioning Nell ambito della gestione documentale di Titulus è prevista la gestione del versioning di ogni singolo file presente in Titulus. Attraverso funzioni di check-out e check-in, più soggetti coinvolti possono contribuire alla redazione del testo finale di un documento (relazione di un gruppo di lavoro, testo di una proposta di delibera, bozza di documento soggetta ad approvazione ed integrazione tramite workflow documentale, ecc.). Oltre a mantenere tutte le versioni prodotte del documento, nel caso di file pdf o odt (OpenOffice) Titulus propone uno strumento per mezzo del quale evidenziare le differenze tra l ultima versione di un file e le precedenti. Voci di indice Rappresentano uno strumento molto apprezzato di Titulus, per mezzo del quale compilare automaticamente alcune informazioni obbligatorie in fase di registrazione di un documento. In particolare tramite le voci di indice è possibile impostare classificazione, criteri di smistamento, limiti minimi di conservazione (oltre i quali procedere alla valutazione per lo scarto) e oggetto del documento sulla base di uno o più oggetti precompilati. Gestite dall amministratore di Titulus, le voci di indice hanno dimostrato di ridurre notevolmente il margine di errore umano nella registrazione di documenti. Fascicolo Titulus gestisce tutti i fascicoli di affare, di attività e di procedimento nel rispetto dei criteri archivistici individuati dall omonimo progetto coordinato dall Università di Padova. La composizione del fascicolo può essere semplice (un unico livello) o composta in più livelli: in base alla prassi archivistica di norma ci si limita ad un massimo di quattro livelli 17

18 (fascicolo, sottofascicolo, inserto, annesso). Fascicolo di persona Titulus gestisce due specie del fascicolo di persona propri degli Atenei: il fascicolo di studente ed il fascicolo di personale (fascicolo inerente ciascun dipendente dell Ateneo). Anche in questo caso la classificazione detta la modalità di sedimentazione dei documenti. Ricerca nei record di registrazione Titulus consente la ricerca su ogni campo compilato del documento. Attualmente non esistono in Titulus campi che non siano ricercabili. Per agevolare l individuazione dei documenti di interesse è anche prevista la possibilità di raffinare l esito di una ricerca con un ulteriore ricerca. Ricerca nei file associati alla registrazione Titulus consente la ricerca su ogni file associato alla registrazione purché appartenga ad uno dei principali formati di office automation (PDF testuali, Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice). Operatori booleani Ogni ricerca effettuata nell applicativo Titulus supporta gli operatori booleani: and, and not, or Wildcard (caratteri jolly) Sempre in fase di ricerca è possibile far uso di wildcard: * e?. Ad esempio ( Cine*, Cin?ca,?ineca, ecc.) Stampe Titulus mette a disposizione degli utenti la possibilità di stampare elenchi in formato PDF, valorizzando solo i campi richiesti. Le stampe più semplici insieme alla distinta di consegna si possono effettuare dal menù stampe. Un interazione con la maschera di ricerca consente invece di stampare pressoché tutti gli elenchi desiderati. Controllo di gestione e reportistica Attraverso il controllo di gestione Titulus fornisce alcune informazioni statistiche: quanti documenti sono stati protocollati, quanti documenti sono stati inviati da un determinato mittente, quali sono i mezzi di trasmissione utilizzati e con quali frequenze, quanti sono i record che hanno file associati, ecc Analogamente espone strumenti per la stampa di registro di protocollo, repertori, distinta di consegna. Interoperabilità fra sistemi di protocollo In Titulus sono già previsti due modalità per favorire l interoperabilità tra 18

19 sistemi di protocollo: - Interoperabilità con altre amministrazioni: Titulus è in grado di gestire l interoperabilità con altri sistemi di protocollo con la semplice associazione di una casella PEC ad ogni AOO dell Ateneo. Attraverso le funzioni di interoperabilità è possibile inviare e ricevere messaggi direttamente dall interno di Titulus, oltre alla possibilità di controllarne invio e ricezione (comunicate dal gestore di posta tramite le ricevute). Titulus cattura e gestisce le ricevute dei messaggi PEC prodotte dai gestori di posta (ricevute di consegna e di invio) oltre alle ricevute (file di segnatura, comunicazione di avvenuta registrazione e di annullamento) prodotte dai sistemi di protocollo informatico delle amministrazioni mittenti o destinatarie e le archivia automaticamente fra i file associati alla registrazione. Figura 2 - Interoperabilità tramite PEC - Interoperabilità tra AOO della stessa amministrazione: Titulus garantisce l interoperabilità tra AOO di uno stesso Ateneo in modo semplice e veloce ed in maniera trasparente all operatore. A differenza dell interoperabilità tra amministrazioni, in questo caso Titulus fa uso di un canale interno di comunicazione, evitando l uso di Posta Elettronica Certificata, non necessaria nel caso di corrispondenza fra AOO 19

20 della stessa amministrazione. 5.2 La gestione degli organi collegiali: Titulus Organi Il modulo Titulus Organi è nato per gestire l intero processo di produzione e approvazione dei provvedimenti degli organi collegiali. Destinato principalmente alla segreteria degli organi collegiali, questo modulo vede coinvolti, nel corso del processo di redazione ed autorizzazione delle proposte di delibera, anche gli altri uffici dell Ateneo. Di seguito un elenco delle funzionalità di Titulus Organi: Configurazione degli organi Uno strumento messo a disposizione degli amministratori di Titulus Organi, consente di definire e configurare gli Organi Accademici che si intendono gestire. Per ogni organo possono essere definiti modelli di documento differenti (proposte, delibere, verbali) e tipologie di proposta differenti (es. proposta standard, proposta fuori sacco, proposta senza impegno di spesa, proposta con parere da ufficio legale, ecc.): ad ogni tipologia di proposta può essere associato un workflow di autorizzazione differente. Definizione dell iter autorizzativo Per ogni tipologia di proposta viene predisposto un workflow di autorizzazione. L utilizzo del workflow documentale come strumento di disegno dell iter autorizzativo ne rende molto più semplice qualsiasi modifica. Non esistono limiti al numero di workflow attivabili per ogni organo. Diritti specifici di Titulus Organi Come per Titulus, sono stati predisposti appositi diritti che stabiliscono chi possa operare e con quali privilegi in Titulus Organi. Per ogni utente è possibile stabilire quali tipologie di proposte possa redigere e presentare e su quali tipologie di proposta possa esprimere un parere. Modello di proposta È possibile predisporre un modello standard di proposta al quale tutti i proponenti dovranno attenersi. Il modello viene messo a disposizione nella pagina iniziale di Titulus Organi, con lo scopo di favorire la standardizzazione degli stili di proposte e delibere. Evidenza proposte in lavorazione 20

21 Gli operatori della segreteria degli Organi Collegiali hanno sempre evidenza del numero di proposte per le quali l iter autorizzativo non sia giunto a termine. Per ognuna di queste possono verificare lo stato di avanzamento dell iter, per sollecitare interventi da parte dei soggetti interessati, oppure per forzarne l inserimento all ordine del giorno di una seduta ancora aperta. Calendarizzazione delle sedute Attraverso Titulus Organi può essere definito il calendario delle sedute (ordinarie e straordinarie) di ogni Organo. Redazione automatica. Titulus Organi contribuisce a standardizzare ed automatizzare la produzione e la notifica di: lettera di convocazione ordine del giorno, documento di comunicazione risultati di una seduta, delibere, verbale della seduta. Registrazione dei documenti Ogni documento (proposta, delibera, verbale) gestito tramite Titulus Organi viene archiviato all interno del repository documentale di Titulus. Una volta perfezionate, le proposte acquisiscono numero progressivo di delibera (repertorio delle delibere dell organo), oltre a data e numero di protocollo. Anche ai verbali delle sedute di ogni organo, una volta perfezionati, viene assegnato un numero progressivo annuale (repertorio dei verbali dell organo), data e numero di protocollo. Comunicazione al proponente All atto dell approvazione della proposta il proponente è automaticamente avvisato dell esito favorevole del voto e, terminato l iter di approvazione del testo definitivo della delibera, potrà averne visione accedendo dalla scrivania personale in Titulus. Ricerca avvalendosi delle funzionalità di full text retrieval di Titulus, sono disponibili opzioni di ricerca per organo, per seduta, per ogni campo compilato e all interno di ogni file associato alla proposta. 21

22 5.3 L automazione dei processi amministrativi: il workflow documentale Letteralmente workflow significa flusso di lavoro. In realtà il significato italiano va ben oltre la mera traduzione e con il termine workflow si intende un modello processuale atto a descrivere attività sequenziali e/o parallele che coinvolgono attori diversi al fine di raggiungere un obiettivo comune. Quindi un workflow è un modello astratto che guida e regola la prassi, per cui i casi di specie sono definiti come istanze del workflow. In Titulus il modello processuale viene descritto dagli amministratori attraverso un semplice designer grafico, mentre le istanze sono avviate e gestite dagli utenti tramite le interfacce di Titulus e Titulus Organi. Il workflow di Titulus, derivato da un progetto open source, è stato sviluppato per gestire le principali esigenze legate alla gestione documentale. Creare, rivedere, completare, condividere, approvare, firmare, annullare, ecc. documenti e produrre documenti in conseguenza ad attività legate ad un procedimento amministrativo (comunicazione avvio procedimento, attivazione conferenza di servizi con altre amministrazioni, ecc.). Nel modello processuale è possibile differenziare le azioni disponibili in base agli utenti e avviare iter diversi in base ai dati contenuti nel record di registrazione, ciò garantisce, da un lato, la massima flessibilità del modello, dall altro una gestione efficiente semplice ed economica mirata a ridurre al minimo gli interventi di manutenzione. 22

Archivi ibridi: soluzioni operative per un problema del presente

Archivi ibridi: soluzioni operative per un problema del presente Comune di Padova Settore Servizi istituzionali e affari generali Servizio archivistico comunale Archivi ibridi: soluzioni operative per un problema del presente Il sistema di gestione documentale dell

Dettagli

Protocollo Informatico (D.p.r. 445/2000)

Protocollo Informatico (D.p.r. 445/2000) Protocollo Informatico (D.p.r. 445/2000) Ricerca veloce degli atti, archiviazione, fascicolazione ed inventario Inserimento semplice e funzionale Collegamento tra protocolli tramite la gestione dei fascicoli

Dettagli

Protocollo Informatico (D.p.r. 445/2000)

Protocollo Informatico (D.p.r. 445/2000) Protocollo Informatico (D.p.r. 445/2000) Ricerca veloce degli atti, archiviazione, fascicolazione ed inventario semplice e funzionale Collegamento tra protocolli tramite la gestione dei fascicoli e visualizzazione

Dettagli

COMUNE DI TURRI PROVINCIA DEL MEDIO CAMPIDANO

COMUNE DI TURRI PROVINCIA DEL MEDIO CAMPIDANO COMUNE DI TURRI PROVINCIA DEL MEDIO CAMPIDANO ALLEGATO 7 AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI IL SISTEMA DOCUMENTALE E DI PROTOCOLLAZIONE ADOTTATO DALL'ENTE

Dettagli

PROGRAMMA TRIENNALE PER LA TRASPARENZA E L INTEGRITA

PROGRAMMA TRIENNALE PER LA TRASPARENZA E L INTEGRITA CITTA DI ORBASSANO PROGRAMMA TRIENNALE PER LA TRASPARENZA E L INTEGRITA ANNI 2012 2014 Indice Premessa pag. 3 1. Riferimenti normativi pag. 3 2. Finalità del Programma pag. 3 3 Il sito istituzionale del

Dettagli

Architettura del sistema

Architettura del sistema 18/06/15 I N D I C E 1 INTRODUZIONE... 2 2 DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI... 2 3 PROGETTO DI MASSIMA... 3 3.1 REQUISITI DELLA SOLUZIONE... 4 4 LA SOLUZIONE... 4 4.1 IL NUCLEO CENTRALE... 5 4.1.1 La gestione

Dettagli

Semplificare e centralizzare la gestione delle informazioni e dei documenti

Semplificare e centralizzare la gestione delle informazioni e dei documenti Semplificare e centralizzare la gestione delle informazioni e dei documenti ActiveInfo è un evoluto sistema di Enterprise Content Management specializzato nella gestione delle informazioni disperse negli

Dettagli

Tra cartaceo e digitale: gestione e conservazione degli archivi degli enti pubblici

Tra cartaceo e digitale: gestione e conservazione degli archivi degli enti pubblici Regione Toscana Direzione generale Organizzazione Tra cartaceo e digitale: gestione e conservazione degli archivi degli enti pubblici ANAI Marche Fermo, 28 novembre 2012 Ilaria Pescini PO Archivi e sistema

Dettagli

Corrispondenza tra AOO di Ateneo

Corrispondenza tra AOO di Ateneo Corrispondenza tra AOO di Ateneo Sommario Introduzione...2 Situazione attuale...2 Soluzione prospettata...2 Istruzioni per l'uso...4 Inserimento di un destinatario interno all'ateneo...4 Inserimento di

Dettagli

Sistema di protocollo informatico e gestione documentale

Sistema di protocollo informatico e gestione documentale Sistema di protocollo informatico e gestione documentale Roma, 8 aprile 2002 Roberto Bettacchi Direttore Business Unit P.A. r.bettacchi@agora.it Scenario di riferimento I DIECI OBIETTIVI DEL GOVERNO PER

Dettagli

COMUNE DI PRAMOLLO PROVINCIA DI TORINO

COMUNE DI PRAMOLLO PROVINCIA DI TORINO COMUNE DI PRAMOLLO PROVINCIA DI TORINO ALLEGATO 7 AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI IL SISTEMA DOCUMENTALE E DI PROTOCOLLAZIONE ADOTTATO DALL ENTE

Dettagli

Prenotazione / Gestione on-line dei verbali d esame

Prenotazione / Gestione on-line dei verbali d esame Prenotazione / Gestione on-line dei verbali d esame PREMESSA Il documento ha lo scopo di definire e regolamentare le procedure connesse con la prenotazione degli esami on line in fase di prima applicazione.

Dettagli

Protezione delle registrazioni di tracciamento da modifiche non autorizzate A R.1.6 [TU4452000/52/1/b]

Protezione delle registrazioni di tracciamento da modifiche non autorizzate A R.1.6 [TU4452000/52/1/b] 7 CHECK LIST 7.1 Tabella di Controllo sezione 1 A R.1.1 [TU4452000/52/1/a] Garanzie di sicurezza e integrità del sistema A R.1.2 [DPCM311000/7/1] Requisiti minimi di sicurezza del sistema operativo dell

Dettagli

Le comunicazioni telematiche in Toscana

Le comunicazioni telematiche in Toscana Le comunicazioni telematiche in Toscana Stampa Centro stampa Giunta Regione Toscana I N D I C E Le comunicazioni telematiche I canali di comunicazioni InterPRO e le Amministrazioni Pubbliche Come attivare

Dettagli

La dematerializzazione, la standardizzazione, la tracciabilità e la trasparenza dei processi amministrativi. La soluzione SAP BPM

La dematerializzazione, la standardizzazione, la tracciabilità e la trasparenza dei processi amministrativi. La soluzione SAP BPM La dematerializzazione, la standardizzazione, la tracciabilità e la trasparenza dei processi amministrativi. La soluzione SAP BPM Agenda 1. Dematerializzazione dei flussi amministrativi 2. Gli elementi

Dettagli

L esperienza di San Giuliano Milanese

L esperienza di San Giuliano Milanese Sistema di Gestione Flussi Documentali COMUNE DI SAN GIULIANO MILANESE L esperienza di San Giuliano Milanese Dott.ssa Laura Garavello Responsabile dei servizi di supporto gestionale OBIETTIVI DELL AMMINISTRAZIONE

Dettagli

Fatturazione Elettronica PA Specifiche del Servizio

Fatturazione Elettronica PA Specifiche del Servizio Fatturazione Elettronica PA Specifiche del Servizio Andrea Di Ceglie 25/09/2014 Premessa Data la complessità del processo e la necessità di eseguirlo tramite procedure e canali informatici, il legislatore

Dettagli

L archivio di impresa

L archivio di impresa L archivio di impresa Mariella Guercio Università degli studi di Urbino m.guercio@mclink.it Politecnico di Torino, 25 novembre 2011 premessa L archivistica è una disciplina della complessità, aperta, basata

Dettagli

GESTIONE DOCUMENTALE. Informazioni generali

GESTIONE DOCUMENTALE. Informazioni generali GESTIONE DOCUMENTALE Informazioni generali KNOS GESTIONE DOCUMENTALE Knos 2001-2011 Nasce nel 2001 in Versione Bancaria Sviluppo Versione Aziendale nel 2006/2007 Lancio Nuova Versione 4.0 a fine 2007 Integrazione

Dettagli

DoQui - la nascita del progetto. Franco Gola Responsabile Piattaforme CSI-Piemonte

DoQui - la nascita del progetto. Franco Gola Responsabile Piattaforme CSI-Piemonte DoQui - la nascita del progetto Franco Gola Responsabile Piattaforme CSI-Piemonte Agenda L iniziativa DoQui Il modello di governance in Piemonte La gestione dell archivio: DoQui Acta La piattaforma DoQui

Dettagli

PIANO DI INFORMATIZZAZIONE

PIANO DI INFORMATIZZAZIONE Comune di Rocca San Giovanni PIANO DI INFORMATIZZAZIONE delle procedure per la presentazione e compilazione on-line da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al comune

Dettagli

GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA - PEC GEPROT v 3.1

GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA - PEC GEPROT v 3.1 GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA - PEC GEPROT v 3.1 ESPLETAMENTO DI ATTIVITÀ PER L IMPLEMENTAZIONE DELLE COMPONENTI PREVISTE NELLA FASE 3 DEL PROGETTO DI E-GOVERNMENT INTEROPERABILITÀ DEI SISTEMI

Dettagli

PER IL RILASCIO E L UTILIZZO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA DELL AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA FEDERICO II PER FINI ISTITUZIONALI

PER IL RILASCIO E L UTILIZZO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA DELL AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA FEDERICO II PER FINI ISTITUZIONALI REGOLAMENTO PER IL RILASCIO E L UTILIZZO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA DELL AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA FEDERICO II PER FINI ISTITUZIONALI Approvato con deliberazione n. 463 del 10.08.2015

Dettagli

CARTA DEI SERVIZI DI DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI

CARTA DEI SERVIZI DI DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI CARTA DEI SERVIZI DI DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI 1 - PREMESSA Il processo di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale è un fattore fondamentale per

Dettagli

Segesta srl Via Giacomo Peroni 400 00131 Roma Tel. 06/36.00.65.96 Fax 06/233.28.703 marketing@segestaitalia.it

Segesta srl Via Giacomo Peroni 400 00131 Roma Tel. 06/36.00.65.96 Fax 06/233.28.703 marketing@segestaitalia.it Segesta srl Via Giacomo Peroni 400 00131 Roma Tel. 06/36.00.65.96 Fax 06/233.28.703 marketing@segestaitalia.it Cosa dice la normativa italiana? Il protocollo informatico è l'insieme delle risorse di calcolo,

Dettagli

Gestione documentale e Protocollo informatico

Gestione documentale e Protocollo informatico Gestione documentale e Protocollo informatico Settembre 2003 Cosa tratteremo La gestione dei documenti produzione, acquisizione, trasmissione organizzazione e conservazione reperimento ed accesso alle

Dettagli

p.geri@comune.pisa.it Telefono 050-910385 Direzione Sistemi Informativi UO automazione flusso documentale Personale e Sistemi informativi

p.geri@comune.pisa.it Telefono 050-910385 Direzione Sistemi Informativi UO automazione flusso documentale Personale e Sistemi informativi Titolo Dematerializzazione documentale Amministrazione Comune di Pisa Provincia Pisa Regione Toscana Sito Internet http://www.comune.pisa.it PEC comune.pisa@postacert.toscana.it Referente Geri Patrizio

Dettagli

Affari Generali. Manuale Utente. AGSPR - Produzione Lettere Interne e In Uscita. Sistema di qualità certificato secondo gli standard ISO9001

Affari Generali. Manuale Utente. AGSPR - Produzione Lettere Interne e In Uscita. Sistema di qualità certificato secondo gli standard ISO9001 Sistema di qualità certificato secondo gli standard ISO9001 Indice e Sommario 1 PRODUZIONE LETTERE INTERNE ED IN USCITA 3 1.1 Descrizione del flusso 3 1.2 Lettere Interne 3 1.2.1 Redazione 3 1.2.2 Firmatario

Dettagli

Protocollo Informatico Trentino P.I.Tre.

Protocollo Informatico Trentino P.I.Tre. Scheda descrittiva del programma Protocollo Informatico Trentino P.I.Tre. ceduto in riuso Pagina 1 di 53 1 SEZIONE 1 CONTESTO ORGANIZZATIVO 1.1 Generalità 1.1.1 Identificazione e classificazione dell amministrazione

Dettagli

PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Allegato n. 6 PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI 1. Composizione del piano Il piano di conservazione oltre che dai seguenti articoli è composto anche dal quadro di classificazione (Titolario), dal massimario

Dettagli

Introduzione alla gestione informatica Riccardo Righi

Introduzione alla gestione informatica Riccardo Righi Introduzione alla gestione informatica Riccardo Righi Area gestione documentale dei documenti 15 giugno 2010 Pag. 1 Titulus Programma della sessione Il progetto Titulus L archivio Il registro di protocollo

Dettagli

ll servizio di conservazione dei documenti informatici conserva

ll servizio di conservazione dei documenti informatici conserva ll servizio di conservazione dei documenti informatici conserva U-GOV Conserva Il servizio di conservazione dei documenti informatici di CINECA White Paper Settembre 2013 CINECA Consorzio Interuniversitario

Dettagli

COMUNE DI FOGLIZZO DETERMINAZIONE : UFFICIO RAGIONERIA REGISTRO GENERALE N. : 201. Responsabile del Servizio : DOTT.SSA CLELIA PAOLA VIGORITO

COMUNE DI FOGLIZZO DETERMINAZIONE : UFFICIO RAGIONERIA REGISTRO GENERALE N. : 201. Responsabile del Servizio : DOTT.SSA CLELIA PAOLA VIGORITO ESTRATTO Provincia di Torino COMUNE DI FOGLIZZO DETERMINAZIONE : UFFICIO RAGIONERIA REGISTRO GENERALE N. : 201 Responsabile del Servizio : DOTT.SSA CLELIA PAOLA VIGORITO N. 124 OGGETTO : AFFIDAMENTO SERVIZIO

Dettagli

Il documento informatico nel Comune di Cuneo. Francesca Imperiale Settore Segreteria Generale Servizio Archivio Comune di Cuneo

Il documento informatico nel Comune di Cuneo. Francesca Imperiale Settore Segreteria Generale Servizio Archivio Comune di Cuneo Il documento informatico nel Comune di Cuneo Francesca Imperiale Settore Segreteria Generale Servizio Archivio Comune di Cuneo 1 Firma digitale e documento informatico L acquisizione della firma digitale

Dettagli

1 SOMMARIO... 2 2 ACCESSO AL PROGRAMMA... 3 3 SCHERMATA PRINCIPALE TITULUS... 4 4 GESTIONE DEI DOCUMENTI... 8

1 SOMMARIO... 2 2 ACCESSO AL PROGRAMMA... 3 3 SCHERMATA PRINCIPALE TITULUS... 4 4 GESTIONE DEI DOCUMENTI... 8 1 Sommario Università di Pisa 1 SOMMARIO... 2 2 ACCESSO AL PROGRAMMA... 3 3 SCHERMATA PRINCIPALE TITULUS... 4 3.1 SCRIVANIA PERSONALE... 5 3.2 SCRIVANIA DI UFFICIO... 6 4 GESTIONE DEI DOCUMENTI... 8 4.1

Dettagli

23 - INDICE DELLA MATERIA ARCHIVI E GESTIONE INFORMATIZZATA DEI DOCUMENTI

23 - INDICE DELLA MATERIA ARCHIVI E GESTIONE INFORMATIZZATA DEI DOCUMENTI 23 - INDICE DELLA MATERIA ARCHIVI E GESTIONE INFORMATIZZATA DEI DOCUMENTI E248 Il sistema di protocollo informatico nella gestione degli archivi delle P.A.... pag. 2 E344 Le regole tecniche in materia

Dettagli

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Roma, 24 luglio 2014 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Pubblichiamo di seguito un documento dell Agenzia per l Italia Digitale (AGID) che illustra le principali caratteristiche del passaggio alla fatturazione

Dettagli

Manuale utente Fatturazione Elettronica (ciclo attivo)

Manuale utente Fatturazione Elettronica (ciclo attivo) 2015/02/02 11:28 1/11 Manuale utente Fatturazione Elettronica (ciclo attivo) Manuale utente Fatturazione Elettronica (ciclo attivo) Dalla versione 4.1.0, Titulus consente di inviare una fattura elettronica

Dettagli

Funzionamento di una casella di PEC integrata nel sistema di protocollo Titulus

Funzionamento di una casella di PEC integrata nel sistema di protocollo Titulus Funzionamento di una casella di PEC integrata nel sistema di Titulus Ricezione di un messaggio PEC tramite Titulus Titulus integra una casella di posta elettronica certificata per ogni area organizzativa

Dettagli

Il Codice dell Amministrazione Digitale IL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Il Codice dell Amministrazione Digitale IL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Il Codice dell Amministrazione Digitale IL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Prefettura di Reggio Calabria 23-25 novembre 2010 www.vincenzocalabro.it 1 Definizione 1 E un servizio, obbligatorio

Dettagli

InfoCert progetta e sviluppa servizi e soluzioni di alto livello per la dematerializzazione, gestione e trasmissione dei documenti.

InfoCert progetta e sviluppa servizi e soluzioni di alto livello per la dematerializzazione, gestione e trasmissione dei documenti. InfoCert progetta e sviluppa servizi e soluzioni di alto livello per la dematerializzazione, gestione e trasmissione dei documenti. Con pieno valore legale. 2 InfoCert InfoCert. Garanzia di soluzioni.

Dettagli

INVIO DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO IN CONSERVAZIONE A NORMA

INVIO DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO IN CONSERVAZIONE A NORMA INVIO DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO IN CONSERVAZIONE A NORMA Il DPCM 3 Dicembre 2013 del Codice dell Amministrazione Digitale stabilisce l 11 Ottobre 2015 come termine ultimo per adeguare la segreteria

Dettagli

SCHEDA PRODOTTO PAG. 1 J O B T I M E W F. Variazioni mensili al cartellino presenze. Versione 6.1. JOBTIME Work Flow

SCHEDA PRODOTTO PAG. 1 J O B T I M E W F. Variazioni mensili al cartellino presenze. Versione 6.1. JOBTIME Work Flow SCHEDA PRODOTTO PAG. 1 J O B T I M E W F Variazioni mensili al cartellino presenze Versione 6.1 SCHEDA PRODOTTO PAG. 2 INTRODUZIONE Il mercato degli applicativi informatici si sta consolidando sempre più

Dettagli

Fattura elettronica e conservazione

Fattura elettronica e conservazione Fattura elettronica e conservazione Maria Pia Giovannini Responsabile Area Regole, standard e guide tecniche Agenzia per l Italia Digitale Torino, 22 novembre 2013 1 Il contesto di riferimento Agenda digitale

Dettagli

Destinatari I destinatari del servizio sono sia gli utenti interni che i cittadini e le imprese

Destinatari I destinatari del servizio sono sia gli utenti interni che i cittadini e le imprese Sintesi del progetto L evoluzione normativa ha portato il Comune di Giugliano ad una revisione del proprio sistema informatico documentale da alcuni anni. La sensibilità del Direttore Generale al miglioramento

Dettagli

PS_01 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI

PS_01 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI Pagina 1 di 8 PS_01 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI STATO DEL DOCUMENTO REV. PAR. PAG. MOTIVO DATA 00 - - Emissione documento 31.05.2013 Responsabile Area Servizi per la Didattica

Dettagli

Il progetto BABEL. come costruire e sviluppare un sistema di gestione documentale. ForumPA 25 Maggio 2016

Il progetto BABEL. come costruire e sviluppare un sistema di gestione documentale. ForumPA 25 Maggio 2016 Il progetto BABEL come costruire e sviluppare un sistema di gestione documentale ForumPA 25 Maggio 2016 LE MOTIVAZIONI BABEL è un sistema integrato per la gestione dell archivio corrente, sviluppato dall

Dettagli

SOFTWARE A SUPPORTO DELLA GESTIONE AMMINISTRATIVA DELLO SPORTELLO UNICO SPECIFICA DEI REQUISITI UTENTE

SOFTWARE A SUPPORTO DELLA GESTIONE AMMINISTRATIVA DELLO SPORTELLO UNICO SPECIFICA DEI REQUISITI UTENTE Pag. 1 di 19 SOFTWARE A SUPPORTO DELLA (VERS. 2.4) Caricamento delle Pratiche Pregresse Specifica dei Requisiti Utente Codice Identificativo VERIFICHE ED APPROVAZIONI CONTROLLO APPROVAZIONE AUTORIZZAZIONE

Dettagli

R E G I O N E U M B R I A GIUNTA REGIONALE. Direzione Affari Generali della Presidenza e della Giunta regionale. Servizio Segreteria della Giunta

R E G I O N E U M B R I A GIUNTA REGIONALE. Direzione Affari Generali della Presidenza e della Giunta regionale. Servizio Segreteria della Giunta R E G I O N E U M B R I A GIUNTA REGIONALE Direzione Affari Generali della Presidenza e della Giunta regionale Servizio Segreteria della Giunta Disciplinare sull utilizzo della posta elettronica certificata

Dettagli

Mercoledì, 26 novembre 2014. slide 1 di 23

Mercoledì, 26 novembre 2014. slide 1 di 23 La transizione al digitale per gli enti pubblici locali opportunità e criticità operative sala Zodiaco Sede della Provincia di Bologna Mercoledì, 26 novembre 2014 slide 1 di 23 Gli argomenti Saluti e introduzione

Dettagli

COMETA QUALITA. Presentazione

COMETA QUALITA. Presentazione COMETA QUALITA Presentazione Il software attraverso una moderna e quanto semplicissima interfaccia utente permette di gestire tutti gli aspetti legati al sistema di gestione per la qualità secondo la normativa

Dettagli

Il sistema di gestione informatica dei documenti e il manuale di gestione. Mauro Livraga

Il sistema di gestione informatica dei documenti e il manuale di gestione. Mauro Livraga Il sistema di gestione informatica dei documenti e il manuale di gestione Mauro Livraga Sistema di gestione dei documenti Linee generali: Il sistema comporta la totale automazione delle fasi di produzione,

Dettagli

Gestione della fatturazione elettronica

Gestione della fatturazione elettronica Gestione della fatturazione elettronica Introduzione Il decreto attuativo MEF e PA n. 55/2013, previsto dalla legge 24 dicembre 2007 n. 244, in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura

Dettagli

Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione delle istanze, dichiarazioni, segnalazioni

Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione delle istanze, dichiarazioni, segnalazioni COMUNE DI SANTA GIUSTINA IN COLLE (PD) * * * Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione delle istanze, dichiarazioni, segnalazioni 1 CONTESTO La realizzazione del Piano di informatizzazione

Dettagli

FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ART. 40. FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI CHE DISPONGONO DI IDONEE RISORSE TECNOLOGICHE FORMANO GLI ORIGINALI

Dettagli

Strumento evoluto di Comunicazione con i Venditori

Strumento evoluto di Comunicazione con i Venditori Strumento evoluto di Comunicazione con i Venditori GAS 2 net è una soluzione web-based compliant con le definizioni di strumento evoluto come richiesto dalla normativa vigente (Del. AEEG n 157/07, Del.

Dettagli

La procedura «GestCorr» consente di : -Archiviare documenti in entrata e creare documenti in uscita; -Accedere ai documenti con estrema semplicità e

La procedura «GestCorr» consente di : -Archiviare documenti in entrata e creare documenti in uscita; -Accedere ai documenti con estrema semplicità e La procedura «GestCorr» consente di : -Archiviare documenti in entrata e creare documenti in uscita; -Accedere ai documenti con estrema semplicità e velocità; -Eliminare la movimentazione del cartaceo;

Dettagli

I VANTAGGI. Flessibilità

I VANTAGGI. Flessibilità E-LEARNING E-LEARNING La proposta E-Learning della suite Agorà di Dedagroup A CHI SI RIVOLGE L OFFERTA fornisce al cliente un sistema complementare di formazione a distanza sui prodotti della suite Agorà

Dettagli

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Questo vademecum ha lo scopo di riassumere i concetti relativi alla PEC. Per approfondimenti e verifiche, si rimanda alla legislazione vigente. 1 COS E ED A COSA SERVE PEC

Dettagli

Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET

Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET Ordine dei Farmacisti della Provincia di Ferrara Gestione del protocollo informatico con OrdineP-NET Manuale gestore DT-Manuale gestore (per utenti servizio CDI) VERSIONE 2.0 del 09/10/2015 1. Premesse

Dettagli

L utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) con Titulus

L utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) con Titulus 1 L utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) con Titulus Guida alla registrazione di un documento in Partenza, da spedire a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC ) Autori Diego Puleo Angelo

Dettagli

La PEC in Titulus: ricevute, notifiche, bozze, spam. Divisione documentale

La PEC in Titulus: ricevute, notifiche, bozze, spam. Divisione documentale La PEC in Titulus: ricevute, notifiche, bozze, spam Divisione documentale Argomenti 1. riepilogo introduttivo 2. le ricevute di accettazione e di consegna 3. la segnatura 4. le nuove ricevute e le nuove

Dettagli

La conservazione dei documenti informatici nelle Pubbliche Amministrazioni. Aspetti organizzativi

La conservazione dei documenti informatici nelle Pubbliche Amministrazioni. Aspetti organizzativi La conservazione dei documenti informatici nelle Pubbliche Amministrazioni Aspetti organizzativi Il processo di conservazione a norma I documenti da conservare sono preventivamente indicizzati e archiviati

Dettagli

La PEC in Titulus: ricevute, notifiche, bozze, spam. Divisione documentale

La PEC in Titulus: ricevute, notifiche, bozze, spam. Divisione documentale La PEC in Titulus: ricevute, notifiche, bozze, spam Divisione documentale Argomenti 1. riepilogo introduttivo 2. le ricevute di accettazione e di consegna 3. la segnatura 4. le nuove ricevute e le nuove

Dettagli

TARGET DOCUVISION DOCUVISION WORKFLOW DIGITALE

TARGET DOCUVISION DOCUVISION WORKFLOW DIGITALE 0 SOMMARIO TARGET DOCUVISION 2 REQUISITI HARDWARE E SOFTWARE 4 CARATTERISTICHE PRINCIPALI DEI MODULI 5 LOGICA OPERATIVA MODULO DOCUVISION 6 LOGICA OPERATIVA DELLE FUNZIONALITA WORKFLOW 7 GESTIONE DOCUMENTI

Dettagli

josh Archive! il software per Archiviazione Documentale josh Archive! per una completa gestione dei processi di

josh Archive! il software per Archiviazione Documentale josh Archive! per una completa gestione dei processi di josh Archive! il software per l Archiviazione Documentale josh Archive! per una completa gestione dei processi di Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva Cos è josh Archive! Dalla scansione

Dettagli

Manuale d uso. Fatturazione elettronica attiva

Manuale d uso. Fatturazione elettronica attiva Manuale d uso Fatturazione elettronica attiva Prima FASE Data Versione Descrizione Autore 10/03/2015 Versione 2.0 Manuale Utente Patrizia Villani 28/05/2015 Versione 3.0 Revisione Manuale Utente Patrizia

Dettagli

La Digitalizzazione in Regione Lombardia

La Digitalizzazione in Regione Lombardia La Digitalizzazione in Regione Lombardia Il progetto EDMA: il percorso di innovazione di Regione Lombardia nell'ambito della dematerializzazione Milano, Risorse Comuni, 19 Novembre 2009 A cura di Ilario

Dettagli

LA FORMAZIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA MEMORIA DIGITALE

LA FORMAZIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA MEMORIA DIGITALE Prof. Stefano Pigliapoco LA FORMAZIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA MEMORIA DIGITALE ANAI, Cagliari 6 marzo 2006 s.pigliapoco@fastnet.it L Amministrazione Pubblica Digitale Il complesso delle norme di recente

Dettagli

GLOSSARIO/DEFINIZIONI

GLOSSARIO/DEFINIZIONI ALLEGATO 1 GLOSSARIO/DEFINIZIONI 11 Indice 1 2 INTRODUZIONE... DEFINIZIONI... 12 1 INTRODUZIONE Di seguito si riporta il glossario dei termini contenuti nelle regole tecniche di cui all articolo 71 del

Dettagli

GLOSSARIO/DEFINIZIONI

GLOSSARIO/DEFINIZIONI ALLEGATO 1 GLOSSARIO/DEFINIZIONI Indice 1 2 INTRODUZIONE DEFINIZIONI Allegato alle Regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale, protocollo informatico e di documenti informatici

Dettagli

TINN S.r.l. Sistema di Gestione della Fatturazione Elettronica

TINN S.r.l. Sistema di Gestione della Fatturazione Elettronica TINN S.r.l. Sistema di Gestione della Fatturazione Elettronica i di 56 Indice 1... 3 1.1 CONFIGURAZIONE SGFE... 3 1.2 FATTURAZIONE ELETTRONICA PASSIVA... 17 1.3 PROTOCOLLAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA...

Dettagli

Vediamo nel dettaglio i punti caratterizzanti la soluzione realizzata: Il Portale consente agli utenti di identificarsi secondo differenti modalità:

Vediamo nel dettaglio i punti caratterizzanti la soluzione realizzata: Il Portale consente agli utenti di identificarsi secondo differenti modalità: Il Portale Integrato Il Portale per i servizi alle imprese (www.impresa-gov.it), realizzato dall INPS, è nato con l obiettivo di mettere a disposizione delle imprese un unico front end per utilizzare i

Dettagli

Regione Piemonte Portale Rilevazioni Crediti EELL Manuale Utente

Regione Piemonte Portale Rilevazioni Crediti EELL Manuale Utente Pag. 1 di 15 VERS V01 REDAZIONE VERIFICHE E APPROVAZIONI CONTROLLO APPROVAZIONE AUTORIZZAZIONE EMISSIONE NOME DATA NOME DATA NOME DATA A. Marchisio C. Pernumian 29/12/2014 M. Molino 27/02/2015 M. Molino

Dettagli

Contenuti. La gestione documentale al. Comune di Pisa. Comune di Pisa. Contenuti. LA RECENTE NORMATIVA La PEC Il Codice dell Amministrazione digitale

Contenuti. La gestione documentale al. Comune di Pisa. Comune di Pisa. Contenuti. LA RECENTE NORMATIVA La PEC Il Codice dell Amministrazione digitale La gestione documentale al Contenuti LA RECENTE NORMATIVA La PEC Il Codice dell Amministrazione digitale IL PROTOCOLLO INFORMATICO La gestione dei documenti informatici e i flussi documentali Il B.P.R.

Dettagli

COMUNE DI CASTELFIDARDO Provincia di Ancona

COMUNE DI CASTELFIDARDO Provincia di Ancona COMUNE DI CASTELFIDARDO Provincia di Ancona Tempestività dei pagamenti delle pubbliche amministrazioni. Relazione tecnica sulle misure organizzative da adottare in attuazione dell articolo 9 del decreto

Dettagli

Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 - PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva

Dettagli

Determina Ufficio Segreteria n 1 del 13.02.2015

Determina Ufficio Segreteria n 1 del 13.02.2015 Determina Ufficio Segreteria n 1 del 13.02.2015 Adozione del Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni on line. IL SEGRETARIO COMUNALE Visto

Dettagli

PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Documento n. 8 - Allegato al manuale di gestione PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI 1. Composizione del piano Il piano di conservazione oltre che dai seguenti articoli

Dettagli

Le nuove procedure Entratel per l assistenza fiscale

Le nuove procedure Entratel per l assistenza fiscale Focus di pratica professionale di Cristina Aprile Le nuove procedure Entratel per l assistenza fiscale Premessa Con circolare n.30/e del 25 giugno 2009, l Agenzia delle Entrate ha fornito i chiarimenti

Dettagli

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Prot. n. 4519 del 12/10/2015 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO PREMESSA II presente manuale, previsto dall'art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013, descrive il sistema di gestione e di conservazione

Dettagli

Il progetto dell Umbria per la realizzazione dell HUB regionale di fatturazione elettronica a supporto degli enti del territorio

Il progetto dell Umbria per la realizzazione dell HUB regionale di fatturazione elettronica a supporto degli enti del territorio #AdUmbria Il progetto dell Umbria per la realizzazione dell HUB regionale di fatturazione a supporto degli enti del territorio Stefano Paggetti Dirigente Servizio Politiche per la Società dell'informazione

Dettagli

E-Government. L e-government attraverso il procedimento amministrativo informatizzato. di Rosanna Udanch Università degli Studi di Sassari

E-Government. L e-government attraverso il procedimento amministrativo informatizzato. di Rosanna Udanch Università degli Studi di Sassari E-Government L e-government attraverso il procedimento amministrativo informatizzato di Rosanna Udanch Università degli Studi di Sassari 1 E- Government Dopo un lungo immobilismo legislativo si è verificato

Dettagli

ALLEGATO A MANUALE OPERATIVO DI ATENEO IN MATERIA DI PEC

ALLEGATO A MANUALE OPERATIVO DI ATENEO IN MATERIA DI PEC ALLEGATO A MANUALE OPERATIVO DI ATENEO IN MATERIA DI PEC (Allegato al Regolamento di Ateneo in materia di PEC approvato con D.R. Rep n. 1943 Prot. n.29177 del 13/10/2010) 1. Oggetto e finalità del manuale...2

Dettagli

LE LINEE GUIDA DEL FASCICOLO DELLO STUDENTE...

LE LINEE GUIDA DEL FASCICOLO DELLO STUDENTE... Clelia Baldo Le Linee guida del fascicolo dello studente elaborate dal tavolo tecnico ICT4University: l applicazione presso l Università degli Studi di Napoli Federico II Stesura e approvazione delle Linee

Dettagli

PROGRAMMA PER LA TRASPARENZA E L INTEGRITÀ Anni 2013 2015

PROGRAMMA PER LA TRASPARENZA E L INTEGRITÀ Anni 2013 2015 PROGRAMMA PER LA TRASPARENZA E L INTEGRITÀ Anni 2013 2015 1 - Finalità del Piano L articolo 11, comma 1, del decreto legislativo n.150 del 2009 definisce la trasparenza come accessibilità totale, anche

Dettagli

Dematerializzare per Semplificare

Dematerializzare per Semplificare 1 Dematerializzare per Semplificare Dematerializzare non significa solamente il passaggio dalla carta al digitale. La semplificazione si ottiene solo con una profonda comprensione della complessità dei

Dettagli

Anai Veneto in collaborazione con Biblioteca civica Bertoliana Pec e non solo Pec

Anai Veneto in collaborazione con Biblioteca civica Bertoliana Pec e non solo Pec Anai Veneto in collaborazione con Biblioteca civica Bertoliana Pec e non solo Pec Dott.ssa Valeria Pavone Responsabile Servizio archivistico del Comune di Padova I nuovi strumenti della gestione documentale

Dettagli

LINEE GUIDA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ATTI, DELLE PROCEDURE E DEI PROCEDIMENTI DELL ENTE

LINEE GUIDA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ATTI, DELLE PROCEDURE E DEI PROCEDIMENTI DELL ENTE LINEE GUIDA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ATTI, DELLE PROCEDURE E DEI PROCEDIMENTI DELL ENTE DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ATTI, DELLE PROCEDURE E DEI PROCEDIMENTI DELL ENTE 1. La dematerializzazione degli

Dettagli

Manuale utente OTTOBRE 2015

Manuale utente OTTOBRE 2015 Manuale utente OTTOBRE 2015 1 1. PROTOCOLLO INFORMATICO DELL AMMINISTRAZIONE PROVINCIALE... 4 2. COME ACCEDERE AL PROTOCOLLO INFORMATICO... 4 3. COME DARE I COMANDI... 4 3.1 ATTRAVERSO IL NAVIGATORE...

Dettagli

Software a supporto della Gestione amministrativa dello Sportello Unico Versione 2.1

Software a supporto della Gestione amministrativa dello Sportello Unico Versione 2.1 Pag. 1 di 9 Software a supporto della Gestione amministrativa dello Sportello Unico Versione 2.1 Interventi sul software RE V. REDAZIONE VERIFICHE ED APPROVAZIONI CONTROLLO APPROVAZIONE AUTORIZZAZIONE

Dettagli

DOCUMENTO INFORMATICO, FIRMA ELETTRONICA, PEC: GUIDA ALL USO PER LE P.A.

DOCUMENTO INFORMATICO, FIRMA ELETTRONICA, PEC: GUIDA ALL USO PER LE P.A. DOCUMENTO INFORMATICO, FIRMA ELETTRONICA, PEC: GUIDA ALL USO PER LE P.A. In occasione dell attuazione del DPCM 03/12/13 prima, e del DPCM 13/11/14 dopo poco, occorre rivedere all interno di ogni P.A. le

Dettagli

SELENE rel. 2.0.3. Sintesi Principali Modifiche ed Implementazioni

SELENE rel. 2.0.3. Sintesi Principali Modifiche ed Implementazioni SELENE rel. 2.0.3 versione (attuale) aggiornata al 22.05.2015 Sintesi Principali Modifiche ed Implementazioni Monitoraggio rilascio carte d identità cartacee valide per l espatrio (Circolare n.8 del 19

Dettagli

Servizio Fatt-PA PASSIVA

Servizio Fatt-PA PASSIVA Sei una Pubblica Amministrazione e sei obbligata a gestire la ricezione delle fatture elettroniche PA? Attivate il servizio di ricezione al resto ci pensiamo noi Servizio Fatt-PA PASSIVA di Namirial S.p.A.

Dettagli

La Fatturazione Elettronica

La Fatturazione Elettronica Informazioni Generali : La trasmissione di una fattura elettronica in formato Xml alla PA, obbligatoria a partire dal prossimo giugno (a scaglioni) avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI),

Dettagli

ISTRUZIONI OPERATIVE PER LA FASCICOLATURA IN TITULUS

ISTRUZIONI OPERATIVE PER LA FASCICOLATURA IN TITULUS ISTRUZIONI OPERATIVE PER LA FASCICOLATURA IN TITULUS 1. Premessa Tutti i documenti, anche quelli non protocollati, devono essere classificati e fascicolati (DPR 445/2000 art. 64, comma 4). Essi non sono

Dettagli

Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura Elettronica PA

Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura Elettronica PA Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura Elettronica PA TeamSystem ha rilasciato un nuovo modulo software e creato un servizio web per gestire in modo snello, guidato e sicuro l intero processo

Dettagli

LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI in collaborazione con LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DOCENTE Avv. Glauco Riem Avvocato del Foro di Pordenone, docente di Diritto della nuove tecnologie. Direttore della rivista scientifica

Dettagli

PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI 1

PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI 1 PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI 1 Allegato 8 al Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi della Provincia di Pavia 1. Composizione

Dettagli

Premessa. Direzione Centrale Entrate Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici Direzione Centrale Organizzazione

Premessa. Direzione Centrale Entrate Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici Direzione Centrale Organizzazione Direzione Centrale Entrate Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici Direzione Centrale Organizzazione Roma, 18-01-2010 Messaggio n. 1715 OGGETTO: Nuovo servizio online per le Aziende e i Consulenti:

Dettagli