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1 gestione documentale U-GOV Gestione Documentale Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione White Paper Giugno 2010

2 Titolo White Paper: U-GOV Gestione Documentale Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione Giugno 2010 S1-0 Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Relazioni Esterne Tel: Kion S.p.a. Via Cristoni, Casalecchio di Reno (BO) Tel: e KION, Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.

3 Indice 1. INTRODUZIONE LA GESTIONE DOCUMENTALE IN ATENEO: IL PUNTO DI VISTA LA SOLUZIONE : U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE PRINCIPI ALLA BASE DELLA SOLUZIONE I MODULI DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE: PANORAMICA E STATO DI AVANZAMENTO MODULI COMPLETATI E DISPONIBILI MODULI IN FASE EVOLUTIVA MODULI IN FASE DI INTEGRAZIONE CON L AREA GESTIONE DOCUMENTALE MODULI IN FASE DI SVILUPPO I MODULI DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE NEL DETTAGLIO PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE: TITULUS LA GESTIONE DEGLI ORGANI COLLEGIALI: TITULUS ORGANI L AUTOMAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI: IL WORKFLOW DOCUMENTALE PIANO EVOLUTIVO DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE

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5 1. Introduzione Un sistema documentale è da sempre una delle colonne portanti del sistema informativo sia per il supporto ai processi decisionali sia per la conservazione e valorizzazione del patrimonio documentale. In ogni processo interno all Ateneo infatti sono coinvolti e al tempo stesso generati documenti; un sistema documentale ha il compito di gestire, organizzare e conservare questi documenti 1. Con l acquisizione del software Titulus, ha inteso iniziare un percorso finalizzato a proporre agli Atenei italiani un sistema di gestione documentale interconnesso con le principali applicazioni gestionali. L integrazione di Titulus in U-GOV Gestione Documentale racchiude la volontà di creare un unica base informativa che venga alimentata, non solo dal protocollo, ma da tutti gli applicativi gestionali dell ateneo e che a sua volta si renda disponibile ad altri soggetti (persone e applicativi) per mezzo di canali diversi. 1 Riteniamo valida l accezione di documento fornita da Elio Lodolini: Perché possa parlarsi di documento occorre [ ] che lo scritto sia stato prodotto nel corso dello svolgimento di quella che, possiamo indicare come un attività amministrativa, nell accezione più ampia del termine: amministrazione di uno Stato o di una qualsiasi altra collettività organizzata, di un azienda, di una famiglia, od amministrazione di singoli settori, politici, giudiziari, finanziari, militari, [ ] 5

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7 2. La gestione documentale in Ateneo: il punto di vista Attorno al tema della gestione documentale si discute oramai da più di un decennio. La questione, oltre ad essere sempre al centro del dibattito come dimostrato dai continui interventi del legislatore, coinvolge diverse professionalità e competenze. Le scienze che tradizionalmente si sono occupate di gestione documentale, quali l archivistica e la diplomatica, sono state affiancate con l avvento del digitale dall informatica. L apertura al digitale rappresenta senz altro una enorme possibilità di sviluppo per il mondo documentale; l informatica è strumento capace di semplificare e supportare l organizzazione, velocizzare il reperimento e la circolazione dei documenti. Tuttavia, come individuato da Simon 2 già nel 1947: E impossibile separare completamente i mezzi dai fini, perché i mezzi non sono mai neutrali rispetto ai fini ; l utilizzo del mezzo informatico necessita quindi di riflessioni complesse ed approfondite in ambito di gestione documentale che tengano conto dei diversi approcci alla disciplina e soddisfino i requisiti archivistici, tecnologici e organizzativi nel rispetto della normativa vigente. L avvento delle nuove tecnologie da un lato ampia il potenziale dei tradizionali mezzi di corredo dell archivio, dall altro implica un ripensamento dei tradizionali mezzi di corredo utilizzati (Titolari, Massimari di scarto, Repertori dei fascicoli, registri, ecc..) non una loro piatta trasposizione all ambiente digitale né, tantomeno, un loro accantonamento. ha inteso approcciarsi alla gestione documentale facendo propria la prospettiva interdisciplinare e attingendo, nel rispetto delle singole sfere di competenza, da tutti gli ambiti coinvolti con la consapevolezza che un approccio unilaterale possa portare ad una improduttiva miopia. 2 Herbert A. Simon, Il comportamento amministrativo, 1958, Il Mulino, Bologna 7

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9 3. La soluzione : U-GOV Gestione Documentale La nuova area U-GOV Gestione Documentale nasce da un semplice ragionamento: un sistema gestionale integrato non è completo senza un adeguata gestione documentale. Gli interventi del legislatore, volti ad incentivare l amministrazione digitale, confermano la necessità di organizzare il sistema documentale di Ateneo perché gestisca i documenti prodotti sin dalla loro nascita in formato elettronico, per poi garantirne una adeguata conservazione nel tempo. Un moderno sistema di gestione documentale deve disporre di adeguati strumenti di interoperabilità, sia in termini di interazione con gli altri sistemi gestionali di Ateneo (come evidenziato nella solution map di U-GOV), sia in termini di comunicazione con sistemi di gestione documentali di altre amministrazioni o organizzazioni. Gli strumenti di interoperabilità sono quindi indispensabili per giungere ad una gestione integrata di documenti informatici, con conseguente riduzione di tempi (di trasmissione, di imputazione, di reperimento delle informazioni, ecc.) e costi diretti e indiretti (minori consumi di carta, minori costi di stivaggio, minori costi di spedizione/trasmissione, riduzione di errori umani, miglior qualità del lavoro, ecc.). Per questo si è deciso di investire su una soluzione aperta che consentisse di archiviare in un unico repository documentale qualsiasi documento prodotto o acquisito nell ambito dell attività amministrativa dell Ateneo. A naturale completamento dell attività di archiviazione si colloca la conservazione digitale dei documenti informatici corredati da adeguati metadati, indispensabili a garantire l integrità, la non ripudiabilità e l intelligibilità nel tempo dei documenti informatici. 3.1 Principi alla base della soluzione Nell adottare un sistema di gestione documentale e protocollo informatico 9

10 ha cercato di individuare soluzioni che rispettassero alcuni principi condivisi dall intera piattaforma U-GOV, fra cui: Standard aperti L uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo sviluppo delle componenti applicative, consente di sviluppare la comunicazione fra i diversi moduli ed offrire applicazioni distribuite, sicure ed interoperabili. L uso dell XML come formato di scambio dei contenuti rappresenta un ulteriore sforzo verso l adozione di standard aperti. Architettura orientata ai servizi (SOA) e all integrazione (web services) L esposizione di uno strato di servizi per accedere alle unità informative (documenti e fascicoli) e per la loro gestione, in modo trasparente e riutilizzabile per le altre applicazioni, migliora la capacità di cooperazione applicativa, facilitando le sinergie fra i diversi sistemi informativi. Architettura Web-based L architettura del sistema garantisce i principali benefici delle applicazioni web based: facilità di distribuzione ed aggiornamento, accesso multipiattaforma, scalabilità. Rispetto dei canoni archivistici Il sistema rispetta i requisiti archivistici in termini di classificazione, fascicolazione, tracciabilità, non ripudiabilità dei documenti informatici prodotti nell ambito di un sistema integrato di gestione documentale. L adozione del software Titulus è stata guidata dal rispetto dei principi sopra descritti e dal fatto che sia stato adottato da parte di oltre 40 atenei italiani, diventando di fatto uno standard nell ambito universitario. 10

11 4. I moduli di U-GOV Gestione Documentale: panoramica e stato di avanzamento Di seguito vengono descritti i principali moduli previsti nella nuova area U-GOV Gestione Documentale. I primi moduli Titulus, Titulus Organi e Workflow Documentale sono già disponibili, mentre dei moduli Fascicolo di Personale e Fascicolo di Studente esistono solo alcune funzionalità attive. Per i moduli Confirma e Conservazione Digitale, già operativi ed integrati in altri contesti di U-GOV, è in corso l analisi per l integrazione con i moduli dell area U-GOV Gestione Documentale già disponibili. Infine, per il modulo Archivio di Deposito sarà attivata una fase di analisi per recepire i requisiti individuati da archivisti esperti dei processi di transizione fra archivio corrente ed archivio di deposito, oltre ai processi di gestione dell archivio di deposito stesso. Figura 1 - I moduli di U-GOV Gestione Documentale 4.1 Moduli completati e disponibili I primi moduli già disponibili rappresentano le componenti di base del sistema, indispensabili per l utilizzo degli altri moduli dell Area Gestione Documentale. Essi sono: - Titulus - Titulus Organi - Workflow documentale Titulus è un applicazione web che copre l intero processo di gestione dei documenti all interno dell Ateneo: dalla protocollazione, passando attraverso la 11

12 fascicolazione e la repertoriazione per finire con la chiusura del fascicolo e la sua archiviazione. Assolve, quindi, tutte le funzionalità relative alla registratura di protocollo e alla gestione dell archivio corrente. Titulus è in grado di gestire più registri di protocollo (uno per ogni AOO), condividere i documenti tra i membri di una stessa AOO, facilitare la comunicazione tra le AOO di uno stesso Ateneo, stampare allegati o elenchi di documenti, gestire e monitorare gli accessi, storicizzare le operazioni eseguite su ogni singolo documento. Titulus Organi è un estensione di Titulus che permette di gestire tutto l iter che sottintende alla gestione degli organi accademici. Il tracciamento ed il monitoraggio dei flussi documentali relativi a proposte e comunicazioni, la gestione del calendario delle sedute, l uso di modelli per la produzione di ordine del giorno, lettere di convocazione, delibere e verbali, sono tutti strumenti messi a disposizione da Titulus Organi. L integrazione con Titulus garantisce il tracciamento di tutte le azioni intraprese sui documenti, dalla loro formazione in bozza fino alla loro registrazione a protocollo e repertoriazione. Workflow Documentale è stato sviluppato per gestire iter più o meno complessi legati alla vita di un documento o ad un intero procedimento amministrativo. Usato da Titulus Organi per la definizione e la gestione dell iter di presentazione di proposte di delibera e comunicazioni, è in grado di gestire attività di workgroup su un singolo documento (check-in e check-out di file, aggiunta di annotazioni, smistamento per competenza o conoscenza, inserimento in fascicolo, ecc.), iter autorizzativi paralleli o sequenziali, ed azioni che possano coinvolgere più documenti (registrazione automatica documenti quali ricevute, comunicazioni ad altre amministrazioni, ecc.). Il modulo è dotato di un componente denominato workflow designer tramite il quale descrivere l iter del workflow: attori autorizzati ad operare, azioni a loro disposizione e funzioni da richiamare in corrispondenza delle azioni intraprese. Anche il motore di workflow è integrato in Titulus ed è quindi fruibile direttamente da interfaccia di Titulus e Titulus Organi. Tutti i documenti inseriti in Titulus quindi sono potenzialmente ascrivibili ad un workflow. 4.2 Moduli in fase evolutiva Questi moduli si riferiscono a funzionalità gestite all interno di Titulus, per le quali tuttavia sono previsti precisi scenari evolutivi di integrazione. - Fascicolo di Studente - Fascicolo di Personale 12

13 La gestione del Fascicolo di Studente prevede l integrazione con i sistemi gestionali di Ateneo di segreteria studenti (ESSE3 e GISS in primis) per la creazione automatica del fascicolo di studente (all atto dell immatricolazione dello stesso) e l inserimento automatico dei documenti inerenti la carriera dello studente all interno del fascicolo medesimo. La gestione del fascicolo di studente, in quanto fascicolo di persona, rispetta particolari criteri archivistici che estendono i normali criteri di gestione dei fascicoli di affare o procedimento. Al momento Titulus mette a disposizione tramite interfaccia utente gli strumenti per la gestione del fascicolo. Manca tuttavia qualsiasi forma di integrazione con i sistemi gestionali di segreteria studenti. Sono in corso attività di analisi, anche nell ambito di progetti interuniversitari finanziati dal Ministero della Pubblica Amministrazione e l Innovazione. Il modulo Fascicolo di Personale prevede l integrazione con i sistemi di gestione del personale (U-GOV Risorse Umane in primis) per la creazione automatica del fascicolo di personale (all atto dell entrata in servizio dello stesso) e l inserimento automatico dei documenti inerenti la carriera del personale all interno del fascicolo medesimo. Analogamente a quanto accennato per il fascicolo di studente, anche il fascicolo di personale, in quanto fascicolo di persona, rispetta criteri archivistici che estendono i normali criteri di gestione dei fascicoli di affare o procedimento. Al momento Titulus mette a disposizione tramite interfaccia utente gli strumenti per la gestione dei fascicoli di personale. Non è ancora stata sviluppata una interfaccia di integrazione con i sistemi di gestione delle risorse umane. Sulla base dei risultati del progetto Cartesio in merito al massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo di personale (tecnico amministrativo), nei prossimi mesi saranno analizzati i principali scenari di integrazione, con l obiettivo di gestire la registrazione automatica e conseguente fascicolazione dei documenti prodotti per mezzo di U-GOV Risorse Umane. 4.3 Moduli in fase di integrazione con l Area Gestione Documentale Per i seguenti moduli, già in uso per alcuni processi gestionali, sono in corso analisi di approfondimento per l integrazione con gli altri moduli dell area (in particolare Titulus, Titulus Organi e Workflow Documentale). - Confirma - Conservazione digitale 13

14 Confirma rappresenta una piattaforma implementata in Java che consente di apporre e verificare firme digitali a valore legale. Per poter far uso di Confirma è sufficiente dotarsi di un dispositivo di firma e di un web browser. Per una descrizione dettagliata del servizio di firma si rimanda al link: La produzione di documenti informatici firmati digitalmente (anche tramite Confirma) comporta l esigenza di gestire la conservazione di questi documenti. Per questi fini è stato sviluppato il modulo di Conservazione digitale, dedicato alla conservazione di documenti informatici. Si rimanda alla prossima release di questo white paper per una descrizione più dettagliata del modulo. 4.4 Moduli in fase di sviluppo Per il modulo di gestione dell Archivio di Deposito sono in corso di definizione le specifiche funzionali ed i casi d uso. Requisiti del modulo: Integrazione con l archivio corrente (Titulus) Integrazione con il modulo di Conservazione digitale Per approfondimenti su questo modulo si rimanda a future versioni di questo documento. 14

15 5. I moduli di U-GOV Gestione Documentale nel dettaglio Di seguito il dettaglio delle funzionalità dei singoli moduli già disponibili. 5.1 Protocollo informatico e gestione documentale: Titulus Il modulo Titulus è il core dell intera area U-GOV Gestione Documentale, a cui viene demandata la gestione dei documenti (funzionalmente strutturati e organizzati secondo le buone prassi archivistiche) prodotti o acquisiti in Ateneo nell esercizio delle proprie funzioni. Più specificatamente Titulus organizza i documenti in fascicoli, sottofascicoli, repertori, controlla gli accessi ai medesimi, tiene memoria di tutte le operazioni effettuate sui documenti, consente la registratura di protocollo a norma di legge. Le nuove versioni di Titulus semplificano ed automatizzano l interoperabilità tra le AOO di un medesimo Ateneo, velocizzando e semplificando lo scambio e la protocollazione di informazioni. Di seguito un elenco delle funzionalità di Titulus: La registratura di protocollo Titulus garantisce il completo rispetto della normativa. La generazione in automatico dei numeri di protocollo, l assegnazione automatica di data ed ora di registrazione, l immodificabilità dei campi secondo le disposizioni del legislatore. Gestione dei documenti in arrivo in partenza interni e non protocollati In Titulus è possibile inserire documenti in arrivo, in partenza, interni e non protocollati, così da coprire ogni casistica di documento trattato. Smistamento Titulus consente di trasmettere i documenti registrati al personale incaricato, attraverso strumenti di smistamento per competenza e conoscenza. In particolare è possibile assegnare un documento: - In responsabilità (RPA Responsabile del Procedimento Amministrativo) - In co-responsabilità (CDS Conferenza Di Servizi) 15

16 - In copia (CC Copia Conoscenza) - Come operatore incaricato 3 Accesso ai documenti Attraverso una batteria di diritti piuttosto fornita, gestita dall amministratore di Titulus, l accesso ai documenti registrati viene autorizzato solo dopo un attenta verifica dei diritti dell utente e dei criteri di smistamento definiti per ogni singolo documento. L utente con i privilegi più ristretti può consultare i soli documenti a lui smistati; i privilegi possono essere aumentati, per ogni utente, estendendo la visione a tutti i documenti smistati alla propria Unità Organizzativa (UO), a tutte le UO sottostanti la propria, ad un elenco di UO definito, oppure all intera Area Organizzativa Omogenea (AOO) Gruppi di utenti Titulus gestisce assegnazioni trasversali rispetto all organigramma. Assegnando persone afferenti ad uffici diversi ad un medesimo gruppo (Es: responsabili d ufficio, Gruppo di lavoro sulla conservazione digitale, ecc.). Un documento smistato ad un gruppo di utenti sarà visibile solo agli appartenenti a tale gruppo. Accesso riservato Titulus dà la possibilità di attribuire ad un documento diversi livelli di riservatezza (riservato, altamente confidenziale) tramite i quali restringerne ulteriormente l accesso. Per poter consultare un documento riservato non sono sufficienti i diritti standard ed il semplice smistamento: è indispensabile che sia esplicitato per l utente il diritto di accesso ai documenti riservati. Controllo dei duplicati sui documenti in arrivo In fase di registrazione di un documento in arrivo, sono stati predisposti appositi controlli da parte di Titulus, per verificare e segnalare la presenza di eventuali duplicati pervenuti in precedenza e già registrati (ad esempio documenti giunti inizialmente tramite fax e successivamente pervenuti per le vie ordinarie). Metadati descrittivi Ad integrazione delle informazioni di protocollo, Titulus prevede di completare le informazioni descrittive del documento per mezzo di altri metadati non obbligatori (tipologia del documento, annotazioni e note, mezzo di trasmissione, autore del documento, ecc.). Queste ulteriori 3 Operatore Incaricato in Titulus è colui che non può avere il ruolo di RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) ma che agisce sul documento. 16

17 informazioni, se riportate, potranno agevolare nella fase di consultazione dell archivio, consentendo ricerche mirate e non solo full text. File associati alla registrazione Una delle principali qualità di Titulus è proprio quella di integrare, già dalla registrazione, strumenti per l acquisizione ottica tramite scanner di originali cartacei, oppure per l associazione di file di qualunque formato. Questi file, anche qualora non si tratti di documenti informatici originali, già ora sono estremamente utili per la consultazione da parte degli utenti di Titulus. Il primo traguardo raggiunto da Titulus è infatti rappresentato da una forte riduzione delle copie fotostatiche dei documenti, diventate praticamente inutili grazie agli strumenti di consultazione presenti in Titulus. Versioning Nell ambito della gestione documentale di Titulus è prevista la gestione del versioning di ogni singolo file presente in Titulus. Attraverso funzioni di check-out e check-in, più soggetti coinvolti possono contribuire alla redazione del testo finale di un documento (relazione di un gruppo di lavoro, testo di una proposta di delibera, bozza di documento soggetta ad approvazione ed integrazione tramite workflow documentale, ecc.). Oltre a mantenere tutte le versioni prodotte del documento, nel caso di file pdf o odt (OpenOffice) Titulus propone uno strumento per mezzo del quale evidenziare le differenze tra l ultima versione di un file e le precedenti. Voci di indice Rappresentano uno strumento molto apprezzato di Titulus, per mezzo del quale compilare automaticamente alcune informazioni obbligatorie in fase di registrazione di un documento. In particolare tramite le voci di indice è possibile impostare classificazione, criteri di smistamento, limiti minimi di conservazione (oltre i quali procedere alla valutazione per lo scarto) e oggetto del documento sulla base di uno o più oggetti precompilati. Gestite dall amministratore di Titulus, le voci di indice hanno dimostrato di ridurre notevolmente il margine di errore umano nella registrazione di documenti. Fascicolo Titulus gestisce tutti i fascicoli di affare, di attività e di procedimento nel rispetto dei criteri archivistici individuati dall omonimo progetto coordinato dall Università di Padova. La composizione del fascicolo può essere semplice (un unico livello) o composta in più livelli: in base alla prassi archivistica di norma ci si limita ad un massimo di quattro livelli 17

18 (fascicolo, sottofascicolo, inserto, annesso). Fascicolo di persona Titulus gestisce due specie del fascicolo di persona propri degli Atenei: il fascicolo di studente ed il fascicolo di personale (fascicolo inerente ciascun dipendente dell Ateneo). Anche in questo caso la classificazione detta la modalità di sedimentazione dei documenti. Ricerca nei record di registrazione Titulus consente la ricerca su ogni campo compilato del documento. Attualmente non esistono in Titulus campi che non siano ricercabili. Per agevolare l individuazione dei documenti di interesse è anche prevista la possibilità di raffinare l esito di una ricerca con un ulteriore ricerca. Ricerca nei file associati alla registrazione Titulus consente la ricerca su ogni file associato alla registrazione purché appartenga ad uno dei principali formati di office automation (PDF testuali, Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice). Operatori booleani Ogni ricerca effettuata nell applicativo Titulus supporta gli operatori booleani: and, and not, or Wildcard (caratteri jolly) Sempre in fase di ricerca è possibile far uso di wildcard: * e?. Ad esempio ( Cine*, Cin?ca,?ineca, ecc.) Stampe Titulus mette a disposizione degli utenti la possibilità di stampare elenchi in formato PDF, valorizzando solo i campi richiesti. Le stampe più semplici insieme alla distinta di consegna si possono effettuare dal menù stampe. Un interazione con la maschera di ricerca consente invece di stampare pressoché tutti gli elenchi desiderati. Controllo di gestione e reportistica Attraverso il controllo di gestione Titulus fornisce alcune informazioni statistiche: quanti documenti sono stati protocollati, quanti documenti sono stati inviati da un determinato mittente, quali sono i mezzi di trasmissione utilizzati e con quali frequenze, quanti sono i record che hanno file associati, ecc Analogamente espone strumenti per la stampa di registro di protocollo, repertori, distinta di consegna. Interoperabilità fra sistemi di protocollo In Titulus sono già previsti due modalità per favorire l interoperabilità tra 18

19 sistemi di protocollo: - Interoperabilità con altre amministrazioni: Titulus è in grado di gestire l interoperabilità con altri sistemi di protocollo con la semplice associazione di una casella PEC ad ogni AOO dell Ateneo. Attraverso le funzioni di interoperabilità è possibile inviare e ricevere messaggi direttamente dall interno di Titulus, oltre alla possibilità di controllarne invio e ricezione (comunicate dal gestore di posta tramite le ricevute). Titulus cattura e gestisce le ricevute dei messaggi PEC prodotte dai gestori di posta (ricevute di consegna e di invio) oltre alle ricevute (file di segnatura, comunicazione di avvenuta registrazione e di annullamento) prodotte dai sistemi di protocollo informatico delle amministrazioni mittenti o destinatarie e le archivia automaticamente fra i file associati alla registrazione. Figura 2 - Interoperabilità tramite PEC - Interoperabilità tra AOO della stessa amministrazione: Titulus garantisce l interoperabilità tra AOO di uno stesso Ateneo in modo semplice e veloce ed in maniera trasparente all operatore. A differenza dell interoperabilità tra amministrazioni, in questo caso Titulus fa uso di un canale interno di comunicazione, evitando l uso di Posta Elettronica Certificata, non necessaria nel caso di corrispondenza fra AOO 19

20 della stessa amministrazione. 5.2 La gestione degli organi collegiali: Titulus Organi Il modulo Titulus Organi è nato per gestire l intero processo di produzione e approvazione dei provvedimenti degli organi collegiali. Destinato principalmente alla segreteria degli organi collegiali, questo modulo vede coinvolti, nel corso del processo di redazione ed autorizzazione delle proposte di delibera, anche gli altri uffici dell Ateneo. Di seguito un elenco delle funzionalità di Titulus Organi: Configurazione degli organi Uno strumento messo a disposizione degli amministratori di Titulus Organi, consente di definire e configurare gli Organi Accademici che si intendono gestire. Per ogni organo possono essere definiti modelli di documento differenti (proposte, delibere, verbali) e tipologie di proposta differenti (es. proposta standard, proposta fuori sacco, proposta senza impegno di spesa, proposta con parere da ufficio legale, ecc.): ad ogni tipologia di proposta può essere associato un workflow di autorizzazione differente. Definizione dell iter autorizzativo Per ogni tipologia di proposta viene predisposto un workflow di autorizzazione. L utilizzo del workflow documentale come strumento di disegno dell iter autorizzativo ne rende molto più semplice qualsiasi modifica. Non esistono limiti al numero di workflow attivabili per ogni organo. Diritti specifici di Titulus Organi Come per Titulus, sono stati predisposti appositi diritti che stabiliscono chi possa operare e con quali privilegi in Titulus Organi. Per ogni utente è possibile stabilire quali tipologie di proposte possa redigere e presentare e su quali tipologie di proposta possa esprimere un parere. Modello di proposta È possibile predisporre un modello standard di proposta al quale tutti i proponenti dovranno attenersi. Il modello viene messo a disposizione nella pagina iniziale di Titulus Organi, con lo scopo di favorire la standardizzazione degli stili di proposte e delibere. Evidenza proposte in lavorazione 20

21 Gli operatori della segreteria degli Organi Collegiali hanno sempre evidenza del numero di proposte per le quali l iter autorizzativo non sia giunto a termine. Per ognuna di queste possono verificare lo stato di avanzamento dell iter, per sollecitare interventi da parte dei soggetti interessati, oppure per forzarne l inserimento all ordine del giorno di una seduta ancora aperta. Calendarizzazione delle sedute Attraverso Titulus Organi può essere definito il calendario delle sedute (ordinarie e straordinarie) di ogni Organo. Redazione automatica. Titulus Organi contribuisce a standardizzare ed automatizzare la produzione e la notifica di: lettera di convocazione ordine del giorno, documento di comunicazione risultati di una seduta, delibere, verbale della seduta. Registrazione dei documenti Ogni documento (proposta, delibera, verbale) gestito tramite Titulus Organi viene archiviato all interno del repository documentale di Titulus. Una volta perfezionate, le proposte acquisiscono numero progressivo di delibera (repertorio delle delibere dell organo), oltre a data e numero di protocollo. Anche ai verbali delle sedute di ogni organo, una volta perfezionati, viene assegnato un numero progressivo annuale (repertorio dei verbali dell organo), data e numero di protocollo. Comunicazione al proponente All atto dell approvazione della proposta il proponente è automaticamente avvisato dell esito favorevole del voto e, terminato l iter di approvazione del testo definitivo della delibera, potrà averne visione accedendo dalla scrivania personale in Titulus. Ricerca avvalendosi delle funzionalità di full text retrieval di Titulus, sono disponibili opzioni di ricerca per organo, per seduta, per ogni campo compilato e all interno di ogni file associato alla proposta. 21

22 5.3 L automazione dei processi amministrativi: il workflow documentale Letteralmente workflow significa flusso di lavoro. In realtà il significato italiano va ben oltre la mera traduzione e con il termine workflow si intende un modello processuale atto a descrivere attività sequenziali e/o parallele che coinvolgono attori diversi al fine di raggiungere un obiettivo comune. Quindi un workflow è un modello astratto che guida e regola la prassi, per cui i casi di specie sono definiti come istanze del workflow. In Titulus il modello processuale viene descritto dagli amministratori attraverso un semplice designer grafico, mentre le istanze sono avviate e gestite dagli utenti tramite le interfacce di Titulus e Titulus Organi. Il workflow di Titulus, derivato da un progetto open source, è stato sviluppato per gestire le principali esigenze legate alla gestione documentale. Creare, rivedere, completare, condividere, approvare, firmare, annullare, ecc. documenti e produrre documenti in conseguenza ad attività legate ad un procedimento amministrativo (comunicazione avvio procedimento, attivazione conferenza di servizi con altre amministrazioni, ecc.). Nel modello processuale è possibile differenziare le azioni disponibili in base agli utenti e avviare iter diversi in base ai dati contenuti nel record di registrazione, ciò garantisce, da un lato, la massima flessibilità del modello, dall altro una gestione efficiente semplice ed economica mirata a ridurre al minimo gli interventi di manutenzione. 22

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