Software libero e riuso in un sistema di gestione documentale

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1 Giorgetta Bonfiglio-Dosio Università degli Studi di Padova Software libero e riuso in un sistema di gestione documentale (Padova, 3 novembre 2010) GBD

2 Che cos è un sistema? GALILEO GALILEI (1623) «Pluralità di elementi materiali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole»

3 Che cos è la gestione documentale? L insieme delle risorse (umane e finanziarie), delle metodologie, degli strumenti (tecnologici e amministrativi) necessari per governare la produzione, la organizzazione, la conservazione, l uso dei documenti ai fini sia amministrativi sia culturali

4 In un sistema di gestione documentale Si devono rendere disponibili: infrastrutture evolute efficace azione di coordinamento sul piano amministrativo organizzativo e su quello tecnico informatico linee guida e regole tecniche comuni e aggiornate consapevolezza del problema a tutti i livelli messa in gioco di differenti professionalità qualificate, che devono convergere tutte, nel rispetto reciproco delle competenze, verso il medesimo obiettivo

5 Requisiti del sistema regole certe e comunicate, formalmente adottate dal soggetto produttore, responsabile del procedimento statuto dell ente regolamenti generali e particolari manuale di gestione modalità di registrazione (sul protocollo e su altri repertori) modalità di classificazione sulla scorta del titolario modalità di costituzione delle aggregazioni (fascicoli e repertori) criteri di selezione dei documenti per la conservazione permanente e per lo scarto (con determinazione dei tempi minimi di conservazione) descrizione degli strumenti informatici descrizione dei flussi documentali connessi ai flussi di lavoro modalità e livelli di accesso ai documenti

6 Fanno riferimento al concetto di sistema Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999, Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni, in particolare la Premessa. ISO 15489:2001 Information and documentation. Records management [in italiano UNI ISO 15489:2005 Informazione e documentazione. Gestione dei documenti di archivio (record)]. Direttive CNIPA, reperibili all URL matica.pdf),

7 DPR 445/2000 > GEDOC Prevede due differenti livelli di realizzazione del sistema di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi 1) Records management 2) Workflow management, finalizzato a: Semplificazione dei processi amministrativi Miglioramento della qualità dei servizi della PA attraverso l uso congiunto delle tecnologie informatiche, delle competenze archivistiche, delle tecnologie amministrative (volontà politiche e risorse) < Direttiva D Alema (1999)

8 CAD (art. 41): procedimento e fascicolo informatico 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente [molteplice e complessa] La pubblica amministrazione titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati

9 Fascicolo informatico (CAD, art. 41) Il verbo può ha suscitato tante critiche non possibilità o meno di costituire i fascicoli, operazione prevista come obbligatoria ma possibilità di adottare il fascicolo informatico come forma di comunicazione e di interazione con l utenza esterna: possibilità che va valutata con riferimento al rapporto costi benefici alle esigenze e alle risorse del soggetto produttore

10 La normativa prevede tre funzioni Quindi tre figure, che possono o non possono coincidere: Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi (DPR 445/2000, art. 61) Responsabile della sicurezza informatica dei dati e dei sistemi (D. lgs. 196/2003, artt ) Responsabile della conservazione (deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, art. 5)

11 Attività amministrativa e documenti archivistici ARCHIVIO strumento e residuo dell attività istituzionale di un soggetto giuridico

12 STRUMENTO Attività amministrativa Certezza del diritto Autodocumentazione allargata RESIDUO Conoscenza Ricostruzione dei precedenti Ricostruzione storica

13 Necessità di distinguere (sulla scorta del Codice di tutela dei beni culturali) Archivi statali Archivi di enti pubblici Archivi privati Art. 10, comma 2 Gli archivi degli enti pubblici sono beni culturali l ottica del passaggio dal cartaceo al digitale deve essere improntata alla tutela dei documenti archivistici, anche per il loro rilevante valore giuridico per tutta la collettività, specie nella I fase

14 Precisazioni preliminari sul fascicolo Chiarirne la funzione strategica e performante Definirlo come entità logico organizzativa facente parte di un sistema Coordinare le aggregazioni documentarie con gli altri strumenti di gestione Trasformare il fascicolo da un obbligo a una risorsa amministrativa Precisarne, oltre alle funzioni strumentali e giuridico probatorie, le funzioni conoscitive e comunicative

15 In un sistema coesistono Aggregazioni di documenti riuniti sulla base dell oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate con riferimento all attività amministrativa

16 Ulteriore elemento di riflessione Esistono regole per la redazione del documento sia cartaceo sia digitale Esistono regole (diverse dalle precedenti) per la comunicazione e la trasmissione dei documenti, sia cartacei sia digitali Esistono regole per la conservazione a lungo termine dei documenti cartacei e digitali La comunicazione può riguardare anche le informazioni in ambito sia cartaceo sia digitale e documenti derivati (ad esempio, certificati)

17 Fondamentale il censimento dei procedimenti nome del procedimento ed eventuale codice identificativo interno all ente normativa di riferimento (leggi e regolamenti) fasi del procedimento tipi di documenti prodotti in ciascuna fase UOR responsabile del procedimento UOR coinvolte (e a che titolo) nel procedimento modalità di organizzazione del fascicolo UOR responsabile della costituzione e conservazione del fascicolo tempi di conservazione di ciascun documento

18 Per quali procedimenti adottare il fascicolo informatico? nb: la dematerializzazione comporta costi, materiali e immateriali, diretti e indiretti solo per procedimenti con caratteristiche ben definite: numero massivo standardizzati o facilmente standardizzabili documenti formalmente simili e facilmente traducibili in modelli fitta comunicazione da e verso l utenza esterna.

19 Competenza giuridica e amministrativa Analisi della normativa di riferimento Analisi del procedimento nelle sue fasi Individuazione della UOR responsabile Analisi del profilo dell utenza esterna

20 Competenza archivistica (e diplomatistica) Individuazione delle caratteristiche formali di ciascun documento Supporto agli interventi di semplificazione amministrativa e di dematerializzazione Tutela della doppia valenza, giuridica e culturale dell archivio

21 Competenza linguistica Collaborazione alla predisposizione della modulistica Verifica della comprensibilità dei modelli Supporto agli interventi di semplificazione amministrativa e di comunicazione

22 Competenza informatica Determinare gli strumenti tecnologici più adatti per concretizzare le scelte di sistema

23 L informatica non basta L archivistica non basta Bisogna fare autenticamente SISTEMA

24 Applicazione sperimentale all interno del Comune di Padova Approfondimento teorico del tema della costituzione delle aggregazioni documentali Interpretazione della normativa vigente Verifica della fattibilità di organizzare procedimenti amministrativi on line con approccio interattivo Linee guida per gli enti pubblici (necessità di distinguerli rispetto agli altri)

25 Applicazione sperimentale all interno del Comune di Padova Suite Open Source che prevede Gestione dei flussi di ingresso dei documenti Protocollazione Fascicolazione Archivio inteso nel senso di tutela dei beni