Comune di Sclafani Bagni Provincia di Palermo

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1 Comune di Sclafani Bagni Provincia di Palermo Progetto per l acquisizione ed integrazione di nuovi servizi informatici (Rimodulazione approvata con deliberazione Giunta comunale n. 81 del 12/12/2012) È sotto gli occhi di tutti l'enorme diffusione delle tecnologie informatiche che ormai pervadono ogni aspetto della realtà quotidiana. La Pubblica Amministrazione, oggi più che mai, è chiamata ad affrontare problematiche di varia natura ed essere in grado di seguire le evoluzioni e le richieste di una società in sempre più rapida evoluzione. La crisi economica inoltre ha reso necessario ed obbligatorio un processo di riduzione dei costi ed ottimizzazione delle risorse, e la Pubblica Amministrazione è chiamata ad esserne oggi protagonista. Il Comune di Sclafani Bagni, con il presente progetto intende attivare e rafforzare i servizi offerti al cittadino, per poter dare maggiore trasparenza al lavoro svolto dalla nostra amministrazione, semplificare ed aumentare l efficienza di gestione dei processi di lavoro, dare una spinta ulteriore al processo di innovazione della pubblica amministrazione. L utilizzo degli strumenti informatici oggetto del progetto in esame, consentiranno di migliorare la gestione dei beni e dei servizi del comune, avendo ricadute positive anche in termini economici. Monitoraggio e riduzione degli sprechi, miglioramento della trasparenza delle attività svolte dalla pubblica amministrazione nei confronti del cittadino, innovazione tecnologica, sono alcuni degli aspetti positivi legati alla realizzazione del progetto.

2 Il presente progetto rimodulato si compone dei seguenti interventi: Portale web: attraverso il portale web si potranno pubblicare i documenti dell Ente (deliberazioni, determinazioni, ordinanze sindacali, altri atti), l albo pretorio, promuovere le attività svolte dall Amministrazione Pubblica e tutte le attività di promozione legate al territorio, incentivare ancora di più la fruizione dei servizi on-line al cittadino, attenuando la pressione sui canali di erogazione tradizionali (ossia gli sportelli) consentendo quindi di ridurne i relativi costi. Gestione documentale: il software di gestione documentale è uno strumento di archiviazione e gestione digitale di qualsiasi tipo di documento, sia esso elettronico che analogico. L utilizzo del sistema di gestione documentale garantirà notevoli vantaggi e benefici: o sarà più facile il ritrovamento dei documenti; o si potranno ridurre il numero di stampe e copie cartacee dei documenti, consentendo quindi un risparmio oltre che di tempo per il rintracciamento dei documenti anche economico in termini di carta e materiale di consumo per le stampe; o acquisire con un unico strumento documenti da diverse sorgenti informative (copie cartacee, mail, fax, ecc.); o effettuare facilmente operazioni di ricerca e consultazione senza gravare sul personale amministrativo; o permettere la conservazione sostitutiva dei documenti. Protocollo informatico: l utilizzo del protocollo informatico è uno strumento per la protocollazione e la gestione documentale a supporto delle attività di un amministrazione. L utilizzo del protocollo informatico garantirà una maggiore razionalità e trasparenza dell azione amministrativa, dando così concreta attuazione alle disposizioni della legge n. 241/90.

3 DESCRIZIONE DETTAGLIATA DEGLI INTERVENTI INTEGRAZIONE SERVIZI PORTALE WEB La soluzione proposta consiste nella fornitura ed integrazione dei servizi attualmente mancanti all'interno del portale istituzionale del Comune. Il portale intende incentivare ancora di più la fruizione dei servizi online, in modo da soddisfare le diverse tipologie di utenti, offrendo loro una più ampia scelta, ed attenuare la pressione sui canali di erogazione tradizionali (ossia gli sportelli) consentendo di ridurre i relativi costi. Il portale si propone inoltre come strumento di promozione e conoscenza della natura, della cultura, dell'arte, della storia, dell'artigianato, delle tradizioni, e soprattutto dei servizi offerti sul territorio di riferimento ed allo stesso tempo si propone di supportare i processi di costruzione di reti e i programmi di collaborazione tra gli attori coinvolti a diverso titolo nel settore. Multimedia Una sezione interamente dedicata alla pubblicazione di contenuti multimediali (interviste, interventi pubblici, eventi artistici, ecc.). Servizi online In questa sezione si potranno trovare tutte le informazioni ed i link di riferimento ai servizi online, modulistica online che permette di compilare alcuni moduli all'ufficio competente con una modalità completamente telematica, senza la necessità di presentarsi personalmente allo sportello. Sicurezza ed emergenze In questa sezione si potranno trovare informazioni su: Vigili Urbani: attività di competenza del Corpo di Polizia Municipale, notizie sul traffico, sedi e numeri utili, servizi ai cittadini, pagamento multe, educazione stradale, pronto intervento; Protezione civile: informazioni utili, normativa, modalità di partecipazione al volontariato;. Farmacie aperte: informazioni sulle farmacie, turni ed orari di apertura. Sport e tempo libero Nella sezione Sport e tempo libero si potranno trovare le ultime notizie legate agli avvenimenti e alle manifestazioni sportive in città, l elenco e i recapiti degli impianti comunali in cui fare attività sportiva, i bandi e gli avvisi del settore. Tasse e tributi In questa sezione si potranno trovare informazioni su aliquote, calcoli e modalità di pagamento, esenzioni, agevolazioni su tasse e tributi. Trasporti e viabilità In questa sezione si potranno trovare informazioni sui mezzi pubblici, orari, percorsi, servizi turistici, scioperi, deviazioni, ecc..

4 Turismo e promozione In questa sezione si potranno trovare le informazioni di interesse per i turisti che vogliono visitare la città: come arrivare, dove alloggiare, cosa vedere e altri utili suggerimenti; news meteo e immagini informazioni sugli avvenimenti, le mostre, le presentazioni, le manifestazioni che caratterizzano la città. La soluzione proposta consentirà, grazie agli strumenti per la gestione dei contenuti di intervenire, per aggiungere, modificare e cancellare i contenuti del portale, siano essi immagini, testi o file multimediali (video, flash, etc.). Sarà inoltre prevista la realizzazione di alcuni virtual tour per i monumenti e gli edifici di maggiore interesse storico-culturale del comune, in modo da poterli "navigare e visitare in tempo reale" attraverso l'uso della rete, potenziando ed economizzando le attività di promozione turistica del territorio. La proposta comprende: analisi, progettazione, sviluppo ed integrazione dei servizi web; progettazione e realizzazione dei tour virtuali di alcuni monumenti/edifici di maggior interesse culturale; formazione sui prodotti realizzati; assistenza tecnica (definizione politiche di backup dati, aggiornamento software, interventi risoluzioni errori). Prodotti e servizi Costo unitario Quantità Totale Analisi, progettazione e sviluppo ed integrazione dei servizi software 3.140, ,87 Progettazione e realizzazione dei tour virtuali 3.988, ,00 Formazione del personale 220, ,00 Assistenza tecnica e manutenzione 600, ,00 Totale 8.388,87

5 GESTIONE DOCUMENTALE Il software di gestione documentale consente di gestire tutta la documentazione e le informazioni dell ente, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda. Il sistema di gestione documentale è un software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. La gestione elettronica della documentazione dell ente permette di ottenere numerosi vantaggi rispetto alla gestione cartacea: facile reperibilità del documento da qualunque luogo; disponibilità certa del documento; veloce individuazione del documento di interesse; riduzione del volume di ingombro; riduzione dei costi di archiviazione; governo e tracciabilità dei passi di redazione di un documento (workflow). Il software per la gestione documentale, è creato proprio con lo scopo di integrare in un unico sistema coerente e di semplice utilizzo la cattura, l'organizzazione, l'indicizzazione, l'utilizzo, la ricerca, lo storing, la trasformazione e la pubblicazione di contenuti e di documenti, relativi ai processi interni alle organizzazioni. Il software di gestione documentale consente di collaborare sul contenuto, con nuove funzioni sociali come aggiornamenti di stato, flussi di attività dei contenuti, tagging & ricerca, permette facilmente agli utenti di tracciare le versioni principali e meno importanti di documenti con una traccia di controllo, consente l anteprima dei tipi di file popolari (come i documenti Microsoft Office, i PDF e le immagini) direttamente all'interno del browser, senza doverli scaricare, consente, come le regole basate su cartelle di Outlook o Gmail, agli utenti di creare da soli semplici workflow di documenti.

6 La proposta comprende: installazione e configurazione del sw e del database; configurazione iniziale; formazione sul prodotto; assistenza tecnica. Prodotti e servizi Costo unitario Quantità Totale Totale software 2.000, ,00 Installazione e configurazione software base 250, ,00 Installazione e configurazione database 250, ,00 Configurazione del software (definizione degli utenti, privilegi, personalizzazione interfaccia 3.200, ,00 utente, ecc.) Formazione del personale 220, ,00 Assistenza tecnica, manutenzione 1.200, ,00 Totale 8.000,00 PROTOCOLLO INFORMATICO Il software per il protocollo informatico si propone di offrire un efficace strumento per la protocollazione e la gestione documentale a supporto delle attività di un amministrazione sia centrale che locale. E possibile garantire una maggiore razionalità e trasparenza dell azione amministrativa, dando così concreta attuazione alle disposizioni della legge n. 241/90 (Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi). L applicazione è modulare, consentendo l adozione del solo sistema di protocollazione, con le funzioni di protocollo e amministrazione, ovvero di accedere anche alle funzioni previste per il trattamento dei documenti. Il protocollo informatico consente la gestione completa dell iter di un protocollo per Aree Organizzative Omogenee ponendo quindi le basi per il raggiungimento di obiettivi concreti e misurabili. La soluzione realizza tutte le funzionalità relative alla gestione documentale, ed al protocollo, dai requisiti minimi previsti dalla normativa alla gestione dell intero ciclo di vita dei documenti: acquisizione, produzione, registrazione, classificazione, archiviazione, controllo dei flussi. Il software protocollo informatico è conforme alla normativa vigente e delle regole tecniche definite dal Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), come un prodotto modulare e scalabile in modo da poter soddisfare le esigenze, sia di amministrazioni centrali che locali.

7 Il protocollo informatico realizza tutte le funzioni di un archivio corrente, in particolare, protocollo, acquisizione documenti, classificazione, controllo e gestione dei fascicoli e dei documenti, consultazione. Fornisce anche tutte le funzioni di produzione collaborativa dei documenti e gestisce le versioni dei documenti modificati. Tale ambiente, chiamato archivio di lavoro, rappresenta l ambiente in cui ogni utente del sistema produce i documenti che saranno successivamente inseriti negli opportuni fascicoli in archivio corrente. Ai fini della sicurezza e del controllo degli accessi, il protocollo informatico consente di definire per ciascun utente abilitato ad accedere agli archivi, i livelli di accesso in funzione del ruolo ricoperto. Il sistema di sicurezza mette a disposizione strumenti di controllo e monitoraggio degli accessi tale che in qualunque momento è possibile visualizzare il proprietario attuale di un determinato documento e la storia di tutti i passaggi di stato che il documento stesso ha subito. miglioramento dell efficienza e dell efficacia rispetto alle attività degli utenti che accedono alla banca dati/informazioni dei documenti; recupero di spazio e costi richiesto dall archiviazione cartacea; possibile accesso contemporaneo allo stesso documento da parte di più utenti, superando i problemi relativi alle consultazioni contestuali o ai documenti fuori posto; possibilità di utilizzo del database del sistema di archiviazione per accedere ai documenti con diverse chiavi di ricerca, parametrizzabili rispetto alle esigenze dei vari contesti di utente; adeguamento alla normativa vigente che accompagna le innovazioni di tipo funzionale organizzativo, introdotte dalle leggi e decreti più recenti; passaggio da un sistema di archiviazione cartacea dei documenti ad un sistema di gestione documentale elettronico, che consenta la univocità del documento e il puntuale reperimento. La proposta comprende: installazione e configurazione del sw e del database; configurazione iniziale caricamento dei contenuti di startup; formazione sul prodotto; assistenza tecnica e manutenzione. Prodotti e servizi Costo unitario Quantità Totale Totale software 500, ,00 Installazione e configurazione software 300, ,00 Configurazione del software (definizione degli utenti, privilegi, 220, ,00 personalizzazione dati ente, ecc.) Formazione del personale 220, ,00 Assistenza tecnica e manutenzione 750, ,00 Totale 2.650,00

8 QUADRO ECONOMICO RIEPILOGATIVO Prodotti e servizi Costo Portale web 8.388,87 Gestione documentale 8.000,00 Protocollo informatico 2.650,00 Costo totale ,87 Cofinanziamento a carico del 1.903,89 Comune pari al 10% Cofinanziamento a carico ,98 dell'assessorato pari al 90% COSTO TOTALE PROGETTO ,87

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