Archivio Documentazione prodotta dagli organi di Dipartimento

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1 Archivio Documentazione prodotta dagli organi di Dipartimento Manuale d uso Pagina N 1

2 Indice 1. Accesso all applicazione Pag Sezione Consiglio Pag Sezione Collegio Pag Sezione Giunta (sezione non ancora disponibile) 5. Gestione Avvisi Pag Ricerca Documenti Pag. 25 Pagina N 2

3 1. Accesso all applicazione L applicazione è usufruibile digitando nel propro browser l URL: Vi verrà mostrata la seguente pagina di benvenuto: Cliccate su Accesso e vi verranno chieste le vostre credenziali per accedere al sito. Ci si puo autenticare sia con le credenziali d Ateneo (cioè quelle che usate per leggere il vostro cedolino paga o la posta elettronica d ateneo es. nome.cognome@unimi.it) che con quelle di dipartimento (cioè quelle che usate per leggere la posta elettronica del DI es. pippo@di.unimi.it). Una volta inseriti l account utente e la relativa passvord, cliccare sul bottone azzurro Accedi che trovate subito sotto, come mostrato nella figura seguente. Pagina N 3

4 Dopo essersi autenticati correttamente, entrerete nel sito e, a seconda delle vostre autorizzazioni date dal gruppo a cui appartenete, potrete vedere le sezioni Consiglio, Collegio o Giunta e potrete visualizzare e o inserire documenti. Entrati nel sito, a fianco della barra azzurra in alto sotto la testata, trovate 3 link a menu che vi consentono di gestire il vostro account, gestire le vostre impostazioni per il sito, e la guida. Se cliccate sul triangolo che compare a fianco al vostro nome utente vi compare il menu seguente che contiene anche il link Esci per uscire dal sito. Pagina N 4

5 2. Sezione Consiglio Al momento è la sezione funzionante e testata dalla segreteria del Direttore. Consente di gestire l inserimento, la correzione e l autorizzazione dei documenti. Le uniche persone autorizzate ad inserire nuove sedute di consiglio sono le persone della segreteria del Direttore. Tutti i componenti del Consiglio possono inserire documenti e cartelle per raggruppare i propri documenti all interno di una struttura creata sul modello dell OdG della seduta dalla segreteria del Direttore. Ai componenti del Consiglio appare la seguente schermata: Mentre agli approvatori appare la seguente schermata: Le persone inserite nel ruolo approvatori sono le persone indicate dal Direttore che autorizzano alla pubblica visione i documenti inseriti dai componenti. Pagina N 5

6 Le fasi di gestione della documentazione seguono il seguente iter: a. un approvatore crea un nuovo consiglio, crea le cartelle relative ai punti all Odg e ne approva la visione da parte dei componenti b. I componenti possono a questo punto inserire i documenti da porre in discussione, nel punto all Odg in cui vogliono vengano discussi. I documenti inseriti entrano nell applicazione con lo stato in sospeso e sono visibili solo dall autore e dagli approvatori. c. un approvatore verifica la documentazione inserita e decide se pubblicarla per la visione da parte di tutti i componenti. In questo caso il documento appare con lo stato Approvato. Se qualche documento risulta non conforme, un approvatore invia una mail all autore chiedendogli di modificarlo. Una volta rettificato il documento da parte dell autore, questo passa nuovamente all approvazione da parte di un approvatore. Vediamo in dettaglio: Se si fa click su CdD del 17 Marzo 2015 compare la seguente schermata: I punti all Odg sono in realtà cartelle nelle quali i componenti devono inserire i documenti da porre in discussione. I componenti del Consiglio devono fare click sull argomento in cui vogliono inserire documenti. Ad esempio, facciamo click su 7)varie ed eventuali Pagina N 6

7 Sotto la barra azzurra compariranno dei tab: sono menu che consentono di inserire documenti e/o creare cartelle. Se si fa click sul tab File si ottiene la seguente schermata: In rosso sono evidenziate le 2 azioni che può intraprendere un componente del consiglio: Caricare un nuovo documento nella cartella corrente (pag. 8) Creare una nuova sottocartella in cui mettere più documenti inerenti allo stesso argomento (pag. 12) Pagina N 7

8 Caricare un nuovo documento nella cartella corrente Se si fa click su Carica Documento, compare la seguente schermata: Se fate click sul tasto Browse si apre l esplora risorse del computer che consente di trovare nel vostro pc il documento da caricare. Quando avete finito, nella casella di testo viene visualizzato il percorso e il nome del documento che volete caricare. Premere il tasto ok per autorizzare la pubblicazione. Potrebbe comparire la seguente schermata: Il titolo del documento è opzionale, fate click su salva. Pagina N 8

9 Il vostro documento è ora caricato nell Odg al punto 7) varie ed eventuali Facendo click sul tab sfoglia si ritorna in modalità consultazione: Pagina N 9

10 Se vi accorgete di aver caricato il file sbagliato, nessun problema. Potete cancellarlo e caricare quello corretto. Per eliminare un file basta fare click su... che trovate in corrispondenza del file da cancellare e vi si apre un menu a tendina Cliccate su... e vi si apre la possibilità di eliminare il documento. Cliccate su Elimina. Pagina N 10

11 Premendolo vi compare l avviso: Cliccate su ok e il documento viene eliminato. Un altro modo per ottenere lo stesso risultato è cliccare col mouse nella colonna a fianco all icona del documento: vi compare un segno di spunta blu, come nella schermata che vedete sotto. Vi si attivano anche altri bottoni in alto, sotto i tab: tra questi c è il bottone Elimina documento Premendolo vi compare l avviso: Cliccate su ok e il documento viene eliminato. Pagina N 11

12 Creare una nuova sottocartella in cui mettere più documenti inerenti allo stesso argomento Per creare una cartella che contenga più documenti relativi allo stesso argomento occorre posizionarsi nel punto all OdG in cui si vuol inserire la documentazione e, se si fa click su Nuova Cartella compare la seguente schermata: Mettere il nome che si vuol dare alla nuova cartella e cliccare sul bottone Salva. La cartella da voi inserita comparirà ora nel punto in cui volevate inserirla (nell esempio è stata inserita nel punto 7) varie ed eventuali). L ordine in cui appariranno le cartelle è alfanumerico crescente. Perciò se dovete numerare le cartelle per far in modo che una sia prima di un altra, ricordate che se avete più di 9 cartelle la numerazione dovrà essere 01,02,03,04,05,06,07,08,09,10,11,ecc. altrimenti, per esempio, la cartella che inizia con 10 verrà messa prima della cartella che inizia con 2. Pagina N 12

13 3. Sezione Collegio Consente di gestire l inserimento, la correzione e l autorizzazione dei documenti da portare in discussione nel Collegio Docenti. Le uniche persone autorizzate ad inserire nuove sedute di collegio sono le persone dell ufficio per la didattica, ma al momento solo il Responsabile dell ufficio gestisce la procedura (Dott. Marco Reggio). Tutti i componenti del Collegio possono inserire documenti e cartelle per raggruppare i propri documenti all interno di una struttura creata sul modello dell OdG della seduta dall ufficio per la didattica. Ai componenti del Collegio appare la seguente schermata: Mentre agli approvatori appare la seguente schermata: Tra le persone inserite nel ruolo approvatori c è solo il Responsabile dell ufficio per la Didattica, che autorizza alla pubblica visione i documenti inseriti dai componenti. Le fasi di gestione della documentazione seguono il seguente iter: a. Un approvatore crea un nuovo collegio, crea le cartelle relative ai punti all Odg e ne approva la visione da parte dei componenti Pagina N 13

14 b. I componenti possono a questo punto inserire i documenti da porre in discussione, nel punto all Odg in cui vogliono vengano discussi. I documenti inseriti entrano nell applicazione con lo stato in sospeso e sono visibili solo dall autore e dagli approvatori. c. L approvatore verifica la documentazione inserita e decide se pubblicarla per la visione da parte di tutti i componenti. In questo caso il documento appare con lo stato Approvato. Se qualche documento risulta non conforme, l approvatore invia una mail all autore chiedendogli di modificarlo. Una volta rettificato il documento da parte dell autore, questo passa nuovamente all approvazione da parte dell approvatore. Vediamo in dettaglio: Se si fa click su Collegio di prova compare la seguente schermata: I punti all Odg sono in realtà cartelle nelle quali i componenti devono inserire i documenti da porre in discussione. I componenti del Consiglio devono fare click sull argomento in cui vogliono inserire documenti. Ad esempio, facciamo click su 1. VERBALE SEDUTA PRECEDENTE Sotto la barra azzurra compariranno dei tab: sono menu che consentono di inserire documenti e/o creare cartelle. Pagina N 14

15 Se si fa click sul tab File si ottiene la seguente schermata: In rosso sono evidenziate le 2 azioni che può intraprendere un componente del consiglio: Caricare un nuovo documento nella cartella corrente Creare una nuova sottocartella in cui mettere più documenti riguardanti lo stesso argomento (pag. 20) Caricare un nuovo documento nella cartella corrente Se si fa click su Carica Documento, compare la seguente schermata: Se fate click sul tasto Browse si apre l esplora risorse del computer che consente di trovare nel vostro pc il documento da caricare. Quando avete finito, nella casella di testo viene visualizzato il percorso e il nome del documento che volete caricare. Pagina N 15

16 Premere il tasto ok per autorizzare la pubblicazione. Potrebbe comparire la seguente schermata: Il titolo del documento è opzionale, fate click su salva. Il vostro documento è ora caricato nell Odg al punto 1. VERBALE SEDUTA PRECEDENTE Pagina N 16

17 Facendo click sul tab sfoglia si ritorna in modalità consultazione: Se vi accorgete di aver caricato il file sbagliato, potete cancellarlo e caricare quello corretto. Per eliminare un file basta fare click su... che trovate in corrispondenza del file da cancellare e vi si apre un menu a tendina Pagina N 17

18 Cliccate su... e vi si apre la possibilità di eliminare il documento. Cliccate su Elimina. Premendolo vi compare l avviso: Pagina N 18

19 Cliccate su ok e il documento viene eliminato. Un altro modo per ottenere lo stesso risultato è cliccare col mouse nella colonna a fianco all icona del documento: vi compare un segno di spunta blu, come nella schermata che vedete sotto. Vi si attivano anche altri bottoni in alto, sotto i tab: tra questi c è il bottone Elimina documento Premendolo vi compare l avviso: Cliccate su ok e il documento viene eliminato. Pagina N 19

20 Creare una nuova sottocartella in cui mettere più documenti inerenti allo stesso argomento Per creare una cartella che contenga più documenti relativi allo stesso argomento occorre posizionarsi nel punto all OdG in cui si vuol inserire la documentazione e, se si fa click su Nuova Cartella compare la seguente schermata: Mettere il nome che si vuol dare alla nuova cartella e cliccare sul bottone Salva. La cartella da voi inserita comparirà ora nel punto in cui volevate inserirla (nell esempio è stata inserita nel punto 2. COMUNICAZIONI). L ordine in cui appariranno le cartelle è alfanumerico crescente. Perciò se dovete numerare le cartelle per far in modo che una sia prima di un altra, ricordate che se avete più di 9 cartelle la numerazione dovrà essere 01,02,03,04,05,06,07,08,09,10,11,ecc. altrimenti, per esempio, la cartella che inizia con 10 verrà messa prima della cartella che inizia con 2. Pagina N 20

21 5. Gestione avvisi Per ogni elemento (Consiglio, Collegio, Giunta, cartella, documento) ogni utente può autonomamente decidere di farsi mandare avvisi via mail dal server. Faremo un esempio con la procedura del Consiglio, ma le stesse indicazioni valgono col Collegio e la Giunta. Per default, ai componeneti del Consiglio nessun avviso viene inviato per nessun elemento, mentre viene inviato agli approvatori un avviso ogni volta che viene inserito un documento. Per sottoscrivere un intero consiglio occore selezionarlo, cliccate a sinistra del nome del consiglio come indicato nella schermata che segue e comparirà il simbolo e la riga diventerà azzurra. Cliccando su... a destra del Consiglio si aprirà il menu contestuale. Cliccate su... del menu contestuale e si aprirà un sottomenu. Cliccate su Visualizza Proprietà e si aprirà il seguente popup: Pagina N 21

22 Cliccate su Si aprirà il popup di configurazione degli avvisi. Di seguito, le opzioni che è possibile gestire: Per confermare fare click sul pulsante ok, altrimenti su annulla. Se volete eliminare o modificare un avviso potete farlo agendo sul tab Raccolta che trovate subito sotto la barra azzurra, vi si aprirà un menu a icone. Cliccando su vi si aprira il sottomenu. Cliccate su Gestisci avvisi personali, come mostrato nella seguente schermata: Pagina N 22

23 Se non avete mai impostato avvisi, vi compare la seguente schermata: Altrimenti vi comparirà una schermata simile alla seguente: Pagina N 23

24 Per eliminare un avviso che non si vuole più ricevere, cliccare sul di fianco all avviso, quando compare si può cliccare in alto su Se si vuol modificare un avviso, cliccare sul link dell avviso. Consigliamo di non modificare mai un avviso, ma di eliminarlo e procedere alla creazione di uno nuovo come descritto da pag. 13 Pagina N 24

25 6. Ricerca Documenti La Ricerca è comune a tutti gli utenti e consente di cercare nel sito documenti in base a parole chiave da voi digitate. Le parole chiave che potete inserire per cercare i documenti seguono le norme di ricerca che usate per qualsiasi provider di ricerca (es. google, bing, yahoo!, ecc.) Supponiamo di voler cercare tutti i documenti che contengono la parola consiglio Questo è, ad esempio, il risultato che otterremo, con i link a tutti i documenti trovati: Pagina N 25