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1 Invitiamo ad approfondire le utilità di questo database per la gestione dello studio professionale. Il software è in vendita alla cifra di 48 euro iva compresa. Requisiti software: - win2000 o windows XP - Framework v. 2.0 (programma gratuito eventualmente scaricabile da Microsoft: eventualmente CLICCA QUI PER IL DOWNLOAD) per scaricare la VERSIONE GRATUITA DEMO e poterne capire l utilità CLICCA QUI. per procedere con l acquisto CLICCA QUI Indice 1. Introduzione 2. Organizzazione archivio cartaceo e struttura del programma 3. Primo avvio di D.A.Do. 4. Ricerca 5. Gestione archivio 1. Introduzione D.A.Do., il, nasce dall'esigenza di uno studio professionale di dimensioni medio/grandi di organizzare al meglio il proprio archivio cartaceo storico, la cui gestione troppo spesso veniva lasciata alla necessità del momento o le cui procedure di archiviazione non sempre erano chiare e ben definite. Da questo studio organizzativo è nato D.A.Do., studiato per le realtà professionali di una certa dimensione, ma soprattutto studiato da una realtà professionale con esperienza trentennale, che incrementando l'efficienza nella ricerca della (sempre più spesso richiesta) documentazione storica è riuscita ad ottenere un supporto tangibile nel risparmio della risorsa più scarsa di tutte: il tempo. Il programma si propone di aiutare a catalogare correttamente secondo criteri univoci (si veda al riguardo la sezione "Organizzazione archivio cartaceo e struttura del programma") la documentazione da archiviare, in modo da renderla di immediata reperibilità. Note sull'autore

2 Alberto Rebonato si è laureato in economia aziendale con specializzazione in sistemi informativi all'università Commerciale Luigi Bocconi di Milano nell'anno 2004, dopo aver effettuato uno studio della durata di un anno riguardante l'assetto organizzativo degli studi professionali e l'utilizzo di strumenti informatici al loro interno per l'ottimizzazione delle attività organizzative, con un concreto supporto alla gestione dei costi. Da questo studio ha avuto origine l'apprezzata tesi di laurea dal titolo "L IMPIEGO DELL INFORMATION TECHNOLOGY A SUPPORTO DEGLI STUDI PROFESSIONALI: IL CASO DEI COMMERCIALISTI". Occupandosi ora di organizzazione aziendale e di controllo di gestione, affianca all attività di consulenza la progettazione e la realizzazione di soluzioni che possano essere strumenti quotidiani di supporto per l'attività professionale. 2. Organizzazione archivio cartaceo e struttura del programma Al fine di poter utilizzare D.A.Do. per la gestione del proprio archivio, è necessario innanzitutto che la struttura fisica dell'archivio stesso segua alcune semplici regole (figura sottostante): 1. ogni persona fisica deve avere una propria scatola/cartella/faldone; 2. ogni società deve avere una propria scatola/cartella/faldone; 3. l'archivio deve essere strutturato in modo da poter tenere separate le persone fisiche, dalle società di persone, dalle società di capitali. Esempio pratico: Uno studio professionale ha 10 clienti persone fisiche, 5 società di persone e 5 società di capitali. Il programma richiede che vengano create 20 scatole/cartelle/faldoni da archiviare nell'archivio fisico. Ora, dopo aver creato le scatole/cartelle/faldoni, si procede con l'inserimento dei nominativi in D.A.Do., il quale assegnerà una numerazione univoca e differente per ognuna delle tre categorie, seguite dalla tipologia di clientela. Si avranno così numeri da 1 a 10, seguiti dalla sigla PF, per le persone fisiche; numeri da 1 a 5, seguiti dalla sigla SP, per le società di persone; numeri da 1 a 5, seguiti dalla sigla SC, per le società di capitali. Le scatole/cartelle/faldoni create e catalogate possono ora venire archiviate sugli scaffali seguendo l'ordine numerico assegnato dal programma. A questo punto sarebbe già possibile utilizzare in questo modo l'archivio (sia cartaceo che software), ma D.A.Do. offre una possibilità aggiuntiva:

3 raggruppare i 10 clienti persone fische per nucleo familiare e/o specificare se sono soci di qualcuna delle 10 società. Tramite questa aggregazione, sarà possibile recuperare tutta la documentazione che interessa una persona, senza correre il rischio di scordarsi qualcosa. fig.1 Caso pratico: il sig. Mario Rossi entra in studio e chiede di ritirare tutta la documentazione riguardante lui, la moglie, il figlio, e le due società di cui è titolare. Semplicemente digitando in D.A.Do. il nome Mario Rossi, verrà restituito l'elenco completo, con la relativa posizione sugli scaffali, di tutte le scatole/cartelle/faldoni create per i clienti interessati. Risposte alle domande più ricorrenti D: Perchè organizzare l'archivio in ordine numerico anzichè alfabetico? L'ordine alfabetico è molto più pratico e permette di trovare ciò che si cerca senza la necessità di usare un software specifico. R: Per il fatto che, presto o tardi, chiunque si trova a fare i conti con lo spazio fisico. Anche lasciando molto spazio libero sugli scaffali (spreco che comunque spesso non ci si può permettere), arriverà il momento in cui, ad esempio, il secondo scaffale, con i clienti da "Ba" a "Co" sarà pieno, e quindi sarà di fatto impossibile inserire un cliente "Ca" senza prima spostare tutto. Con una numerazione progressiva, invece, sarà sempre possibile aggiungere un nuovo cliente senza dover risistemare tutto l'archivio. D: Perchè creare una scatola/cartella/faldone anche per ogni persona fisica? Non è più pratico raggruppare per gruppi familiari la documentazione e inserire tutti in un'unica scatola/cartella/faldone? R: Potrebbe essere più pratico, ma anche in questo caso ci si troverebbe a fare i conti con la dimensione della scatola/cartella/faldone. A forza di inserire documentazione per più persone, si rischia di saturare velocemente tutto lo spazio disponibile all'interno (soprattutto se si aggiungono nuovi membri al gruppo). Ciò può accadere anche nel caso in cui si crei un'apposita scatola/cartella/faldone per persona, ma il processo è molto meno rapido. D: Non è uno spreco di spazio creare una scatola/cartella/faldone per ogni persona fisica? R: Dipende da cosa viene utilizzato e di quali dimensioni. Per le persone fisiche può essere sufficiente utilizzare delle cartelline sospese con fondo a "V" oppure scatole di 2cm. Proprio per il fatto che dentro vi si inserisce solo la documentazione relativa ad un'unica persona, si dovrebbe avere spazio a sufficienza per qualche anno.

4 3. Primo avvio di D.A.Do. Una volta avviato il programma, apparirà una piccola icona nella barra degli strumenti in basso a destra, vicino all'orologio. Cliccando su tale icona con il tasto sinistro del mouse, si aprirà la finestra di ricerca di D.A.Do.; cliccando invece con il tasto destro del mouse apparirà un piccolo menu da cui si avrà accesso alle seguenti voci: gestione archivio guida in linea informazioni esci Finestra di ricerca E' il motore di ricerca del programma. Tramite questa finestra verranno recuperate tutte le informazioni relative ai documenti archiviati. Si veda l'apposita sezione "Ricerca" per maggiori informazioni. Gestione archivio E' la sezione da cui viene effettuato il caricamento di tutti i dati nel database. Si veda l'apposita sezione "Gestione archivio" per maggiori informazioni. Guida in linea Apre una finestra contenente la guida in linea. Informazioni Apre una finestra contenente le informazioni sulla versione del programma. Esci Il programma viene terminato. E' l'unico modo per uscire definitivamente dal programma.

5 4. Ricerca Quando si clicca con il tasto sinistro del mouse sull'icona di D.A.Do. nella barra delle applicazioni, si aprirà la finestra di ricerca del programma (figura sottostante) I pulsanti PF, SP e SC indicano rispettivamente Persone Fisiche, Società di Persone, Società di Capitali. Cliccando su uno dei tre pulsanti è possibile specificare secondo quale criterio effettuare la ricerca. Alla voce "Cliente" va specificato tutto o una parte del nome del cliente interessato. Nel caso venga ritrovata una sola corrispondenza il programma mostrerà direttamente il risultato della ricerca. In caso di più corrispondenze, verrà visualizzata una finestra intermedia in cui sarà necessario selezionare il nominativo effettivamente ricercato. Infine apparirà il risultato della ricerca, con tutti gli eventuali raggruppamenti effettuati in fase di caricamento dei nominativi (si veda a tal proposito la sezione "Gestione archivio") con la possibilità di stamparli per avere un rapido e comodo riferimento in fase di ricerca materiale sugli scaffali.

6 5. Gestione archivio Cliccando con il tasto destro sull'icona di D.A.Do. nella barra delle applicazioni, e selezionando la voce "Gestione archivio" dal menu che comparirà, si accederà alla gestione del database (figura sottostante), da dove sarà possibile aggiungere, eliminare, modificare e raggruppare i nominativi inseriti. Come si può notare dall'immagine, l'inserimento avviene separatamente per le tre diverse categorie di soggetti che intendiamo catalogare: Persone fisiche, società di persone e società di capitali. Ognuna delle schede visualizza innanzitutto l'elenco dei clienti già inseriti in database, oltre alle varie opzioni disponibili per ognuna delle tre categorie. Persone fisiche Questa scheda rappresenta un po' il punto di partenza del programma. Sarà possibile inserire il nominativo desiderato, seguito dal numero di gruppo familiare a cui lo stesso appartiene (il programma proporrà sempre il numero successivo all'ultimo gruppo familiare utilizzato, ma sarà sufficiente utilizzare un numero già in uso per raggruppare il cliente che si vuole inserire con altri già inseriti nel database). Le ulteriori opzioni disponibili sono rappresentate dai pulsanti "Stampa elenco", "Modifica cliente", "Elimina cliente", tutti sufficientemente chiari da non richiedere alcuna spiegazione aggiuntiva. Se si clicca due volte rapidamente su un nominativo visualizzato nell'elenco, verrà automaticamente attivata la funzione di modifica cliente associata allo stesso pulsante.

7 Società di persone Da questa scheda è possibile inserire, allo stesso modo di quanto esposto al paragrafo precedente, la ragione sociale delle società di persone da archiviare. In questo caso, come per le società di capitali, non verrà richiesto il gruppo di appartenenza, ma piuttosto, se necessario, sarà possibile inserire gli eventuali soci già caricati come persone fisiche. Come è possibile notare, infatti, nella scheda società di persone (come in quella società di capitali), si dispone di una doppia visualizzazione: la parte superiore rappresenta l'elenco delle società caricate in archivio (esattamente come nella scheda persone fisiche), la parte inferiore visualizza l'elenco dei soci eventualmente aggiunti alla società (tramite il pulsante "Aggiungi socio"). Tutte queste correlazioni saranno utili, come si diceva nell'introduzione al programma, al fine di recuperare istantaneamente la posizione di tutta la documentazione archiviata relativa ad una società, eventualmente ai suoi soci, eventualmente ai rispettivi gruppi familiari. Società di capitali Vale esattamente quanto esposto al paragrafo precedente, con l'unica differenza, ovviamente, che andranno aggiunte in questa sezione le ragioni sociali delle sole società di capitali.

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