HyperDok è un prodotto ideato, progettato e interamente sviluppato da

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2 HyperDok è un prodotto ideato, progettato e interamente sviluppato da

3 L archivio Unico Aziendale HyperDok è la piattaforma software appositamente ideata e sviluppata da Edok per la gestione delle informazioni e dei processi aziendali. La suite HyperDok offre funzionalità avanzate di: y Archiviazione Digitale y Document Management y Business Process Management y Conservazione Sostitutiva a norma di legge A chi serve HYPERDOK? ARCHIVIAZIONE DIGITALE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DI LEGGE Società private Produzione Distribuzione Banche Assicurazioni Società di leasing Associazioni di categoria Studi professionali Centri elaborazione dati Cliniche/ospedali PubblicHE amministrazioni Ospedali Regioni, province e comuni Comunità montane Università Un unica suite, integrata con i sistemi informativi aziendali, contiene tutti gli strumenti necessari per una organizzazione ottimale delle informazioni ed una corretta gestione dei processi documentali. Tutti i servizi sono direttamente accessibili tramite moduli applicativi specifici o da interfacce web. HyperDok permette di gestire i documenti e le informazioni indipendentemente dal formato (file/carta) e dall origine (documenti office, , flussi di dati strutturati, etc.). L integrazione con sistemi di terze parti e la cooperazione applicativa sono garantite da una struttura tecnologica aperta e aderente agli standard di mercato. HyperDok é utilizzato quotidianamente, in Italia e nel mondo, da oltre 300 aziende e da più di utenti.

4 la soluzione software che fa crescere la tua azienda Benefici del lavoro in digitale Il patrimonio di un azienda è costituito dalle informazioni di cui essa dispone relativamente a clienti, fornitori, prodotti, progetti, etc. Nelle aziende le informazioni hanno un importanza fondamentale e necessitano di organizzazione, gestibilità e sicurezza. Per ridurre costi e inefficienze è oggi possibile gestire tutti i documenti e i processi aziendali in modalità digitale. Le aziende e gli uffici possono essere paperless e i documenti e le informazioni possono essere gestiti digitalmente in tutte le fasi del loro ciclo di vita. Perdete gran parte del tempo per la ricerca dei documenti? E li trovate? Le vostre informazioni sono sparse su carta, file e più sistemi informatici? Impazzite per avere tutte le informazioni a portata di mano? Problemi di spazio e non sapete più dove mettere la carta? I clienti sono soddisfatti dei vostri tempi di risposta? Tempi biblici per gestire una pratica? Rispettate la normativa sulla privacy? la soluzione è HyperDok

5 perchè HyperDok? Per migliorare l efficienza operativa - Le aziende che adottano il software di Edok guadagnano in produttività e diminuiscono i costi di gestione. Per aumentare la sicurezza - la piattaforma consente un accesso discriminato e profilato alle informazioni, tracciando gli accessi e le operazioni effettuate dagli utenti. Per abbattere i costi - L introduzione in azienda della suite documentale di Edok permette una netta riduzione delle spese legate all archiviazione, distribuzione e gestione dei documenti. chi sceglie HyperDok? Il Responsabile Amministrazione e finanza: y Per velocizzare la ricerca, l emissione e lo scambio dei documenti y Per migliorare il processo di registrazione e controllo delle fatture fornitori y Per conservare tutti i documenti in modalità sostitutiva ed arrestare la crescita della carta Il Responsabile del personale y Per creare faldoni digitali contenenti tutti i documenti dei dipendenti (certificati, curriculum, compensi, etc.) y Per aumentare la sicurezza dell archivio e rispettare la normativa sulla privacy Il Responsabile Ufficio acquisti y Per snellire e standardizzare il ciclo dell ordine y Per collegare ogni richiesta di acquisto al rispettivo contratto fornitore Il Responsabile Ufficio tecnico y Per archiviare e gestire in digitale l iter di approvazione dei disegni tecnici (workflow) y Per gestire le varie versioni dei disegni e delle schede prodotto Il Responsabile IT y Per distribuire le informazioni senza duplicare i documenti y Per poter gestire il backup centralizzato e il disaster recovery di tutti i documenti aziendali Il Direttore Sanitario y Per archiviare e conservare in digitale le cartelle cliniche I VANTAGGGI DI HYPERDOK yabbattimento dei tempi nel recupero delle informazioni ydisponibilità dei documenti senza vincoli legati all allocazione fisica yaumento della produttività yrisparmio da 30% a 80% sui costi di gestione dei documenti yeliminazione della carta ysicurezza degli accessi e rispetto della privacy ymaggiore efficienza organizzativa ymaggiore livello di soddisfazione del cliente yconformità alle normative yeliminazione attività amministrative ridondanti ygestione organizzata e più snella di contenuti e processi yrispetto dell ambiente Il Sindaco y Per attuare il processo di dematerializzazione della PA e rispettare il Codice dell Amministrazione Digitale un solo prodotto per soddisfare le esigenze di tutti

6 tutte le informazioni a portata di click

7 archiviazione digitale HyperDok è frutto di un esperienza ventennale nel settore dell electronic document management ed è stato progettato sulla base delle esigenze espresse in centinaia di casi analizzati. HyperDok é realizzato su piattaforma Microsoft.net secondo i più recenti standard tecnologici e permette di creare e gestire archivi basati su database relazionali (MS SQL, SQL expres, MySQL, Oracle, etc.). Il cuore della soluzione è un potente motore server costituito da due servizi: ydokserver - centro dell applicativo e modulo di gestione dei data base, dei documenti, della sicurezza e dell interoperabilità con applicativi terzi. yworksheet - schedulatore di processi configurabile tramite interfaccia grafica. HyperDok integra i flussi documentali di tutti i comparti aziendali e crea un archivio unico - gestionale e legale/fiscale contenente tutte le informazioni: yinformazioni e documenti strutturati grazie a dei moduli/connettori per l integrazione, appositamente sviluppati negli anni, HyperDok è in grado di interagire ed interfacciarsi con tutti i più diffusi sistemi informativi aziendali: SAP, MS Dynamics, IBM, JDE, Oracle, etc. yinformazioni e documenti destrutturati grazie a dei moduli client/server HyperDok è in grado di acquisire ed archiviare in forma strutturata qualsiasi tipologia di documento in formato elettronico o cartaceo automatizzando la fase di indicizzazione o guidando l utente nell imputazione degli indici associati: , fax, fatture fornitori, offerte, contratti, telefonate, file di tipologia office (word, excel, documenti open office, CAD, etc.), immagini e qualsiasi altro dato o informazione presente in azienda che si desideri archiviare. i punti di forza ymultiazienda ymultilingua yweb oriented yopen license yplurimodulare yscalabile nel tempo ya norma di legge ysviluppato e mantenuto da Edok

8 gestione elettronica documentale integrata Multifunzioni Documenti destrutturati da file e Fax Flussi dati strutturati Scanner Disaster recovery e Business continuity Interfacciamento con ERP e sistemi informatici Business process management Ricerca e consultazione Pubblicazione Web Conservazione sostitutiva Spedizione multicanale L interfaccia di navigazione dell archivio e di consultazione dei documenti è user friendly e particolarmente intuitiva. La ricerca è semplice e veloce anche in presenza di milioni di record e la reperibilità del dato è immediata. All archivio di HyperDok si accede principalmente in due modalità: yyinterfaccia client: una vera e propria scrivania elettronica, semplice e intuitiva, solitamente utilizzata dagli utenti che, oltre alla semplice ricerca e visualizzazione delle informazioni, devono svolgere anche operazioni più complesse (data entry, archiviazione, conservazione sostituiva, delivery di documenti, pubblicazione web, etc.) yyinterfaccia web: utilizzata per navigare all interno dell archivio dagli utenti che hanno esigenze di ricerca e visualizzazione dei dati o per pubblicare i dati verso l esterno. L applicativo offre inoltre apposite funzionalità per consultare l archivio in modalità offline e per accedere alla base dati da sistemi informatici di terze parti tramite webservices.

9 HyperDok permette agli utenti di accedere con facilità alle funzionalità di collaborazione e condivisione delle informazioni: ogni utente, in base alla sua profilazione, può gestire svariate operazioni sui documenti e/o effettuare le operazioni a lui richieste all interno di un processo di workflow. In base ai diritti assegnati l utente può gestire ogni singolo documento, cambiarne lo stato, generarne una nuova versione, assegnarne la competenza ad un altro utente, conservarlo in modalità sostitutiva, inviarlo, pubblicarlo sul web, etc. La piattaforma consente, tramite specifici moduli, la distribuzione multicanale delle informazioni. I documenti archiviati, come ad esempio fatture e ordini, possono essere inviati in modalità automatica tramite diversi canali: posta elettronica, pec, pubblicazione web, fax, edi, servizi di postalizzazione cartacea, etc. HyperDok permette inoltre di generare ed inviare flussi di fatture elettroniche a norma di legge. Ogni singola operazione svolta dal software e/o dagli utenti viene tracciata e riassunta in log che vengono messi a disposizione degli utenti amministratori del sistema e a responsabili di processo. HyperDok valorizza il patrimonio informativo aziendale e non altera il modo di lavorare e la prassi operativa delle organizzazioni che lo utilizzano, ma fornisce utili strumenti per aumentare disponibilità ed efficacia delle informazioni e dei documenti. la gestione documentale del ciclo passivo: barcode e ocr HyperDok, utilizzando la tecnologia di lettura di codici a barre e di riconoscimento ottico dei caratteri, archivia automaticamente grandi volumi di documenti cartacei, o immagini di documenti, associando ad ogni singolo file i relativi campi indice. L utilizzo di barcode e tecnologia OCR consente di automatizzare notevolmente l archiviazione e la gestione di tutto il ciclo passivo di fatturazione! SISTEMA BARCODE: HyperDok o l erp aziendale, al momento della registrazione del documento, genera l etichetta barcode da apporre sul documento cartaceo per identificarlo univocamente. In seguito è sufficiente inserire tutti insieme i documenti etichettati nello scanner e lanciare l acquisizione. Il barcode consente al software di creare le singole immagini dei documenti e di associargli i relativi indice come ad esempio i dati relativi alla prima nota. SISTEMA OCR: i documenti cartacei come ad esempio ddt e fatture fornitori mano a mano che arrivano in azienda vengono scansionati e trasformati in digitale. Grazie ad HyperDok ed ai moduli di lettura OCR integrati nella soluzione, vengono estrapolate dai documenti tutte le informazioni necessarie per l archiviazione, per il caricamento del materiale a magazzino e per la registrazione in prima nota. Gli operatori non devono più imputare manualmente tutti i dati ma semplicemente verificarne la correttezza. tipologie documentali gestibili Amministrazione clienti (ciclo attivo) yfatture emesse yregistri contabili ycorrispondenza clienti Amministrazione fornitori (ciclo passivo) yfatture ricevute ycontratti fornitori Amministrazione personale ylul ycud y730, 740, 770 ydm10 Ufficio tecnico ydisegni tecnici yschede prodotto Reparto commerciale yofferte yconferme d ordine Segreteria ycorrispondenza cartacea y spedizione E ricezione merci yddt ycertificati materiali Ufficio legale ycontratti ypratiche Costumer care yrapporti d intervento yschede clienti document management

10 parola d ordine: dematerializzare oggi non è più necessario conservare la carta! La normativa italiana ed europea consente alle aziende di effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti: un processo legale/informatico che, utilizzando la tecnologia di firma digitale e di marcatura temporale, garantisce nel tempo la validità legale di un documento digitale. La conservazione sostitutiva permette ad aziende e amministrazione pubbliche di risparmiare eliminando i costi dati dalla carta e dalla gestione degli archivi cartacei. Il modulo DokLaw della suite HyperDok permette di attribuire ai documenti informatici validità giuridica. La soluzione sviluppata da Edok, di utilizzo semplice e intuitivo, è tecnologicamente sofisticata e garantisce una gestione efficiente e sicura dell archivio sostitutivo. Il modulo DokLaw: yè multiaziendale ysi integra con tutti i sistemi gestionali, senza alterare i processi aziendali ygarantisce la corretta applicazione della normativa vigente ed elevati livelli di sicurezza ypreserva l integrità e la leggibilità dei documenti informatici nel tempo rispettando la privacy ypermette l esibizione dei documenti conservati e il loro riversamento ysupporta dispositivi di firma automatica sicura (HSM) e offre funzionalità per la firma massiva lato server

11 DokLaw è uno strumento studiato per facilitare il lavoro del Responsabile della Conservazione Sostitutiva: segnala le scadenze e i documenti che devono essere conservati in base alle tempistiche che la legge impone per le diverse tipologie di documenti. Un apposita interfaccia offre all utente dei report dettagliati inerenti le sessioni di conservazione, i singoli documenti, le tipologie documentali, le singole aziende del gruppo, etc. ALCUNI ESEMPI DI documenti CONSERVABILI conservazione sostitutiva Doklaw è stato pensato per rispondere alle esigenze di tutte le aziende ed è presente in due versioni: ymonoazienda: per le singole aziende che intendono usufruire dell opportunità offerta dalla normativa. ymultiazienda: per i gruppi di aziende e i centri servizi che devono contemporaneamente gestire più profili separati. L affidabilità della soluzione è garantita dalle oltre 100 aziende che la utilizzano quotidianamente per la gestione dei propri documenti. Il modulo DokLaw è ideato, sviluppato e manutenuto da Edok - azienda che sviluppa le proprie soluzioni software interamente in Italia - in piena osservanza delle disposizioni italiane ed europee in materia di firma digitale e conservazione sostitutiva. software e supporto al cliente! la metodologia Edok per la conservazione sostitutiva All interno di Edok un apposito reparto di esperti e specialisti si occupa di Conservazione Sostitutiva fornendo consulenza e supporto a clienti e business partner e coordinandosi con il reparto Ricerca&Sviluppo per aggiornare la soluzione in base all evolversi della normativa. I consulenti Edok e la rete di business partner affiancano e supportano le aziende che scelgono HyperDok sia nella fase di start up del sistema di conservazione sostitutiva che successivamente per il mantenimento tecnico, l aggiornamento normativo e la verifica della correttezza dei processi. L alta competenza del personale Edok e la rete di business partner unita al fatto di essere sede territoriale ANORC e Registration Authority Actalis permette di offrire al cliente non solo la soluzione software ma progetti completi a 360. Documenti tributari y Fatture clienti e fornitori y Distinte meccanografiche di fatturazione y Ricevute fiscali Documenti di consegna e/o trasporto y Documenti di trasporto y Lettere di vettura e polizze di carico y Documenti di trasporto internazionali Documenti amministrativi y Ordini di acquisto y Conferme d ordine Corrispondenza commerciale y Lettere di sollecito pagamento y Estratti conto clienti Scritture contabili y Libro giornale e inventari y Registro IVA vendite/acquisti y Mastri contabili y Scritture ausiliarie di magazzino Dichiarazioni e modelli y Modelli Unici y Modelli di pagamento y Modelli 730/770 Documenti del lavoro y Libro unico del lavoro y Modello DM10/2 y Modello CUD Libri sociali obbligatori Documenti settore assicurativo Documenti settore bancario

12 dall analogico al digitale business process management: gestire contenuti e processi in digitale per aumentare le prestazioni e la produttività Informatizzare i processi di business aziendali e coordinare il lavoro delle persone tramite strumenti informatici è oggi fondamentale per aumentare prestazioni e produttività. DokFlow è un potente motore di BPM (Business Process Management) e il modulo della suite HyperDok che consente di organizzare ed automatizzare in digitale il flusso del lavoro aziendale implementando funzionalità che permettono di disegnare i processi e di definire gli attori, le attività e le applicazioni coinvolte. DokFlow permette agli utenti HyperDok di lavorare insieme in modo collaborativo e di definire, a fronte di determinati eventi, chi deve operare, con quali strumenti, con quali diritti, etc. Ogni singola operazione svolta dal software e dagli utenti viene tracciata e riassunta in log che vengono messi a disposizione dei manager o degli utenti amministratori del sistema per poter analizzare i flussi di lavoro e comprendere dove si trovano eventuali colli di bottiglia o inefficienze. DokFlow è lo strumento ideale sia per le aziende che si basano su processi complessi e articolati sia per le società che hanno processi più semplici perché permette un efficace gestione dei contenuti e una sensibile riduzione dei tempi di esecuzione delle attività.

13 DokFlow: il BPM semplice e veloce business process management modularità e flessibilità: un unica soluzione, integrata con i sistemi informativi aziendali, per gestire in modo sicuro tutte le informazioni HyperDok è INTEGRABILE, FLESSIBILE, MODULARE e SCALABILE. Queste caratteristiche differenziano la piattaforma di Edok offrendo al cliente finale una soluzione cucita su misura in base alle proprie esigenze integrandola con i sistemi gestionali già presenti in azienda e proponendo solo i moduli necessari per soddisfare le necessità espresse. La scalabilità di HyperDok permette di effettuare l upgrade della soluzione nel momento in cui il cliente manifesta nuove esigenze o intende espandere la versione adottata inizialmente. La struttura dell applicativo sviluppato da Edok è garanzia di sicurezza, affidabilità e rispetto della privacy. Il disaster recovery e la business continuity sono garantiti da appositi moduli in grado di effettuare automaticamente il backup remoto dell archivio documentale o sincronizzare con cadenze predefinite più installazioni di HyperDok situate in siti diversi. La piattaforma creata da Edok favorisce inoltre il rispetto dell ambiente e la realizzazione della paperless company offrendo un immagine migliore dell azienda. Una delle caratteristiche principali di HyperDok e in particolare del modulo per il BPM DokFlow, è la semplicità d uso. Il disegnatore grafico di processi di Edok consente di essere completamente autonomi nella creazione dei processi e nella loro ridefinizione. Le aziende per aumentare la competitività e resistere agli andamenti altalenanti del mercato devono sempre più essere flessibili pertanto i processi, oggi ancor più di ieri, non sono mai statici ma spesso si evolvono e diventano dinamici, con DokFlow di HyperDok, è possibile, con poche e semplici operazioni, rimodellare i flussi in base alla nuove esigenze. Attraverso un cruscotto l azienda può monitorare e tenere sotto controllo i processi dell azienda e grazie al potente designer della piattaforma HyperDok è possibile intervenire tempestivamente nei processi per gestire eccezioni e particolarità che richiedano flessibilità operativa. Un solo strumento permette di effettuare, con semplicità e senza cambiare il modo di lavorare degli utenti, il passaggio dall analogico al digitale!

14 HyperDok - principali funzionalità HyperDok La soluzione software completa per la gestione elettronica documentale, la conservazione sostitutiva e il business process management per le società private HyperDokPA La piattaforma software per il protocollo informatico, la dematerializzazione e la gestione dei processi organizzativi nella Pubblica Amministrazione ACQUISIZIONE y Archiviazione flussi strutturati (spool di stampa, PDF, XML, CSV, tabelle db, etc.) y Archiviazione file destrutturati (word, excel, pdf, dwg, etc.) y Acquisizione documenti cartacei y Estrapolazione automatica indici di ricerca y Indicizzazione full-text y Creazione layout grafici tramite cad proprietario y Configurazione regole automatiche di acquisizione/lavorazione y Utilizzo tecnologia barcode e lettura ottica (ocr, icr, omr, etc.) y Ottimizzazione delle immagini y Interfacciamento con applicativi Ms Office y Interfacciamento con multifunzioni e scanner (twain e isis) y Interfacciamento con stampanti barcode y Archiviazione da interfaccia utente in modalità drag&drop FUNZIONALITÀ DI SISTEMA y Gestione automatizzata dei flussi y Generazione automatica log di sistema y Autoaggiornamento dei client y Creazione riferimenti incrociati tra documenti y Protocollazione automatica documenti y Tracciatura completa di eventi e stati VISUALIZZAZIONE E FUNZIONALITÀ UTENTE y Accesso all archivio tramite client, client off line, web, externall call y Ricerche semplici, incrociate e full text y Salvataggio profili di visualizzazione e ricerche preferite y Esportazione y Stampa y Anteprima y Invio documenti y Raggruppamento in base agli indici y Assegnazione y Protocollazione y Creazione fascicoli y Gestione versioni e revisioni del documento y Gestione dello stato del documento y Impostazione legami, associazioni e dipendenze y Firma digitale HyperDok - specifiche tecniche SISTEMI OPERATIVI SERVER (32 o 64 bit) y MS Windows Server 2008 R2 y MS Windows Server 2003 SISTEMI OPERATIVI CLIENT (32 o 64 bit) y Windows 7 y Windows Vista y Windows XP SP3 DATABASE y MS SQL Server 2005/2008 (supportate anche le versioni Express) y Integrazione con i principali DBMS esistenti y (Oracle, SQL Server, etc.) Browser supportati y Internet Explorer y Mozilla Firefox y Google Chrome DELIVERY y Pubblicazione web documenti y Spedizione multicanale automatica (PEC, , link, fax e posta cartacea) y Interfacciamento servizi di postalizzazione cartacea (es.: Postel) y Spedizione Fatture elettroniche a norma di legge y Gestione spedizione massiva di newsletter, mailing list e campagne marketing FIRMA DIGITALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA y Firma digitale a norma di legge dei documenti archiviati (server e client) y Conservazione sostitutiva a norma di legge y Generazione fatture elettroniche y Gestione conservazione sostitutiva multi azienda y Gestione firma digitale e conservazione sostitutiva lato server GESTIONE PROCESSI y Workflow designer integrato y Possibilità di coinvolgere applicativi di terze parti nei processi disegnati PROTOCOLLO INFORMATICO y Gestione protocollo informatico a norma di legge y Gestione workflow di assegnazione INTERFACCIAMENTO y Interfacciamento con data base esterni, server di posta, servizi PEC, fax server y Interfacciamento con applicativi terzi tramite web services y Integrazione con i più diffusi ERP (SAP, IBM As/400, MS Dynamics, etc.) y Integrazione con sistemi esterni di gestione accessi y Integrazione con sistemi di pubblicazione SICUREZZA y Gestione evoluta di utenti, profili e diritti di accesso ai documenti y Gestione backup remoto e disaster recovery y Gestione ultimo accesso y Gestione dei livelli di sicurezza/ riservatezza FRAMEWORK APPLICATIVO y Microsoft.NET FIRMA DIGITALE E MARCATURA TEMPORALE y Smartcard, token o HSM y (Actalis - Infocert Postecom) y Servizio di marcatura temporale RFC3161 (Actalis Infocert) SCANNER E STAMPANTI BARCODE y SCANNER: Fujitsu, Kodak, Canon y (driver TWAIN o ISIS) y STAMPANTI BARCODE: Dymo, Datamax, Zebra VISUALIZZATORI y Embedded Pdf Viewer y Adobe Reader

15 Edok S.r.l. opera da anni nel settore dell Electronic Document Management specializzata nella progettazione, sviluppo e distribuzione di piattaforme software e servizi per la Gestione Elettronica Documentale. Edok è nata sulla base di esperienze dei soci fondatori, maturate in oltre 15 anni di attività presso alcune delle realtà aziendali più importanti del panorama italiano. La specializzazione, oggi come all inizio dell attività, è la gestione delle informazioni, dei documenti digitali e della automazione dei processi ad essi collegati. partner autorizzato

16 Via dei Traversi, Vobarno (BS) Tel.: Fax:

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