Problemi di archiviazione documentale? Archivio cartaceo: difficile gestione dei documenti aziendali?

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1 Problemi di archiviazione documentale? Archivio cartaceo: difficile gestione dei documenti aziendali? ARCHIVIAZIONE DIGITALE SEMPLICE: la soluzione facile ed economica

2 Il sistema di archiviazione elettronica semplifica la dematerializzazione permettendo l acquisizione di documenti analogici sia tramite scansione oppure direttamente di documenti già disponibili in formato digitale (PDF, MS Office, Jpeg, , etc). L archiviazione elettronica dei documenti, avviene contemporaneamente alla registrazione delle loro proprietà che saranno utilizzate in seguito per ricerche e consultazioni. Il processo di dematerializzazione è supportato da strumenti e tecniche in grado di automatizzare il processo di raccolta delle informazioni e di ridurre significativamente l impegno richiesto all utente.

3 RISPARMIO SOSTENIBILITA EFFICIENZA SEMPLICITA SICUREZZA RICERCA E CONSULTAZIONE MOBILITA E CONDIVIZIONE

4 Oltre ai costi strutturali, necessari per la produzione e la conservazione dei documenti analogici, gli archivi tradizionali richiedono l impiego di preziose risorse umane per l archiviazione, la ricerca, la duplicazione e la distribuzione delle copie. L archiviazione digitale invece, tramite il processo di dematerializzazione, consente di eliminare o per lo meno di ridurre drasticamente tutti questi costi.

5 L' adozione dell archiviazione sostitutiva consente di ridurre immediatamente le seguenti voci: stampa dei documenti numero di persone dedicate all archiviazione tempo medio di svolgimento del processo tempo di ricerca dei documenti Vi sono quindi notevoli incrementi di efficienza, in particolare sul tempo di ricerca dei documenti e sulla percentuale di documenti perduti, che tendono a diminuire significativamente.

6 Il software di archiviazione è stato progettato e realizzato in modo da combinare la massima semplicità d uso con una ricca paletta di funzionalità innovative e sofisticate. L utente dell applicazione ha quindi a disposizione un interfaccia ergonomica e familiare con la quale operare. Inoltre gli strumenti a disposizione rendono agevole lo scambio di documenti con i più diffusi software di produttività (MS Office, Open Office, )

7 Il software di archiviazione consente all Amministratore del sistema di adattare le regole di accesso ai documenti in conformità a quanto definito nel DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza) dell azienda. Il controllo dell accesso ai documenti archiviati e delle funzionalità autorizzate all'interno del sistema di gestione documentale viene effettuato dal software stesso in base al profilo di ciascun utente.

8 Uno studio Ceris-Cnr del 2007 ha stimato che con la dematerializzazione negli uffici italiani si risparmierebbero 240 miliardi di fogli ogni anno pari a 1,2 milioni di tonnellate di carta non consumata e quindi alla mancata emissione di 4 milioni di tonnellate di CO2.

9 La ricerca dei documenti archiviati può essere svolta in diversi modi: selezionando i documenti in base alle loro proprietà (data, destinatario, oggetto, etc), ricercando una o più parole all interno del testo, oppure utilizzando viste logiche che consentono di accedere allo stesso documento seguendo percorsi diversi a seconda del ruolo ricoperto dall utente. Durante la consultazione sarà possibile visualizzare direttamente con il software i formati di documenti più diffusi (PDF, Word, Excel, jpeg, ) oppure aprirli con la loro applicazione di riferimento.

10 Il software permette di accedere all archivio elettronico in qualsiasi momento e da qualsiasi posto, consentendo così a tutti i collaboratori di consultare i documenti di loro pertinenza non solo da una postazione in sede, ma anche dallo stabilimento di un cliente, da casa, ecc. È possibile abilitare terze parti e autorizzarle ad accedere a certe categorie di documenti, evitando così di doverli spedire o consegnare copie su carta. È possibile, inoltre, esportare una parte dell archivio elettronico verso unità mobili (tablet, netbook, notebook, pda, ) con le quali si possono consultare i documenti in assenza di collegamento con la rete aziendale e/o Internet.

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