Gestione Contratti ARCHIVIAZIONE OTTICA E DATA ENTRY

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1 Gestione Contratti ARCHIVIAZIONE OTTICA E DATA ENTRY

2 Il sistema di gestione documenti Sistema di gestione contratti elaborato da ed utilizzato, per moltissimo tempo, tra gli altri, per una primaria Società di emissione di Carte di Credito. Anche WEB

3 I Moduli che compongono il sistema Acquisizione Documenti in originale Scansione Documenti Archiviazione Documenti Data Entry Accesso a DataBase Esterni Normalizzazione Dati da Sistema Normalizzazione Dati da Call Center Aggiornamento Sistema Centrale Archivio Unico Informatico Accesso, Ricerca e Stampa Documenti

4 Principali Caratteristiche Moduli del contratto contrassegnati da codice a barre per tipo Uso etichette con codice a barre a numero unico e consecutivo A: Trasmissione copie originali dei contratti di adesione. Mappatura di ogni tipo di contratto per estrazione campi Spezzettamento immagine del modulo in campi dati Intelligent Character Recognition

5 Principali Caratteristiche Riscontro data entry con database esterni Doppio data entry per alcuni campi sensibili A: Trasmissione copie originali dei contratti di adesione. Compatibilità dati con Archivio Unico Informatico Archiviazione cartacea facilitata tramite assegnazione pacco Accesso parametrato immagini anche da remoto

6 I Plus del Sistema Solo lavorazione moduli contratto autorizzati Controllo a ½codice a barre su moduli per ogni tipo di contratto. Controllo automatico su regole di gestione di un ogni tipo di contratto ( es. verifica dati obbligatoria Titolare Effettivo in caso di società ). 0 % perdita di documentazione nelle varie fasi di lavorazione Codice a barre con numero unico e consecutivo su moduli controllato da sistema in ogni fase di lavorazione. 99,9 % accuratezza dati I campi di Data Entry sono riscontrati con archivi dati esterni ed, ove opportuno, digitati due volte da persone diverse. 99,9% accuratezza archiviazione fisica documenti dopo scansione Ogni contratto e suoi allegati sono inseriti con l ordine consecutivo ed univoco del barcode in un determinato pacco il cui numero èregistrato nel sistema. 100% integrazione tra varie fasi della lavorazione e controllo tempi di lavorazione singole fasi e complessivo. Rispetto parametri di tempestività di azione. Tutti i software sono proprietari (scansione, data entry, normalizzazione dati, customer service, gestione del Call Center).

7 Modello a Circuito Chiuso Carta di Credito Sales Force Società Cliente Ufficio Posta Software Acquisisce Contratti in originale e li trasmette alla Società Cliente. Tutti i contratti hanno un codice OCR che contraddistingue il tipo di contratto e la sua fonte di acquisizione. Riceve contratti in originale e trasmette gli stessi ad dopo averli contati, sotto controllo transmittal. Verifica corrispondenza volumi, digita volumi x categoria nel programma ed appone un etichetta con un barcode numerato progressivamente su ogni prima pagina dei contratti. Verifica la firma sui contratti. Digita nel programma il volume da scansionare fornendo il range dei barcodes e scansiona i contratti, recuperando eventuali contratti che il programma segnala come mancanti. Riconosce il tipo di contratto di base dal codice OCR, mappato a suo tempo, ed estrae informaticamente tutti i campi del contratto, quali ad esempio il nome del Cliente e costituisce un file di tutti i nomi di battesimo di un range di contratti.

8 Modello a Circuito Chiuso Carta di Credito Data Entry del Contratto Software Data Entry del documento di Identità Software L operatore di data entry digita in apposite videate, per esempio, tutti i nomi di cui al file di nomi di battesimo messigli a disposizione dal programma di data entry. Alcuni campi vengono proposti per un doppio data entry anche in remoto. Il sistema ha anche un modulo ICR ( Intelligent Character Recognition ) Verifica 1) la corrispondenza tra gli eventuali due data entry, 2) la congruità con i data base disponibili nel sistema, nell esempio dei nomi di battesimo, la esistenza di un determinato nome nel database di tutti i nomi Italiani. Verifica la leggibilità del documento di identità e digita nell apposito programma tutti i dati del documento ( numero documento, data rilascio e tutti i dati necessari per l alimentazione dell Archivio Unico ai fini antiriciclaggio. Nel caso di contratti societari verifica la congruità con i dati richiesti, es. Titolari Effettivi. Effettua controlli di congruità tra tutte le attività di Data Entry effettuate e valida i dati o produce un file di Anomalie o Dati Mancanti. Tale file è messo a disposizione di ulteriori fasi di lavorazione da parte di una unità specializzata all interno del Call Center di.riscontra alcuni dati con Data Base esterni, es. protesti, camere di commercio

9 Modello a Circuito Chiuso Carta di Credito Call Center Software Programma di consultazione immagini L operatore di data entry digita in apposite videate, per esempio, tutti i nomi di cui al file di nomi di battesimo messigli a disposizione dal programma di data entry. Alcuni campi vengono proposti per un doppio data entry anche in remoto. Il sistema ha anche un modulo ICR ( Intelligent Character Recognition ) Verifica la corrispondenza e la congruità tra tutti i dati digitati e raccolti nelle fasi precedenti e produce i seguenti files: a) posizioni scartate, b) posizioni che necessitano di ulteriori lavorazioni, c) posizioni pronte per l aggiornamento del Sistema Centrale. Associa alle immagini di cui alla scansione originaria del contratto ed eventuale documentazione ricevuta in un secondo tempo i codici relativi alla posizione ultima del contratto, es. approvato o declinato, ed altri dati che caratterizzano la Carta di Credito. Consente ad utenti con vari livelli di autorizzazione di accedere al programma per visualizzare le immagini relative ad uno o più contratti. Anche se disponibile la versione WEB, la scelta adottata dalla Società Cliente è stata quella di accedere al programma via linea dedicata.

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