ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA. Archiviazione sostitutiva

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1 ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA

2 L ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA La Deliberazione n. 11/2004 (G.U. 9 marzo 2004, n. 57) stabilisce le Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. In base a questa norma e ai successivi regolamenti attuativi, è possibile dematerializzare i propri archivi cartacei e sostituirli con un archivio digitale valido ai fini legali (la durata dell obbligo di conservazione dei documenti è sempre di 10 anni, siano cartacei o digitali).

3 COSA STABILISCE LA LEGGE? 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo.

4 COSA STABILISCE LA LEGGE? Completata la procedura è possibile distruggere il cartaceo! con un evidente vantaggio in termini di spazio e di efficienza.

5 COSA STABILISCE LA LEGGE? ATTENZIONE: nel caso di documenti unici (es. contratti), prima di distruggerli occorre che un Notaio o un Pubblico Ufficiale attesti la corrispondenza tra l originale e la sua immagine virtuale. Pertanto è bene limitare l archiviazione sostitutiva a documenti fiscali normali (es. fatture attive e passive ) con una tracciabilità che consenta la procedura più semplice.

6 I REQUISITI ORGANIZZATIVI L Azienda che desideri attuare l archiviazione sostitutiva deve: 1. nominare un Responsabile dell Archiviazione (anche in outsourcing) 2. redigere un Manuale dell Archiviazione Sostitutiva, in cui sono indicate le procedure attuate dall Azienda per la creazione e la protezione dell archivio digitale 3. creare gli archivi digitali su supporti informatici, apponendo su ogni supporto marca temporale e firma digitale

7 La marca temporale La marca temporale è un documento informatico rilasciato da un apposito Certificatore che contiene: - data e ora della creazione della marca - nome dell'emittente della marca - impronta del documento cui la marca fa riferimento. È la prova dell esistenza del documento alla data riportata nella marca temporale stessa (100 marche costano circa 30,00 euro).

8 La firma digitale Nell'ordinamento giuridico italiano la firma digitale a crittografia asimmetrica è riconosciuta ed equiparata a tutti gli effetti di legge alla firma autografa su carta. Per apporre la firma digitale occorre: - richiederla ad un Ente Certificatore (es. Poste Italiane, InfoCamere ), che rilascerà una smart card con il certificato digitale - dotarsi di un lettore di smart card da collegare al pc La firma può essere automatizzata.

9 I REQUISITI DELL ARCHIVIO Un archivio valido per la conservazione sostitutiva deve: consentire la ricerca dei documenti in base alle seguenti chiavi: n del documento data Ragione sociale Codice fiscale Partita IVA essere leggibile indipendentemente dal sistema operativo / software del pc consentire la stampa dell immagine riproducendo una copia cartacea identica all originale

10 PRECAUZIONI Gli archivi devono essere consultabili per 10 anni. Precauzioni utili (da specificare nel Manuale): ~ avere più copie ~ verificare periodicamente lo stato dei supporti ~ verificare periodicamente la leggibilità dei dati ~ conservare le copie in posti diversi

11 LA NOSTRA SOLUZIONE:

12 DOCNET DOCNET è una soluzione completa ed economica per la gestione informatizzata dell'archivio aziendale. Abbinabile alle multifunzione SHARP, consente di scansire i documenti, salvarli e archiviarli con un click. In modo intuitivo, semplice e veloce. Il software è modulare e consente anche l archiviazione sostitutiva valida ai fini legali.

13 ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA RICERCA DOCUMENTI CARTACEI ARCHIVIAZIONE FILE MAIL FAX STAMPA

14 LE FUNZIONALITÀ è digitale dei documenti e consente di: un sistema globale di gestione archiviare documenti e file di ogni tipo indicizzandoli in modo personalizzato - con l OCR integrato è possibile prelevare in modo automatico le chiavi di ricerca - si possono creare delle mappature per i documenti che hanno sempre la stessa struttura - l OCR può riconoscere e utilizzare come chiavi i codici a barre gestire l archivio (ricerca e stampa dei documenti)

15 LE FUNZIONALITÀ gestire e tracciare il workflow aziendale dei documenti inviare i documenti via mail / fax - è integrabile con CRM / software gestionali per le liste di distribuzione consultare l archivio via web utilizzare un interfaccia intuitiva per la consultazione degli archivi (virtual room files l archivio virtuale)

16 L ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA è uno strumento valido per effettuare l archiviazione sostitutiva. Esporta i documenti archiviati e appone in modo automatico marca temporale e firma digitale. L archivio creato potrà essere masterizzato su qualsiasi supporto digitale (cd/dvd/chiave usb ) in base a quanto indicato nel Manuale dell archiviazione sostitutiva aziendale.

17 DOCUMENTI da archiviare L INTERFACCIA DOCUMENTO Mappature automatiche Indici / chiavi di ricerca

18 VIRTUAL ROOM FILES

19 VIRTUAL ROOM FILES L innovativa ed esclusiva interfaccia VRF2 consente la consultazione (ed anche l archiviazione) degli archivi con le stesse modalità che l operatore è abituato ad utilizzare con l archivio tradizionale (dox e cartelline): 1. cliccare sul raccoglitore 2. utilizzare eventuali filtri 3. cliccando sulla cartellina si avranno i documenti corrispondenti 4. selezionando un documento si può visualizzare e stampare o inviare via mail o fax.

20 I PLUS DI Integrazione con le multifunzione SHARP Con un click il documento cartaceo viene letto dallo scanner e inserito nella lista dei documenti da archiviare all interno del sw Docnet Mappatura dei documenti La lettura dei valori chiave del documento è automatizzabile grazie alle mappature personalizzate e all OCR ACTIVE DOCUMENT OFFICE L archiviazione da Word e Outlook è diretta e automatizzabile

21 I PLUS DI Lettura barcode È possibile codificare i barcode e fare memorizzare i dati riportati come chiavi di ricerca Il sw crea supporti digitali validi per l archiviazione sostitutiva, con firma digitale e marca temporale Integrazione con altri software È possibile interfacciare il sw con altri per avere in modo automatico le liste di distribuzione / dei mittenti o destinatari dei documenti.

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