RETE PER LA GESTIONE DOCUMENTALE. Software e processi digitali Servizio posta e recapito. Data entry e digitalizzazione. Formazione e consulenza

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1 Data entry e digitalizzazione Software e processi digitali Servizio posta e recapito Gestione archivi documentali Formazione e consulenza RETE PER LA GESTIONE DOCUMENTALE

2 Company Profile La rete OMNIADOC nasce dall esperienza di Archidoc (Sigma Service), BM&PLANETA e Mg Logistica, aziende leader nell erogazione di servizi nell ambito della gestione documentale, con l obiettivo di unire competenze, condividere esperienze e fornire al cliente una vasta gamma di prodotti e servizi con elevati standard di qualità certificati ISO 9001:2008 e ISO 27000:2007. OMNIADOC si presenta oggi su tutto il territorio nazionale come un gruppo che offre servizi in outsourcing alle aziende per supportarle nella gestione di attività accessorie al loro business: dall archiviazione fisica documentale, alla digitalizzazione e conservazione sostitutiva. La mission di Omniadoc Realizzare sistemi e servizi informatici ad elevato contenuto tecnologico. Garantire al Cliente la soluzione migliore rispetto le esigenze tecnologiche analizzate, sfruttando e coordinando tutte le sinergie interne e le migliori opportunità di mercato. LEGENDA Chi sono i nostri clienti? OMNIADOC si propone agli Enti pubblici ed alle imprese pubbliche, alle PMI ed ai professionisti come partner affidabile con soluzioni personalizzate ed innovative per la gestione documentale. OMNIADOC ed il territorio La rete OMNIADOC è attiva in varie Regioni garantendo quindi una copertura ottimale di tutto il territorio nazionale. La sede legale è a Milano, scelta per la sua centralità, a cui si affiancano le sedi operative di Lecce, Udine, Padova e Parma e le sedi secondarie di Guidonia (RM), Latina (LT), Milano (MI), Napoli (NA), San Donà di Piave (VE), Torino (TO) e Villesse (GO). Sede Legale MILANO Sedi territoriali e Poli di archiviazione LECCE PADOVA PARMA UDINE Poli di archiviazione GUIDONIA (RM) LATINA (LT) MILANO (MI) SAN DONÀ DI PIAVE (VE) TORINO (TO) VILLESSE (GO) La mission di Omniadoc Grazie all esperienza ed alla professionalità acquisite dalle aziende e dai professionisti aderenti alla rete, OMNIADOC è oggi in grado di offrire servizi di tipo tradizionale (recapito corrispondenza), ma anche ad elevato contenuto tecnologico (archiviazione digitale e conservazione sostitutiva), a cui si aggiungono la formazione ed i servizi di consulenza che completano l offerta di OMNIADOC a supporto delle aziende. La forza dei servizi offerti Il vantaggio competitivo dei servizi offerti da OMNIADOC è nell'effettivo contenimento dei costi per il cliente che, affidando la gestione documentale in outsourcing, può riallocare le proprie risorse interne su altre mansioni. I servizi di consulenza personalizzata ed assistenza continua, anche in riferimento alla normativa, permettono di accompagnare il cliente durante la delicata fase di outsourcing della gestione documentale. La forza dei numeri di OMNIADOC Personale operativo: 70 persone Area di copertura: tutta Italia Digitalizzazione: pagine/anno Archiviazione e Conservazione a norma: pagine/anno Print & Delivery: pagine/anno Formazione specialistica giornate Consulenza e assistenza specialistica: giornate

3 I nostri servizi Gestione archivi documentali GESTIONE ARCHIVI DOCUMENTALI Il servizio Gestione Archivi documentali è il primo step del processo di outsourcing della gestione dei documenti cartacei, intesi non come un bene qualsiasi da immagazzinare, ma piuttosto come memoria storica del cliente da conservare in modo organico in un ambiente adeguatamente strutturato e sicuro. Le fasi del servizio Sopralluogo e preventivazione garantita in loco. Archiviazione e condizionamento dei documenti nelle scatole. Posizionamento a scaffale e custodia per 10 anni. Servizio di gestione e consultazione dei documenti con consegna a domicilio o on-line L'outsourcing documentale permette di: abbattere i costi interni di gestione dell'archivio corrente e di deposito in termini di spazio, risorse umane, mezzi informatici, attrezzature, conservazione e sicurezza dei dati sensibili secondo la normativa vigente; razionalizzare l'archivio documentale attraverso una catalogazione attenta e tracciata di ogni singolo documento; ricercare i documenti archiviati in modo semplice e veloce; avere a disposizione una banca dati relazionale che garantisce la fruibilità dei dati a più utenti. Le misure di sicurezza fisica OMNIADOC conserva e gestisce gli archivi cartacei dei clienti nel pieno rispetto delle norme sulla sicurezza e sulla privacy, garantendo su tutto il territorio nazionale una rete di depositi costruiti secondo degli standard architettonici ideali per la conservazione della carta. Le strutture scelte ed individuate da OMNIADOC sono dotate di: certificato di prevenzione incendi; certificato di conformità degli impianti elettrici; documentazione e valutazione dei rischi di cui all art /94; certificazione di sistema di qualità; agibilità del deposito; abitabilità degli uffici, se presenti. Soluzione specifiche e settoriali OMNIADOC fornisce consulenza archivistica ed ha sviluppato Know-how specifici nell'ambito della catalogazione di archivi documentali fisici garantendo supporto al cliente per la gestione di tutte le tipologie di archivio: Archivio Corrente - costituito da tutte le pratiche aperte e chiuse nell'anno solare in corso. Archivio di Deposito - costituito da documenti che il cliente non utilizza più correntemente, ma che hanno ancora una rilevanza ai fini giuridici ed operativi. Archivio Storico - costituito dalla documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata come memoria storica del documento. OMNIADOC garantisce ed offre soluzioni specifiche per i settori: bancario e finanziario; assicurativo; sanitario; industriale; pubblica amministrazione.

4 Data entry e digitalizzazione DATA ENTRY E SERVIZIO DIGITALIZZAZIONE OMNIADOC fornisce consulenza specifica per supportare i clienti nella delicata fase di transizione dalla gestione cartacea alla gestione digitale dei documenti e dei flussi documentali. Attraverso l'archiviazione digitale, tutti i dati e le immagini vengono trasformate in formato elettronico, riducendo così i tempi di reperimento, consultazione e condivisione di documenti e informazioni. La consultazione dell'archivio così informatizzato è di conseguenza intuitiva, personalizzata secondo le indicazioni del cliente e sicura. Le fasi del servizio 1. Scansione dei documenti. Le immagini scansionate vengono inviate al Repository centralizzato per la lavorazione successiva; 2. Popolazione dei dati di ricerca. Le immagini preparate vengono associate ai relativi campi chiave e relative chiavi di ricerca; 3. Pubblicazione on line mediante sistemi Full Web, una piattaforma che consente la gestione integrata degli archvi cartacei e digitali, un numero di utenti e licenze client illimitati ed un software che consente la consultazione dei dati inseriti, la visualizzazione dei files PDF allegati e l'eventuale modifica dei dati relativi alla scheda in consultazione; 4. Conservazione e Backup. Vengono concordate insieme al cliente delle policies di backup adeguate alle necessità ed alle esigenze. 1 Clienti 2 Originali da archiviare 5 Archiviazione ottica Amministrazioni Pubbliche Audio USL, Ospedali e Cliniche Ritiro materiale Video Analisi laboratorio 3 Digitalizzazione ottica originali 4 Creazione data-base 6 Consultazione via web Istituti Bancari Immagini Radiografie 7 Stoccaggio originali Aziende e Studi Professionali Libri e stampati Moduli - bollettini Reperimento veloce originali o copia di originali La consultazione di un archivio informatizzato è intuitiva e veloce e le chiavi di ricerca dei documenti vengono decise dal cliente in base alle proprie esigenze. Questo per l'azienda significa: Miglioramento della gestione e conservazione documentale; Riduzione dei tempi per la consultazione documentale; Riduzione dei costi generali. Le misure di sicurezza informatica Il processo è garantito da un sistema di monitoraggio costante che garantisce ai clienti una gestione automatizzata, sicura ed efficiente delle diverse tipologie documentali. Al controllo elettronico, effettuato tramite software all'avanguardia, si affianca il controllo umano, effettuato dai nostri operatori adeguatamente formati e qualificati. I dati dei clienti sono inoltre garantiti dalle policies di backup definite in base alle esigenze dei clienti stessi, con proprietà di retroattività e garanzia di restore e disaster recovery.

5 Software e processi digitali SOFTWARE E PROCESSI DIGITALI La Conservazione sostitutiva legale e la Dematerializzazione dei documenti cartacei permettono di garantire la validità legale nel tempo di ogni tipo di documento informatico. OMNIADOC propone soluzioni in house e outsourcing per rispondere alle specifiche esigenze del cliente. I vantaggi dell'outsourcing del processo di conservazione sostitutiva per i clienti, sia pubblici che privati, sono molteplici: garanzia di elevati standard qualitativi dei servizi erogati; personale operativo altamente qualificato e costantemente aggiornato su nuove tecnologie e normative; software e strumenti di lavoro sempre aggiornati; studio di soluzioni personalizzate e pensate appositamente per il cliente e per le sue esigenze; riduzione dei costi interni del cliente per la gestione documentale; migliore e più facile reperimento e consultazione dei documenti. I sistemi di sicurezza dei dati La sicurezza del processo ed il rispetto della privacy dei dati trattati sono garantiti dalla Certificazione ISO 27001:2005. La norma tutela e supporta l'azienda nel monitoraggio di tutto il processo di gestione documentale ed è orientata a ridurre i possibili rischi che potrebbero impattare sulla sicurezza dei dati. Il personale operativo e i software utilizzati per svolgere i servizi di conservazione sostitutiva vengono costantemente aggiornati anche grazie alla consulenza ed al supporto offerto da ANORC e dai suoi esperti al fine di garantire il miglior servizio possibile. Conservazione Sostitutiva e messa in sicurezza della memoria digitale dei documenti I documenti digitali comunemente conservati in modalità sostitutiva del cartaceo sono i seguenti: fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili; libro giornale e libro degli inventari; libro di magazzino; registro dei beni ammortizzabili; registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse; dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, ); modelli di pagamento (F23 e F24); libri sociali; bilancio d'esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa); ricevute fiscali e scontrini fiscali; documenti di trasporto (DDT); libro unico (libro matricola e registro d'impresa); contratti. Il Responsabile della conservazione OMNIADOC garantisce ai clienti anche il Responsabile della Conservazione svincolandoli così dall'onere e della responsabilità di individuarne uno interno. La figura del Responsabile della Conservazione digitale dei documenti, assolve agli obblighi e mansioni indicati nella delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio Al responsabile viene affidato il compito di realizzare l archivio di conservazione, con il vincolo che le procedure siano documentate e che si garantisca la tracciabilità, l integrità dei contenuti nel tempo, l accesso e l esibizione di ogni singolo documento.

6 Servizio posta e recapito SERVIZIO POSTA E RECAPITO OMNIADOC supporta le imprese nella gestione delle attività di spedizione e recapito corrispondenza, garantendo ai clienti un'ampia gamma di servizi, sia tradizionali che evoluti. Le soluzioni tecnico-organizzative proposte fanno di OMNIADOC un'eccellenza per il trattamento dei documenti cartacei. L offerta, completamente modulare, copre l intero processo produttivo (dalla stampa all imbustamento) con l utilizzo di modalità operative personalizzate per tipologia di Cliente e di lavorazione. I centri di stampa digitale di Omniadoc operano principalmente sui seguenti ambiti: stampa, imbustamento e successiva postalizzazione/recapito di comunicazioni generate da clienti che coprono una larga fascia di aziende medio-piccole o dai grandi fornitori di utilities; gestione integrata delle comunicazioni contenenti codici segreti personali e screening sanitari; archiviazione su supporto magnetico, ad integrazione o in sostituzione della carta, delle comunicazioni inviate; anticipo delle comunicazioni via o via fax; servizio di assistenza all utente, attraverso un monitoraggio completo delle fasi di produzione e consegna delle comunicazioni; visualizzazione su Web dello stato di avanzamento dei lotti in lavorazione. La qualità di servizio, la capacità di gestire flussi di produzione documentale complessi ed il costante aggiornamento tecnologico sono elementi che rendono OMNIADOC il partner ideale per assicurare il livello di servizio e di soddisfazione attesi: nessun impatto sui clienti né in fase di avviamento né in fase di esercizio; unico punto di gestione del processo di formatting&delivery; riduzione dei costi di gestione e postali; rapido e semplice switch tra i diversi canali (physical delivery, web, ); disponibilità di tracking&tracing puntuale e dettagliato; possibilità di personalizzare la comunicazione (documento, formato, canale). I sistemi di sicurezza La sicurezza del processo ed il rispetto della Privacy dei dati trattati sono garantiti dalle Certificazioni ISO 9001:2008 e ISO 27001:2005: la prima tutela il cliente fornendo la garanzia che l'azienda fornitrice opera nel pieno rispetto di tutti gli standard di qualità in fase di progettazione ed erogazione del servizio; la seconda tutela e supporta l'azienda nel monitoraggio di tutto il processo di gestione documentale ed è orientata a ridurre i possibili rischi che potrebbero impattare sulla sicurezza dei dati. I servizi erogati STAMPA ORDINARIA: Formattazione e creazione PDF - Stampa in Bianco&Nero o Colori - Postalizzazione Massiva e Prioritaria - Mailing massivi alla Clientela in h 24 RACCOMANDATE: Stampa ed invio - Archiviazione e Conservazione immagini documenti inviati - Scansione e archiviazione cartoline di ritorno - Gestione esito raccomandate INVIO Personalizzazione oggetto e testo della e_mail - Trasmissione PDF in attach - Archiviazione documenti inviati INVIO DA CASELLA PEC: Personalizzazione oggetto e testo della e_mail -Trasmissione PDF in attach - Archiviazione documenti inviati - Tracciatura e gestione esiti WEB-SHARING: Trasmissione documenti via web - Invio notifiche disponibilità documenti via sms o e_mail - Accessibilità dei documenti trasmessi garantita nel tempo - Gestione letto/non letto dei documenti trasmessi INVIO SMS: Gestione avvisi o campagne tramite SMS CANALI DI COMUNICAZIONE: comunicazione prescelte (stampa, e_mail, SMS, fax, web) -Iscrizione a nuovi servizi - Attivazione promozioni e campagne marketing GESTIONE INDIRIZZARIO CLIENTI: Gestione elenco clienti con la selezione della metodologia di trasmissione desiderata tra invio posta cartacea, posta cartacea ad indirizzo alternativo, e_mail, fax, PEC, Web MONITOR CONTROLLO ATTIVITA': Tracciatura dei processi di inoltro con evidenza degli SLA - Elenco degli archivi e dei relativi stati di conservazione per anno fiscale

7 Formazione e consulenza FORMAZIONE E CONSULENZA OMNIADOC, grazie al suo team di tecnici e formatori, affianca le aziende, sia pubbliche che private, nello sviluppo di importanti progetti e nel delicato ambito della formazione. CONSULENZA OMNIADOC assiste i clienti offrendo consulenze specifiche e sviluppando progetti complessi. CONSULENZA TECNOLOGICA I progetti di tipo tecnico sono stati seguiti da OMNIADOC in tutte le fasi: dall'analisi architetturale, funzionale e tecnica allo sviluppo e deployment del prodotto. CONSULENZA BANCARIA OMNIADOC ha esperienza nella consulenza a Istituti di credito di livello nazionali, soprattutto nelle seguenti aree: Registrazione ordini di Borsa e Outsourcing Bancario. FORMAZIONE OMNIADOC organizza, su tutto il territorio nazionale, convegni, seminari, workshop e tavole rotonde sugli argomenti legati all innovazione digitale. Quella di OMNIADOC è una vera e propria scuola che si adatta sia a chi ha già esperienza sia a chi vorrebbe invece iniziare a conoscere il "mondo del digitale". La formazione è organizzata in due modalità: c è una parte legata all e-learning e un altra alla formazione dal vivo. Obiettivi Soddisfare ogni necessità di approfondimento tematico, sia a vantaggio di aziende pubbliche e private che di professionisti, assicurando l alto livello dei contenuti e la specializzazione dei docenti, per permettere ai clienti di raggiungere in tempi brevi una preparazione solida e completa. Il Team dei formatori Il nostro gruppo di esperti senior vanta oltre /anno ore d aula e una riconosciuta esperienza operativa nel campo dei seguenti corsi di formazione: trasparenza e privacy; firme elettroniche e grafometrica; formazione e aggiornamento del personale delle PA sulle nuove norme che regolano i rapporti con il cittadino sull uso di tecnologie digitali e scambi telematici; gestione dei documenti: protocollo informatico e gestione elettronica dei documenti. I vantaggi di rivolgersi all'esterno per i servizi di consulenza e formazione sono legati sopratutto agli standard qualitativi: garanzia di personale consulente e docente qualificato, ad alta specializzazione e costantemente aggiornamento sulle tematiche e sulle normative; flessibilità e velocità nell'organizzare gli interventi di consulenza e formazione; possibilità di organizzare interventi ad hoc pensati appositamente per il cliente e le sue esigenze interne; sgravio del cliente e delle sue risorse interne dagli oneri organizzativi e dal doversi occupare di mansioni diverse dal core business aziendale; riduzione dei costi interni del cliente ed ottimizzazione delle risorse. Le misure di sicurezza dei servizi Le attività di consulenza e di formazione vengono svolte da OMNIADOC: nel pieno rispetto della Normativa sulla Privacy; con riferimento ai Sistemi di Qualità dei processi regolati dalla norma ISO 9001:2008, al fine di garantire al cliente elevanti standard qualitativi di servizio: dalla prima fase di contatto fino alla fase operativa e di erogazione del servizio.

8 Spazio riservato all agente OMNIADOC Srl Sede Legale: via Grigna 9, Milano Amministrazione e divisione gestione archivi documentali Sede Operativa di Udine Tel Fax Ufficio gare e divisione data entry e digitalizzazione Sede Operativa di Padova Tel Fax Ufficio marketing e divisione software e processi digitali Sede Operativa di Parma Tel Fax

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