C.C.I.A.A. DI PADOVA 29 NOVEMBRE 2011 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI LIBRI CONTABILI

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1 C.C.I.A.A. DI PADOVA 29 NOVEMBRE 2011 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI LIBRI CONTABILI

2 GLI ARGOMENTI DI OGGI Processi e definizioni Informatiche Normative Dematerializzazione di documenti e scritture Nella gestione aziendale Obbligatori La fattura elettronica Contenuto, emissione Ciclo fattura elettronica Conservazione Sostitutiva Diretta Indiretta Di documenti analogici Comunicazioni ad Agenzia delle Entrate Dematerializzazione dei documenti contabili Outsourcing Sanzioni... Q&A 2

3 Come i mezzi tecnici e la normativa si sono incontrati o scontrati? LE DEFINIZIONI DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 3

4 IL PROCESSO DI FIRMA DIGITALE Per ottenere la dematerializzazione di un documento, sarà necessario: 1. Un documento Un impronta del documento con una sua descrizione univoca e standardizzata 3. Un sistema per garantire provenienza e contenuto 4. Un contenitore per tutto quanto sopra 4

5 IL PROCESSO DI FIRMA DIGITALE/2 DOCUMENTO IMPRONTA HASH FIRMA DIGITALE INTEGRAZIONE Pdf, tiff, ecc Calcolata matematicamente Dispositivo e certificato Documento descritto, firmato, sicuro 5

6 LE DEFINIZIONI NORMATIVE Le norme che riguardanti la Conservazione Sostitutiva L. 59/1997 genesi della storia del documento informatico in Italia Direttiva 115/2001 (D. Lgs. n 52/2004) Codice Privacy (D. Lgs. n 196/2003) sicurezza dei dati DMEF 23/1/2004 conservazione documenti fiscali Delibera CNIPA 2004 (19/2/2004 n 11) regole conservazione Codice PA digitale (D. Lgs. n 82/2005) fondamento digitalizzazione e raccoglie tutti gli aggiornamenti (importante D. Lgs. n 235/2010) CM 45/E 2005 fattura elettronica CM 36/E 2006 conservazione sostitutiva DL Competitività 2008 dematerializzazione documenti aziendali DPCM 30/3/2009 firma digitale Decreto Sviluppo 2011 modifica termini firma libri 3 mesi 1 anno 6

7 TUTTO PARTE DALL EUROPA... MA NON SEMPRE Le regole italiane hanno come obiettivo centrale l attribuzione di specifici effetti giuridici ai documenti informatici al fine di, come si dice spesso, eliminare la carta nel procedimento amministrativo. I benefici riguardano la pubblica amministrazione e i privati. Il testo europeo vede invece al centro il mercato: il commercio elettronico ha bisogno di regole comuni per garantire la libera circolazione dei prodotti. 7

8 DIGITPA D. LGS. N 82/2005 (Art. 20 e ss) Se vengono seguite le regole: Il documento informatico conforme è equivalente a quello cartaceo La firma elettronica è equivalente a quella autografa, si presuppone del titolare salvo prova contraria La copia digitale di documento cartaceo, firmata digitalmente, è conforme all originale e può sostituire il documento analogico 8

9 DELIBERE DIGITPA e Codice AD Forniscono definizioni Documento informatico Documento analogico La rappresentazione informatica di atti, dati e fatti giuridicamente rilevanti Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui Le tracce su carta (documento cartaceo) Immagini su film (pellicole mediche, microfilm) Magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri A/V) Documento analogico originale Non unico Unico È possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi ES: fatture, lettere spedite e ricevute PER ESCLUSIONE. ES: carte carburanti, assegni, note spese dipendenti, ecc. 9

10 DELIBERE DIGITPA e Codice AD Forniscono definizioni Memorizzazione Archiviazione elettronica Trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti Memorizzazione su di un supporto idoneo, di documenti informatici, identificati mediante un codice di riferimento univoco, prima del processo di conservazione Conservazione sostitutiva Documenti informatici Documenti analogici Memorizzazione su supporti idonei, con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione Memorizzazione della relativa immagine, è possibile memorizzare anche la loro impronta. Apposizione sull insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Per i documenti considerati "unici" il processo si conclude con l apposizione ulteriore del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale che attesti la conformità tra documento originale e quanto registrato. 10

11 LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI DEMATERIALIZZAZIONE DI DOCUMENTI E SCRITTURE 11

12 DOCUMENTI E SCRITTURE TIPICI NELLA GESTIONE AZIENDALE - CIVILISTICI Società (bollatura e vidimazione obbligatoria) Libro Soci Libro Assemblee Libro Consiglio di Amministrazione Libro Collegio Sindacale Libro delle Obbligazioni Libro degli Strumenti Finanziari Emessi 12

13 DOCUMENTI E SCRITTURE TIPICI NELLA GESTIONE AZIENDALE - FISCALI Fatture, lettere e telegrammi ricevuti Copie di fatture, lettere e telegrammi spediti Libro giornale Libro inventari Registri I.V.A. (acquisti, vendite, ecc.) Scritture di magazzino Registro beni ammortizzabili Libri del Lavoro Diversi molti altri, secondo leggi speciali 13

14 COSA DICE L AGENZIA DELLE ENTRATE? L Agenzia delle Entrate è uno dei principali enti che ha a che fare con la dematerializzazione documentale, visto che la prima vittima di queste procedure è la contabilità... Con la Circolare 45/2005 vengono fornite alcune prime e importanti indicazione in materia di fatturazione e tenuta della contabilità paperless. Di seguito vedremo quali paletti sono stati posti per un adeguata gestione dei documenti fiscali od altrimenti obbligatori. 14

15 CONFRONTO ANALOGICO / DIGITALE 15

16 TENUTA E CONSERVAZIONE Libri sociali Contabilità Documenti ricevuti e copia degli spediti Conservati per 10 anni ai fini civilistici, ai fini fiscali fino scadenza termine per l accertamento Sistemi meccanografici obbligo stampa 16

17 Il documento dematerializzato più comune LA FATTURA ELETTRONICA 17

18 LA FATTURA - CONTENUTO Data e Numero (inizia da 1 ogni anno...) Identificazione soggetti attori Descrizione beni + prezzi (+ DDT se differita) Imponibile Aliquota Imposta Art. 21 D.P.R. n 633/

19 CICLO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA Formazione della fattura Emissione Esibizione Memorizzazione Conservazione e riproduzione 19

20 FORMAZIONE FATTURA Creazione file fattura su modello già in uso in azienda (word, excel, programmi gestionali) Non deve contenere codice eseguibile, macro ecc. che possano modificare i contenuti del documento I campi data sono i tipici elementi da evitare... Creazione file non modificabile (tipicamente PDF/A) con appositi programmi PDF/A: memorizza l immagine del documento, senza possibilità di modifiche successive. Es: è l unico formato effettivamente accettato dalle C.C.I.A.A. per il deposito degli atti al Registro delle Imprese. 20

21 EMISSIONE DELLA FATTURA Integrità Autenticità Data certa Firma digitale File.p7m Marca temporale File.M7M.TSR.TST La fattura elettronica deve assicurare l integrità dei dati, e l attribuzione univoca del documento al soggetto emittente senza la necessità di dover stampare il documento. Il modo per fare tutto ciò è l apposizione di firma digitale e marcatura temporale sulla singola fattura o sul lotto di fatture spedite al singolo destinatario. 21

22 INVIO DELLA FATTURA ELETTRONICA Il momento di emissione della fattura elettronica può essere diverso da quello della fattura cartacea. Infatti, si considera emessa all atto di consegna o spedizione all altra parte per le cartacee (data indicata...), mentre alla trasmissione per via elettronica per le fatture elettroniche. Attenzione: l invio per posta elettronica di una fattura NON elettronica (es: PDF non firmato e datato) è una fattura cartacea spedita con mezzo elettronico, che andrà STAMPATA e trattata come normale cartacea. L invio della fattura elettronica può avvenire per posta elettronica semplice o con PEC. Solo nel secondo caso sarà opponibile ai terzi la data e il contenuto della spedizione. 22

23 ESIBIZIONE AGLI ORGANI COMPETENTI Cosa fare in caso di richiesta di esibizione delle scritture contabili tenute elettronicamente? Vale per le fatture, ma anche per tutti gli altri documenti che devono essere: Resi leggibili se elettronici, non vale la stampa... Resi disponibili su supporto digitale e a richiesta su carta Potrà IN FUTURO essere esibito con modalità telematiche (dal 2006 in attesa provvedimento direttore Agenzia delle Entrate) 25/10/2010 provvedimento per regolare l invio di HASH all Agenzia delle Entrate 23

24 VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA NEI RAPPORTI CON IL FISCO Garanzie sulla legalità del processo, come se le scritture fossero vidimate, meno flessibilità Reperibilità documentazione Credibilità del dato documentale Minore invasività dei controlli Riduzione del periodo di permanenza dei verificatori in azienda Esibizione a distanza dei documenti (in futuro) Risparmio costi di stampa per documentazione richiesta (in futuro) 24

25 MEMORIZZAZIONE Memorizzati su qualsiasi supporto: Leggibilità Ordine cronologico Senza soluzione di continuità nell anno Consentire funzioni di ricerca ed estrazione dati per COGNOME NOME DENOMINAZIONE CODICE FISCALE PARTITA I.V.A. DATA ASSOCIAZIONI LOGICHE TRA I DATI 25

26 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DI DOCUMENTI INFORMATICI DOCUMENTI ANALOGICI CONSERVAZIONE E RIPRODUZIONE 26

27 DOCUMENTI INFORMATICI

28 DOCUMENTI INFORMATICI La conservazione avviene seguendo le modalità di memorizzazione di cui sopra e secondo quanto previsto dalla deliberazione CNIPA 11/2004: Memorizzazione documento anche firmato digitalmente Firma e marcatura sull insieme dei documenti o dell impronta di essi Ogni 15 giorni per le fatture e 1 volta all anno per il resto dei documenti 28

29 CIOE... CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DIRETTA 29

30 PECULARITA DELLA CONSERVAZIONE DIRETTA Avviene con firma sull insieme dei documenti, previo raggruppamento in unico file (zip) In caso di richiesta di esibizione anche di un solo documento, è necessario esibire l intero file, perché la fattura è contenuta in un file non più scindibile nelle sue parti (la firma digitale non permette di modificare il file -zip- su cui è apposto) QUINDI... 30

31 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA INDIRETTA Ft. N. Data Fattura Denominazione Hash fattura firmata Riferimento temporale link pdf link p7m 1 10/01/2011 alfa S.p.A. 506e6b270650dd0eef949e0af fb9504d8 10/01/ :11:54 qui lì 2 10/01/2011 beta S.r.l. 85e6ed59430cea81d849af9c47f5f892ad53bcbb 10/01/ :01:32 qui lì 3 11/01/2011 tizio 284aa039e458e2c0d78c7ed1987b885e2c791e8e 11/01/ :14:31 qui lì 4 12/01/2011 caio 2700db8449b15ed181081bcc2ecb3e9a30b6fdd3 12/01/ :45:19 qui lì 5 13/01/2011 delta S.p.A. 36b1d94445c62177b1bc2042c2acf33d c 13/01/ :17:17 qui lì 6 14/01/2011 sempronio 4300c7a27be4498a51a96ec807a15b22c7c0c994 14/01/ :19:53 qui lì 31

32 SPIEGO... La conservazione indiretta si ottiene apponendo la firma + marca su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti... Creo l HASH di ogni file firmato Creo un file (il primo era un xml, il secondo un excel) con l elenco degli HASH dei files e campi di ricerca opportuni Firmo + marco il file dell elenco Questo permette di non raggruppare tutti i file in unico archivio posso consegnare solo quello richiesto invece che tutti quanti 32

33 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA INDIRETTA 33

34 DOCUMENTI ANALOGICI

35 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ANALOGICI Poiché i documenti analogici sono su carta e non nel PC, bisogna digitalizzarli. 1. SCANSIONE (più che sufficiente in bianco/nero a 150dpi) 2. FIRMA E MARCA Con le modalità e le precauzioni già viste per i file digitali dall origine (ordine cronologico, senza soluzione di continuità). La conservazione sostitutiva può essere limitata anche ad alcune tipologie di documenti, ma tra quelle scelte, vanno digitalizzati tutti i documenti! 35

36 CONFRONTO LIBRI CONTABILI Cartacei Formati e aggiornati direttamente su carta Sistemi meccanografici Aggiornati digitalmente Stampa entro 31/12 Elettronici Aggiornati digitalmente Resi D.L. n immodificabili 70/2011 art 2215-bis: ogni annualmente 3 mesi 36

37 IL CICLO DI DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE COMPLETO La dematerializzazione documentale e i possibili usi. Esempio nella PA Fonte: 37

38 Alcuni approfondimenti e spunti QUESTIONI VARIE 38

39 L IMPOSTA DI BOLLO CHE COMPLICAZIONI... E comunque dovuta l imposta di bollo anche sui documenti informatici. Quindi, quando dovuti: Bollo 1,81 per ogni documento emesso Bollo 14,62 ogni registrazioni contabili (e non ogni 100 pagine) Vanno comunque versati, ma ovviamente non si possono appiccicare le marche sui CD... Quindi, l imposta deve essere versata a/m F23 (cod. trib. 458T), e deve essere effettuata una comunicazione annuale all Agenzia delle Entrate con calcolo presuntivo delle imposte dovute e con estremi del pagamento. L anno successivo si effettua il conguaglio. Il contenuto della comunicazione è descritto al punto 12 della Circolare 36/E del 6/12/

40 DOCUMENTI PARTICOLARI Ci sono alcuni documenti che si ritiene non possano essere dematerializzati, per esempio: Ricevute fiscali, perché sono emesse con sistema a ricalco madre/figlia Scontrino, rimane obbligatorio per i piccoli, mentre è possibile utilizzare il giornale di fondo elettronico Documenti particolari con caratteristiche FISICHE PROPRIE E NECESSARIE per l esistenza del documento stesso Il DDT, invece, può essere trasmesso dal mittente al destinatario in formato elettronico, anche se il trasporto avviene con più vettori, perché: 1. Non deve più viaggiare con i beni 2. Basta che sia indicato il primo vettore 40

41 TOTALMENTE PAPERLESS? La normativa prevede anche la distruzione dei documenti analogici originali, dopo che essi son stati digitalizzati ed avviati a conservazione. Per i documenti ORIGINALI UNICI è previsto l intervento di un pubblico ufficiale per garantire la conformità dei documenti digitalizzati a quelli analogici. E previsto (art. 22 c. 5 Codice AD) che possano venire individuati tramite DPCM alcuni documenti analogici particolarmente importanti che non possano essere distrutti. 41

42 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Art. 5 Delibera CNIPA n 11 19/2/2004 Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva: Responsabile del sistema informatico di archiviazione Organizza le archiviazioni ed i supporti Gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità Assicura di consentire l'esibizione di ciascun documento conservato mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati 42

43 OUTSOURCING Ovviamente, già da tempo esistono diverse case software che sono in grado di fornire chiavi in mano la gestione documentale digitale e la dematerializzazione, totale o parziale, delle attività aziendali. L attività e la figura del Responsabile della Conservazione possono essere demandate a terzi. Ecco che la (prolissa) elencazione delle sue mansioni diventa garanzia degli adempimenti che deve svolgere il Responsabile e certezza del risultato ottenuto. 43

44 CONTROLLI IN AZIENDA - RIPRESA Acquisizione del manuale della conservazione Verifica conformità delle impronte HASH a quelle comunicate Osservanza della tempistica Tipologia di documentazione conservata (NO doganali, omogeneità e continuità) Accesso agli indici di ricerca Verifiche sull intervento del pubblico ufficiale se dovuto Verifiche delle comunicazioni effettuate Verifiche sulla leggibilità dei documenti 44

45 SANZIONI ERRORI FORMALI Marca apposta in ritardo Qualche documento illeggibile Perdita di un lotto di fatture Manca qualche firma digitale Indici di ricerca non individuabili ridotte se di poco conto In molti casi gli errori sono considerati meramente formali Non sanzionabili 45

46 ERRORI SOSTANZIALI Inosservanza della documentazione registrazione e individuazione delle operazioni che rientrano nel campo di applicazione dell I.V.A. ES: emissione di fatture oltre i termini (ma se non comporta ritardi nella liquidazione dell imposta, non è sostanziale) Sanzione 100%-200% dell I.V.A. relativa Minimo 516 Detrazione di I.V.A. da fattura arrivata in ritardo ft. elettronica ha data emissione al momento della spedizione 46

47 OMISSIONE DI COMUNICAZIONI 258, ,83 Impronta all Agenzia delle Entrate Fatture emesse da paese terzo Luogo di tenuta anche parziale delle scritture (es: outsourcing) Mancata esibizione dell attestazione del depositario delle scritture 47

48 CONCLUSIONI I mezzi tecnici esistono da qualche anno, ma la normativa, soprattutto in materia fiscale, non è ancora matura e presenta ancora punti di incertezza a volte anche gravi. Come accennato, manca un provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate che chiuda definitivamente il cerchio digitale, permettendo l esibizione dei documenti in modalità elettronica, ed è ovviamente possibile che alcuni verificatori non siano ancora pronti, psicologicamente, ad avere a che fare esclusivamente con bit. Ma, come ha dimostrato più volte negli ultimi anni, la Pubblica Amministrazione sta compiendo sforzi importanti in tal senso, ed ha raggiunto degli ottimi risultati, con punte di eccellenza a livello europeo. E i singoli cittadini e le imprese, sono pronti ad effettuare il grande passo? 48

49 SITI UTILI Digitalizzazione Fonti normative Articoli Fisco Oggi Bollatura Libri Fattura elettronica HASH Comunicazione Agenzia delle Entrate documenti+informatici/scheda+informativa+comunicazione+impronta+documenti+informatici Software gestione documentale Open Source Glossario Ricerche Google. Non cercate HASH nelle immagini, non troverete quello che intendiamo... 49

50 RIFERIMENTI Nicola Forcella Commercialista in Padova 50