" INVIO NOTA SPESE PER AUTORIZZAZIONE "

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1 " INVIO NOTA SPESE PER AUTORIZZAZIONE " Documento aggiornato al 30 gennaio 2014 Applicativi coinvolti: ZTRAVEL Modulo: EXPENSE INTRODUZIONE...2 RICHIESTA AUTORIZZAZIONE NOTA SPESE...3 CONSULTAZIONE STATO AVANZAMENTO RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE...5 DIALOGHI E SIGNIFICATO DEI SIMBOLI...9 Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 1 di 15

2 INTRODUZIONE Questo documento ha lo scopo di illustrare le funzioni che devono essere eseguite dal dipendente e/o dalla persona preposta alla richiesta per poter effettuare: Inoltro della Nota Spese per l'autorizzazione del relativo rimborso delle spese. Verifica dello stato di avanzamento della Nota Spese ai fini autorizzativi. Nell'ultima parte del documento sono illustrati i simboli utilizzati nei dialoghi relativi alla consultazione dei dati ed alle loro funzionalità. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 2 di 15

3 RICHIESTA AUTORIZZAZIONE NOTA SPESE Mediante la funzione di "Inserimento Rimborsi" (Trasferte) il dipendente (o la persona preposta alla richiesta di prenotazione), di seguito "utente", accede al dialogo di elenco delle note spese rappresentato come nella seguente immagine. Le Note Spese atte all'invio per la richiesta di autorizzazione al responsabile, sono rappresentate in "Elenco Note Spese" dall'icona di "Invio Nota Spese ". Qualora l'icona di Invio Nota Spese non sia evidenziata nel dialogo, l'utente deve : Accedere alla nota spese Effettuare il salvataggio della nota spese mediante il tasto Salva Alla selezione dell'icona di Invio Nota Spese, il programma attribuisce una numerazione univoca, utile per la protocollazione della nota spese. Il dialogo è raffigurato come nell'immagine sotto riportata: L'utente può variare le ultime cifre del numero di protocollo, cioè quelle impostate dal programma con il valore zero. Con l'utilizzo di "Chiusura" la nota spese non viene inviata al responsabile. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 3 di 15

4 L'utente agisce mediante il tasto Invia per inoltrare la richiesta di autorizzazione al proprio responsabile; il programma associa il numero di protocollo alla nota spese. All'avvenuto inoltro della richiesta ai fini autorizzativi, il valore dello "Status" della nota spese varia dal valore "In Bozza" al valore "In Attesa". La nota spese inviata per l'autorizzazione non è più evidenziata nell'elenco delle note spese aventi lo Status con valore "In Bozza". Il programma aggiorna i contatori del numero di note spese evidenziati nelle icone rappresentative degli Status, nello specifico è decrementato di un'unità il contatore relativo alle note spese aventi lo Status con valore "In Bozza" ed aumentato di un'unità il contatore relativo alle note spese aventi lo Status con valore "In Attesa". L'utente può evidenziare l'elenco delle note spese in attesa di approvazione agendo sull'icona rappresentativa delle note spese aventi lo Status con valore in In attesa. Le Note Spese in attesa di approvazione, sono presenti nell'elenco nella sola modalità di consultazione, l'utente non può effettuare nessuna variazione. L'utente può apportare delle modifiche solo alle Note Spese aventi lo status con valore "In Bozza". La Nota Spese assume lo status con valore "In Bozza" nelle seguenti casistiche: In fase di compilazione Dopo essere stata respinta dal responsabile. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 4 di 15

5 CONSULTAZIONE STATO AVANZAMENTO RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE Mediante la funzione di "Inserimento Rimborsi" (Trasferte) il dipendente (o la persona preposta alla richiesta), di seguito "utente", accede al dialogo di gestione delle Note Spese. Nel dialogo sono elencate le note spese corrispondenti alle selezioni effettuate. Nell'esempio sotto riportato si evidenziano tutte le note spese dell'anno Lo stato di avanzamento della nota spese, ai fini autorizzativi, è rilevabile dal colore rappresentato nel dialogo in corrispondenza del campo "Status" situato a destra del campo "Periodo della Nota Spese". Status Note Spese: Azzurro : Rappresenta le note spese aventi lo Status In Bozza, cioè le note spese in fase di compilazione da parte dell'utente, oppure le note spese respinte dall'approvatore. Alla selezione del campo Status, nel dialogo sono evidenziate le informazioni di dettaglio relative all'autorizzazione della nota spese; avendo la nota spese il valore dello Status In Bozza, nel dialogo non è presente nessuna informazione di dettaglio relativa dell'approvazione come si evince dall'immagine seguente. Per maggiori informazioni sul significato dei campi si rimanda al paragrafo Approvazione" (Clicca qui per consultare). "Dettagli Verde : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile e da quest'ultimo autorizzate, quindi Approvate. Alla selezione del campo Status nel dialogo sono evidenziate le informazioni di dettaglio relative all'autorizzazione come raffigurato dalla seguente immagine. Per maggiori informazioni sul significato dei campi si rimanda al paragrafo Approvazione" (Clicca qui per consultare). "Dettagli Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 5 di 15

6 Giallo : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile In attesa di autorizzazione da parte del responsabile stesso. Alla selezione del campo Status, nel dialogo sono evidenziate le informazioni di dettaglio relative alle richieste di autorizzazione. Per maggiori informazioni sul significato dei campi si rimanda al paragrafo Approvazione" (Clicca qui per consultare). "Dettagli Rosso : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile e da quest'ultimo non autorizzate, e quindi Respinte. Alla selezione del campo Status, nel dialogo sono evidenziate le informazioni di dettaglio relative al respingimento della richiesta come rilevabile dalla seguente immagine. Per maggiori informazioni sul significato dei campi si rimanda al paragrafo Dettagli Respinte (Clicca qui per consultare) Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 6 di 15

7 Dettagli Approvazione. Nell'immagine sotto riportata si evidenzia il dettaglio dell'autorizzazione della nota spese autorizzata dal primo livello approvativo previsto per l'utente. Nell'immagine seguente si evidenzia la casistica di una richiesta di autorizzazione della nota spese in attesa di autorizzazione dal primo livello approvativo previsto per l'utente. I dati raffigurati nel dialogo sono: "Stato" : Rappresenta il colore identificativo dello stato autorizzativo della nota spese. "Esito" : Rappresenta il testo descrittivo dello stato autorizzativo della nota spese. "Livello" : Rappresenta il livello approvativo del responsabile per l'autorizzazione della nota spese. Qualora siano previsti più livelli di approvazione, nel dialogo è riportata una riga per ogni livello approvativo. "Approvatore" : Rappresenta l'identificativo del responsabile associato al livello approvativo corrispondente. "Data Approvazione" : Rappresenta la data in cui la nota spese è stata autorizzata dal responsabile. Per le note spese in attesa di autorizzazione il campo non è valorizzato. "Ora Approvazione" : Rappresenta l'orario in cui la nota spese è stata autorizzata dal responsabile. Per le note spese in attesa di autorizzazione il campo non è valorizzato. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 7 di 15

8 Dettaglio Respinta. Nell'immagine sotto riportata si evidenzia il caso di una nota spese non autorizzata dal responsabile. I dati raffigurati nel dialogo sono: "Approvatore" : Rappresenta l'identificativo del responsabile-approvatore che non ha autorizzato la nota spese. "Data" : Rappresenta la data in cui la nota spese è stata respinta. "Ora" : Rappresenta l'orario in cui la nota spese è stata respinta. "Note" : Rappresenta delle annotazioni relative al respingimento della nota spese Le note spese Respinte sono caratterizzate nel dialogo dall'esposizione dello Status sia In Bozza che Respinte, come si evince dall'immagine seguente. Qualora la nota spese non sia definitivamente respinta, l'utente dopo aver apportato le variazioni necessarie, è tenuto ad inoltrare di nuovo la nota spese al responsabile per l'autorizzazione. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 8 di 15

9 DIALOGHI E SIGNIFICATO DEI SIMBOLI ELENCO RIEPILOGATIVO NOTE SPESE È il dialogo dove sono elencate le "Note Spese" dell'utente. Mediante l'utilizzo di questo tasto l'utente può visualizzare l'elenco delle note spese. Mediante l'utilizzo di questo tasto l'utente può visualizzare in modalità grafica: "Distanze percorse" : Rappresenta il numero dei chilometri percorsi dall'utente in relazione alle trasferte effettuate, i dati raffigurati sono relativi ai mesi di un determinato anno ed al numero dei chilometri effettuati. "Spese effettuate" : Rappresenta le spese sostenute dall'utente durante le trasferte, i dati raffigurati sono relativi alle spese effettuate ed al totale dell'importo speso. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 9 di 15

10 Rappresenta l'identificativo dell'utente della nota spese, la società di appartenenza dell'utente. Rappresenta la modalità per la compilazione di una nuova nota spese. Rappresenta la modalità per visualizzare tutte le note spese indipendentemente dallo stato delle note spese stesse. Rappresenta la modalità per effettuare dei criteri di selezione delle note spese da evidenziare nell'elenco. Rappresenta i Filtri Avanzati per la composizione dell'elenco delle note pese. Periodo di visualizzazione delle note spese. Questa icona rappresenta il periodo di visualizzazione delle note spese. Il programma in automatico imposta il dato con il valore di default relativo all'anno in corso. Nell'immagine sopra riportata sono elencate le note spese relative a Tutti i mesi dell'anno Mediante la selezione dell'anno 2014 l'utente può impostare un anno differente rispetto all'anno in corso. Mediante la selezione di Tutti i mesi l'utente può impostare un Singolo mese, oppure Tutti i mesi dell'anno selezionato. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 10 di 15

11 Status delle note spese. Mediante la selezione della singola icona è possibile avere in elenco le sole note spese aventi lo Status uguale al valore rappresentato nell'icona selezionata. Il programma in automatico compone l'elenco delle richieste con le note spese aventi lo Status con valore In Bozza. In ogni icona, come rappresentato nella precedente immagine, è indicato il numero delle note spese aventi quel determinato Status. Nello specifico sono raffigurate : 1 (una) nota spese avente lo status con valore In Bozza 1 (una) nota spese avente lo status con valore Respinte, 1 (una) nota spese avente lo status con valore In attesa 5 (cinque) nota spese aventi lo status con valore Approvate. Il significato dei singoli Status è il seguente: In bozza : Rappresenta le note spese in fase di compilazione da parte dell'utente, cioè le nota spese non ancora inviate al responsabile e quindi In Bozza ; oppure rappresenta le nota spese respinte (non autorizzate) dal responsabile. Il colore identificativo è il colore Azzurro. Respinte : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile e da quest'ultimo non autorizzate, e quindi Respinte. Il colore identificativo è il colore Rosso. In attesa : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile In attesa di autorizzazione da parte del responsabile stesso. Il colore identificativo è il colore Giallo. Approvate : Rappresenta le note spese inviate dall'utente al proprio responsabile e da quest'ultimo autorizzate, quindi Approvate. Il colore identificativo è il colore Verde. Nota: Le note spese non autorizzate e respinte dal responsabile sono evidenziate nell'elenco sia con lo status "In Bozza" sia con lo status "Respinte". Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 11 di 15

12 Elenco Note Spese Nel dialogo è evidenziata una riga per ogni nota spese, per ogni nota spese sono evidenziati i seguenti dati: Simbolo Freccia : Rappresenta la nota spese selezionata. Simbolo Lente : Rappresenta la modalità per accedere alla consultazione dei dati della nota spese. Simbolo Cancella : Rappresenta la modalità per cancellare la nota spese. Simbolo Stampa : Rappresenta la modalità per stampare la nota spese. Status : Rappresenta il colore identificativo dello stato autorizzativo della nota spese. In questa immagine è evidenziato il colore colore Azzurro che rappresenta lo stato In bozza. Descrizione : Rappresenta il mese di riferimento della nota spese. Giorni validità : Rappresenta l'indicazione del giorno per la scadenza della nota spese. Invio : Rappresenta la modalità per inoltrare la nota spese al responsabile ai fini autorizzativi. Il dato è raffigurato dal simbolo di. Informazioni aggiuntive : Rappresenta le informazioni aggiuntive della nota spese. Segnalazioni Anomalie : Rappresenta le anomalie della nota spese ottenute dopo la fase di calcolo-controllo della nota spese stessa. Qualora siano evidenziate delle anomalie, le stesse sono rappresentate dal simbolo Simbolo Anomalie : Rappresenta, oltre la presenza di anomalie, la modalità per accedere alla consultazione delle anomalie stesse. L'utente agisce mediante questo simbolo per visualizzare le anomalie. Per ogni nota spese selezionata, nel lato destro della pagina sono evidenziati i dati riepilogativi della nota spese stessa. Per variare i dati di una nota spese l'utente agisce mediante il campo Periodo della nota spese interessata. Per consultare i dati di una nota spese l'utente agisce mediante il simbolo della "Lente". Per cancellare una nota spese l'utente agisce mediante il simbolo di cancellazione. Per stampare la nota spese l'utente agisce mediante il simbolo di stampa. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 12 di 15

13 ELENCO RIEPILOGATIVO TRASFERTE In questo dialogo sono elencate le trasferta presenti nella nota spese selezionata. Rappresenta l'identificativo dell'utente della nota spese. Rappresenta il periodo della nota spese e lo Status della nota spese e l'eventuale scadenza della nota spese ai fini approvativi. Rappresenta la modalità per la richiesta di una nuova trasferta. Rappresenta la modalità per inserire delle voci di spesa mensili. Tale funzionalità è attiva in base alle impostazioni di configurazione. Rappresenta la modalità per visualizzare il Riepilogo calcolo Nota Spese, ed effettuare la stampa della nota spese. Rappresenta la modalità per effettuare la fase di calcolo-controllo della nota spese. Rappresenta la modalità per effettuare contemporaneamente il salvataggio della nota spese e l'elaborazione della fase di calcolo-controllo di tutte le trasferte comprese nella nota spese. Affinché la nota spese sia idonea all'invio ai fini autorizzativi, l'utente deve agire mediante questo tasto. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 13 di 15

14 Elenco trasferte Ogni riga è riferita ad una trasferta, per ogni trasferta sono indicati i seguenti dati: Simbolo Freccia : Rappresenta la trasferta selezionata. Simbolo Modifica : Rappresenta la modalità per accedere all'aggiornamento dei dati della trasferta. Simbolo Cancella : Rappresenta la modalità per cancellare una trasferta. Località : Rappresenta la destinazione della trasferta. Da Data : Rappresenta la data di inizio della trasferta. A Data : Rappresenta la data di fine della trasferta. Stato Dettagli : Rappresenta lo Status della trasferta. Il dato è rappresentato attraverso un colore ed una parte descrittiva. Gli Status evidenziati nell'immagine sopra riportata sono evidenziati attraverso i colori Giallo : Raffigura la presenza di una segnalazione anomalia della trasferta. L'utente agisce mediante il simbolo per accedere alla consultazione dell'anomalia stessa. Verde : Raffigura che la trasferta ha superato la fase di calcolo-controllo dando esito positivo. Simbolo : Rappresenta la modalità per accedere alla consultazione della messaggistica. Per ogni trasferta selezionata, nel lato destro della pagina, sono evidenziati i dati riepilogativi della trasferta stessa. Per aggiornare i dati di una trasferta l'utente agisce mediante il simbolo di modifica. Per cancellare una trasferta l'utente agisce mediante il simbolo di cancellazione. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 14 di 15

15 Altri simboli utilizzati all'interno della funzione Per selezionare dati da menu, oppure per consultare. Per modificare i dati delle richieste. Per cancellare i dati delle richieste. Il salvataggio dei dati imputati avviene tramite i seguenti tasti : Per annullare i dati imputati. Per aggiungere righe. Per cancellare righe. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 15 di 15