Deposito Telematico. PolisWeb. Anagrafiche. Pratiche. Ufficio Virtuale. Agenda. Posta e Pec. Fattura PA. Timesheet. Scadenze. Documenti.

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1 del software PolisWeb Anagrafiche Deposito Telematico Pratiche Ufficio Virtuale Agenda Fattura PA Posta e Pec Timesheet Scadenze Documenti Parcelle Formulari Reginde Notifiche in proprio

2 del software /Sommario Pag 3 Archivio Pratiche Pag 7 Clienti Pag 10 Controparti Pag 13 Cointestatari Pag 15 Avversari Pag 18 Udienze Pag 21 Scadenze Pag 23 Documenti Pag 25 Modelli Pag 29 Messaggi Pag 32 Parcelle Pag 40 Pagamenti Pag 42 Contratto Pag 44 Riserva Pag 47 Accessi Pag 50 Agenda Legale Pag 53 Personalizzare i colori calendario Pag 55 Stati della pratica Pag 57 Timesheet Pag 59 Sincronizzazione Calendario Pag 61 Gestione Scadenze Pag 63 Archivio Documenti Pag 65 Parcelle e Fatture Pag 67 Anagrafiche Pag 69 Gestione Temi Pag 72 Composizione Studio Pag 78 Creazione carta intestata Pag 81 Sincronizzazione Polisweb Pag 87 Deposito Telematico Pag 95 Fatturazione Elettronica PA Pag 100 Posta e Pec Pag 104 Notifiche in Proprio Pag 107 Reginde

3 Archivio Pratiche

4 Archivio Pratiche del software 04 Quanto tempo perdi cercando di fare ordine fra le pratiche legali del tuo studio? L archivio pratiche legali online è il cuore di Netlex, semplice e flessibile nella ricerca quanto potente e completo nelle funzionalità. Grazie alla praticità di Netlex, potrai: Ricercare le pratiche legali per le chiavi di ricerca più comuni, quali cliente, controparte, ruolo generale e codice della pratica. Sommare le ricerche, ovvero trovare tutte le pratiche legali archiviate che hanno un determinato cliente ed una determinata controparte. Fig. 1: Archivio delle pratiche legali

5 Archivio Pratiche del software 05 Fig. 2: La scheda di una pratica Fig. 3: Come modificare una pratica legale archiviata

6 Archivio Pratiche del software 06 Fig. 4: Personalizzare l archivio pratiche

7 Pratiche / Clienti

8 Pratiche / Clienti del software 08 La sezione consente di aggiungere clienti alla pratica, pescandoli dall anagrafica esistente o creandone di nuovi. Questa sezione consente di avere a disposizione rapidamente l elenco dei clienti della pratica, e consultare eventualmente i recapiti telefonici o l . All aggiunta di un nuovo cliente si aprirà la maschera di ricerca dell anagrafica (vedi sezione anagrafica) in cui pescare dall archivio di clienti esistenti.

9 Pratiche / Clienti del software 09 Se il cliente non dovesse essere presente nell anagrafica, si può creare tramite il tasto rapido Nuovo Cliente In entrambi i casi, all atto dell aggiunta del cliente all archivio va definito il ruolo del cliente nella pratica.

10 Pratiche / Controparti

11 Pratiche / Controparti del software 11 Con lo stesso meccanismo della sezione dei clienti, questa sezione permetti di aggiungere controparti alla pratica.

12 Pratiche / Controparti del software 12 Come nel caso dei clienti e delle controparti va definito il ruolo dell anagrafica associata alla pratica. A termine dell inserimento di ogni nuovo cliente o controparte, il software aggiorna l intestazione della pratica automaticamente. Alfredo Verdi, Antonio Bianchi contro Antonio Qualunque, Gino Rossi

13 Pratiche / Cointestatari

14 Pratiche / Cointestatari del software 14 In questa sezione è possibile definire gli avvocati cointestatari della pratica.

15 Pratiche / Avversari

16 Pratiche / Avversari del software 16 Ancora sulla scia della sezione clienti e controparti, in questa sezione è possibile definire chi sono gli avvocati avversari.

17 Pratiche / Avversari del software 17 Nel caso degli avversari non è necessario definire un ruolo all atto dell associazione alla pratica. Come per clienti e controparti si può pescare da archivio esistente o aggiungere un nuovo avvocato avversario. Nel caso si aggiunga, il nuovo avvocato verrà salvato automaticamente nell anagrafica.

18 Pratiche / Udienze

19 Pratiche / Udienze del software 19 In questa sezione viene memorizzata l agenda legale della pratica. Le udienze sono presentate in ordine cronologico nelle loro fasi. Il software assicura un meccanismo di sicurezza per assicurarsi che nessuna udienza venga persa o non scaricata. Maggiori approfondimenti su questo meccanismo sono presenti nella sezione della guida Agenda. Figura 1: Lista delle Udienze All apertura della pratica sarà possibile scrivere il primo appuntamento in agenda legale della pratica tramite il tasto Inserisci prima udienza. Da quel momento in poi sarà possibile rinviare le udienze tramite il tasto Rinvia. Non è possibile variare la data di udienze già rinviate. Figura 2: inserimento prima udienza

20 Pratiche / Udienze del software 20 Figura 3: Scheda udienza Figura 4: Rinvio udienza Figura 5: Udienza nel calendario

21 Pratiche / Scadenze

22 Pratiche / Scadenze del software 22 Scadenze ed adempimenti della pratica In questa sezione è possibile segnare scadenze, adempimenti ed appuntamenti relativi alla pratica. In questo modo è possibile tener traccia di tutte le attività svolte al di fuori dell attività giudiziale per il cliente. Le scadenze inserite nella pratica confluiscono automaticamente nel calendario.

23 Pratiche / Documenti

24 Pratiche / Documenti del software 24 La funzione di gestione documenti, permette all utente di salvare tutti i documenti redatti o ricevuti nell ambito dell attività svolta per i clienti. Lettere, fax, documentazione ricevuta ed inviata possono essere salvati nella sezione documenti della pratica.

25 Pratiche / Formulari

26 Pratiche / Formulari del software 26 In questa sezione è possibile creare nuovi modelli per il deposito di atti giudiziari. Di seguito gli step necessari: 1) Raggiungere il menù Studio -> Tabelle -> Modelli

27 Pratiche / Formulari del software 27 2) Selezionare un modello esistente oppure crearne uno nuovo. 3) Creare il file con il proprio editor preferito sul pc, con la sintassi indicata. I formati supportati sono.docx e.odt 4) Per usare un modello in una pratica basta selezionare la voce Modelli nel menu della stessa, compilare il documento salvarlo nei documenti della pratica.

28 Pratiche / Formulari del software 28 5) Cliccando su Compila e salva nei documenti il modello verrà salvato nei documenti della pratica in formato PDF, pronto per essere usato come atto principale (PDF nativo ) N.B Il modello creato è modificabile soltanto dalla persona che lo realizza: tuttavia, un documento può essere reso disponibile agli utenti del proprio studio e di altri studi.

29 Pratiche / Messaggi

30 Pratiche / Messaggi del software 30 Messaggi della pratica Tramite la sezione di messaggistica della pratica, gli utenti possono scambiarsi comunicazioni di varia natura. Se questi messaggi vengono scambiati all interno della pratica le conversazioni rimangono allegate nella sezione Messaggi della pratica.

31 Pratiche / Messaggi del software 31

32 Pratiche / Parcelle

33 Pratiche / Parcelle del software 33 In questa sezione è possibile emettere i preavvisi di parcellazione, le fatture e le note di credito relative alla pratica. Per emettere un nuovo documento fiscale premete il bottone Nuovo. Per modificare un documento esistente cliccate semplicemente sulla riga corrispondente nella lista. E possibile inserire le voci di costo relative agli onorari, alle spese esenti ed a quelle imponibili. E inoltre possibile decidere se applicare le spese generali. La cassa avvocati viene calcolata in maniera automatica. Figura 1: Scheda fattura sintetica

34 Pratiche / Parcelle del software 34 Figura 1: Scheda fattura sintetica Figura 2: Scheda fattura analitica

35 Pratiche / Parcelle del software 35 Figura 3: Riepilogo fattura sintetica Figura 4: Riepilogo fattura analitica

36 Pratiche / Parcelle del software 36 Figura 5: Aggiunta dettaglio fattura analitica Figura 6: Importazioni voci fattura analitica

37 Pratiche / Parcelle del software 37 Figura 7: Importazione impegni in fattura Figura 8: Importazione spese in fattura

38 Pratiche / Parcelle del software 38 Figura 9: Importazione contratto in fattura Figura 10: Importazione tariffario in fattura Figura 11: Importazione timesheet in fattura N.B: Per quanto riguarda preavvisi di parcella e note di credito, il meccanismo è lo stesso riportato sopra. L unica differenza è la presenza di un pulsante TRASFORMA IN FATTURA per i preavvisi di parcella.

39 Pratiche / Parcelle del software 39 Figura 12: Stampa di una fattura

40 Pratiche / Pagamenti

41 Pratiche / Pagamenti del software 41 Pagamenti della pratica Nei pagamenti della pratica è possibile tener traccia delle spese effettuate per conto del cliente e degli acconti e i saldi incassati. E inoltre possibile correlare tutte queste informazioni con i documenti fiscali emessi. Il software provvede a calcolare la differenza tra le fatture non pagate e le spese anticipate con gli incassi effettivi. In questo modo è possibile calcolare la differenza a saldo dovuta allo studio. Di seguito il dettaglio di una scheda pagamento :

42 Pratiche / Contratto

43 Pratiche / Contratto del software 43 contratto della pratica Questa sezione vi permetterà di emettere un contratto preventivo per il cliente in base alle nuove tariffe stabilite con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del 22 agosto 2012 n. 195 del decreto del ministero della Giustizia 20 luglio 2012 n. 140.

44 Pratiche / Riserva

45 Pratiche / Riserva del software 45 La policy di default di Netlex è quella di dare visibilità alle pratiche a tutti gli utenti interni dello studio, salvo se diversamente indicato. In questa sezione è possibile riservare l accesso ad alcune pratiche soltanto a determinati tipi di utenti. Si consideri che il sistema aggiunge automaticamente l utente proprietario (creatore) della pratica alla lista di coloro che possono accedere. Figura 1: Accessi interni

46 Pratiche / Riserva del software 46 N.B: Un impostazione di Netlex, ci permette di riservare automaticamente (al solo proprietario) le pratiche sincronizzate da Polisweb (la modifica sarà effettiva alla sincronizzazione successiva)

47 Pratiche / Accessi

48 Pratiche / Accessi del software 48 In questa sezione è possibile aprire l accesso ai clienti ai dati della pratica. In questo modo Netlex sarà per voi un ufficio virtuale nel quale i clienti potranno visualizzare lo stato della pratica, controllare le udienze, e visualizzare eventuali documenti che voi vorrete mettergli a disposizione. Una volta creato un utente esterno nella sezione di composizione dello studio, sarà possibile aggiungerl o alla pratica semplicemente cliccando su Nuovo nella sezione degli accessi. Per revocare l accesso a tale pratica selezionale l utente esterno e rimuovetelo dalla lista degli utenti autorizzati a visualizzare la pratica. Questo tipo di accesso è in sola lettura, e nessun tipo di modifica ai dati può essere effettuata. Figura 1: Utenti esterni Figura 2: Abilitare utente esterno alla pratica

49 Pratiche / Accessi del software 49 Figura 3: Lista utenti esterni nello studio Figura 4: Scheda utente esterno Figura 4: Scheda utente esterno

50 Agenda Legale

51 Agenda Legale del software 51 In viaggio, in trasferta o in tribunale, ti basta una connessione per non perdere neanche una delle attività giudiziali del tuo studio legale. L agenda legale elettronica di Netlex è studiata per renderti partecipe di quello che succede nel tuo studio legale e di poter intervenire. Anche quando non sei alla scrivania, puoi: Allegare le udienze alle pratiche, e vederle ordinate sul Calendario in ordine cronologico. Gestire le udienze, tramite la Stampa foglio udienze : avrai un comodo report da portare con te in tribunale, dove potrai annotare gli eventi della giornata e scaricarli direttamente nel software una volta in ufficio, o dove e quando vorrai. Scaricare l agenda legale direttamente online per chi possiede un dispositivo tablet o portatile ed una connessione ad internet. Fig. 1: Vista mensile Fig. 2: Vista settimanale

52 Agenda Legale del software 52 Fig. 3: Vista giornaliera Si può anche scegliere un giorno specifico.

53 Personalizzare i colori

54 Personalizzare i colori del software 54 È possibile personalizzare i colori degli impegni visibili sul calendario dalla sezione Studio => Tabelle => Tipologie impegno. FIgura 1 : Menù di modifica colori tipologie impegno FIgura 2 : Lista delle tipologie impegno FIgura 3 : Modifica tipologie impegno

55 Stati della Pratica

56 Stati della pratica del software 56 Quale avvocato non ha mai rinviato un udienza? In Netlex è possibile personalizzare gli stati della pratica (ad esempio indicarne la definitiva chiusura, rendendo le udienze non rinviabili) Figura 1: Menù stati pratica Figura 2: Lista stati pratica Figura 3: Rendere l udienza della pratica non rinviabile

57 Timesheet

58 Timesheet del software 58 I timesheet permettono di gestire le ore spese sulle pratiche da tutti i collaboratori, ed è integrato con le parcelle. È inoltre possibile decidere se rendere le attività visibili ad utenti esterni. Figura 1: Lista delle attività di una pratica Figura 2: Modifica dettaglio attività

59 Sincronizzazione calendario

60 Sincronizzazione Calendario del software 60 La funzione presente nel calendario permette di portare i vostri appuntamenti sui vostri dispositivi mobili o calendari esterni. Di seguito l elenco dei passi da effettuare per ottenere l esportazione. Per prima cosa procuratevi l indirizzo sicuro del vostro calendario, protetto da token cliccando su Richiedi indirizzo per disp. mobili IOS dal menù Utilità. Nella schermata di riepilogo potete prendere l indirizzo del vostro calendario o riceverne una copia via .

61 Gestione Scadenze

62 Gestione Scadenze del software 62 Scadenze ed adempimenti L organizzazione e la precisione sono i punti di forza di uno studio legale: chi, più di un Avvocato, non può permettersi di perdere di vista una scadenza? Netlex tiene traccia di tutte le scadenze e gli adempimenti e ti avvisa quando è il momento, per permetterti di concentrarti solo sul tuo lavoro. Con il nostro software cloud potrai programmare: Scadenze di tipo extra-giudiziale quali documenti da preparare, pagamenti, appuntamenti con i clienti. Reminder e Alert delle scadenze, che ti avvisano direttamente via con una notifica. Inoltre, le scadenze si dividono in due tipologie: scadenze libere e scadenze collegate alla pratica, una divisione semplice ma efficace per la pianificazione del lavoro.

63 Archivio Documenti

64 Archivio Documenti del software 64 Una pratica può contenere materiale ed allegati sempre diversi, per questo deve essere consultabile ovunque ed in qualsiasi momento. Documenti, relazioni, lettere o fotografie? Con Netlex hai a disposizione una cartella Documenti che ti sarà utile in corso di procedimento legale, perché ti permetterà di: Allegare documenti, relazioni, lettere o fotografie alla pratica. Ricercare, allegare e modificare i documenti prodotti dallo studio Archiviare quelli ricevuti dall esterno.

65 Parcelle e Fatture

66 Parcelle e Fatture del software 66 Parcelle e fatture Il pagamento, croce e delizia di qualsiasi professionista, è un momento delicato per te e per i clienti del tuo studio legale. Netlex ti assicura la sicurezza dei dati e dei documenti fiscali, infatti potrai affidargli: La gestione generale delle parcelle e delle fatture, tenendo sotto controllo ogni singola parte del processo di fatturazione. La formulazione rapida del contratto cliente / avvocato, compilando il modello solo con i campi necessari, a seconda del cliente.

67 Anagrafiche

68 Anagrafiche del software 68 Anagrafiche Vi è mai capitato di dover contattare un cliente e di doverlo fare nel minor tempo possibile? Con Netlex, il gestionale che porta lo studio legale ovunque, inserisci i dati dei clienti, della controparte, degli avversari, del Dominus e li trovi subito disponibili, ovunque tu sia. E se la ricerca si fa più approfondita, puoi contare su un Motore di Ricerca Multianagrafica, che ti permette di scartabellare l intero archivio in pochi secondi.

69 Gestione Temi

70 Gestione Temi del software 70 Il pannello di gestione temi, permette di modificare l aspetto del programma e di selezionare la combinazione di colori che si preferisce. L impostazione è personale all utente, quindi la scelta non influenza il tema degli altri utenti.

71 Gestione Temi del software 71

72 Composizione Studio

73 Composizione Studio del software 73 Composizione studio Segui i nostri consigli per popolare il tuo studio online in 3 semplici passi! 1. Aggiungi gli utenti che fanno parte del tuo studio

74 Composizione Studio del software 74

75 Composizione Studio del software 75

76 Composizione Studio del software Inserisci la tua prima pratica 3.Inserisci i tuoi impegni e le tue udienze nel calendario

77 Composizione Studio del software 77 Finito! Ora sei pronto per utilizzare al meglio il tuo studio legale online.

78 carte Intestate

79 Carte intestate del software 79 Dal menu Studio => Carte intestate è possibile personalizzare il logo dello studio ed usarlo nelle intestazioni delle fatture Figura 1: Impostazione carta intestata Figura 2: Scheda carta intestata

80 Carte intestate del software 80 Figura 3: Utilizzare una carta intestata Figura 4: Logo personale in fattura

81 Polisweb

82 Polisweb del software 82 Sincronizzazione polisweb È ora disponibile la sincronizzazione con Polisweb! In questa sezione potrai accedere alle tue pratiche presso i Registri di Cancelleria e consultarle in tempo reale.basta inserire nel Pc la business key per iniziare, selezionando la voce Richiedi sincronizzazione dal menù Polisweb.

83 Polisweb del software 83

84 Polisweb del software 84

85 Polisweb del software 85 In caso di aggiornamenti di udienze non importabili automaticamente verrà richiestà l approvazione dell utente. Al completamento della sincronizzazione troveremo una schermata di questo tipo, che ci permetterà di accedere alla relativa scheda di riepilogo

86 Polisweb del software 86 ATTENZIONE!!! È possibile sincronizzare anche la singola pratica, dal menù Polisweb della stessa.

87 Deposito telematico

88 Deposito telematico del software 88 PROCESSO CIVILE TELEMATICO (PCT) In questa sezione potrai depositare telematicamente gli atti inerenti un procedimento giudiziario. Per effettuare un deposito hai due opzioni disponibili: A) Accedere tramite l apposito menù, cercando la pratica che ti interessa (comodo se ricordi il nome cliente, RG o codice della pratica) B) Direttamente dal menù della pratica

89 Deposito telematico del software 89 A questo punto il programma stesso ci indica i requisiti (mancanti) per proseguire nella spedizione della busta telematica. Ecco un esempio di procedura da seguire per effettuare un deposito telematico: 1) Seleziona il tipo di atto e il ruolo 2) Indicare lo stato del deposito, aggiungere riferimenti o domande (opzionale)

90 Deposito telematico del software 90 3) Scegliere quali documenti allegare tra quelli presenti nella pratica, selezionando l atto principale (trasformato da un documento di testo, quindi non un immagine o scansione) 3.1) Ecco come allegare i documenti per un deposito:

91 Deposito telematico del software 91 N.B. Per proseguire nel deposito è necessario aver inserito nella pratica i codici fiscali delle parti, nonché aver inserito il codice fiscale dell avvocato depositante nella sezione Studio > Utenti e dati studio. 4) Segue una schermata di riepilogo, che mostra ciò che andremo a depositare: 5) Per procedere, clicca su Firma Documenti e inserisci il codice PIN della tua business key

92 Deposito telematico del software 92 6) Ti verrà chiesto di consentire l esecuzione del plugin Java: basta cliccare su Consenti sempre (oppure Esegui sempre su questo sito, a seconda del browser utilizzato). Alla conferma, partirà la lettura dei certificati presenti sul dispositivo per generare la firma digitale. 7) Ora sei ad un passo dalla spedizione. Firmati i documenti, puoi scegliere se procedere con un invio simulato (in questo caso non verrà inoltrato all autorità) o con un invio reale.

93 Deposito telematico del software 93 8) Ora non ci resta che attendere la spedizione della busta e l approvazione del cancelliere. Riceverai 4 s di conferma sulla tua P.E.C.

94 Deposito telematico del software 94 9) Ecco la schermata che mostra l accettazione della busta in seguito alla spedizione. 10) FINITO! COMPLIMENTI! Hai appena terminato il tuo primo deposito telematico.

95 Fattura PA

96 Fattura PA del software 96 Ecco invece come generare la fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione, firmarla e inviarla al sistema di interscambio. Figura 1: Indicare la pubblica amministrazione per l invio Indica il codice fiscale di una pubblica amministrazione nella scheda cliente Dalla sezione Studio => Utenti e dati studio seleziona l avvocato emittente e modifica il tipo di ritenuta.

97 Fattura PA del software 97 Individua la fattura da inviare alla pubblica amministrazione

98 Fattura PA del software 98 Verrà richiesto il codice PIN del dispositivo di firma digitale

99 Fattura PA del software 99 Clicca sul pulsante invia per spedire la fattura appena firmata

100 Posta e Pec

101 Posta e Pec del software 101 Per configurare la propria Pec (e posta ordinaria) in Netlex, è necessario accedere alla sezione Studio => Configurazione Figura 1: Impostare un account (Pec / Ordinario) In seguito possiamo aggiungere il nostro account di posta elettronica certificata, necessario per il deposito telematico degli atti. Troverete una schermata come questa, dove indicare: Gestore Pec => Chi gestisce il servizio di posta elettronica certificata a cui accedete. Indirizzo Pec => Indirizzo dichiarato all ordine di appartenenza Username / Password / Conferma Password => Sono i dati di accesso alla vostra posta elettronica certificata (quelli con cui effettuate il login) Utilizza per Deposito Telemaico e Fatturazione Elettronica => Da spuntare nel caso in cui si abbia un solo account PEC. o per rendere predefinito in caso di multi-account. Figura 2: Scheda configurazione PEC

102 Posta e Pec del software 102 Figura 3: Scheda configurazione Mail Ordinaria Figura 4: Accedere alla Mailbox

103 Posta e Pec del software 103 Figura 5: Elenco dei messaggi di posta Figura 6: Fascicolare le

104 Notifiche in Proprio

105 Notifiche in Proprio del software 105 In questa sezione potrai usufruire del sistema di notificazione telematica. Per effettuare una notifica a mezzo Pec bastano 3 semplici passi! Ecco come fare: 1) Accedere al menu Notifiche in proprio dalla pratica o dalla sezione Mailbox.

106 Notifiche in Proprio del software 106 2) Indicare il messaggio e gli allegati da spedire, dopo aver soddisfatto i requisiti per l invio 3) Firmare ed inviare la notifica Complimenti! Avete inviato la vostra prima notifica a mezzo pec.

107 ReGIndE

108 ReGIndeE del software 108 Hai bisogno di trovare un avvocato, un ente o una PEC? Da oggi con Netlex puoi consultare il ReGIndE (registro generale degli indirizzi elettronici) Dopo aver connesso il vostro dispositivo di firma digitale e aver raggiunto l apposita sezione, potrete: 1) Cercare per codice fiscale 2) Cercare per nominativo

109 ReGIndeE del software 109 3) O per indirizzo Pec

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