GeDoc Modello per la gestione documentale nella CN-ER

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1 GeDoc Modello per la gestione documentale nella CN-ER

2 Sommario 1. Introduzione... 3 Obiettivi del documento... 3 Struttura del documento... 3 Acronimi Il modello per la gestione documentale... 4 Il sistema di gestione informatica dei documenti tra normativa e standard di riferimento... 4 Il modello funzionale Il contributo dell azione interregionale La contestualizzazione in Emilia-Romagna: il modello GeDoc... 9 Gli elementi fondanti del modello GeDoc L architettura del modello GeDoc Il percorso per l attuazione del modello: il processo di qualificazione Scenari avanzati di gestione documentale: knowledge sharing Il modello GeDoc e la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi Implementare il modello GeDoc: il sistema Doc/er Indice delle figure Figura 1 - Il Modello Concettuale di Riferimento... 5 Figura 2 Architettura del progetto ProDe... 9 Figura 3 Architettura di riferimento del modello GeDoc Figura 4 Integrazione dei sistemi qualificati attraverso il modello GeDoc Figura 5 Tabella di confronto tra servizi a catalogo qualificati e non Figura 6 Tabella di confronto tra soluzioni qualificate e non Figura 7 Scenari di gestione documentale avanzata: knowledge sharing... 19

3 1. Introduzione Obiettivi del documento La Regione Emilia-Romagna è impegnata a promuovere un modello di gestione documentale aderente alla normativa e alle più recenti linee guida elaborate dalla Comunità Tematica della gestione documentale nell ambito della Community Network Emilia-Romagna. Scopo del presente documento è, pertanto inquadrare in modo sintetico e puntuale un modello di gestione documentale conforme sia alla normativa vigente che da quanto enunciato a livello interregionale dal Progetto di Dematerializzazione ProDe. Struttura del documento Nel documento viene trattato il quadro normativo e gli standard di uso corrente relativi alla gestione documentale (Cap. 2 Il modello per la gestione documentale), gli aspetti fondamentali del progetto ProDe (Cap.3 Il ), la definizione del nuovo modello di gestione documentale GeDoc (Cap. 4 La contestualizzazione in Emilia-Romagna: il modello GeDoc) ed infine come tale modello può supportare il processo di dematerializzazione e semplificazione amministrativa (Cap. 5 Il modello GeDoc e la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi). Acronimi Acronimo ICT TUDA ProDe SUAP CCD Definizione Information and Communications Technology Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa Progetto Dematerializzazione Sportello Unico per le attività Produttive Centro di Competenza per il Dispiegamento 3

4 2. Il modello per la gestione documentale L introduzione dei documenti informatici nell attività amministrativa delle pubbliche amministrazioni, cioè quel processo noto come dematerializzazione, rende necessario ripensare le modalità di gestione dei documenti, spesso condizionate da strumenti e regole disegnati per il cartaceo, per adeguarla a questo nuovo scenario. Infatti, gli attuali sistemi di gestione documentale in uso presso gli enti e le relative prassi operative, risultano spesso inadeguati a gestire in maniera efficace, economica ed efficiente flussi documentali ibridi, dove convivono problematicamente, spesso nell ambito dello stesso procedimento, documenti cartacei e documenti informatici. Per superare questi ostacoli, che di fatto impediscono il dispiegarsi delle enormi potenzialità della dematerializzazione, occorre agire su due fronti: da un lato ripensare i processi per sfruttare al meglio i vantaggi insiti nell utilizzo dell ICT, grazie anche all introduzione di strumenti tecnologici in grado di supportarli, dall altro inquadrare il tema in un contesto più ampio, partendo da una definizione chiara e puntuale del modello concettuale di riferimento verso cui far tendere le singole azioni messe in campo. Questo capitolo si concentrerà su questo secondo aspetto, e in particolare sulla definizione di un modello generale di riferimento per la gestione documentale in grado di garantire la corretta gestione dell intero ciclo dei vita dei documenti, sia cartacei che digitali, dal momento iniziale della loro creazione a quello finale della conservazione, passando per la loro gestione nell ambito delle attività svolte dalle amministrazioni. Il sistema di gestione informatica dei documenti tra normativa e standard di riferimento Il Testo unico sulla documentazione amministrativa (TUDA) definisce il Sistema di gestione informatica dei documenti come insieme di risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti. Le funzioni che deve svolgere sono le seguenti: a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema; b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato.

5 Il legislatore definisce così la gestione documentale come un processo complesso in cui il protocollo informatico riveste un ruolo centrale ma non esclusivo, inserendolo in un sistema più ampio che si configura come un vero e proprio servizio infrastrutturale a supporto di tutti processi gestiti dall ente. Un modello di gestione documentale coerente con questa impostazione può essere esemplificato dalla seguente figura. Figura 1 - Il Modello Concettuale di Riferimento Esaminando più in dettaglio la figura 1, vediamo che a sinistra sono indicati i documenti prodotti all interno dell ente dai vari applicativi gestionali (Gestione finanziaria, Gestione atti, Gestione personale, ecc..). A destra, invece, si trovano i documenti ricevuti dall esterno (attraverso i vari canali di posta tradizionale, sportello fisico, fax, PEC, interfacce web, ecc..) dagli interlocutori dell ente, identificabili in privati cittadini, altre Pubbliche Amministrazioni, imprese/professionisti. Al centro, il Sistema di gestione informatica dei documenti (d ora in poi Sistema), che intercetta tutti i flussi documentali, sia quelli che prevedono la ricezione di documenti provenienti dall esterno, sia quelli che riguardano documenti prodotti dall ente, siano essi destinati a rimanere all interno dell ente o a essere trasmessi all esterno. I documenti gestiti all interno del Sistema si distinguono in base al loro stato in: - Document: rappresenta informazioni memorizzate a prescindere dal supporto o dalle caratteristiche, e non ha quindi una configurazione minima. - Record (o documento archivistico): informazioni memorizzate su qualsiasi supporto o tipologia documentaria, prodotte o ricevute e conservate da un Ente o da una persona nello svolgimento della propria attività o nella condotta dei propri affari, fissate su un 5

6 supporto in forma stabile e corredate da metadati. Per poter essere gestito dal Sistema, ogni documento deve essere acquisito, cioè possedere un identificativo univoco all interno del Sistema stesso. Questo primo stadio corrisponde allo stato di Document. Per poter essere inserito nell archivio corrente ed essere quindi considerato un Record, il documento deve essere registrato: in particolare i documenti in entrata e in uscita devono essere registrati a protocollo, oltre a eventuali altre forme di registrazione particolare previste nel manuale di Gestione (repertori, ecc.). La registrazione dei documenti, sia essa di protocollo o meno, deve necessariamente prevedere l inserimento delle informazioni di classificazione e fascicolazione, secondo lo specifico piano di classificazione adottato. Questa operazione deve essere garantita anche per i documenti prodotti dalle procedure gestionali verticali in uso presso l ente. In questo modo il Sistema sarà in grado di garantire la formazione e la conservazione dell archivio digitale dell ente. Infatti, se con i documenti cartacei la formazione delle unità archivistiche (fascicoli, serie, ecc..) è indipendente dal sistema che gestisce i documenti, con i documenti informatici è nel Sistema che avviene la formazione di questi aggregati, nel Sistema che sono conservati i documenti che li compongono ed è quindi il Sistema che deve garantirne l organizzazione e la gestione. Il modello funzionale Dal modello concettuale è possibile derivare un modello funzionale di riferimento con l obiettivo di fornire un quadro più preciso per la definizione dei requisiti e delle possibili implementazioni pratiche. Spostandosi sul piano funzionale, è necessario tenere conto dei principali standard e modelli internazionali, e in particolare MoReq2, ovvero le specifiche elaborate dalla Commissione europea nel 2001 ed aggiornate nel dicembre 2007, per la gestione di documenti elettronici e lo standard ISO sulla gestione documentale, cui anche MoReq fa riferimento. A partire da questi standard è naturale includere nel modello concettuale di riferimento anche la fase di produzione dei documenti, ovvero, tipicamente, la gestione dei documenti ancora in fase di formazione (document). Questo si traduce nella possibilità offerta all organizzazione di presidiare e controllare, attraverso il Sistema, anche la fase di produzione dei documenti ed evitare così che vengano prodotti (e in qualche misura anche ricevuti) documenti in formati non idonei (ad esempio, non adatti alla conservazione di lungo termine). Questo consente, ad esempio, di poter acquisire nel Sistema (ed anche classificare e fascicolare) anche i documenti in fase di formazione (document), tenendoli logicamente distinti da quelli già formati e registrati (record). In questo contesto le funzionalità che il Sistema deve garantire attengono sia alla sfera ERMS (Electronic records management system) sia EDMS (Electronic document management system), ovvero dei sistemi che operano rispettivamente con documenti d archivio (record) e con documenti, informazioni e oggetti informatici di diversa natura (document).

7 MoReq2 sintetizza così le principali differenze tra i due sistemi: EDMS Consente la modifica dei documenti Consente che esistano più versioni dello stesso documento Consente che i documenti siano cancellati da chi li detiene Può includere alcuni controlli sulla tenuta/selezione dei documenti Può includere una struttura di archiviazione che può essere affidata al controllo degli utenti È in primo luogo finalizzata a sostenere l utilizzo quotidiano dei documenti nei processi di lavoro ERMS Proibisce che i documenti siano modificati Consente l esistenza di una sola versione del documento Inibisce la cancellazione dei documenti al di fuori di procedure e circostanze rigorosamente controllate Deve prevedere una tenuta/selezione rigorosa Deve includere una rigorosa struttura di ordinamento dei documenti (lo schema di classificazione) che è mantenuto dall amministratore di sistema È in grado di sostenere il lavoro quotidiano ma è in primo luogo finalizzata ad assicurare il deposito ai documenti prodotti nel corso dell attività pratica dell ente La coesistenza nell ambito del Sistema di gestione informatica dei documenti sia di record che di document, in un ottica che definiremo di EDRMS, offre notevoli vantaggi. Ad esempio, l Ente ha la possibilità di presidiare in maniera diffusa la fase di produzione dei documenti, di utilizzare strumenti di lavoro collaborativo che permettono a più utenti di partecipare alla stesura dei documenti, di utilizzare sistemi di gestione dei contenuti (CMS), di mettere a disposizione servizi di gestione documentale centralizzati (conversione formati, firma digitale, ecc..). Al tempo stesso, la gestione di un tale sistema necessita di accorgimenti specifici legati alla corretta integrazione tra i due sistemi. Oltre a identificare chiaramente la natura di record o di document di ogni singolo elemento acquisito nel sistema (in funzione delle operazioni ammissibili su l una e l altra tipologia documentale) e individuare con precisione le modalità con cui un document viene registrato nel sistema come record al termine del suo processo di produzione, altri punti critici attengono alla modalità di gestione del versioning e alla gestione di un unico piano di classificazione sia per i record che per i document. Le funzionalità del sistema possono essere descritte sinteticamente e schematicamente a partire dalle principali fasi che governano la gestione dei documenti informatici, così come rappresentate in MoReq2, nella fattispecie: à à Create, che si articola principalmente in: o ricezione dei documenti provenienti dall esterno (fax, PEC, posta tradizionale, interfacce web, ecc..) che saranno sottoposti poi alla registrazione di protocollo; o ricezione nel Sistema di documenti prodotti da altri sistemi in uso presso l ente, che saranno sottoposti alla registrazione (non solo di protocollo); o creazione di nuovi documenti (document) nell ottica dell EDMS, con servizi di versioning, lavoro collaborativo, firma digitale, ecc.. Capture, che si realizza mediante la registrazione (oltre che la classificazione e la fascicolazione), e che può essere articolata in: o Protocollo informatico, per la registrazione dei documenti in entrata e in uscita; o Altre forme di registrazione particolare, come ad esempio le fatture (documento in entrata), atti (documenti interni), notifiche (documenti in uscita). 7

8 à à à à à à Use, ovvero la possibilità di ricercare e visualizzare i documenti, i fascicoli e le altre aggregazioni presenti nell archivio dell ente, con la possibilità di organizzare viste; Preserve, ovvero le funzionalità che consentono di inviare i documenti al sistema di conservazione per la conservazione sostitutiva e a lungo termine, e di gestirne il processo, monitorando l evolversi del processo di conservazione. Transfer, per gestire il passaggio dei record da un sistema documentale all altro, generalmente mediante l utilizzo di interfacce standard, nei seguenti contesti: o interno, ovvero specifiche funzionalità in grado di gestire il trasferimento dei record tra sistemi dello stesso ente; o esterno, ovvero con funzionalità in grado di interagire con sistemi esterni. Manage, che si sostanziano in funzionalità in grado di gestire i profili di accesso ai documenti e le relative autorizzazione, nonché i servizi di logging e di auditing; Store, per la gestione dello storage su database e/o file system dei documenti e dei metadati. Destroy, con funzionalità che consentano un controllo preciso, puntuale e assoluto sulle operazioni di cancellazione dei record. 3. Il contributo dell azione interregionale Il modello descritto nel capitolo precedente, derivante da quanto definito dalla normativa e dai principali standard di settore, è stato il punto di partenza del progetto interregionale ProDe, nato con l obiettivo proprio di condividere a livello interregionale una visione comune sul tema dematerializzazione da cui far discendere regole comuni di implementazione. ProDe, dunque, non fornisce soluzioni software, ma rende disponibile un modello chiaro e condiviso di sistema di dematerializzazione, declinato in tutti gli aspetti archivistici e corredato di adeguate specifiche tecniche. La chiave di volta del progetto ProDe si basa sul principio fondamentale dell archivio che deve essere inteso come unicum, e come tale in grado di garantire che l intera produzione documentale sia: ü gestita e organizzata in un sistema unitario in grado di descrivere i legami tra i documenti e la loro organizzazione all interno dell archivio corrente ü (classificazione, fascicolazione, ecc..), presidiata opportunamente a partire dalla formazione dei documenti, rispettando gli opportuni requisiti (struttura, formati, metadati), per essere gestiti adeguatamente sia nella fase corrente che in quella di archiviazione, ü tale da garantire l accessibilità nel tempo del documento dai rischi dell obsolescenza tecnologica. Il progetto prevede una architettura progettuale articolata in task centrali, che rappresentano il nucleo indispensabile per il processo di dematerializzazione nel suo insieme, e task radiali che sono correlati alle filiere verticali e hanno l obiettivo di declinare i risultati ottenuti negli ambiti di applicazione. Le scelte effettuate in merito all architettura di progetto sono guidate dal principio che le filiere verticali, legate ai singoli processi/procedimenti amministrativi dell Ente, sostanziano ed alimentano il patrimonio documentale ed informativo dell Ente. Per maggiori dettagli sul progetto ProDe si rimanda il lettore al sito web dedicato all indirizzo

9 La figura seguente evidenzia l articolazione dell architettura del progetto ProDe: Figura 2 Architettura del progetto ProDe Aspetto fondamentale dell architettura di ProDe, che ha influenzato la definizione del modello regionale emiliano-romagnolo denominato GeDoc, riguarda la separazione tra filiere verticali, rappresentate dai task radiali (RA1, RA2, ecc ) e il nucleo delle funzioni di gestione documentali, rappresentate dai task centrali, che offrono funzionalità per l archivio corrente (CE2) e per l archivio storico e di deposito (CE3) e che sono accessibili attraverso delle interfacce documentali standard (CE4). 4. La contestualizzazione in Emilia-Romagna: il modello GeDoc Alla luce di quanto descritto nei paragrafi precedenti, il modello GeDoc rappresenta la contestualizzazione per la CN-ER di quanto previsto nella normativa e, al tempo stesso, dei principi e delle indicazioni fornite dal progetto ProDe. In pratica rende disponibile agli enti un modello concettuale, oltreché funzionale ed applicativo, in ambito documentale condiviso e concordato, ma soprattutto utile ai processi di innovazione e dematerializzazione. L obiettivo primario è quello di avviare un percorso virtuoso che permetta una corretta gestione documentale all interno dell Ente e che definisca degli standard regionali implementati dalle applicazioni a riuso (che possono essere adottati dai sistemi dei fornitori attraverso il processo di qualificazione). Come si vedrà, la realizzazione del modello, consente lo sviluppo di un architettura integrata tra sistemi che gestiscono flussi documentali senza dover affrontare ogni volta il tema dell integrazione/personalizzazione a livello locale, ma in base a standard regionali ed interregionali. L esigenza di partire da un modello di riferimento stabile e condiviso è inoltre dettata dalla necessità di trovare risposte utili alla variabilità insita nella tecnologia che cambia, cresce e si evolve in modo molto dinamico e imprevedibile, creando spesso disorientamento in coloro che si trovano a doverla gestire quotidianamente. 9

10 Anche per questo motivo, nell ambito della CN-ER è stato definito e implementato un processo di qualificazione delle soluzioni dei fornitori rispetto alle Linee Guida definite dal modello Gedoc (sito web disponibile all indirizzo https://ccdispiegamento.cn-er.org) che garantisce all Ente di poter scegliere sul mercato software in grado di implementare correttamente le funzionalità di gestione documentale durante l intero ciclo di vita del documento e che sia altresì integrabile con il resto delle applicazioni previste nell architettura senza dover intervenire con adeguamenti specifici (per approfondimenti sul processo di qualificazione si veda il paragrafo Il percorso per l attuazione del modello: il processo di qualificazione più avanti nel testo). Gli elementi fondanti del modello GeDoc Come detto, GeDoc è il modello concettuale generale di riferimento per la gestione documentale in grado di garantire la corretta gestione dell intero ciclo di vita dei documenti, sia cartacei che digitali, dal momento iniziale della loro creazione a quello finale della conservazione, passando per la loro gestione nell ambito delle attività svolte dalle amministrazioni. Il modello è implementabile con strumenti tecnologici diversi e si compone di due macro elementi fondamentali: il Sistema di Gestione Informatica dei documenti, il Sistema di Conservazione. Più in dettaglio, il Sistema di Gestione Informatica dei documenti si compone di: Repository documentale: è l infrastruttura dove sono memorizzati i documenti e i metadati acquisiti nel sistema, cioè dove fisicamente risiede l archivio corrente dell ente oltre che i documenti in formazione. Servizi documentali: rappresenta la parte applicativa del Sistema dove sono presenti le applicazioni che gestiscono i servizi tipici della gestione documentale. Gestisce le funzioni documentali basilari (Creazione, Acquisizione, ecc..) e dialoga con il Repository documentale nel quale memorizza i file e i metadati. Gestisce l Archivio Corrente dell Ente, che consente la ricerca e la visualizzazione di documenti, fascicoli, serie, ecc e i relativi metadati. Dialoga necessariamente con il Protocollo informatico. Protocollo informatico: applicativo che gestisce la registrazione, la classificazione e la fascicolazione dei documenti inviati e ricevuti. Ai due elementi fondamentali di cui sopra si possono aggiungere una serie di altri servizi a completamento della gestione documentale. L insieme di tutti i servizi disponibili è detto Catalogo servizi. Il modello GeDoc definisce i servizi elementari di gestione documentale e le interfacce standard per la fruizione degli stessi. I servizi del catalogo devono essere indipendenti tra di loro e devono garantire la fruizione delle singole funzionalità nel rispetto delle interfacce standard definite dal modello GeDoc indipendentemente dalla presenza degli altri servizi. In questo scenario le scelte tecnologiche e la specifiche soluzioni scelte dall Ente (applicativo di protocollo, servizio di verifica delle firme, ecc..):

11 non vincolano l architettura dell Ente perché disponendo di un modello standard (servizi ed interfacce) ogni applicazione qualificata è perfettamente integrata con la gestione documentale indipendentemente dal sistema documentale utilizzato, dalla soluzione di protocollazione/registrazione in uso, dalla tecnologia con cui sono implementati i singoli servizi (p.e. timbro digitale e/o verifica del formato e/o verifica della firma); consentono di disporre di diverse applicazioni di più fornitori già integrate tra di loro, dal momento che disporre dei servizi elementari standard rende possibile la realizzazione di diverse applicazioni da parte dei fornitori che non devono più essere personalizzate per ogni singolo Ente per gli aspetti più comuni di gestione documentale e che quindi risultano conformi con l architettura di tutti gli Enti che adottano il modello GeDoc; consentono di utilizzare i software messi a disposizione a riuso nell ambito del Sistema a rete che sarà tenuto costantemente allineato al modello GeDoc. Anche le nuove applicazioni che verranno rilasciate nel Sistema a rete saranno nativamente integrate con il modello GeDoc e quindi utilizzabili sin da subito, senza dover intervenire, per esempio, all adeguamento delle stesse per l integrazione con il singolo applicativo di protocollo Adottare il modello GeDoc e selezionare applicazioni qualificate con il modello garantisce all ente la disponibilità di applicazioni ben strutturate sotto il profilo tecnologico-funzionale ed abilita ad una progressiva indipendenza dell architettura e dei procedimenti dalle specifiche scelte tecnologiche dell ente in termini di servizi a catalogo (applicativo di protocollo, applicativo per il timbro digitale, ecc ). Per quanto attiene al Sistema di Conservazione la scelta è stata quella di avere un sistema di separato e distinto da quello di produzione e gestione per motivi legati alle strategie per la conservazione dei documenti. In particolare questa scelta di fondo è avvalorata dal fatto che le procedure per garantire la conservazione nel lungo periodo dei documenti informatici sono complesse e necessitano di risorse tecnologiche e professionali significative, in genere fuori dalla portata della maggior parte degli Enti. La costituzione in Emilia-Romagna del Polo archivistico regionale (per dettagli consultare il sito deputato proprio alla conservazione a lungo termine dei documenti informatici prodotti dalle pubbliche amministrazioni presenti sul territorio, consente di adottare un modello conservativo basato su un archivio di concentrazione in grado di sostenere sia le esigenze di conservazione anticipata (inclusa quella sostitutiva prevista dalla legge), sia le esigenze di conservazione a lungo termine, corrispondenti alla dimensione di deposito e storica degli archivi degli enti. Il servizio documentale di invio in conservazione dei documenti, per quanto appena esposto, ha pertanto una diversa valenza rispetto agli altri servizi a catalogo. In particolare, il servizio di conservazione è già stato standardizzato dal ParER precedentemente al modello GeDoc (attraverso la diffusione delle interfacce di versamento) e il modello non fa altro che recepire tale standardizzazione. L architettura del modello GeDoc Il modello GeDoc definisce nel dettaglio i servizi di gestione documentale e per ognuno di essi descrive sia i requisiti imposti dal quadro normativo vigente e dagli standard largamente in uso, che le interfacce standard che debbono essere adottate per la fruizione delle funzionalità esposte dai singoli servizi. 11

12 Adottare il modello GeDoc quindi, è garanzia per l ente di servizi di gestione documentale correttamente implementati, ma anche fruibili attraverso interfacce standard. Adottare uno standard di invocazione dei servizi a catalogo permette l integrazione progressiva tra le diverse applicazioni in uso che trattano documenti, senza dover ricorrere ogni volta ad una personalizzazione per il singolo ente, ma semplicemente adottando via via soluzioni qualificate. Nella figura seguente viene esemplificata l architettura di riferimento del modello GeDoc e l interazione con le filiere verticali: Figura 3 Architettura di riferimento del modello GeDoc Il modello si presenta come un insieme di servizi di gestione documentale, le cui funzionalità sono erogate dalla specifica soluzione in uso presso l Ente (ognuno potenzialmente di proprietà di diversi fornitori o dello stesso Ente). Ogni servizio conforme al modello GeDoc deve rispettare i seguenti criteri: rispetto delle linee guida della CN-ER, della normativa vigente e degli standard di riferimento di gestione documentale (p.e. standard ISO); implementazione delle interfacce definite e descritte nel modello GeDoc. Nell ambito della gestione documentale, in presenza di un modello integrato tra

13 applicazioni eterogenee che concorrono alla vita dell archivio corrente dell ente, è necessario distinguere due diverse tipologie di applicazioni che partecipano alla realizzazione del modello GeDoc, in particolare: applicazioni che implementano i servizi di gestione documentale ed i servizi a valore aggiunto (nel prosieguo del documento servizi a catalogo ); applicazioni verticali che fruiscono dei servizi a catalogo. Esempi di servizi a catalogo sono il protocollo informatico, la conservazione sostitutiva, il timbro digitale, la verifica dei formati, la verifica delle firme, ecc Sono considerati applicativi verticali applicativi per il SUAP, la gestione del personale, i tributi, l edilizia, i demografici, ecc È chiaro che le due diverse tipologie di applicazioni necessitano di diversi processi di standardizzazione, in particolare i servizi a catalogo devono rispettare standard normativi e metodologici ed implementare fedelmente le interfacce del modello, mentre gli applicativi verticali devono utilizzare le interfacce esposte dal modello per la fruizione dei servizi a catalogo. Questo processo di standardizzazione denominato qualificazione è il motore che permette l implementazione del modello GeDoc sul territorio emiliano-romagnolo e che avvia un percorso virtuoso tale da permettere progressivamente di uniformare le applicazioni grazie allo standard introdotto dal modello stesso. La diffusione del modello GeDoc rende l ente sempre più efficace nella selezione di applicativi più confacenti ai propri bisogni e permette al tempo spesso di ottenere dei significativi risparmi economici per via della presenza di un sempre maggior numero di sistemi qualificati disponibili da parte di diversi fornitori. La qualificazione dell applicativo di protocollo fa sì che sia garantita, per esempio, l uniformità del servizio di protocollazione e fascicolazione, funzionalità che può essere richiesta dalle singole applicazioni integrate. Altro esempio è il servizio per la verifica dei formati dei documenti che, attraverso la standardizzazione operata dal modello GeDoc, potrà essere invocato da qualunque applicazione di qualunque Ente che adotti il modello, in modo da verificare, non appena ricevuto un documento, se il suo formato è conservabile, e non effettuare tale controllo tardivamente in fase di invio in conservazione sostitutiva. Un altro aspetto importante da tenere in considerazione è che alcuni servizi a catalogo sono già standard a livello regionale in quanto erogati in modalità centralizzata sul nodo regionale e/o provinciale. In particolare la conservazione sostitutiva come accennato in precedenza viene erogato a livello regionale dal ParER, così come altri servizi a catalogo quali ad esempio la verifica dei formati, la verifica delle firme ed il timbro digitale. Questi servizi a catalogo che potremmo definire infrastrutturali non prevedono quindi un processo di qualificazione specifico in quanto risultano già standard rispetto al modello GeDoc e quindi già disponibili nell architettura complessiva dell ente. Riguardo alle modalità di fruizione dei servizi, l architettura dei sistemi integrati attraverso il modello GeDoc è evidenziata nella figura seguente: 13

14 Figura 4 Integrazione dei sistemi qualificati attraverso il modello GeDoc In questo contesto il modello GeDoc è abilitante per i seguenti scenari: condivisione della documentazione tra diverse applicazioni (p.e. nel caso di documenti prodotti da uno specifico sistema che deve essere reso disponibile ad un altra applicazione); disponibilità di funzioni per la registrazione, la protocollazione e la fascicolazione dei documenti che permette a determinati processi documentali che richiedono in uno specificato momento la protocollazione di un documento, di completare il flusso di elaborazione; implementazione dell archivio unico dell Ente, come sarà meglio illustrato di seguito; disponibilità di funzioni di gestione documentale avanzata sull archivio unico (p.e. la ricerca dei documenti afferenti un determinato procedimento o fatto o persona all interno dell archivio unico, indipendentemente dal sistema in cui il documento è stato generato).

15 Il percorso per l attuazione del modello: il processo di qualificazione Nell ambito delle attività della Community Network Emilia-Romagna, per favorire la diffusione del modello GeDoc è stato definito un processo di qualificazione per le soluzioni software rispetto ad un insieme di specifiche di conformità definite a livello regionale. Qualificare una soluzione significa attestarne la conformità rispetto a tali specifiche. Il processo di qualificazione è stato introdotto con l obiettivo di incentivare la diffusione e l integrazione di soluzioni e per promuovere l applicazione di un insieme di specifiche di conformità progettate per garantire interoperabilità fra le soluzioni di e-government e i prodotti di back-office. Come accennato in precedenza, nel modello GeDoc possono distinguersi due diverse tipologie di applicazioni che concorrono alla realizzazione del modello integrato: i servizi a catalogo e gli applicativi verticali. I servizi a catalogo implementano le singole funzioni di gestione documentale ed implementano di fatto le interfacce del modello GeDoc, gli applicativi verticali fruiscono dei servizi offerti dal modello di gestione documentale. Ai fini della realizzazione del modello è fondamentale che il processo di qualificazione sia avviato sia per i servizi a catalogo che per gli applicativi verticali. In presenza di un applicativo verticale non qualificato il rischio è di dover adeguare nel tempo tale applicativo in base ai cambiamenti tecnologici (evoluzione dei sistemi integrati per effetto di nuove versioni del software di base o in presenza di un nuovo sistema, evoluzioni delle funzionalità disponibili, ecc..) e spesso si finisce col non integrarlo oppure di integrarlo, al massimo, con il solo sistema di protocollo, producendo di fatto un vincolo forte tra applicativo verticale e sistema di protocollo e tale da rendere l Ente dipendente da tutti i cambiamenti che intervengono nella vita dei due sistemi. Inoltre, in questo scenario la condivisione della documentazione con altri processi e applicazioni, ove necessaria, diventa molto complessa e tale da richiedere approcci ad hoc ancora più restrittivi. Ancora più sfavorevole sarebbe la presenza di un servizio documentale non qualificato in quanto si rinuncia a priori ad una serie di vantaggi tali da rendere l Ente estremamente dipendente dal sistema adottato. In particolare, si riporta di seguito una tabella comparativa che confronta due diversi scenari nel caso di servizi a catalogo non qualificati, nel caso specifico dell applicativo di protocollo: Aspetto a confronto Protocollo qualificato Protocollo non qualificato Disponibilità di una nuova applicazione a riuso della RER integrata al modello GeDoc Disponibilità di un nuovo servizio per la conservazione da parte di ParER (p.e. nuovo software di conservazione o adeguamento L applicazione risulterà già perfettamente integrata. I costi di manutenzione della soluzione sono a carico di RER. Nessun intervento necessario per il protocollo e per le applicazioni integrate che richiedono il servizio di invio in conservazione Necessità di dover operare una personalizzazione dell applicazione per integrare il protocollo specifico. I costi di personalizzazione e manutenzione continuativa sono a carico del singolo ente. Necessario adeguare il sistema di protocollo e tutte le applicazioni che inviano in conservazione i documenti senza passare per il 15

16 delle interfacce) dei documenti (anche per i documenti non protocollati). In questo caso è necessaria la disponibilità di una nuova versione del servizio di invio in conservazione di RER, i cui costi di adeguamento rispetto alla precedente versione sono a carico di RER. protocollo. I costi sono a carico dell ente. Necessità di dover migrare il protocollo (p.e. quando il fornitore cambia l intero stack tecnologico tra due diverse versioni e non tutte le interfacce sono mantenute nella nuova versione o nel caso in cui un ente desideri cambiare completamente il software di protocollo) Nessun impatto sul resto dei sistemi purché si tratti di un sistema di protocollo qualificato e che si sia adottato il modello GeDoc. Non sono previsti costi di integrazione Sono necessari diversi adeguamenti ai sistemi proporzionalmente al grado di integrazione delle diverse applicazioni dell ente con il protocollo stesso. Tutte le integrazioni sono ad hoc e risulteranno nuovamente ad hoc e quindi non riutilizzabili. I costi di adeguamento sono a carico dell ente e si sommano ai costi della migrazione del software di protocollo (manutenzione e/o licenze). Figura 5 Tabella di confronto tra servizi a catalogo qualificati e non Altri aspetti strettamente correlati alla qualificazione delle applicazioni e l adozione del modello GeDoc presso gli enti sono sintetizzati nella tabella seguente: Aspetto a confronto Soluzioni qualificate Soluzioni non qualificate Disponibilità di un repository unico dell ente I documenti del protocollo, unitamente a quelli provenienti dagli altri sistemi integrati con il modello GeDoc, sono ricercabili in base ai diritti posseduti dai singoli utenti (diritti personali, su base UO/AOO/Ente, gruppo di lavoro, ecc ) I documenti risiedono nei sistemi che li producono e non sono ricercabili globalmente. In alcuni casi è necessario disporre di sistemi di protocollo che dispongono di funzioni di accesso ai documenti per l intero ente in base ai diritti, ma a meno di dover obbligare la transizione di tutti i documenti dell ente nel sistema di protocollo, tale accesso è solo parziale.

17 Disponibilità di applicazioni qualificate di diversi fornitori per l informatizzazione di un nuovo processo dell ente Disponibilità di applicazioni qualificate più evolute da parte di diversi fornitori per la sostituzione di un sistema già in uso per un determinato processo (p.e. in caso di un importante adeguamento normativo che rende inadeguato il software in uso presso l ente e per il quale non esiste una versione del fornitore che soddisfa le nuove necessità) Non sono necessari costi di adeguamento allo stack tecnologico dell ente, né di personalizzazione alla gestione documentale adottata (protocollo, conservazione, ecc ) Non sono necessari costi di adeguamento allo stack tecnologico dell ente, né di personalizzazione alla gestione documentale adottata (protocollo, conservazione, ecc ) Il sistema va personalizzato per usufruire delle specifiche funzioni documentali dell ente, dando luogo ad una diversa versione del software per il fornitore (che è inevitabilmente un maggior costo per l ente visto gli impatti per il fornitore stesso). Il sistema va personalizzato per usufruire delle specifiche funzioni documentali dell ente, dando luogo ad una diversa versione del software per il fornitore (che è inevitabilmente un maggior costo per l ente visto gli impatti per il fornitore stesso). Alternativa è di dover affrontare il costo per l adeguamento del software in uso, che spesso è la strada più onerosa per l ente. Figura 6 Tabella di confronto tra soluzioni qualificate e non Il processo di qualificazione dei servizi a catalogo verifica l aderenza del sistema a precise caratteristiche normativo-funzionali e garantisce l Ente, oltre che al rispetto di determinate interfacce standard che permettono di fatto l attuazione del modello integrato, anche al rispetto delle normative e agli standard che certi applicativi devono necessariamente garantire. I requisiti riguardano in particolare: requisiti tecnico-funzionali: lista dei macro-requisiti che il sistema deve supportare ed implementare in termini di: o o o aderenza alla normativa: requisitivi imposti dal quadro normativo nazionale e regionale (leggi nazionali, regionali, delibere DigitPA, ecc ); aderenza agli standard: principali requisiti imposti dagli standard nazionali ed internazionali (p.e. standard ISO); linee guida CN-ER (uno standard di fatto nella regione emiliano romagnola); implementazione delle interfacce standard: disponibilità delle funzioni su servizi (Web Services) definiti dagli standard del modello GeDoc (non si tratta semplicemente di esporre un web service per la fruizione del servizio, ma di implementare esattamente quello richiesto dal modello GeDoc, in modo tale che tutti i servizi a catalogo si presentino in modo omogeneo tra di loro indipendentemente dal fornitore del software). L insieme di tali requisiti, assolutamente non stringenti, ma al tempo stesso necessari, 17

18 rappresentano le caratteristiche minime che il sistema deve supportare per essere in linea con le caratteristiche minime richieste e al tempo stesso per essere omogeneo con le interfacce del modello GeDoc e quindi indistinguibile dalle altre applicazioni dello stesso tipo. Il processo di qualificazione degli applicativi verticali risulta molto più semplice in quanto non impone requisiti tecnico-funzionali così come richiesto ai servizi a catalogo, ma la sola compatibilità con le interfacce del modello GeDoc. In particolare il requisito da verificare è che l applicativo verticale adotti ed invochi le interfacce standard del modello richiamando i servizi a catalogo attraverso le funzioni (metodi di Web Services) esposte dal modello GeDoc.

19 Scenari avanzati di gestione documentale: knowledge sharing Il modello GeDoc si basa sul principio fondamentale dell archivio inteso come unicum all interno dell Ente. Tale opzione è abilitante per uno scenario di gestione documentale avanzato che permette di abbandonare il paradigma delle cosiddette isole documentali (ogni applicazione detiene in un proprio repository i propri documenti e spesso non si tratta neanche di sistemi documentali veri e propri) a favore di uno scenario in cui i documenti sono archiviati nell unico repository logico dell Ente abilitante alle funzionalità di knowledge sharing. In questo caso è possibile accedere al repository unico e ricercare documentazione in base ai diritti dell utente, indipendentemente dal sistema che l ha generata o elaborata fino alla sua archiviazione nell archivio corrente. La seguente figura esemplifica tale scenario: Figura 7 Scenari di gestione documentale avanzata: knowledge sharing 19

20 5. Il modello GeDoc e la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi L implementazione di un modello di gestione documentale standard a livello regionale permette di avviare un percorso virtuoso che consente non solo un risparmio per l ente che adotta il modello, ma anche la possibilità di accedere maggiormente al processo di riuso per l amministrazione. L utilizzo di sistemi verticali a riuso, unitamente a servizi a catalogo e verticali qualificati, permette di disporre di una architettura di sistemi già integrati attraverso il modello GeDoc e consente inoltre di evitare l onerosa fase che attualmente deve essere affrontata per la personalizzazione del software sul singolo ente. Trattandosi di un modello in fase di diffusione, l attuazione del modello GeDoc dovrà avvenire progressivamente. È importante però sottolineare che, per conseguire risultati significativi, non è necessario che tutte le applicazioni che trattano documentazione debbano essere qualificate sin da subito. Risulta chiaro che qualora tutte le applicazioni fossero qualificate, significherebbe applicare il modello GeDoc al pieno delle proprie potenzialità. Il raggiungimento di tale obiettivo necessita comunque l avvio di un percorso di qualificazione graduale delle diverse applicazioni, in modo tale da arricchire il modello stesso con il contributo di queste ultime, sia ai fini del completamento della documentazione trattata unitariamente dal modello, che per l integrazione tra le diverse applicazioni ai fini della condivisione. Questo tipo di approccio permette inoltre di spostare l attenzione su un obiettivo ben più ambizioso che riguarda la dematerializzazione dei flussi documentali dei procedimenti amministrativi. La dematerializzazione non rappresenta un processo meccanico di trasposizione elettronica dell analogico, bensì un processo ragionato che spesso necessita di una razionalizzazione a monte ed una semplificazione amministrativa ed organizzativa. A completamento del modello GeDoc saranno disponibili alcuni strumenti pensati per semplificare al massimo la definizione dei procedimenti amministrativi (da cartacei e manuali fino a quelli già automatizzati o semi-automatizzati) sui quali gli Enti intendono intervenire in un ottica di dematerializzazione e semplificazione. Tali strumenti consentiranno di supportare l Ente nell attività di ridisegno dei flussi documentali, guidandolo attraverso le diverse fasi previste dalla Metodologia per l analisi e il ridisegno dei flussi documentali. In sintesi, gli strumenti a disposizione degli Enti saranno: un magazzino dei procedimenti che segua in modo semplice e flessibile la compilazione da parte dell utente di tutte le informazioni necessarie alla descrizione di un processo amministrativo (flussi documentali, tempi, attori e normativa di riferimento); un ambiente di navigazione e ricerca dei procedimenti inseriti; un visualizzatore del singolo procedimento amministrativo con rappresentazione unica (testuale/grafica) di tutti gli elementi raccolti; strumenti di modifica ed aggiornamento dei procedimenti già inseriti con possibilità di salvare versioni differenti dello stesso procedimento. In questo scenario, definiti nel dettaglio i flussi documentali di un determinato procedimento amministrativo, si può pensare di costruire una base dati documentale strutturata e, attraverso un sistema di Business Process Management, orchestrare tali flussi documentali ed implementare di fatto il procedimento. Per la realizzazione di questa finalità, è

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