Descrizione funzionale ed operativa del programma di protocollo informatico e gestione dei documenti Iride web in uso presso il Comune di Pesaro

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1 del programma di protocollo informatico e gestione dei documenti Iride web in uso presso il Comune di Pesaro Allegato n. 2 al Manuale di gestione e conservazione dei documenti 1/18

2 Indice PREMESSA FUNZIONALITÀ DI ACCESSO LOGIN E PASSWORD RUOLI E ABILITAZIONI IL PROTOCOLLO REGOLE PER LA COMPILAZIONE DELLA MASCHERA DI PROTOCOLLO Campi obbligatori: Mittente/Destinatario: ricerca e inserimento soggetti La funzione Aiuto Valori Altri campi da compilare Registrazione e segnatura del documento I DOCUMENTI INTERNI Protocollazione e trasmissione dei documenti interni Documenti interni indicazione dei casi di trasmissione cartacea FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI I FASCICOLI INFORMATICI LA SCRIVANIA VIRTUALE GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN ARRIVO GESTIONE DEGLI ATTI INTERNI DA PUBBLICARE ALL ALBO PRETORIO E NELLA BACHECA VIRTUALE GESTIONE DELLE DETERMINAZIONI DIRIGENZIALI DALLA SCRIVANIA DEL PROPONENTE DALLA SCRIVANIA DEL RESPONSABILE LA FIRMA DIGITALE LA VERIFICA DELLA FIRMA RICHIESTA DI DISPONIBILITÀ FINANZIARIA DALLA SCRIVANIA DEL SERVIZIO FINANZIARIO DALLA SCRIVANIA DEL PROPONENTE: PUBBLICAZIONE E ARCHIVIAZIONE Pag. 2

3 Premessa Il presente allegato contiene le modalità operative di dettaglio adottate dal Comune per garantire uniformità di comportamento da parte del personale che deve trattare i documenti con il programma di gestione informatizzata e per un corretto utilizzo dello stesso. Per una completa esposizione delle modalità funzionali del sistema di protocollo informatico adottato dall amministrazione, si rimanda alla guida on line di Iride Web. Pag. 3

4 Capitolo 1 Funzionalità di accesso 1.1 Login e password Per accedere al programma del protocollo informatico e di gestione documentale, selezionare dal menù start/avvio applicativi comune di Pesaro Iride Web. Per l'ingresso in Iride è necessario indicare: Utente: l'identificativo di ingresso in Iride è comunicato dal CED Password: password di Iride Fare click sul bottone Accedi per effettuare l ingresso. Importante: seguire le disposizioni per le password stabilite nel documento programmatico sulla sicurezza: Entrare in Iride sempre con il proprio nome utente e password Non utilizzare mai nome utente e password di altri colleghi o dirigenti Non comunicare mai a nessuno la propria password Cambiare la password al primo ingresso e successivamente ogni tre mesi Utilizzare almeno 8 caratteri alfanumerici che non abbiano alcun riferimento personale. Per inserire/modificare la propria password: dopo aver cliccato su scrivania, compare in alto la barra con i menù selezionare Login poi cambio password. 1.2 Ruoli e abilitazioni Il ruolo indica la funzione con la quale si lavora in Iride. Nel caso in cui un utente possa accedere a più di un ruolo, questo deve essere selezionato tra quelli disponibili. Per cambiare ruolo non occorre uscire dal programma: selezionare dalla barra con i menù login poi cambio ruolo. Ogni ruolo ha le abilitazioni necessarie e non eccedenti ai compiti da svolgere. Pag. 4

5 Capitolo 2 Il protocollo La maschera di protocollo si apre in modalità di ricerca; ciccando sul bottone Protocollo in alto a sinistra, sarà possibile protocollare un nuovo documento. Attraverso la maschera di protocollo è possibile: protocollare nuovi documenti allegare testi e note ai documenti protocollati compiere ricerche sui documenti protocollati 2.1 Regole per la compilazione della maschera di Protocollo La procedura assegna automaticamente l anno, la data e il numero di protocollazione, e il numero dell identificativo. Gli ultimi due elementi vengono visualizzati solo a conferma effettuata Campi obbligatori: L origine documento distingue i documenti in arrivo, in partenza ed interni. Selezionare in arrivo per protocollare i documenti provenienti dall'esterno (pochi servizi sono abilitati alla protocollazione in arrivo) Selezionare in partenza per protocollare i documenti che nascono all'interno dell'ente e sono diretti a soggetti esterni. Del documento in partenza rimane un esemplare all'interno dell'ente (la cosiddetta "minuta") che va a costituire l archivio corrente, del quale è responsabile l ufficio indicato nel campo in carico Selezionare interno per protocollare i documenti che nascono all'interno dell'ente e vi rimangono. Per informazioni su quali documenti interni si debbano protocollare si rimanda al Manuale di gestione e conservazione dei documenti art. 9. Per le modalità operative vedi punto 2.2 del presente allegato. La classifica deve essere assegnata ad ogni documento utilizzando il Piano di classificazione (Titolario) che compare cliccando sulla lentina (per le modalità operative, vedi funzione Aiuto Valori al punto 2.1.3). La classifica è alla base della fascicolazione che è obbligatoria per i tutti i documenti informatici e anche i documenti cartacei non protocollati devono essere classificati. Il tipo documento Ad ogni documento si deve associare una tipologia al fine di avviare un percorso predefinito (iter). Come avviene per le determine e le delibere ecc., il documento a cui è associato un iter si visualizza sulla scrivania di carico e ogni suo movimento rimane tracciato all interno del suddetto percorso. Il tipo documento è un dato obbligatorio. L'oggetto di un documento serve ad identificare in modo certo il contenuto di un documento. Pag. 5

6 L inserimento dell oggetto è una operazione che richiede attenzione, precisione e un giusto grado di sintesi e completezza del contenuto del documento. Attenzione: non è sufficiente riportare l oggetto indicato sulla lettera, ma bisogna sintetizzare il testo desumendone le parole chiave. Non usare: abbreviazioni, acronimi puntati: non circ.ne ma circoscrizione; non D.P.R. ma DPR; non C.G.I.L ma CGIL. Gli allegati specificandone il numero e descrivendone la tipologia. Il mittente /destinatario: vedi il punto Il carico di un documento indica quale unità operativa ha la responsabilità del documento originale o della minuta. Più in dettaglio: nel caso di un protocollo in arrivo il carico individua la U.O.R. al quale un determinato documento è stato consegnato; nel caso di un protocollo in partenza o interno il carico individua chi è depositario del documento (minuta) che ha generato tale protocollo Mittente/Destinatario: ricerca e inserimento soggetti Prima di inserire un soggetto (mittente o destinatario), si deve effettuare una ricerca per verificare se il soggetto sia già presente nella banca dati. Per ricercare un soggetto, inserire parte del nominativo nel campo cognome e cliccare il tasto Aiuto Valori (lentina). Si aprirà una tabella contente l elenco dei record con quel nominativo. All interno dell elenco è possibile effettuare una ulteriore ricerca: cliccare su NOME e selezionare ricerca. Si aprirà la maschera dove indicare, tra asterischi, un altro elemento per restringere la ricerca. Dato l ok, selezionare il nominativo che interessa con un doppio click per trasferirlo automaticamente nel campo mittente/destinatario. Solo nel caso in cui il soggetto da inserire non sia presente nella banca dati si procederà alla registrazione del nuovo mittente/destinatario: cliccare sul bottone Soggetti in basso alla scheda di lavoro; si apre la maschera di ricerca selezionare la sezione Soggetto Inserire i dati (sono obbligatori il nominativo e il comune di residenza. Tutti gli altri dati sono opzionali e devono essere registrati solo se indicati nel documento). Per cercare il comune utilizzare l aiuto valori, come indicato al punto Confermare l inserimento cliccando su aggiorna e dare l ok. Pag. 6

7 I Mittenti Ad ogni documento protocollato in arrivo deve sempre essere associato almeno un mittente. Compilare i campi relativi alla griglia Mittenti seguendo queste indicazioni: Data Protocollo e Numero Protocollo: vanno indicati la data del protocollo attribuita dal mittente e il relativo numero. Se il documento non ha un numero di protocollo non utilizzare il campo data prot. Mezzo: va indicato il mezzo di ricevimento (Brevi Manu = BM; posta prioritaria= PRI, ecc.) da scegliersi nella lista Aiuto Valori. Data di ricevimento: indicare la data in cui il documento è stato ricevuto che può anche essere antecedente alla data di protocollazione. I destinatari Nel caso di un protocollo in partenza è necessario specificare almeno un destinatario del documento. Compilare i campi relativi alla griglia Destinatari seguendo queste indicazioni: Data invio: è la data in cui il documento esce materialmente dall'ente (spedizione). Non è un campo obbligatorio Spese: possono essere indicate le spese di spedizione. Non è un campo obbligatorio Mezzo: va indicato il mezzo di spedizione ( Brevi Manu = BM; posta prioritaria= PRI, ecc.) da scegliersi nella lista Aiuto Valori. Data ricevimento: indicare la data in cui il documento è stato ricevuto dal destinatario. Ciò sarà possibile solo se il mezzo è brevi manu, fax o raccomandata con ricevuta di ritorno ed quando sarà attiva la posta elettronica certificata La funzione Aiuto Valori Queste regole valgono per tutte le tabelle di Aiuto Valori presenti in tutte le maschere. Cliccando sulla lentina si aprirà una maschera con la tabella dei valori da utilizzare per il campo relativo; per ricercare una parola contenuta all interno del campo descrizione è sufficiente un click singolo per evidenziarlo, cliccare poi sul tasto ricerca a destra e inserire la parola chiave utilizzando l asterisco * come tasto jolly per facilitare la ricerca stessa. Attenzione: prima di cliccare la lentina controllare che il campo, relativo al valore da cercare, sia vuoto Altri campi da compilare Quando inserire Numero e Data del Documento: in arrivo Riportare la data del documento nel campo Data Doc. nei seguenti casi: Il documento è protocollato e oltre alla data di protocollo reca una seconda data (= data del documento) Il documento non è protocollato e reca la data (= data del documento) in partenza e interno Riportare la data indicata sul documento. E possibile inserire nel campo num. un eventuale numero che potrà risultare utile in fase di ricerca del documento. Ad esempio numeri di riferimento di cittadini privati o associazioni che non hanno protocollo; numero di fax ecc. Pag. 7

8 La Data di Evidenza E' una data evidenziata nel documento stesso. Ad esempio una scadenza, oppure la data di evento a cui il documento si riferisce, la data di una convocazione ecc. Può essere utile, oltre che per le ricerche, anche per la gestione di certe tipologie documentarie. Nel caso di procedura di gare, selezioni, concorsi, è importante la compilazione di questo campo con la data di scadenza della presentazione di offerte/domande Registrazione e segnatura del documento Terminato l inserimento dei dati, controllare la correttezza di quanto inserito, prima di cliccare sul bottone inserisci nuovo a destra della finestra. Il programma registrerà le informazioni inserite, attribuendo il numero di protocollo che dovrà essere riportato sul documento, utilizzando una penna ad inchiostro rosso. Dopo tale operazione non sarà più possibile modificare gran parte dei dati registrati. Contattare l ufficio protocollo per eventuali problemi in merito. La registrazione di protocollo è terminata; inizia l iter del documento appena protocollato e contestualmente la sua gestione nelle scrivanie virtuali. Pag. 8

9 2.2 I documenti interni Di seguito sono illustrate le regole e le modalità operative per protocollare i documenti di cui all art. 9 c. 1 let. b). I servizi mittenti sono responsabili della conservazione dell atto trasmesso agli altri uffici, come già avviene per la minuta della corrispondenza in partenza. In attesa della archiviazione digitale della documentazione, la conservazione deve essere cartacea; pertanto i Responsabili di U.O.R. dovranno: sottoscrivere il documento cartaceo curare la protocollazione del documento e la trasmissione del file (corrispondente al testo firmato) ai servizi destinatari fascicolare il documento in modalità informatica, in modo da rispecchiare la fascicolazione cartacea curare la conservazione cartacea del documento. Ove la trasmissione informatica non sia possibile per particolari problemi tecnici essa rimarrà cartacea (vedi punto 2.2.2) Protocollazione e trasmissione dei documenti interni Prima di iniziare la registrazione di protocollo, è necessario avere a disposizione il file corrispondente al documento firmato da trasmettere, quindi: aprire la maschera di protocollo; spuntare interno classificare il documento in base al nuovo titolario registrare POINT nel capo tipo documento compilare gli altri campi secondo le consuete regole di protocollo indicare nel campo Mitt. interno il codice della scrivania del proprio servizio indicare nel campo In carico a il codice della scrivania del proprio servizio (come avviene per la posta in partenza) aggiornare e riportare sul documento cartaceo il numero di protocollo generare le copie per il servizio o i servizi destinatari cliccando sul pulsante in basso Copie e attivare il flag a fianco dei codici delle scrivanie di destinazione. Attenzione: utilizzare solo i codici della struttura organizzativa in Iride indicati come scrivanie a cui indirizzare la posta, altrimenti il destinatario non riceverà il documento e il servizio mittente sarà responsabile della registrazione di un codice errato aggiornare e controllare le copie effettuate cliccando sull icona documenti collegati. Per allegare il file del documento: aprire con il pulsante in basso D.M. la funzione di document management e cliccare il pulsante a destra Nuovo All., selezionare l icona di Word e con la funzione copia e incolla inserire il testo del file relativo al documento stampato e sottoscritto. Completare aggiungendo il numero di protocollo appena assegnato dalla procedura e l indicazione di firmato f.to prima del nome e cognome del Responsabile che ha sottoscritto il documento oppure Pag. 9

10 aprire la scheda Esistente e attraverso il browse recuperare il file del documento che deve essere allegato, confermare l inserimento. Selezionare il documento e cliccare il pulsante Agg./Mod. per completare, aggiungendo il numero di protocollo appena assegnato dalla procedura e l indicazione di firmato f.to prima del nome e cognome del Responsabile che ha sottoscritto il documento. In breve: Posta Interna Documenti interni formali aventi rilevanza giuridica indicati all art. 9 c. 1 let. b) del Manuale di gestione e conservazione dei documenti Registrazione di protocollo Il servizio mittente protocollerà il documento, lo registrerà in carico a se stesso e genererà una copia per ogni servizio destinatario Fascicolazione Il documento protocollato sarà fascicolato dal servizio mittente (indicato nel campo In carico a ) che ne curerà la conservazione. I servizi destinatari potranno fascicolare la loro copia (NON è obbligatorio, ciascun servizio ne valuterà l opportunità) Documenti interni indicazione dei casi di trasmissione cartacea Dal confronto con alcuni servizi sono emersi casi nei quali la trasmissione dei documenti interni deve continuare ad essere cartacea; li segnaliamo, per garantire uniformità di comportamento, evitare duplicazioni e semplificare il lavoro di tutti Richiesta NOTIFICA Ogni qualvolta un servizio richieda di eseguire una notifica a cittadini residenti nel Comune, la Polizia Municipale utilizza una procedura di Iride, integrata con il sistema di protocollo, per registrare le notifiche; per questo motivo i servizi devono seguire le indicazioni sotto riportate. La richiesta di notificare un atto deve essere protocollata: Aprire la maschera di protocollo; spuntare interno Usare la tipologia NOT (attenzione: a questa tipologia è legato l iter del procedimento di richiesta di notifica, pertanto deve essere usata solo per trasmettere le notifiche alla Polizia Municipale, non per altri casi!) Compilare gli altri campi secondo le indicazioni riportate al punto 2.1 Indicare nel campo Mitt.interno il codice della scrivania del proprio servizio Indicare nel campo In carico a il codice POL.NOTIF Polizia Municipale Notifiche Aggiornare; riportare sulla richiesta il numero di protocollo Trasmettere la richiesta cartacea e l atto da notificare in duplice copia al Servizio Polizia Municipale Attenzione: Non è corretto utilizzare la copia della comunicazione in partenza per Enti esterni per richiedere di effettuare la notifica alla Polizia Municipale. Pag. 10

11 Corrispondenza per/dal SUAP Lo Sportello Unico Attività Produttive ha necessità di ricevere documenti con firma autografa per poterli consegnare ai cittadini/imprese Aprire la maschera di protocollo; spuntare interno Compilare gli altri campi secondo le consuete regole di protocollo Indicare nel campo Mitt. interno il codice della scrivania del proprio servizio Indicare nel campo In carico a il codice della scrivania del proprio servizio Aggiornare; riportare sul documento cartaceo il numero di protocollo Generare la copia per il SUAP cliccando sul pulsante in basso Copie e attivando il flag a fianco del codice SUA.SEGRET Trasmettere il documento cartaceo allo Sportello Unico Attività Produttive Richieste di pubblicazione all ALBO PRETORIO L ufficio Albo Pretorio ha necessità di ricevere i documenti cartacei con firma autografa per poter effettuare una pubblicazione regolare all Albo Pretorio. Aprire la maschera di protocollo; spuntare interno Compilare gli altri campi secondo le consuete regole di protocollo Indicare nel campo Mitt. interno il codice della scrivania del proprio servizio Indicare nel campo In carico a il codice della scrivania del proprio servizio Aggiornare; riportare sul documento cartaceo il numero di protocollo Generare la copia cliccando sul pulsante in basso Copie e attivando il flag a fianco del codice IST.DIRET e SI.DIRET Allegare il file del documento da pubblicare come indicato al punto Trasmettere il documento cartaceo al servizio Affari Istituzionali, ufficio Albo Pretorio (per la contemporanea pubblicazione nel sito istituzionale del Comune, vedi il punto 5) Altri casi Quando è necessario trasmettere ai servizi documenti non riconducibili a file il conseguente invio del cartaceo deve essere indicato nell oggetto della registrazione di Protocollo, in modo da non creare dubbi ai servizi destinatari nell esame della corrispondenza in arrivo sulla propria scrivania virtuale. Aprire la maschera di protocollo; spuntare interno Compilare gli altri campi secondo le consuete regole di protocollo Inserire alla fine dell oggetto la frase Invio cartaceo per facilitare il servizio destinatario nella gestione della scrivania Indicare nel campo Mitt. interno il codice della scrivania del proprio servizio Indicare nel campo In carico a il codice della scrivania del proprio servizio Aggiornare e riportare sul documento cartaceo il numero di protocollo Generare le copie per il servizio destinatario cliccando sul pulsante in basso Copie e attivando il flag a fianco del codice della scrivania di destinazione Trasmettere il documento cartaceo al servizio destinatario Pag. 11

12 Capitolo 3 Fascicolazione dei documenti 3.1 I fascicoli informatici Per utilizzare la procedura Iride per gestire il fascicolo informatico, presupposto per la archiviazione digitale, è necessario che ogni servizio effettui un analisi dei propri procedimenti e una verifica sulle modalità di conservazione dei fascicoli cartacei, in modo da organizzare un piano di fascicolazione secondo una logica archivistica, in collaborazione con l ufficio Protocollo Archivio. Prima di aprire un nuovo fascicolo occorre stabilire con precisione la classifica di riferimento, in quanto la numerazione dei fascicoli è automatica e progressiva all interno di ogni Titolo/Classe del nuovo Piano di Classificazione adottato con delibera di Giunta n. 146/2006, al quale occorre fare riferimento. Modalità operative È possibile creare i fascicoli in Iride sia partendo dal pulsante fascicola, attivo in molte maschere di gestione (P119 protocollo generale, P189 proposte delibere, P190 inserimento determinazioni, P142 documento generico, ecc.), sia utilizzando la funzione Fascicoli (Pratiche) dal menù protocollazione. In entrambi i casi si apre la maschera P135 Nella maschera P135, scheda Pratica, cliccare inserisci e compilare i seguenti campi: Anno = anno in corso Oggetto = l indicazione deve essere precisa, completa e riconoscibile nel tempo da chiunque Classifica = il titolo e la classe è la base per la gestione dei fascicoli A.D. (altri dati) = utilizzare questo campo per indicare il cognome e nome del responsabile del fascicolo (responsabile del Servizio o del procedimento). Per inserire i documenti in un fascicolo, dopo aver aggiornato il documento da fascicolare, cliccare il pulsante fascicola per aprire la maschera P135. In alto è riportato il documento da inserire; cliccare sulla scheda ricerca per trovare la pratica di riferimento. Nella scheda ricerca è possibile effettuare la ricerca utilizzando tutti i campi indicati, con le consuete regole. Eseguita la ricerca, è sufficiente cliccare su sposta per inserire il documento in questione nel fascicolo; confermare. In caso di errore o comunque per togliere un documento dal fascicolo cliccare su scollega e confermare. Per ricercare le proprie pratiche, dal menù informazioni selezionare Ricerche ed espandere la finestra. Selezionare Ricerca per pratiche e compilare i campi nell area Pratica. Ad esempio digitando il nominativo del responsabile nel campo altri dati, si visualizzeranno tutti i fascicoli corrispondenti, sotto forma di cartelle; cliccandone una, il fascicolo si aprirà mostrando i documenti in esso contenuti. Pag. 12

13 Capitolo 4 La Scrivania virtuale Iride permette di assegnare ad ogni Ufficio o U.O.R. una Scrivania Virtuale sulla quale compiere tutte le operazioni relative ai documenti. Un documento in ciascuna fase attiva del proprio Iter si trova assegnato ad una e una sola Scrivania, sulla quale è possibile compiere le operazioni necessarie. Ogni volta che un documento compare su una Scrivania sono quindi realizzate le seguenti condizioni: il documento è di competenza della Scrivania che lo mostra il documento è di competenza degli Utenti che possono collegarsi a questa Scrivania il documento è in attesa di un passo prestabilito dall Iter: l esecuzione di tale passo è l unico che permette di far procedere il documento nell Iter. 4.1 Gestione della documentazione in arrivo Ogni servizio deve garantire che la scrivania indicata come scrivania a cui indirizzare la posta del proprio servizio nella struttura organizzativa in Iride sia controllata almeno una volta al giorno Per prendere in carico il documento (operazione da farsi appena arriva il cartaceo) entrare in Iride web e cliccare su scrivania (in alto a destra) la scrivania si apre in modalità di carico cliccare Arrivo, il primo bottone in alto a sinistra, per vedere i documenti pervenuti spuntare la casella a sinistra e cliccare la scheda Carico in alto: questa operazione registrerà la presa in carico del documento da parte dell utente della scrivania. Non è possibile movimentare il documento in arrivo senza prenderlo in carico spuntare la casella a sinistra e cliccare il bottone esegui ; si apre la maschera P142 che permette di lavorare il documento cliccare sull icona Pdf o Word, per leggere il documento Attenzione: per leggere un documento di tipologia COP (documento interno o copia di un documento in arrivo trasmesso dal Protocollo): cliccare sul pulsante Informa, a destra, si apre la maschera P140 cliccare sul pulsante All. Orig. (allegati all originale), in basso Spuntare l icona della macchina fotografica e cliccare visualizza Chiudere la maschera P140 Per fascicolare il documento cliccare Fascicola in basso (si apre la maschera P135) e poi cliccare ricerca inserire gli estremi della pratica da ricercare. Ricordare che le pratiche vecchio tipo (create prima del 5 giugno 2007) identificate con un numero di protocollo vanno ricercate inserendo il numero nel campo AD (altri dati) Pag. 13

14 cliccare su Ricerca ; il programma torna sulla maschera di fascicolazione cliccare su Sposta per inserire il documento appena protocollato nella pratica ricercata confermare ed uscire dalla maschera P135 la riga Pratica del documento è ora completata Cliccare su Avvio e confermare termina iter, se il documento non deve essere trasmesso ad altra scrivania. Capitolo 5 Gestione degli atti interni da pubblicare all Albo Pretorio e nella Bacheca Virtuale Le Delibere di Consiglio e di Giunta sono pubblicate all Albo Pretorio in modalità cartacea e nel sito del Comune, in modalità automatica attraverso la bacheca virtuale di Iride come ultimo passo dell iter delle delibere. Per la pubblicazione delle Determinazioni Dirigenziali si rimanda al successivo punto 6.8. Per tutti gli altri atti (ordinanze, bandi, inviti ecc.) il Responsabile che ha emesso il documento deve richiederne la pubblicazione cartacea all Albo Pretorio (vedi punto ) e registrarne la pubblicazione virtuale in Iride secondo le seguenti modalità: La richiesta di pubblicazione all Albo Pretorio deve essere protocollata, secondo le modalità indicate al punto , almeno 2 giorni lavorativi antecedenti il giorno in cui il documento deve essere pubblicato. La data di pubblicazione deve essere registrata in Iride come segue: dalla maschera di protocollo cliccare sul pulsante in basso Pubblica si apre la maschera P123 registrare la data di pubblicazione nel campo dal ed indicare i giorni di pubblicazione e aggiornare dalla maschera di protocollo cliccare su DM, selezionare il documento da pubblicare e cliccare su Dettaglio si apre la maschera P090 spuntare la casella corrispondente a Pubblica e aggiornare. A questo punto il documento sarà visualizzato nella Bacheca di Iride dalla data indicata. Pag. 14

15 Capitolo 6 Gestione delle determinazioni dirigenziali Il nuovo iter per le determine con firma digitale permette la loro totale gestione in formato digitale, evitando l uso della carta. Il soggetto responsabile di ciascuna fase procedimentale potrà firmare digitalmente il testo del documento od i pareri ad esso allegati. L azione di firma, oltre a garantire la sottoscrizione da parte del titolare della firma digitale, renderà assolutamente statici e immodificabili tutti i dati dell atto in questione e di eventuali allegati. Fase1 Predisposizione e composizione dell atto e dei suoi allegati tramite Iride da parte dell ufficio proponente ed invio alla scrivania del responsabile per la sua approvazione. Nel caso siano presenti degli allegati, considerati parte integrante dell atto, procedere come segue: Tipologia di allegati L allegato è in formato digitale ed è possibile inserirlo nell atto della determinazione L allegato è in formato digitale ma non è possibile inserirlo nell atto della determinazione (es. allegato grafico) L allegato non è in formato digitale e non è possibile acquisirlo Metodologia operativa Inserire il documento, testo o immagine, nello stesso documento (file) della determina verrà sottoscritto digitalmente un unico documento (il merge dell atto). Inserire il documento testo o immagine come altro file verrà sottoscritto digitalmente sia il merge dell atto che l allegato Nel testo della determina si dovrà specificare dove è reperibile e consultabile l allegato, indicando il fascicolo archivistico di conservazione e i motivi per cui non è stato possibile ricondurlo a un documento digitale 6.1 Dalla scrivania del proponente Per l inserimento da parte del proponente il procedimento rimane invariato rispetto alla versione con firma autografa. Dalla Scrivania: - cliccare sul pulsante Det per inserire i dati salienti nella maschera P190 - cliccare sul pulsante Ins.Nuovo e inserire il testo della determina dal pulsante D.M. - cliccare su Nuovo All. e scegliendo Word dalla finestra che si apre, è possibile inserire il testo della determinazione, selezionando l opportuno schema. È possibile caricare un documento Word già presente nel file system del proprio pc utilizzando la scheda Esistente nella maschera P090 Inserimento nuovo testo : - scegliere il pulsante Browse e selezionare il file nel proprio disco rigido Pag. 15

16 - inserire il testo e uscire salvando. - Tornando nella maschera principale P190, dal pulsante Impegni si possono inserire i dati relativi all intervento, capitolo, ecc. lasciando a zero il campo Numero dell impegno che verrà compilato dal Servizio Finanziario. - Salvare mediante il pulsante Aggiorna - Dare Avvio. Si apre una maschera dove scegliere se mandare la determina alla Posizione Organizzativa o direttamente al Dirigente; selezionare la voce di interesse e cliccare su Conferma. Se si sceglie la Posizione Organizzativa verrà aperta una finestra con l elenco delle Posizioni Organizzative: selezionare quella desiderata e dare Conferma. La determina verrà spostata alla scrivania selezionata. 6.2 Dalla scrivania del Responsabile A questo punto il Dirigente/Posizione Organizzativa si troverà la determinazione nella sezione Arrivo della sua scrivania: - selezionarla, cliccare Carico e poi Esegui per poterla aprire e controllare. Se ci sono errori: - fare Avvio e rimandarla direttamente al Proponente. Se va bene: - numerarla con il pulsante Numera. Una volta numerata si procede con il Componi Atto. Si apre una maschera con l aiuto valori: scegliere lo schema della firma digitale Una volta concluso il Componi Atto: - dalla sezione D.M. si deve trasformare il testo della determina in PDF affinché non sia ulteriormente modificabile. Per farlo, selezionare la riga nella finestra P090 e cliccare sul pulsante PDF. Una nuova riga comparirà nella maschera P090 con l icona del PDF. 6.3 La firma digitale - Selezionare il documento in pdf per firmarlo digitalmente. - Assicurarsi che il lettore di Smart card sia correttamente collegato al pc ed inserire la Carta Raffaello per la firma digitale (deve accendersi la luce verde nel lettore e il chip deve essere posizionato verso l interno rivolto in alto). - Digitare il codice pin nell apposito campo. Se la firma è stata apposta correttamente, l icona che identificava il pdf viene modificata nella seguente: per evidenziare la presenza della firma. Comparirà anche una coccarda sotto la voce Firma. A questo punto si può dare l avvio alla determina che passerà o al Servizio Finanziario o alla firma del Dirigente se vi è una Posizione Organizzativa. In quest ultimo caso il Dirigente (se la determina è a posto) può procedere alla firma come sopra descritto. Dopo la firma del Dirigente nella finestra P090 comparirà una doppia coccarda a visualizzare che vi è più di una firma digitale collegata al documento. Pag. 16

17 6.4 La verifica della firma Per controllare chi ha firmato digitalmente e controllare i certificati - cliccare sul pulsante Verif. Fr. Per visualizzare un documento firmato digitalmente - selezionare e cliccare sul pulsante Visualizza. Si apre il programma Dike che permette la visualizzazione sia del certificato della firma digitale sia del documento in pdf firmato digitalmente. - Cliccare sul pulsante Visualizza documento per visualizzare il file. 6.5 Richiesta di disponibilità finanziaria Se si utilizzano fondi di un altro Servizio ed è necessario avere il parere di disponibilità finanziaria di un altro Dirigente, è possibile, dopo aver dato l Avvio - scegliere l opzione Verifica Disp. Finanziaria. Si apre l elenco delle scrivanie dei dirigenti, - quindi selezionare quella d interesse e dare Conferma. La determina si sposterà nella scrivania scelta, dove il Dirigente potrà apporre il suo parere favorevole alla disponibilità finanziaria e firmarlo digitalmente come segue. Dalla sezione Arrivo della Scrivania - portare la determina in Carico, cliccare esegui, andare su D.M. per visualizzare come descritto in precedenza - porre il parere, selezionando il PDF firmato e andando nella scheda Pareri. - Cliccare su Nuovo All. : si apre una finestra con gli schemi dei pareri - selezionare quello di disponibilità finanziaria. Terminata la compilazione del parere, il file deve essere trasformato in PDF per essere firmato. - selezionare la riga con il PDF e cliccare sul pulsante Firma - cliccare Avvio, la determina tornerà automaticamente alla scrivania di chi l aveva inviata per il parere. Il Dirigente potrà inviare la determina ad altri dirigenti per eventuali altri pareri di disponibilità finanziaria o al Servizio Ragioneria per l accertamento dell impegno. 6.6 Dalla scrivania del Servizio Finanziario Il Servizio Finanziario, dopo i controlli necessari, può attribuire il numero dell impegno e mandare alla firma per la copertura finanziaria o, eventualmente, rimandare la determina al proponente. In quest ultimo caso, essendo i documenti firmati digitalmente non modificabili, si dovrà procedere ad una nuova versione del testo della determina. Pag. 17

18 6.7 Dalla scrivania del proponente: - andare su D.M., cliccare sull icona di Word con il testo originale della determina e quindi sul pulsante Versione. Si crea così una nuova riga con la versione 1 del testo della determina: - selezionandolo ed aprendolo in Modifica si può procedere alle modifiche. Questa versione modificata dovrà rifare lo stesso percorso della prima versione e riottenere tutte le firme. Quando la scrivania manda la determina alla firma della copertura finanziaria, il dirigente del Servizio Finanziario procede a dare il suo parere di copertura finanziaria: - da Arrivo portare in Carico la determina, - cliccare Esegui, poi D.M. e selezionare la versione corretta (quella con la spunta nella voce Princ. ) - andare sulla scheda Pareri - inserire il parere con Nuovo All. e scegliere il visto di copertura finanziaria dall aiuto valori Una volta pronto il parere: - selezionare il parere - cliccare sul pulsante PDF. La versione in PDF andrà firmata con il solito procedimento. Una volta firmata la determina, con Avvio la si manderà alla pubblicazione. 6.8 Pubblicazione e archiviazione Dalla scrivania del Servizio Affari Istituzionali, si procede a mettere in carico la determina e a stampare tutti i PDF (firmati digitalmente) per essere affissi all Albo Pretorio. Stampato il tutto si dà Avvio e la determina va in Sosta per la pubblicazione. Cliccando sul pulsante, si apre la maschera P191 da dove è possibile selezionare le determine da pubblicare ed impostare la data di pubblicazione. Cliccare Aggiorna e aspettare il messaggio di avvenuta pubblicazione. Dare Avvio: la fase di pubblicazione è terminata. Trascorsi i relativi giorni di pubblicazione, la determina viene visualizzata automaticamente nella sezione Carico della scrivania degli Servizio Affari Istituzionali da dove deve essere eseguita per terminare l iter. Con questo passaggio la determina viene recuperata dal programma della Top Consult per la sua conservazione. L iter della determina è terminato. Pag. 18

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