PROCEDURA PR. 07/03. Progettazione ed erogazione corsi di formazione. Duofin Art S.r.l. STATO DI REVISIONE
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1 PROCEDURA PR. 07/03 STATO DI REVISIONE NUMERO REVISIONE DATA Emesso da Direttore Didattico Verificato da RD Approvato da AU DESCRIZIONE AGGIORNAMENTI 0 31/03/2004 Prima Edizione 1 11/04/05 Modificato paragrafo /02/08 Modificato /01/09 Modificato cartiglio approvazione 4 5
2 PR. 07/03 2 di 15 INDICE 0 INTRODUZIONE 0.1 Scopo 0.2 Applicabilità 0.3 Riferimenti 0.4 Responsabilità 0.5 Flow-chart 1 GENERALITÀ 2 DATI E REQUISITI DI BASE DELLA PROGETTAZIONE 3 SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE 3.1 Individuazione profilo professionale 3.2 Definizione programmazione formativa 3.3 Strumenti di valutazione 3.4 Logistica e risorse professionali 3.5 Selezione e certificazione finale 4 RISULTATI DELLA PROGETTAZIONE 5 RIESAME DELLA PROGETTAZIONE 6 VERIFICA DELLA PROGETTAZIONE 7 VALIDAZIONE DEL PROGETTO 8 MODIFICHE ALLA PROGETTAZIONE 9 EROGAZIONE CORSI RICONOSCIUTI DALL ENTE PUBBLICO 9.1 Pianificazione attività 9.2 Selezione studenti 9.3 Determinazione formatori 9.4 Definizione calendario corso 9.5 Predisposizione materiale didattico 9.6 Predisposizione documenti per avvio corso 9.7 Erogazione corso e controlli 9.8 Esame finale ed emissione attestato 10 EROGAZIONE CORSI PRIVATI 11 CHIUSURA CORSI
3 PR. 07/03 3 di INTRODUZIONE 0.1 Scopo Questa procedura ha la finalità di descrivere le modalità operative necessarie per la programmazione e l erogazione del processo di progettazione ed erogazione di percorsi formativi 0.2 Applicabilità La presente procedura si applica al processo svolto dalla nostra Organizzazione di progettazione ed erogazione di percorsi formativi. 0.3 Riferimenti - MdQ 7.3 Progettazione e sviluppo - MdQ 7.5 Produzione ed erogazione dei servizi - PR 07/02 Processi relativi al cliente - PR 08/02 Gestione del prodotto non conforme - MP Scheda corso - MP Piano di progetto - MP Piano avanzamento corso - MP Verbale di controllo - MP Scheda valutazione studente - MP Scheda di riesame corsi - Libro giornale - Questionario di efficacia comunicativa
4 0.4 Responsabilità PR. 07/03 4 di 15 Matrice delle responsabilità relativa al processo di di. ATTIVITÀ FUNZIONI AU RD RGQ Resp. Analisi e definizione del fabbisogno Resp. Progettazione Direttore Didattico Resp. area di Gestione e Controllo della didattica Coordinatori didattici Assistente Didattico Formatori Emissione e revisione della presente procedura A V R Analisi del Fabbisogno R Pianificazione della progettazione R Progettazione R C C C Riesame della progettazione R C C C Validazione della progettazione R C C C Modifiche alla progettazione R C C C Erogazione corsi R R* R* R* E Controllo corsi R E R* R = Responsabile; C = Collabora; V = Verifica; A = Approva; E = Esegue (*) ciascuno per le proprie competenze
5 0.5 Flow-chart PR. 07/03 5 di 15 An alisi Fa b bisog n o Analisi di fattibilità Fine pro ce sso KO Esito O K Pia nifica zio n e P rog e tta zio ne Scheda corso Piano di progetto D e fin izion e pro filo pro fessio na le d a fo rm a re D efinizio ne profilo ute nti e m o da lità se le zio ne Piano didattico Svilu p po pe rco rso fo rm a tivo R ie sa m e d ella prog etta zio ne Piano di progetto M o difich e KO Esito O K Ve rifica d ella prog etta zio ne Piano di progetto KO Esito O K Se le zio ne ed iscrizione studenti PR. 0 7 /0 2 Erogazione corso Registri presenze Elenco studenti Elenco Formatori Pia n o avan za m en to co rso C o ntro lli Verbale di controllo Te st in proce ss e fina li Sch ed a d i va lu tazio ne stud e nte KO Esito O K Validazione progetto Scheda corso KO Esito O K Chiusura corso Scheda corso
6 PR. 07/03 6 di GENERALITÀ L Organizzazione svolge attività di progettazione e sviluppo delle seguenti tipologie di progetti: Progetti di formazione per la qualifica e la specializzazione professionale riconosciuti dall Ente Pubblico (Regione/Provincia) Progetti di formazione per la qualifica e la specializzazione professionale privati. Il processo di progettazione dei percorsi formativi segue il seguente schema: - Pianificazione del progetto; - Progettazione; - Riesame delle varie fasi di progetto sviluppate; - Validazione del progetto. Per i corsi formativi la cui caratteristica è quella di essere riproposti più volte nel corso degli anni il Direttore Didattico, in collaborazione con i formatori, deve all inizio di ogni anno formativo verificare, riesaminare e validare il contenuto dei progetti didattici e registrarne l esito all interno della Scheda di riesame corsi MP DATI E REQUISITI DI BASE DELLA PROGETTAZIONE I requisiti di base della progettazione possono essere : requisiti e vincoli normativi previsti dall ente Pubblico (leggi regionali n 99/79, n 23/92, ecc.); analisi del fabbisogno (follow up occupazionale); innovatività della figura professionale; ecc.. L'analisi del fabbisogno costituisce un momento essenziale in quanto da essa scaturiscono dati ed informazioni significative necessarie alla progettazione dei percorsi formativi; deve quindi darsi fondamento: sulla esperienze acquisite dai formatori, i quali, sulla base della propria professionalità, portano ad individuare su quali settori produttivi orientare la formazione; sulle indagini relative al mercato del lavoro; sulle figure professionali più richieste. La valutazione dei suddetti elementi determina la fattibilità o meno all apertura di un progetto secondo quanto definito nella PR. 07/02 Processi relativi al cliente. Tale attività è sviluppata dal Resp. dell area Analisi del fabbisogno.
7 PR. 07/03 7 di 15 Il Resp. della progettazione definito eseguibile un progetto su approvazione del Direttore Didattico ne avvia l apertura provvedendo: - alla nomina delle risorse da impegnare del corso riportando tutti i riferimenti e le specifiche dell intervento da progettare sul MP Scheda corso ; - alla pianificazione del progetto mediante la predisposizione di un Piano di progetto, predisposto sul modulo Piano di progetto (MP ). La scuola può anche delegare la progettazione dei suddetti corsi a soggetti esterni. Anche in tal caso il Resp. della Progettazione, su autorizzazione del Direttore Didattico, deve: - predisporre la Scheda corso MP per l apertura delle attività; - pianificare sul MP Piano di progetto tutti gli avanzamenti di sviluppo e la cadenza dei riesami da effettuare. 3.0 SVILUPPO DELLA PROGETTAZIONE Lo sviluppo della progettazione dei percorsi formativi, da parte della Scuola, può avvenire secondo le seguenti fasi: individuazione profilo professionale; definizione programmazione formativa; strumenti di valutazione; logistica e risorse professionali; selezione e certificazione finale. Tali fasi contenute nel Piano di Progetto (MP ) devono essere sviluppate in sequenza, in quanto i dati in ingresso a ciascuna fase sono costituiti dai risultati della fase precedente, ed essere documentate in un Piano Didattico. 3.1 Individuazione profilo professionale A livello di singolo progetto, il progettista deve concretizzare gli elementi emersi dalle analisi dei fabbisogni e delineare la figura professionale nei suoi aspetti caratterizzanti, attraverso l'individuazione delle competenze da formare. La figura professionale può essere scomposta in una serie di competenze che la caratterizzano, che potranno essere quindi tradotte in obiettivi formativi. Questo passaggio è molto delicato per il progettista, perché permette la trasferibilità dal piano dell'analisi della figura professionale al piano della strutturazione del percorso formativo. Le competenze, solitamente vengono suddivise in : competenze teoriche competenze tecnico-operative. Le due tipologie possono incidere diversamente nella composizione della figura professionale, ma la loro presenza deve essere comunque garantita.
8 PR. 07/03 8 di 15 Le competenze teoriche riguardano quello spettro di competenze la cui assimilazione è ritenuta fondamentale per l approccio alle competenze operative. Le competenze tecnico-professionali riguardano quelle specifiche attività pratiche che la figura professionale dovrà svolgere. In questo caso dovranno essere elencate le competenze specifiche che si dovranno fornire per garantire l'esercizio della professionalità nel singolo settore di riferimento. 3.2 Definizione programmazione formativa In seguito alla definizione del profilo professionale, il Resp. della progettazione, in collaborazione con i coordinatori didattici ed i formatori, deve sviluppare i seguenti aspetti caratteristici del progetto formativo: le caratteristiche del percorso formativo (durata e articolazione), in modo che ci sia coerenza tra queste ultime e le competenze-obiettivi finali; le modalità formative (formazione d'aula, laboratorio), in quanto alcune competenze richiedono tempi e possono essere acquisite solo grazie ad una sedimentazione che procede per gradi; gli aspetti di valutazione e certificazione delle competenze, attraverso la predisposizione di strumenti appositi. 3.3 Strumenti di Valutazione In questa attività il progettista deve mettere a punto e definire le finalità della valutazione e dei criteri di accettabilità di questi ultimi stabilendo opportune metodologie che verranno implementate durante l erogazione del corso. La valutazione riguarda l accertamento delle competenze professionali maturate dagli allievi, avendo come punto di riferimento l utilizzazione concreta di queste nei contesti lavorativi di riferimento. 3.4 Logistica e risorse professionali Le principali componenti che il progettista deve tenere presenti nel momento della progettazione sono: le strutture formative e le attrezzature didattiche; le risorse impegnate; le strutture utilizzate, rendendole disponibili nei modi e tempi previsti dal percorso formativo; le attrezzature (tecniche, informatiche, ecc.) necessarie allo svolgimento delle attività programmate; Per la realizzazione dei percorsi formativi il progettista deve predisporre la logistica necessaria tenendo conto della pluralità di luoghi formativi (aula, laboratori, luoghi di lavoro), anche in considerazione dei diversi tipi di interventi.
9 PR. 07/03 9 di 15 A tale scopo, è importante sottolineare che le diverse strutture devono disporre di attrezzature differenziate. In merito alle risorse da impegnare a diverso titolo, il progettista deve definire: il nominativo dei formatori; il titolo di studio; l inserimento all interno del programma formativo; le ore previste per ogni formatore. I formatori devono avere competenze tecniche sulla materia oggetto dell unità evidenziate sui curricula vitae. I formatori, inoltre, devono possedere tutte le capacità didattiche necessarie per lo svolgimento dell unità didattica stessa e per l applicazione delle metodologie adottate. 3.5 Selezione e certificazione finale Le metodiche di selezione devono essere in sintonia con l'impianto progettuale del percorso: esse devono perciò esplorare le componenti relative alle competenze teoriche e tecnico-operative. La progettazione dell'intero processo di selezione si distingue a seconda che il corso sia di qualifica professionale o di specializzazione professionale. Nel primo caso le selezioni possono essere effettuate sulla base di requisiti minimi di accesso (es.: titolo di studio, età, conoscenza di lingue italiana limitatamente agli studenti stranieri). Ai corsi di specializzazione professionali accede lo studente che abbia già acquisito un titolo di qualifica professionale o conseguito un diploma di maturità nel settore di riferimento specifico. Per tali corsi la selezione avviene mediante test attitudinale. Gli interventi prevedono un esame finale e il rilascio della certificazione in caso di suo superamento. Le variabili esaminate per la certificazione possono essere le seguenti: effettiva acquisizione dell impianto cognitivo afferente al ruolo e/o alla sua valorizzazione/riqualificazione; autonomia operativa nell espletamento dei compiti di base definiti nei modelli illustrati nel modello professionale di riferimento progressiva aderenza al ruolo professionale in termini di professionalità, serietà e motivazione Nel caso il progetto lo preveda, anche per gli esami finali il progettista deve prevedere una gamma di prove: test, colloqui, ecc. individuali e collettivi per verificare le competenze apprese nel percorso formativo al fine di ottenere la certificazione. Per i corsi di qualifica o specializzazione professionale riconosciuti dall Ente Pubblico le modalità di svolgimento e valutazione degli esami finali è definita dallo stesso Ente Pubblico. 4.0 RISULTATI DELLA PROGETTAZIONE
10 PR. 07/03 10 di 15 Tutto ciò che è stato concretizzato sotto forma documentale alla fine della progettazione rappresenta il risultato dello stesso. Esempi di documentazione prodotta può essere: il progetto completato in ogni sua parte (Piano didattico). 5.0 RIESAME DELLA PROGETTAZIONE La Scuola prevede un riesame iniziale, effettuato dal Responsabile della Progettazione in collaborazione con il Responsabile Analisi del Fabbisogno ed il Direttore Didattico, che consiste nel verificare i dati e i requisiti di base su cui si svilupperà la progettazione del percorso formativo. Inoltre, a seconda della complessità del progetto devono essere effettuati uno o più riesami intermedi, da parte del Responsabile della Progettazione in collaborazione con le risorse impegnate nello sviluppo del progetto. Tali riesami consistono in verifiche sullo stato di avanzamento dei lavori e sulla soddisfazione dei dati e requisiti di base. Essi devono essere formalizzati mediante l apposizione da parte del Responsabile della Progettazione della firma, in corrispondenza delle fasi di riesame individuati nel "Piano di progetto" e verbalizzati sul Verbale di controllo. 6.0 VERIFICA DELLA PROGETTAZIONE Allo scopo di assicurare che gli elementi in uscita dalla progettazione siano compatibili con i relativi requisiti in ingresso deve essere effettuata la verifica di conformità per ogni fase da parte del progettista responsabile della fase. Le verifiche e le relative registrazioni devono risultare dal "Piano di progetto" MP mediante firma del responsabile nello spazio note. 7.0 VALIDAZIONE DEL PROGETTO Il Responsabile della Progettazione deve effettuare la validazione del progetto al termine dell attività di progettazione, al fine di verificare che tutti i dati e requisiti di base siano stati soddisfatti. Nel caso in cui sia prevista l approvazione dei soggetti pubblici, la validazione si perfeziona con tale approvazione ed è formalizzata tramite l invio della Determina. In mancanza di tale necessità, la validazione viene formalizzata solo con l apposizione della data e della firma da parte del Responsabile della Progettazione nello spazio note in corrispondenza dell apposita fase sul Piano di Progetto. Nel momento in cui viene erogato il percorso formativo progettato il Direttore Didattico deve effettuare anche una validazione esterna che coincide con il raggiungimento dei limiti di accettabilità definiti volta per volta per tipologia di corso. La suddetta validazione deve essere registrata dal Direttore Didattico nello spazio note della Scheda Corso apponendo data e firma. Se la validazione ha avuto esito negativo, il progetto dovrà essere sottoposto alle dovute modifiche di allineamento secondo le modalità definite nel MODIFICHE ALLA PROGETTAZIONE Le modifiche alla progettazione possono essere necessarie nei seguenti casi:
11 non superamento delle fasi di riesame; modifica/integrazione dei requisiti di base. PR. 07/03 11 di 15 Tali modifiche possono comportare un cambiamento al Piano di progetto e al Piano Didattico. Le modifiche al Piano di progetto e al Piano Didattico devono essere comunicate dal Direttore Didattico al Responsabile della progettazione ed alle risorse del gruppo di progettazione che devono provvedere: all aggiunta o all eliminazione nel Piano di progetto di fasi e/o attività; alla riedizione del Piano Didattico con l apposizione del numero di revisione (Rev. 0 per la prima) e della data di modifica in calce al documento. Il Piano di progetto ed il Piano Didattico superati devono essere archiviati in fondo al raccoglitore del progetto ed identificati con la scritta SUPERATO. 9.0 EROGAZIONE CORSI RICONOSCIUTI DALL ENTE PUBBLICO 9.1 Pianificazione Attività Il Direttore Didattico sulla base della Scheda Corso MP aperta in fase di progettazione, deve verificare che le risorse assegnate al progetto siano rimaste invariate; in caso contrario deve provvedere a riemettere una nuova revisione della scheda corso. Inoltre, il Direttore Didattico, in collaborazione con il Resp. area di Gestione e Controllo della Didattica, i coordinatori didattici, l Assistente didattico ed i formatori, devono procedere allo sviluppo del programma temporale delle attività previste per l erogazione del corso individuando le attività, le loro interrelazioni, le risorse ed i tempi di ciascuna necessari per completarle. A tal fine, viene utilizzato il modulo Piano Avanzamento Corso (MP ). 9.2 Selezione Studenti Il Direttore Didattico, in collaborazione con il Resp. Segreteria ed l Assistente Didattico, deve provvedere alla selezione degli studenti secondo quanto definito nel progetto. Dalla fase di selezione al corso discende la iscrizione degli allievi. Durante la selezione il Direttore Didattico deve, quindi: provvedere all organizzazione della fase di selezione; assicurare il corretto svolgimento delle selezioni; elaborare l elenco degli ammessi e inviare lo stesso all Ente Pubblico.
12 PR. 07/03 12 di 15 Le attività di selezione consistono in colloqui effettuati con il potenziale utente che avanza richiesta dei nostri servizi. Questi, per poter accedere alla scuola, deve ottemperare ai requisiti minimi di accesso (es.: titolo di studio, età, conoscenza di lingue italiana limitatamente agli studenti stranieri). Al momento dei colloqui l Assistente Didattico o il Responsabile della Segreteria Didattica provvedono alla registrazione dell avvenuto incontro su apposito documento Libro giornale. 9.3 Determinazione Formatori Il Direttore Didattico deve verificare la disponibilità dei formatori già individuati in fase di progettazione del corso. Nel caso alcune risorse non siano più disponibili si provvederà alla loro sostituzione individuando nuove risorse con lo stesso profilo secondo quanto definito nella PR.07/01 e alla stipulazione dei vari contratti di collaborazione. Individuati i formatori il Direttore Didattico deve: predisporre l elenco formatori; inserire nel suddetto elenco il nominativo dei formatori designati come coordinatori didattici; inviare l elenco all ente pubblico. 9.4 Definizione Programmi Corso Ogni formatore deve predisporre il proprio programma corso in cui devono essere descritti gli argomenti da svolgere durante l erogazione del corso e le verifiche previste. Ogni programma presentato dai singoli formatori deve essere approvato dal Direttore Didattico. Il Direttore Didattico, inoltre, sulla base dei programmi presentati dai formatori, deve provvedere all approvazione di un calendario relativo all orario di svolgimento delle lezioni predisposto dal Resp. dell area di Gestione e di Controllo della Didattica. 9.5 Predisposizione Materiale Didattico I formatori definiscono i materiali didattici (dispense, materiale per esercitazioni, materiali per test di valutazione, software didattico, libri, slide, ecc ) necessari per il corretto svolgimento del corso. I suddetti materiali didattici sono resi disponibili agli utenti presso gli uffici della segreteria didattica. Sarà cura dell utente provvedere al ritiro del materiale su invito dei formatori. Il materiale didattico può essere preparato anche su supporto informatico (CD). In tal caso la disponibilità allo stesso avviene mediante caricamento su server 9.6 Predisposizione documenti per avvio corso
13 PR. 07/03 13 di 15 Al termine delle fasi relative alla programmazione delle attività il Direttore Didattico, in collaborazione con i Coordinatori Didattici e l Assistente didattico, deve verificare che siano stati predisposti tutti i documenti necessari per l avvio del corso, ed in particolare: Programmi corso; Elenco allievi definitivo; Elenco formatori definitivo; Registri obbligatori; Orario lezioni. Se l esito della verifica è positivo si provvede ad inoltrare tutta la documentazione all Ente Pubblico. 9.7 Erogazione Corso e Controlli Il Direttore Didattico, mediante l ausilio del Resp. di Gestione e di Controllo della Didattica e l Assistente Didattico, deve verificare che il corso sia svolto regolarmente secondo quanto pianificato nel calendario del corso. Eventuali modifiche e/o sostituzioni devono essere comunicate tempestivamente sia agli studenti che all ente pubblico. I formatori devono provvedere alla compilazione giornaliera dei registri presenze. I controlli in process consistono: nella verifica, da parte del Responsabile dell area di Gestione e Controllo della Didattica in merito all avanzamento delle attività programmate; nei controlli effettuati in fase di svolgimento dei corsi da parte dei formatori, i quali consistono mediante somministrazione di test e/o prove scritte o orali ai fini di un monitoraggio sull avanzamento del corso e sullo stato di apprendimento dell utente. Gli esiti dei test e/o prove scritte devono essere riportati sul modulo Scheda di Valutazione Studente ; nella verifica da parte dei coordinatori didattici e dell assistente didattico in merito al comportamento dei formatori in aula. nella verifica annuale da parte dell assistente didattico in merito alla soddisfazione dell utente. In caso di esito negativo di tali verifiche il responsabile del controllo: deve indicare tra le note del MP Piano Avanzamento Corso il numero e la data del Rapporto di Non Conformità (RNC n ) e darne comunicazione al Direttore Didattico; non deve siglare il Programma negli appositi campi. Successivamente, risolta la Non Conformità deve apporre data e firma.
14 PR. 07/03 14 di 15 Le Non Conformità devono essere gestite come descritto nella PR.08/02 Controllo del prodotto non conforme. 9.8 Esame finale ed emissione attestato Sulla base delle date comunicate all Ente Pubblico in merito alla fine del corso ed allo svolgimento degli esami finali il Direttore Didattico deve: supportare i membri della Commissione nominata dall Ente Pubblico durante l esame. Per gli esami scritti ed orali vengono definiti dalla commissione stessa i criteri di accettabilità. preparare i verbali di esame; assicurare il corretto svolgimento degli esami, l elaborazione della graduatoria degli idonei e la chiusura del verbale di cui una copia rimane agli atti. Al termine di ogni tipologia di corso, a seguito di regolare esame finale, si rilascia un attestato di formazione professionale finale che può essere : di qualificazione; di specializzazione. Il rilascio degli attestati viene registrato su appositi registri riportando: numero ordine attestati nominativo, data e luogo di nascita dello studente data di rilascio tipologia di qualifica o specializzazione ed anno di conseguimento. Sui registri deve essere riportata la firma dello studente a cui viene rilasciato l attestato. 10 EROGAZIONE CORSI PRIVATI L erogazione ed il controllo dei corsi privati avviene nelle stesse modalità previste per i corsi riconosciuti dall Ente Pubblico, eccezione fatta per: le comunicazioni all Ente Pubblico; gli esami finali; il rilascio della certificazione finale.
15 Comunicazioni Ente Pubblico PR. 07/03 15 di 15 Per i corsi privati gli elenchi degli allievi, dei docenti e dei coordinatori didattici pur essendo compilati non devono essere comunicati all Ente Pubblico. Esami Finali Per i corsi privati le modalità di svolgimento e i criteri di valutazione delle prove scritte e/o orali finali devono essere definite in fase di progettazione dei corsi stessi. La valutazione finale deve essere riportata sul modulo MP Scheda di Valutazione Studente. Emissione attestati Terminata l erogazione del corso può essere prevista la distribuzione agli studenti di attestati di partecipazione al corso. La registrazione dell avvenuta consegna deve essere effettuata sull apposito registro. 11 CHIUSURA CORSI Terminate le valutazione finali, sia dei corsi privati che di quelli autorizzati dall Ente Pubblico, il Direttore Didattico deve provvedere alla chiusura della Scheda Corso MP apponendo data e firma. La documentazione prodotta durante la progettazione ed erogazione dei corsi deve essere archiviata secondo le modalità definite nella Mappa delle registrazione della qualità.
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