ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT

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2 ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT COMPANY PROFILE Profilo ed organizzazione i.know srl (nata come divisione operativa nel corso del 2007 ed incubata all interno del Politecnico di Milano) è uno spin-off congiunto di due società facenti parte di uno stesso network, ovvero Uni-Fi srl (2003) ed ACE srl (2005), operanti da diversi anni nei settori dell engineering, gestione della conoscenza e della consulenza informatica. Dal settembre 2008 i.know srl è membro di Uni-Fi Group (http://www.unifigroup.it) Consapevole degli approcci e delle metodologie tradizionali, i.know garantisce anche una strategia di intervento mirata, finalizzata a supportare le Imprese mediante un avvicinamento consapevole alla problematica tecnico/informatica. Le società del network hanno collaborato congiuntamente per la gestione di documenti e processi relativi a grandi opere pubbliche, quali la Stazione Centrale, la Biblioteca Europea ed il Teatro Franco Parenti in Milano. Punto di forza i.know è l estrema versatilità delle risorse e la creatività dei propri membri, che hanno avuto modo di collaborare all interno di realtà importanti quali, ad esempio, FastWeb, Fiera di Milano, Deloitte, Accenture Cardine della proposta i.know, oltre allo spiccato valore tecnologico delle proprie iniziative oppure l'uso di fornitori software consolidati (di fatto standard di mercato), come Microsoft (SharePoint) ed Oracle, è anche l'uso frequente di tecnologie Open Source (OS) per lo sviluppo dei progetti particolari (i.e. Alfresco, OpenBravo), dal momento che l'elemento cardine di questa tipologia di prodotti/fornitori è considerare centrale l'utilizzatore, il quale può decidere liberamente se rivolgersi ad una società di servizi professionali per ottenere consulenza, supporto, formazione e per l'implementazione di un software OS. Utilizzando metodologie ampiamente diffuse, in qualsiasi momento, il Cliente può decidere di cambiare fornitore di servizi, tutelando al 100% quanto sviluppato/utilizzato al proprio interno Sebbene alcuni modelli utilizzino logiche convenzionali, ovvero risparmiando sui costi attuali in funzione e limitando quelli futuri, in uno scenario più ampio diventa basilare il concetto di "knowledge-based economies", che evidenzia l'importanza dei processi di acquisizione operativa della professionalità, di miglioramento tecnologico ed organizzativo, nonché nella valorizzazione del proprio "capitale uomo", veicolando opportuni processi di miglioramento tecnologico Consulting & Engineering Alfresco A fresh approach to Enterprise Content Management

3 ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT PDF Adobe PDF Automation Smart upload Alfresco Interfaccia di consultazione A fresh approach to Enterprise Content Management Console di amministrazione Servizi di supporto Overview L'innovativo servizio strumentato su piattaforma Alfresco: Console di amministrazione Gestione utenti, gruppi ed autorizzazioni in Alfresco Interfaccia di consultazione Ricerca 'Google style' e visualizza i documenti nelle schede PDF Automation Conversione in PDF per tutta la suite Office 2003 e 2007, Visio, immagini... Smart upload Uno strumento sempre attivo nella traybar di Windows: carica i file con un semplice drag & drop Servizi di supporto Consulenza, sviluppo, personalizzazioni, backup...

4 HIGHLIGHT: Gestione Documentale Caratteristiche Un sistema di gestione documentale si occupa di fornire gli strumenti software necessari alla gestione dell intero ciclo di vita dei documenti all interno di un organiz zazione. In altri termini, lo scopo di un sitema di gestione documentale è organizzare ed efficientare la creazione, la movimentazione e la diffusione della documentazione. Se, in generale, le applicazioni della suite Microsoft Office sono in grado di classificare, archiviare, proteggere, ricercare e consultare documenti, la qual cosa è un elemento cardine della produttività aziendale, la gestione documentale è qualcosa di più complesso, ovvero un elemento fondamentale all interno di una qualsiasi organizzazione in cui il patrimonio informativo sia composto sia da dati di tipo strutturato (come ad esempio dati contabili, creati all interno dell azienda), sia da informazioni non strutturate, come quelle ospitate in documenti di tipo cartaceo. Se normalmente l uso di Office può essere sufficiente in un ambiente ristretto e scarsamente complesso, questo non è sufficiente in un contesto articolato ed efficiente. Una piattaforma di gestione documentale, non solo garantisce un attribuzione di significato unica ad ogni elemento, ma anche altri aspetti fondamentali, quali: Autenticazione. Il primo passo per garantire una corretta gestione dei documenti è quello di identificare chi li ha redatti (come utente del sistema) Creazione. In questa fase è importante garantire la presenza di tutte le funzioni idonee a produrre un documento: dalla sua redazione, alla corretta gestione delle versioni dei documenti e dei contenuti. Di norma l utilizzo di Microsoft Office Word 2003, garantisce tutte le funzioni necessarie, ma il connubio con una piattaforma di gestione documentale consente anche di gestire commenti e revisioni (con indicazione dell autore di ciascuno di essi), l assegnazione della titolarità di una fase di modifica (check in/check out), l archiviazione delle versioni successive, la notifica automatica dell avvenuta modifica di un documento, i forum di discussione legati ad un determinato documento e la firma digitale Protezione. Ogni tipologia di documenti deve poter essere protetta, specificando gli utenti autorizzati alla lettura, le operazioni consentite e l'intervallo di tempo per cui è possibile accedervi Archiviazione. La conservazione dei documenti deve essere sicura e flessibile, in modo da garantire una base solida per tutte le altre operazioni di gestione del ciclo di vita. Le piattaforme di DM (Document Management) forniscono tutte le funzionalità necessarie per memorizzare, classificare, indicizzare e rendere accessibili i documenti aziendali Distribuzione. Il controllo sulla circolazione è uno dei punti fondamentali del ciclo di vita dei documenti e una soluzione completa deve permettere all autore di determinarne in modo preciso i passaggi, i limiti e le scadenze Localizzazione. Un organizzazione adeguata dei documenti è la base per favorire un efficace reperimento degli stessi. Grazie alle funzioni di organizzazione dei documenti e di indicizzazione avanzata dei prodotti i.know, è possibile localizzare qualsiasi documento in base al suo contenuto e/o in base alla tassonomia definita. La navigazione può essere effettuata gerarchicamente o direttamente, sfruttando i link che possono essere appositamente predisposti per l accesso ai vari contenuti. Il motore di ricerca è in grado di ordinare i risultati secondo criteri di rilevanza Eliminazione. Anche la fase di eliminazione deve poter essere eseguita in modo flessibile, consentendo sia la possibilità di contrassegnare un documento per la cancellazione sia la sua definitiva rimozione. Grazie all'utilizzo parallelo dei più diffusi protocolli e specifiche quali WebServices, JSR-170, WebDav e CIFS, la piattaforma evoluta i.know, basata sul sistema Alfresco (http://www.alfresco.com), è in grado di interfacciarsi con la maggior parte delle applicazioni aziendali ed è pertanto personalizzabile in ogni suo aspetto senza alcuno sforzo e con investimenti contenuti in termini temporali e di risorse. Alcune delle sue caratteristiche fondamentali sono: Gestione documentale Diffusione documentale su formati non stampabili, salvabili e modificabili Getione dei contenuti su web interface Sistemi verticali di gestione delle interfacce Motori di ricerca Suggest Gestione dei contenuti internet e intranet aziendali Funzionalità di amministrazione di utenti, gruppi, privilegi d'accesso e flussi documentali Conversione di formati dei file Indicizzazione Archiviazione e ricerca sul contenuto Integrazione con , forum, file system e cartelle condivise, web services e sistemi di collaborazione. Lo staff i.know ha specifiche competenze su tale strumento ed è in grado di proporre un adeguata ed efficiente configurazione ed integrazione dello strumento Alfresco e delle sue verticalizzazioni innovative (AJAX, FLEX, GWT ecc), finalizzata al soddisfacimento degli obiettivi che la Committenza intende perseguire, eventualmente sviluppando plug-in ed interfacce ad hoc. Al momento è online il servizio demo i.know (http://iknowalfresco.com), con l intento di fornire un ambiente di prova per i Clienti ed una piattaforma dinamica per l erogazione di un servizio di DM (Document Management) in ASP

5 CONTACTS i.know s.r.l Via M. d Azeglio Seregno (Mi) P. iva - Cod Fiscale N: Phone: Fax: WebSite:

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