FATTURAZIONE ELETTRONICA ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA 1) Fatturazione EDI 2) Fatturazione via PEC 3) Fatturazione via Mail ordinaria 4) Fatturazione tramite posta ordinaria

2 EDI: Electronic Data Interchange I messaggi EDI sono internazionali e sono stati sviluppati da un team di aziende produttrici e distributrici con l ausilio di strutture intermedie (EDIProvider). Il messaggio EDI è valido se consente alla parte ricevente di ricreare completamente e compiutamente il documento originale. Esistono diversi formati per trasmettere i messaggi EDI

3 ANSI ASC X12 (X12), predominante negli Stati Uniti ed in Canada. UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), standard internazionale predominante nell'area esterna al Nord America. TRADACOMS, standard sviluppato da ANA (Article Numbering Association) predominante nel mondo della distribuzione inglese. ODETTE, standard impiegato a livello Europeo per l'industria automobilistica. In Italia sono in uso altri standard come: Euritmo Filconad (non propriamente EDI, non esiste il provider) Ediel

4 Pro e contro Rispetto al modo tradizionale di generare e scambiare documenti commerciali usato dalle aziende, basato su lettere, fax, , l'edi consente: una maggiore accuratezza, grazie alla riduzione (o eliminazione) dell'intervento umano e dei relativi errori; l'eliminazione della documentazione cartacea e relativi costi; una maggiore velocità degli scambi commerciali. Per contro, l'edi comporta: revisione dei processi e dei flussi di business; costi di implementazione talvolta molto alti; impiego di personale specializzato per le operazioni EDI, o l'outsourcing delle stesse

5 BALOCCO SpA EDI dal 1998 richiesta da gran parte della distribuzione organizzata I formati utilizzati sono: UN/EDIFACT, EURITMO, FILCONAD I messaggi attualmente utilizzati in azienda sono: Fatture/Note Credito/Note Debito: INVOICE Ordini: ORDERS Conferme d ordine: ORDRSP Modifica/annullamento ordini: ORDCHG Documenti di trasporto: DESADV

6 Molto difficile trovare sul mercato un gestionale che includa la gestione dei messaggi EDI I messaggio EDI dovrebbero essere uno standard internazionale, in realtà esistono delle personalizzazioni a seguito delle richieste dei clienti. Nel caso si volesse acquistare una soluzione esterna occorre porre particolare attenzione alla possibilità di parametrizzazione e di personalizzazione, per evitare una manutenzione continua dei programmi. Molto importante anche poter disporre di un ambiente di test per poter fare delle verifiche di trasmissione senza avere ripercussioni sull ambiente effettivo.

7 Fondamentale la scelta del EDIProvider con esperienza nel proprio settore applicativo, ed al fine di ridurre i costi. Nel caso in cui il medesimo provider sia utilizzato da entrambe le parti si risparmia sui costi di trasmissione/gestione oltre a semplificare la struttura di controllo. I messaggi EDI richiedono un implementazione continua come conseguenza di nuove normative (vedi Art.62) o per accresciute richieste da parte dei clienti. I messaggi EDI sono spediti in modo automatico al nostro EDIProvider che provvede al controllo formale, alla traduzione nel formato richiesto dal cliente e all invio al EDIProvider del destinatario.

8 BALOCCO SpA Database Documentale dal 2002 Il Database documentale è fondamentale per l archiviazione e la reperibilità dei documenti, ivi compresi quelli legati al ciclo attivo e passivo. Aree aziendali interessate: Tutte Collaboratori esterni collegati: Forza vendita Piattaforme distributive Terzisti Trasportatori Utenti totali collegati: alcune centinaia Documenti: circa 10 milioni

9 Le nostre esigenze erano quelle di avere uno strumento con le seguenti caratteristiche: Gestione integrata del Cluster, per poter disporre di un ambiente alternativo in caso di caduta o problemi e per differenziare il carico di lavoro. Gestione integrata della messaggistica (posta elettronica, forum, database domande e risposte, chat. ) Gestione integrata di ruoli ed autorizzazioni Gestione integrata di Workflow ed attività/impegni Possibilità di lavorare sia on-line che off-line Gestione integrata di ambiente client-server e Web-server Gestione integrata di Web-Services Gestione integrata della sincronizzazione Client<>Server Capacità di interazione con diverse tipologie di database. Gestione integrata della deduplica Gestione integrata delle Versioni/Revisioni dei documenti Possibilità di personalizzazioni tramite linguaggi di programmazione

10 Non tutte queste caratteristiche erano disponibili all avvio nel lontano 2002, molte di queste sono state integrate in modo nativo negli anni successivi, alcune sono state realizzate tramite il linguaggio di programmazione interno. Sono preferibili soluzioni che utilizzano linguaggi di programmazione non proprietari, standard, di larga divulgazione, magari con annessi strumenti evoluti di programmazione ad oggetti con tools di sviluppo integrato autodocumentanti.

11 Tutti i documenti del ciclo attivo e passivo sono archiviati nel nostro database documentale. L alimentazione di questi documenti è automatica: Il ciclo attivo viene alimentato direttamente dal nostro gestionale, Il ciclo passivo viene alimentato automaticamente dalla scansione dei documenti ricevuti, precedentemente catalogati tramite etichetta-barcode. Sia i documenti del ciclo attivo che passivo sono collegati in modo dinamico al gestionale e relazionati gerarchicamente tra di loro: Ordine- Bolla-Fattura-Nota Credito..

12 INVIO AUTOMATICO DELLE FATTURE NON EDI Il database documentale elabora continuamente i nuovi documenti acquisiti sulla base di regole predefinite Automatizza L archiviazione sostitutiva o tradizionale La spedizione Distinguendo per il ciclo attivo le seguenti modalità: fatture EDI solo archiviazione fatture via PEC, per tutti i clienti soggetti all Art.62 che hanno accettato questa modalità. fatture via mail di tipo ordinario per i clienti che non ricadono nel punto (1) fatture via posta ordinaria H2H o massiva per i clienti che non ricadono nei punti (1) e (2)

13 Il database documentale consente di automatizzare il processo di contabilizzazione delle fatture con calcolo automatico della data scadenza del pagamento, sulla base delle ricevute di consegna della posta PEC o in assenza di queste sulla base delle conferma di consegna inserite dal trasportatore direttamente nel portale aziendale (integrato nel database documentale) Infine il database documentale reperisce i certificati identificativi dei documenti archiviati in sostitutiva e li cede al Gestionale per eventuali necessità. L archiviazione sostitutiva non ha comportato ulteriori sviluppi perché i processi erano già stati definiti per l archiviazione gestionale, semplicemente alcuni tipi di documenti vengono ceduti al Server di Archiviazione sostitutiva

14 Grazie per l attenzione A disposizione per eventuali domande

15 NEL 2010 IN AZIENDA È STATA ATTIVATA LA PROCEDURA DI APPROVAZIONE FATTURE MEDIANTE LA GESTIONE DOCUMENTALE DEL CICLO PASSIVO 1. Al ricevimento delle fatture, l ufficio amministrativo procede alla suddivisione delle stesse per ufficio di competenza in base a chi ha eseguito l ordine di acquisto: sui documenti viene applicata un etichetta con codice a barre alfanumerico che identifica l anno di competenza, l ufficio di riferimento ed il numero progressivo del documento: Es. 13AU CED0139 Anno di Ufficio di Numero progressivo di ricevimento ricevimento competenza

16 2. Dopo l etichettatura, mediante l esecuzione della scansione delle fatture, esse vengono caricate automaticamente sul Programma della Gestione Documentale nella sezione CICLO PASSIVO.

17 In tale sezione sono riepilogate tutte le fatture ricevute e processate mediante l etichettatura divise nelle seguenti categorie: APPROVATO - DA REGISTRARE (Documenti ricevuti, approvati dagli uffici di competenza ma ancora da contabilizzare) APPROVATO REGISTRATO (Documenti ricevuti, approvati dagli uffici di competenza e registrati in contabilità) APPROVATO SOLO RIGHE DI COMPETENZA (Documenti ricevuti ed approvati parzialmente in quanto di competenza di più uffici) DA APPROVARE DALL UFFICIO DI COMPETENZA (Documenti al controllo degli uffici di competenza) DA DESTINARE (Documenti scansionati ancora da inviare all approvazione degli uffici di competenza)

18 3. Una volta scansionate, le fatture vengono elencate nel gruppo DA DESTINARE ed inviate all approvazione dell Ufficio Competente.

19 L invio all Ufficio di Competenza avviene mediante selezione di ogni singolo documento dal gruppo DA DESTINARE

20 Viene selezionata l azione esegui azione e chiudi ed invia agli uffici di competenza in questo modo si attribuisce il codice fornitore relativo e viene effettuato l invio all Ufficio di Competenza; In questa fase si possono indicare più uffici competenti nel caso in cui la fattura debba passare all approvazione di più uffici.

21 4. Dopo l invio l Amministrazione fornitori trova il documento nella sezione DA APPROVARE DALL UFFICIO DI COMPETENZA

22 5. Contemporaneamente l Ufficio di Riferimento visualizza la fattura di competenza che deve approvare L ufficio che approva, aprendo il documento e selezionando esegui azione e chiudi ha la possibilità di selezionare più opzioni: - Approva solo righe di mia competenza - Approva tutte le righe - Non di mia competenza Possono essere inserite delle note di commento sul documento in questione.

23 Dopo aver selezionato l opzione desiderata, conferma con OK approvando in tale modo il documento per l amministrazione fornitori.

24 6. Con l approvazione il documento viene visualizzato dall amministrazione fornitori nel gruppo APPROVATO - DA REGISTRARE Nel caso di più uffici di competenza, il documento diventa APPROVATO - DA REGISTRARE solo dopo l approvazione di tutti gli uffici interessati e viene visualizzato quindi nella categoria APPROVATO SOLO RIGHE DI COMPETENZA.

25 Nel caso di documento inviato erroneamente ad un ufficio e quindi da esso respinto, il documento viene visualizzato nella categoria RESPINTO NON DI MIA COMPETENZA e l amministrazione provvede alla ridestinazione..

26 7. Con la registrazione in contabilità, attraverso l inserimento del codice a barre corrispondente alla fattura registrata in apposito campo, il Programma di Gestione Documentale abbina il numero di protocollo IVA e gli estremi del documento da contabilità generale al documento processato e trasferisce il documento nella categoria APPROVATO REGISTRATO

27 Da questo momento il documento è consultabile e stampabile gestendolo solamente dal programma.

28 Con lo stesso programma viene gestito l invio telematico delle lettere di bonifico a fornitore; una volta effettuato il pagamento tramite il programma di contabilità, le lettere vengono automaticamente trasferite sul programma di gestione documentale ed inviate nelle notte ai destinatari tramite mail. Le lettere di bonifico vengono archiviate in una sezione apposita, consultabile da tutti gli utenti autorizzati.