WHITE PAPER Gestione documentale: il salto di qualità per rispondere ai nuovi scenari

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1 WHITE PAPER Gestione documentale: il salto di qualità per rispondere ai nuovi scenari Sponsored by: Ricoh Leigh Worthing ottobre 2010 Jacqui Hendriks Il contesto IDC EMEA, 389 Chiswick High Road, London, W4 4AE, U.K. Tel Negli ultimi anni i responsabili di molte delle più grandi aziende in tutto il mondo sono stati costretti a introdurre una serie di misure di contenimento dei costi per far fronte alla congiuntura economica che continua a disegnare scenari incerti. In molti casi, la pressione alla riduzione dei costi è stata dettata dall'esigenza di supportare obiettivi di crescita che le dinamiche attuali rendono più difficili da raggiungere. Quanto sono sostenibili queste strategie? La mera contrazione dei costi finalizzata al conseguimento di un valore per gli azionisti nel breve periodo lascia le imprese esposte a rischi di perdita di produttività nel lungo termine. Un approccio equilibrato al contenimento dei costi E' inevitabile che un approccio non equilibrato per la riduzione dei costi comporti seri rischi per i fattori che determinano il successo di un'impresa, quali il livello di produttività delle persone, l'efficienza organizzativa e il vantaggio competitivo. Secondo IDC è importante che le aziende identifichino e migliorino i processi di business chiave per conseguire maggiore produttività ed efficienza. Le imprese dovranno inoltre essere preparate ad affrontare nuove sfide che il futuro riserverà e che sono principalmente legate alle dinamiche del mercato del lavoro e alla gestione del personale. Dal White Paper emerge come diverse importanti aziende europee stiano percorrendo la strada dell innovazione e raccogliendo i frutti di un approccio nuovo alla gestione della miriade di processi e flussi di lavoro ad alta intensità documentale, la linfa vitale delle organizzazioni del terzo millennio. Cambiamenti demografici Gestire produttività ed efficienza Per avere un'idea di cosa il futuro riserverà alle imprese che operano in Europa, basta dare uno sguardo ai dati rilasciati dall' Unione Europea (EU) secondo i quali la popolazione lavorativa (da 15 a 64 anni) diminuira` di 48 milioni tra il 2006 e il La conseguenza più ovvia del fatto che il futuro mercato del lavoro vedrà un numero minore di lavoratori è che le imprese per avere successo dovranno necessariamente operare in maniera più efficiente. E' anche per questa ragione che, mano a mano che tale scenario si configura, tra le priorità dei cosiddetti CxO delle aziende troveranno sempre più spazio obiettivi di produttività ed efficienza. E' un passo obbligato pertanto, secondo IDC, che le imprese per rimanere competitive ripongano attenzione e competenze adeguate alla razionalizzazione e al miglioramento dei processi di business.

2 La ricerca di informazioni L'efficacia del document management La gestione efficiente delle informazioni è una sfida ben nota a tutte le imprese e la sua importanza cresce nel tempo. La gestione di documenti e informazioni in formato cartaceo non consente di cogliere le opportunità che la digitalizzazione garantisce: condivisione, ricerca, analisi nell'ambito degli obiettivi di business. Un'indagine condotta recentemente da IDC sui knowledge worker ha fatto emergere dati allarmanti sulle inefficienze e sul tempo sprecato nel ricercare informazioni all'interno delle aziende. Da questa analisi emerge che i knowledge worker perdono mediamente 7,4 ore a settimana per operazioni di "ricerca di informazioni che poi non si riescono a reperire" e per "elaborare informazioni raccolte da fonti diverse". Il tempo perso in attività di questo genere può essere quantificato in circa dollari all'anno per impiegato (stima basata su una retribuzione media). Servizi di stampa gestiti (MPS) Nella fase post-recessione si è assistito in Europa a un crescente ricorso da parte delle grandi imprese a iniziative di efficientamento dei costi, sviluppate con il supporto di fornitori di servizi di stampa. I servizi di stampa gestiti (cosiddetti MPS Managed Print Services acronimo che verrà anche utilizzato in questo documento) rappresentano negli ultimi anni una delle aree di maggiore interesse e di crescita per i fornitori di soluzioni di stampa, grazie ai benefici riconosciuti dalle aziende utenti. Secondo IDC il mercato dei Servizi di Stampa Gestiti in Europa occidentale è previsto in crescita a un tasso medio annuo del 10,1% nei prossimi 5 anni, passando dai 2,7 miliardi di dollari del 2009 ai 4 miliardi del 2014 (si veda il documento IDC "Worldwide and U.S. Outsourced Print and Document Services Forecast and Analysis, IDC #224913, September 2010"). La crescita sarà guidata principalmente dalla capacità dei fornitori di servizi MPS di garantire risparmi di costi consistenti, che possono raggiungere il 30%. Nota: IDC definisce un servizio di stampa gestito (MPS nella terminologia inglese) come "un accordo contrattuale tra un'azienda utente e un fornitore nel quale quest'ultimo si assume responsabilità di gestione dell'infrastruttura di stampa e delle relative applicazioni. Il servizio viene offerto a fronte di un valore di gestione concordato e di una serie di livelli di servizio predefiniti". Sulla base di questo accordo, il parco di dispositivi di output viene affidato in Outsourcing al fornitore, che si fa carico dei processi di valutazione e ottimizzazione (analisi dello stato attuale e a tendere) e garantisce la gestione di hardware, software, consumabili e altri servizi di supporto. I Servizi di Stampa Gestiti evolvono oltre la pura infrastruttura di stampa La penetrazione dei Servizi di Stampa Gestiti nelle imprese europee ha superato il 22% e molte aziende hanno già avuto modo di misurare i benefici derivanti dalla prima ondata di iniziative condotte in collaborazione con i fornitori. E' interessante osservare, nello scenario attuale, quali ritorni le imprese potranno ottenere dall'evoluzione dei servizi MPS. La sfida di questa evoluzione passa attraverso la convergenza tra l'offerta dei fornitori e le esigenze del mercato. Il White Paper prende in esame questi aspetti mettendoli in relazione ad alcuni elementi chiave che IDC identifica in questo percorso: 2 #IDCWP25S 2010 IDC

3 Ottimizzazione dei processi documentali Gestione delle persone e del cambiamento Tecnologia e innovazione L'indagine Europea di IDC IDC ha condotto una ricerca a livello europeo intervistando interlocutori qualificati di imprese di grandi dimensioni. Il campione totale è costituito da 477 aziende. L'indagine IDC ha riguardato l'analisi dei fattori che stanno influenzando le dinamiche di business delle imprese e dei percorsi che le aziende stanno seguendo per far fronte alle sfide della gestione dei processi, della produttività, dell'efficienza. Punto centrale dell'analisi sono i servizi MPS: sono state coinvolte sia aziende che hanno già fatto ricorso a tali servizi, sia aziende che ne stanno valutando l'implementazione. I manager coinvolti rivestono tutti un ruolo di decisore o co-decisore o comunque hanno forte influenza sulle scelte relative al tema in questione. Lo studio è stato condotto in nove nazioni (Austria, Belgio, Francia, Germania, Italia, Olanda, Spagna, Svizzera, Regno Unito). Efficienza e produttività: grande attenzione da parte dei decisori aziendali L'analisi IDC ha consentito alle imprese intervistate di esprimersi in merito alle principali sfide di business in questo momento storico. I decisori aziendali hanno evidenziato 3 principali fattori di preoccupazione: Raggiungere gli obiettivi economico-finanziari Migliorare focalizzazione ed efficacia dell'attività commerciale Incrementare la produttività delle persone Fondamentalmente i responsabili delle aziende sono impegnati nella ricerca di aree di miglioramento che possano supportare crescita di produttività e sviluppo. E' interessante osservare come per le imprese italiane intervistate la percezione del fattore "Migliore focalizzazione ed efficacia dell'attività commerciale" sia più sentito rispetto alla media europea (segnalato dal 50% dei rispondenti rispetto al 29% dei colleghi europei). Dalla ricerca emergono anche una molteplicità di driver per gli MPS. Questi servizi presentano una serie di specificità e, di conseguenza, un offerta basata su un eccessiva standardizzazione e rigidità porta pochi benefici in termini operativi e di costo. Il rischio è che le aspettative dei clienti vengano disattese. IDC suggerisce pertanto alle imprese di valutare iniziative di questo genere in partnership con fornitori che dimostrino le seguenti caratteristiche, considerate le più importanti dai rispondenti a livello europeo: Competitività in termini di costo e ritorni per le imprese Capacità di delivery globale Esperienza IDC #IDCWP25S 3

4 Ottimizzazione dei processi documentali Accanto ai fattori di costo, i due driver più importanti che emergono dalla survey e che guidano le scelte di adozione dei servizi MPS sono: Introduzione di cambiamenti nelle abitudini di stampa negli ambienti di lavoro Ottimizzazione dei flussi documentali dei processi di business aziendali Si tratta di fattori, in particolare il secondo, che dimostrano la ricerca - da parte delle imprese - di un miglioramento dei processi interni, inclusi i flussi ad alta intensità documentale. Più in generale, le imprese hanno percepito che questo aspetto dell'infrastruttura IT è ancora solo parzialmente esplorato e che i margini per il recupero di efficienza e produttività sono elevati. Dalla ricerca IDC emerge inoltre l'esigenza di servizi di consulenza qualificati da parte dei fornitori MPS, in grado di indirizzare l'efficientamento dei processi documentali. Infatti, tra i componenti che gli utenti ritengono importanti in un servizio MPS, l'offerta di "servizi di consulenza nell'ambito dell'infrastruttura di riproduzione e di stampa" è risultata essere la più significativa dopo le voci tipicamente associate alla gestione dell'hardware e dei consumabili. Il punteggio medio attribuito al fattore "consulenza" è stato 6,5 in una scala di valutazione crescente da 1 a 10. Questi risultati consentono di individuare nelle competenze di gestione documentale e nell'ottimizzazione dei relativi processi uno degli attributi che al di là della pura razionalizzazione degli ambienti di stampa i fornitori MPS devono possedere per competere in questo nuovo scenario. FIGURA 1 Driver per l adozione di Servizi di Stampa Gestiti Potrebbe indicare il livello di importanza che i seguenti fattori hanno nel sostenere l'adozione di servizi MPS? Punteggio medio Riduzione dei costi nel lungo termine Modificare le abitudini di stampa interne / Ridurre i volumi di stampa Riduzione dei costi nel breve-medio periodo (entro 6-12 mesi) Razionalizzare il parco dei dispositivi di output / Riduzione del numero di fornitori Ottimizzazione dei processi di business documentali Contribuire alla causa Green / Sostenibilità Migliorare la sicurezza dei documenti Estendere un altro contratto di servizio esistente Per nulla importante Molto importante Fonte: IDC's European MPS Survey #IDCWP25S 2010 IDC

5 I requisiti per i Servizi MPS superano la pura gestione della stampa Il 57% dei partecipanti alla survey IDC ha indicato che il supporto per l'acquisizione, la scansione e la gestione dei documenti è un servizio tipicamente incluso o che dovrebbe essere compreso in un contratto MPS. Quasi il 30% ha segnalato anche la presenza, o l'opportunità della presenza, di servizi di archiviazione e gestione documentale, di fatto rafforzando la crescente importanza attribuita al miglioramento di questi processi. Le aziende stanno inoltre riducendo il peso dell archiviazione documentale tradizionale in favore di sistemi di conservazione elettronica, vista anche la necessità di rispettare le normative (compliance). Il 68% dei rispondenti ha indicato che i volumi fisici sono in calo o stabili, mentre il 76% segnala una crescita dello storage digitale negli ultimi 12 mesi, per rispondere a nuove o future policy e normative che hanno un impatto sul business. Razionalizzazione dei flussi documentali Gestendo i documenti in modo efficace, le aziende possono inoltre estendere l'accesso alle risorse dell'organizzazione, sia internamente sia nei riguardi di dipendenti mobili, lavoratori a distanza e partner. Ciò permette tassi di risposta più veloci, maggiore produttività dei dipendenti e collaborazione più facile tra i reparti e tra partner e fornitori. I servizi basati sul Web sono visti come una possibilità a basso costo per conseguire tutti questi vantaggi potenziali. Dal punto di vista dello storage, la capacità di "alloggiare" i dati nel cloud è vista come il secondo maggiore vantaggio dei servizi basati sul Web (punteggio medio di 7,14, dove 10 è "molto vantaggioso"), dopo "applicazioni che riducono la necessità di stampare". Persone e cambiamento Gestione del cambiamento La capacità di "cambiare le abitudini di stampa" è per le imprese un driver importante nel processo decisionale che porta all'adozione di un servizio MPS. L'indagine mostra che la sua importanza viene valutata mediamente 6,5 su una scala da 1 a 10. Ciò sottolinea il valore che le organizzazioni oggi attribuiscono alla capacità di gestire il cambiamento in modo efficace, così da poter sfruttare pienamente i miglioramenti della tecnologia e dei processi collegati. La gestione del cambiamento migliora il ritorno sull investimento e contribuisce a generare ulteriore valore per il business grazie all'implementazione di procedure efficaci e collaudate per la gestione del cambiamento stesso. IDC riconosce che per le imprese è importante e vantaggioso scegliere fornitori di servizi capaci di porsi come consulenti esperti nella gestione del cambiamento. Solo in questo modo le organizzazioni possono veramente comprendere e influenzare le complesse modalità con cui i lavoratori approcciano e svolgono il proprio lavoro. Persone Il comportamento dei dipendenti Nell'adozione di servizi MPS può inizialmente non essere tenuta in adeguata considerazione la sfida legata al coinvolgimento efficace dei dipendenti nelle nuove strategie e processi documentali, piuttosto che aspetti quali la soddisfazione e l'efficienza degli stessi. Ma, come è già stato osservato, la produttività dei dipendenti 2010 IDC #IDCWP25S 5

6 è una delle tre principali preoccupazioni per i responsabili, pertanto gli MPS potranno essere implementati con successo solo se verrà gestito efficacemente l impatto sulle persone in modo da conseguire gli incrementi di produttività desiderati. Una volta implementata una gestione efficace dell'infrastruttura documentale, uno dei primi vantaggi legati ai dipendenti è la riduzione del tempo speso dal personale IT per rispondere alle chiamate rivolte all'help desk. Per questo motivo IDC raccomanda partnership con fornitori che propongano la gestione del servizio con un approccio globale, al fine di cogliere pienamente i benefici. Il supporto help desk è una delle componenti chiave del contratto di servizi MPS (con una media di 7,4, dove 10 è "molto importante"), e il 25% degli intervistati ha identificato la riduzione delle chiamate all'help desk come un vantaggio chiave degli MPS. Ciò consente infatti al personale IT di liberarsi degli oneri gestionali e di concentrarsi sulle attività core e business-critical. Coinvolgimento dei responsabili aziendali L'implementazione di servizi MPS non potrà essere efficace senza l'impegno dei responsabili: questa consapevolezza deve essere diffusa in tutta l'organizzazione. I fornitori di servizi MPS dovrebbero supportare con forza le comunicazioni interne riguardanti l'implementazione e i conseguenti cambiamenti organizzativi. Per quanto riguarda il successo dei servizi MPS, uno dei primi tre problemi o preoccupazioni è la paura che ci possa essere un basso livello di accettazione / adozione da parte dei dipendenti (con un punteggio medio di 6,6, dove 10 è "molto preoccupato"). Questa paura si fa sentire maggiormente tra i decisori che attualmente stanno valutando un contratto nell'ambito dei servizi gestiti (una media di 7,02, rispetto a 6,21 per quelli che hanno già un contratto). Il successo non può essere raggiunto senza l'attenzione alle persone. La gestione del cambiamento è parte integrante del processo di implementazione e rimane un elemento critico nell'arco dell'intera durata del contratto. I decisori nell'ambito IT spesso valutano i potenziali fornitori di servizi con l'obiettivo di ottenere un impegno di alto livello in tal senso. Ma i fornitori di servizi devono offrire anche un supporto significativo al processo di gestione del cambiamento in termini di: Comunicazione del cambiamento: perché, quando e come Capacità di rispondere alle preoccupazioni e azioni a seguire Individuazione dei vantaggi per l'azienda e, in particolare, per i dipendenti Capacità di evidenziare l'allineamento con le policy aziendali (obiettivi e ideali aziendali, focus sulla sostenibilità, maggiore efficienza dei processi e collaborazione online) Comunicazione interna Un piano di comunicazione interna ha l'obiettivo di stabilire le policy documentali e di stampa e di comunicarle nello stesso modo in cui sono state sviluppate dal cliente e dal fornitore. Lo sviluppo corretto e l'implementazione del piano assicurano che le aziende possano comunicare in modo efficace con i dipendenti, contribuendo a promuovere e a massimizzare i risparmi operativi e riducendo al contempo il rischio di rifiuto da parte dei dipendenti. Per i responsabili, la capacità di un fornitore di garantire la soddisfazione degli utenti finali è estremamente influente nel processo di selezione. 6 #IDCWP25S 2010 IDC

7 L'indagine ha inoltre evidenziato cosa le imprese si aspettano dai fornitori di servizi in relazione alla definizione e implementazione di un programma di gestione del cambiamento. È fondamentale che un fornitore supporti le iniziative interne di formazione (punteggio medio di 7,79, dove 10 è "molto importante") e fornisca raccomandazioni su come avviare il cambiamento (punteggio medio di 7,62). IDC ritiene che le imprese che non affrontano correttamente la gestione del cambiamento, includendolo come pilastro centrale di ogni decisione strategica sull'implementazione dei servizi MPS, corrono i seguenti rischi: Guadagni ridotti o scarsi in termini di produttività dei dipendenti Mancanza di governance Mancato raggiungimento di risparmi sui costi Barriere all'innovazione Scarsi miglioramenti nei servizi per il cliente finale Lentezza nella risposta alle esigenze dei clienti Tecnologia e innovazione L'implementazione di una tecnologia estesa per i servizi MPS può trarre vantaggio da un approccio triplice basato su persone, processi e tecnologia. Non basta investire in servizi MPS se non si considera il business nel suo complesso e non si comprende chiaramente come questo debba adattarsi alle persone e ai processi. Tuttavia la tecnologia rimane un elemento chiave della progettazione della soluzione, e il successo dell'implementazione di servizi MPS è strettamente connesso all'utilizzo delle migliori tecnologie. Le imprese europee coinvolte nella survey hanno sottolineato l'importanza che attribuiscono alla tecnologia, definendo i servizi guidati dalla tecnologia come una componente chiave degli attuali contratti di servizi MPS. "Strumenti che consentono la gestione dei dispositivi e la diagnostica a distanza" sono stati citati dal 65% degli intervistati quando è stato chiesto quali servizi devono essere inclusi come parte di un progetto di servizi MPS. Più di un terzo degli intervistati in Austria, Germania e Italia hanno citato "innovazione/sviluppo di prodotto/servizio" come una delle principali preoccupazioni, rispetto al 27% degli intervistati europei totali. I servizi gestiti sono in chiara evoluzione I seguenti punti mostrano come i servizi MPS stiano evolvendo, focalizzandosi su processi, persone e tecnologia: Le aziende inizialmente beneficiano di una serie di vantaggi spesso non previsti, come un minor numero di chiamate all'help desk e un minore consumo di energia, che porta una riduzione delle emissioni di anidride carbonica. Le aziende passano ad affrontare altre sfide operative che consentiranno un migliore accesso alle informazioni da parte dei dipendenti oltre che dei lavoratori mobili e a distanza, coniugati con strumenti a supporto della produttività IDC #IDCWP25S 7

8 Il servizio gestito si evolve per aiutare le aziende a sviluppare valore per il business e a guidare l'innovazione, creando un business più agile e una differenziazione competitiva. Nuove soluzioni e servizi avanzati A prescindere da tecnologie mobili o per "stampare ovunque", l'indagine ha mostrato che vi sono una serie di offerte e vantaggi aggiuntivi legati ai nuovi servizi avanzati che sono ospitati o implementati su una tecnologia cloud. Le seguenti risposte sono le più diffuse e sono classificate in una scala da 1-10, dove è 10 è "estremamente vantaggioso per la mia attività": Applicazioni che hanno ridotto la necessità di stampare (7,53) Capacità di "alloggiare" dati virtualmente e non fisicamente (7,14) Accesso immediato alle tecnologie e funzionalità più recenti senza grandi investimenti (7,03) Accesso alle risorse esteso ai lavoratori mobili / a distanza (6,79) Sistemi di condivisione con i partner per un accesso facile e rapido (6,77) Fornitura di modalità sicure per aumentare la capacità di elaborazione di moduli (6,46) Oltre ad essere più focalizzati sull'innovazione, i responsabili si preoccupano anche delle questioni relative alla sicurezza (24% degli intervistati) e dalla necessità di migliorarla per guidare l'adozione dei servizi gestiti in Europa. La sicurezza è assolutamente la prima preoccupazione e le soluzioni per la sicurezza documentale sono di fatto una componente importante del contratto quando si valuta l'implementazione di servizi MPS. Di seguito viene presentata l'esperienza di Marzotto Group, azienda italiana che ha avviato una collaborazione proficua con Ricoh Italia relativamente alla gestione dei processi di stampa e documentali. 8 #IDCWP25S 2010 IDC

9 Caso studio: Marzotto Group Protagonista di rilevanza mondiale nell industria tessile, Marzotto Group è da oltre 170 anni sinonimo di ricerca e innovazione riuscendo a realizzare prodotti all avanguardia nel rispetto della artigianalità delle lavorazioni che garantiscono valore aggiunto e affidabilità ai clienti di tutto il mondo. Nello sviluppo del Gruppo l Innovation Technology gioca un ruolo strategico rappresentando una leva per la creazione di valore e un fattore abilitante del core business. Per potersi concentrare su quest ultimo e valorizzare le proprie competenze il Gruppo ha deciso, nell ambito delle scelte IT, di ricorrere all outsourcing. Tra le aree interessate vi è quella dei processi di stampa e di gestione documentale. L obiettivo principale spiega Vittorio Padovani, CIO and Supply Chain Manager della società era quello di realizzare un progetto di innovazione dell ambiente di stampa che fosse in grado di cambiare al variare delle esigenze. Ritroviamo nei Managed Document Services tutti i vantaggi di costo, di servizio e di riduzione della complessità tipici del nostro approccio all outsourcing; il principale beneficio riguarda la dinamicità con cui il progetto viene adattato alla nostra evoluzione. Questo anche grazie alla reportistica dettagliata resa disponibile dall sui volumi e i costi di stampa a livello globale o di singolo dispositivo. Questa reportistica ci consente di capire se vi siano colli di bottiglia oppure ulteriori aree di ottimizzazione. Con l introduzione dei Managed Document Services siamo riusciti, tra l altro, a ridurre l impatto ambientale dei processi di stampa. A questi vantaggi si aggiunge la possibilità di monitorare gli SLA stabiliti e di usufruire della consulenza e del supporto continuo da parte del fornitore. L iniziativa è in costante evoluzione: una volta esteso a tutti gli stabilimenti italiani, esporteremo la nostra best practice anche alle sedi estere del Gruppo. Grazie alla sua presenza globale, Ricoh ci garantisce omogeneità di approccio metodologico e di servizio e questo è stato uno dei criteri importanti nella scelta del fornitore, come anche la possibilità di realizzare un progetto orientato all innovazione, all ambiente ed al miglioramento continuo. Sintesi Dallo studio di IDC emerge in modo chiaro la tendenza, in crescita e ben documentata, delle aziende europee a collaborare con i fornitori di servizi di stampa con l'obiettivo di ridurre i costi, aumentare la produttività e migliorare l'efficienza organizzativa. IDC ritiene inoltre che il mercato dei servizi MPS sia in rapida evoluzione e si stia muovendo oltre le infrastrutture di output. Il business richiede ai fornitori servizi estesi, per poter gestire e migliorare i complessi processi di business ad alta intensità documentale. L'indagine ha mostrato che le aziende dovrebbero prestare particolare attenzione alle seguenti aree chiave per poter sfruttare il pieno potenziale dei servizi di stampa e documentali gestiti: Ottimizzazione del processo documentale Gestione delle persone / del cambiamento Innovazione e tecnologia 2010 IDC #IDCWP25S 9

10 IDC sottolinea che le imprese dovrebbero esaminare approfonditamente queste aree per valutare le capacità di un fornitore. L'incapacità di affrontare tutti questi elementi chiave porterà le organizzazioni a non raggiungere tutti i vantaggi potenziali, e ciò a sua volta potrebbe avere serie conseguenze sul successo futuro dell'attività. Considerazioni riguardo i servizi MPS per le aziende Relativamente ai nuovi contratti di servizi MPS, IDC ritiene che sia essenziale trarre vantaggio da una gestione proattiva e da una continua ottimizzazione dell'ambiente documentale, per ottenere continue riduzioni nei costi e incrementi di produttività. Come già sottolineato in precedenza in questo documento, ciò può essere ottenuto modificando il contratto, focalizzandolo al di là del semplice consolidamento dell ambiente di stampa e portandolo verso i flussi documentali che sono cruciali per la condivisione efficiente delle informazioni all'interno dell'azienda, dagli uffici ai datacenter e oltre. Parallelamente alla continua evoluzione dell'industria, i servizi di benchmark offerti dai principali fornitori proporranno sempre più soluzioni innovative per soddisfare i lavoratori a distanza, armonizzare i sistemi globali per la condivisione delle informazioni, e migliorare le prestazioni ambientali dell'organizzazione. IDC consiglia alle imprese di prendere in considerazione i seguenti punti quando si valuta una partnership: Competenze documentali dimostrabili al di là della stampa Una vera e propria struttura di gestione dei servizi, comprese la fornitura di servizi e la capacità di supporto ai servizi stessi Capacità consolidata di innovare e di guidare un miglioramento attraverso un programma proattivo e continuo di consultazione Collocare persone e cambiamento al centro della strategia di implementazione Informazioni sullo sponsor del White Paper Ricoh Company Ltd. è leader tecnologico a livello globale, specializzato nel mercato dei prodotti per ufficio e stampanti. Ricoh lavora con organizzazioni di tutto il mondo per modernizzare gli ambienti di lavoro e ottimizzare l'efficienza documentale. Con oltre dipendenti in tutto il mondo, Ricoh opera in Europa, America, Asia / Pacifico, Cina e Giappone. Ricoh Europe Holdings PLC è una società per azioni ed è l headquarter EMEA di Ricoh Company, con sedi a Londra e Amstelveen, in Olanda. Nell'anno fiscale concluso il 31 marzo 2010, il fatturato delle attività EMEA è stato superiore a 458,5 miliardi di yen (4,5 miliardi di dollari). Le vendite globali di Ricoh Company sono state superiori a 2,016 miliardi di yen (21 miliardi di dollari) nell'anno chiuso al 31 marzo I servizi di gestione documentale (MDS) di Ricoh L'approccio ai servizi di gestione documentale (MDS) di Ricoh rappresenta una estensione ed una evoluzione dei servizi MPS, che affrontano le tre funzioni fondamentali relative all'intero ecosistema della gestione documentale di input, produzione e output. I servizi MDS di Ricoh mirano a semplificare i processi core 10 #IDCWP25S 2010 IDC

11 business, concentrandosi su processo, persone, tecnologia e innovazione per creare un percorso di continuo miglioramento. Ricoh ha l'obiettivo di aiutare le organizzazioni a gestire e a sfruttare al meglio le informazioni per migliorare i risultati del business, attraverso un approccio flessibile di partnership. La gestione dei servizi è il pilastro fondamentale per governare il programma dei servizi di stampa e documentali, con il supporto della consulenza di esperti e anche di consolidate metodologie di progetto e di gestione del cambiamento. Copyright Notice External Publication of IDC Information and Data Any IDC information that is to be used in advertising, press releases, or promotional materials requires prior written approval from the appropriate IDC Vice President or Country Manager. A draft of the proposed document should accompany any such request. IDC reserves the right to deny approval of external usage for any reason. Copyright 2010 IDC. Reproduction without written permission is completely forbidden IDC #IDCWP25S 11

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