La conservazione Sistema sostitutiva Itinerario sul piano tecnico

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1 La conservazione Sistema sostitutiva Itinerario sul piano tecnico Conservazione sostitutiva e riversamento sostitutivo sul piano tecnico 1 Sigla pag

2 La Conservazione Sostitutiva rappresenta il vero momento di passaggio dalla semplice archiviazione documentale elettronica alla dematerializzazione documentale con pieno valore legale. In attuazione a quanto disposto negli articoli 44 e 44 bis del Codice dell Amministrazione Digitale, DigitPA ha predisposto ai sensi dell articolo 71 del Codice medesimo, le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici previste dall articolo 20, commi 3 e 5-bis, dall articolo 23-ter, comma 4 e dall articolo 43, commi 1 e 3 del Codice medesimo. Le regole tecniche raccolgono in specifici allegati indicazioni tecniche di maggior dettaglio: Allegato 1 Glossario/Definizioni Allegato 2 Formati Allegato 3 Standard e Specifiche tecniche Allegato 4 - Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione Allegato 5 Metadati Questa medesima struttura di allegati è stata mantenuta nell ambito del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, recante le nuove regole tecniche sul sistema di conservazione ex artt. 20 (commi 3 e 5-bis), 23-ter (comma 4), 43 (commi 1 e 3), 44, 44-bis e 71 (comma 1) del C.A.D., che hanno sostituito le precedenti delibere. 6-2

3 Metadati Un metadato (dal greco meta- "oltre, dopo" e dal latino datum "informazione" - plurale: data), letteralmente "dato su un (altro) dato", è una informazione che descrive un insieme di dati. Un sistema di metadati riferito a un insieme di documenti deve garantire: Ricerca di un documento; Localizzazione di una particolare occorrenza del documento; Selezione, analizzando, valutando e filtrando una serie di documenti; Interoperabilità semantica, che permette la ricerca in ambiti disciplinari diversi grazie a una serie di equivalenze fra descrittori; Gestione di risorse, ossia gestire le raccolte di documenti grazie all intermediazione di banche dati e cataloghi; Disponibilità, informazioni sull effettiva disponibilità del documento. I campi di una collezione di metadati sono costituiti da informazioni che descrivono le risorse informative a cui si applicano, per migliorarne la visibilità e facilitarne l accesso. I metadati permettono il recupero di documenti primari indicizzati mediante stringhe descrittive organizzate in schede contenenti le caratteristiche o le proprietà dei dati. 6-3

4 I sistemi di metadati strutturati in modo gerarchico sono più propriamente noti come schemi o ontologie. Entrambi i termini esprimono oggetti per determinare scopi o per rendere possibili azioni (es: l'organizzazione dei titoli delle tematiche nel catalogo di una biblioteca come guida all'individuazione dei libri associati a una tematica, alle tematiche esistenti nell' ontologia di una biblioteca, e per capire come determinati argomenti specifici sono correlati a (o derivati da) i titoli generali delle tematiche stesse. Tecnicamente i metadati sono sempre realizzati con il supporto della tecnologia XML (extensible Markup Language). Ogni raggruppamento di metadati viene descritto mediante un file XML aderente a uno specifico schema XSD (XML Schema Definition). Un XSD definisce un documento XML in termini di proprietà (elementi) e vincoli (attributi), di relazioni reciproche, di tipi di dati che può contenere, e altro. Di conseguenza ogni normativa tecnica relativa alla gestione documentale deve riportare o fare riferimento a specifici schemi XSD per la descrizione dei metadati in formato XML. 6-4

5 L Allegato 5 al D.P.C.M. sopracitato illustra la struttura dei metadati relativi al documento informatico, al documento amministrativo informatico e al fascicolo informatico o aggregazione documentale informatica Metadati Minimi del Documento Informatico Identificativo Data di chiusura Oggetto Soggetto produttore Destinatario una sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento informatico per consentirne l identificazione indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile. metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura Il soggetto che ha l autorità e la competenza a produrre il documento informatico. Il soggetto che ha l autorità e la competenza a ricevere il documento informatico. 6-5

6 Metadati Minimi del Fascicolo informatico o della Aggregazione Documentale Informatica Identificativo Amministrazione titolare Amministrazioni partecipanti Responsabile del procedimento Oggetto sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al fascicolo o aggregazione documentale informatica per consentirne l identificazione. (Codice IPA) Amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo. (Codice IPA) Amministrazioni che partecipano all iter del procedimento. (nome, cognome, Codice Fiscale) Soggetto responsabile del procedimento metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura. Documento Elenco degli identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo che ne consentono la reperibilità. 6-6

7 Oggetti della conservazione sostitutiva Sono oggetto della conservazione sostitutiva documenti elettronici organizzati in pacchetti informativi (ovvero lotti documentali ) che si distinguono in: pacchetti di versamento; pacchetti di archiviazione; pacchetti di distribuzione. La normativa ha preferito il termine pacchetto al termine tecnico lotto documentale o più semplicemente lotto (usato ampiamente in letteratura) ma con un significato analogo. Un pacchetto informativo è un contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare. 6-7

8 Oggetti della conservazione sostitutiva (segue) Un pacchetto di versamento è un lotto documentale inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione. Un pacchetto di archiviazione è un lotto composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell allegato 4 (Specifiche Tecniche del Pacchetto di Archiviazione) e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione. Un pacchetto di distribuzione è un lotto inviato dal sistema di conservazione all utente in risposta ad una sua richiesta (esibizione). Ai fini dell interoperabilità tra i sistemi di conservazione, i soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici adottano le specifiche della struttura dati contenute nell Allegato 4 del D.P.C.M. in questione (Specifiche Tecniche del Pacchetto di Archiviazione), almeno per la gestione dei pacchetti di archiviazione. 6-8

9 Ruoli e responsabilità Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: produttore; utente; responsabile della conservazione. I ruoli di produttore e utente sono svolti indifferentemente da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione. Il produttore, responsabile del contenuto del pacchetto di versamento, trasmette tale pacchetto al sistema di conservazione secondo le modalità operative di versamento definite nel manuale di conservazione. L utente richiede al sistema di conservazione l accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge. Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato. 6-9

10 Ruoli e responsabilità (segue) Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato. La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa. Il soggetto esterno (outsourcer) a cui è affidato il processo di conservazione assume il anche ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali. 6-10

11 Il Sistema e il processo di conservazione sostitutiva In attuazione di quanto previsto dall articolo 44, comma 1, del C.A.D., il Sistema di Conservazione assicura con adeguate regole, procedure e tecnologie, e dalla presa in carico dal produttore fino all eventuale scarto, la conservazione di: documenti informatici e documenti amministrativi informatici, con i relativi metadati (indicizzazioni); fascicoli informatici o aggregazioni documentali informatiche, con i relativi metadati (indicizzazioni), e con i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all aggregazione documentale. La conservazione viene effettuata in modo da garantire le caratteristiche di: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. 6-11

12 Il Sistema e il processo di conservazione sostitutiva (segue) Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell intero ciclo di gestione degli oggetti conservati nell ambito del processo di conservazione, garantendo l accesso all oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico. Gli elenchi degli standard, delle specifiche tecniche e dei formati utilizzabili quali riferimento per il sistema di conservazione sono riportati negli allegati 2 e 3 delle regole tecniche del D.P.C.M. in esame. Nelle slide seguenti vengono descritti come case study esemplificativo i processi implementati presso un sistema di conservazione sostitutiva realizzato negli anni (tuttora in uso ed in corso di validazione rispetto alla normativa recata dal D.P.C.M. in esame; per motivi di riservatezza alcuni dettagli implementativi sono stati omessi). Il sistema appresso descritto per brevità viene indicato come SCS (Sistema di Conservazione Sostitutiva). 6-12

13 Il SCS (Sistema di Conservazione Sostitutiva) è strutturato su tre livelli, ed è implementato sulla base di una infrastruttura open e scalabile, ove la sicurezza rappresenta uno dei punti prioritari, sia nel disegno che nella realizzazione. Le aree operative essenziali di cui si compone (sottosistemi) si possono denominare ed identificare come segue: LOCAL Sottosistema Locale area interna alla Intranet del sistema, di acquisizione ed elaborazione dei documenti, di preparazione e gestione dei Lotti Documentali, PUBLIC Sottosistema Pubblico area pubblica di accesso e consultazione (esibizione) dei Lotti di Documenti in Archiviazione e Conservazione Sostitutiva, REPOSITORY Sottosistema di Conservazione area protetta di Conservazione Sostitutiva, di supporto alle funzioni di consultazione (esibizione) implementate dal Sottosistema Pubblico, 6-13

14 Il processo di raccolta dei documenti da avviare alla conservazione si attua mediante: scansione di documenti cartacei, oppure ricezione di flussi di documenti elettronici, strutturati e non La preparazione dei Lotti Documentali (comprensiva della indicizzazione dei singoli documenti) viene effettuata nel c.d. Sottosistema Locale, con il supporto di una applicazione Web dedicata e di WorkStation specializzate. Nel Sottosistema Locale i Lotti Documentali sono preparati per la conservazione sostitutiva in questo modo: creazione del File di Chiusura, firma digitale del File di Chiusura da parte del Conservatore e marcatura temporale accreditata. Parallelamente, tramite le WorkStation di Masterizzazione, i Lotti Documentali verificati e preparati possono essere masterizzati su DVD per la consegna ai clienti. I lotti, preparati e verificati, sono trasferiti sul Sottosistema Pubblico, in cui opera una procedura Web, accessibile ai clienti, per la consultazione (inclusa l esibizione a terzi) dei propri archivi documentali. 6-14

15 Le diverse funzionalità per la gestione della Conservazione Sostitutiva nel sistema SCS sono descritte nella tabella seguente: Gestione dei Lotti Documentali con gli attributi di conservazione Esibizione dei Lotti Documentali Sistema Locale di Conservazione Sistema Centrale di Conservazione Sistema di Disaster Recovery File di Chiusura in chiaro (.txt): attributi identificativi dei file (nome, dimensione, time stamp di sistema) e il relativo hash (impronta) calcolato in base all algoritmo SHA256 File di Chiusura firmata digitalmente (.p7m), Marca Temporale (.tsr) del File di Chiusura firmato Presso il Sistema Locale e il Sistema Pubblico. Tale funzionalità viene installata anche a bordo dei DVD rilasciati ai clienti quale strumento di esibizione locale sui Lotti Documentali. In back-end al Sistema Locale. In back-end al Sistema Pubblico e operante presso la stessa Web Farm. A caldo o di semplice back-up, operante presso una Web Farm alternativa. 6-15

16 Elemento prioritario nel disegno e implementazione del sistema SCS è la sicurezza (sia logica che fisica). L architettura di sicurezza del sistema definisce un ISMS (Information Security Management System), ovvero un framework che realizza la gestione della Sicurezza delle Informazioni articolato nei seguenti punti: Controlli di sicurezza Normative necessarie per raggiungere i livelli di sicurezza prefissati. Policy di sicurezza Linee guida che, sulla base della definizione formale del sistema e del suo perimetro, identificano e normano tutti gli aspetti del sistema (amministrazione, utilizzo, manutenzione, auditing, test). Procedure di sicurezza aderenti alle policy Criteri di comportamento definiti formalmente sulla base delle policy, di supporto agli amministratori, agli operatori, ai clienti e agli auditor interni (ed esterni). Manuale di best-practices per la sicurezza e la gestione degli incidenti Regole e procedure che devono essere seguite per gestire il sistema anche in situazioni non previste a priori, e nel caso specifico di incidenti verificati, al fine di razionalizzare il modello PDCA ( Plan, Do, Check, Act ). Predisposizione alla certificazione ISO e ISO del sistema Realizzazione di un sistema di sicurezza ispirato dagli standard ISO e ISO a garanzia dell outsourcer e dei suoi clienti. 6-16

17 La progettazione e realizzazione dell ISMS di SCS si basa sui seguenti meccanismi: Perimetro di sicurezza del sistema SCS Il perimetro di sicurezza del sistema è quello definito dalla sua architettura e illustrato nella figura seguente. Tutti gli elementi funzionali e operativi all interno di tale perimetro sono oggetto dei controlli, policy e procedure di sicurezza SCS. Canali di comunicazione protetti I canali di comunicazione tra gli elementi funzionali (server e applicazioni) e operativi (amministratori, operatori, clienti) sono protetti mediante meccanismi crittografici, supportati dalla adozione di certificati di sicurezza X.509 rilasciati nell ambito di una PKI interna. In particolare l accesso diretto ai server viene effettuato tramite protocollo SSH e l adozione di certificati di sicurezza X.509. Controllo di accesso certificato Tutti i controlli di accesso posti in essere dal sistema e dalle sue applicazioni sono legati alla identificazione delle entità che richiedono l accesso (server, applicazioni, amministratori, operatori, clienti) mediante certificati di sicurezza X.509: il controllo di accesso di sessione delle entità non-automi (persone fisiche) viene rafforzato da meccanismi classici di tipo userid-password. 6-17

18 Ridondanza dei dati I dati dei clienti (Lotti Documentali, comprendenti documenti e indici) sono ridondati: nel Sottosistema Locale nel Sottosistema Pubblico (archiviazione) o nel Sottosistema di Conservazione nel Sottosistema di Disaster Recovery nelle copie di backup su supporto ottico (DVD) realizzate presso il Sottosistema Locale nelle copie su supporto ottico (DVD) rilasciate ai clienti Ridondanza dei sistemi I server dei sottosistemi SCS sono tutti ridondati secondo uno schema di High Availability e di raiding dei dischi magnetici, eliminando in tal modo tutti i Single-Point-Of-Failure presenti nel sistema. Data/Ora certa e autocertificata I meccanismi funzionali e di sicurezza del sistema SCS richiedono una visione univoca ed armonica del fattore tempo da parte di tutte le entità interessate. Di conseguenza i server che operano nel sistema sono tutti connessi al servizio NTP (Network Time Protocol), e dispongono di un proprio servizio TSA (Time Stamp Authority) in grado di erogare Marche Temporali interne, utilizzando un certificato di TSA rilasciato dalla PKI interna. Una funzione di auditing interna verifica con frequenza il corretto allineamento degli orologi dei server (verifica di corretto funzionamento del protocollo NTP). 6-18

19 Tracciatura degli eventi di sistema e applicativi non-modificabile a posteriori Tutti gli eventi significativi ai fini del funzionamento del sistema (operazioni di sistema e applicative, rilevamento di anomalie) lasciano una propria traccia in termini di log (registrazione di messaggi che identificato sia gli eventi che la loro data/ora). Tutti gli eventi significativi ai fini della sicurezza riportano ad un Sistema di Log Sicuro non Modificabile e Firmato Digitalmente quale strumento di alta sicurezza operante con meccanismi di firma digitale a supporto dei criteri di sicurezza logica. In tal modo è possibile verificare a posteriori il reale comportamento del sistema, con un elevatissimo margine di certezza. Auditing continuativo e periodico Personale interno all outsourcer, opportunamente preparato e motivato, provvede a condurre con continuità nell arco della giornata azioni di verifica e controllo del corretto funzionamento del sistema, e del modus operandi degli amministratori, operatori e clienti. Tutte le attività di auditing interno devono lasciare una traccia scritta sotto forma di messaggi raccolti nel log sicuro firmato digitalmente. Personale esterno, opportunamente preparato, provvede a effettuare visite di controllo periodiche, esaminando tra l altro la corretta conduzione degli auditing interni. 6-19

20 Disaster Recovery REPOSITORY (LINUX HA) Web Server DataBase Server TSA Gestione Log Conservazione dei Lotti documentali Esibizione via InterNet tramite Proxy del Sottosistema Pubblico Sottosistema di Conservazione PUBLIC (LINUX HA) Web Server DataBase Gestione Sicuro ETH Gbit Sottosistema Pubblico Archiviazione dei Lotti documentali accessibile dai Clienti via InterNet Proxy applicativo di Esibizione pubblica Accesso Clienti (Esibizione) InterNet Canale Sicuro LOCAL (LINUX HA) Web Server DataBase Server TSA Gestione Log Sottosistema Locale Preparazione dei Lotti documentali per la Pubblicazione sul Sistema Pubblico Evidenza Informatica, Firma, Marcatura Esibizione Locale ETH Gbit Certificati X.509 WorkStation di Masterizzazione WorkStation di Acquisizione Sistema di Scansione Documenti Cartacei WorkStation PKI 6-20

21 L architettura applicativa del sistema SCS prevede una catena di elaborazioni che partendo dall insieme di documenti che concorrono a formare un lotto, permette di creare un archivio compresso contenente i documenti, un file XML di indicizzazione, un File di Chiusura firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione e marcato temporalmente. Elemento fondamentale della architettura applicativa è il Lotto Documentale, definito come un insieme di documenti (file) che devono essere archiviati e passati in conservazione sostitutiva. Per il sistema SCS un Lotto Documentale è una directory dedicata in cui sono registrati: i documenti da archiviare un file XML di indicizzazione (generato in base a uno schema XSD dell outsourcer) un File di Chiusura in formato testo (e quindi facilmente leggibile con un qualunque editor di testo) il File di Chiusura firmata digitalmente (.p7m) la marca temporale del File di Chiusura firmato (.tsr) una busta SMIME contenente sia il File di Chiusura firmato che la marca temporale (.m7m) 6-21

22 Ai fini del trattamento successivo alla generazione (trasmissione via rete, archiviazione su siti di disaster recovery, trattamenti extra-applicativi) un lotto viene compresso in un unico file (.zip). Un lotto viene univocamente identificato in base a un UID (Unique IDentifier), una stringa alfanumerica di 32 caratteri (maiuscoli), comprendente: la data-ora di generazione (AAAAMMGGhhmmss) un codice univoco del lotto nell,ambito di un canale di generazione. La directory contenente il lotto ha come nome l UID del lotto, e similmente il file XML e i file legati al File di Chiusura (.txt,.p7m,.tsr,.m7m) hanno come base del nome l UID del lotto. Ad esempio per un lotto con UID ABDB624CA683765: o Directory = ABDB624CA o File XML = ABDB624CA xml o File di Chiusura = ABDB624CA txt o File di Chiusura firmato = ABDB624CA p7m o Marca temporale = ABDB624CA tsr o Busta SMIME = ABDB624CA m7m Lo schema XSD utilizzato in SCS definisce un Lotto Documentale come struttura comprendente una testata descrittiva un corpo di indicizzazione dei documenti. 6-22

23 Per definire in modo formale i vari elementi del lotto lo schema definisce un insieme di elementi base: TipoDocumento: Fattura, DDT,... SpecificaDocumento: Attiva, Passiva,... TipoEntita PersFisica, PersGiuridica TipoHash Sha256,... ISODate data in formato ISO (AAAA-MM-GG) ISODateTime data-ora in formato ISO (AAAA-MM- GGThh:mm:ss[ hh:mm] LottoKey Nome + Tipo LottoKeySet NumChiavi + insieme Chiavi(LottoKey) DocIndice Chiave(LottoKey) + Valore ( byte) DocIndiciSet NumIndici + insieme Indici(DocIndice) Hash TipoHash + Valore 6-23

24 Il Lotto Documentale comprende una testata, in cui sono definiti i dati identificativi del lotto: UID azienda owner conservatore tipologia descrizione applicativa data-ora di generazione insieme opzionale delle chiavi applicative e un corpo, in cui sono definiti il numero di documenti e tutti i documenti secondo le strutture di base. Anche ogni documento del lotto è costituito da una testata (compresa nello schema e nei file XML descrittori di un lotto), e da un corpo (il documento stesso, contenuto in un file dedicato incluso nel lotto). Il descrittore di un documento definisce il tipo, i dati specifici relativi al documento (partner, outsourcer,...), il nome del file associato, la sua dimensione ed hash, i valori degli indici associati (opzionali, definiti sulla base delle chiavi specificate nella testata del lotto). 6-24

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28 I Lotti Documentali sono gestiti da SCS in base a un workflow distribuito tra il Sottosistema Locale, il Sottosistema Pubblico e il Sottosistema di Conservazione. Estrazione Applicativa generazione UID lotto Lotto Base (documenti) Plugin Verifica per SIA cliente Sottosistema Locale Sistemi di Generazione Esterna (SIA clienti) Responsabile Archiviazione Estrazione Applicativa genuid (gen.uid) Lotto Base (documenti) Lotti Base (documenti) hashei (gen.hash + ev.informatica) EI Lotti Formali (documenti +hash +ev.info) Sistema di Generazione Interna (paper service) Lancio Firma Digitale Applet di Firma Web di Esibizione Pubblica EI verizip (verifica + compressione) EI Sottosistema di Conservazione Sottosistema Pubblico Lotti Compressi (documenti +hash +ev.info.firmata).zip Lotti Firmati (documenti +hash +ev.info.firmata) Responsabile Conservazione 6-28

29 Tornando alla normativa recente, un processo di conservazione (secondo le ultime specifiche DigitPA del 2010 ed il successivo DPCM del dicembre 2013) prevede quanto segue (congruentemente con quanto previsto dal CNIPA nel 2004, realizzato sia da un sistema come il SCS cha da altre applicazioni analoghe sviluppate a partire dal 2004): acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico; verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione; rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui al punto 2. abbiano evidenziato delle anomalie; generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione; 6-29

30 eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione; preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell allegato 4 (ex DigitPA oggi del DPCM) e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione; preparazione e sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione richiesta dall utente; produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione; produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; 6-30

31 produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato, in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore; nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico-artistico particolarmente importante, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali rilasciata al produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia. 6-31

32 Esibizione dei documenti Stanti gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione deve permettere ai soggetti autorizzati l accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione. 6-32

33 La distruzione Sistema dei documenti Itinerario sul piano tecnico La distruzione sicura dei documenti informatici 33 Sigla pag

34 La distruzione sicura dei documenti informatici Istruzioni del Garante Privacy pubblicate sul sito: display/docweb/ (Istruzioni pratiche per una cancellazione sicura dei dati: le raccomandazioni degli operatori) Il problema dell'e-waste riguarda chiunque mantenga memorizzati su dispositivi elettronici dati relativi a sé o a terzi - È compito del loro possessore assicurare che questi dati non possano andare dispersi e acquisiti anche in modo incontrollato da estranei. La semplice cancellazione dei file, o la formattazione dell'hard disk, infatti, non sempre realizzano una vera cancellazione delle informazioni registrate, che rimangono spesso fisicamente presenti e tecnicamente recuperabili. Per prevenire l'acquisizione indebita di dati bisogna operare in diversi tempi e modi : preventivamente, con tecniche di memorizzazione sicura; prima della cessione o dismissione dell'apparato elettronico, con strumenti software di cancellazione sicura (a condizione che l'apparato sia funzionante); al momento della cessione o dismissione, con la demagnetizzazione (degaussing), che azzera tutte le aree e rende l'apparato inutilizzabile, o con la distruzione fisica 6-34

35 La distruzione sicura dei documenti informatici La memorizzazione sicura dei file Si può realizzare sui più diffusi sistemi operativi con l'attivazione di funzionalità crittografiche proprie del sistema, se disponibili, o con l'installazione di prodotti software aggiuntivi. Le concrete modalità dipendono fortemente dallo specifico sistema operativo utilizzato, e talvolta anche dalla sua versione o dall'applicazione di patch e aggiornamenti. Per i sistemi Microsoft Windows si rimanda a Per i sistemi Apple, le pagine consultabili sul sito italiano del produttore illustrano le funzionalità FileVault disponibili nel sistema operativo Mac OS X per la protezione di intere directories o di volumi di dati. Tra i sistemi "multipiattaforma" (non dipendenti da uno specifico sistema operativo e perciò utilizzabili in ambiente Windows, MacOS, Unix, Linux...), è disponibile il software TrueCrypt, che offre funzioni di cifratura con strong encryption di partizioni e interi dischi, comprese le partizioni "di sistema". 6-35

36 La distruzione sicura dei documenti informatici La cancellazione sicura dei file Gli utenti di sistemi operativi Microsoft Windows possono far riferimento a che illustrano nel dettaglio le modalità per affrontare il problema della cancellazione di interi volumi di dati qualora non sia stata preventivamente adottata la soluzione della memorizzazione sicura. Gli utenti del sistema operativo Apple MacOS X, che incorpora una funzione di "svuotamento del cestino in modalità sicura", potranno trovare dettagliate informazioni sul sito del produttore oppure ricorrere a utility di tipo "open source" come Permanent Eraser, che consente di effettuare cancellazioni sicure con un algoritmo avanzato. Diversi applicativi software di tipo open source o comunque con licenze d'uso non commerciali sono poi disponibili per i sistemi Unix e Linux: tra questi, uno dei più noti ed efficaci è DBAN (www.dban.org), un sistema con cui è possibile creare un "disco di avvio" (boot disk) del proprio computer (sia in forma di floppy-disk che di CD-ROM o di USB flash storage). Si riportano qui di seguito le istruzioni per cancellare, con l'ausilio del software DBAN (Darik's Boot and Nuke), un hard-disk funzionante su un personal computer dotato di lettore di CD-ROM o di DVD. 6-36

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