L ufficio in tasca. Gestire documenti e PEC in mobilità.

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1 Ordine Ingegneri della Provincia di Bergamo - Commissione Ingegneria dell Informazione sabato 30 giugno 2012 L ufficio in tasca. Gestire documenti e PEC in mobilità. Relatore: Ing. Alberto Taiocchi

2 Ordine Ingegneri della Provincia di Bergamo - Commissione Ingegneria dell Informazione sabato 30 giugno 2012 Grazie per essere venuti. Relatore: Ing. Alberto Taiocchi

3 Programma GESTIONE DOCUMENTI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

4 Programma GESTIONE DOCUMENTI PARTE METODOLOGICA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA PARTE METODOLOGICA PARTE TECNICA PARTE TECNICA

5 Programma GESTIONE DOCUMENTI PARTE METODOLOGICA Realizzare e Aggiornare Organizzare e Conservare Proteggere e Condividere PARTE TECNICA Hardware Tablet VS Smartphone Potenzialità e limiti nella gestione documentale Software Servizi e appdisponibili: panoramica e confronto POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA PARTE METODOLOGICA Mail tradizionale VS Mail Certifica Funzionamento e regole tecniche Perché usarla? Le normative Allegati e Firma digitale PARTE TECNICA Soluzioni mobile Web client VS app Servizi e appdisponibili: panoramica e confronto ios, Android

6 GESTIONE DOCUMENTI Parte metodologica Dalla qualitàdei documenti dipende la qualità del nostro lavoro e di quello altrui. Si indentificano le seguenti attività principali: 1. Realizzare 2. Aggiornare 3. Organizzare 4. Conservare 5. Condividere 6. Proteggere L ufficio in in tasca. Gestire documenti e PEC in in mobilità. Relatore: Ing. Ing. Alberto Taiocch Taiocchi Commissione alberto@taiocchi.com Ingegneria dell Informazione

7 REALIZZARE DOCUMENTI I Modelli Sono schemi di riferimento per la realizzazione dei documenti (progetti, disegni, manuali, contratti, fatture) Si basano sulla standardizzazione e garantiscono una qualità strutturale dei documenti realizzati su di essi I modelli, per rimanere utili, devono essere aggiornati in coerenza con i processi e le procedure aziendali Sono parte integrante del SGQ ISO 9001:2008 Usare i modelli Aumenta la leggibilità e assicura completezza formale Contribuisce ad aumentare l efficienza dell azienda Riduce i tempi di redazione dei documenti Riduce il rischio delle «libere interpretazioni»

8 AGGIORNARE DOCUMENTI Il Versioning Consente di tenere traccia del passare del tempo Nel tempo possono cambiare i contenuti, gli autori, i revisori, il modello sul quale il documento è scritto Consente di gestire la coproduzione e la validazione Fare Versioning Può richiedere un overheaddi tempo oltre a quello strettamente necessario ad aggiornare il documento Richiede un sistema di archiviazione ragionato e affidabile Favorisce le attività di manutenzione dei progetti Riduce i rischi di inefficienza legati alla distribuzione e all uso di informazioni obsolete

9 ORGANIZZARE DOCUMENTI Catalogo, indice, ricerca Costruire un catalogo la cui struttura sia essenziale Documentare e condividere la struttura e le regole di utilizzo del catalogo con tutti i suoi utilizzatori Costruire un indicedel catalogo per favorire la navigazione dei documenti Periodicamente verificare la consistenzadel catalogo (rispetto della struttura, dell indice, ctrl raggiungibilità) Considerare l approccio aspect-oriented Considerare l approccio social

10 CONSERVARE DOCUMENTI Documenti = Valore I documenti rappresentano la nostra base di conoscenza Perdere documenti può significare perdere il lavoro di mesi/anni, ridurre il valore e la competitività dell azienda Un informazione non documentata per tempo è persa E necessario disporre di una sola versione corrente dei propri documenti e dati e di più copie di backup Come e dove conservare Garantire la conservazione sicura dei dati è un mestiere, se non è il vostro, fatevi un favore: non fatelo. Servono server farm dedicate e ridondate in location selezionate per lo scopo, sistemi antieffrazione e antincendio, hardware specifico, ecc.

11 CONDIVIDERE DOCUMENTI Proprietari, Coautori, Revisori, Lettori L interazione di soggetti diversi che insistono sui medesimi documenti con scopi differenti va gestita Ogni soggetto godrà di precisi permessidi accesso e azione previsti dal suo ruolo per il tempo necessario Ogni documento va classificatoa seconda del suo contenuto e dovrà essere riclassificato se necessario Il matchingfra i permessi utente e la classificazione dei documenti regolamental accesso degli individui alla informazioni dell azienda. Il formatoin cui il documento viene condiviso va scelto in funzione dello scopo delle condivisione stessa.

12 PROTEGGERE DOCUMENTI Proteggetevi da voi stessi Impostare il blocco automatico temporizzato Fare un uso attento della condivisione dei documenti Tenere uno scadenziario dei permessi di view/edit assegnati Sostituire periodicamente password e codici di accesso a PC, tablet e smartphone

13 GESTIONE DOCUMENTI Parte tecnica Software Servizi e app disponibili Panoramica e confronto Hardware Tablet VS Smartphone Potenzialità e limiti nella gestione documentale

14 UNA SOLUZIONE Realizzare Aggiornare Organizzare Conservare Proteggere Condividere In mobilità Cloud + +

15 CLOUD Versionare Conservare Proteggere Condividere In mobilità Cloud

16 CLOUD COMPUTING Insieme di tecnologie per conservaree/oelaboraredati sotto forma di servizio attraverso risorse distribuite e virtualizzate. Saas(Software as a Service), HaaS(Hardware as a Service) DaaS(Data asa Service) Servizio per conservare datiin un area remota a cui gli utenti autorizzati accedono ovunque siano. Confrontiamo 12 fra le più importanti piattaofme di DaaS: 1. DropBox 2. SugarSync 3. Insync 4. LogMeInCubby 5. Apple icloud 6. SkyDrive 7. MozyStash 8. SpiderOak 9. AVG LiveKive 10.Wuala by LaCie 11.Box 12.Syncplicity

17 Google Drive

18 Dropbox

19 SugarSync

20 Insync

21 LogMeIn Cubby

22 Apple icloud

23 SkyDrive

24 Mozy Stash

25 SpiderOak

26 AVG LiveKive

27 Wuala by LaCie

28 Box

29 Syncplicity

30 App disponibili Demo

31 App disponibili

32 OwnCloud Il fornitore del servizio Cloud coincide con l owner dei dati

33 Costruisci la tua nuvola Scegli tu quanto è grande Scegli tu la dimensione massima dei file caricabili Sincronizzazione dati Condivisione dati Versioning Cifratura Visualizzatore file OpenOffice integrato Visualizzatore immagini e gallerie integrato Migrazione utenti su backup Gestore attività Calendari Application Store Application API s File Notifications ExternalStorage (DropBox, GDrive) LDAP / Active Directory

34 HARDWARE Realizzare Aggiornare Organizzare In mobilità

35 HARDWARE VS TABLET CARATTERISTICA SMARTPHONE Molto Buona Visione documenti Buona / Scarsa Sufficiente Modifica documenti Scarsa/ Insufficiente Scarsa Elaborazione documenti Scarsa Molto buona Autonomia di lavoro Buona / Scarsa Buona/ Scarsa (dipende) Connettività effettiva Molto Buona Molto Buona / Buona Valutazione complessiva Scarsa

36 CURIOSITA 1:30

37 Ordine Ingegneri della Provincia di Bergamo - Commissione Ingegneria dell Informazione sabato 30 giugno 2012 Facciamo una pausa. Riprendiamo fra 15 minuti. Relatore: Ing. Alberto Taiocchi

38 SOFTWARE Realizzare Aggiornare Organizzare Conservare Proteggere Condividere In mobilità

39 OFFICE APP a CONFRONTO Demo

40 OFFICE APP a CONFRONTO App ios Android Cloud View Create Edit Share Euro QuickOffice ALL DOC Pro HD XLS PPT TXT Documents To Go 3.2 SmartOffice 2 N.D. ALL DOC XLS PPT DB,GD ALL DOC(X) XLS(X) PPT(X) Polaris Office 4.3 X ALL DOC XLS PPT TXT OpenOffice Document Reader X N.D. X ODT ODP ODS DOC(X) XLS(X) PPT(X) TXT DOC(X) XLS(X) PPT(X) DOC(X) XLS PPT(X) DOC(X) XLS(X) PPT(X) TXT 11,99 13,99 MAIL 9,99 NOW 0,79 10,49 X X X FREE

41 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Parte metodologica Cos è? Differenze con la posta tradizionale Perché usarla? Riferimenti normativi per i professionisti Vantaggi e Svantaggi Come funziona? Regole tecniche Autenticazione degli allegati Firma digitale / Firma elettronica

42 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Parte tecnica Soluzioni mobile Soluzioni mobile Web client VS App App disponibili: panoramica Confronto: ios, Android

43 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Parte Sospesa Visto che questa parte non è stata presentata per motivi di tempo, mi riservo di distribuirla in occasione di eventuali prossimi seminari.

44 Ordine Ingegneri della Provincia di Bergamo - Commissione Ingegneria dell Informazione sabato 30 giugno 2012 Fine del seminario. Grazie per l attenzione. Relatore: Ing. Alberto Taiocchi