ARCHIVIAZIONE FISICA E DIGITALE PER TUTTE LE ESIGENZE.

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1 ARCHIVIAZIONE FISICA E DIGITALE PER TUTTE LE ESIGENZE

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3 Microdisegno nasce negli anni 80 come società che si occupa prevalentemente di microfilmatura. Negli anni risponde alle esigenze dei propri clienti e del mercato ampliando la propria offerta di servizi introducendo l archiviazione documentale fisica ed elettronica. Le caratteristiche che hanno da sempre contraddistinto la nostra azienda sono la forte specializzazione, il perseguimento della qualità e dell eccellenza nel servizio offerto, l approfondita conoscenza del settore professionale in cui è chiamata ad operare. Microdisegno si avvale di personale altamente formato e specializzato per l esecuzione di ogni servizio in tutte le fasi del contratto. L'azienda vanta un considerevole e diversificato parco clienti, sia nel settore privato che in quello pubblico. Microdisegno esegue, ad oggi, per conto dei propri clienti, oltre ricerche l'anno e prende in carico annualmente una quantità media di contenitori. Parallelamente gestisce alcuni milioni di immagini digitalizzate dei documenti per i quali viene richiesta l'acquisizione ottica. Certificazione del Sistema di Qualità - Certificazione del Sistema di gestione della Sicurezza delle Informazioni -

4 Microdisegno è in grado di progettare e proporre soluzioni ad hoc basate su un'attenta analisi delle problematiche dei clienti che si presentano nelle singole realtà operative. La metodologia proposta rispetta i principi fondamentali dell'archivistica, dell'organizzazione e del record management, dedicando la massima attenzione, in particolare, al trattamento dei dati sensibili di fatturato (fatturato di gruppo) Oltre 130 dipendenti Oltre 200 clienti in gestione

5 Gruppo Ospedaliero Humanitas (5 strutture) Gruppo Ospedaliero San Donato (18 strutture) Ospedale San Raffaele - Milano Istituto Clinico Città Studi - Milano Istituto Stomatologico Italiano - Milano Ospedale "Casa Sollievo della Sofferenza" - San Giovanni Rotondo (FG) Fatebenefratelli Ospedale "Sacra Famiglia" - Erba (CO) Gruppo Kos - Anni Azzurri - Santo Stefano Riabilitazione Colibrì - Consorzio Ospedaliero 10 ASL in Lombardia Azienda Ospedaliera della Provincia di Lecco Azienda Ospedaliera della Provincia di Lodi Azienda Ospedaliera della Provincia di Pavia Azienda Ospedaliera "Luigi Sacco" - Milano Azienda Ospedaliera "San Carlo Borromeo" - Milano Azienda Ospedaliera "Fatebenefratelli e Oftalmico" - Milano Azienda Ospedaliera "Istituti Clinici di Perfezionamento" - Milano Azienda Ospedaliera "Papa Giovanni XXIII" ex "Riuniti" - Bergamo Azienda Ospedaliera "Bolognini" - Seriate (BG) Azienda Ospedaliera "Ospedale Maggiore" - Crema (CR) Azienda Ospedaliera "Mellino Mellini" - Chiari (BS) Azienda Ospedaliera "Ospedale Civile" - Legnano (MI) Azienda Ospedaliera "G. Salvini" - Garbagnate M.se (MI) Azienda Ospedaliera "Ospedale di Circolo" - Melegnano (MI) Azienda Ospedaliera "Ospedale di Circolo" - Busto Arsizio (VA) Azienda Ospedaliera "Ospedale Sant'Antonio Abate" - Gallarate (VA) Azienda Ospedaliera "Ospedale Sant'Anna" - Como 48 Comuni in Lombardia Provincia di Lodi Consiglio Regionale della Lombardia CAP Holding ACLI - Lodi Associazione Irrigua Ovest Sesia - Vercelli

6 HSBC - Global Asset Management Santander - PRIVATE BANKING PIONEER Investments BCC Laudense Lodi Università Cattolica del Sacro Cuore - Milano Università Vita-Salute San Raffaele - Milano Università degli Studi - Milano Università degli Studi - Padova Università degli Studi - Trento Biblioteca dell'archiginnasio - Bologna Biblioteca Angelo Maj - Bergamo Biblioteca Braidense - Milano Biblioteca Sormani - Milano Biblioteca Civica di Lodi Biblioteca Civica di Sassari Biblioteca Civica di Varese Fondazione Einaudi Mondadori Fininvest Prada RCS oltre a numerosi clienti in ambito Industriale e Legale

7 Tutti coloro che si sono rivolti a Microdisegno hanno potuto constatare in breve tempo il raggiungimento di notevoli risparmi economici dovuti a diversi fattori: gestione degli archivi flessibile e modulare, basata sulle reali esigenze dell'attività quotidiana del cliente; conversione dei costi fissi e occulti in costi variabili, controllabili e definiti; riconversione degli spazi archivio in aree maggiormente, fruibili più legate alle attività principali dell'azienda (core business); conversione del personale che potrà quindi dedicarsi ad attività maggiormente remunerative; riduzione dei costi interni legati alla gestione manuale delle pratiche; archiviazione ordinata e sicura della documentazione in caso di necessità; consultazione rapida e sicura delle informazioni; eliminazione dei costi di conservazione in caso di archiviazione sostitutiva; monitoraggio dei processi operativi tramite procedure di qualità; sicurezza degli impianti (D.Lgs. 81/2008); sicurezza e riservatezza delle informazioni.

8 Archivi storici, di deposito e correnti. Per le Amministrazioni Pubbliche, Microdisegno gestisce l'archiviazione di tutti i tipi di documenti, da quelli storici a quelli correnti. Quali sono le differenze? Archivio Storico (documenti > 40 anni): è costituito dalla documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata per mantenere traccia della memoria storica del documento. Archivio di Deposito (documenti compresi tra 40 e 10 anni): contiene il materiale documentario che non è più necessario per le esigenze correnti del cliente, ma che rimane comunque rilevante ai fini giuridici e operativi. Archivio Corrente (documenti < 10 anni) è costituito da tutta la documentazione di supporto allo svolgimento delle attività in essere dell'amministrazione. Microdisegno è in grado di offrire servizi di archiviazione sicura, operando secondo standard qualitativi e metodologie di estrema affidabilità. Microdisegno svolge tutte le attività necessarie per una corretta e sicura conservazione del patrimonio documentale del cliente e per la relativa consultazione. L'azienda offre servizi di ritiro, indicizzazione, catalogazione informatica e conservazione della dicumentazione presso il centro di archiviazione di Lodi, seguendo il cliente in tutte le fasi di questo processo e assistendolo anche in caso di consultazione dei documenti. Da sempre all'avanguardia nel settore tecnologico, Microdisegno ha introdotto servizi relativi alla digitalizzazione di alcune tipologie documentali quali: cartelle cliniche, pratiche edilizie, documentazione fiscale. Il servizio si rivolge anche alle biblioteche attraverso il passaggio su supporto digitale dei libri in qualsiasi formato, oppure al settore editoriale con la scansione e l'acquisizione delle testate giornalistiche.

9 I documenti possono essere consultati dai clienti attraverso diverse modalità: inoltro dei documenti in originale attraverso vettori dedicati, Microdisegno consegna direttamente al cliente la documentazione richiesta; consultazione dei documenti in originale Microdisegno offre ai suoi clienti locali adibiti alla consultazione presso il proprio centro di archiviazione; invio dei documenti tramite il cliente, una volta inoltrata la richiesta a Microdisegno, riceverà via una copia della documentazione in formato digitale; consultazione via web Microdisegno, dopo aver ricevuto la richiesta, recupera il documento, lo scansisce, e lo rende disponibile sul portale web al quale il cliente potrà accedere tramite una linea crittografata (https); Immediatezza nella consultazione: attraverso la pubblicazione delle immagini in server farm la documentazione è immediatamente visibile dagli utenti e consultabile secondo i predefiniti livelli di accesso; Accesso multipiattaforma: l'accesso alla piattaforma è indipendente dall'hardware e dal sistema operativo dell'utente; Riduzione del costo di gestione: l'uso di inernet, come infrastruttura per applicazioni web, riduce nottevolmente sia i costi di connettività che i costi di gestione dei client; Scalabilità: un'applicazione web ben progettata può crescere insieme alle esigenze dell'azienda senza problemi particolari; Accessi diversificati: l'applicativo consente di gestire al meglio la proliferazione degli utenti e la sicurezza. In fase di go-live, il fornitore e il cliente concorderanno i privilegi di accesso attraverso opportune password.

10 Le norme vigenti per l'archiviazione sostitutiva prevedono che il microfilm debba essere costituito da pellicola negativa ininfiammabile, di passo non superiore a 16 mm., prodotta secondo le norme ISO e garantita 500 anni. Servizi offerti: assegnazione del numero di bobina microfilm; mantenimento della sequenza delle Unità Archivistiche trattate con la Cartellinatura; controllo totale del numero dei fogli microfilmati dell'unità archivistica con il numero dei fogli stampato su frontespizio dell'unità Archivistica (Pratica) con la Cartellinatura. L'azienda è in grado di convertire i fotogrammi microfilmati in immagini con formati elettronici aventi estensione.tiff,.pdf,.jpg. Microdisegno, grazie allo scanner Nextscan Eclipse della Kodak, è in grado di recuperare tutte quelle bobine (cartelle cliniche, testate giornalistiche, libri) che altrimenti non si riuscirebbero a leggere, essendo molto datate. La nuova disponibilità di tale documentazione, insieme ad una sua messa on-line, permetterà agli utenti una fruizione spazio-temporale delle informazioni che non ha eguali. Servizi offerti: conversione dei fotogrammi da supporto microfiches e jackets a digitale; conversione dei fotogrammi da supporto "Aperture Card" e "Camera Card" a digitale; conversione dei fotogrammi da bobine microfilm a digitale. Una volta acquisita la documentazione, Microdisegno, grazie all'utilizzo di un software Kodak, trasferisce su microfilm le immagini informatiche prodotte.

11 Microdisegno ha sviluppato una notevole esperienza nella gestione degli archivi sanitari, andando ad intervenire nella catalogazione e digitalizzazione non appena le cartelle cliniche sono dimesse dalla Direzione Sanitaria. L'azienda grazie a questo servizio, garantisce la massima riservatezza delle informazioni, oltre all'accesso immediato e tempestivo ai documenti. Il servizio offerto da Microdisegno comprende le seguenti attività: ritiro della documentazione sanitaria presso il cliente (cartelle cliniche, radiografie, ecc.) e/o dei file contenenti i dati di classificazione; riordino della documentazione; indicizzazione delle singole unità d'archivio; archiviazione fisica della documentazione all'interno di contenitori Microdisegno, per la conservazione in totale sicurezza; aquisizione ottica delle cartelle cliniche sia in modalità massiva che su richiesta (on demand); consultazione dei documenti attraverso un portale web dedicato, con un protocollo sicuro (https) che prevede l'utilizzo di una chiave d'accesso univoca e strettamente personale; consegna fisica delle copie delle cartelle. Invio richiesta a Microdisegno Individuazione della documentazione richiesta Acquisizione informatica del documento attraverso scanner di immagini Il documento viene caricato online e può quindi essere consultato via web CONSULTAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DA PARTE DEL PERSONALE MEDICO

12 Microdisegno offre anche una soluzione per l'eliminazione degli archivi cartacei fiscali, ottemperando a tutti gli obblighi di legge. La conservazione sostitutiva è il processo informatico che consente di gestire l'intero ciclo di vita del documento fiscale certificandone il contenuto tramite apposizione di firma digitale e marca temporale, che rendono un documento non modificabile, opponibile a terzi e non deteriorabile, quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Conservare digitalmente significa quindi sostituire i documenti cartacei, che per legge si è tenuti a preservare, con l'equivalente documento informatico. Maggiore sicurezza Riservatezza Riduzione dei costi Riduzione dei tempi Efficienza dei processi Valorizzazione del patrimonio informativo La conservazione sostitutiva si rivela quindi una scelta strategica aziendale, che consente di semplificare i processi amministrativi di archiviazione e recupero della documentazione, ridurre i margini di rischio legati ad errori, nonché ottimizzare i costi di archiviazione sia in termini di risparmi diretti (carta e spazi) che indiretti (tempi di ricerca, recupero documenti, efficienza e sicurezza). Grazie alla conservazione sostitutiva qualsiasi azienda può migliorare la circolazione dei documenti e gestire in modo ottimale la consultazione delle informazioni riservate tramite l'utilizzo di password con diversi livelli di accesso; questo comporta lo snellimento delle procedure, con conseguente ottimizzazione dell'efficienza aziendale. La soluzione che offriamo è fruibile sia in modalità ASP (i documenti sono conservati all'interno del data center) che in licenza d'uso.

13 Oltre alle tipologie cliniche e sanitarie, Microdisegno oggi è in grado di fornire servizi digitali in merito alla gestione documentale delle tipologie amministrative quali ad esempio: le deliberazioni aziendali i fascicoli del personale le pratiche di invalidità il servizio è espletato tramite l'acquisizione ottica massiva della documentazione con successiva lettura del testo (OCR) la fornitura di un sistema documentale via web per la consultazione delle pratiche, che prevede la ricerca del documento per ogni singola parola componente l'atto la possibilità di stampa on-line dei documenti

14 Microdisegno ha avviato una collaborazione con le sezioni fallimentari di vari tribunali e con i professionisti che in esse operano, mettendo a disposizione la propria esperienza ed il proprio personale nell'espletamento delle attività di custodia e ricerca documentale all'interno delle relative procedure concorsuali. Non possiamo non prendere in considerazione la diffusa presenza sul territorio della nostra azienda che permette di intervenire operativamente in modo rapido ed efficace in tutte quelle situazioni ove necessita. Il lavoro di squadra ci consente di risolvere problematiche spinose in tempi rapidi e con metodo, definendo i limiti della questione e concordandone le soluzioni con il cliente: una condivisione degli obiettivi per una riuscita globale del programma di lavoro. Nell'applicare le nostre modalità operative teniamo sempre conto delle esigenze della committenza, per concludere le fasi di trasferimento nel più breve tempo possibile e con il minimo disagio. Il cliente non è mai lasciato solo nell'affrontare i problemi che potrebbero scaturire all'interno delle varie procedure (di recupero, di trasferimento, di ricerca, di conservazione, ecc.)

15 Per quanto concerne i servizi orientati alla gestione in outsourcing degli archivi cartacei, tutti i processi e le attività a essi correlati si svolgono all'interno di strutture industriali di proprietà, localizzate a Lodi in via dei Battiferro, via dell'agricoltura e in via del Commercio 3. In aggiunta ai centri lodigiani, Microdisegno è presente anche in Puglia, con una struttura ubicata a San Giovanni Rotondo (FG). Ai fini della custodia documentale, gli stabilimenti sono attrezzati con scaffalature industriali alte 12 metri, ancorate a terra e dotate di un sistema antiribaltamento; l'accesso ai ripiani è consentito a piedi (per i primi due ripiani) oppure con carrello magazziniere che si sposta tramite apposite guide metalliche e che consente la movimentazione orizzontale e verticale dei contenitori.

16 I locali destinati alla custodia documentale sono separati dagli uffici tramite porte e pareti con protezione REI 120/180/240 (certificato di resistenza al fuoco). Sia nei locali ad uso archivio, sia negli uffici, sono presenti: sistemi anti-intrusione e antifurto; sistemi di rilevazione antincendio con telesorveglianza; sistemi di spegnimento; sistemi di controllo accessi; sistemi di controllo ambientali. Tutte queste apparecchiature, oltre a segnalare situazioni anomale tramite segnali acustici all'interno delle strutture, sono collegate con un istituto di vigilanza privato che provvede agli interventi necessari e di rito durante i periodi di non presidio delle strutture. Sono presenti anche aree riservate ove l'accesso alle scaffalature è protetto da reti metalliche, con apertura a chiave, per la conservazione di quel materiale a bassissima frequenza di consultazione e di particolare valore storico e/o culturale. I controlli degli accessi agli archivi sono rigidamente regolati e sottoposti a controllo fisico ed elettronico.

17 I locali di proprietà Microdisegno vengono quotidianamente sottoposti al programma di pulizia ordinaria. Per le zone adibite ad archivio cartaceo è prevista inoltre una pulizia bimensile straordinaria e una disinfestazione stagionale preventiva contro animali, insetti e agenti patogeni. Oltre alle normali linee telefoniche e fax, Microdisegno utilizza un canale a banda larga per l'accesso a internet; sono quindi disponibili servizi per connessioni extranet, con la clientela, in modalità sicura. L'azienda mette a disposizione dei suoi clienti: aree dedicate allo scarico dei mezzi e al ritiro della documentazione comparti per la gestione dei contenitori d'archivio, con aree adibite allo sfruttamento intensivo degli spazi e alla movimentazione di grandi volumi cartacei in ingresso; aree di consultazione, con locali riservati al personale cliente, per la ricerca e la consultazione dei documenti. La società è in possesso di tutte le certificazioni richieste dalla normativa vigente; questo rende i magazzini Microdisegno idonei alla custodia di materiale cartaceo. Tutte le strutture possiedono inoltre il Certificato Prevenzione Incendi rilasciato dai VVFF (Vigili del Fuoco) di Lodi, estremamente qualificante perché, per il suo ottenimento, è necessario soddisfare esigenti requisiti in termini di qualità e sicurezza.

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