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1 Perché c è bisogno di supporto e consulenza nella gestione dei flussi documentali e nel monitoraggio dei flussi di stampa? perché consente alle aziende un risparmio dei costi del 30%. (Gartner 2004)

2 CBR Ufficio, Certified Company Canon Advanced Solution, fornisce ad aziende e professionisti supporto e consulenza personalizzata per la gestione documentale, il controllo dei costi, la sicurezza dei dati e non ultimo il rispetto dell'ambiente, grazie anche all integrazione dei prodotti hardware e software CANON. CBR Ufficio, Partner CANON da oltre 20 anni, molto attenta alla cultura intesa come complesso delle conoscenze possedute nelle varie discipline professionali, ha inserito nel proprio organico figure con diversi background allo scopo di fonderne le esperienze così da mettere a disposizione un team di professionisti selezionati e certificati.

3 efficienza, produttività e risparmi sui processi documentali L ottimizzazione dei processi aziendali è volta a rendere più efficiente l azienda sotto numerosi aspetti. Attraverso l individuazione dei punti critici e delle aree di miglioramento di un processo è possibile ridurre i costi operativi in maniera sostanziale riuscendo ad aumentare la qualità del prodotto offerto ai propri clienti. Sviluppando un sistema di gestione dei flussi informativi si arriva ad un risparmio di risorse e tempi vitale per la crescita di un impresa. La capacità di rendere disponibili le informazioni è un elemento di forza delle imprese più avanzate, così come la capacità di gestire i flussi informativi che richiede una serie di interventi sia sul piano tecnologico che sul piano organizzativo e procedurale. Con il servizio di consulenza CBR Ufficio vuole garantire ai propri Clienti la presenza di sistemi tecnologici dedicati al supporto di specifici processi, affiancati però a sistemi per la rielaborazione e distribuzione delle informazioni accumulate. Implementazione e Formazione La soluzione scelta e condivisa all interno di ogni realtà aziendale è sempre modulare e scalabile, al fine di adattarla con facilità ai cambiamenti strutturali. Il progetto condiviso in fase di analisi prevede sempre un periodo di formazione, al fine di rendere il Cliente autonomo e indipendente nella gestione dei propri processi.

4 i principali prodotti Sistemi per ufficio Stampanti e multifunzioni per ufficio Fax Videoproiettori Sistemi di produzione documentale Stampanti di produzione Stampanti a foglio singolo e modulo continuo Sistemi di produzione grandi formati Stampanti per grandi formati sino al formato A0 CAD e GIS Fotografia e stampa artistica Stampanti per prove a colori Sistemi acquisizione documentale Scanner mobile Scanner di rete e di produzione fino al formato A3 Scanner per assegni

5 come risolvere le problematiche documentali quotidiane

6 le principali soluzioni software Ottimizzare l'efficienza Quando si lavora è necessario poter accedere a tutte le informazioni utili, in tempi brevi: per consultarle, condividerle, confrontarle. Le informazioni sono la linfa vitale dell azienda, l elemento portante di un efficiente processo decisionale. È quindi frustrante constatare che si spendono in media più di 4 ore la settimana alla ricerca d informazioni! La piattaforma software Canon Therefore vi consente di creare un archivio elettronico contenente tutte le informazioni aziendali. Grazie a questo strumento, potete catturare, organizzare, collegare e accedere ad ogni tipo di informazione digitale o cartacea che passa dal vostro ufficio, a prescindere dalla tipologia del documento in cui essa è contenuta: scansione, mail, fax, documento office (word, excel ecc.), pdf, documento contabile (fatture attive, fatture passive ecc.), disegni CAD, video... I documenti salvati in Therefore sono quindi prontamente disponibili e reperibili, in base alle categorie e alle chiavi di ricerca prestabilite e totalmente personalizzabili. Scalabilità di Therefore La soluzione Therefore è stata specificatamente sviluppata in modo da offrire la massima versatilità. Essendo una soluzione totalmente scalabile, è possibile aggiungere dispositivi di input, quali gli scanner e le stampanti multifunzione Canon, in base alle necessità. L'unica variabile è la licenza d'uso utilizzata per consentirne il funzionamento. Therefore è infatti disponibile in tre diverse versioni: Personal Edition, Workgroup Edition e Business Edition. Con Therefore, i sistemi "entry-level" e le implementazioni su scala aziendale utilizzano lo stesso software di base per ottenere la massima scalabilità. Sicurezza e Flessibilità Therefore consente di definire in modo facile e preciso le autorizzazioni concesse a ogni singolo utente. Gli amministratori possono configurare e specificare centralmente le regole aziendali. Dai sistemi entry-level monoutente alle implementazioni aziendali per la gestione di migliaia di utenti, Therefore è una soluzione totalmente modulare e disponibile anche nella versione Cloud. Alcuni vantaggi Le informazioni aziendali sono sempre disponibili, su pc, dal web e da dispositivi mobile. Integrazione con i database aziendali, per collegare i documenti in Therefore con anagrafiche e dati preesistenti. E semplice da usare, da imparare e da insegnare. Possibilità di eseguire l archiviazione sostitutiva, eliminando qualsiasi tipo di documento, anche fiscalmente rilevante.

7 Cos è Therefore Online Therefore Online è un servizio di gestione documentale in cloud basato sulla versione Therefore Business Edition, installato in configurazione multi-tenant*. Ogni cliente ha a disposizione un proprio tenant Therefore per accedere via web utilizzando le applicazioni client Therefore installate localmente. La piattaforma Therefore è installata presso Verizon, uno dei più importanti provider per la gestione dei servizi in cloud, in un primo centro di hosting in Olanda ed un secondo in Inghilterra *multi-tenant è una distribuzione in cui il sistema è stato configurato per ospitare più organizzazioni o business unit distinte Due parole sul cloud e le varie tipologie Nel cloud la protezione diventa sempre più focalizzata sul dato pur mantenendo le tradizionali difese di tipo perimetrale. Nel Private cloud i dati mantengono una localizzazione interna all azienda e il livello di flessibilità desiderato viene conseguito tramite un utilizzo spinto della virtualizzazione. Nel Public cloud i servizi IT, siano essi di tipo applicativo o di tipo elaborativo, di storage e di sicurezza, vengono acquisiti presso provider esterni. I dati vengono ospitati fuori dall azienda; ciò necessità un adeguato livello di attenzione per l esternalizzazione di servizi da parte di aziende o amministrazioni pubbliche che adottano soluzioni di cloud computing. L infrastruttura di Therefore Online

8 Per stampare in tutta sicurezza documenti sensibili Per un migliore controllo dei budget di stampa uniflow è una soluzione dotata di un sistema di report integrato di tutti i costi di stampa, copia e scansione. In questo modo, potete monitorare esattamente il denaro che state spendendo e chi lo spende, nonché capire come recuperare i costi e risparmiare. uniflow consente agli utenti di inviare documenti sensibili a qualunque stampante in rete e di stamparli solo quando sono sul posto per raccoglierli. Così, ogni persona può scegliere il momento e il luogo più opportuno per effettuare la stampa, sapendo che i documenti resteranno al sicuro. Indirizzamento intelligente uniflow consente all'amministratore di impostare regole sulle modalità e il luogo di stampa dei documenti. In questo modo, si evita che i grossi processi provochino code alle stampanti da tavolo, garantendo risparmi grazie al controllo centrale dei volumi di stampa a colori. Scansione avanzata, Acquisizione e distribuzione di informazioni ancora più semplici. uniflow consente agli utenti di effettuare in modo semplice e rapido scansioni e compressioni di documenti da dispositivi multifunzione Canon direttamente su o file system, quali Microsoft SharePoint o Therefore di Canon. I flussi di lavoro personalizzati che seguono gli utenti sulle apparecchiature garantiscono una maggiore semplicità e uniformità di stampa. Per la massima protezione delle informazioni aziendali. La fuga di informazioni è una minaccia estremamente grave per qualsiasi organizzazione. Tutti i dati confidenziali vengono monitorati per evitare costose perdite di informazioni. Stampa da dispositivi mobile. uniflow porta la stampa da dispositivi mobili nella vostra azienda. Potete così consentire agli utenti o agli ospiti di stampare dai loro dispositivi mobili abilitati per Internet documenti memorizzati localmente o inviati da applicazioni basate su cloud, senza compromettere la sicurezza della rete.

9 ecopy Share Scan & ecopy PDF Pro La flessibilità dei documenti I documenti cartacei e le informazioni in essi contenute sono al centro di ogni processo aziendale. Nell ambiente di lavoro moderno è però essenziale integrare le informazioni cartacee nel flusso di lavoro digitale, per ridurre al minimo gli sprechi di tempo dovuti ad esempio alla duplicazione manuale dei documenti. La soluzione software Canon ecopy è progettata per offrire la massima flessibilità, e personalizzazione dell ingresso delle informazioni, per trasformare un documento cartaceo o digitale nel formato più utile. ecopy consente di convertire un documento cartaceo o un PDF, in formati Microsoft Office modificabili: il risultato sarà un documento Word, un file Excel con righe e colonne, o un PowerPoint, impaginati come l originale. Per l invio e la sicurezza dei documenti, ecopy consente la conversione in PDF o PDF/A, con eventuale password per impedirne la stampa e la copia, o eventuale firma digitale. ecopy è inoltre una soluzione facilmente integrabile con i sistemi aziendali: consente il riconoscimento di un documento tramite codice a barre e ricerca OCR zonale, garantendo l estrazione dei dati utili alla classificazione e archiviazione del documento stesso, ad esempio nel gestionale aziendale. Elaborazione automatizzata La soluzione ecopy è perfettamente integrabile con i flussi documentali aziendali, consentendo la personalizzazione del display della Multifunzione anche con pulsanti personalizzati con le funzioni più utilizzate, per guidare l utente in tutte le fasi del processo di digitalizzazione, al fine di renderlo facile e sicuro. Alcuni vantaggi Da documento cartaceo a file Word, Excel, PowerPoint modificabile, o file PDF/A protetto. Da file PDF a file Word, Excel, PowerPoint modificabile. Da documento cartaceo riconoscimento dei Barcode e OCR zonale, per nominare, indicizzare e separare i documenti ed archiviarli con semplicità anche nel database aziendale.

10 l area tecnica Assistenza L assistenza e il supporto in fase di utilizzo delle nostre soluzioni sono alla base del mantenimento degli obiettivi decisi in fase di analisi. L area tecnica è composta da personale certificato, a disposizione per ogni consulenza sistemistica ed applicativa pre e post-vendita. I servizi offerti al Cliente sono: Formazione; Manutenzione presso la sede del Cliente; Help Desk; Inoltre per ridurre l attività amministrativa, aumentare il tempo di corretto funzionamento dei sistemi, ottimizzare la produttività degli stessi, c è un nuovo concetto di servizio: e-maintenance si basa sul sistema RDS (Remote Diagnostics System) e fornisce tutte le informazioni necessarie sulle apparecchiature Canon collegate in rete e monitorate, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

11 la principale soluzione finanziaria: il noleggio operativo Creare soluzioni vuol dire integrare il proprio know-how con quello di altri partner, impegnati in settori complementari e con i quali sono state sviluppate delle sinergie. CBR Ufficio si avvale di Partner che hanno reso possibile la realizzazione di molti progetti. Chi si affida a CBR Ufficio per lo sviluppo tecnologico della propria azienda, può sentirsi sereno anche dal punto di vista economico. Che cos'è il noleggio operativo? Il Noleggio Operativo è un contratto attraverso il quale l'utilizzatore ottiene la disponibilità della soluzione per un periodo prestabilito, dietro versamento di un "canone di locazione", comprensivo dei relativi servizi e delle coperture assicurative. Perché scegliere il noleggio operativo? Il noleggio operativo permette di seguire l'innovazione tecnologica in maniera più semplice e di rimanere sempre aggiornati in base alle effettive esigenze aziendali eliminando tutte le problematiche di carattere fiscale, contabile e legale.

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