G e n i u s B y t e s S o f t w a r e S o l u t i o n s S r l w w w. g e n i u s b y t e s. c o m i n f g e n i u s b y t e s.

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1 G e n i u s B y t e s S o f t w a r e S o l u t i o n s S r l w w w. g e n i u s b y t e s. c o m i n f g e n i u s b y t e s. c o m

2 1. L AZIENDA LA SOLUZIONE LE CARATTERISTICHE... 5 CENTRALIZZAZIONE... 5 OTTIMIZZAZIONE DELLE RISORSE... 5 MODULARITÀ... 5 INTEROPERABILITÀ L ARCHITETTURA MYMFP MYBPM... 8 MYTASK... 8 MYDOCUMENT MY CLIENT... 9 MYMFP CLIENT... 9 MYOFFICE... 9 MYMOBILE...10 MYWEB CLIENT EXTRA MODULES SERVIZI INTERNI...10 BARCODE RECOGNITION...10 OCR...10 OMR...11 DOCUMENT CONVERSION...11 MYCUSTOM...11 SERVIZI ESTERNI...11 MYSERVICE...11 DMS INTEGRATION

3 1. L AZIE AZIENDA Genius Bytes Software Solutions Srl offre ai propri clienti le tecnologie e le soluzioni più innovative per semplificare e velocizzare i processi interni garantendo il controllo dei costi. Nata da uno spin-off dell università di Bochum in Germania, Genius Bytes mantiene l approccio tipico del mondo accademico ponendo una continua attenzione nella ricerca e sviluppo di nuove soluzioni e nella creazione sinergie con partner tecnologici. 2. LA SOLUZIONE Il cuore della soluzione di Genius Bytes è il motore di BPM che consente di veicolare processi interni orchestrando le risorse già presenti in azienda (quali dispositivi hardware, applicativi, ERP ecc) o i servizi in outsourcing, in base alle definizioni dei processi stessi. I processi sono disegnati con un editor grafico semplicemente trascinando e parametrizzando oggetti (nodi); ogni nodo rappresenta azioni manuali svolte dagli utenti abilitati o azioni automatiche che vengono eseguite dal sistema sulla base di specifici parametri. Il motore di BPM può interagire con i diversi moduli della soluzione che agiscono su differenti ambiti. In particolare le aree di interesse sono: 1 MyMFP: Soluzioni di scanning, printing, accounting e il monitoring 2 MyBPM: Soluzione per le definizione e l implementazione di processi strutturati 3 MyCLIENT: Gli utenti possono accedere al sistema dal pannello delle MFP, dal web, dallo smartphone o dagli applicativi MS Office; tutti gli ambienti presentano un interfaccia uniforme e garantiscono l accesso alle stesse funzionalità. Questi strumenti garantiscono piena versatilità e usabilità infatti gli utenti hanno la libertà di scegliete il client che preferiscono in base all attività che devono svolgere. 4 MyModule: moduli per la gestione avanzata dei processi. Sono servizi Interni quali moduli per la lettura OCR, OMR e barcode o per la conversione di formato e servizi Esterni per l integrazione tra l infrastruttura aziendale (MFP, client office, smartphone) e gli applicativi in house (sistemi di gestione documentale, ERP ) o in outsourcing quali, ad esempio, servizi di postalizzazione, invio di raccomandate on line, conservazione sostitutiva in outsourcing, 5 My BOX: Prodotti Hardware per l autenticazione sulle multifunzioni 3

4 Per soddisfare la meglio le esigenze dei clienti GeniusBytes affianca alle soluzioni un servizio di consulenza di processo, un supporto sistemistico e tecnico; questi servizi possono essere erogati direttamente o tramite la rete di partner certificati. 4

5 3. LE CARATTERISTICHE CENTRALIZZAZIONE Un unica piattaforma dialoga con tutti gli strumenti e i dispositivi. Costituisce una cabina di regia per attivare le risorse e per monitorare esito e tempi di ogni processo. OTTIMIZZAZIONE DELLE RISORSE Grazie alla sua architettura centralizzata la soluzione Genius Bytes ottimizza le performances dei processi perché utilizza le risorse in modalità asincrona attivandole solo nella fase di esecuzione del task e le liberandole immediatamente dopo l uso. Prendiamo ad esempio un processo che prevede la scansione di un documento sulla multifunzione, l archiviazione nel sistema di gestione documentale (DMS) e l invio tramite fax server a un utente esterno. Il motore di BPM orchestra i diversi task: memorizza la scansione e rende la multifunzione subito disponibile ad altri utenti, invia il documento al DMS e verifica il corretto inserimento, verifica che il fax server sia attivo e invia il documento. Se il fax server non è attivo nel momento dell invio, il BPM mantiene il processo in attesa e quando il fax server è disponibile completa il flusso. Le altre risorse del processo, la multifunzione e il DMS, vengono subito liberate e quindi possono essere utilizzate dagli utenti per altre attività. MODULARITÀ È possibile attivare i task in base al tipo di esigenza e di processo che deve essere gestito. I clienti possono gestire processi con livelli di complessità crescente in modo progressivo con un impatto contenuto sia a livello organizzativo che economico. INTEROPERABILITÀ Il motore di BPM dialoga con tutti i dispositivi aziendali: un pc, uno smartphone, il pannello di una Multifunzione sono considerati punti di accesso al sistema con pari dignità. Ogni client ha l interfaccia ottimizzata in base alle caratteristiche del dispositivo quindi l utente può scegliere lo strumento ideale in base al tipo di attività e alla fase del processo che deve gestire. Può consultare un documento sul suo smartphone e inviarlo direttamente alla stampante più vicina, può firmare elettronicamente un file dal proprio PC ma anche dalla multifunzione nel momento della scansione, può approvare e inviare file a servizi esterni (fax server, postalizzazione, raccomandate on line, data certa, conservazione sostitutiva.)direttamente dal pannello della multifunzione. 5

6 4. L ARCHITETTURA L architettura della soluzione Genius Bytes rispetta tutti i requisiti tipici del mondo enterprise Cross platform la piattaforma può essere installata su sistemi operativi Windows server e Linux ( RedHat, Debian, Ubuntu) Multi database il software può essere utilizzato con i principali DataBase (Oracle, MySQL, Postgres) Cluster per garantire maggiori prestazioni e una maggiore affidabilità è possibile installare la soluzione in cluster. Questo garantisce Scalabilità, poiché le risorse sono distribuite, Maggior facilità di aggiornamento e manutenzione, Aumento della capacità e velocità di calcolo, grazie allo sfruttamento di più unità di calcolo, di un architettura più potente e di maggiore disponibilità di memoria. 5. MyMFP Include le funzioni relative alla gestione di stampe, copie e scansioni e relative al controllo dei job e dei dispositivi. Stampe: in base al profilo utente o al reparto di appartenenza è possibile personalizzare i flussi di stampa. Gli utenti abilitati possono stampare con la funzione di direct print, che consente di stampare tutti i lavori su una specifica macchina, oppure possono scegliere la funzione di pull printing, che permette di selezionare la stampante dove si preferisce ritirare i lavori. L utente si reca davanti al dispositivo, si autentica tramite codice o utilizzando il suo badge aziendale, sul pannello della macchina appare la lista dei job e l utente seleziona quelli che devono essere rilasciati in stampa. Entrambe le funzioni garantiscono la sicurezza dei documenti perché questi vengono prodotti solo dopo l autenticazione. Inoltre vengono stampati solo i lavori realmente utili perché gli utenti possono cancellare dal pannello della MFP i documenti duplicati o mandati in stampa per errore; in questo modo si riducono gli sprechi, si consuma meno carta e si contengono i costi di stampa. Scansioni: l accesso alle funzioni di scansione è sottoposto a specifiche politiche di sicurezza, inoltre è possibile vincolare i parametri di scansione (formato, dimensione del file, colore o BW). Le funzioni attivabili sono: Scan to me/myhome a seguito dell autenticazione la MFP indirizza in modo automatico il lavoro scansito nella cartella di rete dell utente o nella propria casella mail Scan to mail consente di inviare il documento via mail, il destinatario può essere scelto da un elenco e l oggetto può essere personalizzato. Scan to Fax dal pannello della multifunzione è possibile inviare i documenti direttamente al faxserver. L utente si autentica sulla macchina, se è abilitato può accedere alla funzione di invio fax, seleziona il 6

7 destinatario da una rubrica o digita il numero di telefono e scansiona il documento; la ricevuta di invio viene indirizzata casella di posta dell utente. Accounting: La funzione di accounting consente di monitorare tutti i lavori inviati in stampa e tutte le copie fatte con autenticazione. Le informazioni dei job (utente, dispositivo, formato, data stampa, numero pagine, tipo di stampa..) sono registrate su un database; il sistema di reportistica consente di creare statistiche personalizzate combinando i dati in base alle esigenze del cliente. Ad esempio è possibile elaborare report sui volumi per reparto o per divisione, sull utilizzo di un gruppo di macchine o di un singolo dispositivo, sul consumo di pagine a colori o in bianco e nero. Fleet Management La Soluzione per il monitoraggio del parco di stampa: Tutti i dispositivi in rete vengono profilati e registrati, ogni macchina è identificata con il suo indirizzo IP, marca e modello e con indicazioni sul suo posizionamento o sul reparto. Un sistema di autodetection consente di individuare i device in modo automatico, l amministratore deve solo completare la descrizione con le informazioni utili ai fini della gestione o della reportistica. MyMFP rileva le informazioni tecniche, lo stato dei consumabili e eventuali problemi di funzionamento (carta esaurita, cassetto aperto );l amministratore visualizza lo stato dei dispositivi dalla console di amministrazione, inoltre, in base al tipo di evento, è possibile inviare mail internamente o al fornitore del servizio. MyMFP inoltre consente di individuare eventuali spostamenti delle macchine. Un sistema automatico di ricerca visualizza cambiamenti di indirizzamento IP e verifica incongruenze tra i dati registrati sul data base e quelli indicati dalla macchina. Se le informazioni non coincidono la macchina viene messa in stato di standby; il primo utente che vuole usarla deve inserire sul pannello la nuova posizione, se l utente non esegue l operazione, il sistema registra il nome dell utente e l amministratore può contattarlo per avere chiarimenti. 7

8 6. MyBPM È l editor per la creazione dei workflow; consente di creare flussi personalizzati combinando azioni manuali in carico agli utenti e azioni automatiche eseguite dal sistema, inoltre è possibile archiviare i documenti in MyDocument, il sistema di gestione documentale interno alla suite MY. Disegno: I task di processo vengono messi in sequenza trascinando delle icone e vengono poi parametrizzati. Per la creazione dei flussi non è richiesta una approfondita competenza tecnica; l amministratore di sistema deve però avere una chiara visione del processo e dei permessi che vuole associare a ogni utenti o gruppi di utenti, deve conoscere nel dettaglio le diverse ramificazioni e condizioni legate al processo. Per aiutare la creazione dei primi processi Genius Bytes offre una consulenza direttamente o tramite i suoi partner certificati. Analisi: lo strumento di BPM consente di monitorare tutte le fasi del processo e di verificare in tempo reale eventuali colli di bottiglia o inefficienze; con semplici sistemi di reportistiche è possibile risalire alle cause e attivare azioni correttive. Ottimizzazione: il ciclo virtuoso che va dalla definizione del processo, all analisi dell efficacia, alla definizione di azioni di miglioramento è estremamente veloce. Il BPM memorizza tutti i dati per ogni istanza di processo e permette di fare diversi tipi di analisi statistiche in base alle esigenze; è così possibile valutare in breve tempo eventuali aree di miglioramento nel disegno del processo o azioni sull organizzazione. Le funzioni principali attivate dal sistema MyBPM sono: MYTASK Sintetizza tutte le attività manuali attribuite agli utenti. Sulla base delle politiche di accesso definite centralmente, ogni utente svolge specifiche attività nell ambito di un processo come, ad esempio, controllare la correttezza dei dati inseriti da un altro utente, approvare un documento, apporre la firma elettronica, completare una pratica. Grazie all interoperabilità della soluzione è possibile selezionare lo strumento più semplice e efficace per eseguire il task: l interfaccia Web, il proprio smartphone o il pannello di una Multifunzione (tra i principali brand in commercio). SYSTEM TASK In base ai parametri inseriti nei task precedenti o in base al tipo di processo è possibile definire attività automatiche, che il sistema esegue senza richiedere l intervento di un utente. Ad esempio se una stampante segnala un guasto (input) il sistema può valutarne la gravità del guasto e eseguire azioni differenti: invia un all amministratore se c è da sostituire il toner, invia un all utente più vicino se è necessario aggiungere la carta in un cassetto, invia un all assistenza tecnica se deve essere sostituita una parte meccanica. MYDOCUMENT 8

9 È il document management system di Genius Bytes: una soluzione centralizzata per la raccolta di tutti i documenti aziendali provenienti da diversi canali. I documenti attivi prodotti internamente con Office, ERP o altri applicativi vengono salvati e indicizzati in modo automatico o semiautomatico; sfruttando le integrazioni tra MyDocument e i sistemi aziendali è possibile importare i file e gli indici dagli applicativi senza richiedere un intervento degli utenti. I documenti ricevuti tramite posta cartacea, PEC, Fax, mail sono archiviati sfruttando le integrazioni con i dispositivi hardware (fax, multifunzioni, scanner); indipendentemente dal canale di ricezione o di acquisizione è possibile indicizzare il documento e inserirlo automaticamente in MyDocument. I documenti sono organizzati in base alla tipologia (fatture, ordini ) e possono essere raccolti in fascicoli virtuali in funzione delle logiche aziendali (commesse, progetti, ciclo di un ordine o di acquisto). A ogni tipo di documento è associato un set di informazioni, o indici, necessari per la ricerca e per la creazione di relazioni tra diverse tipologie documentali; ad esempio è possibile creare un fascicolo Cliente che raccoglie tutte le informazioni di uno specifico cliente o un fascicolo Commessa con la documentazione tecnica, i contratti, gli ordini legati a una specifica commessa. Gli utenti possono accedere ai documenti archiviati in MyDocument da web, da mobile o dal pannello di una multifunzione e possono stampare, inviare via mail, via fax server o inoltrare a altri utenti del sistema documenti o fascicoli. 7. MY CLIENT L innovativa architettura della soluzione Genius Bytes garantisce massima flessibilità e usabilità. In base al tipo di attività e all operatività degli utenti è possibile stampare, ricercare un documento, approvarlo o svolgere l attività di un processo da tutti i client della soluzione My. MYMFP CLIENT L interfaccia di MyMFP è standard e può essere utilizzata su tutti i modelli di multifunzione dei principali marchi in commercio. L utente può così accedere alle medesime funzionalità da qualunque dispositivo presente in azienda. Oltre alle funzioni tradizionali di scansione, stampa e copia MyMFP consente di avviare processi (MyProcess) o di eseguire delle attività nell ambito di processi già avviati (MyTask). Ad esempio selezionando il tasto MyTask si accede all area che raccoglie tutte le attività di workflow in carico all utente; l operatore seleziona il task che vuole gestire e completa l attività (scansione di un nuovo documento da inserire in una pratica, stampa di un documento, approvazione, firma elettronica..) MYOFFICE È il modulo di integrazione con Office; consente di archiviare, versionare, ricercare un documento o svolgere fasi di un processo senza cambiare applicativo. Direttamente da word, ad esempio, un utente può completare un documento, salvarlo nel sistema di gestione documentale o attivare un processo di approvazione In questo modo anche gli utenti che non sono abituati ad usare l interfaccia web possono apprezzare tutte le potenzialità della soluzione senza cambiare gli strumenti di lavoro quotidiano. 9

10 MYMOBILE È il nodo di integrazione con i dispositivi mobile. Dal proprio smartphone ogni utente può: Stampare documenti, immagini, fotografie Approvare documenti Completare attività nell ambito di un processo I telefoni con tecnologia NFC possono essere utilizzati anche per l autenticazione sui dispositivi multifunzione; l utente posiziona il proprio telefono sulla machina, viene riconosciuto e può accedere ai propri lavori in coda sulla MFP o può stampare immagini o documenti memorizzati sul telefono. Un altro strumento innovativo per la stampa da smartphone è il riconoscimento da barcode: sulla macchina viene applicata un etichetta con un barcode che riporta il numero identificativo seriale. L utente fotografa l etichetta, il server centrale riconosce il seriale e consente all utente di stampare i documenti dal telefono al dispositivo selezionato. MYWEB CLIENT È l interfaccia web dell applicazione: da un qualunque browser è possibile accedere alla console web per monitorare i processi, accedere alle attività e avviare nuove istanze. Dalla stessa console gli utenti possono controllare i propri flussi si stampa, verificare se ci sono dei lavori che devono essere ancora ritirati o se si sono stati degli errori durante la stampa. 8. EXTRA MODULES La modularità della soluzione consente di selezionare le componenti più indicate per la creazione dei processi sulla base delle esigenze del cliente. SERVIZI INTERNI Barcode Recognition Strumento per il riconoscimento di un carattere Barcode all interno di un file immagine. Questo strumento viene utilizzato tipicamente per estrapolare un indice univoco (il codice alfanumerico espresso sotto forma di barcode) da un documento scansito. Con il modulo di lettura barcode viene fatta una indicizzazione automatica dei documenti; l utente deve semplicemente verificare che sia presente un codice a barre sulla prima pagina di ogni documento, poi può effettuare una scansione massiva di più documenti nello stesso momento. Il software legge il codice sulla prima pagina, separa i file e nomina il documento con il valore del barcode. Con un unico gesto è possibile acquisire più documenti e indicizzarli. OCR È un motore per l estrapolazione del testo dalle immagini acquisite. 10

11 È uno strumento molto potente, multilingua in grado di convertire le immagini in file con testo ricercabile. Viene tipicamente utilizzato per estrapolare indici da documenti passivi con formati molto standard (le fatture del fornitore Telecom hanno sempre lo stesso layout) e volumi elevati; in questo modo il documento può essere indicizzato al momento dell acquisizione e gli indici estrapolati possono essere utilizzati per la ricerca del documento all interno del sistema di gestione documentale. OMR L'Optical Mark Recognition è il processo di cattura di informazioni tramite il riconoscimento di marcature (segni scuri) in punti predefiniti di una pagina. I dati catturati sono messi a disposizione in diversi formati (xml,txt ) per essere poi acquisiti e processati da altri sistemi quali CRM, sistemi di gestione documentale ERP. Document Conversion Questo modulo permette la conversione di documenti nei più comuni formati: ad esempio è possibile convertire un file di tipo office in PDF e viceversa. MyCustom È un nodo custom che consente l integrazione con applicativi proprietari, ERP, CRM, DB ecc. Tramite la Java-SDK di GeniusBytes è possibile creare nodi Custom che consentono di interagire con tutti i sistemi terzi che espongano servizi (es. WebServices, SDK proprietarie, protocolli di rete etc) MyCustom viene implementato in collaborazione con il cliente sulla base del tipo di integrazione richiesto. Uno dei casi più diffusi è l integrazione con i gestionali per lo scambio di dati e documenti del ciclo attivo. Alla creazione di una fattura, per esempio, il gestionale crea il documento e memorizza tutti gli indici associati al documento; Il motore di BPM importa le informazioni e le utilizza per archiviare il documento creato, il file può essere convertito in formato pdf e poi salvato nel sistema di gestione documentale In questo modo l utente che ha creato il documento sul gestionale non deve fare nessuna attività aggiuntiva e può subito condividere il documento anche con gli altri utenti interessati: può inviarlo a un servizio esterno di postalizzazione o metterlo nella coda di stampa di una stampante dedicata alle stampe delle fatture. SERVIZI ESTERNI MyService Sfruttando le stesse tecnologie del nodo MyCustom è possibile integrare le multifunzioni con servizi in outsourcing. I documenti vengono scansiti e poi inviati direttamente al service esterno: sul pannello della macchina si seleziona il tipo di servizio (invio raccomandata, invio fatture, invio documenti in conservazione sostitutiva.) e si inseriscono i dati richiesti per il completamento del flusso. L utente riceve poi sul pannello della macchina o via mail un feedback sull esito del processo. 11

12 DMS integration La soluzione di Genius Bytes si apre alle realtà che hanno già un sistema di archiviazione elettronica con un modulo di integrazione. Le funzioni del DMS esistente vengono così valorizzate perché MyBPM le contestualizza nell ambito di processi più articolati dove viene prevista l attivazione anche di altre risorse aziendali. Utilizzando web services o sistemi di import e export automatici è possibile condividere dati e immagini con i sistemi presenti in azienda; nelle realtà più articolate, che hanno più gestionali o più documentali, MyBPM armonizza i diversi sistemi presenti creando una base comune di condivisione di dati o documenti. 12

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