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1 ARCHIVIA Plus Archiviazion lttronica consrvazion sostitutiva documnti Powrd by

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3 ARCHIVIA Plus Archivia Plus è il softwar idal pr l archiviazion lttronica la consrvazion sostitutiva di documnti. L su funzioni principali sono: - Archiviazion automatica manual di qualsiasi tipo di documnto digital; - Digitalizzazion di documnti cartaci con qualsiasi dispositivo di scansion; - Intgrazion con il sistma gstional (ciclo attivo passivo); - Catalogazion, classificazion protocollazion automatica manual; - Gstion dll pratich, di fascicoli, dll cartll di collgamnti tra documnti; - Vlocità smplicità nlla ricrca; - Gstion dlla sicurzza dlla risrvatzza. - Firma digital, su singolo documnto, sull intro archivio, sugli appunti sui procssi di rvision; - Consrvazion Sostitutiva nl pino risptto dll norm con mtodologi rigoros di prsrvazion di fils ch rapprsntano i documnti di dati di ricrca; - Utilità pr assolvimnto dgli obblighi fiscali com il calcolo di bolli la trasmission dll impront; - Distribuzion di documnti su supporti sostitutivi programma gratuito di consultazion; - Scansion massiva, Etichttatura, Riconoscimnto codici a barr, Ocr, Omr; - Modlli di Data Bas già pronti pr Commrcialisti, Azind, Consulnti dl Lavoro; - Estnsioni pr Data Bas Sql xprss Sql Srvr; - Consultazion da clint wb. Sql Exprss Microsoft Addins Cra Fils Scansion Smplic Archi Sav control foldr ArchiProto protocollo informatico unificato Ricrca Collgamnti Utilità di gstion Drag & Drop Importa Fils Spdizion Fascicoli ArchiConfig Crazioon Gstion dl sistma Utilità di consrvazion validazion ArchiMastr Gnra cataloga supporti di consrvazion Estnsion data bas Firma Firma digital marca tmp. obblighi lgali fiscali ArchiStorico Storicizzazion gstion dll rvisioni Sql Srvr L utnt può contar su struttur prdfinit adatt a numros ar applicativ oppur prsonalizzar la bas dati a suo piacimnto pr dfinir cataloghi, fascicoli, collgamnti, prmssi tutt qull rgol ch consntono una fficac gstion dl patrimonio documntal. p01

4 ARCHIVIA Plus Crar l archivio lttronico Ch partiat dall struttur prdfinit o dal disgno di un sistma totalmnt prsonalizzato, Archivia Plus vi offr tutt l funzionalità pr organizzar gstir il vostro archivio informatico (modulo Bas). Il rsponsabil dl sistma può dfinir Ar, Archivi, Prmssi, Fascicoli, Collgamnti, Rgol di funzionamnto. Pr ogni archivio/catalogo si possono impostar numrosi campi di indicizzazion, collgar dizionari dfinir automatismi ch agvolano l insrimnto la ricrca. Fatt l opportun configurazioni si potrà insrir documnti lttronici in divrs modalità: - Acquisir documnti cartaci con scannr; - Archiviar fil word, xcl, outlook con gli addins pr Microsoft Offic; - Trascinar i fils nll archivio com s foss una cartlla; - Importar intr cartll, singoli fil, gruppi; - Ricvr automaticamnt i fil gnrati dall multi funzioni (ArchiSav); - Procssar fil strutturati (ArchiSpool AutoSpool); - Raccoglir fil dall cartll di uno o più srvr (ArchiFil). In fas di installazion il rsponsabil dl sistma, oltr all struttur standard, dispon di 42 modlli di cataloghi già pronti. Data Bas Studio Consrvazion Sostitutiva Gli archivi possono ssr assoggttati all rgol dlla Consrvazion Sostitutiva, abilitando l funzioni di Firma digital Marca Tmporal (Firma). La gstion di Supporti (ArchiMastr) vin stsa con l funzioni di crazion dll impront dgli archivi la loro validazion con firma marca applicata dal rsponsabil. Sono disponibili anch funzioni pr la gnrazion dll comunicazioni all Agnzia dll Entrat di gstion dll impront ripilogativ. Si possono attivar anch funzioni di Firma Grafomtrica pr la sottoscrizion tramit tavoltt grafich o tablt pc, di boll, contratti, ricvut. La consrvazion sostitutiva riduc drasticamnt i tmpi d i costi di produzion rnd la consrvazion facil, sicura, poco ingombrant sostitutiva a tutti gli fftti dll copi cartac. La validità dl documnto informatico così ottnuto è garantita sia dalla normativa fiscal ch da qulla civilistica l sibizion può avvnir in modalità informatica anch attravrso la smplic spdizion. Firma digital p02

5 Consrvar stamp fiscali L stamp fiscali rintrano tra qui documnti ch possono ssr gnrati consrvati in modalità totalmnt lttronica. Il fil statico (pdf), la validazion con la firma digital il procsso di consrvazion forniscono la garanzia di originalità ncssaria affinché il documnto sia valido ad ogni fin di lgg sostitutivo dlla copia cartaca. Qusta forma di consrvazion si adatta bn a rgistri IVA, giornali contabili, partitari, libri di cspiti, giornali di magazzino, bilanci, invntari, rgistri di ogni natura libri sociali. Gstion di bolli Nl caso di documnti soggtti a bollo, una comoda utilità prmtt di calcolar l importo dovuto tnndo conto di rsidui dgli anni prcdnti dgli acconti vrsati, si può gnrar gli F23 l comunicazioni rlativ anch in modalità multi azindal (modulo Firma). Archivi multi azindali Nl caso di archivi multi azindali (tipici dgli studi tributari), il procsso di consrvazion provvd a gnrar un supporto sostitutivo pr ogni ditta, a cui si può aggiungr una copia informal dll dichiarazioni dll ricvut (vdi Consrvazion dichiarazioni). Intgrazion con Gcom Multi Gamma La produzion dll stamp fiscali dai programmi Gcom Multi, Gamma Plus, Gamma Evolution Gamma Entrpris è strmamnt comoda vloc. Con la sclta dll opzion Archiviazion, il documnto in formato PDF vin inviato al modulo AutoSpool ch provvd alla sclta dll archivio all indicizzazion. All utnt rsta solo il compito di controllar la cornza dl documnto prodotto, applicar la firma digital con cadnza almno annual provvdr al procsso di consrvazion gnrando i supporti sostitutivi. Libro giornal Libro Cspiti Rgistri IVA Libro Giornal Archivio Stamp Fiscali Marca Tmporal s richista * Firma Digital Rsponsabil dlla consrvazion Partitari Fil PDF P7m Entro 90 giorni dalla dichiarazion fiscal Bas Dati Fil PDF P7m Procsso di Consrvazion Bilanci Marca Tmporal s richista * Situazioni Invntari Archivio Bilanci Firma Digital Titolar Documnto Procsso stamp fiscali p03

6 ARCHIVIA Plus Consrvar dichiarazioni, F24 ricvut L intrmdiario può consrvar copia dll dichiarazioni (modulo AutoSpool) di pagamnti F24 trasmssi a mzzo Entratl nonché l ricvut di spdizion (modulo ArchiTl), gli siti tutt l comunicazioni rlativ alla formazion di qusti documnti, in modalità lttronica. Nl caso di trasmission con il programma Consoll Tlmatica, la produzion avvin automaticamnt l spdizioni (anch dll comunicazioni) possono ssr multi-fils. Gli obblighi si sauriscono con la consgna al contribunt dll impgno a trasmttr di una copia cartaca dlla dichiarazion dlla ricvuta. Pr i modlli ch richidono la sottoscrizion autografa dl clint, si può utilizzar la Firma Grafomtrica GrafoCrta (applicativo aggiuntivo) vitando di stampar al solo fin di raccoglir il tratto grafico. (1) I vari documnti lttronici vngono catalogati collgati tra loro. L intrmdiario dovrà apporr la firma digital d attivar, ntro il trmin di prsntazion dlla dichiarazion succssiva, il procsso di consrvazion (ArchiMastr + ArchiFirma) ch dovrà concludrsi con l apposizion dlla marca tmporal ch attsta il corrtto compltamnto. Qusti archivi saranno consrvati dall intrmdiario, ma una copia lttronica informal potrà ssr aggiunta ai supporti sostitutivi di clinti di cui si ffttua anch la consrvazion dll stamp. Vidata collgamnti Vidata IVA Unico PF/SP/SC Dichiarazion IVA Dichiarazion IRAP Modllo 730 Archivio Dichiarazioni Ricvut Firma Grafomtrica Clint Firma Digital Intrmdiario Modllo 770 Modllo F24 FASCICOLAZIONE l singol ricvut vngono abbinat ai modlli Entro spdizion succssiva Procsso di Consrvazion Allgati Cartaci Acquisizion da Scannr Ricvut ENTRATEL Ricvut ESITI ArchiiTl Archivio Ripilogo Trasmissioni Firma Digital Intrmdiario Documnti Inviati/Ricvuti Protocollo Archivio Protocollo Studio Flow Chart dichiarazioni p04

7 I documnti Contabili La consrvazion di documnti contabili risulta particolarmnt comoda vloc grazi all funzioni di scansion massiva con l tichtt dotat di codic a barr (modulo ArchiScan). L tichtta sostituisc il protocollo manual, idntifica il documnto lo collga alla rgistrazion contabil liminando totalmnt la ncssità di mantnr l archivio cartaco. L oprazion di tichttatura può ssr ffttuata indistintamnt prima o dopo la rgistrazion. Nl caso di Gcom Multi, Gamma Plus, Gamma Evolution Gamma Entrpris, il documnto scansionato sarà richiamabil da prima nota partitari (funzion DocFindr). DOCFINDER avviato da Gcom Multi Documnti consgnati fisicamnt Ordinamnto suddivision Etichtta Documnti Vari TIPO 0 Numro libro Fattur Vndita TIPO 1 Progrssivo = IVA Fattur Passiv TIPO 2 Progrssivo = IVA Vidata documnto Rstituzion Scansion Riconosc Ditta, Tipo documnto, Numro, Sri Rgistrazion Prima Nota Visualizza Cartaco Visualizza Elttronico Bas Dati Documntal Visualizza da prima nota da partitari Procsso di Aggiornamnto p05

8 ARCHIVIA Plus Libro unico documnti dl lavoro Il Libro Unico dl Lavoro può ssr magntico. Il trmin è inusual ma indica la possibilità di formar consrvar il Libro Unico sotto forma di documnti informatici. Archivia Plus intgra anch qusta funzion, ricv l laborazioni da Gcom Pagh classificandol automaticamnt pr singola scrittura (modulo AutoSpool). L ricrch possono ssr attivat in bas a numrosi campi di indicizzazion, si possono gnrar stratti pr Ditta, Dipndnt, Qualifica, Priodo tc. Con cadnza mnsil, il rsponsabil dovrà applicar la firma digital all singol rilvazioni produrr il supporto sostitutivo mnsil (ArchiMastr). La funzion di consrvazion, in qusto caso, provvd automaticamnt a controllar la prsnza di tutt l pagin gnra una doppia chiav ch, conformmnt alla lgg, consnt di lgar ogni scrittura (cdolino) alla prcdnt alla succssiva pr garantir la squnzialità dll rgistrazioni. Archivio cdolini Oltr al Libro Unico si possono consrvar digitalmnt tutt l stamp prodott: dai prosptti mnsili ai CUD annuali, l ricvut di trasmission Emns Inail qualsiasi altro prosptto nonché l pratich, i contratti, i documnti dll ditt di dipndnti. Visualizzazion cdolino Sgrtria, protocollo gstion dll pratich Stiamo assistndo ad un progrssivo d insorabil aumnto di comunicazioni lttronich; mail, fax digitali, formulari wb, scambio lttronico di fils sono tutti oggtti digitali ch rapprsntano documnti da consrvar, in modo ordinato durvol. Con la diffusion dlla PEC qust comunicazioni lttronich assumono il valor di una Raccomandata gli fftti dcorrono già dal momnto dlla riczion nl srvr. Il protocollo (ArchiProto), consnt di organizzar agvolmnt ogni tipologia di oggtti inviati o ricvuti, di classificarli pr argomnto, priodo, dstinatario, mittnt, oggtto qualsiasi altro paramtro aggiuntivo si ritnga opportuno o ncssario. La compilazion di campi può ssr guidata da dizionari. Nl caso di mail vngono stratti automaticamnt i dati di mittnt, dstinatario, oggtto data, mntr nl caso di PEC, il protocollo riconosc l ricvut di accttazion consgna, l insrisc in apposito archivio l collga al mssaggio inizial. I documnti protocollati, possono ssr notificati ai collghi, annotati digitalmnt (anch con firma digital), fascicolati, collgati ad altri documnti, sgrtati, firmati marcati. I documnti cartaci vanno digitalizzati con la scansion smplic (un documnto pr volta) o massiva (con l uso dll tichtt di protocollo munit di codic a barr). Bozz Si possono archiviar indicizzar anch l bozz ralizzat con word, xcl o qualsiasi programma ch gnri fil, al fin di consntir un ritrovamnto facil d immdiato. L indicizzazion può ssr smplic vloc, il programma mmorizza smpr il rifrimnto tmporal, l utnt il nom original dl fil ch sono già gli stssi lmnti di ricrca ch abbiamo quando mmorizziamo un fil in una cartlla; una smplic stringa di tsto libro consnt di aggiungr con poco una quantità norm di dati di ricrca. Archivi pr ogni ncssita L utnt ha la librtà di crar un archivio pr ogni problmatica di consrvazion ch si possa prsntar. Ad smpio ngli studi sarà particolarmnt util un Archivio Ditt, dov consrvar contratti, statuti, visur, documnti d idntità, codici fiscali. Indispnsabil un Archivio Incarichi dov consrvar tutti gli accordi stipulati con la clintla o un Archivio Rapporti di lavoro pr consrvar i prommoria dll attività svolt. p06

9 ARCHIVIA Plus in Azinda In ambito Azindal la gstion lttronica di documnti può riguardar numros tipologi di documnti numros attività. L più significativ sono la gstion dl ciclo vndit di qullo acquisti, ma si possono gstir i progtti (ArchiStorico), la qualità, il protocollo di documnti inviati ricvuti tutti i documnti amministrativi contabili. I documnti dl ciclo attivo La gstion dl ciclo vndit può ssr alquanto articolata, tuttavia usando l 4 macro funzioni principali (Spool, Scansion massiva, Protocollo Gstion fil prodotti) si ottin un archivio complto ch può sostituir a tutti gli fftti qullo cartaco. Con lo Spool si possono trattar in manira totalmnt automatica i documnti prodotti dai gstionali. Con la Scansion massiva l uso di codici a barr, si laborano automaticamnt i documnti cartaci, sia qulli prodotti (s. Ddt ) ch qulli ricvuti (s. Protocollo). L funzioni di collgamnto fascicolazion lttronica prmttono di ripilogar i documnti pr affar o pr argomnto di navigar tra i documnti sgundo prcorsi già programmati ch smplificano la gstion. Alcun tipologi di documnto ch fino ad oggi dovvano pr forza ssr cartac, possono ssr trattat con la Firma Grafomtrica. In ambito azindal si può utilizzar la Grafomtria pr DDT, ricvut, boll di prlivo, formulari, documnti dlla qualità, tc. Ciclo attivo Inviati Ricvuti Fax Stamp Offrt Ordini Confrm Ordini DDT Fattur DDT Cartaco Grafomtria Protocollo Scansion Addings Offic Elabora fil PDF Riconosc Bar Cod Scansion Archivio Protocollo Archivio fil bozz Archivio Confrm Archivio DDT Archivio fattur ni trmini di lgg Fascicoli collgamnti Procsso consrvazion I documnti dl ciclo passivo Ciclo passivo Pr il ciclo passivo si potrà adottar una soluzion dl tutto analoga a qulla dll attivo, con la particolarità ch avrmo un maggior numro di documnti cartaci ch andranno digitalizzati con l funzioni di scansion massiva. Lo sviluppo dlla fattura lttronica lo scambio lttronico di documnti smplifichrà qust oprazioni anch s crti documnti (s. boll di carico) rimarranno ancora in forma cartaca. Tuttavia con l uso di codici a barr dll tichtt soprattutto collgando la gstion documntal a qulla azindal si ottngono soluzioni pratich complt. Richist acquisto Offrt, Richist comunicazioni Procsso laborazion Fax Comunicazion cartaca Protocollo Scansion Richist di acquisti Protocollo acquisti Fascicolazion collgamnto Disgni Ordin Procsso laborazion Ordini fornitori Spcifich Boll allgati Etichttatura Scansion Fattur allgati Riconoscimnto Boll carico Brochur Spool movimnti Procsso laborazion Fattur p07

10 ARCHIVIA Plus - Vrsioni Moduli Disponibili Archivia No print Soluzion monoutnt pr studi tributari consulnti dl lavoro. Includ i moduli: Bas, AutoSpool, ArchiMastr, ArchiPrint, Firma ArchiTl. Archivia Plus Suit Soluzion complta pr studi, consulnti, azind, cntri srvizi. Includ 2 utnti d i moduli Bas, AutoSpool, ArchiSpool, ArchiMastr, ArchiPrint ArchiProto. Dimnsion massima archivio dati di ricrca: 2Gb. Archivia Plus clint Estnd la suit pr accttar più clint contmporani. Estnd la suit all uso dlla firma digital dlla consrvazion sostitutiva: - Firma lit: 2 utnti contmporani (includ ArchiTl); - Firma 5: 5 utnti contmporani (includ ArchiTl); - Firma: abilita la firma a tutti i clint attivi (includ ArchiTl). ArchiScan Estnd la suit con funzioni di gstion tichtt riconoscimnto Bar Cod, Omr, Ocr (bas). Licnza pr singola postazion. Archivia Plus stnsion Sql Exprss Estnd la suit a 10 Gb di dati di ricrca. ArchiStorico Gstion dll rvisioni. DocAnywhr Consultazion wb. (rilascio 2012) Rquisiti - Srvr: Adguato alla configurazion sclta. Nl caso di Sql xprss o Sql srvr è richisto Srvr Windows o supriori, oppur workstation Windows 7 o suprior. Pr l vrsioni wb richista installazion di IIS 7; - Clint: Windows Xp - Vista - Windows 7 o suprior; - Microsoft.NET framwork 2.0 o suprior; - Acrobat Radr su tutt l postazioni; - Acrobat standard o profssional: pr l postazioni ch sguono ArchiSpool (su fil pdf) o ArchiTl; - Scannr: Si può collgar qualsiasi scannr dotato di intrfaccia Twain; - Firma digital: è ncssario installar drivr crtificati dl fornitor di crtificati di firma digital; - March tmporali: supportat l march tmporali Infocrt; altri providr sono in corso di valutazion; - Consrvazion supporti: pr la consrvazion di supporti occorr gnrar priodicamnt una copia ottica oppur una copia su disco strno prottto, oppur una copia su srvizio Cloud Backup. I supporti gnrati possono utilizzar il softwar gratuito di consultazion ArchiRadr; - Avvrtnz: (1) La firma GrafoCrta è un prodotto strno. L uso dlla Grafomtria va concordato con il clint tramit apposita informativa. Archivia Plus stnsion Sql Srvr Estnd la suit alla capacità massima dll Sql installato com srvr. p08

11 ARCHIVIA Plus - Vido prsntazioni Vido prsntazioni dl programma Archivia Plus dll rgol di Consrvazion digital di documnti in sostituzion dlla produzion consrvazion cartaca. I vido possono ssr visualizzati tramit: - lttura dl QR Cod; - accsso al sito - accsso al canal You tub MULTIMEDIAITALY; - Link dll singol voci vido (da pdf). Studi Azind

12 TSSDEP196_Rv.01 StampaFastEdit_ Dicmbr 2012_2.000 ARCHIVIA Plus Archiviazion lttronica consrvazion sostitutiva documnti Powrd by Crtifid Softwar Partnr Softwar Partnr: Mariani Informatica soluzioni softwar Mariani Informatica S.r.l Via dll Contrad, 72/F Sravzza (LU)

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