Archiviazione Documenti Elettronici.netdoc Gestione Documentale

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1 Avere i documenti a portata di mano senza dossier! Risparmiare tempo e carta riducendo il disordine! Qualunque sia la Vostra attività,.netdoc Vi offre tutti gli strumenti necessari per poter archiviare e cercare qualsiasi documento, di qualunque natura e in qualsiasi momento. La procedura di archiviazione è straordinariamente semplice, versatile, veloce ed intuitiva. Grazie al potente visualizzatore interno è possibile consultare immediatamente numerosi formati supportati in modo nativo. L'interfaccia di.netdoc, stile outlook, è di facile comprensione ed abbatte i tempi di apprendimento che normalmente esistono per gli altri software. L'utilizzo di.netdoc semplifica il lavoro che svolgete quotidianamente per catalogare i documenti del Vostro ufficio; potete infatti inserire documenti in cartelle senza limiti di capienza ed organizzarle con la gerarchia che desiderate. Il programma, inoltre, consente di definire per ogni documento più profili di informazioni, completamente parametrizzabili dall'utente ed indispensabili per effettuare ricerche rapide e mirate dei documenti desiderati. Con.netDoc potete archiviare qualunque documento statico o animato (file) presente sul Vostro computer, i Vostri documenti cartacei (stampati, articoli di giornale, atti, documenti vari, fax, manoscritti,disegni, filmati, fotografie ecc.) utilizzando un comune scanner TWAIN compatibile, ed i Vostri messaggi di posta elettronica con allegati compresi. Grazie alle miniature avete in un solo colpo d'occhio tutte le immagini contenute all'interno della Cartella/Sottocartella selezionata. Le miniature sono permanenti: ciò Vi permette di avere sempre l'anteprima delle immagini, anche se queste non sono in linea! Il formato PDF è pienamente supportato da.netdoc che non si limita ad archiviare ma anche a convertire in tale formato. E per chi non si accontenta di lavorare in ufficio,.webdoc è il modulo aggiuntivo che consente, da un qualsiasi punto di accesso a internet nel mondo, di consultare, stampare e ricercare tutti i documenti archiviati. Pagina 1 di 5 Data creazione 13/05/2011 Data edizione 13/05/2011

2 Lavorando con.netdoc proverete la piacevole sensazione di sorprendervi davanti ad uno strumento che anticipa le Vostre aspettative e le realizza rapidamente nel modo più semplice e naturale. Abbiamo creato una semplice ma potentissima gestione, in cui l amministratore del sistema, decide le regole funzionali e strutturali della gestione delle documentazioni elettroniche: Quali sono le aree gestionali di cui si decide la priorità di archiviazione; Quali sono gli utenti autorizzati; Qual è l architettura delle cartelle ed i vari percorsi ad albero delle varie strutture di archiviazione; I criteri di archiviazione documenti secondo una tabella di campi già preimpostati da sequenziale e da ordinare; Cartelle generiche o da acquisizione di codifiche in automatico. Insomma tutte le regole gestionali che automatizzano i collegamenti tra i flussi di archiviazione..netdoc permette di definire permessi e restrizioni a determinati utenti per gestire l accesso ai documenti archiviati. Gli utenti possono anche essere organizzati in gruppi o aree gestionali ed è possibile assegnare a ciascuno i diritti non solo per la consultazione delle cartelle (che possono essere totalmente accessibili, di sola lettura o invisibili) ma anche per il compimento di specifiche operazioni all interno di.netdoc. La gestione utenti consente di mettere al riparo da occhi indiscreti i documenti e far si che essi siano consultabili o modificabili soltanto da coloro che ne possiedono i privilegi. L interfaccia di.netdoc, progettata in stile Outlook, propone nella parte sinistra le cartelle con le relative sottocartelle, mentre sulla destra l'elenco dei documenti archiviati e l'area di anteprima. Pagina 2 di 5 Data creazione 13/05/2011 Data edizione 13/05/2011

3 Con pochi click del mouse è possibile: archiviare nuovi documenti semplicemente trascinandone le icone sopra la cartella di destinazione (supporto drag-and-drop); scorrere le miniature permanenti di tutte le immagini archiviate e selezionarle; creare nuove cartelle su diversi livelli; rinominare cartelle, sottocartelle e documenti; visualizzare e stampare i documenti: potete visualizzare tipi diversi di documenti rilevando automaticamente l'applicativo da utilizzare; spostare e copiare documenti da una cartella ad un'altra; eliminare i dati dall'archivio e (se necessario) dal disco; indicizzare i documenti selezionati per la ricerca Full Text: potrete cercare un documento tramite una qualsiasi parola o frase in esso contenuta! convertire i documenti in formato PDF, anche in fase di archiviazione; eseguire l'ordinamento dei documenti secondo l'ordine crescente di uno qualsiasi dei campi dell'archivio; creare un layout o elenco di documenti preferiti, per raggiungerli velocemente; assegnare automaticamente un numero di protocollo a ciascun file archiviato. È adesso possibile far interagire con maggiore flessibilità.netdoc con i più comuni gestori di posta quali Outlook, Outlook Express, ecc. Tre diverse metodologie di acquisizione consentono in modo agevole l'archiviazione della propria corrispondenza elettronica con i relativi allegati, anche in base a determinate regole personalizzabili (nomi contenuti nel campo Mittente, parole contenute nell'oggetto, ecc.). È inoltre possibile impostare degli automatismi che in fase di archiviazione consentano la conversione in PDF dei messaggi di posta. Con pochi click è anche possibile trasmettere via in allegato qualsiasi documento precedentemente archiviato con.netdoc..netdoc, tramite un comune scanner, permette di archiviare ogni documento cartaceo trasformandolo in un comodo, efficiente e poco ingombrante documento elettronico. Grazie all'utilizzo di particolari procedure e formati di salvataggio delle immagini,.netdoc consente la memorizzazione di documenti composti da più immagini all'interno dello stesso file (documenti multipagina) anche utilizzando scanner che non sono stati certificati dai rispettivi produttori per questa specifica funzione..netdoc effettua il salvataggio delle immagini nei più diffusi standard: TIFF, JPEG, PDF, Pict (PCT), BitMap (BMP), PCX, DCX, ecc. Pagina 3 di 5 Data creazione 13/05/2011 Data edizione 13/05/2011

4 Inoltre, una comoda funzione di compressione dei file in formato ZIP, consente di ottimizzare lo spazio su disco già in fase di acquisizione dell'immagine da scanner. Ad ogni archiviazione da scanner è possibile eseguire automaticamente il riconoscimento ottico dei caratteri grazie al modulo OCR integrato al programma. Apposite funzionalità consentono, anche agli utenti meno esperti, di ottenere in modo semplice e raaccessibili, pido i risultati desiderati con gli scanner TWAIN presenti sul mercato..netdoc permette di definire permessi e restrizioni a determinati utenti per gestire l accesso ai documenti archiviati. Gli utenti possono anche essere organizzati in gruppi o aree gestionali ed è possibile assegnare a ciascuno i diritti non solo per la consultazione delle cartelle (che possono essere totalmente di disola l lettura l o invisibili) i i ibili) ma anche per il compimento di specifiche operazioni all interno di.netdoc. La gestione utenti consente di mettere al riparo da occhi indiscreti i documenti e far si che essi siano consultabili o modificabili soltanto da coloro che ne possiedono i privilegi. I Vostri documenti saranno visibili solo da chi volete Voi! h il i di.netdoc offre la possibilità di gestire una efficiente protocollazione dei documenti in entrata e in uscita. Permette, quindi, di velocizzare e automatizzare il delicato processo di protocollazione. Ad ogni documento in entrata o in uscita possono essere assegnati un nominativo (mittente/destinatario) ed un ufficio di competenza, informazioni utili da sfruttare in seguito come chiavi di ricerca. Un apposito registro protocolli consente di ottenere stampe dettagliate e, inoltre, numerosi filtri di selezione permettono di stampare solamente le informazioni u- tili e desiderate. La via più rapida per trovare un documento è lo strumento di Ricerca veloce. La chiave di ricerca può essere digitata anche parzialmente oppure la ricerca può essere effettuata sia sui campi chiave, che sul contenuto dei documenti. Ancora più potente di prima, la ricerca avanzata consente di trovare il documento desiderato anche nelle situazioni più complesse, grazie alla possibilità di utilizzare contemporaneamente più criteri di ricerca: per chiavi, Full-Text, per aree, per tipi di documento ecc. Pagina 4 di 5 Data creazione 13/05/2011 Data edizione 13/05/2011

5 Cosa significa Full-Text? Il termine FULL-TEXT indica la capacità del programma di ricordarsi tutte le parole contenute all'interno di un testo, qualunque sia la sua dimensione..netdoc integra perfettamente al suo interno questa tecnologia, e- stendendola ad oltre 100 tipi diversi di documento: in pratica,.netdoc è in grado di rintracciare ogni vocabolo contenuto nei documenti presenti nel Vostro sistema, anche se sono stati prodotti con programmi che non sono installati nel Vostro sistema. I- noltre, il motore FULL-TEXT di.netdoc è in grado di mettere in relazione le varie parole tra loro: questo significa che potrete chiedere a.netdoc di trovare per Voi tutti i documenti che contengono determinate parole e che siano legate tra loro da precise regole; per esempio le parole da cercare non devono distare tra loro oltre un certo numero di parole (operatore inizia-finisce con / contiene ecc.), la sequenza delle parole deve essere esattamente quella indicata dall'operatore. L'utilizzo del FULL-TEXT di.netdoc Vi permetterà di rintracciare rapidamente tutte le informazioni che desiderate in pochissimo tempo. Scoprirete che questo straordinario strumento giustifica da solo l'acquisto del programma, perché potrà essere utilizzato in svariati modi: cercare un documento tramite una qualsiasi parola o frase contenuta; cercare una singola parola contenuta all'interno di un documento;... e tanto altro ancora... La ricerca per profili, consente di sfruttare come campi di ricerca, quei campi aggiuntivi predisposti dall utente. Consente l individuazione dei documenti in base ai riferimenti assegnati in fase di protocollazione (numero e serie di protocollo, ufficio di competenza, mittente o destinatario, visionato/non visionato, ecc.)..netdoc offre i mezzi necessari per generare in pochi istanti documenti in formato PDF, considerato ormai uno standard mondiale. È sufficiente un semplice click col tasto destro del mouse su un qualsiasi documento archiviato e selezionare l apposita voce Conversione PDF. Altri automatismi, inoltre, consentono di ottenere documenti nel formato Adobe Acrobat già in fase di archiviazione , acquisizione documenti da cartella monitorata o acquisizione documenti da scanner. Per generare file PDF non è indispensabile che.netdoc sia in esecuzione: un apposita utility consente la creazione di documenti in formato PDF lanciando una stampa da un qualsiasi programma installato sul Vostro PC. Tutto questo grazie alla stampante virtuale ADOBE PDF. Quindi, non è più necessario reperire altri programmi finalizzati a tale scopo. Questa funzionalità Vi consentirà anche di convertire in PDF le Vostre pagine WEB preferite. Pagina 5 di 5 Data creazione 13/05/2011 Data edizione 13/05/2011