LA TUA SOFTWARE HOUSE IN CANTON TICINO LA PIATTAFORMA DI DEMATERIALIZZAZIONE E ARCHIVIAZIONE TOTALMENTE IN CLOUD

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1 LA TUA SOFTWARE HOUSE IN CANTON TICINO LA PIATTAFORMA DI DEMATERIALIZZAZIONE E ARCHIVIAZIONE TOTALMENTE IN CLOUD

2 Che cos è Innovativo e rivoluzionario modulo integrabile nella piattaforma SmartPlanner dedicato alla digitalizzazione e all archiviazione (CRM) massiva di qualsiasi tipo di documento Strumento essenziale per le Aziende Private e Pubbliche che consente un risparmio dei costi generali di oltre il 70% Il modulo utilizza scanner di rete professionali collegati ai servizi Cloud di Workablecom SmartDigit è ideale per la digitalizzazione e archiviazione massiva di qualsiasi tipo di documento, ad esempio: - preventivi - contratti - fatture - cartelle cliniche - documenti catastali - protocolli pubblica amministrazione, etc. L indicizzazione avviene automaticamente e permette una facile ricerca per tag o parole chiave

3 gestisce il documento in tutte le sue fasi Trasmissione: possibilità di condividere il documento all esterno di SmartDigit Ricezione: Indicizzazione: Protocollazione: Archiviazione: il documento viene assegnazione timbratura e inserimento del importato in SmartDigit chiavi firma del documento documento e delle attraverso una delle 4 per futura ricerca e sue caratteristiche modalità previste: 1. Scansione 2. Upload Copia da una associazione del documento ad attività del CRM all interno dell archivio digitale Conservazione: memorizzazione della posizione fisica del documento cartaceo cartella di rete

4 Come funziona Scanner Desktop pc Mail Repository documenti Indicizzazione Copia file Ricerca I documenti da archiviare in SmartDigit possono pervenire attraverso 4 modalità: 1. Tramite classica scansione del documento 2. Tramite funzione drag & drop direttamente dal desktop del proprio Pc 3. Tramite l invio di una mail a SmartDigit 4. Tramite la copia di file in un apposita cartella

5 Come vengono archiviati i documenti in Le due modalità di archiviazione funzionano insieme, facilitando la ricerca documentale da parte degli utilizzatori. 1) Archiviazione gerarchica E la modalità usata negli archivi cartacei tradizionali, e con la quale siamo abituati a lavorare anche con i Personal Computer. I documenti, a seconda della loro tipologia, vengono messi in una certa cartella, che a sua volta può essere inserita all interno di una struttura gerarchica. Esempio: la posizione di ogni libro di una biblioteca è caratterizzata da: stanza, corridoio, scaffale, piano. Pregi: è simile alla logica da sempre usata nel mondo del cartaceo, percezione di maggiore ordine; Difetti: rigidità, difficoltà nell associare un documento a più tipologie. 2) Archiviazione ad etichette Ad ogni documento possono essere incollate una o più etichette che aiuteranno l utente durante l operazione di ricerca. Tali etichette possono essere estratte automaticamente dal documento ma anche inserite a mano dall utente. Esempio: un documento può avere come etichette: fatture, Rossi SPA, 2012, fornitore, accessori PC Pregi: grande flessibilità, possibilità di archiviare documenti secondo diverse logiche con maggiore flessibilità, velocità e facilità nella ricerca.

6 Le modalità di lavoro di SmartDigit mette a disposizione 3 modalità di digitalizzazione e archiviazione: Modalità Manuale: assegnazione manuale di tipologia ed etichette La modalità manuale è utile quando la mole di documenti da indicizzare è limitata, oppure si debbono archiviare documenti fuori dallo standard, per tipologia o dimensioni. Ogni documento viene lavorato uno alla volta L utente determina la tipologia del documento E possibile assegnare manualmente una o più etichette utili per la successiva ricerca Il documento può essere associato subito (o successivamente) a un cliente, un contratto, un attività

7 Le modalità di lavoro di Modalità Semi-Automatica: gestione di blocchi di documenti uniformi tra loro* La modalità semi-automatica lavora sul concetto di etichette : è ideale quando si deve archiviare un certo numero di documenti tutti appartenenti alla stessa tipologia, oppure una successione di documenti suddivisi per categorie. L operatore imposta dal touch screen dello scanner la tipologia della serie di documenti Ogni documento si vede assegnata una serie di etichette associate alla tipologia del documento Al termine della scansione, l operatore può scorrere i documenti a video e confermarne l associazione all interno dell archivio di SmartPlanner. * Questa modalità di archiviazione è utilizzabile solo in combinazione con Scanner di rete evoluti

8 Le modalità di lavoro di Modalità Automatica: archiviazione completamente automatizzata La modalità automatica è utile quando si deve archiviare una grande mole di documenti dei quali non si conosce esattamente la tipologia, oppure quando la si conosce ma non sono ordinati per tipologia. SmartDigit processa i documenti in automatico leggendoli direttamente dal repository senza interventi esterni Il modulo ICR legge il testo di ogni documento SmartDigit cerca di riconoscere la tipologia del documento e di estrarne i dati più significativi; Ogni documento riconosciuto con certezza viene archiviato in automatico con le relative etichette Al termine della procedura, l operatore può scorrere a video i documenti non riconosciuti o considerati incerti da SmartDigit e confermarne (o cambiarne) la tipologia e le etichette.

9 Come funziona Cos è la logica dell auto-apprendimento SmartDigit è in grado di imparare a riconoscere i documenti e le relative tipologie ed etichette durante il normale utilizzo E così infatti che funziona il motore basato su una logica di autoapprendimento Ogni qualvolta si incontra un documento non riconoscibile, SmartDigit archivia nella sua memoria le sue caratteristiche, con l aiuto degli operatori La prossima volta che incontrerà un documento della stessa tipologia, sarà in grado di riconoscerlo ed estrarne i dati significativi per l archiviazione

10 Come funziona Conformità dei documenti agli originali SmartDigit soddisfa i requisiti dettati dall Agenzia per l Italia Digitale (ex Digit PA) per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, prevedendo un meccanismo strutturato in fasi: registrazione apposizione della firma digitale apposizione di una marca temporale autenticazione da parte di un organo certificatore controllo da parte degli organi di verifica

11 Riportiamo nelle prossime slide alcuni esempi di utilizzo del software Esempi di utilizzo

12 La situazione pre A seguito di ricerche e analisi effettuate sia all interno di aziende della Pubblica Amministrazione che all interno di aziende private abbiamo riscontrato diversi processi aziendali che potrebbero subire un netto miglioramento grazie all utilizzo di SmartDigit. A titolo di esempio riportiamo alcune casistiche: 1. Aziende con all interno personale tecnico/dedicato che si muove sul territorio nazionale generando report di intervento sulle assistenze/visite effettuate presso i clienti. I report vengono normalmente compilati ed archiviati in forma cartacea. Questa procedura non consente alle aziende di realizzare analisi sui report compilati se non manualmente con un grande dispendio di tempo e risorse. 2. Aziende pubbliche sanitarie che devono realizzare sopralluoghi i periodici sul territorio e produrre report in formati tarati su specifiche dettate dalla regione. Anche in questo caso i report sono compilati in forma cartacea e successivamente trasferiti manualmente in formato elettronico coinvolgendo nel processo un considerevole numero di risorse. I casi di esempio che possono essere citati sono innumerevoli. Basti pensare che qualsiasi faldone presente nell azienda potrebbe essere sostituito da pochi MB di spazio su SmartDigit, con la possibilità di effettuare qualsiasi tipo di ricerca in pochi secondi.

13 La situazione con Con l introduzione di SmartDigit tutti i processi precedentemente descritti sono stati completamente informatizzati, generando un notevole risparmio di tempo, risorse e costi. Ogni documento cartaceo viene scansionato e in automatico viene inserito nel repository di SmartDigit In questa videata sono presenti in ordine cronologico tutti i documenti ancora da indicizzare I documenti entrano nel repository attraverso la scansione o il semplice drag & drop dal desktop del pc. Attraverso il nuovo servizio Mailto-Digit verranno inseriti nell elenco anche tutti gli allegati inviati tramite .

14 La situazione con In questa schermata l operatore ha la possibilità di scegliere come indicizzare il documento. All interno dell area dedicata all indicizzazione, l operatore può associare ogni documento ad un cliente o ad una qualsiasi tipologia di dato presente nel DB, e può inserire etichette e/o annotazioni. Tutti questi campi sono di fondamentale importanza per le future ricerche all interno dell archivio. Ogni documento archiviato ha un suo link e può quindi essere richiamato anche al di fuori del sistema.

15 La funzioni speciali di TIMBRA Questa funzione permette di apporre timbro e firma su qualunque documento. A seconda del proprio ruolo all interno dell azienda ciascun operatore avrà o meno i privilegi per utilizzare questa funzione. E possibile scegliere tra uno o più timbri/firme personalizzati in base alla tipologia del documento.

16 La funzioni speciali di LETTORE OCR (Optical Character Recognition) Questa funzione permette di selezionare una porzione del documento scansionato, estrarne il testo e inserirlo automaticamente nei criteri dell indicizzazione. Il testo può essere estratto da qualsiasi tipo di documento (pdf, txt, ppt, doc, xls, jpg o altri formati fotografici). E possibile, inoltre, creare associazioni automatiche tra i clienti presenti nel CRM e il testo selezionato.

17 La funzioni speciali di CANCELLA TESTO Questa funzione permette di oscurare porzioni del documento ed è utile in caso di pubblicazioni di documenti con dati sensibili, in ottemperanza alla legge sulla privacy.

18 La funzioni speciali di FIRME DIGITALI E MARCATURA TEMPORALE SmartDigit è in grado di gestire qualsiasi tipo di firma digitale e la marcatura temporale. Entrambe sono necessarie per la conservazione sostitutiva dei documenti. GLOSSARIO FIRMA ELETTRONICA Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. È chiamata anche firma debole. FIRMA ELETTRONICA AVANZATA Firma elettronica allegata o connessa ad uno specifico documento che consente l'identificazione del firmatario e la connessione univoca a quest ultimo. FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA Firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione. FIRMA DIGITALE Firma elettronica basata su un certificato qualificato e un sistema di chiavi crittografate, una pubblica e una privata che garantisce una maggiore protezione da eventuali frodi e contraffazioni.

19 La funzioni speciali di GLOSSARIO TIMBRO DIGITALE Permette di prorogare la validità giuridica di un documento informatico firmato digitalmente qualora venisse stampato su supporto cartaceo. MARCATURA TEMPORALE Certificato che viene associato a un determinato documento informatico contenente l'indicazione di una data e un orario certi col quale si firma il documento stesso.

20 La ricerca nell archivio SmartDigit offre 2 funzioni di ricerca che rispecchiano le due modalità di archiviazione precedentemente descritte: >Ricerca gerarchica: consultazione documenti suddivisi per categoria (es. Ticket, Attività, Contratti ecc.) >Ricerca ad etichette: selezione documenti tramite parole chiave (es. Fatture 2012 acquisto seleziona tutte le fatture di acquisto dell anno 2012). Grazie a questa seconda tipologia di ricerca SmartDigit si trasforma in un vero e proprio motore di ricerca documentale (stile Google) all interno del repository. Dal documento è possibile aprire direttamente la scheda cliente.

21 Cost saving grazie a Risparmio del 70 % sui costi carta Risparmio economico del 76% sui costi del personale dedicato alla ricerca e all archiviazione dei documenti Economie di spazio (90% di risparmio) grazie alla riduzione di aree fisiche dedicate all archiviazione dei documenti cartacei Risparmio del 88% sui costi della gestione documentale Riduzione dei costi generali di oltre il 70%

22 Monitora le performance (KPI) Numero documenti ricevuti al giorno Per tipo di mezzo (Scansione, upload, PEC, ecc.) Per modalità di firma Per tipo di mittente Numero documenti protocollati al giorno Numero documenti archiviati al giorno Tempo tra la ricezione di un documento e la conclusione della sua gestione Durata di ciascuna fase Quantità di lavoro impiegato per la gestione

23 I vantaggi di Il software è compatibile con qualsiasi tipologia di scanner, anche già presente in azienda Archiviazione automatica in cartella di rete Archiviazione rapida di documenti già in formato elettronico Integrazione con sistemi di marcatura temporale e firma digitale Divisione tra attività di scansione e di catalogazione che, grazie al cloud, puo essere realizzata in un luogo diverso Indicizzazione e consultazione anche tramite smart device (ipad, iphone, Android) Motore OCR/ICR di ultima generazione Interfaccia estremamente semplice e intuitiva Collegamento diretto con CRM e altri moduli della piattaforma, così da poter aggiungere qualsiasi tipologia di allegato Modulo di archiviazione documentale facilmente consultabile Indicizzazione multipla tramite etichette Modalità di ricerca con un click Maggior controllo sulla sicurezza dei dati e maggiore certezza del dato aggiornato Unicità del repository dei dati

24 Gli scanner utilizzati- modelli base Scanner A4: Fujitsu Siemens N1800 Scanner A3: Epson GT-20000

25 Gli scanner utilizzati modelli professionali Bantec IntelliScan SDS+ Bantec IntelliScan XDS Specifications: page continuous loading Specifications: page continuous loading

26 Il CRM è il modulo principale su cui si possono integrare anche gli altri moduli della piattaforma. Modulo dedicato alla digitalizzazione e archiviazione (CRM) massiva di qualsiasi tipo di documento. E un configuratore automatico di offerte; storicizza i contratti e le offerte e monitora le performance di vendita. Il centralino intelligente che verifica i costi, abbatte i tempi di risposta e aumenta la customer satisfaction. Modulo che consente l elaborazione e la gestione dell intero processo di fatturazione anche online Il modulo di Business Intelligence che trasforma i dati aziendali in informazioni strategiche.

27 TELCO WEB SOFTWARE L interlocutore unico in ambito ICT CORPORATE APPLICATION + TEMPO SMARTPLANNER APP BUSINESS MOBILE + CONTROLLO PORTALI WEB SITI E-COMMERCE + SICUREZZA SOCIAL MEDIA WEB MARKETING + EFFICIENZA UNIFIED COMMUNICATION - COSTI DI GESTIONE SICUREZZA IT NETWORK + RISPARMIO

28 LA TUA SOFWARE HOUSE IN CANTON TICINO WORKABLECOM SA C.so San Gottardo, Chiasso Phone: +41 (0) FIND US

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