Produttività Personale Archiviazione Ottica Business Intelligence

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1 Produttività Personale Archiviazione Ottica Business Intelligence SOLUZIONI GESTIONALI PER LE AZIENDE

2 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE TREND TNG ERP: MINIERA D INFORMAZIONI. IL PERSONALE DEVE TROVARE IMMEDIATAMENTE LE INFORMAZIONI NECESSARIE ALLO SVOLGIMENTO DELLE PROPRIE MANSIONI: È INDISPENSABILE PER MANTENERE ELEVATA L EFFICIENZA DEI REPARTI. IL VALORE DELLE INFORMAZIONI Trovare la giusta informazione nel giusto momento costa e anche molto. Secondo quanto rilevato da un indagine pubblicata di recente dalla società di analisi e ricerche europea Butler Group, specializzata nel settore dell Information technology, la maggior parte delle imprese e delle organizzazioni spende circa il 10% degli stipendi del loro personale in tempo operativo, destinato alla ricerca della giusta informazione al momento giusto, informazione di cui il personale ha bisogno per procedere con il lavoro assegnato. Si tratta quindi di un aspetto fondamentale del business che se mal gestito si traduce in rischi, come l abbassamento del livello di efficienza, l impossibilità di mantenere elevata la qualità dei servizi e, in definitiva, in minaccia alla competitività stessa dell impresa. Detto ciò, appare chiaro come sistemi e tecnologie per la ricerca e l acquisizione delle informazioni risultino essere vitali per imprese di qualsiasi tipologia e dimensione. Questo non solo per rendere l impresa più efficiente e maggiormente competitiva, ma anche per consentirle di affrontare in modo più rapido e flessibile i cambiamenti che si trova ad affrontare. Nessuna di queste condizioni si può mettere in pratica se non si dispone di uno strumento capace di mettere a disposizione la giusta informazione, alla giusta persona nel giusto momento, così si esprimono i ricercatori di Butler Group che hanno curato l indagine e che aggiungono: disporre di strumenti per la ricerca e l acquisizione di informazioni che risultano essere efficaci è fondamentale anche per allineare l azienda alle normative di governi e autorità diventate negli ultimi anni maggiormente restrittive (vedi ad esempio il DPS, documento programmatico sulla sicurezza dei dati). LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI Quando un imprenditore decide di spendere del denaro per l acquisto di un programma gestionale ha valutato che questo investimento determinerà un aumento di produttività nella propria Azienda. L obiettivo viene raggiunto in base all equazione: MINOR TEMPO PER ELABORARE DATI = MAGGIORE PRODUTTIVITA Gli operatori di una azienda riescono ad ottenere i dati necessari allo svolgimento delle proprie mansioni, con vari strumenti e metodi: dal calcolo manuale o mentale, al calcolo tramite elaboratore oppure ottenendo i dati dalle procedure del SW gestionale. Il passaggio da uno strumento meno efficace ad uno più adeguato comporta di per se un aumento della produttività. La MAGGIORE PRODUTTIVITÀ si ottiene anche migliorando la QUALITA delle informazioni. Di fatto un Dato, o se vogliamo il risultato dell elaborazione, per consentire una efficiente gestione delle informazioni deve essere: COMPLETO e CORRETTO DISPONIBILE e TEMPESTIVO CONDIVISO Trend Tng è progettato per creare Flussi di Informazioni con queste caratteristiche e l azienda che lo utilizza ottiene un aumento di produttività dei reparti in base ai seguenti fattori: INCREMENTO DELL EFFICACIA DELLE OPERAZIONI E EFFICIENZA DEGLI OPERATORI AUMENTO DELLA QUALITÀ, SICUREZZA E PRECISIONE DEI DATI AUMENTO DELLE POSSIBILITÀ DI CONTROLLO DEGLI AMMINISTRATORI

3 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI FLUSSI DI INFORMAZIONI OTTIMALI L IDEALE DIVENTA REALE. IL SISTEMA DI CONVALIDA DEI DATI, INTEGRATO IN TREND TNG, ESEGUE UN CONTROLLO CONTINUO SUI FLUSSI DI DATI E GARANTISCE LA GESTIONE OTTIMALE DELLE INFORMAZIONI. LA QUALITA DELLE INFORMAZIONI Per ottenere un flusso di informazioni di qualità ottimale che permetta la massima efficienza dei reparti, l informazione di per se deve corrispondere ai seguenti requisiti: deve essere COMPLETA e CORRETTA, DISPONIBILE e TEMPESTIVA, CONDIVISA. In riferimento ai primi due requisiti, una informazione è COMPLETA quando tutti i dati che la compongono sono stati imputati, corretta quando il valore dei dati è esatto. Per esempio in fase di inserimento della anagrafica di un nuovo Cliente, possiamo definire questa come completa quando tutti i dati necessari per le operazioni successive (ad esempio l inserimento di un ordinativo) sono stati completati: ragione sociale, modalità di pagamento, partita iva, ecc La stessa anagrafica è CORRETTA quando i dati immessi sono esatti nel valore e corrispondono alle indicazioni del management: ad esempio, il campo partita iva deve non solo essere inserito, deve essere corretto nel valore; il campo affidamento (rischio) non può superare un certo limite se non autorizzato dall imprenditore, il tipo di pagamento non può essere superiore a 30 giorni nei primi tre mesi di lavoro con il cliente e così via. Le informazioni necessarie alle attività aziendali che i reparti elaborano e si scambiano devono essere sempre DISPONIBILI e TEMPESTIVE. Gli operatori che necessitano di un dato debbono disporne nell istante che questo gli occorre per portare a termine l operazione, ma questa è la situazione ideale. In realtà il dato deve prima essere trovato quindi può essere elaborato; trovare l informazione non sempre è facile e ciò può essere causa di perdite di tempo anche notevoli e il processo perde di efficienza. L informazione deve essere CONDIVISA, cioè disponibile tra tutti gli operatori e anche in questo caso la tempestività della condivisione è importante. Se, ad esempio, un operatore ha inserito un ordinativo cliente che deve essere vagliato dall ufficio tecnico prima di essere inserito nel piano di produzione, la situazione ideale dovrebbe essere la seguente: appena inserito l ordine (informazione) questa deve giungere all ufficio tecnico per la convalida, dopo di che passa all ufficio produzione. Purtroppo non è facile ottenere flussi di informazioni aventi le suddette caratteristiche. Sistemi informatici obsoleti, archivi di dati non connessi tra loro (es. software di progettazione grafica non collegato al gestionale), metodi di comunicazione tra reparti arcaici (es. voce, post-it, fax) causano perdite di efficienza (ma a volte anche di dati) e quindi determinano un limite all innalzamento della produttività. EFFICIENZA COSTI 003

4 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE TREND TNG ERP: IL CUSTODE DELLE INFORMAZIONI. QUALI INFORMAZIONI SONO GESTITE NELLA VOSTRA AZIENDA? CHI VI HA ACCESSO? CHE COSA SUCCEDEREBBE SE FOSSERO PERDUTE? IL PERCORSO CHE LE INFORMAZIONI COMPIONO E LOGICO? PUO ESSERE MIGLIORATO? PORSI QUESTE DOMANDE AIUTA L AZIENDA AD AFFRONTARE CON TRANQUILLITA EVENTUALI IMPREVISTI E A RIDURRE LE MINACCE ED I RISCHI PER LA CONTINUITA D IMPRESA. Politiche di Sicurezza dei Dati Validation Rules Integrità referenziale Data Dictionary Work Flow Regole di validazione dei record Regole sull eliminazione dei record Regole di profilazione utente Regole del flusso documentale LA SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI Un Flusso di Informazioni di qualità, che permetta la massima efficienza dei reparti, è un obiettivo raggiungile applicando con precisione i principi della sicurezza dei dati. Per abitudine sentendo parlare di sicurezza si pensa subito alle copie di backup oppure ai software antivirus o alle password. È possibile considerare Il concetto di Sicurezza delle Informazioni sotto diversi punti di vista, nel contesto dei software per la gestione delle informazioni aziendali: 1. Sicurezza Fisica degli Archivi e delle Informazioni 2. Sicurezza dei Contenuti e della Completezza dei Dati 3. Sicurezza dei Metodi di Inserimento e Modifica delle Informazioni 4. Sicurezza dei Modi di Condivisione e Autorizzazione 5. Sicurezza dei Metodi di Processare le Informazioni Al primo punto si considerino i backup, a-virus, ecc ma anche, dal punto di vista della mancanza di sicurezza fisica, i post-it, i fax, e i fogli cartacei con i quali gli operatori si scambiano informazioni, magari importanti per il processo informativo, che possono essere smarriti, ignorati, male interpretati incidendo negativamente sulla correttezza del processo stesso. Al secondo punto, lo abbiamo già accennato, ci si riferisce alla correttezza dei dati in funzione del loro valore: è esatto il valore della partita iva inserita dall operatore? Ed inoltre: ogni scheda cliente inserita in anagrafica contiene tutti i dati necessari all azienda? Al terzo punto si intendono, per metodi di inserimento e modifica, l insieme delle regole e dei limiti imposti alla discrezionalità degli operatori onde ottenere un flusso di informazioni coerente con le direttive dell imprenditore. Al quarto punto si fa riferimento alle modalità di accesso alle informazioni: è giusto che queste siano condivise, ma sicuramente non a tutti: ad esempio, le informazioni contabili non sono a disposizione dell ufficio spedizioni. Quindi il tipo di operatore deve determinare le autorizzazioni di accesso alla base dati. Al quinto punto si consideri per Metodo di Processare le Informazioni il fatto che le si possa utilizzare per un processo in base allo stato in cui si trovano. Ad esempio non è possibile inserire in produzione un ordine cliente non ancora convalidato. Utilizzare correttamente e con continuità strumenti che permettono di elaborare e conservare le informazioni secondo questi Principi è uno degli obiettivi che deve porsi un imprenditore.

5 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI L EFFICIENZA E ALLA BASE DELLA PRODUTTIVITA TREND TNG E STATO PROGETTATO CON LE CARATTERISTICHE NECESSARIE A FARNE UN APPLICATIVO DI TIPO COLLABORATIVO, DOVE LA CORRETTEZZA, LA COMPLETEZZA, LA TEMPESTIVITA E LA CONDIVISIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI SONO IL MEZZO CON CUI LE AZIENDE POSSONO AUMENTARE LA PRODUTTIVITA DEI REPARTI. IL SOFTWARE DI TIPO COLLABORATIVO Il termine software collaborativo si riferisce ai programmi pensati per facilitare e rendere più efficace il lavoro cooperativo da parte di gruppi di persone. Nell uso comune, il termine viene spesso impiegato in modo riduttivo per indicare sistemi software di supporto per l interazione, come sistemi per la condivisione di file e database, sistemi di comunicazione come la posta elettronica. Il software collaborativo diventa tanto potente ed efficace quante più persone lo utilizzano, proprio come regolato dalla legge di Metcalfe (fonte: Wikipedia) Nell ambito dei software gestionali si può identificare come collaborativo quello che permette lo scambio delle informazioni tra i reparti, in modo coordinato e tempestivo, integrandosi in tutti i contesti legati all attività aziendale. IL SOFTWARE ERP TREND TNG Ogni modulo del software ERP Trend Tng è stato progettato con caratteristiche necessarie a farne un applicativo di tipo collaborativo, dove la completezza, la tempestività e la condivisione dei flussi informativi sono il mezzo per aumentare la produttività nei reparti delle aziende che lo utilizzano. Alla base dell ERP c è il Sistema di Convalida dei Dati inseriti nel database: il metodo di validazione dei dati immessi (Validation Rules), la procedura di Integrità Referenziale Programmabile, l apparato di profilazione utente (Data Dictionary), ed il modulo per regolamentare i processi informativi (Work Flow). Tutti i moduli dell ERP sono integrati al modulo Comunicazioni che comprende i servizi, disponibili a tutti gli utenti, di Messaggistica, Reminder, Rubrica, Calendario, Faxing, Mailing e VoIP per lo scambio d informazioni tra i reparti e con l esterno della Azienda. Le informazioni, con l obiettivo di renderle tempestive e corrette, possono essere elaborate e smistate autonomamente dal sistema gestionale tramite il modulo ROBOT. MODULO ROBOT ESTERNO Comunicazioni VoIP, FAX, , Messaggistica Applicazioni di Trend TNG ERP Gestore delle autorizzazioni e della condivisione dei dati Profilazione Utente e Data Dictionaty Sistema di convalida dei dati immessi Validation Rules Sistema di controllo dei metodi di elaborazione dei dati Workflow UTENTI Controllo della possibilità di eliminazione dei dati Integrità Referenziale Programmabile DATA BASE di Trend Tng 005

6 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE L INTERFACCIA GRAFICA. AMICHEVOLE E DIR POCO. L IMPIEGO IN TUTTE LE PROCEDURE DELLO STESSO ASPETTO GRAFICO E DELLE ICONE USATE NEI PIÙ DIFFUSI SOFTWARE IN USO PRESSO LE AZIENDE, L UTILIZZO DELLE TECNICHE DI NAVIGAZIONE TRA I DATI ORMAI PIÙ CHE POPOLARI, HA RESO L USO DI TREND TNG PRATICO E INTUITIVO. DESKTOP Le procedure di Trend TNG hanno interfacce nelle quali le funzioni e l aspetto sono simili, il più possibile, ai software più diffusi nelle aziende. L interfaccia grafica di Trend TNG è stata progettata con questa caratteristica per renderla familiare agli operatori, per evitare loro un impatto visivo e operativo che potrebbe incidere, prolungandoli, sui tempi d implementazione delle procedure. I menù, bene organizzati e sobri nell aspetto, sono completati dalle toolbar: entrambi sono personalizzabili secondo l utente e le funzioni che questi utilizza per lo svolgimento delle mansioni assegnategli. La Barra Laterale completa l immagine del Desktop di Trend TNG, il cui sfondo può essere personalizzato dall operatore. BARRA LATERALE L oggetto più visibile del Desktop è la Barra Laterale. I bottoni ospitati nella barra permettono di richiamare le procedure di tipo collaborativo introdotte nella versione Trend Tng. In alto a destra, la freccia verde permette di ridurre la barra laterale; in basso a sinistra trova posto il bottone di uscita rapida da Trend. Gli operatori autorizzati, quelli tecnicamente più esperti, vedranno anche il bottone per l apertura della modalità programmazione, indicata con l icona del tasto A. In seguito vedremo le altre funzionalità comprese nella barra laterale. BARRA DI LAVORO La Barra di Lavoro, presente in tutte le procedure di gestione degli archivi ha l aspetto conforme al set di icone di WinVista, questo rende l operatività sui moduli di Trend Tng simile al modo di utilizzare OFFICE e quindi l impatto, anche visivo, sugli utilizzatori è molto soft e i tempi di apprendimento delle funzionalità molto brevi. La funzione Nuovo, Salva, Annulla, Ricerca, la funzione Elimina ed Esci sono identiche come modalità d uso al mondo Windows, diffusissimo e conosciuto nelle aziende e ciò rende semplice adoperare, anche nel primo periodo d utilizzo, il programma Trend TNG. Ancora, poiché la Barra di Lavoro è integrata in tutte le interfacce, quando l operatore ha imparato il funzionamento di una di queste, riesce a utilizzare agevolmente anche le altre; ciò significa che gli operatori sono facilmente intercambiabili per ciò che riguarda l utilizzo delle procedure.

7 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI IMPARARE TRENG TNG : UN APPRENDISTATO MOLTO BREVE. L ERGONOMICA INTERFACCIA DI TREND TNG, SIMILE AI SOFTWARE MAGGIORMENTE UTILIZZATI NEGLI UFFICI, E LA TECNICA DI NAVIGAZIONE GLOBAL DEGLI ARCHIVI, PERMETTE AGLI UTENTI DELLE AZIENDE CHE IMPLEMENTANO L ERP DI DIVENTARE OPERATIVI E PIÙ EFFICIENTI IN BREVE TEMPO. ANAGRAFICHE La Gestione delle Anagrafiche, riguardanti gli archivi Clienti, Fornitori, Contatti e Prospect, sono pratiche, complete e ottimamente organizzate. La prima scheda di ogni anagrafica contiene le informazioni, compreso il mansionario dell azienda registrata, necessarie per prendere contatto con il soggetto ed è integrata al sistema di Comunicazioni di Trend TNG. Questa integrazione è una novità nella gestione delle relazioni con i soggetti che interagiscono con l azienda, relazioni che opportunamente gestite, consentono risparmi di tempo e innalzamento dell efficienza delle operazioni. Una serie di funzioni permette di portare a termine operazioni, come la semplice spedizione di una mail, comporre un numero telefonico o passare un informazione a un collega, in tempi minori rispetto alla consuetudine. Con un click destro del mouse su un campo contenente un indirizzo mail, si ottiene una bozza di già intestata e corredata della firma legata all utente (e non alla configurazione del terminale e del servizio di posta elettronica); Il click su un campo contenente un numero telefonico attiva il modulo VoIP che compone automaticamente il numero e invia la chiamata; Il click su un campo che contiene un numero fax apre la copertina personalizzata dell utente pronta per la compilazione e l invio soggetto, con il modulo Archiviazione Documentale. File di qualsiasi formato sono collegati all anagrafica e resi disponibili a tutti gli operatori: un contenente allegati, un documento Word, un foglio Excel, l immagine di un fax, un file pdf. I file si possono aprire e utilizzare. In conclusione la Navigazione Global è una delle procedure che maggiormente consente di avere l informazione corretta, nel momento in cui è necessaria a tutti gli operatori del sistema. NAVIGAZIONE GLOBAL Raggiungere rapidamente le informazioni è uno degli obiettivi stabiliti dai responsabili del progetto Trend TNG. La tecnica di Navigazione GLOBAL è uno degli strumenti predisposti per tale scopo, e il suo utilizzo sulla gestione delle anagrafiche dell ERP fa intuire quanto aiuti gli operatori nello svolgimento delle mansioni: con un semplice click si raggiungono informazioni e dati senza passare per i menù del gestionale, ma semplicemente esplorando le schede posizionate nella parte alta delle interfacce, senza attivare alcuna modalità di ricerca, ma adoperando una sorta di iperlink che collega logicamente gli archivi al soggetto dell anagrafica, rendendola completa e funzionale. La scheda Documenti permette di raggiungere gli archivi relativi alle documentazioni che hanno coinvolto il soggetto: preventivi, conferme d ordine, DDT, fatture o comunque ogni documento configurato nell applicativo, con la possibilità di aprirlo per modificarlo, stamparlo e inviarlo per mail. La scheda Documenti Contabili comprende tutte le scritture contabili riguardanti il soggetto: se il profilo utente è configurato per farlo, è possibile modificare i dati oppure stampare l estratto conto. La scheda Oggetti contiene i collegamenti ai file, legati al 007

8 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE I METODI DI RICERCA INFORMAZIONI DI TREND TNG: VELOCI & COMPLETI = PRODUTTIVI L ATTENZIONE DEGLI SVILUPPATORI DI TREND TNG SI E CONCENTRATA SUI METODI DI RICERCA DELLE INFORMAZIONI CON L OBIETTIVO, RAGGIUNTO, DI RENDERLI PRATICI E PERFORMANTI. CONTATTI Il software dispone di praticissime funzioni per trovare velocemente le informazioni relative all Azienda che si relaziona con quella che utilizza Trend Tng. La funzione Trova Contatti permette di reperire il nominativo allargando la ricerca agli archivi Clienti, Fornitori, Contatti e Prospect contemporaneamente. La selezione, inoltre, avviene per stringa contenuta e non solo sul campo ragione sociale, ma anche sulla rubrica interna delle anagrafiche (mansionario). Dalla lista con i risultati della ricerca è possibile risalire alle anagrafiche, reperendo in questo modo tutte le informazioni legate al nominativo e utilizzando la navigazione global.. Dalla stessa lista è possibile creare una mail (funzione Crea Mail) o far comporre un numero di telefono (funzione Chiamata VOIP) automaticamente, con notevoli risparmi di tempo. Per chi lo desiderava è stata attivata anche una funzione Stampa Scheda Nominativo che utilizza un report personalizzabile dall utente, per ottenere una scheda del contatto

9 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI MESSAGGI ELETTRONICI: SCAMBIARSI INFORMAZIONI SENZA PERDERNE NESSUNA. IL SISTEMA DI MESSAGGISTICA DEL MODULO COMUNICAZIONI PERMETTE AGLI OPERATORI DI SCAMBIARSI INFORMAZIONI, DOUMENTI E DATI SENZA PERDITE DI TEMPO CON LA SICUREZZA CHE NON SARANNO SMARRITI. MESSAGGI Una delle funzioni che più positivamente influenzano l efficacia dei reparti è la procedura di Messaggistica integrata del modulo Comunicazioni di Trend Tng. La procedura ha principalmente due modalità di utilizzo: la funzione Promemoria Personale e la funzione Messaggio ai Colleghi. La prima funzione è in pratica un messaggio a se stessi di cui è possibile programmare il posticipo. Durante l utilizzo di Trend comparirà il promemoria (come a lato) con la nota che l operatore si è appuntato. La seconda modalità di operare riguarda la possibilità di inviare messaggi ai propri colleghi, potendo selezionare i destinatari dall elenco degli utenti. Gli stessi, vedendoli apparire sul proprio schermo potranno eseguire le funzioni Rispondi al Mittente, oppure Promemoria, posticipando una nuova comparsa del messaggio, ma anche inviarlo nuovamente ad altri destinatari. Molto interessante è la funzione Crea Messaggio con Oggetto. L immagine a sinistra è presente in diverse procedure del programma e permette di creare un messaggio contenente un collegamento alla procedura dalla quale è stato creato, che punta al record in quel momento in maschera. Sarà così possibile spedire un messaggio ad un collega del tipo CONTROLLA QUESTO ORDINE AL FORNITORE. LA MODALITA DI PAGAMENTO È CORRETTA? Il destinatario, cliccando sulla dicitura collegamento potrà verificare l ordinativo e rispondere tempestivamente al mittente con la funzione replay. Sono diverse le procedure su cui è attiva la funzione Crea Messaggio con Oggetto: le anagrafiche (Clienti, Fornitori, Contati e Prospect), Anagrafica Prodotti, Movimenti Contabili, Movimenti di Magazzino, CRM, ecc. La Procedura di Messaggistica è integrata alla procedura Calendario; in effetti ogni messaggio va ad alimentare il Calendario nel senso che, in base al posticipo imposto al messaggio, questo si andrà a posizionare come impegno/appuntamento nel giorno relativo. È possibile impostare una colorazione diversa ai messaggi in base alla priorità della scadenza. Si può programmare un piccolo lasso di tempo con cui anticipare il preavviso, prima dell inizio dell impegno inserito in calendario. Qualora il PC del destinatario sia spento o Trend non sia stato avviato, al momento della prima connessione con Trend Tng appariranno in sequenza tutti i messaggi che questi non ha ancora letto. 009

10 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE IL CALENDARIO DI TREND TNG: TUTTO COME PREDISPOSTO IL CALENDARIO DI TREND TNG, ALIMENTATO DALLE PROCEDURE DELL ERP, CONSENTE DI PIANIFICARE LE GIORNATE LAVORATIVE SEMPLICEMENTE E SENZA DIMENTICARE NULLA. CALENDARIO La funzione Calendario è molto simile al calendario di Outlook, possiamo anzi dire che ne ricalca tutte le funzionalità. La differenza determinante è che il Calendario di Trend Tng è integrato in modo nativo nelle procedure; questo vuol dire innanzitutto che non è necessario installare alcuna procedura sui PC e, soprattutto, gli impegni ed i promemoria si posizionano in automatico sul datario direttamente dalle procedure di utilizzo comune e possono contenere i dati elaborati dalle stesse. Il Calendario è inoltre condiviso tra gli Utenti cosicché, esclusi gli impegni privati, è possibile visionare le agende dei colleghi per poterli rintracciare, o per fissare degli appuntamenti per loro conto. Il Calendario può essere gestito manualmente, ossia impegnando le ore delle giornate semplicemente digitandovi una nota, oppure dal servizio Messaggi che si posizionano man mano sulle giornate in base al posticipo imposto ai promemoria. Gli impegni a calendario possono comunque essere trasferiti in Outlook e la pagina di agenda può essere stampata. L utente può scegliere tra diverse modalità di visualizzazione: da quanti giorni sulla schermata (solo da lunedì al venerdì oppure sabato e domenica compresi) a quale arco di tempo della giornata visualizzare e l ora di partenza della giornata lavorativa. Diverse procedure del programma alimentano automaticamente l agenda: il CRM, la Messaggistica, il ROBOT, la Gestione Interventi, il Work Flow. Il CRM impegna le giornate del calendario in funzione dell attività (azione) che l operatore deve compiere: se durante la compilazione di un lead, prendiamo come esempio il registro di una trattativa con un potenziale cliente, questi dispone l azione VISITA PRESSO IL CLIENTE in una data futura, per quella stessa data la procedura impegna il calendario. Il ROBOT alimenta il calendario secondo i risultati delle elaborazioni che compie autonomamente, ad esempio può impegnare l agenda degli addetti del reparto amministrativo, con la dicitura Richiamare Clienti Morosi il giorno successivo a quello in cui ha inviato i fax per il recupero credito ai clienti. La procedura di Gestione Interventi impegna il calendario di un tecnico quando è programmato un intervento che lo coinvolge.

11 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI DOCUMENTI VIA MAIL TEMPO, CARTA E DENARO RISPARMIATI. I DOCUMENTI EMESSI PER I CLIENTI, I FORNITORI E I SOGGETTI CHE HANNO RELAZIONI CON L AZIENDA POSSONO ESSERE TRASFORMATI IN FILE E SPEDITI, AUTOMATICAMENTE, TRAMITE ALLE QUALI SONO ALLEGATI: UNA SCELTA CHE PRODUCE RISPARMI DI TEMPO E DENARO UNITAMENTE AD UN IMMAGINE PROFESSIONALE. DOCUMENTALE Un importante procedura integrata nella gestione delle stampe dei documenti di magazzino è la pratica funzione documentale. Questa procedura crea automaticamente una mail per l intestatario del documento (Fattura, DDT, Ordine, ecc, ) avente il documento stesso come allegato e come indirizzo di posta elettronica, quello di uno o più persone contenute nella rubrica interna dell intestatario. Gli amministratori possono impostare quale deve essere il funzionamento base della procedura e quindi gestire, a livello di destinatario, le eccezioni. L impostazione di default riguarda la scelta della tipologia di allegato, le limitazioni alla modifica e stampa dello stesso, il testo dell oggetto e del corpo della mail (introducendovi formule per l inserimento automatico dei riferimenti al documento); queste impostazioni possono subire cambiamenti in funzione del destinatario al quale è spedita la mail, che può anche richiedere di proteggere questi allegati con una password per garantire la riservatezza. La mail reca la firma legata al profilo-utente dell operatore di Trend TNG, e non secondo l impostazione del servizio di posta elettronica, così da permettere a questi di cambiare postazione di lavoro. A livello di documento (ordinativi, fatture, ddt, preventivi...) è possibile distinguere quale debba essere inviato per , potendo comunque programmare eccezioni rispetto alla configurazione di base, mentre a livello di destinatario si sceglie a quale indirizzo di posta, indicato nel mansionario, il documento debba essere spedito: preventivi e conferme d ordine all ufficio acquisti del cliente, mentre le fatture e note all amministrazione; ordini di acquisto e richieste di offerta all ufficio vendite del fornitore. Questa procedura, infine, è integrata al modulo di Archiviazione Ottica di Trend TNG per la de-materializzazione dei documenti e conservazione sostitutiva. GESTORE DI STAMPA Trend Tng dispone di un potente Gestore di Stampa, che unisce sia la modalità per utilizzare stampanti ad impatto sia quella per gestire stampanti grafiche, infatti, ogni operatore può scegliere il metodo che preferisce per le stampe ad uso interno (bilanci, estratti conto, situazioni di magazzino, analisi del venduto, ecc.), mentre le stampe dirette all esterno (DDT, ordini al fornitore, preventivi, fatture, ecc.) possono essere configurate, una ad una, secondo necessità. La funzione più importante è l utilizzo dei Segnalibro, che compaiono sulla parte sinistra dell anteprima di stampa. Questi fanno da indice per selezionare velocemente la sezione di stampa che interessa l operatore. È stata implementata la funzione Trova nel Documento, tipica di Excel e Word, che evidenzia sulla schermata il vocabolo ricercato velocizzando anche in questo caso il reperimento dell informazione. Con la gestione degli zoom è possibile visualizzare più pagine affiancate (funzione Multipage). Sono disponibili svariate funzioni riguardo la possibilità di scelta di una stampante differente da quella predefinita. Si può scegliere una qualsiasi delle stampanti della rete dopo l anteprima di stampa, modificandone i parametri essenziali (num. copie, selezione pagine, orientamento, ecc) senza dover modificare le impostazioni di default della stampante scelta. Il contenuto delle stampe è esportabile nei formati più comuni: Excel, Word, PDF, XML, HTML, testo, ecc. rendendo le operazioni di migrazione molto più pratiche. 011

12 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE SICUREZZA DEI DATI: UN RISULTATO DA RAGGIUNGERE OGNI GIORNO L INSIEME DEI DATI, PRODOTTI E GESTITI DALL AZIENDA, DEVE ESSERE MANTENUTO IN SICUREZZA SECONDO I PRINCIPI GIÀ DESCRITTI, UN COMPITO CHE TREND TNG SVOLGE ACCURATAMENTE. PROFILO UTENTE La sicurezza dei dati è stata presa in considerazione sotto diversi aspetti in fase di progettazione di Trend Tng: 1. La sicurezza legata alla possibilità, condizionata, di eliminare i dati. 2. La sicurezza a riguardo della validità dei dati inseriti secondo i criteri di esattezza e completezza. 3. La possibilità di disabilitare le funzioni o attivare controlli per la modifica o l eliminazione in base all utente. 4. La possibilità di oscurare o evidenziare i dati principali. Su tutti i casi incide il Profilo Utente, cioè l insieme delle autorizzazioni concesse all operatore. Il legame al gruppo di appartenenza (Amministrazione, Commerciale, Produzione, ) vincola l utente stesso a criteri di profilazione macroscopici, subordinati a restrizioni/concessioni attribuitegli ad hoc. In base al profilo utente si può condizionare il funzionamento o l aspetto delle procedure, con l obiettivo di ottenere informazioni sicure sotto ogni aspetto (vedi paragrafo La Sicurezza Delle Informazioni, pag. 4). In questo modo sarà possibile rendere invisibile il bottone Elimina da un interfaccia, se il profilo dell operatore non gli consente di cancellare un dato; si potranno oscurare informazioni riservate, ad esempio i dati contabili, agli operatori non addetti alla manipolazione delle stesse; si potrà controllare il dato inserito, come l importo dell affidamento concesso a un cliente, imponendo limiti alla discrezionalità dell operatore secondo regole prestabilite. INTEGRITA REFERENZIALE PROGRAMMABILE L integrità referenziale dei dati programmabile, integrata in Trend Tng, rappresenta la serie di vincoli e condizioni stabiliti dall amministratore del sistema, che determinano l impossibilità di eliminare un record da un archivio (come al punto 1 del paragrafo precedente). Per esempio l impossibilità di eliminare l anagrafica di un fornitore se questo è stato coinvolto in almeno un documento di magazzino (vedi immagine), oppure un movimento contabile e così via. Questa procedura di Trend Tng non si limita solo a questo, è possibile infatti collegare una procedura all evento di eliminazione che, a scelta dell amministratore di sistema, permette l eliminazione ma, subito in successione, obbliga l operatore a una prassi prestabilita per evitare l incoerenza tra gli archivi. Ad esempio si può concedere la possibilità di eliminare un dato, ma solo se lo si sostituisce con un altro. L insieme delle attività svolte all interno di un azienda debbono essere regolamentate allo scopo di ottenerne l ottimale esecuzione. Le regole determinano l efficacia delle operazioni e incidono sull efficienza degli operatori secondo i metodi che la direzione ritiene più opportuni. Le regole quindi definiscono il modo (metodo) di operare dell individuo e incidono sugli strumenti che utilizza per il compimento delle sue mansioni. In buona sostanza, per questioni legate non solo alla sicurezza degli archivi ma per motivi di discrezione, si devono imporre limiti e vincoli agli utenti.

13 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI REGOLAMENTARE LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI: GARANZIA DI SICUREZZA DEFINIRE REGOLE E VINCOLI PER L UTILIZZO DELLE PROCEDURE AL FINE DI GARANTIRE CHE IL FLUSSO DEI DATI AVVENGA SECONDO I CRITERI DI SICUREZZA E LE NECESSITÀ DELL IMPRENDITORE. VALIDATION RULES Le procedure di Validation Rules (regole di convalida per l immissione dei dati) di Trend Tng sono strettamente legate al concetto di sicurezza delle informazioni e permettono all amministratore di sistema di introdurre vincoli sui modi di input dei dati negli archivi (come al punto 2 del paragrafo Profilo Utente) per salvaguardarne la completezza e l esattezza. Con queste funzioni è possibile rendere obbligatorio qualsiasi campo in qualsiasi maschera; oppure fare apparire messaggi condizionati secondo l esattezza del dato imputato o, in funzione del valore immesso, imporne un altro. È ovvio che per ottenere un processo coerente e senza interruzione, nell insieme delle informazioni utilizzate non possano essere tralasciati quei dati che sono indispensabili al compimento ottimale del processo stesso. Per esempio, nel flusso del ciclo attivo che dall offerta al cliente giunge all emissione della fattura, se non è stato inserito il dato del modo di pagamento, si avrà un interruzione sulla procedura di fatturazione o una fattura errata. È necessario stabilire quali dati siano necessari per ogni fase del flusso e renderli obbligatori col sistema delle Validation Rules. DATA DICTIONARY L insieme delle funzioni del Data Dictionary (regole di funzionamento delle procedure) di Trend Tng, consentono di porre vincoli all utilizzo delle procedure oppure di modificare l aspetto delle interfacce (come ai punti 3 e 4 del paragrafo Profilo Utente). Di fatto consentono di cambiare le proprietà degli oggetti presenti nelle maschere di Trend TNG in funzione dell utilizzatore. Dal punto di vista della sicurezza consente, ad esempio, di imporre la proprietà di sola lettura su qualsiasi campo, così tutti gli operatori potranno vederlo ma solo alcuni modificarlo. Continuando negli esempi è possibile far scomparire il bottone di eliminazione di un record per gli utenti non autorizzati a farlo; Si possono rendere visibili/ invisibili i dati sulle schermate secondo il gruppo di appartenenza dell utente: gli utenti del gruppo Produzione non possono accedere, nemmeno in visualizzazione, ai dati riservati al gruppo Amministrazione; gli Utenti del gruppo Commerciale hanno una scheda in Anagrafica Clienti chiamata Note dell Agente alla quale gli altri gruppi non accedono. 013

14 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE WORKFLOW: RISPETTARE IL PROTOCOLLO DI LAVORO STABILIRE PROTOCOLLI PER L EMISSIONE E LA GESTIONE DEI DOCUMENTI GESTITI DAI REPARTI CONSENTE DI RIDURRE AL MINIMO LE PROBABILITÀ D INTERRUZIONE DEI PROCESSI AZIENDALI. WORKFLOW Il modulo di Gestione dei Work Flow, integrato in Trend TNG, influisce sulle possibilità di fruizione della procedura Movimenti di Magazzino e sulle modalità di utilizzo della stessa. Questa viene utilizzata dagli operatori per emettere documenti, secondo una serie di vincoli decisi dalla direzione a seconda del flusso documentale, con l obiettivo di ridurre al minimo la possibilità di errore accrescendo la qualità delle informazioni. L utilizzo di una procedura legata ad un metodo workflow è basata sul seguente principio di funzionamento: Avvio della procedura Identificazione del protocollo in base alla procedura e all operatore Esecuzione della procedura secondo le regole definite Reazione della procedura in base agli eventi verificatisi Termine della procedura Il tutto avviene secondo regole diverse in funzione dell utilizzatore. Queste autorizzazioni sono legate sia al login (Profilo Utente) che l operatore introduce in fase di accesso a Trend Tng inserendo nome utente e password, sia alle regole introdotte nella procedura Movimenti di Magazzino dall amministratore di sistema (Validation Rules e Data Dictionary). In pratica il WorkFlow corrisponde al protocollo di operazioni da svolgere per una sequenza di documenti, ad esempio preventivo -> ordine cliente -> documento di trasporto -> fattura; in funzione dello stato di ogni documento la procedura reagisce impedendo alcune delle funzioni tipiche, come ad esempio la stampa, ma incide anche su procedure che potrebbero coinvolgere il documento stesso nel seguito del flusso, come la possibilità di fatturazione per un DDT, l impossibilità di evasione per un ordinativo oppure l inserimento nel piano di produzione di una commessa. Questo modulo si può programmare ulteriormente rispetto alle sue funzioni standard, in base alle esigenze dell azienda con l SDK. Ad esempio si può impostare il WorkFlow del documento Ordine del Cliente in modo che, alla presenza di articoli particolari o fuori dello standard, blocchi il flusso documentale finché un responsabile tecnico non lo abbia convalidato oppure abbia compiuto determinati controlli. Da notare che la richiesta di convalida arriva al responsabile in modo automatico tramite il servizio di messaggistica integrato nel modulo Comunicazioni di Trend.

15 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI WORKFLOW: CHI PUO FARE COSA? LIMITARE LA DISCREZIONALITÀ DEGLI OPERATORI REGOLANDO L UTILIZZO DI FUNZIONI E PROCEDURE O, SECONDO LO STATO IN CUI SI TROVA UN DOCUMENTO, IMPOSTARE LINEE GUIDA PER L ELABORAZIONE DEI DATI, È UNO DEI METODI PER OTTENERE FLUSSI D INFORMAZIONI CORRETTI. Innanzitutto va sottolineato che qualsiasi operatore che inserisca qualsiasi documento dovrà indicarne lo stato: questo significa che la procedura identifica il WorkFlow da eseguire in funzione del codice del documento, quindi impone le regole al soggetto che compila i dati secondo le regole di quel particolare flusso e secondo le restrizioni legate all utente. Un semplice esempio di workflow può essere il seguente: la direzione determina il seguente flusso documentale per la vendita dei propri prodotti. Prendiamo in esame il passo 2, che riguarda il documento Conferma al Cliente codificato come ORCL, per il quale sono stabiliti tre possibili stati, SPEDITA CONFERMATA e EVADIBILE, ognuno dei quali subordinati a determinate regole. Come nel passaggio precedente solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale, Fabio e Giuseppe. Tutti possono impostare lo stato SPEDITA o CONFERMATA, ma solamente Giuseppe lo stato EVADIBILE che è la condizione necessaria per WORKFLOW VENDITE Codice Documento Stato Autorizzati Limiti 1 PREV 2 ORCL Preventivo al Cliente Conferma al Cliente Inserito Convalidato Spedita Gruppo Commerciale; Fabio; Franco Fabio; Franco Gruppo Commerciale; Fabio; Confermata Gruppo Commerciale; Fabio; no piano carico Evadibile Giuseppe no stampa, no piano di carico e piano di produzione, no MRP. no piano di carico e piano di produzione, no MRP no piano carico, prod, MRP no piano di carico 3 DDT D.d.T. Fatturato Gruppo Magazzino; Giuseppe 4 FATT Fattura Gruppo Amministrazione no creazione manuale, solo copia da ORCL, no modifica se fatturato stampare se manca un prezzo in D.D.T. Questo protocollo di lavoro riguarda tutti i documenti e gli operatori che sono coinvolti nel ciclo di vendita degli articoli proposti da un ipotetica azienda. Consideriamo il passo 1 che riguarda il documento Preventivo codificato come PREV e per il quale sono possibili due stati, INSERITO e CONVALIDATO, ognuno dei quali subordinato a determinate regole. Di fatto solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale, Fabio e Franco. Tutti possono impostare lo stato INSERITO, ma solamente Fabio e Franco sono abilitati per lo stato CONVALIDATO che è la condizione necessaria per stampare il documento e, soprattutto, indipendentemente da quale sia lo stato il documento, questo non potrà mai essere inserito in un piano di carico o in un piano di produzione o coinvolto nel modulo MRP I. coinvolgere il documento nelle fasi successive del flusso. Impostazioni come queste prese ad esempio compongono i vari tipi di WorkFlow utilizzati nelle diverse aree aziendali: vendite, acquisti, produzione, spedizioni, amministrazione, ; questi evitano che i documenti possano essere compilati da chiunque, stabilisce i responsabili che controllino l esattezza degli stessi, impongono limiti ad altre funzioni dell ERP, per evitare che eventuali errori, contenuti nei documenti, possano comprometterne l elaborazione. 015

16 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE TREND TNG E LA TELEFONIA VoIP, L UNIONE CHE FA LA FORZA. L INTEGRAZIONE TRA LA RETE TELEFONICA E TREND TNG OFFRE OPPORTUNITÀ, NON REALIZZABILI CON LA TELEFONIA E I CENTRALINI TRADIZIONALI, TALI DA POTER SODDISFARE IL BISOGNO DI EFFICIENZA E DI RISPARMIO DI TEMPO DELLE AZIENDE. Il MODULO VoIP Utilizzare il sistema di telefonia VOiP integrato al Modulo Comunicazioni di Trend TNG significa poter scambiare dati con un centralino software. Quali vantaggi porta questa integrazione? Innanzitutto la Rubrica di Trend TNG può essere utilizzata per comporre automaticamente numeri di telefono o fax: da ogni campo delle interfacce, contenente un numero telefonico, si può avviare una telefonata con un semplice click destro del mouse. Questa funzione porta risparmi di tempo certi ed è solo la più semplice dell integrazione. La procedura più importante è quella che consente il riconoscimento del chiamante: quando il centralino software riceve una chiamata, fornisce il numero in entrata a Trend TNG che, scorrendo la Rubrica, trova l anagrafica corrispondente. A questo punto Trend esegue un programma che comprende diverse procedure: in primo luogo, se il cliente è presente nella lista dei soggetti bloccati (il blocco può riguardare situazioni contabili aperte, la registrazione d insoluti, ), il software allerta l operatore e può indirizzare la chiamata sull interno del personale addetto all Amministrazione. Se non ci sono pendenze, un interfaccia consente all operatore

17 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI VOICE OVER IP: VoIP LA TELEFONIA IP NON VA CONFUSA CON LA POSSIBILITA DI USARE INTERNET PER TELEFONARE RISPARMIANDO DENARO, E INVECE QUALCOSA DI MOLTO PIU COMPLESSO ED AVANZATO: E LA TECNOLOGIA CHE PERMETTE LA CONVERGENZA DELLA RETE TELEFONICA AZIENDALE SULLA RETE DATI. che riceve la chiamata di raggiungere velocemente i dati legati al soggetto, fornendo prova di organizzazione e cura nei rapporti con l esterno: le scritture contabili, l archivio documenti, le trattative memorizzate sul CRM, ; dalla stessa schermata è possibile stampare un estratto conto e inviarlo per fax o via mail; per le aziende che forniscono servizi di assistenza è possibile aprire lo storico degli interventi tecnici eseguiti presso il soggetto e quelli ancora in carico. Se la telefonata determina un operazione successiva da svolgere, ad esempio la formulazione di un preventivo o un intervento tecnico, questa può essere iniziata direttamente dall interfaccia del modulo VoIP. Secondo l esito della conversazione è possibile registrare la stessa in un archivio di chiamate in sospeso, suddivise tra gli operatori che dovranno completarle, condiviso tra tutte le postazioni: per gli utenti di Trend TNG, in ogni momento, anche al di fuori dell azienda, è possibile sapere chi li ha cercati al telefono e, tempestivamente, richiamare il soggetto. La chiamata ad ogni modo è stata storicizzata nell archivio del centralino software: questo consente di sapere quanto, in termini di tempo e numero di chiamate, un soggetto impegna l azienda telefonicamente; inoltre è possibile sapere quando questi ha chiamato e con quale interno ha parlato. cellulari abbassandone il costo. Ogni operatore può controllare una propria segreteria telefonica o una casella vocale, un messaggio di cortesia o deviare su altri interni o numeri le chiamate in ingresso. In conclusione, questo tipo di telefonia converge verso la rete dati dell azienda e l unione di queste infrastrutture consente una maggiore efficacia nello svolgimento delle mansioni da parte degli utenti. PECULIARITA DEI CENTRALINI VoIP La semplicità d uso del software che comanda il centralino VoIP permette di utilizzare funzioni che, nei sistemi tradizionali, sono attivate solo dal fornitore dell apparecchiatura con costi maggiori. Ad esempio memorizzare un nuovo messaggio di benvenuto, programmare fasce orarie per il risponditore automatico, modificare le musiche di cortesia, è semplice e può essere gestito dagli utenti autonomamente. Questa soluzione di telefonia software sfrutta investimenti e risorse già esistenti in azienda, ossia il PC e la rete dati aziendale senza costringere all acquisto di nuovo e costoso hardware: è sufficiente una normale cornetta USB oppure una cuffia con microfono. L utilizzo della rete dati permette, ad esempio, di collegare le sedi remote e vederle come interni della propria rete telefonica senza costi di chiamata. Si possono regolamentare le chiamate in uscita, quindi inibire i prefissi a pagamento, oppure si può convogliare su sim card integrate al centralino le chiamate ai 017

18 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE ROBOT, IL COLLEGA INVISIBILE CHE FA TUTTO QUELLO CHE GLI CHIEDI AUTOMATIZZARE LE ATTIVITÀ È UNO DEI METODI PER AVERE LA CERTEZZA CHE QUESTE SIANO ESEGUITE TEMPESTIVAMENTE E CONSTANTEMENTE. ROBOT Il modulo ROBOT si sostituisce agli utenti del gestionale nel compiere alcune operazioni che periodicamente svolgono tramite le normali procedure di Trend TNG. L attività ricorrente, come può essere considerato l invio di solleciti per il recupero crediti, il sollecito ai fornitori per ordinativi inevasi o la stampa degli articoli sotto scorta, è eseguita automaticamente da ROBOT senza l intervento degli operatori, assicurando risparmi di tempo, precisione nelle operazioni e garantendo ai responsabili che queste siano svolte tempestivamente e nei tempi indicati. Di fatto si possono inserire tra le attività ricorrenti anche procedure personalizzate per l utilizzatore di Trend TnG: procedure per cambiare automaticamente la categoria del cliente, da attivo a inattivo, in funzione del fatto che non generi fatturato per un dato periodo, stampe che si riferiscono al budget degli agenti spedite per fax o via mail, invio di Newsletter, etc. Per le attività di stampa si possono indicare quali stampanti utilizzare per compiere l operazione: si può stampare il fatturato del mese sulla stampante del responsabile commerciale, il bilancio mensile su quella del responsabile amministrativo. Per le attività di spedizione, in particolare, consente la produzione di report che è possibile spedire come allegato in mail e/o per fax prelevando indirizzi o numeri telefonici dalle rubriche in anagrafica. ROBOT è uno schedulatore di attività, in pratica si sceglie (o la si crea ex-novo) la procedura che deve essere eseguita automaticamente e per questa s imposta un calendario: esecuzione giornaliera, settimanale, ecc.; alla data di inizio prestabilita, il motore di questa procedura entra in funzione, ed esegue le operazioni programmate.

19 SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CRM BUSINESS INTELLIGENCE INDICE FUNZIONI PAROLA DI AMMINISTRATORE. ERP: UN INVESTIMENTO STRATEGICO A SUPPORTO DEL MANAGEMENT AZIENDALE. UNA MOLTEPLICITÀ DI MODULI CHE FANNO DI TREND TNG UNO STRUMENTO VALIDO, FLESSIBILE E PERSONALIZZABILE, UN INSIEME DI PROCEDURE CHE GARANTISCE SICUREZZA E COMPLETEZZA AI DATI, CHE PERMETTE STIME, ANALISI E VALUTAZIONI DI PERFORMANCE AL FINE DI OTTENERE MASSIMI RISULTATI. INTERVIEW PERCHÉ HA SCELTO TREND TNG, L ERP DI TDA INFORMATICA? Tra tante proposte è quello che meglio si adatta alle esigenze dell azienda nella configurazione standard, con ulteriori possibilità di personalizzazione date dal kit di sviluppo integrato SDK. La completezza funzionale per ognuna delle aree aziendali, le ampie funzioni di controllo, la garanzia di sicurezza e completezza dei dati ci ha definitivamente convinti. UN INVESTIMENTO IMPORTANTE.. La gestione dei processi dell impresa secondo quanto stabilito dalla direzione è uno dei punti su cui misurare il ritorno dell investimento. L aumento della precisione nello svolgimento delle funzioni, unito a notevoli risparmi di tempo, ci ha permesso di ammortizzare in un breve periodo l investimento economico. QUALI SONO LE FUNZIONI CHE APPREZZA DI PIÙ NELLA SUA VESTE DI AMMINISTRATORE? La completezza delle funzioni per il controllo della performance aziendale, che possiamo regolare autonomamente in base alle nostre esigenze. Il modulo per la Business Intelligence è utilizzato da tutti i responsabili di reparto, ognuno secondo le proprie necessità. Il set di report per valutare i risultati delle attività è ampissimo. Queste procedure sono sia il metro per misurare le performance dei reparti, che lo strumento per ideare nuove strategie o correggere i nostri difetti. È DIFFICILE UTILIZZARE TREND TNG? Il modulo ROBOT aiuta gli amministratori, che solitamente utilizzano meno il software. ROBOT può essere programmato per effettuare i controlli e le procedure più svariate: dalla verifica dei budget alla stampa del bilancio, dal controllo dei fatturati alla stampa dei flussi di cassa. I risultati di queste elaborazioni ci arrivano via mail oppure li troviamo direttamente nella nostra stampante, nei tempi che abbiamo stabilito e senza necessariamente sapere come funzionino queste procedure. QUALI ALTRI MODULI FANNO LA DIFFERENZA, AGLI OCCHI DELL IMPRENDITORE? Sicuramente il WorkFlow, che permette di regolarizzare il flusso dei documenti e delle procedure che li elaborano secondo i protocolli stabiliti dalla direzione: un ordinativo, il cui ammontare supera un dato limite, non può essere processato se non convalidato dal responsabile acquisti; l ordinativo di un cliente deve essere convalidato dall ufficio tecnico prima di passare ai reparti di produzione. In pratica si stabiliscono le regole e le procedure obbligano gli addetti ad operare secondo le linee guida dettate dalla direzione. SEMPRE PIÙ SI PARLA DI SICUREZZA. I moduli che garantiscono la sicurezza e la completezza dei dati ci danno la certezza che ogni operazione sia compiuta al meglio. Possiamo stabilire, per ogni procedura, quali dati sia obbligatorio inserire; possiamo identificare chi può far cosa (vedere, modificare, cancellare, stampare, ) su ogni interfaccia; possiamo disabilitare funzioni o crearne di nuove. I metodi per stabilire queste regole, facili da applicare per chiunque sia autorizzato, permettono lo svolgimento delle operazioni con il massimo del risultato. COSA PUÒ DIRCI IN CONCLUSIONE DI TREND TNG? In una impresa, il responsabile di una funzione aziendale deve svolgere le proprie mansioni per il massimo profitto dell azienda. Sono compiti di carattere strategico il cui valore aumenta in funzione del tempo che gli si può destinare; purtroppo, sempre più spesso, vediamo questo tempo diminuire per fare spazio ad altri incarichi: controllo delle operazioni, reperimento delle informazioni strategiche, sollecito degli addetti. Abbiamo demandato al sistema Trend TNG queste incombenze, comunque importanti, tornando al nostro compito principale: decidere i miglioramenti. QUAL È LA PIÙ INTERESSANTE TRA LE PROCEDURE CHE UTILIZZA? Il Cash Flow, perché è una rappresentazione delle risorse economiche dell azienda proiettata nel futuro: tutti gli impegni economici al passivo vengono confrontati con quanto risulta all attivo. Ci permette di prevedere i periodi in cui potremmo trovarci in carenza di liquidità e comportarci in conseguenza. Ci consente di lavorare tranquilli. 019

20 //TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA PERSONALE INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA PERSONALE ARCHIVIAZIONE OTTICA OGNI FILE AL POSTO GIUSTO! ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE: NON È SOLAMENTE UN CONTENITORE DELLE IMMAGINI DEI DOCUMENTI RICEVUTI O EMESSI DALL AZIENDA, MA UN ARCHIVIO DI TUTTE LE TIPOLOGIE DI FILE GESTITE. ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE Il modulo Archiviazione Documentale permette l archiviazione ottica dei documenti ricevuti oppure emessi dall azienda, relazionandoli al soggetto che li ha inviati o ricevuti. Per documenti s intendono tutti gli oggetti (file) del mondo Windows: documenti Word, cartelle di lavoro Excel, file di Autocad, file in formato PDF, Mail, ecc. Per soggetto s intende un record appartenente agli archivi clienti, fornitori, contatti, prospect, prodotti, commesse e registrazioni contabili. L operazione di relazione è pratica perché sfrutta la tecnica di drag & drop, tipica di Windows, in questo modo l utilizzatore di Trend può trascinare con il mouse un oggetto sull icona che rappresenta il Modulo di Archiviazione Documentale: la procedura richiede di specificare il soggetto, la descrizione, la categoria alla quale appartiene l oggetto e l operazione è conclusa. Da questo momento è possibile aprire il file così archiviato dalle schede anagrafiche dei soggetti e da tutti i terminali di Trend. Inoltre, terminate queste operazioni, il file fisico è copiato in una locazione centralizzata della rete secondo le regole di archiviazione stabilite dai responsabili. Questo permette di raggruppare tutta la documentazione in possesso dell azienda in una posizione certa, così da poter eseguire i backup senza perdere nessuna informazione e, soprattutto, consente di condividere le informazioni legate ai soggetti, ma contenute in file esterni all ERP, tra tutti gli utenti di Trend TNG.