SITEMA INFORMATICO/PROCEDURA SOFTWARE GESTIONE ARCHIVI

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2 2 CED DEMA S.r.L. PROFILO GESTIONE IN OUTSOURCING DEGLI ARCHIVI o Perché orientarsi verso una soluzione in Outsourcing? o Quali sono i vantaggi nel gestire un Archivio in Outsourcing? SERVIZI OFFERTI o Archiviazione Fisica dei Documenti (Cartaceo) Archivio Storico Archivio di Deposito Archivio Corrente o Servizio di Acquisizione Ottica della Documentazione (Digitale) o Acquisizione di Immagini in Microfilm (Analogico) STORAGE o Accesso Remoto via web o CD/DVD o HD (Hard Disck) o Micro Server o Microfilm SOFTWARE DI CONSULTAZIONE o Ricerca delle immagini attraverso Chiavi di Ricerca Personalizzate o Completa Gestione dell Immagine PROCEDURA ARCHIVIAZIONE UNITÀ DI ARCHIVIO (UdA) o Figure Professionali o Stampa Etichette o Struttura Scheda Rilevazione Dati o Schedatura o Posizionamento a Scaffale dei Contenitori o Inserimento Dati nel Sistema Informatico SITEMA INFORMATICO/PROCEDURA SOFTWARE GESTIONE ARCHIVI o Servizio di Consultazione della Documentazione o Sistemi di Conservazione e Sicurezza PROCEDURA ELIMINAZIONE ATTI PUBBLICI SOTTO SEQUESTRO PRIVACY POLICY o La protezione di un patrimonio: i dati sensibili

3 3 PROFILO CED DEMA S.r.L., nasce nel 2004, offre Servizi e Sistemi di Archiviazione Documentale. Le caratteristiche che contraddistinguono la nostra azienda sono la forte specializzazione, il perseguimento della qualità e dell eccellenza nel servizio proposto, l approfondita conoscenza del settore professionale in cui è chiamata ad operare. Siamo specializzati nella progettazione, organizzazione e sviluppo di sistemi di archiviazione e di gestione documentale in regime di qualità e sicurezza. L'archiviazione cartacea e ottica (digitale e microfilmatura) sono il nostro pane quotidiano. Attraverso i più innovativi strumenti informatici e personale altamente qualificato, offriamo soluzioni personalizzate, garantendo la possibilità di realizzare notevoli risparmi e valorizzare il patrimonio documentale dei nostri clienti. L'esperienza maturata, infine, ci permette di soddisfare le richieste di ogni singolo cliente per l esecuzione del servizio e di ogni fase del contratto stipulato.

4 4 GESTIONE IN OUTSOURCING DEGLI ARCHIVI Effettuare un riordino degli archivi delle Pubbliche Amministrazioni è il punto di partenza per risolverne le problematiche e introdurre efficienza e ottimizzazione nella gestione dei documenti. Perché orientarsi verso una soluzione in Outsourcing? 1. L'incremento continuo ed incontrollato della massa cartacea aziendale; 2. la difficoltà a gestire i volumi cartacei prodotti; 3. i diversi e soggettivi criteri di classificazione ed archiviazione utilizzati all'interno della stessa azienda, che rendono, quindi, gli archivi disomogenei; 4. il rallentamento e la perdita di efficienza dei processi aziendali correlati ai documenti (legali, amministrativi, tecnici, produttivi, ecc.); 5. l'aumento incontrollato e non valutabile dei costi di ricerca e reperimento delle informazioni; 6. gli alti costi logistici, spazi sempre maggiori da dedicare all'archivio, elevati costi per la messa a norma degli stessi; 7. i costi del personale per la gestione dell'archivio; 8. l'impatto negativo sull'introduzione delle normative sulla sicurezza degli ambienti di lavoro, sulla protezione dei dati personali e sui sistemi di qualità. Quali sono i vantaggi nel gestire un archivio in outsourcing? 1. Introduzione di un unico sistema di classificazione dei documenti; 2. gestione degli archivi flessibile e modulare, basata sulle reali esigenze quotidiane del cliente; 3. conversione dei costi fissi ed occulti in costi variabili, controllabili e definiti; 4. riconversione degli spazi adibiti ad archivio, in aree fruibili legate al core business dell azienda; 5. conversione del personale che potrà dedicarsi ad attività più remunerative; 6. riduzione dei costi interni legati alla gestione manuale delle pratiche; 7. archiviazione ordinata e sicura della documentazione in caso di richiesta o necessità; 8. consultazione rapida e sicura delle informazioni; 9. eliminazione dei costi di conservazione in caso di archiviazione sostitutiva; 10. monitoraggio dei processi operativi tramite procedure di qualità; 11. sicurezza degli impianti (D. Lgs. 626/1994); 12. sicurezza e riservatezza delle informazioni;

5 5 SERVIZI OFFERTI Servizi e Sistemi di Archiviazione (Cartaceo, Digitale e Analogico) CED DEMA S.r.L. è in grado di offrire servizi di archiviazione sicura, operando secondo standard qualitativi e metodologie di estrema affidabilità. Archiviazione Fisica dei Documenti (Cartaceo) La CED DEMA S.r.L. svolge tutte le attività per una corretta conservazione del patrimonio documentale delle Amministrazioni Pubbliche (Regioni, Provincie, Comuni, Comunità Montane ecc.) e per la relativa consultazione. L azienda offre servizi di ritiro, sanificazione, indicizzazione, catalogazione informatica e conservazione della documentazione presso il nostro Deposito di Archiviazione in San Giovanni in Fiore (Cs), seguendo l Ente in tutte le fasi di questo processo ed assistendolo, anche successivamente, qualora ce ne fosse bisogno, per la consultazione dei documenti. Per le Amministrazioni Pubbliche, CED DEMA S.r.L. gestisce ogni tipo di documento e archivio, da quello Storico a quello Corrente: Archivio Storico (documenti > 40 anni): è costituito dalla documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata per mantenere traccia della memoria storica del documento. La CED DEMA S.r.L. interviene nella predisposizione degli strumenti archivistici diretti alla gestione e alla valorizzazione della documentazione storica, secondo quanto prescritto dalle disposizioni in materia e dagli orientamenti della disciplina archivista. La gestione dei documenti, è integrata con i servizi di messaggistica per mezzo posta cartacea, fax, , P.E.C. (Posta Elettronica Certificata) e web garantendo, così, una facile rintracciabilità di tutto l archivio, offrendo la possibilità di ottenere, se richiesto, il documento originale in tempo reale.

6 6 Archivio di Deposito (documenti compresi tra 40 e 10 anni): contiene il materiale documentario che non è più necessario per le esigenze correnti degli Enti Pubblici, ma che rimane comunque rilevante ai fini giuridici ed operativi. Per questa tipologia si interviene fornendo un servizio che garantisca: La corretta conservazione fisica dei supporti cartacei e la razionale gestione degli interventi che caratterizzano l archivio in questa fase del ciclo di vita; 1. Il reperimento delle unità documentali in caso di necessità di consultazione; 2. La produzione di report statistici; 3. Lo smaltimento del materiale cartaceo (macero e/o incenerimento) al compiersi del periodo obbligatorio di conservazione. Archivio Corrente (documenti < 10 anni): è costituito da tutta la documentazione di supporto allo svolgimento delle attività in essere dell Ente.

7 7 Servizio di Acquisizione Ottica della Documentazione (Digitale) I documenti trasferiti alla CED DEMA S.r.L. sono predisposti per l acquisizione ottica e scansionati per la produzione dell immagine elettronica da archiviare; vengono, quindi, indicizzati in modo da velocizzarne la successiva ricerca. La soluzione messa a punto dalla nostra azienda si articola in: 1. ricezione, sanificazione e preparazione dei documenti; 2. acquisizione ottica delle immagini e invio al cliente di un supporto contenente le immagini e i relativi indici; 3. archiviazione e gestione di tutta la materialità cartacea presso il deposito/archivio I documenti sono normalizzati prima della scansione, con l eliminazione delle graffette, dei punti metallici e di quant altro non faccia parte del documento cartaceo. Ogni documento viene acquisito dallo scanner in fronte retro e ciascuna immagine viene verificata via software. Per ogni documento viene generato un record di indice che assegna il numero di operazione riconosciuto in automatico dal sistema o inserito dagli operatori qualora le immagini non vengano indicizzate automaticamente. Il file creato può essere in ogni momento visualizzato, stampato, elaborato, inviato per posta elettronica certificata (PEC) o per fax. Può avere un formato immagine (TIFF compresso e non, TIFF multipagina, JPEG, BMP, PDF, PDF/A, PCX, RLE e altri) o quello di un file ricercabile ed elaborabile (WORD, TXT, PDF e altri). Al termine della lavorazione, immagini e indici vengono esportati secondo i tracciati richiesti dal cliente oppure pubblicate sul sito del service che, in questo caso, si occuperà del mantenimento e della storicizzazione dell archivio ottico. Terminato il processo, la documentazione viene archiviata in deposito.

8 8 Acquisizioni di Immagini in Microfilm (Analogico) È una forma archivistica stabile, un supporto dalle potenzialità decisamente maggiori rispetto a qualsiasi altro strumento informatico attualmente a disposizione. Infatti. il poliestere e l'alogenuro di argento garantiscono alla pellicola, conservata in ambiente con particolari condizioni di temperatura ed umidità controllate, una durata valutata fino a 500 anni. Quali sono i vantaggi? 1. Il suo formato è ridotto da 15 a 48 volte rispetto alle dimensioni originali; 2. le bobine da 35 mm possono contenere sino a 600 immagini di grandi dimensioni (formato A0) oppure 800 immagini di pagine di quotidiani di grande formato; 3. le bobine da 16 mm possono trasportare 2400 immagini di formato letter o addirittura piccoli documenti.

9 9 STORAGE Lo Storage è l insieme dei dispositivi hardware per la memorizzazione dei dati, ovvero supporti ottici, digitali assieme al software dedicato alla memorizzazione non volatile di grandi quantità di informazioni in formato elettronico. La CED DEMA S.r.L. offre al Cliente differenti modalità di consegna e consultazione dell archivi digitalizzati: Accesso Remoto via web: E la modalità di accesso più semplice e pratica. Il Cliente, a lavoro ultimato, riceverà attraverso P.E.C. (Posta Elettronica Certificata) le credenziali, Id User e Password, per accedere, attraverso il sito internet al Software Gestionale G-Dem. CD/DVD: Il supporto Cd Rom-DVD Rom è il più utilizzato. Questa è una modalità di memorizzazione sicura che garantisce l inalterabilità dei dati. Esiste, inoltre, anche la possibilità di crittografare gli stessi supporti, aumentando, ulteriore, la protezione. Il lavoro finale, prevede N supporti, di cui il primo contenete il Client (Software) e l indice del archivio, mentre i restanti l archivio digitalizzato. Questi supporti digitali sono compatibili sia con sistemi PC che MAC. HD (Hard Disck): Un'altra modalità di consegna del lavoro finalizzato è quella su Hard Disk esterno USB, leggibile con sistemi PC e MAC. Due sono le possibilità di memorizzazione; 1. in chiaro, visibile a tutti; 2. crittografato, più sicuro, visibile solo attraverso i nostri applicativi. Micro Server: Soluzione ideale per aziende di media e grande dimensione. I dati, fruibili attraverso una rete INTRANET (rete locale LAN), sono visibili a tutti gli utenti, soltanto, previa identificazione attraverso apposite credenziali. Il Micro Server, poiché risiede in locale, garantisce, massima sicurezza e velocità di consultazione. Microfilm (bobine da 16 e 35 mm): È una forma archivistica stabile, un supporto dalle potenzialità decisamente maggiori rispetto a qualsiasi altro strumento informatico attualmente a disposizione. Infatti. il poliestere e l'alogenuro di argento garantiscono alla pellicola, conservata in

10 10 ambiente con particolari condizioni di temperatura ed umidità controllate, una durata valutata fino a 500 anni. Quali sono i vantaggi? 1. Il suo formato è ridotto da 15 a 48 volte rispetto alle dimensioni originali; 2. Le bobine da 35 mm possono contenere sino a 600 immagini (formato A0) oppure 800 immagini di pagine di quotidiani di grande formato; 3. Le bobine da 16 mm possono trasportare 2400 immagini di formato letter o addirittura piccoli documenti. La conservazione degli archivi cartacei viene effettuata in locali attrezzati con impianti a scaffalatura tradizionale e robotizzati nel pieno rispetto delle norme di sicurezza dei luoghi di lavoro e della tutela della riservatezza dei dati contenuti nei documenti (D.L. 626/1994 e D.L. 196/2003).

11 11 SOFTWARE DI CONSULTAZIONE Il software di consultazione viene fornito dalla CED DEMA S.r.L. su CD-ROM: 1. Non richiede aggiornamenti; 2. È con licenza GNP (licenza d uso gratuita) ed è pertanto utilizzabile anche se la nostra collaborazione dovesse terminare. Le sue funzionalità sono molteplici: 1. Ricerca delle immagini tramite chiavi di ricerca personalizzate (esempio): a) Numero di Protocollo Documenti Pubblici; b) Oggetto del documento; c) Data.

12 12 Le ricerche si possono effettuare utilizzando una o più chiavi contemporaneamente; E possibile inoltre risalire all immagine utilizzando operatori logici che permettono la ricerca inserendo parte della chiave (ad esempio se si ricercano i documenti con numero di protocollo superiore a 50201, è sufficiente selezionare l operatore logico > e digitare il ; vengono a questo punto presentate tutte le immagini relative ai Documenti con numero di protocollo maggiore di ). 2. Completa gestione dell immagine a) Rotazione dell immagine fino a 360 gradi; b) Regolazione del contrasto (toni di grigio o toni di nero per permettere all utente di ricercare la qualità migliore dell immagine); c) Zoom diretto su una selezione dell immagine con il mouse; d) Stampa totale e/o parziale dell immagine (la stampante viene configurata automaticamente); e) Invio dell immagine mezzo fax o P.E.C. (Posta Elettronica Certificata); f) Possibilità di posizionare l immagine a tutto schermo e scorrerla mediante le barre di scorrimento. Gli Atti Pubblici, terminato il processo di archiviazione ottica, verranno riposti all interno di apposite scatole (UdA Unità di Archiviazione) sulle quali verrà riportato un codice a barre univoco. Attraverso un sistema informatico appositamente realizzato si assocerà il contenuto della scatola alla posizione esatta all interno dell archivio stesso.

13 13 Procedure per l archiviazione delle unità di Archivio Figure Professionali: L'esecuzione del progetto è affidata ad una squadra di specialisti coordinata da un capo progetto. Il lavoro è svolto da personale altamente specializzato, a tutti i livelli, dall archivista al responsabile della qualità del processo di archiviazione. Stampa Etichette: La CED DEMA S.r.L. procede alla stampa delle etichette da applicare sui contenitori destinati alla conservazione del materiale documentario prodotto dal Cliente. Le etichette, fornite con codici prestampati in chiaro o non, contengono codici univoci a lettura umana. Struttura della scheda di rilevazione dati: La scheda utilizzata per la redazione dell'elenco di consistenza del materiale documentario prodotto dal Cliente sarà strutturata secondo i seguenti livelli: 1. Etichetta identificativa del contenitore; 2. Ente produttore delle carte; 3. Descrizione materiale (UdA Unità di Archivio); 4. Range numerico, alfabetico; 5. Estremi cronologici. Schedatura: Se la serie è ordinata si procede alla redazione dell elenco di consistenza. Contestualmente alla schedatura si procederà al confezionamento della documentazione all'interno dei contenitori standard mod. Double (cm 60 x 40 x 33). Posizionamento a scaffale dei contenitori: I documenti pervenuti nel deposito sono sottoposti ad un controllo in area check-in durante il quale si verifica la congruenza tra i dati riportati sul documento di trasporto, l'ordine di lavoro e il

14 14 numero effettivo dei colli pervenuti. Durante la fase di posizionamento a scaffale l'operatore provvede alla scansione delle etichette barcode, creando l'associazione tra le locazioni degli scaffali e i documenti da posizionare. Il conseguente aggiornamento dello status del sistema informativo certifica I'avvenuta presa in carico dei documenti da parte della CED DEMA S.r.L.. In particolare ad ogni Unità di Archivio (UdA) vengono attribuite le seguenti coordinate geografiche univoche: 1. Piano corridoio; 2. Bay; 3. Ripiano; 4. Fascia; 5. Livello Inserimento dati nel sistema informatico: Al fine di agevolare la ricerca del documento, si provvede all'inserimento nella procedura informatica delle chiavi identificative riportate nell'elenco di consistenza. Ad ogni Unità di Archivio corrisponde una posizione geografica univoca all interno dell archivio.

15 15 Sistema informatico e procedura software di Gestione Archivi Attraverso una procedura informatica di proprietà nominata G-Dem siamo in grado di gestire al meglio l intero archivio; sarà infatti possibile risalire alla posizione esatta della Unità di Archivio (UdA) inserendo nel sistema informatico gli indici di appartenenza della documentazione ricercata. Servizio di consultazione della documentazione: Consiste nella: 1. Richiesta della scatola da parte del Cliente; a) Via fax; b) Via ; 2. Verifica se il richiedente è tra gli autorizzati dal Cliente; 3. Individuazione della posizione del documento attraverso G-Dem; 4. Aggiornamento di un registro in cui sono annotate: la data del prelievo, l ufficio richiedente, la posizione della scatola e l operatore al prelievo; 5. Prelievo della UdA; 6. Invio della comunicazione (Originale mezzo Corriere, Fax e/o P.E.C.); 7. Trascrizione sul registro di operazione conclusa; 8. Monitoraggio del documento sino al suo rientro in archivio. Sistemi adottati per la conservazione e la sicurezza Lungo i perimetri sono dislocati dei manicotti antincendio a sono state costruite delle vasche di accumulo di acqua (per una capienza di 90m 3 ); sono inoltre previsti esternamente gli allacci alla rete comunale per le autopompe dei Vigili del Fuoco. Sono presenti sistemi di rilevazione fumi e di spegnimento automatico di incendi.il deposito è costantemente controllato da un guardiano che vive all interno del complesso e dalla vigilanza notturna: sono presenti sistemi di anti intrusione sia all interno che lungo tutto il perimetro del deposito collegati via ponte radio alla vigilanza. L impianto è dotato di gruppo elettrogeno di potenza pari ad 85 kw in grado di alimentare l intera palazzina compresi tutti gli impianti di sicurezza; le attività sono pertanto garantite anche in caso di assenza di energia elettrica.

16 16 L accesso ai locali di archiviazione è consentito solo al personale appositamente incaricato; tutte le fasi sopra descritte, dalla presa in carico sino all archiviazione fisica con relativo servizio di coping vengono effettuate da dipendenti CED DEMA S.r.L. ai quali vengono impartite istruzioni in merito alle operazioni di raccolta e trattamento delle informazioni. Possiamo pertanto garantire la massima sicurezza sulle informazioni raccolte e garantiamo inoltre la non divulgazione di dati sensibili. Inoltre, in Azienda CED DEMA S.r.L. esiste un Area Riservata Blindata con Cassaforte per la detenzione di cartelle cliniche e/o documenti particolari, di livello segreto, (tipo cartelle cliniche di personaggi pubblici, sportivi, dello spettacolo, etc. da custodire in ambienti particolarmente riservati e sicuri).

17 17 Processo di eliminazione Atti Pubblici Sotto Sequestro su richiesta della Autorità Giudiziaria 1. Individuazione degli Atti Pubblici sotto sequestro attraverso: 1.1. Oggetto del Documento; 1.2. Numero di Protocollo del Documento; 1.3. Data del Protocollo. 2. Individuazione del supporto ottico (CD-ROM) contenente le immagini degli Atti della Pubblica Amministrazione. 3. Richiesta di eliminazione delle copie ottiche degli Atti Pubblici attraverso apposito modulo (solo gli autorizzati in possesso di User Id e Password potranno effettuare tale richiesta); 4. Nuova creazione da parte della CED DEMA S.r.L. del supporto ottico (CD-ROM) distrutto dopo aver eliminato dalla banca dati gli Atti Pubblici sequestrati; 5. Cancellazione totale degli Atti Pubblici da ogni banca dati della CED DEMA S.r.L..

18 18 PRIVACY POLICY La Protezione di un patrimonio: i dati sensibili. L evoluzione della società dell informazione e della comunicazione, la spinta per un miglior livello di servizio e le ultime novità legislative del Governo in materia di digitalizzazione dei documenti richiedono, agli Enti Pubblici ed ai Privati, un profondo cambiamento nei processi di assistenza e nei modelli organizzativi, spingendoli, sempre più, verso l implementazione di nuove infrastrutture informatiche per ottenere la piena integrazione e condivisione delle informazioni amministrative. Per la particolare natura delle informazioni trattate, la corretta gestione del dato elettronico all interno delle strutture riveste dunque grande rilevanza. La delicatezza delle informazioni prevede l adozione di particolari e indispensabili regole e accorgimenti, sia sotto il profilo dell'autenticità e della loro immodificabilità nel tempo, sia sotto il profilo della riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti. Infatti, nel quadro del processo di ammodernamento degli Enti Pubblici, il Garante della Privacy ha regolamentato le modalità di trattamento dei dati del Decreto Legislativo n 196 del 30 Giugno 2003.

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