COMUNE DI ROTTOFRENO PROVINCIA DI PIACENZA PIANO DELLA PERFORMANCE SEGRETERIA E AFFARI ISTITUZIONALI III QUADRIMESTRE 2013

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1 COMUNE DI ROTTOFRENO PROVINCIA DI PIACENZA PIANO DELLA PERFORMANCE SEGRETERIA E AFFARI ISTITUZIONALI III QUADRIMESTRE 2013

2 ATTIVITA ORDINARIA Attività di supporto amministrativo e istituzionale finalizzate ad assicurare il normale funzionamento degli organi del Comune (Sindaco, Consiglio Comunale, Giunta Comunale, Segretario Comunale, Responsabili di Settore) e l'iter procedurale degli atti amministrativi da questi adottati quali delibere, determine, decreti, ordinanze, regolamenti, ecc. necessari al regolare funzionamento dell'attività comunale, e tenuta dei relativi registri. Attività finalizzate al perfezionamento formale (registrazione, repertoriazione, archiviazione, ecc...) dei contratti, delle convenzioni, dei protocolli, ecc. approvate dai vari organi e servizi comunali. Supporto all'intera struttura organizzativa in tutte le attività e i procedimenti aventi carattere trasversale a più uffici e servizi; Gestione degli atti deliberativi ai fini del loro perfezionamento, registrazione e pubblicazione. Pubblicazione e registrazione delle determinazioni dirigenziali. Conservazione degli originali degli atti adottati dagli organi collegiali dell'ente, archivio degli atti deliberativi e delle determinazioni dirigenziali. Tenuta repertorio atti del Segretario Comunale. Aggiornamento albo fornitori per forniture e servizi. Indagini Istat Comunicazione incarichi libero-professionisti e dipendenti con portale Perla PA Gestione PEC, protocollo e centralino. Pubblicazioni all Albo Pretorio. OBIETTIVI STRAORDINARI Supporto al sistema di controlli interni, al piano di trasparenza, al piano anticorruzione, al miglioramento del controllo di gestione. Adeguamento della comunicazione interna ed esterna, l'archiviazione, la protocollazione e alla standardizzazione delle procedure al codice digitale e partecipare alla digitalizzazione in coerenza con la piattaforma regionale Lepida.

3 PERSONALE n. 1 Responsabile cat. D1 Diploma di Laurea e Iscrizione Albo Nazionale Giornalisti (E.R. Bologna) n. 1 Addetto Ufficio Protocollo cat. B1 n. 1 Messo notificatore cat. B5

4 RELAZIONE STATO ATTUAZIONE DEI PROGRAMMI Nel terzo quadrimestre 2013 si è proceduto nell attività amministrativa ordinaria e straordinaria con l obiettivo generale teso alla eliminazione progressiva della documentazione cartacea. Particolare importanza ha assunto in questi mesi l adeguamento del sito istituzionale al D.Lgs. n. 33/2013 (Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni), che ha richiesto una più articolata organizzazione del sito medesimo e una notevole implementazione della documentazione pubblicata. Il complesso lavoro di aggiornamento del sito richiesto dal D.Lgs. 33/2013 è inteso quale accessibilità totale delle informazioni concernenti l'organizzazione e l'attività delle pubbliche amministrazioni, allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche. Quanto sopra integrare e completa quanto disposto dalla legge n. 190/2012 (Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione), con la quale si è intrapreso un attento lavoro di revisione anche del sito comunale per adeguarlo alle disposizioni normative. Per quanto concerne invece il progetto di dematerializzazione, i programmi attualmente in uso non consentono la sostituzione complessiva degli atti cartacei con i corrispondenti digitali (come riconosciuto con delibera G.C. n. 185/2013); pertanto si è privilegiato un percorso di progressiva sostituzione della corrispondenza cartacea con comunicazioni informatizzate, che ha coinvolto tutti i servizi. Nel terzo quadrimestre del 2013 si è quindi proceduto alla valutazione dei nuovi software in commercio e d è stata individuata la piattaforma più adatta alla realtà del Comune di Rottofreno che consenta il trasferimento dei dati acquisiti ad altri uffici senza produzione cartacea e in linea con i requisiti richiesti dalla piattaforma di archiviazione documentale DOC-ER, oltre alla gestione di più PEC. Tale passaggio rappresenta un imprescindibile punto di partenza per la sostituzione del documento cartaceo con il documento elettronico e la sua trasmissione e gestione per via informatica e telematica, e offre uno strumento per innovare sia i processi interni alla pubblica amministrazione sia i rapporti dell Amministrazioni con cittadini ed imprese. I fini perseguiti rimangono la semplificazione, la riduzione dei costi e la trasparenza dell attività amministrativa. Sebbene la percezione diffusa sia che dematerializzare significhi sostituire banalmente un documento cartaceo con un documento elettronico, tanto dal punto di vista informatico quanto organizzativo, non rispecchia la complessità degli strumenti che vengono utilizzati e soprattutto non considera il tema della conservazione dei documenti, che ne deve garantire identità e integrità a fini giuridici e storici.

5 RELAZIONE RENDICONTO DELLA GESTIONE Al 31 agosto 2013 la gestione economica procede regolarmente. Obiettivi straordinari: Supporto al sistema di controlli interni, al piano di trasparenza, al piano anticorruzione, al miglioramento del controllo di gestione. Controlli interni Periodo 01/01/ /12/2013: supporto controlli interni - n e trasmissione verbali via PEC. Il sistema di controllo interno è stato digitalizzato utilizzando software delibere, software protocollo, sito per sorteggi e PEC. Attuato - Non sono pervenute segnalazioni di inadempienza. Piano trasparenza Adeguamento del sito istituzionale al D.Lgs. n. 33/2013: A seguito dell entrata in vigore del D.Lgs. n. 33/2013 si è imposta la necessità di adeguare il sito istituzionale agli obblighi normativi. Creazione, controllo e revisione di n. 7 pagine, n. 14 sezioni, n. 124 voci. Periodo 01/01/ /12/2013: n. 154 pubblicazioni effettuate. Studio del suddetto decreto, adeguamento dell impaginazione del settore Amministrazione trasparente sul sito istituzionale, invio di comunicazioni agli uffici (n. 45) finalizzate a raccogliere la documentazione richiesta dalla normativa e la pubblicazione sul sito dei documenti raccolti. Verifiche come disposte da A.N.A.C. al 30/09/2013 e al 31/12/2013 della documentazione pubblicata. Verifica con sistema Bussola della Trasparenza ha evidenziato n. 66/67 indicatori soddisfatti (n. 1 voce con revisione livelli sito). Attuato - Non sono pervenute segnalazioni di inadempienza. Pubblicazione dati AVCP Pubblicazione sul sito web istituzione e invio ad ANAC dati AVCP relativi ai pagamenti effettuati nell anno 2012 (adempimento giugno 2013) e pagamenti dall 1/12/2012 al 31/12/2013 (adempimento gennaio 2014). Attuato - Non sono pervenute segnalazioni di inadempienza. Piano anticorruzione - Invio ad A.N.A.C. Attuato. Dematerializzazione documentale Esamina nuovi software in commercio e individuazione (D.G.C. n. 210/2013) della piattaforma più adatta alla realtà del Comune di Rottofreno che consenta archiviazione documentale DOC-ER, oltre alla gestione di più PEC.

6 Macroaree Obiettivi Gestionali ordinari Azioni Obiettivi di processo/individuo Creazione ordine del giorno sedute consiliari 1 UFFICIO SEGRETERIA 1.1 Perfezionamento e pubblicazione deliberazioni di Consiglio 1.2 Perfezionamento e pubblicazione deliberazioni di Giunta 1.3 Tenuta registro e pubblicazione determinazioni dirigenziali 1.4 Redazione contratti e tenuta repertorio 1.5 Sostituzione comunicazioni cartacee con comunicazioni digitali Perfezionamento deliberazioni Pubblicazione deliberazioni Archiviazione atti Creazione ordine del giorno sedute di Giunta Perfezionamento deliberazioni Pubblicazione deliberazioni Archiviazione atti Generazione informatizzata determine Pubblicazione determine all albo pretorio on line Verifica requisiti contrattuali Redazione contratto Registrazione contratti Sensibilizzazione uffici Invio comunicazioni digitali 1.6 Aggiornamento sito istituzionale e adeguamento al D.Lgs. n. 33/ Pubblicazione documenti 1.7 Aggiornamento albo fornitori 1.8 Comunicazione incarichi portale Perla PA 1.9 Indagini Istat Pubblicazione avviso di revisione albo Verifica requisiti di iscrizione Invio comunicazioni per rinnovo iscrizione Redazione albo aggiornato e pubblicazione Comunicazione incarichi libero-professionisti Comunicazione incarichi dipendenti Ricerca rilevatori Formazione e assistenza rilevatori Controllo e spedizione questionari Istat Assistenza a rilevatori nominati direttam. da Istat

7 Indicatori Numero Descrizione Indicatore Tipo indicatore Periodo Dati raccolti 1 Delibere di Consiglio Comunale Numerico 01/01/ /12/2013 n Delibere di Giunta Comunale Numerico 01/01/ /12/2013 n Determinaz. dirigenziali (Pubblicazione) Numerico 01/01/ /12/2013 n Contratti/repertoriazione atti Numerico 01/01/ /12/2013 n. 2 5 Comunicazioni digitali inviate 01/01/ /12/2013 Numerico (uffici e amministratori) n Comunicazioni digitali ricevute 01/01/ /12/2013 n Numerico (uffici e amministratori) 7 PEC ricevute Numerico 01/01/ /12/2013 n PEC inviate Numerico 01/01/ /12/2013 n Pubblicazioni sito istituzionale Numerico 01/01/ /12/2013 n Nuove ditte iscritte all Albo fornitori Numerico 01/01/ /12/2013 n Aggiornamento incarichi Per la PA Numerico 01/01/ /12/2013 n Comunicazioni per indagini Istat Numerico 01/01/ /12/2013 n. 84

8 Macroaree 2 UFFICIO PROTOCOLLO Obiettivi Gestionali Obiettivi 2.1 Protocollazione documenti 2.2 Pubblicazione all albo pretorio on line 2.3 Archiviazione documenti 2.4 Spedizione corrispondenza Azioni Obiettivi di processo/individuo Protocollazione documenti in arrivo Protocollazione documenti in partenza Spedizione corrispondenza Pubblicazione atti e documenti all albo informatizzato Relate di pubblicazione Archiviazione documenti pubblicati all albo on line Archiviazione ordinanze Timbratura corrispondenza Spedizione corrispondenza Registri di spedizione Indicatori Numero Descrizione Indicatore Tipo indicatore Periodo Dati raccolti 1 Protocollazione documenti in arrivo Numerico 01/01/ /12/2013 n Protocollazione documenti in partenza Numerico 01/01/ /12/2013 n Pubblicazione Albo pretorio on line Numerico 01/01/ /12/2013 n Archivio ordinanze Responsabili Numerico 01/01/ /12/2013 n Archivio ordinanze Sindaco Numerico 01/01/ /12/2013 n. 4

9 Macroaree 3 UFFICIO NOTIFICHE Obiettivi Gestionali Obiettivi 3.1 Notifica atti Notifica atti Azioni Obiettivi di processo/individuo Consegna documentazione presso enti Indicatori Numero Descrizione Indicatore Tipo indicatore Periodo Dati raccolti 1 Notifica atti Numerico 01/05/ /08/2013 n Consegna documenti presso enti Numerico 01/05/ /08/2013 n. 172