- Archiviazione Documentale - Gestione Documentale - Conservazione Sostitutiva -Business Process Management

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1 - Archiviazione Documentale - Gestione Documentale - Conservazione Sostitutiva -Business Process Management -Workflow integrato -File Server -Gestione Templates.. tutto in un unico piccolo canone mensile Brevetto Europeo

2 Chi è Archivist srl dal 1999? SOCIO FONDATORE A.N.O.R.C. In data 8 Novembre 2007 ha partecipato, in qualità di Socio Fondatore, alla costituzione di A.N.O.R.C.; la prima Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva. CERTIFICAZIONE UNI EN ISO 9001:2008 N Certificato I/846R/6342D Nel Luglio del 2004 ottiene la prima Certificazione di Qualità che viene riconfermata in Agosto del 2007 ed in Settembre del BREVETTO EUROPEO ARCHIBOX Nel Febbraio 2008, Archivist Srl ottiene il Brevetto Italiano Archibox, l Appliance dell Archiviazione Elettronica Documentale. Nel Febbraio 2009 il Brevetto viene depositato anche in campo Europeo.

3 Cos è ArchiBox? ArchiBox è la soluzione che risponde a qualsiasi esigenza di archiviazione, gestione documentale, conservazione sostitutiva, creazione dei processi aziendali e loro gestione con workflow integrati, in maniera estremamente personalizzata per l utente. Una piattaforma autonoma e indipendente, che rende autonomo e indipendente anche l utente - concetto vitale - comprensivo di : Hardware, server da noi fornito in comodato d uso gratuito, dedicato a contenere tutti gli archivi (utilizzabile anche in versione virtualizzata VMware), Software, di completa ed esclusiva programmazione della società Archivist Srl, comprensivo di componenti, moduli di integrazione, connettori e workflow per l archiviazione automatica dagli applicativi aziendali e la totale loro gestione. Servizi: Manutenzioni, Aggiornamenti-release, Assistenza, Back up in locale e Disaster Recovery. Il tutto fornito con un unico piccolo canone mensile libero, deducibile e onnicomprensivo.

4 Caratteristiche di ArchiBox Pay per Use, pago solo quello che utilizzo - filosofia che sta coinvolgendo e coinvolgerà sempre più il settore informatico in Italia. Non e più il tempo di acquistare licenze, l utente le deve solamente utilizzare. Piccoli canoni onnicomprensivi e deducibili fiscalmente al 100%. Costi certi e budgettizzabili (vitale per l azienda). Documenti fisicamente presso il cliente, nel Server fornito in comodato d uso ( sotto la scrivania ), tutelati da ben 5 livelli di sicurezza. Nessun vincolo per l utente (nessuna durata minima in entrata o penali in uscita ). Ritorno dell investimento a ZERO MESI - pagamento del canone con parte del risparmio ottenuto da subito. Business Process Management e Workflow integrato, permettono, con semplici maschere create dall utente stesso, il totale controllo dei documenti o dei processi aziendali.

5 Concetto di canone onnicomprensivo Il canone del servizio ArchiBox comprende: Utenze di archiviazione e gestione dei documenti, Hardware/server dedicato all archivio informatico, Moduli e/o connettori di integrazione agli applicativi aziendali e per operatività varie, Data Base, Aggiornamento tecnico e legislativo in automatico (nuove release), Costi per attività di programmazione per integrazioni agli applicativi aziendali (gestionale, paghe, messaggistica, cad., videoscrittura, o qualsiasi altro), Costi di manutenzione e aggiornamento dei plug in personalizzati, Controllo dei servizi e dei log, Servizio di back up giornaliero in locale, Disaster Recovery.

6 Fasi dei processi ArchiBox La soluzione Archibox viene personalizzata sulle specifiche esigenze del Cliente ( hardware, software, servizi) Da File (drag & drop o virtual drive) : Di ogni formato.. world,excel,ppt, Come si archiviano i documenti. Dalle integrazioni (plug in): procedure informatiche per l archiviazione automatica dagli applicativi presenti in azienda (Gestionale, Paghe, Cad, Messaggistica, Protocollo informatico delle P.A., ecc.) Da Strumenti di acquisizione ottica: Scanner, Multifunzioni, Server Fax ecc. BUSINESS PROCESS MANAGEMENTE e WORKFLOW integrato senza nessun limite di operatività Iniziano i vantaggi / risparmi dell archiviazione Siamo pronti per la Conservazione sostitutiva e relativa certificazione Creazione dei processi lavorativi e/o sottomissione degli stessi e/o dei documenti.. alla funzione del Workflow integrato. Materiali : Spazi, carta, toner, bolli amm.vi,tempi (tantissime ore). Immateriali : certezza del ritrovamento, certezza degli accessi e autorizzazioni (tracciabilità), certezza nella conservazione e manutenzione dei documenti con back up e procedure di disaster recovery, sicurezze a 5 livelli, organizzazione az. Operativi: Consultazione da remoto, aggiornamento in tempo reale delle informazioni, inalterata leggibilità del documento nel tempo, protocollazione, fascicolazione, aggregazione informatica (processo), nessun limite di utenza e/o di funzionalità, rigoroso abito su misura dell archivio che rispetta il modo di lavorare esistente, senza variare le abitudini esistenti.

7 ArchiBox tante funzioni, un unico canone Archibox è collocato al centro degli applicativi aziendali, ma non è... IL MODULO DI NESSUNO DI LORO. Software specifico per archiviare, gestire, conservare, creare e gestire processi aziendali e divenire anche file system. L Archivio Elettronico raccoglie informazioni, di qualsiasi formato, provenienti da origini diverse, rimanendo autonomo ed indipendente dagli applicativi che le originano, facendo rimanere indipendente anche l utente importantissimo concetto.

8 BPM e Workflow Il BPM o Business Process Management, tradotto letteralmente "gestione del processo lavorativo è l'approccio che consiste nel creare dei modelli informatici per i processi lavorativi dell'azienda, sia nel loro aspetto applicativo che umano. Il Business Process Management consente di modellare i processi definendo i relativi attori, attività e applicazioni coinvolte. Tanto maggiori sono il numero e la varietà di attori coinvolti nei processi, tanto lo è il beneficio che ne trae l azienda da una definizione strutturata e puntuale dei medesimi. Il Workflow (tradotto letteralmente "flusso di lavoro") è lo strumento operativo che supporta la gestione informatica dell'insieme dei compiti e dei diversi attori coinvolti nella realizzazione di un processo lavorativo (BPM vedi sopra). La semplicità del Workflow integrato di ArchiBox, permette all utente di crearsi e disegnarsi in proprio qualsiasi tipologia di processo semplice e/o complesso. Il supporto di help desk della Società Archivist srl, unica proprietaria della soluzione ArchiBox, è completa e totale per qualsiasi tipologia di richiesta che provenga dal cliente.

9 Workflow - Editor Grafico Semplice

10 Workflow - Editor Grafico Complesso

11 Workflow - Editor Grafico Spaventoso

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