modusoperandi La Riviera di Rimini per i vostri eventi: CBRR, le strutture, i professionisti, il territorio 01/2008

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1 della Riviera di Rimini modusoperandi 01/2008 La Riviera di Rimini per i vostri eventi: CBRR, le strutture, i professionisti, il territorio Stefania Agostini Direttore Convention Bureau della Riviera di Rimini Editoriale L anno che ci lasciamo alle spalle ha visto per il nostro Convention Bureau e per il territorio di Rimini la soddisfazione di obiettivi raggiunti e di riconoscimenti ricevuti, ma anche l impegno in nuovi progetti che coinvolgono le forze del territorio, in tutti gli ambiti più significativi che la provincia di Rimini esprime. Prima di tutto, un accenno a quanto troverete nelle pagine di questo numero di Modus Operandi, l house organ del Convention Bureau della Riviera di Rimini che, come sempre, vi aggiorna su quanto di più rilevante e rappresentativo il nostro territorio ha prodotto per affermare la sua posizione nell industria internazionale degli eventi. In primo luogo, i due nuovi Palazzi dei Congressi di Riccione e di Rimini, che con il procedere dei lavori stanno imprimendo nuovo impulso. Troverete, come di consueto, le case story di alcuni fra gli eventi che abbiamo ospitato e che hanno l obiettivo di illustrare le forme più diverse nelle quali si declina l assistenza del nostro Convention Bureau verso il cliente. Ma il 2007 ci ha portato altri motivi di soddisfazione: come il riconoscimento che abbiamo ricevuto da Italia for Events, il network interregionale nato con l appoggio del Governo, a cui aderiscono l Agenzia del Turismo-Enit e Federcongressi. Lo scorso novembre la giuria degli IFE Awards, alla sua prima edizione, ha assegnato a CBRR il Premio Sinergie. Penso che per un Convention Bureau non ci sia soddisfazione più grande del vedere riconosciuta la sua attività finalizzata a creare un sistema-territorio, che faccia propria la consapevolezza che nessuno deve bastare a se stesso e la capacità di lavorare insieme. Il Premio Sinergie ci è stato assegnato per il Progetto Ambasciatori, nel quale abbiamo offerto tutta la nostra collaborazione alle personalità della provincia di Rimini che in ambito medico-scientifico possono farsi portavoce del valore di questa destinazione congressuale; per il COL, Comitato Organizzativo Locale, in cui abbiamo coinvolto i privati e le istituzioni per la presentazione e il sostegno delle candidature per i grandi congressi internazionali. E, infine, per il Programma di qualità Rimini per i Congressi, avviato sei anni fa e finalizzato alla crescita qualitativa degli operatori. Per noi ogni meta raggiunta non è un punto di arrivo ma l inizio di un nuovo percorso. Nel 2007 abbiamo aggiornato il Manuale contenente i requisiti di qualità di Rimini per i Congressi; prosegue e si amplia il Progetto Ambasciatori, avviando forme di collaborazione con nuovi soggetti per la valorizzazione della destinazione. E oggi, insieme a Camera di Commercio, Provincia e Fondazione Cassa di Risparmio di Rimini, con l appoggio di Confindustria, siamo impegnati in un progetto nuovo e affascinante: valorizzare e promuovere il territorio attraverso la business community. Un iniziativa impensabile solo pochi anni fa. Oggi possiamo contare su una nuova consapevolezza che comincia a essere diffusa a tutti i livelli, dai privati, alle imprese alle istituzioni: ognuno deve dare il proprio contributo e portare avanti al meglio la parte che gli compete, in una visione generale e condivisa. I risultati si vedono: la crescita del settore congressuale nella provincia di Rimini nel primo semestre del 2007 è nettamente superiore a quella nazionale. Non è un caso: è il frutto di un sistema di successo, delle scelte e investimenti fatti sul territorio in questi anni. Sono risultati che ci incoraggiano a fare ancora di più. Un nuovo clima di fiducia pervade il territorio, nel quale ci sono tutte le premesse per una trasformazione profonda, dove ognuno ha il proprio ruolo da compiere. Il Convention Bureau è in prima fila.

2 Il nuovo Palacongressi di Rimini Oggi la posa della prima pietra. Nell autunno 2009 un centro congressi per eventi da tutto il mondo Il 27 settembre 2007 è una pietra miliare nella storia di Rimini e nell affermazione del territorio come destinazione congressuale sui mercati internazionali: è la data di inizio dei lavori per la costruzione del nuovo Palacongressi. Sarà pronto nell autunno Dopo i mesi necessari per liberare l area dalla struttura pre-esistente e per la bonifica del terreno, è arrivato finalmente il momento dell avvio del cantiere e della posa della prima pietra. Il Gruppo Rimini Fiera lo ha voluto sottolineare con una cerimonia alla quale erano presenti le autorità del territorio, ma anche il vicepresidente del Consiglio dei ministri, on. Francesco Rutelli. A lui è spettato il compito di posare nel cemento fresco la prima simbolica pietra: un bassorilievo di ceramica smaltata realizzato dal ceramista riminese Giò Urbinati, che rappresenta una conchiglia stilizzata (il simbolo del nuovo Palacongressi), con la data d inizio dei lavori. Organizzata con lo stile richiesto da un evento ufficiale, ma con un tocco volutamente informale, anche questa cerimonia è stata per il Convention Bureau della Riviera di Rimini - la società del Gruppo Rimini Fiera a cui è affidata la gestione della struttura - un occasione per mostrare come sia possibile costruire un evento che sappia nello stesso tempo far sentire a proprio agio i partecipanti e trasmettere l ufficialità del momento. La cerimonia della posa della prima pietra, così come il nuovo logo e la campagna di lancio, sono stati curati da Unica, l agenzia che fin dai primi passi del progetto è a fianco dello staff del Palacongressi. All evento hanno partecipato e contribuito le società del Gruppo Rimini Fiera. La cerimonia si è sviluppata in due fasi. La prima, sotto una luminosa tensostruttura collocata dove sorgerà il nuovo Palacongressi, è stata dedicata alla presentazione del nuovo logo e agli interventi delle autorità: i presidenti di Rimini Fiera Lorenzo Cagnoni, del Convention Bureau Mauro Ioli, della Camera di Commercio Manlio Maggioli, del sindaco di Rimini Alberto Ravaioli, del presidente della Regione Emilia Romagna Vasco Errani e della Provincia Ferdinando Fabbri. E naturalmente dell architetto Volkwin Marg, autore del progetto. Mentre monsignor Francesco Lambiasi, vescovo di Rimini, ha benedetto la prima pietra e il cantiere. Conclusa la parte ufficiale, le hostess hanno accompagnato i presenti nell attuale Palacongressi, dove l auditorium li ha accolti in un ambiente completamente oscurato, creando una forte aspettativa. Qui il pubblico è stato al centro di una presentazione multimediale che ha stimolato l attenzione non con le parole, ma attraverso i sensi. Protagonisti, i quattro elementi: l acqua, il fuoco, l aria e la terra. Otto minuti di presentazione calcolata al secondo, alla riuscita della quale hanno lavorato i migliori fornitori di servizi di cui si avvale il Palacongressi. A questo evento e a come è stato realizzato abbiamo dedicato la pag. 10 di questo numero di Modus Operandi, perché lo riteniamo una dimostrazione di come lavorano i professionisti che il Convention Bureau della Riviera di Rimini può proporre al cliente. 1

3 Per il nuovo Palacongressi di Rimini comunicazione a tutto tondo Comunicare il nuovo Palacongressi: alla città, al mercato, alla clientela internazionale Comunicare la nascita di una struttura come il nuovo Palacongressi, con 42 sale e una disponibilità totale di posti, è importante non solo verso il mercato e la potenziale clientela, ma anche verso la città. Anche la comunicazione locale è stata affidata a Unica, l agenzia di San Marino che già aveva realizzato per Rimini Fiera la campagna pubblicitaria caratterizzata da una modella in tailleur da donna d affari nella posa della Venere del Botticelli; e per il nuovo Palacongressi, quella certo non scontata in cui una bocca sensuale e scarlatta sorseggia champagne con una cannuccia, Il meglio diventerà un abitudine. Anche per la campagna locale Unica ha scelto l insolito. Alcuni mesi fa sui quotidiani locali e per le strade di Rimini sono cominciati ad apparire misteriosi manifesti con poche parole: Quanti piatti serviranno?, Quanti taxi serviranno?, Quanti nuovi negozi serviranno? Un paio di settimane dopo, eccone altri, diversi: Dal 2009 aspettiamo molti ospiti in più. firmato: Nuovo Palacongressi di Rimini. E il pay-off: Servite tutti, servirà a tutti. La comunicazione verso il mercato è iniziata invece con la partecipazione del Palacongressi alle fiere internazionali del settore, da Imex a Francoforte, a BTC a Roma, a Eibtm a Barcellona. Ogni volta, con uno stand caratterizzato dal design e da una calda accoglienza, scandita da buffet e happy hour (curati da Promospazio e da Summertrade che, come CBRR, sono società del Gruppo Rimini Fiera). Non sono mancate le azioni di web promotion e, come aggiunge Federica Lucini, responsabile marketing, promozione e sviluppo di CBRR, un nuovo sito web, Fidelio. Un iniziativa di fidelizzazione che ha lo scopo di traghettare i clienti dall attuale Palacongressi al nuovo. Ora sta per partire il Roadshow Italia, per presentare la struttura e le sue caratteristiche agli operatori. Toccherà Torino, Milano, Roma, Bologna e Rimini. Abbiamo pensato a presentazioni non tradizionali, ma piuttosto a incontri leggeri, rilassanti e anche divertenti, con uno spettacolo su misura. Convention Bureau e Palacongressi saranno presenti con una rappresentanza di ogni settore, dal direttore al presidente, personale tecnico, commerciale, marketing, in modo che i presenti possano fare tutte le domande e togliersi ogni curiosità. Un centro congressi che ama il verde e l ambiente Lo spazio che il progetto del nuovo centro congressi di Rimini dedica all impatto ambientale e al verde è talmente importante che era doveroso inserirlo fra i progetti presentati nella sezione Città sostenibile di Ecomondo Key Energy (la manifestazione che si è svolta in novembre alla Fiera di Rimini), spiega Antonio Rendine, project manager di Città sostenibile, insieme ad Alessandra Astolfi, responsabile di Rimini Fiera per la manifestazione. Si trattava di un percorso espositivo di mq con una selezione dei migliori progetti, soluzioni e buone pratiche per la tutela del paesaggio, impatto ambientale, risparmio energetico, attenzione al contesto sociale. Per il nuovo Palacongressi, Rimini Fiera ha voluto che venisse fatto uno studio di impatto ambientale e di qualificazione urbana, prosegue Rendine. È stato affidato allo Studio Land di Milano, che si occupa di progettazione e servizi per l ambiente e il paesaggio, e allo Studio TI di Rimini, specializzato negli impianti tecnologici. Il Palacongressi sarà dotato di dispositivi per il risparmio energetico, soluzioni di edilizia eco-sostenibili e eco-compatibili, gestione della risorsa idrica, utilizzo di energie rinnovabili. Parte integrante del progetto del nuovo Palacongressi, poi, è il Raggio verde, un parco che arriverà fino al mare. Conclude Antonio Rendine: Ci è sembrato che questo impegno meritasse di essere segnalato, perché è inusuale che il progetto di una struttura di questo tipo abbia tra i suoi obiettivi anche quello di regalare alla cittadinanza un ampio spazio verde. È un esempio di architettura che non si limita a studiare la forma, ma che vuole portare un contributo importante alla vita sociale e alla città. 2

4 I nostri eventi Convention Internazionale Società di Network Marketing settembre 2007, Palacongressi della Riviera di Rimini Profilo dell evento Tipologia: Partecipanti: Durata: Organizzazione: Luci e audio: Traduzione simultanea: Catering: convention internazionale oltre persone 2 giorni Realtime, Roma Alterecho, Rimini Zelig, Rimini Summertrade, Rimini Esigenze del cliente: Ruolo di CBRR: Project leader: Marilena Ferraroni Sede che accogliesse convention e cena di gala Precisione e professionalità Affidabilità totale dei fornitori esterni Assistenza al cliente Coordinamento dei servizi Assistenza all evento La convention di questa società di network marketing, che si occupa di prodotti nutrizionali, per la cura del corpo, integratori, prodotti per la casa, è tornata al Palacongressi di Rimini nel settembre 2007, dopo quattro anni di assenza. Più di persone, provenienti in gran parte dall Italia, ma anche da numerosi paesi del sud-est Europa, si sono incontrate per due giorni di convention e per una riuscitissima serata a tema con cena: una festa araba. Obiettivo dell evento, premiare i migliori risultati di vendita dell anno trascorso e presentare le novità per il futuro. Anche questa volta la completa gestione della convention è stata affidata a Renato Zileri, agenzia Realtime di Roma. È da 35 anni che mi occupo di eventi, ma è un lavoro che non si può schematizzare. In questo caso, ad esempio, non dovevamo gestire un programma estremamente complesso. Ma era fondamentale, oltre alla massima cura dei dettagli, la totale affidabilità di tutti coloro che vi hanno lavorato e soprattutto un forte coinvolgimento personale. Tutto questo lo abbiamo trovato al Palacongressi di Rimini, nello staff del Convention Bureau e nei professionisti che ci hanno assistito. Il ritorno al Palacongressi Rimini aveva ospitato questa convention nel Poiché il cliente solo in rari casi ha ripetuto un evento nella stessa località, essendo sempre alla ricerca di soluzioni diverse e innovative, un eventuale ritorno sembrava impossibile. Tuttavia Renato Zileri aveva continuato a collaborare con uno dei professionisti conosciuti al Palacongressi per la parte audio e luci: Flavio Migani di Alterecho. Ed è stato proprio Migani a sgombrare il campo da eventuali dubbi e a convincerlo a riproporre Rimini e a studiare con Convention Bureau un nuovo progetto da sottoporre al cliente. La creatività di tutti ha contribuito al conseguimento del risultato. Un progetto diverso ha preso corpo, con soluzioni tecniche che ne hanno permesso la realizzazione, insieme ad un sensibile risparmio economico. A questo punto la sfida per il nostro Convention Bureau era di riuscire a superarsi per non tradire le aspettative, racconta Marilena Ferraroni, project leader di CBRR. Ci siamo riusciti. Prima di tutto grazie alla fiducia che Realtime riponeva in Alterecho. E poi con una serie di incontri nel corso dell anno, prima con Annalisa Giannini, coordinatore commerciale di Convention Bureau, e poi anche con me, che avrei seguito l evento. La convention si è svolta in settembre al Palacongressi, con grande soddisfazione di tutti. Renato Zileri ha avuto parole di apprezzamento per tutto lo staff: Al Palacongressi abbiamo trovato un totale riscontro alle nostre esigenze. Marilena Ferraroni, che ci ha assistito per il Convention Bureau, ha fatto suo lo spirito del nostro evento, lo ha condiviso e lo ha gestito, con l indispensabile aiuto di tutte le persone che operano nella struttura, trasferendo loro entusiasmo e voglia di fare bene. Il Convention Bureau ha fatto molto di più che offrirci un contenitore. Ci ha dato un aiuto competente nel presentarci fornitori di qualità. E Alterecho ha dimostrato ancora una volta di essere un professionista di completa fiducia. Lo spirito di collaborazione Dice Flavio Migani di Alterecho: C è stata una collaborazione fortissima fra tutti: un gruppo sempre pronto a aiutare e a risolvere il problema degli altri, prevenire le situazioni, collaborare. È d accordo Marilena Ferraroni: Tutti i fornitori hanno lavorato insieme: Alterecho, Zelig per le traduzioni simultanee, Fontemaggi e Prostand per gli allestimenti, Coop Service per le hostess, Fratelli di Taglia per lo spettacolo serale e gli allestimenti arabi, Summertrade per il catering, il personale tecnico del Palacongressi. Tutti hanno dimostrato di saper lavorare insieme: anche questo è un obiettivo del nostro Convention Bureau: mostrare al cliente la compattezza del network che lavora sul territorio, fondamentale per una destinazione capace di assicurare il successo di ogni evento. Un altro momento particolarmente impegnativo è stato alla fine del pomeriggio, quando al termine della convention la sala doveva essere rapidamente predisposta per la cena di gala e la serata a tema. Il cliente aveva scelto Le mille e una notte. Quindi, allestimento arabo con tenda araba trasparente all ingresso, ragazze che spargevano petali di rosa, uno spettacolo che riproponeva con una coreografia originale danzatrici del ventre e acrobati tuareg. E un accompagnamento musicale molto coinvolgente. Racconta Marilena Ferraroni: Abbiamo lavorato in tempi strettissimi, per disallestire la sala a platea e allestire la cena di gala con tende e scenografia. Avevamo pianificato tutto in anticipo con la massima precisione, dedicando molto tempo alle prove per prevenire ostacoli e problemi. Tutti hanno operato contemporaneamente e velocemente nello stesso spazio, e lo spirito di collaborazione ha fatto sì che i lavori di uno non intralciassero quelli di un altro. Il ruolo di CBRR In questa convention, conclude Renato Zileri, tutti hanno dato il meglio. Per la riuscita di un evento sono fondamentali le persone con cui si lavora. Devono avere professionalità, addestramento, conoscenza del luogo, un profilo adeguato, senso dell urgenza, disponibilità a fare tempestivamente quanto necessario per fronteggiare le situazioni che man mano si presentano. Marilena Ferraroni e Annalisa Giannini, del Convention Bureau, ci hanno dato tutta la loro collaborazione, sono state estremamente attente ad eseguire esattamente quanto da noi richiesto, prima e durante l evento. Pronte ad agire in prima persona per risolvere emergenze. Hanno davvero condiviso il nostro obiettivo: e tutto ha funzionato. I partecipanti alla serata a tema indossavano magnifici costumi in stile arabo e hanno vissuto l evento con entusiasmo ed allegria, contribuendo alla riuscita di una serata indimenticabile. 3

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6 I nostri eventi Geoitalia Sesto Forum Italiano di Scienze della Terra e ExpoGeoitalia settembre 2007, Palacongressi della Riviera di Rimini Profilo dell evento Tipologia: congresso scientifico biennale con esposizione Partecipanti: persone Articolazione dell evento: 78 sessioni, 2 plenary lecture, 13 workshop, 2 field workshop, 3 short courses, 4 tavole rotonde Durata: 2 giorni + 3 Organizzazione: FIST (Federazione Italiana di scienze della terra) Assistenza tecnica: Zelig, Rimini Prenotazioni alberghiere, hostess e cena sociale: Adriacongrex, Rimini Esigenze dell evento: Ruolo di CBRR: Project leader: Manuela Bobini Massima affidabilità dell assistenza tecnica Sede congressuale con numero elevato di sale modulari Assistenza di uno staff di professionisti dell organizzazione Località facilmente raggiungibile Elevata offerta alberghiera con prezzi competitivi Assistenza all evento Ricerca di espositori e sponsor per area espositiva GeoItalia, il congresso che la Federazione italiana scienze della terra (FIST) ha organizzato al Palacongressi di Rimini dal 12 al 14 settembre, preceduto da due giornate di corsi, non presentava difficoltà particolari, se non una, nella quale però non era ammesso il minimo errore: gestire la complessità. Il congresso infatti, dopo i 14 workshop nei due giorni precedenti con circa 600 partecipanti, ha occupato per tre giorni la sala plenaria e 14 sale minori, che lavoravano spesso in parallelo, con partecipanti, dei quali oltre cento erano stranieri, provenienti da 29 paesi. E nei tre giorni del congresso sono state effettuate presentazioni. Questo significa, spiega il prof. Gian Gaspare Zuffa, docente all università di Bologna e presidente FIST, gestire il lavoro in modo quasi militaresco. È stato possibile solo grazie all elevata professionalità dello staff del Convention Bureau della Riviera di Rimini e del Palacongressi e dei partner. Spiega Manuela Bobini, project leader di CBRR: Abbiamo avuto i primi contatti con la FIST alla fine del Il congresso era partito con numeri ristretti: 500 persone nel 2003, per arrivare a all edizione successiva. Quell anno, prosegue il prof. Zuffa, avevamo scelto un palazzo storico, ma abbiamo capito che a noi serve una sede progettata per ospitare congressi, con uno staff e un organizzazione capace e professionale, che ci dia tutta l assistenza di cui abbiamo bisogno. Abbiamo fatto un sopralluogo alla Fiera di Rimini, ma i padiglioni erano troppo ampi. Ci è stato proposto il Palacongressi e ci ha convinto: sia per l ottima modularità degli spazi, sia per la sua posizione, che permette di raggiungere il mare e il centro in pochi minuti. Professionalità dell assistenza tecnica Conferma Manuela Bobini: La FIST aveva bisogno di spazi ampi e articolati, che permettessero a un evento in continua crescita di svilupparsi. GeoItalia infatti ha occupato buona parte del Palacongressi. Ma l aspetto più delicato e impegnativo di questo congresso è stato la gestione tecnica delle sessioni. Molto ravvicinate fra loro, si succedevano a ritmo serrato. Duravano 15 minuti ciascuna: 10 di presentazione e 5 di discussione. Non potevamo permetterci di sbagliare, prosegue Bobini. Impossibile sforare, nemmeno di due minuti: ogni ritardo si sarebbe riversato sulla presentazione successiva. Alle 12 in punto tutte le sessioni terminavano e i partecipanti si riunivano per la plenary lecture. Abbiamo fatto un lavoro di capillare organizzazione preventiva. I relatori hanno preparato in anticipo le loro presentazioni e le hanno consegnate ai tecnici di Zelig. Questi le hanno caricate sul server strutturando i lavori in modo che ogni presentazione fosse immediatamente individuabile. Tutto era centralizzato: in qualsiasi sala il relatore si trovasse, poteva accedere alla sua presentazione. Sullo schermo è stato posto un orologio ben visibile, che indicava il count-down del tempo che il relatore aveva a disposizione, in modo che sapesse quando fermarsi per lasciare qualche minuto agli interventi e alle domande. Perché tutto funzionasse senza contrattempi, aggiunge Manuela Bobini, in ogni sala era presente un tecnico - due nella sala plenaria - pronto ad indicare al relatore di turno dove trovare nel pc la sua presentazione. E per intervenire sul volume nell eventualità di variazioni di voce. Ho apprezzato moltissimo, sottolinea il prof. Zuffa, la professionalità di tutto lo staff: Manuela Bobini e il gruppo che lei coordinava. Zelig ha gestito le presentazioni alla perfezione, e li ho apprezzati anche sul piano umano. Ho trovato in tutti grande collaborazione. Insieme a CBRR nasce ExpoGeoitalia Affiancare al congresso un area espositiva, dice il prof. Zuffa, per noi è stata una novità in assoluto. Fino a quel momento GeoItalia non era mai stata accompagnata da una vera e propria esposizione, ma solo da qualche sponsor. La FIST basa tutto il suo lavoro sul volontariato e non ha le forze per occuparsi anche della ricerca di espositori. Si è affidata a Adriacongrex per le prenotazioni alberghiere, hostess e cena sociale, mentre ha seguito direttamente la gestione delle iscrizioni e il programma scientifico. Convention Bureau ha proposto alla FIST di dotare l evento anche di un area espositiva, occupandosene in prima persona. Il cliente ha accettato e CBRR si è strutturato con personale dedicato. Dice Bobini: Abbiamo costruito diverse formule di sponsorizzazione con tariffe accessibili. Il risultato è stato di grande soddisfazione per tutti: ExpoGeoitalia, alla prima edizione, aveva 18 espositori. E buone basi per ampliare il numero. Per noi è stata anche un esperienza interessante che potremmo ripetere. Conclusioni Racconta il prof. Zuffa: Di recente avevo organizzato il congresso internazionale a Firenze, con partecipanti e l assistenza tecnica era stata all altezza dell evento. Devo ammettere che arrivando in una località meno internazionalmente affermata avevo qualche timore per il servizio tecnico, pensavo di non trovarmi altrettanto bene. Ho dovuto ricredermi completamente: Zelig ha lavorato in modo altamente professionale, senza lasciare margini a possibilità di contrattempi o errori. Qui a Rimini, al Convention Bureau e al Palacongressi ho trovato degli splendidi collaboratori. 5

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8 I nostri eventi Fraternità di Comunione e Liberazione - Esercizi spirituali 4-6 maggio 2007, Fiera di Rimini Profilo dell evento Tipologia: Partecipanti: Collegamento via satellite: Durata: convegno associazione religiosa persone con 11 paesi e persone 3 giorni Esigenze del cliente: Ruolo di CBRR: Project leader: Graziana Pelligra Sede molto ampia, per ospitare decine di migliaia di presenze Ambiente con perfetta qualità dell audio in tutta la sala Massima collaborazione da parte del personale della sede e dei servizi Assistenza all evento Problem solver Costituzione di un tavolo di lavoro per giungere insieme alla soluzione Da più di vent anni gli Esercizi Spirituali di Fraternità di Comunione e Liberazione si svolgevano al Palacongressi di Rimini. Ma con la crescita del numero dei partecipanti - all ultima edizione, nel mese di maggio 2007, erano e con l apertura del nuovo quartiere fieristico, nel 2002, l evento si è trasferito nella nuova Fiera di Rimini, che disponeva di spazi ampi, moderni e dotati di tutte le tecnologie. Tuttavia il passaggio del CLF in Fiera, spiega Annalisa Giannini, coordinatore commerciale di Convention Bureau, benché presentasse innegabili vantaggi, ha richiesto una riprogettazione radicale degli impianti audio. I padiglioni della Fiera infatti sono abitualmente destinati ad ospitare esposizioni, congressi, convention o spettacoli con esigenze di audio standard. Ma, spiega Paolo Cuppoletti, agenzia Avvenimenti di Milano, che da anni è coordinatore di riferimento per il cliente e per l organizzazione di questo ed altri eventi, gli incontri di Fraternità di CL non hanno le caratteristiche di un congresso: si tratta di giornate di lavori dove una foltissima platea di decine di migliaia di persone assiste a lezioni di notevole profondità intellettuale, che richiedono condizioni d ascolto ottimali per favorire la concentrazione su contenuti piuttosto complessi. Un ulteriore elemento di difficoltà quest anno era la dizione del relatore spagnolo succeduto a don Giussani. Don Carron parla in italiano con una pronuncia non facilmente intelligibile. Alterecho, la società di Rimini di luci e audio che in questi anni ha sempre affiancato CL, fornendo consulenza, progettazione, impiantistica, si trovava di fronte a un ostacolo da risolvere: eliminare il riverbero della sala, ininfluente per una convention, ma non per un evento di questo tipo. Due elementi apparentemente incompatibili fra loro: sale sufficientemente grandi per persone e un audio pulito che favorisse l ascolto di temi complessi. Il 2007, l anno della svolta Alterecho ha preparato una relazione tecnica degli impianti audio, con proposte sia gestionali che di struttura. Si è deciso quindi di ricorrere a uno specialista, Marco Facondini, ingegnere acustico, che proponesse soluzioni che non richiedevano interventi definitivi sulla struttura dei padiglioni della Fiera. L ingegner Facondini, della Tanacoustic di Pesaro, tra l altro, si era già fatto apprezzare al Palacongressi, per il quale ha progettato una speciale camera acustica che ha permesso all Auditorium di diventare sede prestigiosa dei concerti e delle rappresentazioni della Sagra Musicale Malatestiana. Spiega Annalisa Giannini: Abbiamo preso una decisione: costituire una vera cordata, dove ognuno portava il suo apporto e il suo contributo anche finanziario. Era composta da CBRR, Rimini Fiera, Alterecho, la Fraternità di Comunione e Liberazione, i progettisti, i fornitori, SV Service, con la consulenza elettroacustica di Marco Facondini. Racconta Migani di Alterecho: Avevo sostituito gli impianti audio a pioggia e perpendicolari con i nuovi Line Array: i primi infatti penalizzavano il numero di posti, perché la qualità dell audio variava a seconda della posizione dell ascoltatore. Abbiamo installato microfoni speciali, studiato manuali di psico-acustica, utilizzato software dedicati per valutare l indice di intelligibilità, progettato moquette e sedute in funzione dell acustica. Ma il problema del riverbero non era totalmente risolto. La riflessione del suono contro le pareti penalizzava ancora alcune aree della platea. Bisognava intervenire sulla struttura, individuare i punti critici. Naturalmente era chiaro a tutti che l uso di materiale fonoassorbente sulle pareti avrebbe risolto il problema. Ma con una tale superficie i costi avrebbero raggiunto livelli che non ci saremmo potuti permettere. Qui è entrata in gioco la cordata e grazie alla collaborazione formatasi, con oneri non eccessivi si è trovata la soluzione: e si è ottenuto un livello di comprensibilità del 100%. La soluzione a cui siamo arrivati è stata quella di rivestire le pareti lasciando un intercapedine, spiega Marco Facondini. Prosegue Annalisa Giannini: Ma bisognava tradurre l idea in progetto. Ci siamo procurati diversi materiali specifici tra cui oltre mq di tessuto fonoassorbente: Fraternità di CL ha acquistato il tessuto, Alterecho e Facondini hanno fornito la consulenza acustica, il gruppo Rimini Fiera si è fatto carico della progettazione esecutiva del sistema, oltre che di forniture di servizi e di parte dell investimento economico, SV Service del montaggio e della logistica dei materiali. Pannelli su misura di 3 metri l uno, alti da 2 a 7 metri, secondo la parete, appesi con ganci (oltre 550), progettati dall ufficio tecnico e fatti saldare appositamente: un sistema non invasivo e flessibile, che non richiede tasselli né lunghi tempi di montaggio, costituito da barre a cui ancorare in tutta sicurezza i tendaggi acustici (studiato da Edoardo Zangheri, responsabile tecnico di Convention Bureau). E alla fine anche 35 contenitori su ruote per stoccare e proteggere il materiale anche per impieghi futuri. Conclusioni Sulla qualità dell acustica i partecipanti a CLF sono stati interpellati a campione, rispondendo a centinaia di schede con specifiche domande e tutti hanno espresso grande soddisfazione. Con questo evento, commenta Annalisa Giannini, il Convention Bureau della Riviera di Rimini può ora dire di essere in grado di offrire sale capaci di ospitare più di persone sedute, con un acustica di livello elevato. E mettere a disposizione del cliente un team progettuale e di fornitura di impianti di grande qualità. Conclude Cuppoletti: Il Convention Bureau ha capito l importanza del nostro evento, e non ci ha dato solo il contenitore. Abbiamo trovato in tutti la massima disponibilità, in CBRR e in Rimini Fiera, e la collaborazione di tutti i partner, che hanno saputo lavorare insieme, dimostrando di avere a cuore tanto quanto noi l esito del nostro evento. 7

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10 Il Convention Bureau della Riviera di Rimini Il congresso sulle Biotecnologie è frutto del Progetto Ambasciatori CBRR diventa promotore di un evento: nasce Linkage Il 1 Congresso nazionale sulle Biotecnologie, che si svolgerà al Palacongressi di Rimini il 14 e 15 marzo 2008, prevede una sessione plenaria e aule didattiche che lavoreranno anche in parallelo. Sarà un congresso interdisciplinare, con oltre una trentina di relatori, specialisti nelle diverse branche delle biotecnologie. Ci si aspetta la partecipazione di circa 600 persone. Coordinatore scientifico, il dottor Mario Marzaloni. Nel Comitato organizzativo, anche il CBRR. La segreteria organizzativa è stata affidata ad Adriacongrex. 9 Il 14 e 15 marzo 2008 il Palacongressi di Rimini ospiterà il 1 Congresso nazionale Biotecnologie, medicina e salute, un evento importante perché per la prima volta un tema di grande attualità - basti pensare al dibattito sull utilizzo delle cellule staminali - viene approfondito in un convegno interdisciplinare, con l obiettivo di diffonderne la conoscenza. Ma se questo congresso ha particolare rilevanza per il mondo scientifico, ne ha altrettanta per il Convention Bureau della Riviera di Rimini, che del congresso sulle biotecnologie è uno dei promotori. Con questo obiettivo infatti, CBRR, la LILT (Lega italiana per la lotta contro i tumori) e l Ordine dei medici della provincia di Rimini hanno costituito Linkage, associazione senza scopo di lucro. Linkage è nata per divulgare e creare informazione, spiega Stefania Agostini, direttore di Convention Bureau. Il suo scopo è lo sviluppo della conoscenza. L obiettivo di CBRR è di produrre idee che nascono da esigenze reali e che trovano il loro sbocco naturale nell organizzazione di convegni che possono svilupparsi sul territorio. Dare vita a questa associazione ci è sembrato coerente con i nostri principi. Con questo congresso il Convention Bureau della Riviera di Rimini ha un doppio motivo di soddisfazione: non solo quello di diventare promotore di eventi, ma anche quello tutt altro che secondario di vedere i frutti di un iniziativa che ha lanciato un anno fa, rivolta al personale medico del territorio: il Progetto Ambasciatori. Esculapio, come lo abbiamo chiamato, era un operazione mirata a coinvolgere personaggi di spicco del mondo medico-sanitario della provincia di Rimini. Uno dei compiti di un Convention Bureau è valorizzare l esistente. Quindi, partire dall analisi delle potenzialità inespresse presenti sul territorio, sia come energie che come persone. Ci siamo mossi con una ricerca capillare delle eccellenze, seguita da contatti individuali. A questi professionisti riconoscevamo il valore del ruolo, professionalità, competenza. Gli abbiamo proposto di offrire la loro disponibilità per lavorare insieme per l affermazione anche a livello internazionale del nostro territorio, in un momento in cui si stanno facendo investimenti importanti, come i due nuovi Palazzi dei Congressi, quello di Rimini e di Riccione. Prosegue Stefania Agostini: Il nostro messaggio col Progetto Ambasciatori era: se avete un sogno nel cassetto per migliorare la conoscenza su un argomento, un evento che da tempo avreste desiderato realizzare, venite a parlarne con noi. Possiamo metterci al vostro fianco e aiutarvi a realizzarlo. Dal Progetto Ambasciatori al congresso sulle biotecnologie Il progetto Esculapio aveva cominciato subito a dare risposte immediate, che si sono concretizzate nell organizzazione di eventi che potranno anche avere una cadenza regolare. Abbiamo avuto la percezione immediata che i nostri interlocutori avessero capito subito il valore della nostra proposta. L idea di un congresso sul tema delle biotecnologie è venuta dal dottor Mario Marzaloni: cardiologo, per molti anni medico ospedaliero, direttore del reparto Medicina d urgenza all ospedale di Rimini, autore di libri, consigliere dell Ordine dei medici di Rimini e della LILT, membro del Comitato Etico Scientifico, di cui è stato anche presidente. Una serie di incarichi e ruoli che lo hanno portato negli anni a sentire sempre più impellente la necessità di una nuova conoscenza dell uso e dei coinvolgimenti delle biotecnologie. La maggior parte dei farmaci più recenti, spiega il dottor Marzaloni, è il prodotto delle biotecnologie. Le troviamo nei test genetici per lo studio delle malattie ereditarie, nelle diagnosi prenatali, nella riproduzione di organi e tessuti con le cellule staminali. Ma l uso delle biotecnologie è interdisciplinare. Persino nel campo forense, e pensiamo al DNA, entra la biotecnologia. È un mondo molto complesso, con forti implicazioni di carattere etico e bioetico. Tuttavia se ne conosce ancora poco. Fino a alcuni anni fa non veniva insegnata all università. Da qui l idea del dottor Marzaloni di un congresso che si rivolgesse non solo ai medici ma a diverse categorie di professionisti, come odontoiatri, farmacisti, biologi, infermieri, fisici, chimici, avvocati. Lo ha valutato con l Ordine dei medici di Rimini e nel gennaio 2006 ha chiesto la collaborazione del Convention Bureau della Riviera di Rimini. Ed è cominciata una serie di incontri, che dall idea iniziale di un evento a livello locale ha portato alla decisione di un congresso nazionale interdisciplinare. Aver preso contatto con Convention Bureau è stato fondamentale per lo sviluppo e la realizzazione del progetto. Il primo passo di un nuovo percorso Racconta Stefania Agostini, direttore di CBRR: Il nostro coinvolgimento nel Congresso sulle biotecnologie è stato una grande soddisfazione. Ma non volevamo che fosse un fatto one-spot : volevamo guardare più avanti. Per questo abbiamo deciso di dar vita ad un organismo che avesse lo scopo di produrre idee da sviluppare in eventi sul territorio. Abbiamo cercato contatti con associazioni nazionali, come la LILT. E con l Ordine dei medici di Rimini e il suo presidente Geo Agostini. E insieme a loro abbiamo costituito Linkage. Quando è stata interpellata la LILT, la Lega contro i tumori, l adesione è stata immediata. Mancava in ambito nazionale una riflessione sulle biotecnologie, spiega il prof. William Raffaeli. Per noi che ci occupiamo della prevenzione dei rischi tumorali è fondamentale il dibattito sull universo delle nuove tecniche. Perché oggi ancora la biotecnologia rimane nell ambito dei laboratori. Invece abbiamo bisogno di risposte: che cosa stiamo producendo? che impatto avranno sulla salute? come vengono prodotti? Si usano, ma se ne sa ancora poco. Nel Convention Bureau della Riviera di Rimini abbiamo trovato il partner che cercavamo, con le competenze necessarie all organizzazione di un evento completamente nuovo e con la volontà di darci tutto l aiuto di cui avevamo bisogno.

11 Le professionalità Una presentazione emozionale nata da professionalità e passione Il gruppo di lavoro Consulenza scenotecnica e coordinamento progettuale: Lucia Goj, diplomata all Accademia di Brera e specializzata in architetture prospettiche. Produzione video e videoproiezioni: Ideogamma di Sergio Metalli, leader nelle scenografie virtuali, anche per i più grandi teatri internazionali. Progettazione illuminotecnica e diffusione sonora: Alterecho di Flavio Migani e Arnaldo Ciavatta, anche per allestimenti teatrali e installazioni fisse. Spettacolo pirotecnico: Scarpato Pirotecnica, artigiani del fuoco, artisti dei fuochi d artificio con l uso anche della tecnologia informatica, con numerosi premi internazionali. Schermo d acqua per scenografie virtuali: Pier Giovanni Lamborghini, schermi d acqua realizzati su misura. Catering e buffet: Summertrade, Servizi ristorazione e ricevimento (Gruppo Rimini Fiera). Al loro fianco, lo staff del Convention Bureau e del Palacongressi, le aziende del Gruppo Rimini Fiera e gli altri sponsor che hanno aderito al progetto. I rendering 3D sono stati realizzati da Ideogamma, con la supervisione dell arch. Eduard Mijic dello studio GMP di Amburgo. La presentazione multimediale che il 27 settembre 2007, in occasione della posa della prima pietra del Palacongressi di Rimini, ha letteralmente avvolto il pubblico nell auditorium oscurato, lo ha coinvolto in un susseguirsi di sensazioni ed emozioni. L idea di questa presentazione che abbiamo voluto inusuale è nata da tutto il gruppo di specialisti che hanno lavorato insieme: dall ideazione alla realizzazione, spiega Annalisa Giannini, coordinatore commerciale di Convention Bureau. L obiettivo era di sottolineare il concetto che oggi il nuovo Palacongressi nasce, perché ha alle spalle una storia di sfide vinte: dalla Rimini diventata l Ostenda d Italia con il Grand Hotel, ai padiglioni blu della prima fiera nel 1968 via via fino al Palacongressi. Tutto questo mettendo in evidenza l importanza delle risorse umane. La scelta è stata quella di non seguire un percorso temporale, ma di giocare con le immagini in modo quasi subliminale. Volevamo inviare ai presenti non concetti da elaborare con la testa, ma emozioni. È stato fondamentale l aver saputo lavorare insieme. La presentazione ha illustrato le tappe che hanno portato Rimini, capitale della vacanza, a diventare una meta congressuale di fama internazionale. Una storia raccontata non con le parole, ma attraverso i sensi, facendo ricorso ai quattro elementi: l acqua, il fuoco, l aria e la terra. La pioggia ha creato uno schermo d acqua su cui sono iniziate le proiezioni in 3D, proseguite su un impalpabile tulle nero; fuochi d artificio brillavano qua e là nel buio dell auditorium, fiamme si accendevano sempre più vicine, folate di vento hanno mosso l aria all improvviso. E due ruspe, questa volta reali, sono entrate in sala per simboleggiare l inizio dei lavori del cantiere. Per finire, la luce si è concentrata su un moderno angolo buffet, un locale di tendenza su più livelli con al centro una pianta di ulivo: aveva lo scopo di accompagnare i presenti virtualmente all esterno del nuovo Palacongressi, nel parco dove ci sarà anche un bistrot aperto al pubblico, gestito da Summertrade, società di catering di Rimini Fiera. Per la colonna sonora sono state scelte musiche da film: non le tradizionali musiche felliniane, ma epiche, da Armageddon al Gladiatore. Anche con la musica volevamo trasmettere ai presenti l idea della sfida, della battaglia. Otto minuti calcolati al secondo Solo otto minuti di presentazione. Ma per realizzarla c è voluta tutta la professionalità e l esperienza degli specialisti coinvolti. Tutto doveva essere calibrato al secondo, spiega Annalisa Giannini. Abbiamo lavorato su una scaletta di regia estremamente dettagliata e fatto un infinità di prove. I fuochi per esempio dovevano accendersi ad una esatta battuta musicale, il vento doveva raggiungere l intensità necessaria in un preciso momento. Il tulle nero, fatto calare a mano quando si chiudeva la fontana d acqua, non doveva impiegare più di 12 secondi, e essere a posto nell istante in cui l immagine dell acqua si scuriva. Aggiunge Flavio Migani, Alterecho, specialista di luci e suoni: Il Palacongressi lo conosciamo bene, perché ci lavoriamo da anni. Per realizzare questa presentazione ci siamo dotati di attrezzature particolari tipiche del teatro e abbiamo chiamato anche tre macchinisti teatrali. Ad Alterecho è stato utilissimo il lavoro che viene spesso chiamato a svolgere anche all estero nei teatri e nell audio dei concerti. Così come per Sergio Metalli, di Ideogamma, che in questa presentazione ha avuto un ruolo fondamentale con le sue produzioni video, è stata preziosa l espe rienza maturata nella realizzazione di scenografie virtuali per opere liriche in tutto il mondo. Questa esperienza che ci deriva dal teatro, aggiunge Migani, la portiamo negli eventi, nelle convention e nei congressi. E ci permette di risolvere in modo semplice problemi importanti, proponendo al cliente soluzioni più economiche e nello stesso tempo più efficaci. Come Convention Bureau siamo veramente soddisfatti di questa esperienza, commenta Annalisa Giannini. Tutti i nostri fornitori hanno collaborato a titolo praticamente gratuito, e hanno accettato perché credono nelle potenzialità del nostro territorio e nell importanza di mostrare quanto contano per il successo di un evento la professionalità e le risorse umane. 10

12 Come arrivare Helsinki Oslo Stoccolma Dublino Mosca Londra Amsterdam Berlino Parigi Monaco Venezia Milano Rimini Madrid Roma Ankara Atene Algeri Tunisi Milano Venezia Bologna Genova Rimini Firenze Roma Napoli Bari Palermo Bologna Rimini via Circonvallazione Ovest Bologna Nuova Circonvallazione Verucchio San Sepolcro Arezzo Bologna via Marecchiese via Covignano via Emilia Fiume Marecchia Nuovo Palacongressi via della Fiera Palacongressi Rimini Fiera Rocca Malatestiana via Flaminia Ponte di Tiberio Centro storico Stadio v.le G. Pascoli Ravenna Venezia via Coletti Università Tempio Malatestiano Arco d Augusto via Ugo Bassi Ponte della Resistenza FS Viserba Rivabella v.le Regina Elena v.le Amerigo Vespucci v.le Tripoli p.zza Tripoli p.le Kennedy p.co Fellini S N San Giuliano Mare Darsena mare Adriatico Marina Centro Relè - redazione Rossella Giovannini - foto: archivio CBRR/Paritani, Alterecho, Unica San Marino SS San Marino A14 Rimini sud Ospedale lungomare San Marino Rimini Autostrada A14 Riccione Ancona Nuova Circonvallazione Aeroporto internazionale Federico Fellini v.le delle Rimembranze v.le Regina Margherita p.le Gondar Bellariva Rimini e la sua Riviera si trovano a un ora d'auto da Bologna, 2 ore da Firenze, 4 da Roma, 3 da Milano, in posizione facilmente raggiungibile dal resto d Italia, grazie alla rete autostradale e ferroviaria. Parigi è a 1200 km di distanza, Bruxelles a 1500, Vienna a meno di 900. Due aeroporti internazionali, quello di Rimini e quello di Bologna, garantiscono il collegamento con molte destinazioni italiane e all estero. In aereo L Aeroporto di Rimini-San Marino Federico Fellini, a pochi minuti dagli alberghi e dai centri congressi, è servito da collegamenti nazionali e internazionali. A un ora di distanza, l'aeroporto di Bologna Guglielmo Marconi, raggiungibile anche con navette disponibili su richiesta in occasione di eventi e congressi, assicura collegamenti quotidiani con molte destinazioni italiane e internazionali. In auto La rete autostradale unisce Rimini al resto d'italia. L autostrada A14 la collega con Bologna e Milano a nord e con Bari a sud. Dalla A14 si raggiunge rapidamente l A1, Autostrada del sole, verso Firenze, Roma e Napoli, la A4 verso Venezia e la A22 per il Brennero. Quattro le uscite autostradali: due a Rimini, una a Riccione e una a Cattolica. In treno La rete ferroviaria collega comodamente il territorio di Rimini con tutta l Italia. Un ora è sufficiente per raggiungere Bologna, 2 per Firenze, meno di 3 per Milano, 4 per Roma. Convention Bureau della Riviera di Rimini via della Fiera, 52 I Rimini tel fax info@riminiconvention.it della Riviera di Rimini